Administración. ¿Qué es? ¿Ciencia, arte, práctica? Definición, características, objetivos e importancia

La administración es la ciencia que estudia las organizaciones, también es la función por la cual se transforman los recursos organizacionales (humanos, físicos, financieros e intangibles) en valor a través de las de las actividades de planeación, organización, dirección y control.

Al terminar la lectura entenderás qué es administración, conocerás por qué se considera a la vez como ciencia, arte y técnica, cuál es su importancia para los individuos y la sociedad, las principales características que la hacen única y sus objetivos primordiales.

Qué es administración

En el término Administración se unen varios conceptos, de una parte, el campo del saber que abarca todo el pensamiento y la teoría desarrollados alrededor del tema, de otra, el ejercicio de implementación de dichas teorías y, por último, las personas que llevan adelante la implementación.

La American Management Association, en su diccionario de negocios y administración, propone las siguientes acepciones para el término administración (Kurian, p. 284):

  1. Llevar el control de una empresa u organización con el objetivo de hacerla rentable y sostenible. La operación requiere habilidades organizativas y de relaciones humanas que son diferentes de las habilidades empresariales. La administración es responsable de establecer metas, supervisar el cambio y el crecimiento, medir el desempeño, la planificación, el control de costos, la fijación de precios, la resolución de conflictos y el control de calidad.
  2. El grupo de personas involucradas en el funcionamiento de una empresa u organización, especialmente en los escalones superiores, conocida como alta administración. Los gerentes son responsables ante los propietarios o accionistas de la conducción de los asuntos comerciales.
  3. La disciplina académica que se ocupa del estudio de la administración como ciencia y las formas y medios de administrar una institución o corporación.

La primera se centra en la práctica de la administración, la segunda en el ente organizacional conformado por quienes la practican y la tercera en el cuerpo de conocimiento que estudia. Las tres aunadas constituyen el todo del concepto, la administración es ciencia, arte y práctica.

La administración como ciencia

Para Frederick W. Taylor la administración científica consistía fundamentalmente en ciertos principios generales amplios, una cierta filosofía que puede ser aplicada en muchas formas; y cualquier descripción de lo que un individuo o conjunto de individuos considera como el mejor mecanismo para aplicar estos principios generales.

Más que una ciencia como tal, la administración puede ser entendida como una disciplina académica o un campo de estudio que se fundamenta en todo un cuerpo de conocimiento organizado y representado en un conjunto de teorías y principios cuya implementación no brinda absoluta certeza sobre los resultados que se obtendrán ya que, entre otras variables, no puede predecir con exactitud el comportamiento del componente humano sobre el cual actúa; a diferencia de las ciencias exactas, cuyas leyes universales (la ley de la gravedad en la física, por ejemplo) sí permiten hacer cálculos totalmente precisos, de ahí su denominación.

Sin embargo, cumple con características propias de las ciencias sociales. Mediante la observación y el método científico pretende encontrar las distintas variables, técnicas, principios y teorías que conforman los hechos administrativos (los relativos a la organización, su objeto de estudio) y que les permiten a las organizaciones crecer, desarrollarse y alcanzar sus objetivos consistentemente como resultado de la aplicación de un proceso científicamente estudiado y aplicado siguiendo una metodología diseñada para ello.

La administración es una ciencia, cuyo campo de estudio lo constituye el comportamiento de la organización. Su conocimiento y el empleo de las técnicas administrativas permiten la conducción de los grupos formales hacia la consecución de los objetivos previstos, en un ambiente en que todas las personas, trabajando juntas, aporten sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas. (Paniagua, p. 20)

La administración como arte

La administración se ha definido como el arte de conseguir resultados a través del esfuerzo de terceras personas. Se ha dicho, además, que alguna fracción indeterminada de su aplicación se corresponde con características propias de las artes como la inventiva, la creatividad y la intuición.

La imagen de la administración como arte implica que la capacidad de gestión es cuestión de intuición, ingenio natural y personalidad. Administrar implica esas cualidades indefinibles y, por tanto, imposibles de enseñar, asociadas con la idea de liderazgo, cuyas habilidades se pueden desarrollar, pero no adquirir. Esta postura asume que el artista (administrador) posee talentos innatos.

Analizando esta posición, se comprende que no es conveniente catalogar la administración únicamente como arte ya que el resultado de las artes es una obra que se dirige a los sentidos con el propósito de generar una reacción, una emoción o hasta un sentimiento en quien la aprecia o vivencia y este no es el propósito de la administración, como se verá más adelante.

La administración como arte implica inventiva más que mera conformidad, práctica más que simples fórmulas, sabiduría más que puro conocimiento. Observar a un administrador efectivo en acción es como ver a un artista trabajando. (Shaw et al., p. 195)

La administración como técnica

Como técnica la administración es apreciada desde dos ópticas. La primera la ve como una función organizacional consistente en la ejecución de un proceso continuo. La segunda la observa como una práctica que solo se aprende adecuadamente a través de la experiencia.

La administración como función

Henri Fayol, quien diera origen a la teoría clásica de la administración, indicó que la administración es una de las sesis áreas funcionales de toda organización. Dicha función se realiza mediante un proceso que consiste en la interrelación de las funciones de prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción. Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la empresa. Mandar es dirigir al personal. Coordinar es unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos. Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes dadas.

Como proceso, la administración tiene ciertas implicaciones:

  • Involucra la interacción de personas, y de grupos de personas, que trabajan de manera conjunta en la búsqueda de objetivos compartidos, lo que lo convierte en un proceso social.
  • Amalgama el esfuerzo de recursos de diferente tipo, humanos, físicos y financieros. Es un proceso integrador.
  • Permanentemente se están solucionando nuevos problemas y se repiten ciertas acciones y funciones hasta que se alcanzan los objetivos. Es un proceso continuo.
  • Las funciones administrativas, planificación, organización, dirección y control, se encuentran contenidas unas en otras. Es un proceso interrelacionado.
La administración es el proceso de controlar y tomar decisiones sobre una organización, así como supervisar a otros para garantizar que las actividades se realicen de manera eficiente y efectiva. (Dansby y Sobak, p. 17)

La administración como práctica

Henry Mintzberg, probablemente el más agudo observador de la labor administrativa, ha indicado en sus textos que, de acuerdo con sus investigaciones, la administración es una práctica que tiene más de arte y oficio que de ciencia o profesión.

Explica que dicha práctica se basa en la intuición, como las artes, y en el aprendizaje a través de la experiencia, como los oficios. No busca el desarrollo sistemático del conocimiento, como la ciencia, ni cuenta con un conocimiento codificado que se pueda aprender de manera formal, lo hace más bien con un conocimiento tácito que no es de fácil acceso, razón por la cual es necesario aprenderlo en el trabajo mediante la experiencia directa.

Como se ilustra en la siguiente figura (Mintzberg, p. 13), la práctica administrativa puede concebirse como algo que ocurre dentro de un triángulo donde el arte, el oficio y el uso de la ciencia se encuentran. El arte contribuye con las ideas y la integración; el oficio hace las conexiones, basándose en experiencias tangibles; y la ciencia proporciona el orden a través del análisis sistemático del conocimiento.

La administración como práctica

Peter F. Drucker, para muchos el mayor pionero del pensamiento administrativo moderno, mencionó en algunos de sus escritos que para él la administración es una actividad específicamente dedicada a que la empresa comercial alcance un mejor desempeño. Esa actividad la asimiló a un órgano que se describe y define según sus funciones, siendo estas:

  1. La realización económica. La administración debe siempre, en cada decisión y acción, anteponer el desempeño económico.
  2. Convertir los recursos humanos y materiales en una empresa productiva. Se trata de construir una dirección que actúe sobre los recursos de que dispone para que su producto sea mayor que la suma de sus partes.
  3. Dirigir a los trabajadores y su trabajo. Implica considerar al ser humano como un recurso y al recurso humano como seres humanos íntegros.

También argumentó que dentro de las tareas de la administración se encuentran:

  • Establecer los objetivos de la organización.
  • Organizar y coordinar los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
  • Motivar al personal para lograrlos.
  • Monitorear el desempeño del personal en relación a los objetivos.
  • Mejorar el desempeño mediante el desarrollo continuo de quienes conforman la organización.
  • Definir cuál es el negocio de la empresa.
La administración es una práctica que se aprende principalmente en el trabajo, tiene sus raíces en la experiencia y solo se puede practicar con éxito con una comprensión profunda del contexto particular. (Mintzberg, 2009)

Características de la administración

La administración condensa en sí misma ciertas propiedades que la hacen particular y única, entre ellas:

• Es universal

Está presente en cada acto de la vida, tanto de las personas como de todos los tipos de organización.

• Tiene un propósito

Se ocupa del logro de algo definido, expresado como una meta u objetivo. De hecho, existe porque es un medio efectivo para conseguir que se haga lo que se requiere para alcanzar ese objetivo.

• Está orientada a la acción

La administración es una actividad que requiere iniciativa, se centra en hacer que las cosas pasen de la forma en que se planearon, sabiendo siempre qué se puede hacer, si se va a hacer o no, de qué manera se hará, empleando qué recursos y el momento en que se llevará a cabo.

• Es sistémica

Se puede entender como un sistema integrado por un conjunto de elementos administrativos que interactúan y se interrelacionan.

• Es intangible

Su presencia se hace evidente solo por los resultados de su labor, sean buenos o malos.

• Es Interdisciplinaria

Se formó con los aportes de otras ramas del saber, ciencias exactas y sociales, y sus hallazgos teóricos tienen efectos sobre ellas.

• Es situacional

No existe una mejor manera de administrar, dependerá de la situación. Los principios, enfoques y técnicas de gestión, así como la toma de decisiones, solo se aplican después de tener en cuenta la situación existente en el momento.

• Es dinámica

Se adapta a los cambios del entorno y sociales e introduce innovaciones en la forma de hacer las cosas.

• Es contingencial

La administración actúa cuando las rutinas se rompen, cuando ocurren problemas inesperados.

Objetivos de la administración

Los objetivos de la administración son variados y numerosos, entre ellos se pueden mencionar los siguientes:

• Evitar el caos y el desperdicio de tiempo, dinero y esfuerzo

La administración es la disciplina de la optimización de los recursos que soportan la misión de un organismo social, dirigidos al alcance de una visión de excelencia. (Reza, p. 36)

• Promover el incremento de la productividad

Administración es el arte de saber exactamente qué se quiere que hagan los trabajadores y después vigilar que lo hagan del modo más correcto y económico. (Taylor, citado por Fernández, p. 17) La productividad es aquel equilibrio de todos los factores de la producción que dará el mayor rendimiento con el menor esfuerzo (Drucker, 1979, p.62).

• Minimizar la incertidumbre

Aunque rara vez se predice el futuro con exactitud, la administración se encarga de asumir las debidas disposiciones para sacar el máximo provecho de las oportunidades por venir y eludir los riesgos. (Maheshwari, p. 6)

• Impulsar el desarrollo de las personas que conforman una organización

La administración es el proceso por el cual se crea un clima a través del que los individuos que hacen parte de una organización alcanzan tanto sus objetivos personales como los de la organización misma. (Gupta, p. 13) La administración tiene que ayudar a sacar lo mejor de las personas que conforman la organización, para que puedan conocer mejor, decidir mejor y actuar mejor.

• Crear clientes y mantenerlos

El objetivo de la administración consiste en suministrar los bienes y servicios deseados por el consumidor a un precio que esté dispuesto a pagar. Solo así puede una empresa obtener ganancias, porque son los clientes quienes las generan. (Drucker, citado por McGrath y Bates, p. 10)

• Crear valor empresarial y social

La administración es una disciplina que posibilita el trabajo articulado en pos de la creación de valor para las empresas, sus clientes y propietarios, y para la sociedad en general. (Magretta, p. 255)

Importancia de la administración

Drucker mencionó que la administración es una institución indispensable en la sociedad ya que es el órgano específicamente encargado del progreso económico organizado. Esta única aseveración comporta elementos que permiten observar su gran importancia no solo para las empresas con finalidad de lucro, sino para la sociedad en su conjunto y para todo individuo que la conforma.

La administración es transversal a una gran cantidad de actividades humanas, está presente en el hogar, en las escuelas, en los hospitales, en los bancos, en las fundaciones, en las instituciones deportivas, en las municipalidades, … en una palabra, se administra todo y, generalmente, cuando se hace bien, los beneficios se difunden entre quienes se conforman como partes interesadas, miembros de una familia, en el caso de un hogar, clientes y empleados (entre otros) en el caso de las empresas o todos los ciudadanos de un país, en el caso de los gobiernos nacionales; o en los casos en que no se hace bien, los perjuicios.

Como elementos particulares que resaltan la importancia de la administración se pueden mencionar, entre otros, los siguientes:

• Contribuye al crecimiento sustentable de las empresas

Fortalece el desarrollo, adaptación, permanencia, crecimiento, supervivencia y utilidad de las organizaciones en un mundo cambiante, globalizado y exigente que cada vez demanda una mayor competitividad y productividad para permanecer en el mercado.

• Hace que el esfuerzo humano sea más productivo

Tiene la responsabilidad de tomar medidas que les permitan a las personas hacer sus mejores contribuciones a los objetivos del grupo.

• Es la disciplina más practicada por la humanidad

En la práctica, todo el quehacer humano hace uso del proceso administrativo. Allí donde existe un organismo social se da la administración y a mayor complejidad organizacional, mayor será la necesidad de esta.

• El éxito de los organismos sociales está directamente relacionado con la administración.

Cuando una organización cuenta con una buena administración, sus recursos tienden a florecer y viceversa.

Bibliografía

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