El control como fase del proceso administrativo

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes para una optima labor gerencial.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

El control como fase del proceso administrativo

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa y posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se pueden definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

Siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

Definición de Control

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como «el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa» (p.654).

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: «El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas» (p.610).

Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control «Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición». (p.62).

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

  • En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
  • En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
  • En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
  • Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

Importancia dentro del Proceso Administrativo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Es una medida de la eficacia de todo el proceso administrativo.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porqué los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se pueden adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Entre otras razones, el control en la organización es importante porque:

  • Detecta vacíos en las demás etapas del proceso administrativo.
  • Establece correctivos a las desviaciones detectadas.
  • Detecta las tareas, funciones y/o áreas de la organización que requieren intervención.
  • Proporciona información necesaria para la toma de decisiones.
  • Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
El ciclo del control

El ciclo del control – Fuente: Luna (p. 120)

Tipos de control

De acuerdo con el momento en que se lleva a cabo se puede establecer la siguiente clasificación:

  • Control Preliminar (precontrol)
    • Se orienta hacia el futuro.
    • Tiene como objetivo la prevención de problemas antes de que sucedan.
    • Se lleva a cabo antes del comienzo de las operaciones.
    • Diseña políticas, procedimientos y reglas para asegurar que las actividades planificadas se ejecutarán apropiadamente.
  • Control Coincidente (concurrente)
    • Tiene lugar durante las operaciones.
    • Incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades para asegurar que se cumplan las políticas, procedimientos y reglas previamente diseñadas.
  • Control por retroalimentación (postcontrol)
    • Acción a posteriori.
    • Concentra la atención en los resultados de las operaciones ya realizadas.
    • Propone posibles correcciones para prevenir desviaciones en las operaciones futuras.

Y, según su función se puede distinguir entre:

  • Control de gestión
    • Compara resultados con objetivos y/o previsiones en un periodo determinado (indicadores de gestión).
    • Ámbito de aplicación transversal.
  • Control organizacional
    • Coteja lo planeado con lo que se está realizando, es concurrente.
    • Promueve rutinas y procedimientos estandarizados.
  • Control directivo
    • Confronta a la organización con el exterior, con su entorno y su competencia.
    • Propende por el futuro a largo plazo cuestionando si los fines y medios han sido seleccionados correctamente.

Para terminar, y como complemento, te invitamos a ver el siguiente video en el que se presenta una breve y clara definición de control, se explica cómo se lleva a cabo este subproceso, se enuncian los principios que lo rigen y se determina su importancia dentro de la organización.

Bibliografía

  • ALEGRE, Luis; BERNE, Carmen y GALVE, Carmen. Fundamentos de economía de la empresa: perspectiva funcional. Editorial Ariel. Barcelona, 2008.
  • LUNA, Alfredo. Proceso Administrativo. Grupo Editorial Patria. México, 2015.
  • MELINKOFF, Ramón. Los procesos administrativos. Editorial Panapo. Caracas, 1990.
  • ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary. Administración. Quinta edición. México, 1996.
  • ROBBINS, Stephen y DE CENZO, David. Fundamentos de administración, concepto y aplicaciones. México, 1996.
  • TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administración. Editorial Continental. México, 1999.
  • STONER, James; FREEMAN, R y GILBERT, D. Administración. Sexta Edición. México, 1996.

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College Derkra. (2010, enero 28). El control como fase del proceso administrativo. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/el-control-como-fase-del-proceso-administrativo/
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College Derkra. "El control como fase del proceso administrativo". GestioPolis. enero 28, 2010. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/el-control-como-fase-del-proceso-administrativo/.
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