Para comprender el estado actual de la administración, es necesario conocer su historia, descubrir la forma en que surgió, como fue evolucionando hasta la manera en que se conocer actualmente y los sucesos que dejaron marca en su historia. Con base en estos conocimientos y hechos, se puede plantear cual será el futuro de la administración.
El ser humano es sociable por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. Y esta forma de organización y cooperación que nace desde que el hambre hacia que las personas en la época primitiva tuvieran que trabajar en equipo para cazar animales de grandes dimensiones, ha acompañado al hombre a lo largo de la historia, siempre buscando un fin común.
La administración ha pasado por numerosas etapas y épocas, cada región del mundo ha sido testigo de acontecimientos que la han transformado hasta la forma en que se conoce actualmente.
Pero la historia sigue formándose, la administración que actualmente se conoce, pronto formará parte de una etapa más y surgirán nuevas formas de administrar. Si el mundo cambia, la administración también lo hace y se adapta a las necesidades que en ese momento se tengan.
Pero siempre es bueno conocer dónde surgió todo, conocer la historia, para aprender de ella y tal vez, no repetir algunos errores que en su momento se cometieron.
En la actualidad la administración es una parte esencial y fundamental de las actividades diarias y se puede encontrar en diversos grupos, empresas y sectores económicos del mundo entero.
Definición de Administración
Chiavenato (2000), define la administración como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales.
Hitt, Black y Porter (2006), definen la administración como el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional.
Koontz y Weihrich (2004), definen a la administración como el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.
Da Silva (2002), define la administración como un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización.
Robbins y Coulter (2005), definen la administración como la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.
Una definición de administración, teniendo en cuenta los conceptos de los autores mencionados anteriormente, sería:
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de una organización de manera eficiente y eficaz.
Características de la Administración
- Universalidad. La administración se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
- Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
- Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
- Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
- Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
- Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
- Multidisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo, sociología, psicología, filosofía, antropología, etc.
- Adaptabilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
Proceso Evolutivo de la Administración
Etapa 1: Época primitiva
La administración ha estado presente en la vida de los seres humanos desde el momento en que estos aparecieron sobre la faz de la tierra, para satisfacer algunas necesidades o lograr algunos objetivos es necesario que las personas se organicen en grupos de trabajo y en la época primitiva esto no fue la excepción, dichos grupos fueron llamados horda, tribu, clan, matriarcado y patriarcado.
En estos grupos había un líder que era el encargado de organizar a las personas y los pocos o muchos recursos con los que contaban para lograr el fin común que se perseguía. Así la administración empezó en actividades básicas como la pesca, caza y recolección de frutos.
Un gran ejemplo de la administración en la caza fue con la utilización de una técnica llamada “arrastre”, la cual consistía en que una vez avistado un Mamut, era asustado por el grupo de personas, lanzándole piedras y emitiendo gritos para dirigirlo a un acantilado elegido previamente, de tal forma que al intentar huir el animal cayera y muriera por el golpe.
Otro ejemplo de la administración en esta época se puede observar con los jefes de familia, los cuales eran los encargados de tomar las decisiones más importantes, además de que se dividía el trabajo de acuerdo a la edad y sexo de los individuos.
Etapa 2: Periodo Agrícola
En esta etapa el crecimiento demográfico obligó a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en grupo y por lo tanto a mejorar la aplicación de la administración.
Con la agricultura el hombre se hizo sedentario y necesitó coordinar mejor sus esfuerzos para la siembra y el almacenamiento de cosechas y aplicó formas de administración en la agricultura. La caza, la pesca y la recolección de frutos pasaron a un segundo término en la economía agrícola de subsistencia.
Prevaleció la división de trabajo por edad y sexo y se acentuó la organización de tipo matriarcal.
Con la aparición del estado, que marca el inicio de la civilización, surgieron las ciencias, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia y Egipto, estados representativos de esta época, se manifestó el surgimiento de clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie eran las bases en las que se apoyaban las nuevas civilizaciones, lo cual exigía una mayor complejidad en la administración.
Etapa 3: Antigüedad Grecolatina
En esta época apareció el esclavismo, la administración se caracterizó por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como forma disciplinaria. El esclavo carecía de derechos y se le ocupaba en cualquier labor de producción.
Existió un bajo rendimiento ocasionado por el descontento y el trato inhumano que sufrieron los esclavos debido a estas medidas administrativas. Esta forma de organización fue en gran parte la causa de la caída del imperio romano.
Grecia aportó grandes principios para la administración de la época a través de sus reconocidos filósofos como Sócrates que utiliza en la organización aspectos administrativos, separando el conocimiento técnico de la experiencia. Platón que habla de las aptitudes naturales de los hombres, da origen a la especialización. Aristóteles que habla de los pasos para lograr un estado perfecto y por ultimo Pericles que da unos principios básicos de la administración que se refiere a la selección de personal.
Grecia, fue cuna de la civilización occidental, surgió la democracia; además, fue cuna de la filosofía, la medicina, la historia, las matemáticas, la astronomía, las bellas artes, la ingeniera, el derecho y la administración. Los grandes avances de Occidente se sustentan en gran parte en esta cultura. La administración se ejercía mediante una estricta supervisión del trabajo y el castigo físico.
Con el cristianismo y su aparición, la organización de la iglesia católica generó estructuras de administración que aún se aplican en ella y los principios de autoridad, jerarquía, disciplina y organización que prevalecen en su administración.
Etapa 4: Feudalismo
Durante el feudalismo, las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración interior del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo.
Al finalizar esta época, un gran número de siervos se convirtieron en trabajadores independientes, organizándose así los talleres artesanales y el sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad en la administración.
Los artesanos-patrones trabajaban al lado de los oficiales y aprendices en quienes delegaban su autoridad. El desarrollo del comercio en gran escala originó que la economía familiar se convirtiera en economía de ciudad. Aparecieron las corporaciones o gremios que regulaban horarios, salarios y demás condiciones de trabajo; en dichos organismos se encuentra el origen de los actuales sindicatos.
Etapa 5: Revolución Industrial
La revolución industrial dio un vuelco a la economía, significó un cambio económico de grandísimas proporciones al vincular el desarrollo tecnológico con el productivo. La aparición de nuevas máquinas y herramientas de trabajo especializadas permitió que los trabajadores produjeran más bienes que antes y que la experiencia adquirida utilizando una máquina o herramienta aumentara la productividad y la tendencia hacia una mayor especialización en un proceso acumulativo.
En esta etapa surgen grandes cambios en la organización social. Aparecen diversos inventos y descubrimientos, como la máquina de vapor, con lo cual desaparecen los talleres artesanales para dar origen a las fábricas y dar paso a la especialización y producción en serie. La migración de la gente, de las áreas agrícolas hacia las ciudades provocó el crecimiento de las poblaciones humanas.
La administración se caracterizó por la explotación inhumana del trabajador, con horarios excesivos, ambientes de trabajo insalubres y labores peligrosas. Por lo cual aparecen varias corrientes en defensa de los intereses de los trabajadores.
En esta época surge la administración como disciplina.
Etapa 6: Siglo XX
A principios del siglo XX surge la administración científica, siendo Frederick Winslow Taylor su iniciador, al intentar controlar el desperdicio y la improvisación que campeaban en las fábricas estadounidenses. La solución que planteó fue estudiar el trabajo de cada obrero, analizarlo, descomponerlo y racionalizarlo a través del estudio de tiempos y movimientos, para establecer un método que fuera la mejor manera posible de ejecutar dicho trabajo.
En esta época se da un gran desarrollo tecnológico e industrial. La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a través de aquella se logra la obtención de eficiencia, la optimización de los recursos y la simplificación del trabajo.
Etapa 7: Siglo XXI
La competitividad en los mercados es cada día más agresiva e intensa, las empresas tienen la necesidad de cambiar las nuevas corrientes de la administración para poder mantenerse vigentes en los mercados. Es necesario que las organizaciones sean dinámicas, competitivas, con altos rendimientos productivos, con estructuras de organización esbeltas y eficientes, que les permitan alcanzar los retos que establecen los mercados globalizados, enfrentando nuevos desafíos, con una cultura organizacional exitosa y con la capacidad de adaptarse a los cambios acelerados que se viven en los campos de la información, la tecnología y los avances científicos.
Teorías Administrativas
Son las diversas corrientes o enfoques a través de los cuales se concibe a la administración; algunas son de ámbito relativamente amplio y otras tienden a la especialización.
Teoría Clásica
El máximo representante de la Teoría Clásica de la Administración es Henry Fayol. Esta teoría tiene una perspectiva estructuralista y su enfoque organizacional se centra exclusivamente en la organización formal; tiene una aproximación normativa y prescriptiva con sus principios de la administración. Su concepto de organización es el de una estructura formal como conjunto de órganos, cargos y tareas. Concibe al hombre como un homo-económicus que percibe una remuneración por sus laborales. Busca la máxima eficiencia.
Teoría Científica
A la época de la evolución del pensamiento administrativo se le ha designado como la etapa científica, principalmente porque a finales del Siglo XIX e inicios del Siglo XX, varios autores se mostraron interesados en investigar desde el punto de vista «científico» la problemática que presentaban las empresas industriales, principalmente por la producción a gran escala y en forma estandarizada. Entre algunos de estos pensadores tenemos a Charles Babbage (1792-1872), H. Robinson Towne (1844-1924) y Joseph Wharthon (Siglo XIX).
Frederick Winslow Taylor (1856-1915), Ingeniero industrial de profesión, nació en Filadelfia, Estados Unidos de Norteamérica, y se le ha calificado como el «Padre de la Administración Científica«, por haber investigado en forma sistemática las operaciones fabriles, sobre todo en el área de producción bajo el método científico.
El estudio de estas operaciones las realizó mediante la observación de los métodos utilizados por los obreros; de sus observaciones surgieron hipótesis para desarrollar mejores procedimientos y formas para trabajar. Experimentó sus hipótesis apoyado por los empleados fuera del horario normal de trabajo; los métodos que comprobó mejoraban la producción; fueron puestos en práctica en el trabajo cotidiano, previa capacitación de los operarios.
Frederick Taylor llegó a la conclusión que todo esto era aplicable a cualquier organización humana. Entre sus conclusiones se encuentran:
- No existía ningún sistema efectivo de trabajo.
- No había incentivos económicos para que los obreros mejoraran su trabajo. Las decisiones eran tomadas militar y empíricamente más que por conocimiento científico.
- Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en cuenta sus habilidades y aptitudes.
Frederick Taylor desarrolló métodos para organizar el trabajo, considerando los materiales, el equipo y las habilidades de cada individuo. Éstos se han llamado tiempos y movimientos, hoy conocidos como operaciones del proceso o sistema.
Publicó en 1911 un libro titulado «Principios de la Administración Científica», y se fundamenta en estos 4 principios:
- Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos.
- Obtención de armonía, en lugar de discordia.
- Cooperación en lugar del individualismo.
- Selección científica, educación y desarrollo de los trabajadores.
La influencia de Taylor en el pensamiento administrativo fue y continúa siendo de gran trascendencia. En la actualidad está presente en todo el mundo, pero su enfoque ha sido adaptado a los tiempos actuales.
Teoría Humanista
El enfoque humanístico promueve una verdadera revolución conceptual en la teoría administrativa, ahora se hace en las personas que trabajan o participan en las organizaciones. El estudio de la opresión del hombre a manos del abusador desarrollo de la civilización industrial fue la prioridad de la teoría de las relaciones humanas.
Su nacimiento fue posible gracias al desarrollo de las ciencias sociales, principalmente de la psicología, y en particular de la psicología del trabajo, surgida en la primera década del siglo XX, la cual se orientó principalmente hacia dos aspectos básicos que ocuparon otras tantas etapas de su desarrollo:
- Análisis del trabajo y adaptación del trabajador al trabajo: En esta primera etapa domina el aspecto meramente productivo. El objetivo de la psicología del trabajo o psicología industrial, para la mayoría era la verificación de las características humanas que exigía cada tarea por parte de su ejecutante, y la selección científica de los empleados, basada en esas características. Esta selección científica se basaba en pruebas. Durante esta etapa los temas predominantes en la psicología industrial eran: La selección de personal, la orientación profesional, los métodos de aprendizaje y de trabajo, la fisiología del trabajo y el estudio de los accidentes y la fatiga.
- Adaptación del trabajo al trabajador: Esta segunda etapa se caracteriza por la creciente atención dirigida hacia los aspectos individuales y sociales del trabajo, con cierto predominio de estos aspectos sobre lo productivo, por lo menos en teoría. Los temas predominantes en esta segunda etapa eran el estudio de la personalidad del trabajador y del jefe, el estudio de la motivación y de los incentivos de trabajo, del liderazgo, de las comunicaciones, de las relaciones interpersonales y sociales dentro de la organización.
Entre sus principales representantes está George Elton Mayo, un teórico social, sociólogo y psicólogo industrial especializado en teorías de las organizaciones, las relaciones humanas y el movimiento por las relaciones humanas, fue conocido sobre todo por sus estudios de organización de comportamiento que incluye los experimentos de Hawthorne de la lógica del sentimiento de los trabajadores y la lógica del coste y la eficiencia de los directivos que podrían conducir a conflictos dentro de las organizaciones.
Teoría Estructuralista
La teoría estructuralista de la administración pretende equilibrar los recursos de la empresa, prestando atención tanto a su estructura como al recurso humano, abordando aspectos tales como la correspondencia entre la organización formal e informal, entre los objetivos de la organización y los objetivos personales y entre los estímulos materiales y sociales.
Tiene como objetivo principal estudiar los problemas de las empresas y sus causas prestando especial atención a los aspectos de autoridad y comunicación. Considera que hay cuatro elementos comunes a todas las empresas: autoridad, comunicación, estructura de comportamiento, estructura de formalización.
Teoría Neoclásica
La teoría neoclásica de la administración fue elaborada por Peter Drucker en 1954 bajo na perspectiva metodológica. Considera a la organización formal y a la informal. Para Drucker la organización es un sistema social con objetivos por alcanzar racionalmente. Los aportes de esta teoría es que le asigna alta jerarquía a los conceptos clásicos de estructura, autoridad y responsabilidad. Además incorpora otros enfoques teóricos como la dinámica de grupos, la organización informal, la comunicación interpersonal y la apertura hacia una dirección democrática. Los objetivos organizacionales son la integración entre objetivos individuales de los trabajadores con los objetivos organizacionales.
Teoría Burocrática
La perspectiva de la teoría burocrática de la administración se basa en la estructura organizacional. Se basa en la organización formal y el enfoque es un sistema cerrado. La organización es humana pero basada en la racionalidad. Las característica de la organización son una serie de normas y reglamentos, división del trabajo, impersonalidad de las relaciones, jerarquía de autoridad, rutina y procedimientos. Los aportes son un enfoque de sistema cerrado, énfasis en la planeación y control, establecimientos de tipos de sociedades y autoridades. Su principal representante es Max Weber.
Teoría de Sistemas
El referente de esta teoría es Ludwig von Bertalanffy. Tiene una perspectiva integradora, y define a la organización como un sistema abierto o cerrado. No se limita a la división y coordinación entre los departamentos como teorías anteriores. Los aportes de esta teoría, es el globalismo o totalidad. Define la Entropía: tendencia de los sistemas a desgastarse. Las organizaciones como clases de sistemas sociales. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Los objetivos organizaciones son, evitar la entropía. Los incentivos son tecnificarse. Y los resultados que busca esta organización son la tecnificación y la agilidad de los procesos.
Teoría Matemática
Los representantes de la teoría matemática de la administración son: Herbert Simon, Von Neumann y Mongesntem. Se desarrolló entre 1947-1954. Desde una perspectiva de ‘toma de decisiones acertadas’. El enfoque de organización es cuantitativo. Y se concibe a la organización como un espacio donde se aplican procesos decisorios. La teoría de la matemática se basa en dos perspectivas: la del proceso y la del problema, de las cuales se obtiene las características de la toma de decisiones que son: Decisiones programadas y no programadas. Las aportaciones son: teoría de juegos: estrategia y análisis de conflictos; de los grafos: técnicas de planeación y programación por medio de redes; teoría de colas: cuida el tiempo de espera, la cantidad de clientes y el tiempo de prestación del servicio.
Teoría Contingencial
La teoría de la contingencia empresarial nace en la década de 1980, algunos de sus másximos representantes son William Dill, William Starbuck, James Thompson, Paul Lawrence, Jay Lorsch y Tom Burns. La organización es un sistema abierto. Existe una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas. Subraya el ajuste entre procesos organizacionales y las características de la situación, requería la adaptación de la estructura organizacional a diversas contingencias. Considera que el funcionamiento de una organización depende de la interacción con el entorno a partir de la influencia del ambiente, la tecnología, la estructura y el comportamiento. Los objetivos organizacionales son: tener un plan A, B y C para cada situación.
Teoría X y Teoría Y
Las teorías X y Y fueron ideadas por Douglas McGregor quien las dio a conocer en su libro «El lado humano de las organizaciones» (1966).
Teoría X
Se basa en que a las personas les disgusta el trabajo, que son perezosas y que evitan el trabajo si les es posible. Por su pereza la gente debe estar controlada, amenazada y dirigida, esto es administrada, para conseguir un correcto desempeño de ellos. No asumen responsabilidades, por eso mismo, hay que ser autoritario ofreciendo políticas, reglas y un gran control. Las personas quieren la seguridad en el trabajo antes que otras cosas, por lo que la única forma de conseguir un correcto desempeño es siendo autoritario.
Los trabajadores sienten repugnancia y rechazo hacia el trabajo, evitándolo en la medida de lo posible, por lo que la empresa debe obligarlas a trabajar por medio del control, dirección, la fuerza y las amenazas con castigo, para que solo así desarrollen el esfuerzo necesario para conseguir los objetivos de la empresa.
Teoría Y
Se basa en que a las personas les gusta el trabajo, de manera que es natural para ellos como otras necesidades básicas de la vida. Las personas se sienten motivadas hacia el trabajo, buscan responsabilidad y son creativas, no escapan del trabajo porque les gusta hacerlo, por eso tienen autodirección y autocontrol. La forma en que se puede comprometer a las personas con los objetivos de la empresa se basa en las recompensas por la realización.
Los trabajadores se comprometerán con los objetivos de la empresa a cambio de las compensaciones que se asocien con su logro ya que en realidad no les disgusta trabajar, por tanto a mayor recompensa ofrecida mayor será el grado de compromiso con lo que busca la empresa.
La empresa debe considerar a los trabajadores responsables y maduros, se debe pensar que el empleado asumirá un estilo de dirección democrático, participativo, basado en el autocontrol y autodirección. No es necesario un gran control externo.
Conclusión
La administración ha estado presente y lo seguirá estando mientras el ser humano exista, por uno u otro motivo, siempre será necesario trabajar en equipo para sacar adelante trabajos que necesiten el esfuerzo de varias personas.
En la actualidad la administración busca enfocarse en conceptos nuevos e ideas vigentes que ayuden a la sociedad humanista, buscando un desarrollo favorable de nuevas tácticas aplicándose en diversos contextos tales como: empresas, sociedad, sistemas educativos, religión etc., debido a que su campo de estudio es amplio y complejo.
Sin embargo, es importante señalar que los métodos o teorías del ayer son trascendentales para la administración moderna, ya que estas teorías juegan un papel importante para que la administración actual logre alcanzar el éxito esperado, sin dejar a un lado los nuevos acontecimientos que han sucedió recientemente.
La tarea de un administrador será incierta y excitante, pues deberá enfrentar cambios y transformaciones llenos de ambigüedad e incertidumbre.
Bibliografía
- Chiavenato, I. (2000). Introducción a la Teoría General de la Administración. Séptima Edición. McGrawHill.
- Da Silva (2002). Teorías de la administración. Primera Edición. Thomson Editores.
- Hitt, Black, Porter (2006). Administración. Primera Edición. Prentice Hall.
- Koontz y Weihrich (2004). Administración una perspectiva global. Doceava Edición. McGrawHill.
- Robbins y Coulter (2005). Administración. Octava Edición. Prentice Hall.
Este Artículo fue elaborado por el Ing. Josué Pacheco Ortiz, bajo el auspicio del Maestro Fernando Aguirre y Hernández, de la materia Fundamentos de Ingeniería Administrativa, de la Maestría en Ingeniería Administrativa, del Instituto Tecnológico Nacional de México, Campus Orizaba y apoyado bajo beca Conacyt.
