Administración. Qué es, definición, significado, importancia, objetivos y características

La administración es definida como la ciencia que estudia las organizaciones, también es la función por la cual se transforman los recursos organizacionales (humanos, físicos, financieros e intangibles) en valor a través de las actividades de planeación, organización, dirección y control.

A continuación, aprenderás más sobre qué es la administración, comprenderás por qué es importante para los individuos y la sociedad en su conjunto, sabrás cuáles son sus objetivos primordiales y conocerás las principales características que la hacen una disciplina única.

¿Qué es administración?

La administración es un proceso constante compuesto por las actividades de planeación, organización, dirección y control de determinados recursos, que pueden ser de índole organizacional o personal, a partir de las cuales se busca el mejor desempeño posible y la obtención de ciertos objetivos, considerando las condiciones del entorno y las particulares.

En el término administración se unen varios conceptos, de una parte, el campo del saber que abarca todo el pensamiento y la teoría desarrollados alrededor del tema, de otra, el ejercicio de implementación de dichas teorías y, por último, las personas que llevan adelante la implementación.

Significado de administración

La American Management Association propone, específicamente, los siguientes significados para el término administración —Management— (Kurian, p. 284):

1. Llevar el control de una empresa u organización con el objetivo de hacerla rentable y sostenible. La operación requiere habilidades organizativas y de relaciones humanas que son diferentes de las habilidades empresariales. La administración es responsable de establecer metas, supervisar el cambio y el crecimiento, medir el desempeño, la planificación, el control de costos, la fijación de precios, la resolución de conflictos y el control de calidad.
2. El grupo de personas involucradas en el funcionamiento de una empresa u organización, especialmente en los escalones superiores, conocida como alta administración. Los gerentes son responsables ante los propietarios o accionistas de la conducción de los asuntos comerciales.
3. La disciplina académica que se ocupa del estudio de la administración como ciencia y las formas y medios de administrar una institución o corporación.

En primer lugar, se refiere a la práctica de la administración, en segundo lugar, al ente organizacional conformado por quienes la practican, por último, al cuerpo de conocimiento que estudia. Entonces, la administración es ciencia, arte y técnica.

Para ilustrar las tres acepciones mencionadas se presenta la siguiente figura:

Seguidamente, se presenta una sencilla video lección que ayuda a entender qué es la administración, además, deja en claro por qué se hace necesario administrar:

Definición de administración según varios autores

En particular, para algunos de los autores más representativos de este campo de estudio en los últimos años, la administración es:

• El proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz. (Koontz, Weihrich y Cannice, p. 4)
• El proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas. (Stoner, Freeman y Gilbert Jr., p. 7)
• El proceso de trabajar con personas y recursos para alcanzar las metas organizacionales. (Bateman y Snell, p. 19)
• El proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad, productividad y competitividad en la consecución de sus objetivos. (Münch, p. 3)
• La coordinación y supervisión de las actividades laborales de otras personas, de tal manera que se realicen de forma eficiente y eficaz. (Robbins y Coulter, p. 7)
• El proceso de planificación, organización, dirección y control de los recursos de una empresa para lograr sus metas. (Griffin y Ebert, p. 169)
• El arte del desempeño. (Magretta, p. 30)
• La coordinación y la dirección de las actividades de uno mismo y de los demás hacia un fin particular. (Witzel, p. 1)
• La transformación de recursos en valor. (Malik, p. 39)
• El conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de coordinar un grupo social. (Reyes, p. 14)

¿Por qué es importante la administración?

La administración es importante porque es el órgano encargado del progreso económico organizado, como lo mencionó Drucker. Por ello, se puede inferir que es indispensable, no solo para el éxito de las empresas con fines de lucro, sino para la sociedad en su conjunto y para todo individuo que hace parte de ella.

Ciertamente, la administración es transversal a una gran cantidad de actividades humanas, tiene un alto sentido de ubicuidad. Así, está presente tanto a nivel individual como grupal, en el hogar, en las escuelas, en los hospitales, en los bancos, en las fundaciones, en las instituciones deportivas, en las municipalidades, en las gobernaciones, en los estados…

En pocas palabras, se administra todo y, generalmente, cuando se hace bien, los beneficios se difunden entre quienes se conforman como partes interesadas, miembros de una familia, en el caso de un hogar, clientes y empleados (entre otros) en el caso de las empresas o todos los ciudadanos de un país, en el caso de los gobiernos nacionales; o en los casos en que no se hace bien, los perjuicios. Es decir, una administración de alto desempeño y en continuo mejoramiento puede alcanzar el progreso y el desarrollo de la sociedad permanentemente.

Como elementos particulares que resaltan la importancia de la administración se pueden mencionar, entre otros, los siguientes:

• Es la disciplina más practicada por la humanidad. Efectivamente, todo el quehacer humano hace uso del proceso administrativo. Allí donde existe un organismo social se da la administración, por tanto, a mayor complejidad organizacional, mayor será la necesidad de esta.
• Contribuye al crecimiento sustentable de las empresas. Fortalece el desarrollo, la adaptación, la permanencia, el crecimiento, la supervivencia y la utilidad de las organizaciones empresariales en un mundo cambiante, globalizado y exigente, por lo que cada vez se requiere una mayor competitividad y productividad para permanecer en el mercado.
• Hace que el esfuerzo humano sea más productivo. Al mismo tiempo que se adelantan las fases del proceso administrativo, se crea un entorno que facilita una mayor potenciación de los talentos, experiencia, conocimientos y aptitudes de las personas que conforman la organización, de tal manera que puedan hacer sus contribuciones más preciadas a los objetivos del grupo.
• El éxito de los organismos sociales está directamente relacionado con la administración. Cuando una organización cuenta con una buena administración, sus recursos tienen la propensión de florecer y, por el contrario, en organizaciones mal administradas tienden a marchitarse.
• En la administración y su proceso se condensan y perfeccionan otras ciencias que tienen como objetivo el beneficio de la sociedad. Por ejemplo, la medicina se apoya en la administración para gestionar eficientemente los recursos de hospitales y demás centros sanitarios para alcanzar a la mayor cantidad de población con servicios de salud efectivos.

¿Cuáles son los objetivos de la administración?

Debido a la amplitud de su práctica, los objetivos de la administración resultan ser variados y numerosos, entre ellos se pueden mencionar los siguientes:

• Evitar el caos y el desperdicio de tiempo, dinero y esfuerzo. Es evidente que, la administración es la disciplina de la optimización de los recursos que soportan la misión de un organismo social, dirigidos al alcance de una visión de excelencia. (Reza, p. 36)
• Promover el incremento de la productividad. Administración es el arte de saber exactamente qué se quiere que hagan los trabajadores y después vigilar que lo hagan del modo más correcto y económico. (Taylor, citado por Fernández, p. 17) La productividad es aquel equilibrio de todos los factores de la producción que dará el mayor rendimiento con el menor esfuerzo. (Drucker, 1979, p.62)
• Minimizar la incertidumbre. Aunque rara vez se predice el futuro con exactitud, la administración se encarga de asumir las debidas disposiciones para sacar el máximo provecho de las oportunidades por venir y eludir los riesgos. (Maheshwari, p. 6)
• Impulsar el desarrollo de las personas que conforman una organización. La administración es el proceso por el cual se crea un clima a través del que los individuos que hacen parte de una organización alcanzan tanto sus objetivos personales como los de la organización misma. (Gupta, p. 13) La administración tiene que ayudar a sacar lo mejor de las personas que conforman la organización, para que puedan conocer, decidir y actuar a su más alto nivel.
• Crear clientes y mantenerlos. El objetivo de la administración consiste en suministrar los bienes y servicios deseados por el consumidor a un precio que esté dispuesto a pagar. Solo así puede una empresa obtener ganancias, porque son los clientes quienes las generan. (Drucker, citado por McGrath y Bates, p. 10)
• Generar valor empresarial y social. La administración es una disciplina que posibilita el trabajo articulado en pos de la creación de valor para las empresas, sus clientes y propietarios, y para la sociedad en general. (Magretta, p. 255)

La siguiente figura resume los principales objetivos de la administración y su práctica:

¿Cuáles son las características de la administración?

Si bien las características de la administración son particulares, no existe un consenso sobre cuántas o cuáles son, entre ellas se encuentran:

• Es universal. Está presente en cada acto de la vida, tanto de las personas como de todos los tipos de organización.
• Tiene un propósito. Se ocupa del logro de algo definido, expresado como una meta u objetivo. De hecho, existe porque es un medio efectivo para conseguir que se haga lo que se requiere para alcanzar ese objetivo.
• Es accionable. La administración está, realmente, orientada a la acción. Requiere iniciativa, se centra en hacer que las cosas pasen de la forma en que se planearon, sabiendo siempre qué se puede hacer, si se va a hacer o no, de qué manera se hará, empleando qué recursos y el momento en que se llevará a cabo.
• Es sistémica. Se puede entender como un sistema integrado por un conjunto de elementos administrativos que interactúan y se interrelacionan.
• Es intangible. Su presencia se hace evidente solo por los resultados de su labor, sean buenos o malos.
• Es interdisciplinaria. Se formó con los aportes de otras ramas del saber, ciencias exactas y sociales, principalmente, y sus hallazgos teóricos tienen efectos sobre diferentes campos de estudio.
• Es situacional. No existe una mejor manera de administrar, generalmente, dependerá de la situación. Los principios, enfoques y técnicas de gestión, así como la toma de decisiones, únicamente se aplican después de tener en cuenta la situación existente en el momento.
• Es dinámica. Se adapta a los cambios del entorno y sociales e introduce, en efecto, innovaciones en la forma de hacer las cosas.
• Es contingencial. La administración actúa cuando las rutinas se rompen, cuando ocurren problemas inesperados.

Conclusión

Se puede afirmar que la administración es una de las actividades humanas más relevantes, ya que se ha empleado para coordinar los esfuerzos de las personas y para orientarlos hacia la consecución de logros que no podrían obtener en solitario.

En resumen

Bibliografía

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