La fase dinámica del proceso administrativo es aquella en la que se desarrolla la operación normal de la empresa plenamente. Está compuesta por las funciones administrativas de dirección y control, a través de las cuales se busca guiar a quienes integran la entidad y disponer, eficientemente, de los recursos con los que cuenta.
Esta mitad del proceso administrativo también se conoce, simplemente, como dinámica administrativa porque refleja lo puramente operacional, es decir, lo que está en movimiento, lo que es cambiante y se encuentra en adaptación constante, tanto al entorno externo como al interior de la organización.
Etapas de la fase dinámica del proceso administrativo
Las etapas de la fase dinámica del proceso administrativo son la dirección y el control, las cuales tienen la finalidad de hacer operativa y funcional a la entidad.
- Dirección. La dirección es la primera función de la fase dinámica del proceso administrativo. Es la labor que se encarga de llevar a cabo lo dispuesto en los planes con base en decisiones efectivas. Es decir, busca alcanzar los objetivos propuestos estableciendo lineamientos para que todos los miembros de la organización contribuyan a este propósito.
La dirección dentro de la administración de empresas - Control. El control es la segunda etapa de la fase dinámica del proceso administrativo y el último eslabón del ciclo general. Es el subproceso en el que se evalúa el desempeño de la organización, en conjunto y específicamente. En otras palabras, se mide lo planeado contra lo ejecutado y se obtiene una retroalimentación que permite tomar medidas correctivas o de optimización de las operaciones.
El control dentro del proceso administrativo
Así mismo, algunos autores proponen la integración como la etapa inicial de la fase dinámica del proceso administrativo. Esta idea no ha sido plenamente aceptada, ya que se la valora más como un módulo adscrito a las funciones de organización y dirección, encargado de obtener y vincular los recursos necesarios para la operación.
Fase dinámica del proceso administrativo. Dirección (¡que se haga!) y control (cómo se hizo)
Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
Características de la fase dinámica del proceso administrativo
Las características de la fase dinámica del proceso más sobresalientes son:
- Es completamente operacional, es decir, se enfoca en ver que se haga lo planeado y en constatar cómo se hizo. Por ello también se le conoce como fase operativa.
- Está principalmente orientada a la actualidad del día a día operativo (dirección), así como a la revisión de lo ya acontecido (control).
- Por estar enfocada en el presente de las operaciones se ocupa del “cómo es” la organización.
- Sus facultades son de carácter mayormente dinámico por ocuparse de cualquier vicisitud, además de ser eminentemente prácticas.
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Principios de la fase dinámica del proceso administrativo
Los principios de la fase dinámica del proceso administrativo se manifiestan a través de los de sus funciones, dirección y control.
En primer lugar, la dirección administrativa se basa en los siguientes principios:
- Impersonalidad de mando. Las estructuras de mando han de respetarse sin tener en cuenta quién ocupe las posiciones. Además, la voluntad o las preferencias de quienes están al mando no ha de interferir con los objetivos organizacionales.
- Coordinación de intereses. Pretende que los objetivos individuales se sumen a los propósitos generales de la organización, de tal manera que se establezca un sistema de trabajo mancomunado en el que confluyan los intereses de todos los integrantes de la entidad.
- Supervisión. La delegación de responsabilidades y la asignación de actividades conlleva la orientación y tutela de quienes han hecho las designaciones.
- Gestión del conflicto. Con base en una justicia oportuna y equilibrada se cultiva la confianza entre todos los miembros de los equipos de trabajo, esto repercute positivamente en la consecución de los objetivos.
El control, por su parte, tiene como principios los que se mencionan a continuación:
- Estándares. Se refiere a la base sobre la cual se realizarán las mediciones y comparaciones, cuanto más precisos y cuantitativos sean mejores serán los resultados.
- Excepción. De preferencia, se ha de concentrar en las operaciones deficitarias, es decir, en aquellas en las que no se alcanzaron los objetivos planificados.
- Oportunidad. Idealmente, el control se ha de aplicar previamente a que se presenten las desviaciones. En otras palabras, es más efectiva la detección de las causas, por ello se sugiere buscar su implementación en las etapas tempranas de los procesos.
- Eficiencia. La detección de desviaciones reales o potenciales ha de representar un bajo costo o una oportunidad de mejora considerable.
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Importancia de la fase dinámica del proceso administrativo
La importancia de la fase dinámica del proceso administrativo se encuentra en que en ella se llevan a cabo las operaciones necesarias en la búsqueda por alcanzar los objetivos organizacionales.
Además, su importancia se desprende de la relevancia de las etapas que la componen, dirección y control.
La dirección, como función de la fase dinámica del proceso administrativo, entre otras razones, es importante porque:
- A través de ella se motiva y orienta a los integrantes del organismo social hacia la consecución de los objetivos planteados.
- Se ponen en marcha las acciones y procedimientos previstos.
- Se obtienen los beneficios del trabajo en conjunto.
- Cimienta un clima organizacional conducente al bienestar laboral.
- Fundamenta procesos de toma de decisiones más efectivos.
El control es significativo dentro de la fase dinámica del proceso administrativo debido a que:
- Solo mediante su aplicación se puede detectar en dónde puede mejorar la organización.
- Determina lo que falta por hacer o lo que no se ha hecho de la mejor manera.
- Estipula medidas correctivas conducentes a conseguir los resultados deseados.
- Al existir relación directa entre resultados y objetivos, cierra el ciclo administrativo y le da el impulso requerido para que se reinicie, en consecuencia, actúa como conector entre las dos fases del proceso administrativo.
Cuál es la importancia del proceso administrativo
Ejemplo
Imagine el lector que durante sus vacaciones nota que está subiendo demasiado de peso por lo cual se propone volver a su peso ideal después de su periodo de descanso.
Las actividades que lleva a cabo antes de iniciar el proceso efectivamente, tales como seleccionar la dieta que va a seguir, comprar los insumos para prepararla, inscribirse en un gimnasio u organizar sus nuevos horarios, corresponden a la fase mecánica del proceso administrativo (planeación y organización).
La expresión de la fase dinámica del proceso administrativo se da cuando crea y mantiene ciertos hábitos, por ejemplo, sigue un plan nutricional a diario y hace ejercicio de mediana intensidad al menos cuatro días a la semana durante un periodo de tiempo determinado (dirección). Con lo cual, al monitorear su estado de forma, percibe una reducción en su peso, además de otras señales de bienestar subjetivo que traen consigo las nuevas rutinas (control), convirtiéndose estos resultados en el desencadenante para mantenerlas y mejorarlas en lo que sea posible.
Bibliografía
- Luna González, Alfredo Cipriano. Proceso Administrativo. Grupo Editorial Patria, 2015.
- Reyes Ponce, Agustín. Administración moderna. Limusa, 2007.
