La planeación es la función por la que se forja anticipadamente un curso de acción para moldear acontecimientos proyectados. Es decir, es un proceso que permite determinar de antemano lo que debe hacerse e implica la orientación a objetivos y la visualización de alternativas.
Resolver la incertidumbre del futuro y encontrar cómo ejercer control sobre esos eventos desconocidos por venir son procesos mentales característicos de la raza humana. En este sentido, la planeación es un instrumento que, bien empleado, puede proveer certezas, generar confianza y proporcionar las bases para fomentar el éxito de proyectos de cualquier orden: personales, grupales, profesionales, organizacionales, empresariales, regionales, nacionales o mundiales.
¿Quieres conocer la definición de planeación, cuáles son sus principales características, por qué es importante y cuáles son sus tipos? ¡Continúa leyendo!
Qué es la planeación, definición y concepto
La planeación es la función por la cual se fijan objetivos, se idean cursos de acción para alcanzarlos y se selecciona el más conveniente con base en la proyección de sus consecuencias y de los recursos de los que se dispone.
Se puede considerar como una herramienta que se emplea en la búsqueda por hacer realidad un futuro imaginado y, de esta manera, hacer un acercamiento a las metas proyectadas. Específicamente, constituye uno de los primeros pasos en la dirección hacia lo que queremos conseguir.
La planeación se cimienta sobre la función cognitiva denominada prospección. Esta consiste en la capacidad de mirar hacia el futuro de una manera flexible y conceptualizar un mundo que aún no ha sucedido, pero que puede acontecer, además, la prospección abarca una amplia variedad de tareas mentales, desde la predicción sensorial simple hasta la creación de detallados planes a largo plazo. De esta manera, el concepto de planeación se comprende como una actividad mental en la que se simulan situaciones futuras que facilita la construcción de metas viables y la previsión de acciones que contribuyen a su logro. Sea que formules un plan formalmente o no, tu cerebro planificará tanto para evitar la incertidumbre como para aumentar tu percepción de control, con lo cual se incrementa tu sensación de confianza en lo que vendrá y tu motivación para influir sobre los elementos que puedan llevarte a ese horizonte pretendido.
Igualmente, la planeación se puede interpretar como una serie de fases de toma de decisión que se encadenan de acuerdo con qué acción se ejecuta y cuál es el resultado que produce. Por ejemplo, si tu plan es “ir al cine”, entonces decidirás, entre otros, sobre los siguientes factores: qué película ver, en cuál teatro, en qué horario, qué ruta tomarás para desplazarte hasta allí, quién te acompañará, etc. Además, cada una de estas deliberaciones está mediada por otros elementos, determinar qué película vas a ver puede obedecer a, entre otros, cuáles títulos están en cartelera (análisis externo) y a tus experiencias anteriores con este o aquel género en particular (análisis interno). Asimismo, cada una de estas pequeñas decisiones te llevará a moverte por una secuencia de acciones definida (plan), diferente de otras a las cuales “renuncias” cada vez que decides.
Definiciones según diversos autores
En la siguiente tabla puedes apreciar cómo varía la noción de planeación según el criterio de cada uno de los autores citados, coincidiendo todos ellos en la orientación al futuro que distingue a esta función:
| Definición de planeación | Autor |
|---|---|
| Evaluar y prever el futuro. | Henri Fayol |
| El diseño de un futuro deseado y de las formas efectivas de llegar a él. | Russell Ackoff |
| La habilidad de controlar las consecuencias futuras de acciones presentes. | Aaron Wildavsky |
| La configuración anticipada de una secuencia de acciones para llevar a cabo una tarea específica. | Shallice, Broadbent y Weiskrantz |
| El proceso de seleccionar una acción o secuencia de acciones en términos de la deseabilidad de sus resultados. | Mattar y Lengyel |
| Una función ejecutiva que incorpora la habilidad de anticipar, influir y controlar la naturaleza y la dirección del cambio. | Dave McFarland |
| La planeación, al igual que la utopía, describe una situación futura deseable, pero, a diferencia de la utopía, específica los medios para alcanzarla. | Martin Meyerson |
| Decidir en el presente lo que se hará en el futuro. La planeación permite armonizar los recursos disponibles con los objetivos y las oportunidades. | Philip Kotler |
| Disponer por anticipado, qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién lo va a hacer. La planeación cierra la brecha entre el lugar en el que estamos y aquel al cual queremos llegar. | Koontz y O’Donell |
| Una actividad social u organizacional deliberada por la que se desarrolla una estrategia óptima de acción futura para lograr un conjunto deseado de metas o para resolver problemas nuevos en contextos complejos, acompañada del poder y la intención de comprometer recursos y actuar según sea necesario para implementar la estrategia elegida. | Ernest Alexander |
Características de la planeación
Las características de la planeación son las propiedades que la identifican y la hacen una función realmente única e imprescindible para el accionar individual y grupal. La siguiente es una síntesis de sus principales cualidades:
- Orientación al futuro. La planeación siempre apunta hacia delante, principalmente, se direcciona a un objetivo que se quiere alcanzar, a un punto al que se quiere llegar.
- Causalidad. Ante todo, su propósito es hacer que el futuro sea diferente del que hubiera sido sin su intervención. Por tanto, tiene una función de causalidad entre las acciones planeadas y los futuros resultados deseados.
- Continuidad. La planeación no es una acción de un único esfuerzo, en efecto, se requiere de su permanente actualización para seguir alcanzando las metas proyectadas.
- Flexibilidad. Dado que está ligada al futuro, la planeación requiere de capacidad de adaptación al cambio y a las posibles interferencias que se puedan presentar.
- Amplitud. Es una función que se lleva a cabo en cualquier ámbito y actividad. Planifican tanto los estudiantes como los maestros, el ama de casa y la ejecutiva bancaria pueden hacerlo por igual.
- Racionalidad. Implica que aquel lugar al que se quiere llegar sea alcanzable, es decir, que lo planeado sea factible y consecuente con los recursos disponibles.
- Efectividad. Si bien no está encaminada a la acción, sí tiene el compromiso de llevar las acciones, las estrategias, los proyectos o programas a una conclusión exitosa.
- Eventualidad. Aunque es una función continua, no es una tarea rutinaria. Es decir, se ha de planificar teniendo en cuenta que, si bien, muchos problemas son similares, cada circunstancia es única y, por lo tanto, requiere una aproximación propia.
Aprende acerca de los principios de la planeación
Importancia de la planeación
La importancia de la planeación radica en que, gracias a ella, la humanidad ha hecho avances increíbles en todas las áreas y desde tiempos remotos. Como ejemplo de esto están actividades evolutivas tales como la recolección en grupo, la creación de herramientas, la caza organizada, el desarrollo de la agricultura y con ella el de los pueblos, las ciudades, los estados y las naciones, las cuales requieren de una planeación compleja.
Principalmente, planificar es importante porque:
- Hace posible impactar el futuro en lugar de aceptarlo. Con base en ella se incrementan las posibilidades de lograr que las cosas sucedan como se desea.
- Proporciona una imagen clara de la dirección correcta a seguir. La planeación determina guías, fija direcciones y estructura procesos, limitando así posibles dudas y errores.
- Faculta el hacer más con menos. La planeación, bien ejecutada, incrementa la productividad de los procesos al favorecer, por ejemplo, el recorte de tareas superfluas.
- Permite reducir la incertidumbre. Es un medio para hacer conjeturas y pronósticos del futuro, así sienta las bases para enfrentar posibles imprevistos.
- Promueve la innovación. Dado que en cualquiera de las etapas del proceso de planeación pueden surgir nuevas ideas, se siembra la semilla de iniciativas novedosas.
- Facilita la toma de decisiones. De cierta manera, las guías fijadas, la estructura creada y la seguridad que brinda la planeación, permiten tomar decisiones con menos temor a consecuencias inesperadas.
- Provee dirección y sentido de propósito. Al enfatizar las metas y los pasos que se deben dar para conseguirlas, facilita la coordinación de esfuerzos y tareas efectivamente.
Importancia de la planeación
Tipos de planeación
Los tipos de planeación pueden atender a diferentes clasificaciones, sin ser especialmente exhaustivos se tienen las siguientes:
- Según su naturaleza:
- Formal. Se apoya en un plan escrito que facilita su seguimiento, es detallada y, frecuentemente, cubre un amplio periodo de tiempo.
- Informal. Se concibe mentalmente, se comparte verbalmente, es simple y, generalmente, su extensión temporal es breve.
- Acorde con su marco temporal:
- Largo plazo. Se planea el futuro con un horizonte que va entre 3 y 5 años, aunque puede tener mayor extensión.
- Corto plazo. Son programas compactos y accionables que sirven para desglosar lo planificado a largo plazo, en general no exceden de un año.
Además, se entiende como planeación administrativa cuando se trata de su aplicación en empresas y todo tipo de organizaciones. En este marco, el mecanismo básico de la administración, conocido como proceso administrativo, está conformado por las cuatro funciones administrativas esenciales, planeación, organización, dirección y control, que, de hecho, constituyen el soporte sobre el que influyentes autores como Fayol, Urwick y Gulick plantearon su concepto de administración. En este sentido, se reconocen, entre otros, los siguientes tipos:
- Por su cobertura:
- General. En concreto, determina objetivos globales y pasos necesarios para cumplirlos a la luz de los recursos actuales y futuros. Por ejemplo, la planeación estratégica es uno de los casos notorios de este tipo.
- Funcional. Cubre los objetivos y los cursos de acción de un área funcional del negocio específicamente. A saber, planeación financiera, planeación de ventas, planeación de la producción o de recursos humanos.
- Conforme al nivel administrativo:
- Corporativa. Es general y de largo plazo, la formulan los directivos.
- De negocios. Acciona la planeación de alto nivel, la formula la gerencia media.
- Funcional. Moviliza el plan de nivel medio, es establecida por los mandos operativos.
- Obedeciendo a la amplitud de su orientación:
- Estratégica. Es de largo plazo (varios años), comprende la organización como un todo, asimismo, su contenido es genérico, produce el plan al que se subordinan todos los demás planes y es formulada por los directivos.
- Táctica. Se formula a mediano plazo (anual), abarca cada departamento, igualmente, su contenido es detallado y es responsabilidad de los gerentes de cada área funcional.
- Operativa. De corto plazo (inmediata), incluye tareas individuales, su contenido es específico y está en manos de los empleados.
- Con base en su frecuencia de uso:
- Permanente. Se emplea una y otra vez según la situación lo requiera, se formula para largos periodos y provee lineamientos generales. Ejemplos son los manuales de métodos y procedimientos.
- Transitoria. Se produce para cumplir con los requerimientos de situaciones particulares de suerte que se cumpla con los objetivos específicos en un periodo de tiempo limitado. Ejemplo de este tipo de planeación son los presupuestos.
Bibliografía
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