El proceso administrativo según varios autores

Algunos de los más influyentes autores de la teoría administrativa han emitido sus conceptos acerca del proceso administrativo, su definición, qué representa y cómo se compone. Su origen se confiere a Henri Fayol, ingeniero francés, quien propuso las funciones que lo integran y sus relaciones.

A continuación, se presentan las ideas acerca del proceso administrativo de algunos de los principales autores de esta disciplina académica, cronológicamente, desde Fayol hasta Drucker:

Autores del proceso administrativo

Los autores del proceso administrativo ven la administración a través del prisma que representan las tareas de quienes llevan a cabo esta función en las organizaciones, sean estas públicas o privadas. Es decir, lo que hace quien administra se convierte en las funciones del proceso administrativo que, se considera como un mecanismo universal que puede ser aplicado en cualquier tipo de organización y en todos los niveles.

Henri Fayol

Se considera a este autor francés como el padre del concepto del proceso administrativo. Si bien en su obra, “Administration industrielle et générale” (1916), no lo denominó puntualmente de esa manera, sí se puede decir que la idea semilla se encuentra en su definición de administración:

“Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”

A la vez que especificó cada una de las etapas del proceso administrativo de la siguiente manera:

  • Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción.
  • Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la empresa.
  • Mandar es dirigir el personal.
  • Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.
  • Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes dadas.

De esta manera, Fayol estableció las bases del esquema que engloba una tarea de alta complejidad, como lo es la administración, en una serie de acciones que permiten entenderla de una manera más simple, facilitando así su enseñanza.

Lyndall Urwick

Urwick, autor británico, en “The function of administration” (1934) se adhirió a las funciones descritas originalmente por Fayol, aunque hizo una división en la función de previsión asimilándola a las tareas de pronosticar y planear.

Además, es citado como el forjador de los términos mecánica administrativa y dinámica administrativa, correspondientes a las fases del proceso administrativo, en un esfuerzo adicional por darle mayor estructura al estudio de la labor del administrador.

Luther Gulick

En “Notes on the theory of organization” (1936) este autor estadounidense experto en administración pública se preguntó ¿cuál es la tarea del administrador?, y ¿qué hace un administrador?, obteniendo como respuesta un proceso administrativo ampliado, que se conoce como POSDCORB por sus siglas en inglés, compuesto por las siguientes funciones:

  • P – Planning. Planear. Esbozar lo que debe hacerse y sus métodos para lograr el propósito empresarial.
  • O – Organizing. Organizar. Establecer la estructura formal de autoridad a través de la cual se organizan, definen y coordinan las subdivisiones de trabajo.
  • S – Staffing. Integrar. Incorporar personas, conformar equipos de trabajo, preparar y entrenar al personal, así como proveer y mantener buenas condiciones de trabajo.
  • D – Directing. Dirigir. Tomar decisiones y plasmarlas en órdenes e instrucciones generales y específicas, liderar.
  • CO – Co-ordinating. Coordinar. Conectar las diversas divisiones y departamentos para un acople sin fisuras.
  • R – Reporting. Reportar. Favorecer la toma de decisiones con base en una buena documentación de las tareas y los procesos.
  • B – Budgeting. Presupuestar. Su objetivo es que a través de la planificación financiera se pueda ejercer una mejor administración de los gastos y las inversiones.

Ralph C. Davies

Davies, autor estadounidense, propuso en “The principles of business organization and operation” (1937), un proceso administrativo compuesto por tres funciones básicas: planeación, organización y control. Definiéndolas de la siguiente manera:

  • Planeación. Determinar qué se va a hacer, cómo se va a hacer, dónde se llevarán a cabo las acciones necesarias y quién será responsable.
  • Organización. Es el proceso mediante el cual son creadas y mantenidas las condiciones necesarias para alcanzar los objetivos económicos de forma efectiva. Dichas condiciones tienen que ver principalmente con la motivación, la estructura organizacional y los procedimientos.
  • Control. Regula las actividades del negocio de acuerdo con lo requerido en el plan. Se asegura de que el desempeño sea apropiado, coordina esfuerzos y remueve interferencias.

George R. Terry

Terry, autor de “Principles of management” (1953), sugirió un proceso administrativo de seis funciones que podían adelantarse en cualquier organización para alcanzar los resultados deseados:

  • Planeación. Proponer un método de acción con visión de futuro.
  • Organización. Armonizar las operaciones de todos los componentes como una acción unificada.
  • Dirección. Orientar los esfuerzos al logro de los objetivos.
  • Coordinación. Facilitar la realización de las acciones adecuadas en el momento y lugar propicio.
  • Control. Mantener los esfuerzos dentro de las sendas establecidas.
  • Liderazgo. Influir en las personas para que cooperen voluntariamente en la consecución de los objetivos.

Harold Koontz y Cyril O’Donell

En “Principles of management; an analysis of managerial functions” (1955) Koontz y O’Donell esbozan un proceso administrativo de 5 funciones:

  • Planeación. Seleccionar los objetivos, las políticas, los programas y procedimientos para alcanzarlos.
  • Organización. Establecer una estructura intencionada de roles, responsabilidades y actividades que facilite el logro de los objetivos.
  • Integración. Dotar las personas que requiere la estructura organizacional.
  • Dirección. Guiar a los integrantes de la organización a través de la motivación, la comunicación y el liderazgo.
  • Control. Busca hacer que los eventos se ajusten a los planes.

Estos autores proponen la coordinación como la esencia del proceso administrativo, entienden que es a través de ella como se armonizan los esfuerzos individuales orientados al logro de los objetivos colectivos.

William Newman, Charles Summer y Kirby Warren

Estos autores propusieron, en “The Process of Management: Concepts, Behavior, and Practice” (1961), un marco de referencia operacional para el proceso administrativo, es decir, basado en las funciones administrativas clásicas. Se acercan al modelo depurado de cuatro funciones, pero asimilan la función de dirección únicamente al liderazgo.

  • Organización. Asignar tareas y coordinar esfuerzos.
  • Planeación. Fijar objetivos, establecer políticas y metodologías estandarizadas, desarrollar programas, estrategias y cronogramas.
  • Liderazgo. Integrar las necesidades de las personas con el bienestar de la compañía o departamento, impulsar la cooperación y la eficiencia a través de la comunicación y la motivación.
  • Control. Medir el progreso comparándolo con lo planeado y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

Alec Mackenzie

En el artículo “The Management Process in 3-D” (1969), este autor retoma la propuesta de Koontz y O’Donell y presenta un proceso administrativo de 5 funciones:

  • Planeación. Precisar cuál es el propósito u objetivo.
  • Organización. Determinar la forma en que el trabajo se dividirá en unidades manejables.
  • Integración. Seleccionar personas calificadas para hacer el trabajo.
  • Dirección. Adelantar una acción decidida hacia los objetivos deseados.
  • Control. Medir los resultados contra el plan, definir la recompensa de las personas de acuerdo con su desempeño y replanificar el trabajo para hacer correcciones, comenzando así el ciclo nuevamente a medida que el proceso se repite.

Su gráfica del proceso administrativo en 3-D disecciona en detalle cada función y presenta un esquema comprensivo de la labor de los administradores.

El proceso administrativo y sus funciones

Disección del proceso administrativo y sus funciones. Fuente: Alec Mackenzie. HBR, Noviembre, 1969

Peter F. Drucker

Este autor, uno de los más influyentes del pensamiento administrativo moderno, en “Management. Tasks, responsibilities, practices” (1973) estableció que son cinco las funciones que constituyen el trabajo del administrador y, por ende, del proceso administrativo:

  • Establecimiento de objetivos. Determinar metas, lo que ha de hacerse para alcanzarlas y quien lo habrá de realizar.
  • Organización. Analizar actividades, decisiones y relaciones. Clasificar y dividir el trabajo. Edificar la estructura organizacional. Integrar al personal clave.
  • Motivación y comunicación. Construir equipos a través de sus relaciones con quienes trabaja. Decidir sobre remuneración, ubicación y ascensos. Comunicar vertical y horizontalmente.
  • Medición. Establecer criterios e índices de desempeño individuales, grupales y generales. Analizar, evaluar e interpreta el rendimiento alcanzado.
  • Desarrollo de las personas. Propender por el crecimiento y enriquecimiento personal de quienes integran la organización.

Bibliografía

  • Davies, Ralph C. The principles of business organization and operation. Hedrick, 1937.
  • Drucker, Peter F. Management. Tasks, Responsibilities, Practices. Truman Talley Books / E.P. Dutton, 1986.
  • Gulick, L. y Urwick, L. Papers on the science of Administration. Kelley, 1969.
  • Henri. Administración industrial y general. El ateneo, 1987.
  • Koontz, Harold y O’Donnell, Cyril. Principles of management; an analysis of managerial functions. McGraw-Hill, 1968.
  • Mackenzie, R. Alec. The Management Process in 3-D. Harvard Business Review, Nov. 1969.
  • Münch Galindo, Lourdes. Administración. Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor. Pearson educación, 2007.
  • Newman, William H.; Summer, Charles E. y Warren, E. Kirby. The Process of Management: Concepts, Behavior, and Practice. Prentice Hall, 1972.
  • Rabin, Jack; Miller, Gerald J. y Hildreth, W. Bartley. Handbook of Strategic Management. CRC Press, 2000.
  • Terry, George R. Principles of management. Homewood, 1972.

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