Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Las etapas del proceso administrativo, planeación, organización, dirección y control, resultan de la mayor importancia para la empresa. Cada una de ellas se interrelaciona con las demás, conformando así un engranaje continuo que posibilita el establecimiento de objetivos y su logro mediante el empleo óptimo de los recursos disponibles.

Antes de profundizar resulta relevante distinguir entre las fases del proceso administrativo y sus etapas. En primer término, las fases son dos, a saber: fase mecánica o estructural y fase dinámica u operacional. Por su parte, como se ha mencionado, las etapas son cuatro: planeación, organización, dirección y control. Las primeras dos, planeación y organización, conforman la fase mecánica del proceso, las dos finales, dirección y control, configuran la fase dinámica. A continuación, aprenderás más sobre las etapas del proceso administrativo, sus elementos y relaciones. ¡Adelante!

Proceso administrativo: Fases y etapas

Proceso administrativo: fases y etapas

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo es un ciclo de cuatro etapas interrelacionadas que, al ser ejecutado de forma continua, permite alcanzar los objetivos organizacionales empleando óptimamente los recursos de los cuales se dispone.

La sucesión de etapas del proceso administrativo inicia con la pregunta ¿qué hacer?, la cual es respondida mediante una adecuada planeación. Seguidamente, se formula otra interrogante, ¿cómo hacerlo?, que es esclarecida a través de una apropiada organización. A continuación, en lugar de una cuestión se tiene una afirmación, ¡que se haga!, lo cual se consigue por medio de una dirección idónea. Por último, una nueva pregunta, ¿cómo se hizo?, de la cual se encarga el control, con lo cual se comienza el ciclo nuevamente a medida que el proceso se repite.

Conoce con mayor detalle qué es el Proceso Administrativo

Relación de las etapas

En la práctica, las cuatro etapas del proceso administrativo están interconectadas. El desempeño de una función no cesa por completo antes de que se ponga en marcha la siguiente, de tal manera que la ejecución de una influye sobre las demás. Además, de acuerdo con Mackenzie, existen tareas o funciones específicas, tales como el análisis de problemas, la toma de decisiones y la comunicación, que se están realizando continuamente y que, por tanto, permean todas las etapas del proceso.

Generalmente, un directivo se halla involucrado simultáneamente en distintas tareas que pertenecen no solo a una sino a varias de las etapas del proceso administrativo. Por ejemplo, puede estar planeando el lanzamiento de un nuevo producto mientras encabeza la selección y contratación del gerente de una sucursal, a la vez que negocia con finanzas la asignación del presupuesto necesario para asegurar que el nuevo producto entre con fuerza en el mercado.

Para el observador externo esto puede dar la impresión de desorden, en tanto que, en realidad, el gerente está actuando con todo propósito y fuerza. Por lo general, se hace mayor énfasis en ciertas funciones, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse previamente a que otras puedan ponerse en acción. La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico.

Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Qué es administración: es la ciencia social y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos, humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc., de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Planeación, primera etapa del proceso administrativo

La planeación es, básicamente, un esfuerzo por anticipar el escenario que se va a enfrentar. Es decir, la planeación marca el rumbo a seguir, ya que si no se sabe hacia dónde se va poco importa la ruta que se transite.

La planeación es necesaria porque todo organismo social se desarrolla en un medio que constantemente está experimentando cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y culturales. De tal manera que esta etapa del proceso administrativo se constituye en el paso inicial en la búsqueda por aliviar la incomodidad que produce la incertidumbre causada por los cambios mencionados. Además, es importante porque fija las bases del control. Sin metas previamente establecidas son imposibles la medición, la corrección y la mejora.

Para Koontz y Weihrich (p. 78), la planeación comprende la selección de misiones y objetivos, y las acciones necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre líneas de acción. De este modo, los planes proporcionan un enfoque racional para la consecución de objetivos preseleccionados.

A través de la siguiente video lección conocerás más sobre la planeación, la primera de las etapas del proceso administrativo:

Aprende más sobre la planeación como etapa del proceso administrativo

Organización, segunda etapa del proceso administrativo

La organización, como función administrativa y etapa del proceso administrativo, tiene como finalidad proveer la estructura necesaria para que sea factible alcanzar los objetivos planteados en la etapa de planeación.

En otras palabras, en esta etapa del proceso administrativo se identifican, clasifican, agrupan y asignan el trabajo, los recursos para adelantarlo y las responsabilidades, de tal manera que cada integrante sepa qué se espera de su labor y cómo está contribuyendo a la consecución del objetivo grupal.

Para Bateman y Snell (p. 20), la organización de las actividades incluye atraer a las personas a la organización, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las tareas en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las condiciones para que las personas y las cosas funcionen juntas con el objeto de alcanzar el máximo éxito.

En el video a continuación se detalla la segunda de las etapas del proceso administrativo, la organización, se explican la división del trabajo y la coordinación, además, se enuncian sus principios y se ahonda en la importancia de esta función administrativa.

Conoce más acerca de la organización como componente del proceso administrativo

Dirección, tercera etapa del proceso administrativo

La dirección es una función administrativa mediante la que se busca influir positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de incrementar su contribución a las metas grupales.

Los elementos del concepto, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr., se pueden definir como:

  1. Liderazgo. Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros de un grupo.
  2. Motivación. Los factores que ocasionan, canalizan y sostienen la conducta de una persona.
  3. Equipo. Dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí con un propósito común.
  4. Comunicación. Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos.

Munch (p. 105), conjuga estos elementos indicando que la dirección como etapa del proceso administrativo consiste en la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo.

A continuación, se presenta de una manera muy didáctica, la tercera de las etapas del proceso administrativo, la dirección, sus principios e importancia.

La dirección dentro de la administración de empresas

Control, cuarta etapa del proceso administrativo

Aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El control administrativo, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr. (p. 610), es el procedimiento que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

El objetivo de esta etapa del proceso administrativo consiste en ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

En la video lección que sigue podrás apreciar la última de las etapas del proceso administrativo, el control, sus fases, principios e importancia.

El control dentro del proceso administrativo

La siguiente tabla resume las principales funciones de cada una de las etapas del proceso administrativo:

Funciones de las etapas del proceso administrativo
Planeación Organización Dirección Control
  • Establece los objetivos y la misión.
  • Estudia alternativas.
  • Determina recursos necesarios.
  • Genera estrategias para alcanzar los objetivos.
  • Diseña los cargos y las tareas específicas
  • Crea la estructura de la organización.
  • Coordina las actividades laborales.
  • Establece políticas y procedimientos.
  • Define la asignación de recursos.
  • Dirige y motiva a los empleados
  • Establece la comunicación.
  • Soluciona conflictos laborales.
  • Diseña estrategias para mejorar el desempeño.
  • Mide el desempeño.
  • Toma correctivos.
  • Establece controles a los procesos y actividades.
  • Establece controles a los recursos de la empresa.
Fuente: Hurtado (p. 49)

Otras etapas del proceso administrativo

Vale la pena mencionar que algunos autores de la teoría administrativa mencionan otras funciones del proceso administrativo, entre ellas se tienen:

Previsión

Prever qué se puede hacer consiste en el diagnóstico de la información y los datos disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del contexto en el que la organización se encontrará.

Integración

Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. La integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal.

Coordinación

La coordinación se define como la reunión de esfuerzos encaminados al logro de los objetivos establecidos. De hecho, de ella depende la eficiencia de los diversos departamentos empresariales y se ubica en la fase dinámica del circuito.

Finalmente, la importancia del proceso administrativo se comprueba cuando la ejecución de sus etapas les permite a los encargados de la empresa tomar mejores decisiones y, de esta manera, posicionarla hacia un mejor futuro con mayores capacidades competitivas.

Referencias

  • Bateman, T. y Snell, S. Administración. Liderazgo y colaboración en un mundo competitivo. McGraw-Hill, 2009.
  • Hurtado Cuartas, Darío. Principios de administración. ITM, 2008.
  • Koontz, H. y Weirich, H. Elementos de administración. Un enfoque internacional. McGraw-Hill, 2007.
  • Mackenzie, R. A. The Management Process in 3-D. Harvard Business Review. November, 1969.
  • Munch, L. Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Pearson Educación, 2010.
  • Stoner, J., Freeman, R. y Gilbert, D. Administración. Pearson Educación, 1996.

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Cruz Chimal Javier. (2021, julio 18). Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/etapas-del-proceso-administrativo/
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