La fase mecánica del proceso administrativo es la resultante de la implementación de las funciones de planeación y organización. Ante todo, forja los cimientos para que el organismo social marche adecuadamente, facilitando el logro de sus objetivos mediante el uso eficiente de los recursos de los que dispone.
Esta fase también se menciona en la literatura como mecánica administrativa, ya que todo el engranaje de la administración gravita en torno a las funciones que la componen, planeación y organización.
Fase mecánica del proceso administrativo y sus etapas, planeación y organización
Etapas de la fase mecánica del proceso administrativo
Las etapas de la fase mecánica del proceso administrativo son la planeación y la organización:
- Planeación. Fija el curso de acción a seguir, específicamente, establece los objetivos a alcanzar y los pasos necesarios para alcanzarlos. Es un sistema de toma de decisiones que busca orientar el desempeño de la entidad hacia su futuro.
Aprende más sobre la planeación como primera etapa de la fase mecánica del proceso administrativo - Organización. Estructura las relaciones y asigna las diferentes responsabilidades de quienes integran la entidad. Además, esquematiza las comunicaciones y ordena las actividades tendientes al logro de las metas colectivas.
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De otra parte, algunos autores sugieren una tercera etapa o función, la previsión, como precursora de las dos ya mencionadas. La teoría general desestima esta propuesta por considerar que la previsión es un elemento integral de la planeación que se encarga de anticipar las desviaciones que puede sufrir el plan.
Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
Características de la fase mecánica del proceso administrativo
Es también conocida como fase estructural en referencia a la configuración o disposición que se da a la entidad durante las etapas que comprenden esta parte del proceso administrativo.
En la fase mecánica del proceso administrativo se desarrollan y sustentan procedimientos y entornos que les dan, a los integrantes de la entidad, las herramientas necesarias para que su esfuerzo individual sume a la consecución de las metas colectivas.
Es una fase encaminada, principalmente, al futuro, de ahí que algunos de sus elementos estén precisamente ubicados adelante en el tiempo, ciertamente, ingredientes de la planeación como la visión y los objetivos lo están.
Por último, se asume como la fase teórica y estática del proceso administrativo, ya que en ella se investigan y se plantean soluciones que, en la práctica, tienen su ejecución en etapas posteriores. Es decir, es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse y cómo se hará, a diferencia de la fase dinámica del proceso administrativo que se orienta a la acción.
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Principios de la fase mecánica del proceso administrativo
Los principios de la fase mecánica del proceso administrativo se definen por los de sus elementos constitutivos, planeación y organización:
Los principios de la planeación como elemento constitutivo de la fase mecánica del proceso administrativo son:
- Precisión. Los planes se formulan para conducir hechos bien definidos, de tal manera que las acciones que se planteen sean tan eficaces como sea posible.
- Flexibilidad. Los planes, si bien precisos y detallados, han de dejar espacio para maniobras que pueden surgir como respuesta a circunstancias imprevistas.
- Unidad de dirección. Se definirá un plan general que arropará y aunará a los planes funcionales y de otros niveles, de modo que logren el mejor acompasamiento posible.
- Rentabilidad. Un plan bien definido tendrá beneficios mayores a sus costos, sea que se trate de beneficios económicos o sociales.
- Participación. La participación de quienes ejecutarán los planes es primordial para obtener los mejores resultados, puesto que se obtiene de ellos una mayor motivación, así como un compromiso más elevado de su parte.
Los principios de la organización como etapa fundamental de la fase mecánica del proceso administrativo son:
- Especialización. Se habla aquí, fundamentalmente, de la división del trabajo y la división de puestos, las cuales simplifican las acciones y tareas a realizar, permitiendo alcanzar eficiencias mayores.
- Unidad de mando. Un mando unificado, aun cuando se trate de cuerpos conformados por más de un individuo, básicamente, favorece la coordinación de todos hacia el logro de los objetivos establecidos.
- Equilibrio autoridad – responsabilidad. Ha de establecerse un balance entre el nivel de autoridad y el grado de responsabilidad. A mayor autoridad, mayor responsabilidad y viceversa.
- Equilibrio dirección – control. Administración es “hacer a través de otros”, por consiguiente, ha de disponerse una proporción entre el grado de delegación y sus controles, “la autoridad se delega, la responsabilidad se comparte”.
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Importancia de la fase mecánica del proceso administrativo
La importancia de la fase mecánica del proceso administrativo está dada por la relevancia respectiva de las funciones que la componen, planeación y organización.
La planeación dentro de la fase mecánica del proceso administrativo es importante, entre otras razones, porque:
- Provee alternativas a seguir, útiles cuando surgen inconvenientes o cuando, simplemente, el plan no se puede seguir al pie de la letra.
- Mejora los procesos de toma de decisiones.
- Da perspectiva al comparar presente y futuro. Además, al poner su foco en el futuro, promueve una mentalidad de mejora organizacional.
- Reduce el nivel de incertidumbre.
- Analiza el entorno y la interna de la entidad, permitiendo, por un lado, aprovechar fortalezas y oportunidades, por el otro, evitar amenazas y mejorar los puntos débiles.
- Fundamenta la operación empresarial, es decir, a partir de una correcta planeación se desprende la operatividad de todas las funciones del proceso administrativo.
Particularmente, la organización como función de la fase mecánica del proceso administrativo es importante debido a que:
- Recoge lo planteado en la planeación, lo complementa y le da forma para que se pueda alcanzar.
- Determina la estructura sobre la que toda la administración se ejerce.
- Optimiza el desempeño de las áreas funcionales y de los recursos empresariales
- Actúa como nexo entre las fases mecánica y dinámica del proceso administrativo.
- Funciona como base de las etapas de dirección y control.
Comprende por qué es importante el proceso administrativo para la empresa
Ejemplo
Para ilustrar lo anterior, imagine el lector a un emprendedor que desarrolla su plan de negocios para lo cual considerará múltiples factores tales como las características de su producto/servicio, cuáles de estas lo diferenciarán, quiénes son sus principales competidores o el tamaño del mercado al cual apunta. Además, habrá de establecer en dónde operará, cuántas personas se requerirán para desarrollar el negocio y las tareas y responsabilidades de cada una, entre otras. Estas deliberaciones, y muchas otras más, se enmarcan en la fase mecánica del proceso administrativo y sus funciones o etapas, planeación y organización.
Bibliografía
- Prieto Herrera, Jorge E. y Therán Barrios, Ingrid. Administración: teorías, autores, fases y reflexiones. Ediciones de la U, 2018.
- Reyes Ponce, Agustín. Administración moderna. Limusa, 2007.
