Definición de administración y teorías administrativas

Definición de administración y teorías administrativas
1. Introducción
2. Definiciones por distintos autores
3. Definición de Administración
4. Funciones del administrador
5. Importancia de la planeación
6. Control presupuestario
7. Organización
8. Manuales
9. Organigrama
10. Jerarquía De Las Necesidades – Maslow
11. Teoría Motivacional De La Expectativa – Vroom
Introducción:
Para poder entender la administración se debe conocer la perspectiva de la
historia de su disciplina, los hechos acerca de lo que ha pasado en situaciones
similares anteriores, y relacionarlas con otras experiencias y otros
conocimientos actuales. Es por eso la importancia de conocer la historia y
origen de la administración.
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad.
El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia
en la historia social en pocos casos, si los hay, una institución básicamente nueva,
o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rapido como la administración
desde un principios del siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una
institución se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La administración
que es el órgano específico encargado de hacer que los recursos sean
productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico,
refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto
explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.
Definiones por distintos autores:
V. Clushkov: "Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación
ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la
procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este
proceso continuamente".
Guzmán Valdivia I: "Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración
de otras personas para obtener determinados resultados".
E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de
planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr
un propósito dado".
J. D. Mooney: "Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base
en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta
definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los
deberes o funciones específicas en un todo coordinado".
Peterson and Plowman: "Una técnica por medio de la cual se determinan,
clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular".
Koontz and O'Donnell: consideran la Administración como: "la dirección de un
organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la
habilidad de conducir a sus integrantes".
G. P. Terry: "Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el
esfuerzo ajeno".
F. Tannenbaum: "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a
subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos
comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente
coordinados en el logro de¡ fin de la empresa".
Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna
Administración), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar".
F. Morstein Marx la concibe como : "Toda acción encaminada a convertir un
propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemético de medios y el
uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito".
F.M. Fernández Escalante: "Es el conjunto de principios y técnicas, con
autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos
hacia objetivos comunes".
A. Reyes Ponce: "Es un conjunto de sistemático de reglas para lograr la
máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social".
Definición de Administración:
Cada una de las anteriores definiciones , si las analizamos con detalle,nos llevará
a penetrar en la verdadera naturaleza de la administración y a sus propiedades
distintivas.Como tales, las definiciones cson validas para toda clase de
administración(Privada, Publica, Mixta, etc.), y para toda especie de
organismo(industriales, comerciales o de servicios).
Administración: Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.
Esta definición básica debería ampliarse.
Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer
las funciones administrativas de: planeación, organización, dirección y control.
La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.
Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.
La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit.
La administración persigue la productividad, lo que implica la eficacia y la
eficiencia.
Todos administran organizaciones, a las que definiremos como un grupo de
personas que trabajan en común para generar un superávit. En las organizaciones
comerciales, este superávit son las utilidades. En las organizaciones no lucrativas,
tales como las filantrópicas, el superávit puede estar representado por la
satisfacción de necesidades.
Al estudiar la administración es de gran utilidad dividirla en cinco funciones:
planeación, organización, dirección y control; entorno a las cuales pueden
agruparse los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones. Es por
ello que los principios, conceptos, teorías y técnicas de la administración se
organizan en esas cinco funciones.
Ciencia: Es un conocimiento organizado. La característica esencial de cualquier
ciencia es la aplicación del método científico al desarrollo del conocimiento.
Enfoque científico: Requiere conceptos claros, imágenes mentales de cualquier
cosa formadas mediante generalizaciones a partir de particularidades. Éstos
términos deben ser exactos, pertinentes a los que se están analizando e
informando tanto para el científico como para el practicante. El método científico
incluye la determinación de hechos a través de la información. Después de
clasificarlos y analizarlos los científicos buscan relaciones causales. Cuando se
comprueban la exactitud de estas generalizaciones o hipótesis y aparecen ser
ciertas, que reflejan o explican la realidad, se denomina principios. Tiene valor
para predecir que ocurrirá en circunstancias similares futuras.
Enfoque sistemático:
Sistema: Conjunto ordenado de elementos interdependientes que interactúan
entre si en post de un objetivo.
Sistemas abiertos: Sistemas dinámicos que interactúan y responden a su
entorno. Ej.: el hombre
Sistemas cerrados: Son sistemas que no están influenciados ni interactúan
con en entorno. Ej.: el reloj.
La empresa es un sistema abierto.
Enfoque tridimencional de la empresa:
Plan
1-) Estratégica Meta
Objetivo
2-)Táctica RRHH
o de RRTT
gestión RRFF
Transformar
3-)Operativa Extraer
Producir
Funciones del administrador:
Planeación: Comprende la selección de misiones o propósitos y los recursos a
utilizar. La herramienta que provee la adm. es el plan de negocios. Requiere la
toma de decisiones, es decir, escoger entre diversos cursos de acción futuros. Así
los planes proporcionan un enfoque racional para objetivos seleccionados de
antemano. Además implica innovación administrativa y permite salvar la brecha
que nos separa del sitio a donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que
de otra manera no hubieran sucedido. La planeación es un proceso que requiere
un esfuerzo intelectual; requiere una determinación consistente de los cursos de
acción y que las decisiones se basen en propósitos, conocimientos y estimaciones
consideradas.
Importancia de la planeación:
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al máximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la
planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes
delineados por su superior".
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los
intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular
la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la
administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un
administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la
organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable
a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo,
todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores,
planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra más
claramente esta división.
Elementos de la planeación:
-) Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo
que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
-) La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así
como de los medios óptimos para conseguirlos.
-) Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son
fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo específico.
-) Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la
dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas.
-) Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales
a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de
una organización.
-) Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades
que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
-) Presupuestos. Es un plan ordenado y sistemático expresado en valor monetario
o unidades de medida que abarca el ej. Económico y sus respectivos subperíodos
y cubre todas las operaciones de las organizaciones.
-) Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades
que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Tipos de presupuesto:
Presupuesto de ventas
Presupuesto de compras
Presupuesto de produccion
Presupuesto económico general
Presupuesto financiero
Presupuesto cash flow(flujo de fondo)
Control presupuestario:
Consiste en la comparación de las cifras presupuestarias con las reales.
Las comparaciones en el presupuesto se realizan con:
El presupuesto original anual
El presupuesto ajustado realizado en períodos pre determinados
El presupuesto ajustado realizado en períodos no pre establecidos
Las comparaciones permiten establecer si los desvíos o variaciones están o no
bajo control o están sujetos a decisiones propias de la gestión.
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera
obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones
acordes con los objetivos y políticas formulados.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts,
Weaknesses, Oportunities, Threats). De entre estas cuatro variables, tanto
fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible
actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son
externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los
que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se
controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se
desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y
que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente
a la competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
Alisis
El Análisis FODA es un concepto muy simple y claro, pero detrás de su simpleza
residen conceptos fundamentales de la Administración. Intentaré desguazar el
FODA para exponer sus partes fundamentales.
Tenemos un objetivo: convertir los datos del universo (según lo percibimos) en
información, procesada y lista para la toma de decisiones (estratégicas en este
caso). En términos de sistemas, tenemos un conjunto inicial de datos (universo a
analizar), un proceso (análisis FODA) y un producto, que es la información para la
toma de decisiones (el informe FODA que resulta del análisis FODA).
Sostengo que casi cualquier persona puede hacer un análisis FODA. Digo casi
porque esa persona tiene que tener la capacidad de distinguir en un sistema:
1. Lo relevante de lo irrelevante
2. Lo externo de lo interno
3. Lo bueno de lo malo
Parece fácil, ¿verdad?
Pongámoslo en otras palabras: el FODA nos va a ayudar a analizar nuestra
empresa siempre y cuando podamos responder tres preguntas: Lo que estoy
analizando, ¿es relevante? ¿Está fuera o dentro de la empresa? ¿Es bueno o
malo para mi empresa?
Estas tres preguntas no son otra cosa que los tres subprocesos que se ven en el
proceso central del dibujo de arriba. Pasemos a explicar:
La relevancia es el primer proceso y funciona como filtro: no todo merece ser
elevado a componente del análisis estratégico. Es sentido común ya que en todos
los órdenes de la vida es fundamental distinguir lo relevante de lo irrelevante. En
FODA este filtro reduce nuestro universo de análisis disminuyendo nuestra
necesidad de procesamiento (que no es poca cosa).
Ejemplos: dudosamente sea una ventaja comparativa el sistema de limpieza de
baños de una petroquímica, o el color de los monitores, o si el papel que se usa es
carta o A4. Parece tonto, pero es increíble la cantidad de veces que a los seres
humanos nos cuesta distinguir lo principal de lo accesorio, ya sea en una
discusión, una decisión o donde sea.
Claro que la relevancia de algo depende de dónde estemos parados, y este
concepto de relatividad es importante. La higiene de los baños puede ser clave en
un Hospital o un Hotel. El orden en el que se hacen los pasos al efectuar una
compraventa no es tan importante como los pasos que toman los bomberos para
apagar un incendio. La disciplina y la autoridad formal son dejadas de lado en
muchas empresas de la "Nueva Economía"... pero a un ejército en batalla eso
puede costarle la vida. Es por eso que quien hace un análisis FODA debe conocer
el negocio (ni más ni menos que saber de lo que está hablando).
Filtrados los datos sólo nos queda clasificarlos. Aplicando el sentido común,
podemos construir una matriz con dos dimensiones (dentro/fuera, bueno/malo):
Positivas Negativas
Exterior Oportunidades Amenazas
Interior Fortalezas Debilidades
Quien haya inventado el Análisis FODA eligió para cada intersección una palabra:
así la intersección de "bueno" y "exterior" es una oportunidad, mientras que las
cuestiones "positivas" del "interior" de nuestra empresa son una fortaleza, y así
sucesivamente.
Distinguir entre el adentro y el afuera de la empresa a veces no es tan fácil como
parece. Es fácil decir que desde el punto de vista de la Ferrari, M. Schumager es
una fortaleza (interna), y que si M. Hakkinen se queda sin empleo en su escudería,
será una Oportunidad (externa) para la Ferrari. Pero el control de un recurso
escaso (petróleo) o un proveedor exclusivo están físicamente fuera de mi
empresa... y sin embargo son Fortalezas. La clave está en adoptar una visión de
sistemas y saber distinguir los límites del mismo. Para esto hay que tener en
cuenta, no la disposición física de los factores, sino el control que yo tenga sobre
ellos. Recordando una vieja definición de límite: lo que me afecta y controlo, es
interno al sistema. Lo que me afecta pero está fuera de mi control, es ambiente
(externo).
Sólo nos queda la dimensión positivo/negativo, que aparentemente no debería
ofrecer dificultad, pero hay que tener cuidado. El competitivo ambiente de los
negocios está lleno de maniobras, engaños, etc. En la Segunda Guerra Mundial, el
Eje estaba feliz de que el desembarco de los Aliados fuera en Calais, porque tenía
muchas fortalezas en ese caso. Pero el día D fue en Normandía y por eso hoy el
mundo es lo que es.
Las circunstancias pueden cambiar de un día para el otro también en el interior de
la empresa: la Fortaleza de tener a ese joven y sagaz empleado puede convertirse
en grave Debilidad si se marcha (y peor si se va con la competencia). Y la
Debilidad de tener a un empleado próximo a jubilarse y a quien le cuesta
adaptarse a las nuevas tecnologías puede revelarse como Fortaleza demasiado
tarde... cuando se retira y nos damos cuenta de que dependíamos de él porque
era el único que sabía "dónde estaba todo" y "cómo se hacen las cosas".
La sagacidad del empresario debe convertir las Amenazas en Oportunidades y las
Debilidades en Fortalezas. Ejemplos: Asociarnos con nuestra competencia de toda
la vida para enfrentar a un enemigo más pesado; pasar a un empleado
desestructurado y extrovertido de una tarea organizativa que hace mal, a la línea
de fuego de atención al público. Las posibilidades son muchas.
Y esos son los tres pasos necesarios para analizar la situación actual de la
organización mediante el Análisis FODA.
Organización:
es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura
intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una
empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la
asignación de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas,
asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas
tareas.
El propósito de una estructura organizacional es contribuir a la creación de un
entorno favorable para el desempeño humano. Se trata entonces del instrumento
administrativo, y no de un fin en sí mismo. Aunque en la estructura deben definirse
las tareas por realizar, los papeles deben diseñarse tomando en cuenta las
capacidades y motivaciones del personal disponible.
En este sentido la organización consiste en:
1) La identificación y clasificación de las actividades requeridas.
2) La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos.
3) La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la
autoridad necesaria para supervisarlo.
4) La estipulación de coordinación horizontal(en un mismo o similar nivel
organizacional) y vertical(entre las oficinas generales, una división y un
departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.
Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quien realizará
cuales tareas y quien será responsable de qué resultados; para eliminar los
obstaculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de
la asignación de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y
comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.
Para la mayoría de los administradores el término Organización implica una
estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.
Estructura intencional de funciones significa que las funciones que se pide cumplir
a las personas deben diseñarse intencionalmente para garantizar la realización de
las actividades requeridas y la adecuada correspondencia entre éstas a fin de que
los individuos puedan trabajar fluida, eficaz y eficientemente en grupos.
Organización formal e informal Organización formal
Por organización formal se entiende, en general, la estructura intencional de
funciones en una empresa formalmente organizada. Pero describir a una
organización como formal” no significa que contenga nada inherentemente
inflexible o indebidamente limitante.
La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la
ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y
capacidades individuales en las organizaciones más formales. No obstante, en
una situación grupal los esfuerzos individuales deben canalizarse hacia metas
grupales y organizacionales.
Organización informal
Chester Barnard describió la organización informal como el conjunto de
actividades personales sin un propósito común consciente, aunque favorables a
resultados comunes. Más recientemente, Keith Davis describió la organización
informal como una red de relaciones personales y sociales no establecida ni
requerida por la organización formal pero que surge espontáneamente de la
asociación entre sí de las personas.
De este modo son organizaciones informales (relaciones que no aparecen en un
organigrama)
Reconocimiento de la importancia de la organización informal y de la red natural
de relaciones
Uno de los ejemplos más conocidos e importantes de las organizaciones
informales, es la red natural de relaciones.
La red natural de relaciones
Tiende a haber organizaciones informales cuando los miembros de una
organización formal adquieren tal conocimiento entre que comparten
información relacionada de un modo u otro con la empresa.
La red natural de relaciones se alimenta desde luego de información a la que no
tiene libre acceso el grupo en su conjunto, ya sea porque se le considere
confidencial, porque la lineas formales de comunicación son inadecuadas para
difundirla o porque se trata del tipo de información( al que corresponde la mayoría
de los rumores) que jamás se daría a conocer de manera formal.
Puesto que todas las modalidades de organización informal satisfacen
necesidades esenciales de comunicación humana, las redes naturales de
relaciones son inevitables, pero también valiosas.
Beneficios
La organización informal da cierta cohesión a la organización formal y hace más
rápida la comunicación. Crea en los miembros de una organización formal un
sentido de pertenencia, categoría, respeto por sí mismos y satisfacción.
Muchos administradores hacen un uso deliberado de las organizaciones
informales como canales de comunicación y vías para influir en la moral de los
empleados.
Niveles organizacionales y tramo de administración
Si hay niveles organizacionales es porque existe un límite para el número de
personas que un administrador puede supervisar efectivamente, límite que, sin
embargo, varía de acuerdo con cada situación.
Un tramo de administración amplio se asocia con un número reducido de niveles
organizacionales; un tramo estrecho, con muchos niveles.
Ventajas de la planeación de la organización
La planeación de la estructura organizacional ayuda a determinar las necesidades
futuras de personal y los programas de capacitación requeridos. Si se ignora qué
personal administrativo se necesitará y la experiencia que se deberá demandar,
una empresa no podrá reclutar personal ni capacitarlo inteligentemente.
Además, la planeación de la organización puede revelar debilidades. La
duplicación de esfuerzos, la confusión en cuanto a las líneas de autoridad, la
desmedida prolongación de las líneas de comunicación, los excesos de papeleo y
la obsolescencia de ciertas prácticas se perciben más claramente cuando la
estructura organizacional real se compara con la deseable..
Definición de cultura organizacional
La cultura es el patrón general de conducta, creencias y valores que sus miembros
comparten. Se le puede inferir de lo que la gente dice, hace y piensa en el
contexto de una organización. Implica la adquisición y trasmisión de
conocimientos, creencias y patrones de conducta en el transcurso del tiempo, lo
que significa que la misma es estable y no cambia rápidamente.
Organización con tramos estrechos
Ventajas:
1- Estrecha supervisión.
2- Estricto control.
3- Rápida comunicación entre subordinados y superiores.
Desventajas:
1- Los superiores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los
subordinados.
2- Muchos niveles administrativos.
3- Altos costos a causa de los numerosos niveles.
4- Excesiva distancia entre el nivel más bajo y él más alto.
Organización con tramos amplios
Ventajas:
1- Los superiores se ven obligados a delegar.
2- Se deben establecer políticas claras.
3- Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados.
Desventajas:
1- Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos
de botella en las decisiones.
2- Riesgo de pérdida de control para el superior.
3- Se requiere de administradores de calidad excepcional.
Organización con tramos en equilibrio
La organización con tramos en equilibrio se da cuando es adecuada a la eficacia
de la empresa.
Elementos de la estructura:
1) El núcleo operativo: abarca a aquellos miembros, los operarios, que realizan el
trabajo básico relacionado directamente con la producción de bienes y servicios.
2) La línea media: va desde los altos gerentes, a los supervisores de contacto
(capataces de planta). En una supervisación directa, el gerente de línea media
ejecutaría las siguientes tareas: recoger información retroalimentada de su propia
unidad y enviar parte de la misma a los gerentes que se encuentran por encima de
él; intervenir en la corriente de decisiones; ante problemas o propuestas de
cambio, se ocupará de lo que le competa y el resto lo elevará al nivel superior.
3) La cumbre estratégica: está integrada por aquellas personas encargadas de la
responsabilidad general de la organización (director general y gerentes de alto
nivel). La cumbre esta encargada de asegurar que la organización cumpla su
misión de manera efectiva. Aquí, los gerentes efectúan la supervisación directa,
administran las condiciones fronterizas de la organización (las relaciones con su
ambiente), y formulan estrategias. Entre ellos, la coordinación se da por medio del
ajuste mutuo.
4) La tecnoestructura: aquí están los analistas. Es efectiva sólo cuando pude usar
sus modelos analíticos, para hacer más efectivo el trabajo de otros. Esta formada
por analistas encargados de la adaptación (cambiar la organización para
adecuarla al cambio ambiental), y por analistas encargados del control (estabilizar
y estandarizar esquemas de actividad en la organización). En una organización
muy desarrollada, la tecnoestructura puede desempeñarse en todos los niveles de
la jerarquía. Se podría decir que cuando más estandarización usa una
organización, más confía ésta en su tecnoestructura.
5) El staff de apoyo: es una unidad que existe para dar apoyo a la organización.
Se diferencia de la tecnoestructura en que no se ocupa de estandarización ni
tampoco es consejero (aún que puede actuar como tal). Son ejemplos de staff de
apoyo: relaciones públicas, estafeta de correo, cafetería, etc. Cabe preguntarse
por qué las grandes organizaciones se suministran sus propios servicios de apoyo,
en lugar de adquirirlos de proveedores externos. Y la respuesta esta en que de
esa manera pueden ejercer un estrecho control sobre los mismos, como así
también reducir la incertidumbre de tener que adquirirlos en el mercado abierto.
Las unidades de apoyo pueden encontrarse en varios niveles de la jerarquía
(depende de los receptores del servicio). Por ejemplo el
Consejo Legal esta localizado cerca de la dirección ya que sirve directamente a la
cumbre estratégica.
Características a tener en cuenta al estructurar la organización:
1) Carácter específico: la estructura debe ser diseñada a la medida de la
organización de que se trate, en función de sus características específicas.
2) Carácter dinámico: toda buena organización se desarrolla permanentemente,
cambia. Por eso la estructura debe ser flexible, para que pueda soportar los
cambios que se producirán en el futuro, y así permita un crecimiento armónico y
sólido de la organización.
3) Carácter humano: al diseñar la estructura de una organización, se debe tener
en cuenta las aptitudes de las personas que la integran o que la integrarán en el
futuro. No es bueno esquematizar primero el organigrama y recién después fijarse
quien ocupará cada posición del mismo. De obrar así, se estaría cayendo en
organizaciones formales y rígidas, constituidas por “seres rectangulares”.
4) El ascenso en la organización: los caracteres dinámico y humano, llevan a un
típico problema organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel
jerárquico a otro. Un hombre puede estar preparado para desempeñar su cargo
actual, pero no el inmediato superior. Por ejemplo si un excelente médico clínico
asciende a director del hospital, es altamente probable que sea un mal
administrador (cambiarán significativamente los requerimientos que se harán de
él). El hombre siempre busca ascender, sin advertir que así llegará a un terreno
que no domina. Allí fracasará, y en lo sucesivo, no ascenderá más.
5) Orientación hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la
organización sea efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre
los departamentales.
6) Asignación de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la
correspondiente autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna
como inherente al cargo.
7) Unidad de mando: ningún empleado puede responder a más de un superior; en
consecuencia recibirá todas las instrucciones por intermedio de un solo superior.
8) Alcance del control y segmentación de la estructura organizacional: para ahorrar
ejecutivos, aumentar la velocidad de comunicación, evitar distorsiones en la
transmisión de órdenes, etc., las líneas de comunicación deben mantenerse lo
más cortas posibles, reduciendo así el número de niveles de autoridad en la
estructura. Esto, siempre y cuando no se incremente el número de subordinados
que haga sobrepasar el alcance efectivo del control. En este caso, convendría
adicionar niveles de autoridad.
9) Coordinación: “sincronización y unificación de las acciones de un grupo”. Se
busca que el accionar como un todo, logre mejores resultados que los que
obtendríamos sumando los logrados por cada una de las partes en forma
independiente.
10) Vinculación de los procesos de planeamiento y control, con la estructura
organizacional: según la estructura, se establecerá el tipo de control y
planeamiento a utilizar. Pero en ciertos casos, es la estructura la que puede estar
condicionada en virtud de del planeamiento y control utilizados.
11) Complejidad de la organización: no se debe permitir que la organización se
torne tan complicada, que obstaculice la realización del trabajo. La estructura debe
permitir un desenvolvimiento fluido y eficiente de la gestión.
12) Estructuras paralineales: comités, asistentes, etc. Son muy discutidas. Para
que sean eficientes, por ejemplo los comités, deben estar constituidos por pocas
personas, debe haber un buen coordinador, el temario a tratar debe ser conocido
de antemano, las reuniones deben ser lo más breve posibles, etc. Así y todo, la
experiencia demuestra que las mismas son casi siempre ineficientes.
13) La estructura organizacional y la organización informal: al definir la estructura
organizacional, se debe tener en cuenta a la organización informal, con sus
grupos, líderes, conflictos, etc. Debe haber un constante ajuste entre ambas.
Delegación: Es la transferencia de la realización de una tarea determinada en un
subordinado. Según Harold Koontz la delegación de autoridad es investir de
autoridad a un subordinado para que tome decisiones.
El proceso de delegación de autoridad es la determinación de los resultados
esperados de un subordinado, asignación de tareas, delegación de autoridad para
la realización de estas tareas y atribución de responsabilidad por el logro de tales
tareas.
Centralización: Ocurre cuando existe poca delegación, de tal forma que pocas
personas concentran la mayor parte de tareas de la organización.
Esto suele ocurrir esn empresas pequeñas de tipo familiar, en las que por lo
general una o pocas personas se ocupan de tomar la mayor parte de las
decisiones empresarias.
Según Fayol, sin usar el término centralización de autoridad, se refiere al grado en
que la autoridad está concentrada o dispersa. Las circunstancias individuales
determinarán el grado que “dará la mejor producción laboral”.
Descentralización: Es la delegación de decisiones. Determina la estructura
vertical de la organización.
Funciones típicamente descentralizadas: venta, producción, compras, confección
del presupuesto anual, desarrollo de nuevos productos, etc.
Funciones típicamente centralizadas: fijación de objetivos organizacionales,
control, decisiones estratégicas, decisiones de inversión, relaciones exteriores,
etc.
Departamentalización: Es la delegación de actividades operativas. Determina la
estructura horizontal de la organización. Esta ligada a la especialización. Para
departamentalizar hay que tener en cuenta el grado de interdependencia entre los
sectores que se han definido, y la coordinación que se requiere entre ellos.
Tipos de departamentalización:
- Por funciones: comercialización, producción, finanzas, etc.
- Por procesos: estampado, soldado, pintado, armado, etc.
- Por productos: empresas que fabrican distintos productos (café, leche, chocolate,
etc.)
- Por área geográfica: planta Bs.As. , planta Tucumán, planta Santa Fe, etc.
- Por tipo de clientes o canal de distribución: mayoristas, minoristas, etc.
- Por tiempo: turno mañana, turno noche, etc.
Fuerzas ejercidas por cada una de las partes de la organización:
- La cumbre estratégica: hacia la centralización (más control sobre las decisiones);
coordinar por supervisión directa. Así surge la configuración “estructura simple”.
- La tecnoestructura: hacia la estandarización (preferentemente de procesos de
trabajo), y principalmente diseño de las normas. Así, cuando se dan estas
condiciones, surge la configuración “máquina burocrática”.
- El núcleo operativo: minimizar la influencia de los administradores, coordinar por
estandarización de habilidades. De esta manera se propicia la descentralización
horizontal y vertical. Surge la configuración “burocracia profesional”.
- La línea media: sustraer hacia abajo parte del poder que ejerce la cumbre, y
sustraer hacia arriba parte del poder que ejerce el núcleo operativo; coordinar por
estandarización de productos. Así surge la configuración “estructura
divisionalizada”.
- El staff de apoyo: gana la mayor influencia en la organización cuando se le pide
su colaboración para la toma de decisiones; coordinar por ajuste mutuo. Así,
cuando las condiciones favorecen esta tendencia a colaborar, surge la
configuración “adhocracia”.
Cinco tendencias en la organización.
Las cinco configuraciones estructurales:
Estructura simple (la “no estructura”)
- Estructura sin sofisticaciones.
- No hay tecnoestructura o esta es muy limitada en sus dimensiones.
- Staff de apoyo reducido. Se trata de no depender de él.
- Floja división del trabajo.
- Pequeña jerarquía gerencial.
- Se usan al mínimo los elementos normativos, de planeamiento, etc. (elementos
formales). Es una estructura orgánica.
- La coordinación se logra por la supervisión directa.
- La parte más importante es el ápex estratégico (generalmente una persona).
Centraliza poder y decisiones.
- Factores contingentes: joven, pequeña, sist. tecnológico no sofisticado, contexto
dinámico y simple, organización que no esta a la moda.
La Estructura Simple. Máquina burocrática:
- Tareas operativas rutinarias muy especializadas.
- Procedimientos muy formalizados en el núcleo operativo.
- Proliferan las normas, reglas, procedimientos, y comunicaciones formales.
- Unidades de gran tamaño en el núcleo operativo.
- La cumbre no centraliza la toma de decisiones.
- Estructura administrativa elaborada, con clara distinción de funciones de staff y
de línea.
- Coordinación por medio de estandarización de procesos de trabajo (por lo que es
fundamental la tecnoestructura).
- Al ser una estructura que genera muchos conflictos, existe una obsesión por el
control. Se trata de eliminar al máximo las incertidumbres para que la organización
marche en orden.
-Factores contingentes: antigua, grande, sistema tecnológico no automatizado,
contexto simple y estable, organización que no esta a la moda.
Manuales:
Los manuales son fundamentalmente instrumentos de comunicación. Aquellas
organizaciones que no los utilizan suelen canalizar sus normas e instrucciones
mediante comunicaciones aisladas que, ni bien cumplan con el objetivo de
información, no logran integrarse en un cuerpo orgánico y, por lo tanto, es difícil
ubicarlas y establecer si se encuentran vigentes.
Generalmente, el uso de manuales se encuentra difundido en empresas grandes,
ya que en la pequeña empresa la personalidad del empresario y la falta de
personal capacitado dificultan la aplicación de técnicas organizativas.
La necesidad de manuales se hace evidente cuando el tamaño y la complejidad
de la organización requieren normalización, ya que en empresas familiares o
pequeñas se aplica la modalidad de trabajo en equipo y la adaptación mutua como
medio de coordinación.
Ventajas:
a) Tiene una función unificadora, ya que son un compendio de las funciones y
procedimientos que se desarrollan en una organización.
b) La gestión y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o
criterios personales, sino que son regidos por normas que mantienen continuidad.
c) son un instrumento de comunicación que informa sobre prácticas de la empresa
para mejorar la comprensión de sus necesidades globales.
d) Sirven de consulta y para dirimir problemas de jurisdicción o de nivel de
autoridad, evitando así conflictos.
e) Son útiles para el entrenamiento y capacitación del personal y posibilitan una
evaluación objetiva de su desempeño.
Limitaciones:
a) No consideran los aspectos informales de la organización.
b) Su confección y su actualización pueden requerir esfuerzo y costo significativos.
c) Una redacción defectuosa o poco cuidada pueden dificultar su uso y,
consecuentemente, el desenvolvimiento de las operaciones.
d) En caso de ser muy detallados, limitan la discrecionalidad, y por tal limitan la
iniciativa individual.
Distintos tipos de manuales:
* De Normas: principales definiciones de normas y políticas.
* De Organización: contiene los gráficos de la organización y especifican en
detalle la estructura.
* De Procedimientos: presentan los sistemas y técnicas específicos para la
realización de las tareas.
Las tres categorías citadas no siempre resultan claramente definidas en la
práctica.
Lo que debe incluir el manual es: contenido, objetivo del manual, objetivos y
políticas de la organización, jerarquía, autoridad, control, misiones y funciones,
atribuciones, delegación, reemplazo, información, relaciones, responsabilidad,
organigrama, y regímenes de autorizaciones.
Organigrama:
El organigrama es la representación gráfica que muestra determinados aspectos
de la organización, ya que sólo indica la forma en que se relacionan los distintos
departamentos por medio de líneas de autoridad.
La descripción de cargos complementa la falta de información , ya que permite
precisar el contenido y las relaciones de las distintas posiciones definidas en el
organigrama. Es una descripción escrita de las relaciones de autoridad y los
principales deberes del cargo y sus requisitos,etc.
Elementos a representar:
· Posición o cargo: representa el conjunto de actividades agrupadas de acuerdo
con algún criterio de departamentalización y que se asignan a una unidad orgánica
o persona. se representa gráficamente mediante un rectángulo, donde se coloca la
denominación del departamento y/o nombre y jerarquía del jefe. los organismos no
lineales, “staff o de asesoramiento, se representan fuera de la pirámide
jerárquica.
· Relaciones entre cargos: muestra la relación de autoridad jerárquica mediante
líneas continuas que unen las distintas posiciones, y la autoridad funcional o “staff”
mediante una línea de trazo partido.
Propósitos:
Þ Como medio de información:
* ubican la posición de cada participante y su relación con el resto,
* facilitan la instrucción de quienes ingresan en la organización,
* muestran los puestos, sectores y departamentos y los órganos colectivos,
* definen los niveles de la jerarquía formal,
* identifican las relaciones de autoridad lineal y de asesoramiento,
* especifican divisiones geográficos, por productos o mercados.
Þ Como medio de análisis:
* proveen una visión global de la organización,
* permiten relevar la estructura vigente y proyectar nuevas estructuras,
* facilitan la comparación de distintas estructuras,
* ponen de manifiesto debilidades estructurales.
Sociograma: mediante éste se grafican las interacciones sociales del grupo.
Dirección: La función administrativa de la dirección es el proceso que consiste en
influir en las personas para que contribuya al cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales. Tal como quedara de manifiesto en las exposiciones
sobre esta función, las ciencias de la conducta realizan su mayor contribución a la
administración justamente en esta área.
Aunque se hace énfasis en las tareas de los administradores referentes al diseño
de un ambiente interno que permita el alto desempeño de las organizaciones, no
se debe ignorar que los administradores se ven obligados a operar también en el
ambiente externo de las empresas. Es evidente que los administradores no
pueden desempeñar correctamente sus tareas si no comprenden y se muestran
sensibles a los muchos elementos del ambiente externo (factores económicos,
tecnológicos, sociales, políticos y éticos) que afectan a sus áreas de operación.
Además, en la actualidad muchas organizaciones operan en diferentes países.
Por medio de la función de la dirección, los administradores ayudan a las personas
a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y
contribuir al mismo tiempo al cumplimiento de los propósitos de la empresa. Por lo
tanto los administradores deben conocer los papeles que asume la gente, así
como la personalidad e individualidad de esta.
Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que
permitan a los individuos realzar sus mejores contribuciones al cumplimiento de
los objetivos grupales.
Jerarquía De Las Necesidades – Maslow
Maslow concibió las necesidades humanas bajo la forma de una jerarquía, la que
va de abajo hacia arriba.
Las necesidades en orden ascendente de importancia son:
1. Necesidades fisiológicas: necesidades básicas para el sustento de la vida
humana, tales como alimentos, agua, calor, abrigo y sueño. En tanto no sean
satisfechas, las demás no motivarán a los individuos.
2. Necesidades de seguridad: necesidades para librarse de riesgos físicos y del
temor a perder el trabajo, la propiedad, los alimentos o el abrigo.
3. Necesidades de asociación o aceptación: como seres sociales, los individuos
tienen la necesidad de pertenencia, de ser aceptados por los demás.
4. Necesidades de estimación: una vez que los individuos satisfacen sus
necesidades de pertenencia, tienden a desear la estimación tanto propia como de
los demás. Este tipo de necesidad produce satisfacciones como poder, prestigio,
categoría y seguridad en uno mismo.
5. Necesidad de autorrealización: se trata del deseo de llegar a ser lo que se es
capaz de ser, de optimizar el propio potencial.
Enfoque De Motivación – Higiene – Herzberg
Herzberg se propuso formular una teoría de dos factores de la motivación. En un
grupo se encontrarían cosas como políticas y administración, supervisión,
condiciones de trabajo, relaciones interpersonales, salario, seguridad en el empleo
y vida personal. Estos elementos son, para Herzberg, insatisfactorios, no
motivadores. Denominó a estos factores de mantenimiento, higiene o contexto de
trabajo. En el segundo grupo, incluyó ciertos satisfactores (motivadores),
relacionados con el contenido del trabajo. Entre ellos se encuentran el logro, el
reconocimiento, el trabajo interesante, el avance y el crecimiento laboral.
El primer grupo de factores no motivan a las personas; no obstante, deben estar
presentes, ya que de lo contrario surgirá insatisfacción. Los factores del segundo
grupo son los verdaderos motivadores, ya que pueden producir sensaciones de
satisfacción.
Comparación de las teorías de motivación de Maslow y Herzberg:
La Teoría X y la Teoría Y Mc Gregor En dos grupos de supuestos, elaborados
por Mc Gregor, quedó expresada una visión particular de la naturaleza de los
seres humanos.
Supuestos de la teoría X:
1. Los seres humanos promedio poseen un disgusto inherente por el trabajo y lo
evitarán tanto como sea posible.
2. Dada esta característica humana de disgusto por el trabajo, la mayoría de las
personas deben ser obligadas, controladas, dirigidas y amenazadas con castigos
para que empeñen los esfuerzos necesarios para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
3. Los seres humanos promedio prefieren que se les dirija, desean evitar toda
responsabilidad, poseen una ambición relativamente limitada y, por encima de
todo, ansían seguridad.
Supuestos de la teoría Y:
1. El esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el
descanso.
2. El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios para
producir esfuerzos dirigidos al cumplimiento de objetivos organizacionales. Las
personas ejercen autodirección y autocontrol a favor de los objetivos con los que
se comprometen.
3. El grado de compromiso con los objetivos está en proporción con la importancia
de las recompensas asociadas con su cumplimiento.
4. En las condiciones adecuadas, los seres humanos aprenden no sólo a aceptar
responsabilidades, sino también a buscarlas.
5. La capacidad de ejercer un grado relativamente alto de imaginación y
creatividad en la solución de problemas se halla ampliamente distribuida en la
población.
6. En las condiciones de la vida industrial moderna, las potencialidades
intelectuales de los seres humanos se utilizan sólo parcialmente.
Es evidente que los dos supuestos difieren entre sí. La teoría X es pesimista y
rígida; de acuerdo con ella, el control es fundamentalmente externo (de superior a
subordinado). Por el contrario, la teoría Y es optimista, dinámica y flexible,
remarcando la autodirección y la integración de las necesidades individuales a las
demandas organizacionales.
Estas teorías son visiones diferentes acerca de los seres humanos. Los
administradores deben reconocer las capacidades y limitaciones de las personas,
y ajustar la conducta según lo demande la situación.
Motivación: Motivación es un término que se aplica a una serie de impulsos,
deseos, necesidades y fuerzas similares. Decir que los administradores motivan a
sus empleados es decir que realizan cosas con las que esperan satisfacer esos
impulsos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera. Las
motivaciones de un individuo pueden ser sumamente complejas, y en ocasiones
contradictorias. Una persona puede desear obtener bienes y servicios materiales,
al mismo tiempo que desea autoestima, estatus, una sensación de realización,
etc..
Motivadores
Los motivadores son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto
desempeño. Mientras que las motivaciones son reflejo de deseos, los motivadores
son las recompensas o incentivos que intensifican el impulso a satisfacer esos
deseos. Son los medios por los cuales es posible conciliar necesidades
contrapuestas o destacar una necesidad para darle prioridad sobre otra;
obviamente influyen en la conducta del individuo. Los administradores deben
interesarse en los motivadores y utilizar su inventiva para utilizarlos, ya que las
personas satisfacen sus deseos en formas muy variadas. Ellos deben hacer uso
de los motivadores que induzcan a la gente a desempeñarse efectivamente a
favor de la empresa.
Teoría Motivacional De La Expectativa – Vroom
Vroom sostuvo que la gente se sentirá motivada a realizar determinadas cosas a
favor del cumplimiento de una meta si está convencida del valor de ésta y si
comprueba que sus acciones contribuirán efectivamente a alcanzarla.
La teoría de Vroom postula que la motivación de las personas a hacer algo estará
determinada por el valor que otorguen al resultado de su esfuerzo multiplicado por
la certeza que tengan de que sus esfuerzos ayudarán al cumplimiento de una
meta. En otras palabras, sostiene que la motivación es producto del valor que un
individuo atribuye a una meta y la posibilidad de que la vea cumplida.
La teoría de Vroom podría formularse:
Donde fuerza es la intensidad de la motivación, valencia es la intensidad de la
preferencia del individuo por un resultado y expectativa, la probabilidad de que
cierta acción conduzca al resultado deseado.
La rejilla administrativa: Uno de los enfoques más conocidos para la definición
de los estilos de liderazgo es la rejilla administrativa, creada hace unos años por
Robert Blake y Jane Mouton. Con base en la importancia de que los
administradores pongan interés tanto en la producción como en las personas. Se
ha usado ya como un medio para la identificación de varias combinaciones de
estilos de liderazgos.
Liderazgo: Los administradores deben ejercer todas las funciones que
corresponden a su papel a fin de combinar recursos humanos y materiales en el
cumplimiento de objetivos.
La clave para lograrlo es la existencia de funciones claras y de cierto grado de
autoridad en apoyo a las acciones de los administradores.
La esencia del liderazgo son los seguidores. En otras palabras, lo que hace que
una persona sea líder es la disposición de la gente a seguirla. Además, la gente
tiende a seguir a quienes le ofrecen medios para la satisfacción de sus deseos y
necesidades.
El liderazgo y la motivación están estrechamente interrelacionados.
Definición de liderazgo: Harry Truman, decía que el liderazgo es la capacidad
para conseguir que hombres (y mujeres) hagan lo que no les gusta y que les
guste. Por otro lado, se toma al liderazgo como una influencia, esto es, el arte o
proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y
entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.
El ahínco es pasión, formalidad e intensidad en la ejecución del trabajo; la
seguridad es el reflejo de experiencia y capacidad técnica.
Componentes Del Liderazgo: Prácticamente no hay grupo de personas que,
desempeñándose a casi el nivel máximo de su capacidad, carezca de un individuo
a la cabeza particularmente apto en el arte del liderazgo. Todo indica que esta
aptitud se compone de al menos cuatro importantes ingredientes:
1. Uso eficaz y responsable del poder.
2. Capacidad de comprensión que los seres humanos tienen distintas
motivaciones en diferentes momentos y situaciones.
3. Capacidad de inspiración.
4. Actúa a favor del desarrollo de una atmósfera conducente a la respuesta ante
las motivaciones, estilo de líder y ambiente que genera.
El primer componente del liderazgo es el poder. Teniendo en cuenta la naturaleza
del poder y las diferencias entre poder y autoridad:
Conducta y estilos de liderazgo: Existen varias teorías sobre la conducta y
estilos de liderazgo. Ahora, nos ocuparemos de:
1) El liderazgo basado en el uso de la autoridad,
2) La rejilla administrativa,
3) El liderazgo como implicador de una amplia variedad de estilos, los cuales van
desde el uso máximo al mínimo de poder e influencia.
4) El coaching donde el equipo es más que la suma de los individuos.
Estilos Basados En El Uso De La Autoridad.
De acuerdo a esto, aplican tres estilos básico y un nuevo concepto.
- El líder Autocrático, impone y espera cumplimiento, seguro y conduce por medio
de la capacidad de retener u otorgar premios y castigos.
- El líder Democrático, o participativo, consulta a sus subordinados respecto de
acciones y decisiones probables y alienta su participación.
- El líder liberal o “de riendas sueltas”, hace un uso muy reducido de su poder, en
caso de usarlo, ya que les concede a sus subordinados un alto grado de
independencia en sus operaciones. Dependen en gran medida de sus
subordinados para el establecimiento de sus metas y de los medios para
alcanzarlas, y conciben su función como de apoyo a las operaciones de sus
seguidores.
Liderazgo transaccional y transformacional: Los líderes transaccionales
identifican qué necesitan sus subordinados para cumplir sus objetivos, aclaran
funciones y tareas organizacionales. Trabajan intensamente e intentan dirigir a la
organización con todoa eficiencia y eficacia.
Los líderes transformacionales articulan una visión e inspiran a sus seguidores.
Poseen asimismo la capacidad de motivar, de conformar la cultura organizacional
y de crear un ambiente favorable para el cambio organizacional.
Comunicación: Desde el punto de vista de la administración, la comunicación es
el proceso en virtud del cual los miembros de un organización se transmiten
información e interpretan su significado. Lo que la comunicación hace para la
organización se asemeja a lo que la corriente sanguínea hace para un organismo.
La corriente sanguínea aporta oxígeno a todas las células del cuerpo; el sistema
de comunicación suministra información a todas las unidades (departamentos,
personas). Sin la información necesaria, los individuos y departamentos de la
organización funcionan mal, lo cual puede ocasionar una especie de ineficiencia
terminal para ellos y la organización en su conjunto.
Los resultados de la investigación confirman la creencia general de que la
información verídica y pertinente mejora la toma de decisiones y otra clase de
actividades de los individuos y grupos a menos que llegue en cantidades
abrumadoras.
La comunicación en las organizaciones debería dar a los departamentos y a los
empleados la información y conocimientos que le permitan realizar bien sus tareas
y los motiven para ello.
Todos los empleados, entre ellos los gerentes, requieren información apropiada
para la coordinación técnica y los aspectos motivacionales y actitudinales de su
trabajo.
En gran medida, la productividad de los gerentes depende de la eficacia con que
se logre el procesamiento de la información de cada tipo: el técnico, el relacionado
con la coordinación, el motivacional y el actitudinal. Parte de la eficacia
organizacional se basará en grado de ajuste entre el patrón o red de las
comunicaciones organizadas y las características del sistema de las tareas.
En parte se deberá también a la habilidad interpersonal del gerente como
comunicador.
Comunicación Organizacional La eficacia con que el grupo resuelve sus
problemas, depende del grado de adecuación entre la red de comunicaciones y la
satisfacción de las necesidades del procesamiento de la información planteada por
el problema que debe ser resuelto.
Los estudios de laboratorio con grupos indican algunas conclusiones generales:
1. Los aumentos de incertidumbre, complejidad e interdependencia de las tareas
se acompañan de una mayor necesidad de compartir o procesar al información
2. La forma en que están estructurados los sistemas o redes de comunicación es
un factor determinante en la capacidad de compartir o procesar la información
3. Cuanto mejor satisfaga el sistema de comunicación las necesidades de
procesamiento de información, mayores probabilidades habrá de que la tarea se
realice bien
Aunque la comunicación entre grupos e individuos siempre ha sido juzgada de
vital importancia en la teoría de la administración, y aunque es un tema muy
investigado, pocas veces se ha considerado la organización global como un
sistema de procesamiento de información o de comunicación y pocos estudios se
han centrado en la estructura y los procesos del mismo.
El proceso de la comunicación: La estructura impersonal de los sistemas de
comunicación no asegura por misma la eficacia organizacional. El hecho de
contar con un buen diseño y con adecuados mecanismos de coordinación no
garantiza la eliminación de las dificultades que impiden la comunicación hacia
arriba, hacia abajo, y lateral en la organización.
En último término, las personas hablan entre sí. Por lo menos es a es como se
realiza el grueso de la comunicación en las empresas. Los estudios dedicados a la
comunicación gerencial revelan que los ejecutivos dedican más tiempo a la
comunicación oral que a la escrita. La comunicación a través del correo suele
considerarse un trabajo desagradable, sobre todo porque el correo trae
principalmente información vieja e indeseada. La información actual, viva y
pertinente casi siempre se consigue en la conversación.
Aunque una estructura bien diseñada puede facilitar la comunicación hablada o
escrita, entre quienes la necesitan, la eficacia con que se comunica depende del
proceso y la estructura de la comunicación.
Dos Clases De Comunicación: Existen dos clases de comunicación: la eficaz y
la buena. La comunicación eficaz se da cuando el emisor logra del receptor los
resultados deseados. En ella su objetivo es influir en el receptor para conseguir la
influencia que quiere. La buena comunicación se efectúa cuando la comprensión
del receptor coincide con el significado que el emisor desea transmitirle. En la
buena comunicación, la comprensión es la meta que se alcanza.
La buena comunicación es una condición necesaria pero no suficiente de la
comunicación eficaz.
La comunicación eficaz se basa en parte en una buena comunicación; por tanto, si
bien algunas veces los gerentes desean con muchas ganas lograr una
comunicación eficaz sin pensar mucho en la buena comunicación, un estudio
cuidadoso de lo que obstaculiza a esta última y ocasiona malos entendidos puede
contribuir a lograr una comunicación eficaz.
Barreras De La Comprensión
Para que el significado que desea transmitir el emisor llegue íntegro a la mente del
receptor debe cruzar un camino lleno de obstáculos. Ese camino incluye barreras
en el emisor, en el curso de la transmisión y en el receptor. Y en la
retroalimentación, en caso de que se intente, afronta las mismas barreras.
Barreras En La Fuente
ü Falta de claridad.
ü Multiplicidad de fuentes contrarias.
ü Mensajes no deseados.
Barreras En La Transmisión
ü Mala elección del canal.
Barreras En El Receptor
ü Desatención
ü Evaluación prematura
ü Respuestas a factores insignificantes
ü Preparación de la propia respuesta en vez de escuchar
ü Interpretación errónea
Barreras En La Retroalimentación
No siempre hay retroalimentación en la comunicación. Es un paso adicional que
puede o no estar presente en ella. Cuando no se proporciona, la comunicación se
produce en un solo sentido; cuando se suministra la comunicación se realiza en
dos direcciones.
Se ha comparado la comunicación en uno y en dos sentidos, y ha quedado
demostrado que, aunque la primera es más rápida, parece más ordenada y a
menudo resulta menos amenazadora para los emisores cuyas ambigüedades y
errores son expuestos por la retroalimentación. La segunda es más exacta y
favorece la confianza en mismo por parte de los receptores. Pero la mera
presencia de la retroalimentación rara vez garantiza una comunicación eficaz. En
la retroalimentación, el receptor se convierte en emisor y con ello queda sujeto a
todos los problemas de un emisor. Más aún, como ya se ha señalado, lo que envía
este nuevo emisor está sujeto a todos los problemas de transmisión y de
recepción.
Función De La Retroalimentación En El Control
La retroalimentación es una fase esencial del proceso de control. Sin
retroalimentación sobre las actividades y resultados relativos a los objetivos de
ventas y servicios, los gerentes estarían cumpliendo su función, sin la ventaja de
la información concerniente a su progreso en la obtención de las metas. Gracias a
la retroalimentación sobre el desempeño es posible comparar los resultados reales
con los proyectados e intentar introducir ajustes donde se requieran, por ejemplo:
los gerentes de las oficinas de negocios pueden valerse de sus informes para ver
si los patrones de defectos en los contactos con los clientes implican la necesidad
de dar una mayor capacitación a los representantes de servicios o hacer cambios
en sus sistemas de liderazgo.
Conflicto: El conflicto y la cooperación constituyen elementos integrantes de la
vida de las organizaciones. Ambos son considerados dos aspectos de la actividad
social, íntimamente relacionados. Tanto es así que la resolución del conflicto es
mucho mejor comprendida como una fase del esquema conflicto-cooperación que
como un fin de conflicto o una resolución final del conflicto. El pensamiento
administrativo se ha preocupado por el problema de obtener cooperación y de
solucionar conflictos. El conflicto no es casual, es inherente a la vida empresarial e
inherente al uso del poder.
Integración de personal: Se define como cubrir y mantener cubiertos los puestos
en la estructura organizacional. Esto incluye identificar los requisitos de las fuerzas
de trabajo, mantener un inventario de las personas disponibles, y reclutar,
seleccionar, emplear, ascender, evaluar, planear las carreras, remunerara y
capacitar o de alguna otra forma desarrollar tanto a los candidatos como a los que
desempeñan en la actualidad los trabajos para cumplir sus tareas con efectividad
y eficiencia. Es claro que la integración de personal tiene que estar estrechamente
vinculada a la organización, es decir, al establecimiento de estructuras
intencionales de roles y puestos.
Control: El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de
establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la
ejecución de los planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún
administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados
están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto,
a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y
coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más
completo podrá ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo
erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para
evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que
sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
Elementos del control:
-) Establecimiento de estándares. Es la aplicación de una unidad de medida, que
servirá como modelo, guía o patrón en base en lo cual se efectuará el control.
-) Medición de resultados. La acción de medir la ejecución y los resultados, puede
de algún modo modificar la misma unidad de medida.
-) Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción
correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
-) Retroalimentación. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la
planeación y el control.
Fernando correa

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    Correa Fernando. (2004, enero 24). Definición de administración y teorías administrativas. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/definicion-de-administracion-y-teorias-administrativas/
    Correa, Fernando. "Definición de administración y teorías administrativas". GestioPolis. 24 enero 2004. Web. <https://www.gestiopolis.com/definicion-de-administracion-y-teorias-administrativas/>.
    Correa, Fernando. "Definición de administración y teorías administrativas". GestioPolis. enero 24, 2004. Consultado el 19 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/definicion-de-administracion-y-teorias-administrativas/.
    Correa, Fernando. Definición de administración y teorías administrativas [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/definicion-de-administracion-y-teorias-administrativas/> [Citado el 19 de Julio de 2018].
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