La importancia del proceso administrativo radica en que la implementación eficaz de sus funciones le permite a la empresa alcanzar los objetivos establecidos empleando los recursos disponibles de una manera óptima. Es decir, constituye el núcleo del trabajo de quienes están al mando de la organización en todos los niveles.
A continuación, se propone una breve definición de proceso administrativo, se explica cómo está conformado, sus fases y etapas, por último, se evidencia el porqué de su importancia a través de la exposición de las diferentes actividades y componentes de cada una.
Definición
El proceso administrativo es el conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman el ejercicio de la administración y que involucran diferentes funciones tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
Las fases del proceso administrativo son dos:
| Fase mecánica o estructural | Fase dinámica u operacional |
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| En primer término, la fase mecánica del proceso administrativo está conformada por las funciones de planeación y organización y responde a las preguntas qué se quiere lograr y cómo se hace. | En segundo lugar, la fase dinámica del proceso administrativo comprende las funciones de dirección y control en las que se verifica que se haga y se comprueba cómo se ha hecho. |
| Etapas que conforman la fase mecánica o estructural | Etapas que conforman la fase dinámica u operacional |
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Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo es importante porque integra una serie de funciones que le dan a la empresa la estructura y el impulso necesarios para conseguir sus objetivos, además, brinda el soporte para su estabilidad y su crecimiento a futuro, sin olvidar que reduce la incertidumbre e incrementa sus posibilidades de éxito.
En general, la aplicación del proceso administrativo resulta de gran importancia para las empresas porque las faculta para: (1) Hacer un mejor uso de sus recursos. (2) Desarrollar sus fortalezas competitivas. (3) Elevar sus niveles de productividad. (4) Fortalecer el bienestar laboral de sus integrantes. (5) Encaminar los esfuerzos individuales hacia la consecución de los objetivos colectivos.
Guerrero y Galindo (p. 12), indican que la importancia del proceso administrativo está en que faculta a la empresa para:
- Orientarse al futuro.
- Facilitar la coordinación de decisiones más asertivas.
- Resaltar los objetivos organizacionales.
- Determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la entidad opere correctamente.
- Diseñar métodos y procedimientos de operación.
- Mejorar los sistemas de trabajo evitando operaciones inútiles.
- Disminuir riesgos.
- Reducir al mínimo o eliminar el trabajo no productivo.
- Aminorar costos.
- Llevar la comunicación a todos los niveles horizontal y verticalmente.
- Seleccionar, orientar, capacitar y desarrollar al personal calificado para cada puesto.
Por otra parte, Pereyra (p. 24), señala que la importancia del proceso administrativo para las empresas se ve reflejada en que:
- Se encarga de coordinar al personal y a sus tareas.
- Sirve de guía ante posibles dificultades.
- Sistematiza operaciones.
- Estructura y divide el trabajo con base en los recursos disponibles.
- Desarrolla las habilidades, capacidades y competencias de cada persona dentro de la organización.
La profesora Noriza Turín, complementa el anterior listado y evidencia la importancia de la correcta implementación de cada una de las etapas del proceso administrativo en el siguiente video:
Importancia de cada etapa del proceso administrativo
Así pues, cada etapa del proceso administrativo es de vital importancia para el correcto funcionamiento de la empresa. A continuación, se enlistan algunos de los porqués de dicha trascendencia para cada etapa:
Importancia de la planeación dentro del proceso administrativo
La planeación, como etapa inicial del proceso administrativo, es fundamental debido a que, entre otras:
- Establece las bases para las demás etapas del proceso administrativo.
- Identifica las fortalezas a apuntalar y las debilidades a mejorar, a través del análisis interno.
- Detecta, mediante el análisis externo, en dónde se encuentran las oportunidades de crecimiento y las amenazas del entorno.
- Prepara a la empresa para hacer frente a sus problemas.
- Tiene un enfoque de mejoramiento y progreso hacia el futuro.
- Programa correctamente el tiempo y los recursos en toda la estructura de la empresa.
- Trabaja con efectividad para que el plan resulte exitoso.
Importancia de la organización dentro del proceso administrativo
La segunda etapa, la organización, es una pieza clave dentro del engranaje del proceso administrativo porque:
- Define la estructura correcta de las empresas.
- Determina los niveles jerárquicos indicados para el funcionamiento eficiente de sus integrantes.
- Elimina la duplicidad de funciones en la departamentalización.
- Es un medio para lograr lo planeado.
- Coordina la división del trabajo para que se dé una orden.
- Determina la estructura, para que las fases de dirección y control tengan bases confiables.
Importancia de la dirección dentro del proceso administrativo
La importancia de la dirección, como tercera etapa del proceso administrativo, radica en que:
- Por medio de esta se logra motivar a los recursos humanos de la empresa y al propio ejecutivo.
- Se logra el movimiento de forma sinérgica, aplicando el proceso de comunicación.
- Lo establecido en la planeación y organización se pone en movimiento como un proceso continuo.
- Se fundamenta un buen clima en la empresa entre colaboradores y directivos.
- Se toman las decisiones para lograr lo que la empresa quiere en el futuro.
- Es una de las bases para que se aplique el control.
Importancia del control dentro del proceso administrativo
La cuarta y última etapa del ciclo que constituye el proceso administrativo es la función de control, esta resulta ser relevante para el mecanismo porque:
- Detecta los vacíos que se dan en las demás etapas del proceso.
- Ubica específicamente en dónde se han generado los problemas.
- Determina las medidas para corregir las desviaciones detectadas.
Referencias
- Guerrero Reyes, José Claudio y Galindo Alvarado, José Fernando. Administración 2. Grupo Editorial Patria, 2020.
- Luna González, Alfredo Cipriano. Proceso Administrativo. Grupo Editorial Patria, 2015.
- Pereyra, Luis Enrique. Administración II. Klik, 2020.
