Teoría de la empresa y su administración

¿ Qué es Administrar ?

Es conducir a una persona o grupo hacia el logro de objetivos. (Para ello se utiliza a la Administración).

¿ Proceso Administrativo

Una serie de Elementos, de pasos, de etapas a través de los cuales se logra una adecuada Administración.

administracion-ii

¿ Administración ?

Técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia en la coordinación de los recursos que integran una empresa.

Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

¿ Proceso ?

Serie, conjunto de pasos.

¿ Coordinación ?

Ordenamiento simultáneo y armonioso de recursos necesarios para obtener un objetivo común.

¿ Eficacia ?

Logro de objetivos en cantidad y tiempo.

¿ Eficiencia ?

Uso racional de recursos. ( con un mínimo de costos – y máxima calidad ).

¿ Productividad ?

La relación entre la cantidad de insumos ( materias primas ) que se emplean para producir un producto o servicio y sus resultados.

P =        Total de Insumos para …

Sus Resultados

¿ Empresa Productiva ?

Cuando logra máximos resultados con el mínimo de recursos, y alcanza sus objetivos institucionales.

Al Planear debemos establecer Objetivos

A) Institucionales ( corresponden a la organización o al grupo ).

B) Individuales ( personales ).

¿ Cuándo se dice que una Organización o Empresa es Productiva ?

Cuando el grupo logra los Objetivos Institucionales.

¿ Cuándo decimos que es Satisfactoria ?

Cuando logra los Objetivos Individuales.

¿ Cuándo decimos que el Grupo o Empresa cuenta con Alta Moral ?

Cuando cuenta con grupos productivos y satisfechos.

PROCESO ADMINISTRATIVO

En la realidad es Indivisible, pero para poder estudiarlo, se secciona en :

  1. A) Fases.
  2. B) Elementos.
  3. C) Etapas

A.)  FASES

  1. I) Mecánica.
  2. II) Dinámica
  3. I) Mecánica : se fijan las bases o cimientos donde se apoyará la empresa.

profundo trabajo de planeación, de escritorio, teórico.

se estructura la empresa ( su esqueleto ).

  1. II) Dinámica : pone en práctica lo requerido lo indicado por la mecánica. inicia la operación del negocio.  práctica.

B.)  ELEMENTOS

1) Previsión.

2) Planeación.

3) Organización.

4) Integración.

5) Dirección

6) Control.

C.)  ETAPAS

Cada Elemento del Proceso contempla  3 etapas ; mismas que repasaremos a continuación :

FASE MECANICA

  • PREVISION : Responde a la pregunta … ¿ qué puede hacerse ?

Sus Etapas :

Objetivos.

Investigaciones.

Cursos Alternativos.

  • PLANEACION : Responde a la pregunta … ¿ qué se va a hacer ?

Sus Etapas :

Políticas.

Procedimientos.

Programas. ( Presupuestos ).

  • ORGANIZACIÓN : Responde a la pregunta … ¿ cómo se va a hacer ?

Sus Etapas :

Jerarquías.

Funciones.

Obligaciones.

FASE DINAMICA

  • INTEGRACION : Responde a la pregunta … ¿ con qué se va a hacer ?

Sus Etapas :

Selección.

Introducción.

Desarrollo.

  • DIRECCION : Responsable de ver que se haga .

Sus Etapas :

Mando o Autoridad.

Comunicación.

Supervisión.

  • CONTROL : Investiga cómo se ha realizado .

Sus Etapas :

Establecimiento de Normas.

Operación de los Controles.

Interpretación de Resultados.

La palabra Empresa, proviene del vocablo EMPRENDER, es decir, iniciar algo; empezar un conjunto de actividades encaminadas a un fin específico y predeterminado.

  • Es el campo de acción más importante de la Administración.

No es fácil definirla por los diversos enfoques o puntos de vista con que puede definirse :

  • económico,
  • jurídico,
  • social,
  • filosófico,
  • por su cantidad de empleados,
  • por su capital social ,y
  • por sus ventas.

CONCEPTOS DE EMPRESA

“ Grupo social en el que, por medio de la administración del capital y trabajo, produce bienes o servicios para satisfacer necesidades de la sociedad ”.

“ Toda aquella organización formada por personas, en donde sus acciones están armoniosamente coordinadas y aplicadas a materiales, equipo, maquinaria y dinero, con el propósito de lograr un objetivo previamente definido ”.

ELEMENTOS QUE FORMAN LA EMPRESA

Conoceremos y analizaremos ” qué elementos integran o componen una empresa, de qué está compuesta y qué cosas puede abarcar “.

Estos son  los Elementos imprescindibles, necesarios a toda empresa :

Elementos Materiales.

  1. a) Edificios- instalaciones- equipo- maquinaria.
  2. b) Materias Primas : que se transformarán en productos terminados ( como la madera, el hierro, algodón, petróleo, leche ).

Material Indirecto : no forma parte del producto, pero es necesario para la producción ( combustibles, grasas, lubricantes, clavos ).

Productos Terminados : listos para venderse.

  1. c) Dinero : en forma de efectivo para efectuar pagos urgentes o diarios ( fondo fijo de caja chica )

Elementos Humanos

Son eminentemente activos y de máxima dignidad en la empresa.

  1. a) Obreros su trabajo es manual.

Clasificación de Obreros

1.-) Calificados : cuentan con habilidades y conocimientos especiales “ antes de ingresar a la empresa “.

2.-) No Calificados : no cuentan con dichas habilidades y conocimientos antes de ingresar a la empresa.

  1. b) Empleados: su trabajo es intelectual y de servicio; realizan el trabajo oficinesco.

También pueden ser Calificados y No Calificados.

  1. c) Supervisores : vigilan el cumplimiento exacto de los planes y órdenes de la superioridad.
  2. d) Técnicos : trabajan basados en reglas o principios para crear sistemas o controles.
  3. e) Altos Ejecutivos: cumplen con la función administrativa.
  4. f) Directores: responsables de la fijación de objetivos y políticas generales; aprueban planes generales y revisan resultados finales.

Elementos Técnicos

Son los ” bienes inmateriales de la empresa “.

  1. a) Sistemas de Producción: fórmulas – patentes – métodos.
  2. b) Sistemas de Ventas: autoservicio – a domicilio – de contado – crédito.
  3. c) Sistemas de Finanzas : formas de obtener dinero, sea con capital propio o prestado.
  4. d) Sistemas de Organización y Administración : muestran la estructura de la empresa, funciones, niveles jerárquicos y canales de comunicación.

CLASIFICACION DE EMPRESAS

Las Empresas, Organizaciones o Entidades pueden Clasificarse, de acuerdo con la Actividad o Giro que desarrollen, en :

I.-) Industriales:  “ su actividad primordial es “ la producción de bienes, ya sea transformando y/o extrayendo materias primas “.

Y las Industrias, se Clasifican a su vez en :

  1. a) Extractivas : extraen y explotan los recursos naturales, renovables o no renovables , (pesca-minería-maderería- fondos petroleros).
  2. b) Manufactureras: transforman la materia prima en productos terminados.
  3. c) Agropecuarias : explotan la agricultura y ganadería.

II.- Comerciales:  “ son intermediarias entre el productor y consumidor; siendo su función primordial la compra-venta de productos terminados “.

Se Clasifican en:

  1. Mayoristas: venden en grandes volúmenes a los minoristas o detallistas.
  2. Detallistas: venden productos al menudeo, o en pequeñas cantidades al consumidor final.
  3. Comisionistas: venden mercancías que los productores les dan a consignación, a cambio de una ganancia o comisión.

III.- Servicio: “ brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos “.

Se Clasifican en :

1) Transporte

2) Turismo

3) Instituciones Financieras

4) Comunicaciones

5) Energía

6) Agua Potable

7) Educación

7) Servicios Médicos

8) Asesoría y Consultoría Profesional.

Por Origen del Capital:  dependiendo del origen de las aportaciones y del carácter a quien dirijan sus actividades, las empresas pueden Clasificarse en:

  1. A) Privadas : el capital es propiedad de inversionistas particulares y su finalidad es absolutamente lucrativa ( ganancia ).

Y pueden ser

  • Nacionales, cuando los inversionistas son nacionales.
  • Nacionales y Extranjeros.
  • Transnacionales ,cuando el capital es totalmente de origen extranjero,y las utilidades se reinvierten en los países de origen.
  1. B) Públicas : el capital pertenece al Estado, y su finalidad es satisfacer necesidades sociales.

Se Clasifican en:

B.1.) Centralizadas : son encabezadas jerárquicamente por el presidente de la

república, para unificar las decisiones, el mando y la ejecución.

Ejemplos: todas las secretarías de estado.

B.2.) Desconcentradas: tienen ciertas facultades limitadas para decidir, cuentan con cierta autonomía y presupuesto; pero continúan dependiendo jerárquicamente del presidente de la república.

Ejemplos: Comisión nacional Bancaria – IUBA.

B.3.) Descentralizadas :realizan actividades que compete al estado y de interés general; disponen de personalidad , – patrimonio y régimen jurídico propio.

Ejemplos: CONASUPO – LICONSA.

B.4.) Mixtas o Paraestatales : existe la coparticipación del estado y los   particulares para producir bienes o servicios.

Ejemplos: PEMEX – NAFINSA – LICONSA.

C.)  Colectivas o Sociales : en forma de ejidos y cooperativas.

Por sus Objetivos  :

  1. A) Industriales : transforman la materia prima.
  2. B) Comerciales: compra-venta y distribución de productos para satisfacer  necesidades .
  3. C) Financieros : obtener utilidades prestando dinero para el desarrollo del país o región: NAFINSA- BANOBRAS
  1. D) De Servicio : ofrecer un servicio que satisfaga necesidades de un medio socioeconómico, obteniendo adecuadas utilidades

LOS FINES DE LA EMPRESA

Para conocer los Fines de la Empresa, debemos considerar :

1.-) Los Fines de la Empresa como Tal.

2.-) Los Fines de los Empresarios.

1.-) Los Fines de la Empresa como Tal ( los que tiene como Empresa )

a-) Fin Inmediato : producir productos o servicios para un mercado.

b-) Fin Mediato   :  para conocerlo, se debe analizar ” qué busca el empresario con la producción de sus bienes o servicios “.

Si busca lograr beneficios económicos,utilidades, satisfaciendo una necesidad general, se trata de una  Empresa Privada .

Si busca satisfacer una necesidad general, pudiendo o no obtener utilidades se trata de una  Empresa Pública .

El Fin del Estado como Empresario consiste en satisfacer necesidades y no obtener ganancias.

2.-) Los Fines de los Empresarios

a-) Fin Natural   : obtener utilidades justas y adecuadas ( es lo que le impulsa a crear y conservar su empresa ).

b-) Fines Colaterales : abrir fuentes de trabajo- lograr prestigio social-  satisfacer su tendencia creadora.

3.-) Fines de otros Elementos:

a-) Empleados, Técnicos y Jefes buscan sueldo       adecuado- mejorar su  posición social-asegurar su futuro y seguridad en el trabajo.

b-)    El Obrero busca lo mismo que los anteriores.

c-)   El Capitalista persigue intereses adecuados al capi-    tal   que invirtió – busca tener segura su inversión.

CARACTERISTICAS DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

Pequeña Empresa

Es aquella que posee el dueño en plena libertad, manejada autónomamente y no domina en el giro en que opera.

Su ritmo de crecimiento es lento, y está organizada en las siguientes    Funciones:

  • Personal : los asuntos técnicos de producción, ventas y finanzas son ELEMENTALES; el propio gerente los puede atender personalmente.
  • Abastecimientos : las necesidades de compras son fáciles de conocerse y de planearse con anticipación.
  • Producción : sus sistemas para fabricar prácticamente son artesanales; cuenta con muy poca maquinaria y equipo; la mano de obra es decisiva en ello.
  • Capital : la empresa y el capital por lo general son de propiedad individual.

Es una empresa de tipo familiar, donde el dueño es el que aporta el capital necesario para las operaciones normales de la empresa.

Trata de conservar el mercado y mantiene una estrecha relación con la clientela y el dueño tiene la creencia que su clientela le va a ser fiel toda la vida.

El mercado local o regional es el objetivo principal de los pequeños empresarios, y depende en mucho de la habilidad del empresario para ofrecer un producto o servicio excelente o de mejor calidad en un mercado local definido muchas de las veces en términos geográficos.

La pequeña empresa no cuenta con apoyo gubernamental y su crecimiento se debe a la reinversion de las utilidades generadas por concepto de sus ventas.

El número de empleados con que cuenta la pequeña empresa no supera las 45 personas dedicadas al área operativa y administrativa.

El control y dirección se concentra en el dueño de la empresa pequeña.

Mediana Empresa:

Su ritmo de crecimiento es superior al de la pequeña empresa;  y está organizada, en las siguientes Funciones

  • Personal : por lo complicado de sus funciones y decisiones que se deben tomar, origina una mayor división del trabajo y una adecuada distribución del mismo .
  • Abastecimientos : sus necesidades de compras son complicadas de definirse y programarse.
  • Mercadotecnia : sus ventas cubren el mercado local, regional y ocasionalmente el nacional, puede exportar sus productos.
  • Producción : cuenta con un alto grado de mecanización y automatización en esta área.
  • Finanzas : su capital puede ser de propiedad individual o de sociedades.

Con la importancia que ha adquirido en las empresas, la Informática no puede dejar de estar presente en la Micro-Pequeña y Mediana Empresa.

EL EMPRESARIO

En la compleja empresa moderna, es difícil encontrar una persona en la que se de exclusiva y claramente la Función Empresarial.

En la práctica, esa función se reparte entre varios integrantes de la empresa.

Promotores o Empresarios

¿ Qué son ?

“ Son personas que organizan, operan y asumen los riesgos de una empresa, atraídos por las oportunidades de lucro “.

Cualidades que debe tener el Empresario para tener Exito

  • Una gran motivación en todo lo que emprenda, lo que haga,
  • Agilidad mental para prever y resolver problemas,
  • Habilidad en las Relaciones Humanas, en el trato con los demás,
  • Capacidad para comunicar, intercambiar ideas,órdenes,planes,objetivos,
  • Conocimientos Técnicos acerca del quehacer de su empresa.
  • Excelentes Coordinadores del esfuerzo de los demás.

Principales Elementos que integran la Función Empresarial

A.-) Toma de Riesgos … es empresario quien liga su suerte a la de su empresa; es quien arriesga todo.

B.-) Creatividad o Innovación … es empresario quien tiene la idea que hace nacer la empresa, el que le añade nuevos productos, el que la hace crecer, el que cambia sus objetivos

C.-) Decisiones fundamentales y Finales … es empresario quien toma la decisión final e inapelable sobre aspectos  fundamentales de la operación del negocio.

D.-) Nombramiento de Funcionarios … el empresario nombra a un alto ejecutivo que decide  los nombramientos; después los autoriza el empresario.

E.-) Delegación… el empresario tiene todas las facultades para todas las funciones, y delega las que considera necesarias a cada jefe.

F.-) Fijación de Objetivos y Políticas Generales : el empresario siempre fija las metas a alcanzar y las normas más generales para alcanzarlas ( políticas ).

CÓMO SE GESTA UNA EMPRESA

La idea de ” iniciar ” una Empresa, se presenta fundamentalmente por los MOTIVOS  siguientes:

A.-) La necesidad por determinado producto o servicio por parte de la sociedad, y

B.-) La obtención de utilidades para sus propietarios.

ACTIVIDADES PREVIAS A LA CREACION DE UNA EMPRESA

Estas no son obligatorias para ningún empresario, pero desde el punto de vista de la Administración son ” necesarias y de gran importancia su realización “.

¿ Qué deberán prever los Futuros Empresarios ?

a.-) Las necesidades existentes en el mercado.

b.-) El giro o actividad de la empresa.

c.-) El medio económico y geográfico donde operará.

d.-) La cantidad e importe de las operaciones que efectuará.

e.-) Necesidades y especificaciones de maquinaria y equipo.

f.-) Canales de distribución que utilizarán.

g.-) El personal idóneo que se ocupará y las fuentes de reclutamiento.

h.-) Los sistemas y métodos de trabajo.

CÓMO SE LEGALIZA LA EMPRESA

Para legalizar cualquier empresa, es OBLIGATORIO para el patrón o empresario cumplir con una serie de  Trámites o Requisitos de Inicio de Operaciones de la misma.

Conoceremos los más Trámites más generales, ya que los mismos de- penderán del Giro y Clasificación de las Empresas.

1o.-) Obtener Permiso de la Secretaría de Relaciones Exteriores; ( en caso de ser sociedades civiles, mercantiles o asociaciones civiles ).

2o.-) Protocolizar ante Notario Público el Acta Constitutiva de la Sociedad e Inscribirse en el Registro Público de la Propiedad, sección Industria o Comercio.

3o.-) Inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes en la oficina que corresponda, para el debido cumplimiento de las obligaciones fiscales: impuesto sobre la renta – como retenedor de ese impuesto a: empleados, profesionistas y arrendadores .

Mientras no esté Inscrita en el RFC, no se puede Inscribir en el Registro Público de la Propiedad.

También debe  retener el IVA a profesionistas y arrendadores.

4o.-)Registrar a la Empresa en el I.M.S.S., utilizando los formatos   autorizados.

5o.-) Inscribir a los Trabajadores en el I.M.S.S., utilizando los formatos autorizados.

Al Registrarse en el IMSS quedan automáticamente registrados en el INFONAVIT y el SAR ( SUA ).

6o.-) Registrar en la SECOFI, la Patente o Marca de los productos o servicios que ofrecerá la empresa.

7o.-) Notificar inicio de Operaciones a la Secretaría de Salud.

8o.-) Obtener Licencia Municipal del Ayuntamiento.

9o-) Registrarse a través de la Cámara respectiva en el SIEM : ” Sistema de información empresarial Mexicana “( permite aparecer en PAGINA WEB de Internet, con información específica sobre las empresas nacionales ).

10o-) Efectuar otros Registros, como : ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social – INEGI – Comisión nacional del Agua .

FORMAS JURIDICAS DE CONSTITUCION DE SOCIEDADES

Según la Ley mexicana de Sociedades Mercantiles, para que exista una Organización o Sociedad, es necesario :

A.) Que no sea enteramente transitoria ( temporal ).

B.) Que tenga un fin común lícito.

C.) Que el fin común sea cualquiera de los siguientes :

No Económico.

Preponderantemente Económico.

De Lucro ( ganancia ).

Si el Fin es No Económico, se formará una Asociación Civil : A.C.

Si el Fin es Preponderantemente Económico, pero ” no de lucro “, de tratará de una Sociedad Civil : S.C.

Si el Fin es obtener Lucro, será una Sociedad Mercantil : S.M.

La Ley General de Sociedades Mercantiles reconoce en México las siguientes Sociedades :

  • Sociedad en Nombre Colectivo.
  • Sociedad en Comandita Simple.
  • Sociedad Anónima.
  • Sociedad de Responsabilidad Limitada.
  • Sociedad en Comandita por Acciones.
  • Sociedad Cooperativa.
  • Sociedad en Nombre Colectivo   ( Art.125 de la LGSM )

” Es aquella que existe baja una RAZON SOCIAL y en la que todos los socios responden de modo  subsidiario, solidario e ilimitadamente de las obligaciones sociales .”

La Razón Social se formará con el nombre de uno ó más socios, y cuando no  figuren en ella todos, se le agregarán las palabras Y COMPAÑIA.

Ejemplo : Enrique Campos y Cía.

Cuando la Sociedad se ha transformado y cambiado sus socios, se agrega a la Razón Social, la palabra ” Sucesores “.

Cualquier persona que permita que su nombre forme parte de la Razón Social, queda ” obligado a pagar las deudas sociales como si fuera socio, pero sin adquirir por esto los derechos de socio.”-

Los Socios no pueden dedicarse a negocios del mismo giro de la sociedad a la que pertenecen.

El Capital Social está dividido en Partes Sociales, y  estas :

Son de diferentes cantidades.

No están representadas por documento alguno.

Son difícilmente cedibles.

SUBSIDIARIO : Significa que si la Sociedad tiene que pagar obligaciones, deudas, los patrimonios de los socios pueden afectarse también, si no alcanza a cubrirlas el patrimonio de la sociedad.

SOLIDARIO   :  Todos los Socios responden con sus patrimonios .

ILIMITADO   :  Dichos patrimonios se constituyen en garantía de las deudas sociales ( no exclusivamente el patrimonio social ).

  • Sociedad en Comandita Simple ( Art. 51 de la LGSM )

” Existe bajo una Razón Social y compuesta por  uno o varios socios comanditados que responden de manera subsidiaria, solidaria e ilimitadamente de las obligaciones sociales, y de uno o varios socios comaditarios que únicamente están obligados al pago de sus aportaciones”.

La Razón Social se forma con los nombres de uno ó más Comandi­tados, seguidos de la palabra y compañía, cuando no aparezcan los de todos en ella.

Siempre debe agregarse a la Razón Social las palabras : Sociedad Comandita, ó S, en C.

Los Comanditarios  no pueden ejercer actos de administración, sino  exclusivamente de vigilancia; en caso contrario, compartirán la responsabilidad de los comanditados.

Los Comanditados tienen prohibido dedicarse a negocios del mismo giro de la Sociedad.

El Capital Social se forma de la misma manera que la Sociedad en nombre Colectivo.

  • Sociedad Anónima ( Art. 87 de la LGSM )

” Existe bajo una denominación  y se compone exclusivamente de socios cuya obligación se limita al pago de sus acciones”.

La Denominación se forma ” libremente “, pudiéndose utilizar nombres de fantasías, de animales o de personas; pero diferente, distinta a la de cualquier otra sociedad, precediendo a la expresión S.A.

El pirata Hidalgo, S.A.

La Responsabilidad Limitada de todos los socios, significa que únicamente están obligados a responder por las deudas de la sociedad hasta el monto de sus acciones, sin afectar su patrimonio personal

El Capital Social está compuesto por acciones que le dan calidad de socios a quienes las posean.

Requisitos para constituir una Sociedad Anónima .

a.-) Que haya 2 socios como mínimo y que cada uno de ellos suscriba una acción, por lo menos.

b.-)Que el Capital Social no sea menor de $ 50,000.00 íntegramente suscrito.     (Aportado ).

c.-) Que se exhiba ( pague ) en efectivo cuando menos el 20% del valor de cada acción pagadera en numerario ( dinero ).

d.-) Que se exhiba íntegramente cubierto el valor de las acciones pagaderas en especie.

  • Sociedad de Responsabilidad Limitada ( Art. 58 LGSM )

” Se constituye entre Socios que  solamente están obligados al pago de sus aportaciones, sin que las partes sociales puedan estar representadas por títulos negociables, a la orden o al portador, pues sólo serán cedibles, en los casos y con los requisitos que establezca la ley .”

Existe bajo una Denominación ó Razón Social, formada con el nombre de uno ó más Socios, la que debe ir inmediatamente seguida de las palabras Sociedad de responsabilidad Limitada, o de su abreviatura: ” S. de R.L.”

Número máximo de Socios : 25.

Capital Social para constituirse no menor de $ 3,000.00 y dividido en  partes sociales .

Prohibiciones :     I.-) La Suscripción Pública de Capital.

II.-) Transmitir las Partes Sociales sin el consentimiento de los demás socios, salvo casos de herencia.

  • Sociedad en Comandita por Acciones ( Art. 207 LGSM )

“Se compone por uno ó varios socios  comanditados  que responden de manera subsidiaria, solidaria e ilimitadamente de las obligaciones sociales, y de uno ó varios  comanditarios  que únicamente están obligados al pago de sus ACCIONES “.

La Razón Social se formará con los nombres de uno ó más Socios Comanditados, seguidos de las palabras : y compañía, cuando no figuren los de todos.

A la Razón Social ó a la Denominación, se le agregarán las palabras Sociedad en Comandita por Acciones, ó su abreviatura: S.en C.por A.

Número mínimo de Socios : 2.

Capital Social mínimo $ 50,000.

Capital Social dividido por Acciones ( las de los comandita­dos siempre serán nominativas, y no podrán cederse sin el consentimiento de todos los comanditados y el de las 2/3 de los comanditarios ).

  • Sociedad Cooperativa ( Art.1 de la LGSM )

” Tiene como finalidad permitir a sus miembros  la máxima remuneración por su trabajo, ó el máximo de bienes ó servicios por el dinero que aportan a la Cooperativa, repartiéndose las utilidades en proporción a los servicios prestados ó recibidos de la Sociedad “.

Usa Denominación Social.  Ejemplo : La Perla del Mar, Sociedad     Cooperativa.

Número de Socios es variable pero nunca inferior a 10.

Tiene Capital Variable dividido en Certificados de Participación.

No persigue fines de Lucro.

La actividad de la Sociedad se presta exclusivamente a favor de los Socios, y reparte sus Utilidades  proporcionalmente al dinero ó trabajo aportado por los mismos a la Cooperativa.

 En el Estado de Colima, existen Cooperativas de Salineros – de Transportistas – de Pescadores – de Producción Rural.

Las empresas, conforme van creciendo, se vuelven más difíciles y complicadas de administrar.

Sus actividades se ven multiplicadas y variadas, y si la Dirección o Gerencia no se preocupa por organizarlas clara y efectivamente : surgirán serios problemas administrativos y financie­ros, perderán excelentes oportunidades de mercado, y la empresa no cumplirá con sus objetivos generales.

Pero …¿ qué es Organizar ?

“ Es dividir el trabajo, formando unidades, áreas, divisiones ó secciones – en donde se agrupan  funciones ó trabajos homogéneos, parecidos,similares “.

FUNCIONES BASICAS DE LAS EMPRESAS

Consideramos como las mismas, a las siguientes :

Areas Funcionales de Empresas Fabriles ó Industriales

Cuando se trata de diseñar las Areas Funcionales de una Fábrica, por ejemplo ” La Casa Blanca de Colima, S.A.”,encontramos en la misma :

Area de Mercadotecnia.

Area de Producción.

Area de Abastecimientos.

Area de Personal.

Area de Finanzas.

Areas Funcionales de Empresas Comerciales y de Servicios

Los Comercios y entidades dedicadas al Servicio, como ” La Marina Mercante, S.A,de CV “, y ” Sanatorio La Unión “, se apoyan en las siguientes Areas Funcionales:

Area de Mercadotecnia.

Area de Abastecimientos.

Area de Personal.

Area de Finanzas.

La única diferencia entre una empresa industrial, una comercial y la de servicios, es que en que en las dos últimas no existe el área de Producción .

Interpretación de la Figura

1.- Mercadotecnia pronostica las Ventas de Productos, “ en unidades y monto de dinero “, e informa a Producción.

  • Comunica a Personal “ la calidad y cantidad de vendedores y empleados que necesitará “.
  • Informa a Finanzas sobre sus Gastos.

2.-Producción, con la información anterior, elabora su Programa y Presupuesto de Gastos.

Del Programa se desprende la :

  • cantidad,
  • calidad, y
  • oportunidad de materia prima que le surtirá abastecimientos.

Del Presupuesto, se deriva :

  • cantidad y preparación de los obreros y horas que trabajarán, y
  • sus gastos de operación, como : mantenimiento- combustibles y reparaciones.

3.- Abastecimientos, analiza proveedores, y elabora su Presupuesto de Compras, turnándolo a Finanzas.

3.1. Formula la Requisición de Personal que necesitará.

4.- Personal, engloba todas las necesidades de Recursos Humanos y su Remuneración, y las turna a Finanzas.

5.- Finanzas, con toda esa información podrá cumplir eficazmente con su función.

Importancia de la Mercadotecnia

Las modernas empresas se caracterizan porque constantemente están buscando mejorar :

* sus productos ó servicios,

* sus sistemas de producción, y

* sus estrategias para penetrar en merca dos cada vez más       complejos y amplios.

Una de esas estrategias es precisamente la Mercadotecnia.

¿ Por qué fracasan las empresas ?

Porque ” esperan que los clientes vayan a ellas y les compren “.

¿ Por qué prosperan las empresas ?

Las que ” buscan a sus clientes, son las que prosperan y crecen “.

Concepto de Mercadotecnia

” Función dirigida a satisfacer necesidades, carencias y deseos a través de procesos de intercambio “.

La Mercadotecnia comprende todas las actividades necesarias para que un producto ó servicio llegue hasta el consumidor final.

** Al apoyarse el Empresario en la Mercadotecnia, obtiene a cambio :

  • ventas con justa utilidad,
  • satisfacción en el cliente, y
  • un beneficio social.

La Función de Mercadotecnia  sirve como medio de comunicación de la empresa con su mercado ( clientes ) ; por lo tanto debe existir un sistema de comunicación, que constantemente informe  al empresario sobre los deseos y necesidades de sus clientes.

Organización de la Mercadotecnia

Es posible Organizar la Mercadotecnia en cualquiera de las si­guientes Formas :

1.- ) Por Funciones.

2.- ) Por Productos.

3.- ) Por Clientes.

4.- ) Por Regiones.

1.-) Organización por Funciones.

Es la forma más tradicional para Organizar la Mercadotecnia y la que exige gran experiencia y habilidad a sus integrantes.

a.-) Investigación de Mercados.

b.-) Ventas.

c.-) Fomento de Ventas.

2.-) Organización por Productos.

Si la empresa fabrica una gran variedad de productos ó son muy diferentes (dificulta el manejo a los vendedores ), es recomendable organizar a la mercadotecnia por productos.

3.) Organización por Clientes.

Por costumbres y sistemas diferentes de compras, ciertos clientes exigen distintas facilidades ó trato por parte de la empresa; si esto sucede, la mercadotecnia se debe organizar por clien­tes.

POR REGIONES.

Al abarcar su mercado extensión territorial considerable, las empresas organizan su mercadotecnia por regiones.

TECNICAS Y ACTIVIDADES DE LA MERCADOTECNIA

Esta Area Funcional comprende una serie de Técnicas y Actividades sumamente interrelacionadas entre sí, y a la vez con otras funciones de la empresa.

A continuación citaremos algunas de ellas :

– Estudios económicos Previos.

– Investigación de Mercados.

– Planeación y Desarrollo de Productos ó Servicios.

– Marca – Envase – Empaque – Etiqueta.

– Políticas y Precios.

– Garantías y Servicios.

– Ventas.

– Canales de Distribución.

– Publicidad y Promoción.

– Programas de Mercadeo.

– Auditoría de Mercadotecnia.

Investigación de Mercados

Esta Actividad ofrece a la Mercadotecnia información que permite conocer mejor a sus clientes, y mejorar la toma de decisiones

Conceptos

” Es el análisis sistemático de problemas, construcción de modelos y hallazgo que permitan mejorar la toma de decisiones y el control en el mercado de bienes y servicios “.

“ Recolección, tabulación y análisis sistemático de información relativa a la actividad de Mercadotecnia, que se hace con el propósito de ayudar al ejecutivo a tomar decisiones que resuelvan sus problemas de negocios “.

Tipos de Datos en la Investigación de Mercados.

Básicamente se trabaja con los siguientes Datos :

Primarios y Secundarios

  • Datos Primarios : son los que la empresa tiene que reunir por primera vez, ofreciéndole información original al empresario.

Para recabarlos se vale de los siguientes Métodos :

* La Observación Directa.

* La Encuesta ( telefónica – los cuestionarios – las entrevistas ).

.                              * La Experimentación.

  • Datos Secundarios : estos ya existen, o fueron investigados por otras personas ó instituciones, o despachos de investigación.

Clases de Datos Secundarios

I.-) Internos.

II.-) Externos.

I.-) Internos :  los encontramos en la propia empresa que desea ser investigada.

  1. a) Registros Contables.
  2. b) Informes de Vendedores.
  3. c) Correspondencia con Clientes.
  4. d) Estudios de Mercado Anteriores.

II.-) Externos : los obtenemos en fuentes ajenas a la empresa.

  1. a) Secretarías de Estado.
  2. b) Despachos de Investigación de Mercados.
  3. c) Informes Gubernamentales.
  4. d) Distintas Cámaras,Colegios,Asociaciones.
  5. e) Libros,Revistas,Boletines,Periódicos.

Cuando vayamos a Investigar Mercados debemos de empezar el estudio con los Datos Secundarios.

Estudios de Mercado más utilizados

a-) De Conocimiento del Consumidor:  permiten conocer quién es el consumidor – su oficio – ingreso personal – sus gastos – lugar de residencia – lugares donde compra.

b.-) De Situación de la Competencia : permiten conocer sus precios – sus canales de distribución – sus condiciones de venta su distribución física ( almacenes y medios de transporte ).

c.-)     De Tamaño del Mercado : permiten conocer la situación de la empresa en cuanto  al potencial de sus ventas en relación al total de las mismas en la República, Estado ó Región .

Ventas Potenciales de mi empresa para 199   $ 500.000.00

Ventas Totales de la República para 199         $ 500,000,000

Tamaño de mi Mercado :                                    10% de las Ventas Totales de la República corresponden a mi mercado.

c.-) Respecto al Producto: permiten conocer desde el origen de un nuevo producto siguiéndolo hasta que llega al mayor número posible de consumidores.

Ventas

Una vez elegido su mercado, la empresa debe tomar decisiones a corto plazo, relacionadas con la asignación y programación de sus recursos.

Organización de Recursos

Para poder Vender, la empresa cuenta con los siguientes Recursos:

1.-) Recursos Humanos:  representados por los vendedores que ejecutan los planes y programas de ventas.

2.-) Recursos Materiales: integrado por los productos o servicios que ofrece la empresa, además por

los precios, de su correcta fijación  dependerá el volúmen de sus ventas y por la distribución física de sus productos, que permita que el cliente los encuentre en el lugar, momento y costo adecuado.

Canales de Distribución

¿ Qué son ? Son los conductos que cada empresa selecciona para la distribución más completa, eficiente y económica de sus productos o servicios, para que el consumidor los puede adquirir con el menor esfuerzo posible.

PRINCIPALES CANALES DE DISTRIBUCION

P = Fabricante   M = Mayorista   I = Intermediario

D = Detallista     C = Consumidor Final.

Interpretación de la Figura

Canal No. 1.- La propia Empresa, sin emplear intermediario alguno, hace llegar directamente sus productos al Cliente.

Canal No.2.- Presenta un solo Canal de Distribución: es un Detallista, ubicado entre el Fabricante y el Cliente Final.

Canal No.3.- Muestra dos Intermediarios, que son, Mayoristas y Detallistas.

Canal No.4.- Presenta 3 Canales entre el Fabricante y el Cliente Final: un Mayorista, un Intermediario y un Detallista.

La mayoría de las empresas actuales ” no venden sus productos directamente a los consumidores finales, porque entre el productor y el último consumidor, existen una serie de intermediarios quienes se encargan de hacer llegar los productos a sus consumidores “.

Administración de Ventas

Incluye los Campos siguientes :

1o.-) Administración general de Ventas : responsable de determinar los potenciales de venta – programar los esfuerzos de venta – controlar los resultados de las ventas.

2o.-) Administración de la Fuerza de Ventas : responsable de supervisar – remunerar y motivar a los vendedores.

Programas de Ventas

La programación debida de ventas, utiliza las siguientes Herramientas :

a.-) Pronóstico de Ventas :  estima, calcula las ventas en pesos ó unidades físicas para un determinado período futuro.

Puede hacerse para un artículo determinado ( automóviles Sentra , o para una línea completa : Sentra automático, dos puertas , de lujo. ).

Es la base de un ” buen presupuesto de ventas “.

b.-) Cuotas de Ventas:   son las  metas  de cantidades de ventas por distribuidor y por vendedor durante períodos determinados.

c.-) Presupuestos : es una modalidad de los programas pero se elabora en forma  cuantificada  ( en dinero ).

Es la parte del Programa de una empresa donde se estima, calcula el ” flujo del dinero “, tanto de ingresos como de egresos.

Fomento de Ventas

“ Consiste en desarrollar todas las actividades destinadas a inducir al público para que compre nuestros productos ”.

Las empresas, para lograr, convencer a los distintos públicos para que se interesen y posteriormente compren sus productos o servicios, deben planear cuidadosamente su comunicación con los mercados, y utilizan quien más quien menos frecuentemente las siguientes:

Herramientas para Fomentar las Ventas

  • La
  • La Promoción
  • Publicidad

” Actividad por la que la empresa ha ce llegar comunicaciones persuasivas a los compradores en que se interesa “.

No significa “ hacer anuncios “. La empresa no hace anuncios, realiza campañas de publicidad, planean y organizan la información que intercambiará con sus clientes o usuarios.

Comprende  todas las campañas que haga la empresa , con mensajes orales ó visuales, para despertar el interés hacia cierto producto ó servicio.

La Finalidad de la Publicidad es  aumentar las ventas .

Objetivos Directos de la Publicidad

  1. a) Ayudar a vender a un producto.
  2. b) Combatir la competencia.
  3. c) Lanzar un nuevo producto al mercado.
  4. d) Asegurar el uso correcto de un producto.
  5. e) Informar al público sobre asuntos de la empresa.

Medios que utiliza la Publicidad

1o) Mensajes en periódicos y revistas.

2o) Tableros y carteles a la intemperie.

3o) Cartulinas colocadas en vehículos de transporte.

4o) Mensajes en la radio y televisión.

5o) Objetos novedosos que lleven mensajes publicitarios.

6o )Páginas Web e Internet.

Formas de hacer Publicidad

Existen dos formas para realizar una Campaña Publicitaria:

A.-_) Por medio de una Agencia Especializada.

B.-_) Un Departamento Propio de la Empresa.

Se recomienda utilizar la Agencia Especializada, porque se dedica exclusivamente a la Publicidad, es decir, cuenta con amplia experiencia, es objetiva y cuenta con los recursos necesarios para implementar la campaña que la empresa desea.

Las grandes Empresas utilizan las dos formas para realizar su Campaña Publicitaria.

  • Entonces, ¿ qué hace su Departamento propio de Publicidad ?

Se dedica a “ planear y controlar la campaña “. ( no la realiza ).

Características que debe tener la empresa para que la Publicidad consiga sus Objetivos

Para que el Empresario logre que su Campaña Publicitaria sea eficaz, su Empresa debe cumplir con los siguientes Requisitos:     

* Calidad en sus productos ó servicios.

* Precios justos.

* Garantías y Servicios adecuados.

* Entrega oportuna del producto.

* Vendedores capaces y atentos.

  • Promoción de Ventas.

Actividad de Mercadotecnia que tiene como objetivo estimular la venta de un producto “ en forma personal y directa a través de un proceso irregular y planeado con resultados mediatos, permitiendo mediante premios, exhibiciones, demostraciones, que el vendedor y el cliente logren un beneficio inmediato del producto.

¿ Cuándo se debe hacer Promoción ?

* Como auxiliar en la etapa de lanzamiento del producto.

* Para dar a conocer cambios hechos a los productos.

* Aumentar las ventas en épocas críticas.

* Lograr ventas más rápido en productos en declinación y de los que se dispone de gran existencia en inventarios.

Actividades Promocionales

Dependiendo de las Características propias del Producto y de los Recursos de la Empresa, podemos realizar alguna de las siguientes:

  • Medios audiovisuales en el punto de venta.
  • Reducción de Precios.

Producir bienes y servicios que satisfagan necesidades sociales, exige interés, energía y habilidad creadora a las industrias.

La Gerencia de Producción se enfrenta con una creciente demanda de calidad en los productos y la competencia cada vez más agresiva, hace necesario que produzca ” eficientemente “.

Se le exige a esa Gerencia emplear  análisis modernos  en el estudio de la producción.

¿ Qué es la función de Producción ?

La función de Producción es responsable de transformar materias primas en productos terminados, por lo que debe organizar y efectuar las operaciones en forma eficiente y económica.

Actividades del Area de la Producción

1.- Localización de la Planta.

2.-Selección y construcción de Edificios.

3.-Maquinaria y Equipo.

4.-Disposición de la Planta.

5.-Producción.

1.- Localización de la Planta

Una de las decisiones que más afecta el futuro de un negocio u organización “ es la localización de la empresa “.

Múltiples factores entran en juego para considerar ¿ cuál es el mejor lugar ¿, salarios de la zona, impuestos, medios de transporte, espacios para crecimiento, proximidad a insumos, mercados y proveedores, infraestructura en salud, educación, vivienda., etc.

Localizar Plantas tiene como finalidad ” determinar por medio de una investigación detallada, el sitio que económicamente convenga instalar la misma “.

Una incorrecta decisión de localización, repercutirá en el éxito o fracaso de la operación de la industria. ( las corazona­das, suposiciones ó decisiones tomadas sin el apoyo de estudios científicos de localización de plantas normalmente fracasan ).

La Iniciativa Privada y el Gobierno, ofrecen facilidades de Localización de Plantas pues construyen y ofrecen :

* Parques Industriales.

*Ciudades Industriales.

* Conjuntos Industriales.

El Gobierno  Federal, Estatal o Municipal ofrece a inversionistas y empresarios  Estímulos Fiscales ,( no pagar por cierto tiempo determinado impuesto ) para que instalen fábricas y empresas en determinado Estado , Ciudad, Población o Región.

1.1.-)  Dinámica de Localización de Plantas.

El Empresario siempre tiene que considerar la posibilidad de cambiar de lugar su Planta, ya que con el paso del tiempo, se pueden presentar Problemas o Situaciones como los siguientes :

  1. a) Cambios en la ubicación de mercados.
  2. b) Escasa mano de obra.
  3. c) Deficiencia en el transporte local.
  4. d) Actitud de las autoridades municipales.
  5. e) Actitud de la población.

1.2.-)  Determinación de la Región

Seleccionar la Región ó el Area en que se localizará la Planta, exige al futuro Empresario considerar los siguientes Factores:

1.2.1. – Reglamentación Oficial.

1.2.2. – Cercanía de Proveedores y Clientes.

1.2.3. – Medios de Transporte.

1.2.4. – Servicios Públicos y Privados.

1.2.5. –  El Clima.

1.2.1.-Reglamentación Oficial…  para instalar y operar plantas industriales, deben tomarse en cuenta  Reglamentos y Disposi­ciones del Gobierno.

Organizaciones Ecológicas y especialmente la SEMARNAP, han establecido y regulado sobre:

* la clase de industrias que no deben instalarse en zonas urbanas.

* cuáles contaminan el ambiente.

* las consideradas de saturación industrial.

Es recomendable solicitar orientación e información en la propia SEMARNAP, y a la Cámara a la que se encuentre agremiada la empresa.

1.2.2.- Cercanía de Proveedores y Clientes …  todas las operaciones de producción, exigen movimiento de entrada y salida de insumos y productos terminados .

Especialmente para Productos No Duraderos,( comestibles ) se recomienda que la Planta quede instalada cerca de los clientes.

El Costo del Flete, hace que las fábricas reduzcan sus áreas de mercados, y las localicen  cerca de los mismos.

En los demás casos, el Estudio de Localización de Plantas se mide en términos de costo del transporte o flete.

1.2.3.-  Medios de Transporte…  es de vital importancia para el Estudio de Localización de Plantas “  el sistema de transportes de la localidad, y las tarifas de sus fletes “.

a.-) Vía Fluvial ó Marítima: resulta muy económica para trans­portar cargas voluminosas; pero es muy lenta.

b.-) Ferrocarril : resulta caro y lento, pero permite embarques en carros enteros por volumen y peso.

c.-) Avión : su uso se limita a artículos de poco peso por su alto costo.

d.-) Camión : se considera óptimo especialmente en movimiento de entradas y salidas al ferrocarril y de éste a la planta.

1.2.4..-   Servicios públicos y privados Adecuados… los necesarios para que la planta funcione óptimamente, como son:

*  energía eléctrica.

* agua.

* combustible.

* comunidad ( analizar su urbanización, seguridad e impuestos ).

* mano de obra. ( buscar que la región ofrezca un abastecimiento  regular y permanente de la misma, en cuanto su  costo – disponibilidad – estabilidad – productividad.

1.2.5.-  Clima…   se ha comprobado que ejerce una gran influencia en la eficiencia y comportamiento del hombre.  El deseo de trabajar y la capacidad de producción se ven influenciados por el clima.

Se debe buscar instalarse en una zona donde exista un clima con ” cambios de tiempo frecuente, pero moderados, y cambios de estación progresivos.”

Lluvias o sol continuo, hacen un clima monótono y puede reducir la iniciativa y habilidad de los trabajadores.

1.3.-)  Lugar 

El paso final consiste en  seleccionar la ubicación exacta de la planta, en la región y comunidad elegida .

Se recomienda conseguir un lugar suficientemente amplio para :

Satisfacer las necesidades actuales de espacio.

Superficie para la expansión.

El estacionamiento.

Estaciones de embarque y recepción de materiales.

Espacio extra de espera para camiones o furgones.

Un espacio cinco veces mayor que el área actual, se considera como mínimo para cubrir las necesidades anteriores.

1.4.-)  Tendencias en la Localización de Plantas.

Después de haber analizado y tomado en cuenta lo anteriormente citado, la Localización de Plantas normalmente presenta las siguientes Tendencias:

Ia.-) Situarlas en Zonas Suburbanas: cerca de las ciudades.

Su Ventaja :          @ las contribuciones son menores que en la ciudad.

@ terrenos menos caros que en la ciudad.

2a.-) Descentralizarlas: consiste en separarse, dividir, fraccionar la planta hacia nuevas localizacio­nes.

Métodos para Descentralizar Plantas

Si se decide por Descentralizar la Planta, se debe conocer y estudiar los Métodos que existen para Descentralizar las mismas:

A.-) Horizontal o de Unidades : cada sucursal fabrica un producto o línea de productos completos.

Producto = Bacardí.

Línea de Productos = Blanco – Añejo- Solera.

B.-) Vertical : cada sucursal fabrica las piezas ó partes del producto y las envían a la matriz, donde se efectúa el montaje final

Para ambas Localizaciones, se debe buscar ” minimizar costos de distribución, tanto al Mercado como a la Planta Principal  “.

2.-  Selección y Construcción de Edificios

Es conveniente tener en consideración:  

  • las necesidades de espacio,
  • la ubicación adecuada al proceso de fabricación, y
  • características técnicas de seguridad, iluminación , higiene, oficinas; etc.

Los edificios deben adaptarse a los trabajos que se realizarán en ellos.

Los  defectos  en la construcción  resultan difíciles de corregir ya terminado el edificio e iniciada la producción.

Servicios en las instalaciones de las Fábricas

Indispensables son los siguientes Servicios en los Edificios de la Fábrica :

@ Energía Eléctrica.

@ Calefacción.

@ Vapor.

@ Aire Comprimido.

@ Agua.

@ Ventilación.

@ Salas de Descanso.

@ Higiene Industrial.

3.-  Maquinaria y Equipo

El término incluye todas las máquinas y aparatos utilizados en las industrias.

Seleccionar, usar, conservar y reemplazar maquinaria y equipo, son problemas importantes en las fábricas o industrias, y las decisiones que se tomen al respecto, deben ser cuidadosamente analizadas

Cada Industria o Fábrica debe de analizar su propio problema de maquinaria, de acuerdo con las condiciones particulares de su negocio.

3.1.-) Selección de la Maquinaria

Comprar maquinaria y equipo interesa a varias Areas Funcionales, como : Producción – Abastecimientos – Finanzas.

¿ Quiénes deciden la compra de maquinaria y equipo en la pequeña, mediana y gran Empresa ?

En la Pequeña y Mediana Industria, las sugerencias de compra de maquinaria provienen ” del jefe de producción, jefe de taller , o de algún empleado con mayor experiencia en la produc­ción “.

En las Grandes Empresas, cuentan con ” Departamentos especializados que se encargan de investigar el empleo de nuevas máquinas o del reemplazo de las existentes para mejorar el trabajo “.

Puntos a Analizar para una correcta Selección de Maquinaria o Equipo

Antes de decidir qué o cuál maquinaria comprar, se debe analizar profundamente los siguientes puntos :

Vida útil de la maquinaria o equipo.

Calcular su costo.

Calcular su seguridad.

Calcular la facilidad de su mantenimiento.

  1. Disposición de la Planta

La Disposición de la Planta “  comprende la distribución física de las posibilidades industriales “ .

Pero, ¿ qué significa esta Actividad ?      Significa ” aprovechar los espacios con que cuenta la planta y edificios, para que el trabajo se efectúe con economía y seguridad para los empleados “.

Incluye :  a) espacios para almacenar y mover materiales,

  1. b) espacios para el personal y sus equipos de trabajo.
  2. c) espacios para los servicios: mantenimiento- inspección.

4.1.-  Tipos de Distribución de la Planta

Si nos preguntamos, ¿cuál es el tipo de distribución más adecuado en las fábricas ?, o ¿ cuál es el más conveniente para mi fábrica?

La respuesta es : depende de los Procesos que se utilicen.

Procesos en las Industrias

Las fábricas o industrias pueden adoptar, de acuerdo a sus Características, alguno de los siguientes Procesos :

1.-) Proceso Continuo … plantas que trabajan las 24 horas del día.

2.-) Proceso Repetitivo … plantas que fabrican por lotes.

3.-) Proceso Intermitente … plantas que fabrican sobre pedidos.

Basados en el Proceso que utilice la Fábrica, dependerá el Tipo de Distribución de Planta, como los siguientes :

a.*) Por componente Fijo o Situación fija de Material. La materia prima permanece fija en un lugar sin moverla, y los trabajadores, maquinaria se llevan ahí, y se elabora el produc­to

.b.*) Por Proceso: o por Función. En un departamento de la planta, por ejemplo, se corta el material, en otra se cepilla, en una más se tornea; y así, todas las operaciones se le agregan de acuerdo a la función que realicen.

c.*) Por Producto o en Línea. Esta Distribución exige que el producto esté bien estandarizado y se fabrique en grandes cantidades.

¿ Cuándo utilizar la Distribución de Planta por Componente Fijo o Situación fija de Material ?

  • Cuando las operaciones a realizar requieren herramientas manuales o maquinaria sencilla.
  • Unicamente se fabrique una o varias piezas de un artículo.
  • La habilidad de la mano de obra recae en la destreza de los obreros.

¿ Cuándo utilizar la Distribución de Planta por Proceso o por Función ?

  • Cuando la maquinaria es muy cara y no movible fácilmente.
  • Se fabrica una gran cantidad de productos.
  • Hay demanda escasa o intermitente del producto.

¿ Cuándo utilizar la Distribución de Planta por Producto o en Línea ?

  • Cuando está estandarizado el diseño del producto.
  • Existe una gran cantidad de piezas a fabricar.
  • La demanda es regular y estable.

5.-  Producción

La principal actividad del área de la Producción es: producir.

Fases de la Producción Moderna

A.) Planeación de la Producción.

B.) Control de Materiales.

C.) Control de Producción.

A.-) Planeación de la Producción : Se inicia con ” los planes de producción del Consejo Directivo y presentados en el Pronósti­co de Ventas “.

La Planeación decide:      * qué es lo que se va a producir.

* dónde – cuándo y cómo producirlo.

El Objetivo Ideal de la Dirección de la Planta, es  operarla a su nivel más eficiente .

La mejor prueba de que la Planeación de la Producción fué efectiva, se observa al eliminarse las siguientes Condiciones de Desperdicio, indicadas en la Lista de Comprobación:

  • Trabajadores desocupados,
  • Maquinaria y equipo sin utilizar,
  • Materia prima de sobra, y
  • Promesas de entrega incumplidas.

B.-) Control de Materiales : ¿ de qué se ocupa este control ?

  • De las clases,
  • De las cantidades,
  • De su localización, y
  • Del movimiento de los diversos materiales que emplea una fábrica.

¿ Cuál es la Forma más eficaz de Controlar los Materiales ?

Basar todo el procedimiento en programas ,a partir de los Pronósticos de Ventas, por clases y cantidades de un producto, considerando cualquier plan nuevo hecho para aumentar las ventas y datos proporcionados por la investigación de mercados.

Fases del Control de Materiales

  1. Transporte Externo.
  2. Almacenamiento de Materiales.
  3. Transporte Interno.

1.- Compras : debe haber estrecha comunicación con esta función, para que producción pueda cumplir con sus objetivos.

2.- Transportes Externos :

  • Embarque ( preparación de mercancías para su envío al exterior ).
  • Tráfico ( transporte externo de las mercancías )
  • Recibo ( aceptación de los artículos que se reciben del exterior )

3.- Almacenamiento de Materiales:  que permita su rápida localización y control en la existencia de los mismos.

4.- Transportes Internos: para minimizar los costos industriales y elevar la eficiencia de las operaciones productivas, se basa en un manejo y transporte más económico de los materiales  de fabricación y en proceso.

C.-)  Control de Producción:         Comprende la planeación, organización, integración, dirección y control de materiales, maquinaria, métodos y programas de producción,  para que produzcan resulta­dos deseados en cuanto a calidad ,cantidad ,tiempo y lugar.

Tipos de Control de Producción

Existen dos Tipos de Control de Producción, que se basan en “ el tipo o clase de fabricación de que se trate “.

I.- ) Control Seriado      :   corresponde a la fabricación continua.

se basa en un plan de producción a largo plazo.

II-) Control de Pedidos  :   corresponde a la fabricación intermitente.

se basa en necesidades de un pedido individual a              corto plazo ( exige un plan exclusivo ).

La mayoría de las empresas emplean una mezcla de producción continua e intermitente, por lo tanto, deben utilizar ambas clases de control.

Es importantísimo que los ejecutivos distingan el tipo de fabricación que están empleando en su producción, para que puedan elegir el control más adecuado y efectivo para la misma.

Control de Calidad

La época actual ,la competencia y la tecnología exigen al fabri­cante ” un control y conocimiento más riguroso de los factores que provoquen variaciones en la calidad de sus productos .

El Control de Calidad implica analizar y refinar paulatinamente los procesos de producción, identificando las causas de variabilidad y los defectos, por lo tanto, busca prever una mala calidad en los productos.

Tipos de Control de Calidad

Es posible establecer dos maneras el Control de Calidad en la Producción :

1a) Control Estadístico :  controla los procesos de fabricación,  corrigiendo inmediatamente las piezas defectuosas evitando que se produzcan en grandes cantidades.

2a) Control de Muestreo :  utiliza la inspección para asegurarse de que  en promedio no pasará más de un porcentaje especificado de piezas defectuosas  . Las piezas o productos ya están fabricados

Al Control de Calidad le corresponde ” prevenir los defectos ”

La Inspección tiene la tarea de ” encontrarlos “.

Mantenimiento

Es una actividad empresarial dirigida al cuidado y reparación del equipo y medios de producción.

Un buen mantenimiento es la clave para una  elevada producción.

¿ Quién integra al Departamento de Mantenimiento ?

  1. a) El director o jefe de departamento.
  2. b) Ingenieros.
  3. c) Especialistas staff.

El avance más significativo de los Sistemas de Mantenimiento en los últimos años, ha sido el desarrollo de Técnicas de Mantenimiento Preventivo.

I.-  Mantenimiento Preventivo

Considera 2 actividades básicas :

A./) La Inspección Periódica : realizada a la maquinaria para descubrir fallas que provoquen paros inesperados en la producción.

B./) El Mantenimiento de la Fábrica : rectifica las fallas encontradas en la maquinaria.

II.- Mantenimiento Correctivo

Es un programa que analiza regularmente los costos de mantenimien­to del equipo.

  Objetivo del Mantenimiento Correctivo : identificar los elementos que intervienen más frecuentemente en los costos y encontrar la causa de ello.

  • Elementos : hombre – máquina – sistema –causa insegura.
  • Causa : incompetencia – fallas en la selección de personal – poca supervisión.

Los elementos identificados se someten a un Programa Correctivo para reducir o eliminar las situaciones que hicieron que el mantenimiento fuera frecuente y costoso “.

La Seguridad en la Empresa

Es una función de Dirección y es responsable de la misma desde el Director General ( primer nivel jerárquico ), hasta los Supervisores ( último nivel jerárquico ).

Anualmente se gastan millones de pesos por conceptos de incapacidades, accidentes laborales y muerte

El 90% de los accidentes son previsibles, por lo tanto se pueden evitar.

Puntos de vista en que se debe estudiar la Seguridad Industrial

La seguridad en el trabajo puede ser estudiada y analizada bajo los siguientes Puntos de Vista :

  • Humano : por ser el hombre el elemento más digno en la empresa, la dirección está obligada a conservar y mejorar sus aspectos físicos.
  • Económico : por los gastos, pérdida de tiempo, descompostura y destrucción de maquinaria y equipo que provocaron los accidentes.
  • Social : por los daños provocados a la sociedad, familia y al propio trabajador, al incapacitarse para trabajar y además, frustrarlo.

Los accidentes se consideran una falla en determinado proceso causado por negligencia ó inconsciencia; siempre son  un error.

¿ En qué momento se inicia la Seguridad en la Empresa ?

Inicia en la Planeación de la misma; en ella se preven los posibles riesgos y la manera de evitarlos.

Gastos de los Accidentes

Cualquier accidente de trabajo, trae como consecuencia :

* Gastos Directos.

* Gastos Indirectos.

* Los Gastos Directos los paga la Compañía de Seguros.

* Los Gastos Indirectos los paga la Empresa; como :

  • Costo del tiempo perdido por el trabajador lesionado.
  • Costo del tiempo perdido por quienes ayudan, curiosean.
  • Costo del daño causado a maquinaria y equipo.
  • Costo de prestaciones que sigue cobrando el accidentado.
  • Costo del impacto psicológico causado por el accidente.
  • Costo del reclutamiento,selección,contratación,capacitación

y entrenamiento del suplente.

  • Mala propaganda para la empresa.

Control de Desperdicios

Los sobrantes de materia prima, productos en proceso y producción defectuosa, repercuten en el costo de producción; por ello debe prestarse especial interés por controlarlos adecuadamente.

De la forma en que se controlen los desperdicios, dependerá estar corrigiendo los sistemas de producción.

a./) Desperdicio o Recorte : son pedazos de material que queda después de terminar la fabricación; tiene valor monetario.( puede venderse o utilizarse como materia prima nuevamente ).

b./) Merma :  carece de valor, se considera como una pérdida; no puede aprovecharse física ó económicamente.

Aumenta el costo unitario de producción, ya que el costo total se prorratea entre un menor número de unidades producidas.

c./) Producción Defectuosa : son artículos imperfectos, que se corrigen, aplicándoles materia prima y mano de obra extra.

d./)    Deshecho :      son productos imperfectos, con errores, que se venden como de segunda mano.

No pueden repararse como los productos defectuosos.

Presentan pérdida en : materiales, mano de obra y gastos generales de fabricación.

” Es la función responsable de adquirir bienes y servicios materiales necesarios para el desarrollo de toda empresa “.

Compromisos de Abastecimientos con la Gerencia General

La Gerencia tiene el derecho de esperar del Area de Abastecimientos las siguientes Contribuciones al éxito general de la Empresa :

a.-) Por sus relaciones con Producción y contactos con Proveedo­res, deberá sugerir a otros departamentos de su propia empresa sobre ” materiales nuevos, materiales perfeccionados y materiales reemplazantes “.

b.-) Para reducir los Costos de Operación, analizará la posibilidad de producir por sus propios medios, bienes ó servi­cios que son comprados externamente.

c.-) Abastecer a los mejores precios, calidad, entrega y condi­ciones de pago posibles.

d.-) Que el Gerente de Abastecimientos no comprometa sin necesi­dad ó justificación a que la empresa realice gastos.

e.-) Que proyecte y conserve una buena imagen de la empresa ante las firmas comerciales.

Actividades del Area de Abastecimientos

I.-  Necesidades de Abastecimiento.

II.-  Compras.

III.- Control de Inventarios.

IV.- Control y Evaluación del Area.

V.-  Relaciones Internas y Externas.

I.-  Necesidades de Abastecimiento .

El Abastecimiento se considera como una de las necesidades de las empresas, por lo que sus responsables cuentan con la autoridad necesa­ria, administrada por personal competente.

I.1.- Abastecimiento en la Industria : la actividad de abastecimientos en la misma, consiste en ” proveer las materia primas con alto grado de ventajas en cuanto a : tiempo – precio y calidad “.

Cumpliendo lo anterior, el resultado será: productos finales en buenas condiciones para la imagen y economía de la empresa.

I.2.- Abastecimiento en el Comercio  : la función del comercio es la reventa de productos terminados; y abastecimientos debe ” conocer qué productos no se venden ( para descontinuarlos ), y qué productos nuevos se pueden ofrecer ” ( para ello debe darse gran comunicación con mercadotecnia  o  con ventas ).

II.-  Compras

Se definen como “ Acto mercantil por el que una persona u organización adquiere bienes y/o servicios a cambio de una suma de dinero.

II.1.- Clasificación de Compras :  es posible clasificar las compras, según el lugar donde se efectúen, en :

  1. a) Locales.
  2. b) Nacionales.
  3. c) Extranjeras.
  4. a) Locales: se realizan en la localidad donde se encuentra establecida la empresa.
  5. b) Nacionales : se efectúan en cualquier parte de la república, excepto en la localidad donde se encuentra establecida la empresa.
  6. c) Extranjeras : se llevan al cabo con proveedores extranjeros.

Existen Organismos o Dependencias que facilitan, asesoran y financian sobre trámites y compras en el extranjero, como :

  • agencias aduanales.
  • banco mexicano de comercio exterior.

II.2.- Requisición de Compra : ” es un documento de control por el que una persona o departamento de la empresa, solicita a abastecimientos le provea de un producto o servicio “.

El Jefe de Compras, al recibir la Requisición, está obligado a realizar una investigación previa a la misma, ya que :

  • puede ser una compra innecesaria, o
  • pudiera existir en el almacén lo requerido.

La Requisición de Compra debe diseñarse de acuerdo a las necesi­dades de cada empresa, y la cantidad de copias de la misma, dependerá del control que se quiera ejercer en este respecto.

II.3.- Búsqueda y Selección de Proveedores : ” consiste en encontrar una buena localización e identificación de proveedores que puedan suministrar productos y servicios en la calidad, cantidad, oportunidad y precio deseado .

II.3.1.- Fuentes para Localizar Proveedores

Los sitios más comunes para localizar Proveedores, son, entre otros :

  • cámaras y asociaciones.
  • revistas especializadas.
  • directorio telefónico.
  • periódicos, radio y televisión.

A Compras le corresponde la adecuada Selección de Proveedores, tomando como base las Cotizaciones que presenten estos.

GRUPO RADIO LEVY,SA,DE CV.

REQUISICION DE COMPRAS

Contenido de las Cotizaciones

Estas deberán indicar por escrito :

a./-) La Calidad del producto o servicio.

b./-) La Cantidad.

c./-) Precio.

d./-) Plazos de Entrega.

e./-) Formas de Pago.

Así mismo, Compras deberá analizar y considerar, además de las Cotizaciones de sus Proveedores, antes de seleccionarlos, los siguientes Aspectos :

  • solidez moral y financiera para cumplir sus compromisos y surtir pedidos.
  • integridad y honradez en cuanto a calidad y servicio ofrecido
  • capacidad productora adecuada a los pedidos que acepten.
  • condiciones de trabajo satisfactorias que no afecten las fechas de entrega.

II.4.- Orden de Compra : “es un documento en el que se registra el artículo a pedir con las condiciones convenidas con los proveedo­res.”

Se debe cuidar su redacción, que sea clara y completa para evitar problemas futuros con los proveedores.

El Original de la Orden de Compra puede contener en el reverso las Condiciones de la operación, como estas:

  • cargos adicionales ( $ )
  • cambios en cantidades de artículos.
  • condiciones de entrega.
  • entrega de facturas a revisión.

II.5.- Seguimiento del Pedido : ” es responsabilidad de compras el control estrecho del pedido, desde su colocación hasta el arribo del material a la empresa, cierre y archivo completo del mismo, con todos los documentos utilizados “.

Al negociar y colocar un pedido, inicia una serie de eventos y actividades que Abastecimientos debe  controlar adecuadamente , para conocer el estado del mismo en cualquier momento y fecha.

III.-  Control de Inventarios

“ Actividad que controla estrictamente las existencias de materia­les indispensables para el buen funcionamiento de la empresa, consiguiendo así que no se suspenda la producción u otra activi­dad por falta de materia prima.

III.1.- Ventajas del Control de Inventarios

A.-) Impide las pérdidas checando todos los materiales al llegar al almacén; se verfica la calidad y cantidad  de lo recibido contra la orden de compra.

B.-) Disminuye excesos en las compras ( representan recursos financieros congelados las compras innecesarias ).

C.-) Elimina retrasos en la producción, suministrando los mate­riales en tiempo, forma y cantidad necesarios.

D.-) Ofrece una base para llevar la Contabilidad de los Materiales recibidos y entregados ( permite determinar la inversión en materiales ).

III.2.- Mecánica del Control de Inventarios.

Pasos a seguir para Controlar Inventarios

1o.-) Checar las mercancías en el momento de recibirlas para certificar su estado.

Devolver o registrar las defectuosas en el Informe de Recepción o Nota de Remisión.

2o.-) Si la mercancía, materia prima o artículos aceptan un pequeño margen de error, deberá ser revisada por el Departamento de Control de Calidad, anotado su Vo. Bo. en el Informe de Recepción o Nota de Remisión .

3o.-) El Informe de Recepción conviene se detalle al reverso de una de las Copias de la Orden de Compra.

III.3.- Punto de Reorden.

Es aquel que ” indica en qué momento debe hacerse una nueva compra “.

Para lograrlo se traza una Gráfica como la siguiente :

Interpretación de la Gráfica

  1. a) En el eje vertical están representadas las Unidades para fines de análisis.
  2. b) En el eje horizontal se representan los días o semanas de producción continua .
  3. c) Uniendo el eje vertical con el horizontal por medio de una recta llamada línea de consumo; obtenemos las unidades a consumir en determinado período.
  1. d) En el punto donde intersectan el eje vertical con la línea de consumo se traza una perpendicular al eje vertical, obteniéndose así la línea de máximos, que indica el volumen máximo de mercancías a almacenar.
  2. e) De el punto donde intersecta la línea de consumo con el eje horizontal     ( que indica tiempo ) restamos días, semanas, o períodos determinados basados en experiencias que permitan prever cualquier contingencia en la entrega del proveedor.

En ese punto levantamos una perpendicular al eje horizontal y donde intersecta con la línea de consumo encontramos la línea de mínimos que es paralela al eje que indica tiempo, y su prolongación al eje vertical nos presentará el volumen mínimo de mercancías a mantener en existencia para evitar paros en la producción.

  1. f) De la perpendicular que levantamos del eje horizontal, restamos el tiempo en que el proveedor nos entrega, y en este punto levantamos una perpendicular que donde intersecta con la línea de consumo encontramos nuestro PUNTO DE REORDEN, que indica en qué momento debemos comprar y la cantidad ( siendo esta la diferencia entre nuestra línea de máximos y la existencia en el punto de reorden ).
  1. g) Deduciendo así que siempre se contará con un colchón, que resulta del punto donde intersecta la línea de mínimos con la línea de consumo al punto donde intersecta la línea de consumo con el eje horizontal.

IV.-  Control y Evaluación del Area

Conviene controlar el funcionamiento del Departamento para evitar anormalidades que ” ocasionan gastos innecesarios “.

Programa de Control y Evaluación de Abastecimientos

1.- Investigar cuántas Ordenes de Compra se expiden al mes.

2.- Seleccionar algunas, y realizar lo siguiente :

  • a) Comprobar que exista el precio y descuentos otorgados.
  • b) Comparar las Facturas contra las Ordenes ( para que no haya discrepancias en precios ).
  • c) Determinar si la Orden fué solicitada con urgencia, para conocer las causas y frecuencia de Ordenes Urgentes.
  • d) Determinar si el proveedor fué seleccionado por Compras o sugerido por otros Departamentos. La frecuencia y causa de esta situación.
  • e) Investigar si se presionó para elegir a determinado proveedor.
  • f) Revisar que las autorizaciones se encuentren dentro de los límites establecidos.
  • g) Investigar que las compras hechas fuera del Departamento estén dentro de las Políticas y Normas fijadas.
  • h) Revisar qué investigación se hizo para determinar que la calidad de la mercancía se apegó a lo pactado.
  • i) Revisar que las compras se hagan por cotizaciones recientes; si no se eligió el precio más bajo, debe existir explicación.
  • j) Checar que las compras se hayan efectuado dentro del programa del propio Departamento.
  • k) Analizar pedidos no surtidos en las fechas prometidas y sus causas.
  • l) Revisar si se continúa comprando a proveedores poco competentes y sus

3.- Seleccionar algunas Solicitudes de Material Especializado y comprobar si los Técnicos aprobaron las especificaciones.

4.- Investigar si el Departamento de Compras recibe con suficiente anticipación la información sobre los principales materiales a comprar.

5.- Investigar con el Almacenista :

* si se ha colocado material fuera de su lugar habitual.

* si se ha dañado por estar a la intemperie.

* si se han alquilado bodegas en forma urgente.

6.- Revisar la frecuencia con que se compra un mismo material; se puede estar comprando cantidades muy pequeñas con demasiada frecuencia.

7.- Investigar quién es el principal proveedor; en caso de com­prar a un solo proveedor, indagar por qué no se compra a otros.

V.-  Relaciones Externas e Internas

Compras siempre mantendrá relaciones con personas, departamentos e instituciones internas y externas de la empresa.

a./) Relaciones Externas: fundamentalmente con los proveedores.

­

El Departamento de Compras es responsable del uso adecuado de los fondos que la empresa destina a esta área funcional.

Por sus contactos y conducta con los proveedores, custodia la reputación de la empresa por su cortesía y justo trato.

Compras establece  la confianza comercial entre empresas y pro­veedor .

Obligaciones incluidas en las Relaciones con los Proveedores.

El trato con los Proveedores conduce a dos tipos de Obligaciones entre los mismos y la empresa

@.-) Formales ( las legales )

@.-) Informales ( la ética comercial )

Exigir a los proveedores la entrega de sus Cotizaciones Definitivas dentro del límite de tiempo establecido.

* En caso de cambiar las especificaciones en los artículos a comprar, se debe invitar a todos los proveedores para que coticen con las nuevas especificaciones

* Se recomienda que los Jefes de Compras visiten las fábricas de sus proveedores para establecer confianza entre ellos y la empresa.

b./) Relaciones Internas: fundamentalmente con departamentos y personas dentro de la propia empresa, que le permitan conocer las necesidades de cada uno.

Algunas Funciones del Area de Personal en las Empresas

  • Conseguir personal ” idóneo ” para que ocupen diferentes puestos en la empresa.
  • Conservar al recurso humano trabajando con ” entusiasmo e interés ” .
  • Controlar ”  administrativamente ”  al personal.

Actividades del Area de Personal

1a.-) Previsión de Personal.

2a.-) Reclutamiento.

3a.-) Selección.

4a.-) Contratación.

5a.-) Introducción.

6a.-) Administración de Sueldos y Salarios.

7a.-) Administración de Recursos Humanos.

1a.-)  Previsión de Personal

También conocida como : Planeación de Personal o Definición de Necesidades.

Al área de Personal le corresponde ” prever la  cantidad  y calidad  de mano de obra que se necesitará en cada puesto “.

Cantidad = cuántos obreros, empleados, técnicos, ejecutivos se requerirán.

Calidad =comprende los requisitos de habilidad, experiencia, res- ponsabilidad, conocimientos, que exigirá cada puesto.

2a.-)  Reclutamiento

Es la técnica encargada e buscar y dotar de recursos humanos a la empresa  en el momento oportuno .

¿ Cómo y dónde podrá encontrar Candidatos el área de Personal ?

Fundamentalmente recurriendo a:

2.1) Fuentes de Reclutamiento.

2.2) Medios de Reclutamiento.

2.1.-) Fuentes de Reclutamiento : son lugares específicos para localizar candidatos.

Se reconocen las siguientes Fuentes de Reclutamiento

2.1.1.-) Fuentes Internas :  proporcionan candidatos requeridos sin recurrir a personas o lugares fuera de la empresa.

Principales Fuentes de Reclutamiento Internas

@.- El Sindicato, es la principal fuente de reclutamiento interno para vacantes de ” puestos sindicalizados “.

@.- El Archivo o Cartera de Personal, está integrado por ” solicitudes de candidatos que no fueron seleccionados “.

@.- Familiares o Recomendados de Trabajadores Actuales, ”  si lo permite la política de la empresa ” .

@.- Promociones o Transferencia Interna del Personal, después de analizar el caso, se promueve ( ascenso ) o se transfiere ( mismo nivel ) al puesto vacante.

2.1.2.-) Fuentes Externas : son totalmente ajenas a la empresa.

Principales Fuentes de Reclutamiento Externas

  • Profesionales y Educativas, academias, institutos, tecnológicos , bachilleratos y universidades.
  • Asociaciones Profesionales, de las distintas profesiones que se ofrecen en el país, como: ingenieros, doctores, abogados, contadores, psicólogos, colegios de contadores y administradores.
  • Bolsas de Trabajo, son gratuitas, como la asociación estatal de empleo, federación de egresados de la universidad de coli ma, del imss; etc
  • Agencias de Colocación, son de paga y cobran a la empresa que contrató a su candidato el 10% del salario anual para niveles ejecutivos, y un mes de salario para otros puestos.
  • La puerta de la Calle, los candidatos acuden voluntariamente a la empresa, atraídos por el prestigio, sueldo y condiciones de trabajo que ofrece la misma.

2.2.-)  Medios de Reclutamiento  : son medios de comunicación o difusión masivos, empleados para dar a conocer un puesto vacante.

Principales Medios de Reclutamiento

  • Prensa : es el medio más utilizado, así como los periódicos y las revistas especializadas.
  • Radio y Televisión : por su alto costo casi no se emplea la televisión.
  • Grupos de Intercambio : formados por departamentos de personal de diferentes empresas, y se informan sobre los candidatos que han recibido.
  • Boletines : utilizados para reclutar personal que viva cerca de la empresa, se les envía a su domicilio.

3a.-)  Selección

La Selección de Personal es el procedimiento que permite encontrar al hombre adecuado, a un costo adecuado.

Proceso de Selección Técnica de Personal

Existen Procedimientos e Instrumentos Científicos para que el Area de Personal cumpla con su función de Selección.

Conoceremos un sencillo Proceso con sus respectivos Elementos que permite realizar una adecuada Selección de Personal.

Vacante : Aquí se inicia el proceso, y se define como  un  puesto sin titular

Requisición : Notificación escrita al departamento de personal o al sindicato, indicándose los datos generales, requisitos del puesto y candidatos viables.

Análisis y Valuación de Puestos : Se compara la requisición contra estos documentos, para conocer ” los requisitos mínimos que deben poseer los candidatos para que desempeñen el puesto adecuadamente “, y ” cuánto se les debe pagar “.

Inventario de Recursos Humanos : Se localizaren el mismo a quienes están trabajando actualmente en la empresa, y reúnen los requisitos exigidos por el puesto.

Fuentes de Reclutamiento :  Ya se estudiaron.

Hoja de Solicitud de Empleo :  Es un cuestionario estructurado que contiene datos importantes de los candidatos, en estos renglones:

* datos personales.

* datos escolares.

* datos de empleos anteriores.

* datos familiares.

Entrevista Inicial ( Informal o Preliminar ) : Busca descubrir en forma general, si el candidato cumple con los requisitos más ostensibles del puesto ( como estatura – facilidad de expresión – habilidad para interrelacionarse ).

Pruebas Técnicas y Psicológicas :   Las técnicas las aplica el futuro jefe inmediato para comprobar la posesión de conocimientos del candidato .

Las psicológicas las aplica el área de personal o el psicólogo industrial, descubren datos sobre aptitudes y conducta de los candidatos.

Estudio Socioeconómico :  Persigue verificar directa y objetivamente las condiciones socioeconómicas del candidato.

Se estudia :  @ en el domicilio de los aspirantes.

@ los antecedentes laborales.

@ los antecedentes penales.

@ las cartas de recomendación.

 

Exámen Médico :  Se aplica a quienes tengan más probabilidades de ser contratados; y se coloca al final del proceso por su alto costo ya que un Exámen Médico para efectos de Contratación debe ser muy completo, y por lo tanto es bastante caro.

Decisión Final : La toma el futuro jefe inmediato; el área de personal solamente ” asesora, recomienda, sugiere a quien contratar, presenta su documentación “, pero nunca decide.

4a.-)  Contratación

“ La contratación de personal es el acto legal-administrativo, por el cual un individuo pasa a formar parte de la empresa, mediante la prestación de sus servicios ”.

Se efectúa en el Departamento de Personal, una vez que el sujeto ha cubierto todos los Requisitos que le exige el puesto

Puntos de Vista de la Contratación

La Contratación plantea para poder aplicarla que la empresa tome en cuenta los siguientes Puntos de Vista :

A./) El Legal.

B./) El Administrativo.

A./) Punto de Vista Legal : ¿ por qué el término legal ?   Porque TODAS las empresas están OBLIGADAS a cumplir ciertas LEYES relacionadas con la contratación de personal.

LEYES como :

Ley Federal del Trabajo

I.-) La Ley Federal del Trabajo :  ” es la norma reguladora de las relaciones de trabajo, al establecer ciertos requisitos legales que debe cumplir la empresa para no tener problemas con la secretaría del trabajo y previsión social “.

Relaciones de Trabajo ( Art.20 de la LFT ) :  “ es la prestación de un servicio personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario “.

Contrato individual de Trabajo ( Art.20 de la LFT ) : “ es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario “.

La Relación de Trabajo inicia en el momento en que el trabajador queda subordinado al patrón, exista o no el Contrato Individual de Trabajo.

La Ley presume la existencia del Contrato y de la Relación de Trabajo; si llegaran a faltar esos documentos el trabajador tendrá todos los derechos señalados en ellos, y se culpará al patrón por la falta de esta formalidad , (Art.24 al 26 LFT )

Las Condiciones de Trabajo deben presentarse POR ESCRITO cuando no existan Contratos Colectivos Aplicables; serán dos ejemplares, uno para la empresa y otro para el sindicato

Contenido del documento en que se señalan las Condiciones de Trabajo

1o) Nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio del patrón y del trabajador.

2o) Si la Relación de Trabajo es por obra o tiempo determinado o tiempo indeterminado

3o) Servicio o servicios que deban prestarse indicados con precisión.

4o) Lugar ó lugares en donde se trabajará.

5o) La duración de la Jornada.

6o) La forma y el monto del salario.

7o) Día y lugar de pago.

8o) Otras Condiciones como: días de descanso, aguinaldo, vacaciones, ptu.

La Duración de las Relaciones de Trabajo

1.Por Obra

2.Por Tiempo Determinado.

De no aclararse, la Relación será por Tiempo Indeterminado.

La Jornada de Trabajo es el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del Patrón. ( Art.58 LFT )

Tipos de Jornada     ( Arts.59 al 61 LFT )

  1. a) Diurna : comprendida entre las 06:00 y las 20:00 ( no debe de exceder de 8 horas ).
  2. b) Nocturna : comprendida entre las 20:00 y las 06:00 ( no debe de exceder de 7 horas ).
  3. c) Mixta : comprende períodos de tiempo de la diurna y de la nocturna, siempre que el nocturno sea menor de 3 1/2 horas; si se excede, se considerará jornada nocturna. ( no debe de exceder de 7.30 horas ).

Por cada seis días de trabajo, corresponde al trabajador un día de descanso, recibiendo su salario íntegro ese día.

Días de Descanso Obligatorios

1o.de enero.

5 de febrero.

21 de marzo.

1o.de mayo.

16 de septiembre.

1o.de noviembre.

25 de diciembre.

Y cada seis años al cambio de Poderes del Ejecutivo Federal.

Trabajadores que tengan más de un año de servicios, deben disfrutar un período vacacional pagado, nunca inferior a seis días.

Salario es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo.

Cómo puede fijarse el Salario

  • Por Tiempo.
  • Por Obra.
  • Por Comisión.

Cómo se integra el Salario

  • Con pagos en efectivo por cuota diaria.
  • Con gratificaciones.
  • Con ayuda para casa-habitación.
  • Con primas y comisiones.
  • Con prestaciones en especie.

El Patrón debe pagar cada semana a sus obreros, y cada quince días a los demás trabajadores. ( Arts. 82;84 y 86 LFT ).

Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social

II.-) Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social … ” simultáneamente a la firma del contrato individual, o con posterioridad, el patrón debe afiliar al empleado en el IMSS “.

Los Plazos para los Avisos de Inscripción, Altas – Bajas – Modificaciones de Salarios, ” no será mayor de cinco días “.

Ley del Impuesto sobre la Renta

III.-) Ley del Impuesto sobre la Renta … ” el empresario está obligado a empadronar a sus empleados en el registro federal de contribuyentes, y retener de sus sueldos el importe correspon­diente sobre sus ingresos por el producto de su trabajo. ”

Ley del Infonavit

IV.-) Ley del Instituto del Fondo para la Habitación de los Trabajadores INFONAVIT.

Entra en vigor en el año de 1972, por el que el patrón está obligado a inscribirse e inscribir a sus trabajadores en este Instituto, y puedan adquirir, ampliar sus casas habitación, o bien liberar sus créditos hipotecarios.

La aportación, antes de verse beneficiados con el Crédito, es de un 5% sobre el sueldo del trabajador; una vez contratado el crédito será del 25% sobre el mismo salario

En 1992 apareció un nuevo concepto: el SAR ( Sistema de ahorro para el Retiro ); el patrón debe aportar el 2% del salario de cada trabajador en Bancos ( AFORES ) especialmente contratados para ese servicio.

El Sindicato

V.-) El Sindicato :  en ciertas empresas, su contrato colectivo señala la obligación de las mismas de emplear exclusivamente personal sindicalizado.

De no proporcionar el sindicato a los candidatos en el tiempo requerido por la empresa, el patrón podrá contratar libremente, con la obligación de los nuevos trabajado­res de afiliarse al sindicato.

B./) Punto de Vista Administrativo :  La Contratación de Personal trae consigo una serie de Mecanismos o Medidas para integrar al nuevo trabajador a la empresa; independientemente de los trámites legales que se siguieron.

Se Recomienda a la Empresa :

@.- Abrirle su Expediente al nuevo empleado, que contendrá : su hoja de solicitud de empleo – curriculum vitae- cartas de recomendación – pruebas psicométricas – copia de su contrato individual – períodos vacacionales – ascensos – cursos y capacitaciones – salario actual.

@.- Elaborar la Tarjeta de Control de Asistencias y Tiempo Extra que trabaje.

@.- Inscribirlos en Clubes Deportivos, Sociales o Culturales de la Empresa o Sindicato.

@.- Avisar a Finanzas o Contabilidad para efectos de sueldos y retenciones.

5a.-)  Introducción

Es un procedimiento que permite al nuevo trabajador ” adaptarse rápida  y  eficazmente  a su nuevo ambiente de trabajo “.

Se busca que los primeros recuerdos e impresiones que se fije el nuevo empleado sean agradables; de lo contrario se verá afectado en su :

  • rendimiento,
  • moral,
  • estado anímico.

Información que se le debe proporcionar al nuevo empleado

  • Algo de historia de la Empresa.
  • Objetivos y Políticas.
  • Productos o Servicios que ofrece.
  • Jefes y compañeros de trabajo.
  • El Reglamento interior de Trabajo

Pasos para lograr una Introducción Adecuada

1o./_) Obsequiar al nuevo trabajador :

El manual de Bienvenida- Reglamento interior de Trabajo – Contrato individual de Trabajo.

2o./-) El primer día de trabajo, lo recibirá alguien del Area de Personal, le mostrará las instalaciones de la planta y presentará con su jefe inmediato

3o./-) El jefe inmediato, lo presentará con compañeros de trabajo, conducirá al departamento donde trabajará, y le indicará con quien acudir en caso de problemas.

6a.-)  Administración de Sueldos y Salarios

Para cumplir con esta función, el área de  Personal  tiene como responsabilidad :

  1. a) Definir y valuar puestos.
  2. b) Conocer las diferencias regionales en los sueldos.
  3. c) Conocer la oferta y demanda de mano de obra.
  4. d) Conocer las necesidades de personal inmediatas y a futuro de la empresa.
  5. e) Conservar al personal en condiciones óptimas de ser

Técnicas para Administrar Sueldos y Salarios .

  1. A) Análisis de Puestos. B) Valuación de Puestos.
  2. C) Calificación de Méritos.
  3. A) Análisis de Puestos … ” Es una técnica que da a conocer con toda precisión lo que el trabajador debe hacer y los requisitos mínimos que debe poseer para desempeñarlo eficazmente .”

¿ Por qué es necesario para la Empresa ?

La empresa que no organiza adecuadamente sus trabajos y desconoce lo que cada trabajador hace, así como los requisi­tos que exige cada puesto, camina a ciegas, ya que :

  • Origina dudas sobre las obligaciones que corresponden a cada empleado u obrero.
  • Provoca el desconocimiento de las cualidades y responsabilidades de cada trabajo.
  • Dificulta exigir el cumplimiento exacto de las obligaciones del obrero.

El objeto a ser analizado es el mismo puesto.

Puesto = “ conjunto de operaciones, requisitos, responsabilidades y condiciones de trabajo que forman una unidad de trabajo específica e impersonal ” .

Técnica del Análisis de Puestos

Fundamental en el Análisis es separar y ordenar científicamente los elementos que integran un puesto. Dichos Elementos son :

I.-) La Descripción del Puesto : “ forma escrita donde se presentan las operaciones materiales que debe realizar el trabajador ”.

II.)  La Especificación del Puesto :  “ la forma en que se anotan metódicamente los requisitos de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo que exige un puesto ” .

Medios utilizados para recopilar información de los Puestos

  • Observación Directa : el analista ve y anota sistemáticamente lo que hace el trabajador.

No existe contacto directo con él.

  • Informes del Trabajador : preguntarle qué hace – cómo – dónde cuándo y con qué fin lo hace.
  • Informes de Jefes Inmediatos : completan los datos que se escaparon a la observación e informes del trabajador –
  • Cuestionarios : permiten captar en forma uniforme la información sobresaliente.

I.- La Descripción del Puesto

I./) El Encabezado : “ contiene datos que permiten identificar fácilmente al puesto ”.

  • título del puesto
  • número o clave de control.
  • ubicación. maquinaria y equipo que usa.
  • jerarquía y contactos.
  • puesto inmediato superior e inferior al analizado.
  • puestos afines.
  • número de trabajadores que desempeñan el puesto.
  • nombre y firma del analista y jefe inmediato.
  • fecha del análisis.

II/) La Descripción Genérica : es una explicación global del conjunto de actividades del puesto.

Debe ser breve.

III) Descripción Específica :  es una explicación detallada de las operaciones que se realizan en el puesto.

II.- Especificación del Puesto

Consigna los requisitos mínimos que debe poseer cualquier trabajador para que sea eficaz en el puesto. ( deben exigirse a cual­quiera que lo desee ocupar ).

  • Condiciones de Trabajo.

Formas Escritas para Analizar Puestos

La información que se obtiene sobre lo que se debe hacer en el puesto y los requisitos mínimos que deben poseer los trabajadores en el mismo, se registra por medio de :

a./) La Descripción Libre:  el analista no está sujeto a un modelo determinado para obtener información y datos sobre el puesto.

b./)La Lista Checable:  es una forma impresa que tiene ya especificados los datos que se pretenden investigar

Se emplea la Libre para la Descripción de Puestos.

La Lista Checable para la Especificación de Puestos.

Beneficios del Análisis de Puestos

  • Para la Empresa : ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.

es una base para el sistema técnico de ascensos.

  • Para el Jefe Inmediato : le da a conocer los trabajos que supervisarán.

puede exigir a cada trabajador lo que debe hacer y cómo hacerlo.

  • Para el Trabajador : le informa con precisión lo que debe hacer. le ayuda a conocer si está trabajando correctamente.
  • Para el área de Personal : ofrece los requisitos a investigar al seleccionar perso­nal.

permite colocar al trabajador en el puesto adecuado a sus aptitudes.

  1. B) Valuación de Puestos …” Es una técnica que sirve para determinar el valor de cada puesto en relación con otros de la misma, para fijar sueldos y salarios adecuados al personal “.

Problemas en las Empresas que no tengan Valuados sus Puestos

  • Trabajadores descontentos (se consideran injustamente pagados) y no rinden en sus obligaciones.
  • Inflación en sus Nóminas al pagar sueldos muy elevados.
  • Pérdida de trabajadores valiosos, al contratarse con otras empresas que les paguen mejor.

Métodos para Valuar Puestos

Se utilizan los siguientes :

  1. A) De Alineamiento o Rangos.
  2. B) De Grados o Niveles.
  3. C) De comparación por Factores.
  4. D) De valuación por Puntos.
  5. A) De Alineamiento o Rangos

A.-) De Alineamiento o Rangos.           Se procede de la siguiente Forma :

1o) Se detalla en tarjetas las funciones y trabajos de cada puesto.

2o) Se clasifican de acuerdo con su importancia ( deberes – responsabilidades ).

3o)  Se ordenan progresivamente, desde el más simple o elemental hasta el más complejo.

Personal debe conocer los diferentes sueldos que en otras empresas se estén pagando en esos puestos, y con base a ello el Comité Valuador decidirá al respecto.

B) De Grados o Niveles

El Comité Valuador:

1o) Engloba todos los trabajos a valorar en diferentes grados o niveles.

2o) Ordena los grados  niveles de cada puesto de acuerdo a la importancia que le conceda.

3o) Cada puesto acumula ” X ” cantidad de grados, y se le asigna el sueldo.

C) De Comparación por Factores

Es el más complicado de los Métodos; está estrechamente rela­cionado con el Análisis de Puestos, ya que ambos utilizan los mismos Factores:

* Habilidad * Esfuerzo * Responsabilidad * Condiciones de Trabajo.

El Comité ” califica la importancia que cada Factor tiene para cada puesto, en relación con el sueldo “.

@ Ejemplo : un repartidor de cilindros de gas necesita menos escolaridad que la secretaria, pero las condiciones de trabajo del repartidor son más pesadas que las de ella.

D) De Valuación por Puntos

El Comité asigna determinadas cantidades de valor llamadas puntos a cada característica de los puestos.

Entendiendo como Punto  = unidad de medición que servirá para comparar.

** En todos los Métodos para Valuar Puestos es un COMITE el res­ponsable de la valuación misma;  y está integrado por Mandos Medios y el Area de Personal.**

  1. C) Calificación de Méritos ” Es una técnica que se emplea para determinar cuáles empleados recibirán aumentos por sus méritos en el trabajo “.

Representa algo extra al sueldo del trabajador .

En lugar de una sola Tarifa de Sueldos y Salarios para cada Puesto, las Empresas tienen establecidas ” Escalas de sueldos y salarios por Méritos “.

El empleado u obrero nuevo inicia en el escalón más bajo, periódicamente su jefe inmediato lo revisa ( cada cuatro o seis meses ) y determina si merece recibir un aumento que lo lleve a uno o varios escalones arriba.

Objetivos de la Calificación de Méritos

  1. a) Remunerar la actuación o el trabajo destacado.
  2. b) Motivar al empleado para que trabaje eficientemen­te

La Calificación de Méritos no debe ser utilizada a menos que los propios empleados acepten que puede haber diferencia legítima y legal de compensación entre trabajadores que ocupen mismos puestos .

GRUPO RADIO LEVY,SA,DE CV.

HOJA TIPO PARA CALIFICAR MERITOS

Nombre                                                         Puesto

Fecha                                                         Jefe

Si lleva menos de seis meses en el puesto,

Indíquese el tiempo.

Necesita supervisión

Actitud, conducta y colaboración

Seguridad en sí mismo y trabajo

Asistencia y puntualidad

Adaptabilidad

Criterio

Cantidad Producida

Calidad Producida

TOTAL

OBSERVACIONES :

Revisado por la Junta          Clave Calificadora         1.- Máximo

2.- Sobre el Promedio

3.- Promedio

4.- Bajo el Promedio

5.- No Satisfactorio

Calificación

7a)  Administración de Recursos Humanos

Esta Actividad resume todas las anteriores, y se encarga de establecer los controles necesarios que permitan conocer el grado de realización de los Planes de Personal.

7.1.-) Control = es la recolección sistemática de datos para conocer con qué eficiencia se realizaron los planes

7.1.1) Clases de Control

a.-) Personal.

b.-) Instrumental.

c.-) Gráficos.

a./)  Personal

  • Supervisión : revisión hecha por el jefe inmediato o supervisor al trabajo en el momento en que se reali­za.
  • Inspección : revisión de casos específicos, para detectar fallas en los trabajos. ( previene y remedia errores ).

b./) Instrumental

  • Físico Cuantitativo : se controla por medio de la Calificación de Méritos al trabajador
  • Físico Cualitativo : con registros o expedientes personales de asistencia, retardos, permisos ( para sancionar con descuentos al sueldo ).

c./) Gráficos

  • No Monetarios : a través del análisis de puestos se controla gráficamente por medio de cuestionarios.
  • Monetarios : por medio de la valuación de puestos interviene el punto de vista monetario en este control

Por su Naturaleza los Controles pueden ser

  • Flexibles : que admitan cambios, ajustes o modificaciones.
  • Capaces de reportar las Desviaciones : para corregir las fallas oportunamente.
  • Claros : comprendidos por todos.
  • Capaces de conducir a la acción Correctiva : indicar lo que está mal, dónde y por qué está mal.

Finalidad de los Controles

Los Controles son útiles para:

  • corregir los defectos.
  • mejorar al empleado en su trabajo.
  • una nueva planeación de personal.
  • motivar al personal.

7.2) Relaciones Internas: El Departamento de Personal mantiene Relaciones Internas con toda la Empresa y sus Departamentos, especialmente con :

a.) Producción : dotándole con mano de obra de acuerdo a las políticas y a presupuestos de ambos.

b.) Finanzas o Contabilidad : proporcionándole recursos humanos capaces, y finanzas, basados en la información de personal, elabora la nómina.

c.) Abastecimientos : consiguiéndole personal idóneo, y abastecimientos consigue recursos materiales y servicios a la empresa.

d.) Mercadotecnia o Ventas : por los sueldos y trato preferencial a los vendedores ( sueldo-comisión ).

7.3) Relaciones Externas: El Depto de Personal establece Relaciones Externas ” con toda clase de empresas y fuentes de reclutamiento “.

7.3.1.-) Un Jefe de Personal debe conocer perfectamente :

  • Su propia Empresa, y empresas similares que existen.
  • Los métodos de Producción y necesidades de los demás departamentos, para buscar personal que es requerido.
  • El lugar donde está establecida la empresa y el costo de la mano de obra regional.

Toda empresa, desde sus inicios hasta su liquidación, maneja constantemente dinero; inversiones en terreno, edificio, maquina­ria, sueldos, salarios, gastos de operación y administración, obten­ción de créditos; etc.

La existencia, razón de ser y  fundamentación de las empresas gira alrededor de:

  • La obtención de utilidades para propietarios, accionistas y empleados.
  • La satisfacción de necesidades sociales que se logra con su participación.

Por lo tanto, podemos señalar que el Objetivo de Finanzas es :   ” obtener el dinero necesario para un objetivo determinado y  usarlo     eficientemente  “.

De la Capacidad de quienes estén al frente de esta Función depende el que la obtención y el uso de dinero se refleje en los Resultados de la empresa, ya que:

  • Obtener dinero, implica un costo, que pudiera reflejarse en ” intereses a pagar “, y
  • Del uso del dinero, resultarían las “ utilidades o pérdidas del negocio. éxito o fracaso ”.

Entonces, ¿ cómo definimos a las Finanzas ? : ” es el arte de obtener el dinero necesario para un objetivo determinado y administrarlo adecuadamente “.

Actividades del Area de Finanzas

* Estudios de planeación financiera.                * Manejo de fondos.

* Políticas de crédito y cobranzas.                   * Auditoría interna.

* Planes sobre nuevas inversiones.                 * Manejo de préstamos.

* Adquisición y custodia de valores.

* Formulación de proyectos de pago de intereses y dividendos.

* Desarrollo y vigilancia del sistema de presupuestos y su con­trol.

* Registros y valuación de inventarios.

* Operaciones de bienes raíces de la empresa.

* Diseño y establecimiento de métodos y políticas de deprecia­ción.

* Pago de impuestos

* Relaciones con Instituciones de Crédito.

* Otras.

Dichas Actividades, se Clasifican en Dos Grupos  :

A./) Las que tienen que ver con la obtención de Fondos.

B./) Las que tienen que ver con la administración de Fondos.

A./) Financiamiento ( Obtención de Fondos )

Comprende actividades relacionadas con la obtención de fondos para financiar las operaciones del nego­cio, motivos por los que se necesitan, y forma en que se pla­neará y distribuirá dicho fondo.

A.1.-) Necesidades de Financiamiento

El Empresario o Gerente de Finanzas debe definir con precisión ” los fondos a distribuir entre los diferentes renglones del activo, y producir conforme a esos planes “.

Motivos por los que la Empresa necesita del Financiamiento.

  1. a) Para su creación, crecimiento y desarrollo.
  2. b) Para su modernización ( en sistemas ).
  3. c) Para ampliar sus productos y mercados.
  4. d) Para las decisiones de la alta gerencia.
  5. e) Para contingencias y aseguramiento.
  6. f) Para provisiones de cuentas incobrables y reservas lega les.

Los Empresarios o Altos Ejecutivos constantemente analizan sus políticas de ventas, crédito y cobranza, costos, personal, abastecimientos; para facilitar la toma de decisiones; existen herramientas valiosas como el Punto de Equilibrio y otros tipos de análisis financieros .

El punto de Equilibrio

“ Consiste en un procedimiento que permite predeterminar o calcular un importe en el cual la empresa no sufra pérdidas ni obtenga utilidades”.  Se le conoce como el punto crítico de la empresa.

  • Es el punto donde las Ventas son iguales a los Costos y Gastos.
  • Representa la cifra que la empresa debe vender para no perder ni ganar.

¿ Qué debemos hacer para conocer esas Cifras ?

Para obtener esa Cifra, se Reclasifican los Costos y Gastos del Estado de Resultados ( Pérdidas y Ganancias ) en :

I./) Costos Fijos.

II./) Costos Variables.

I./) Costos Fijos  :  siempre están en función del tiempo, se ocasionan haya o no haya ventas; ejemplo : renta- sueldos- salarios- amortizaciones- depre- ciaciones- teléfono – energía eléctrica .

II/) Costos Variables  : siempre están en función de las ventas, se ocasionan cuando se vende; ejemplo : costo de ventas- comisiones sobre ven tas- impuestos sobre ventas- gastos de fletes y paquetería.

Este Procedimiento “ofrece datos por anticipado a la gerencia.”

¿ Cómo se puede calcular el Punto de Equilibrio ?

El Punto de Equilibrio puede calcularse en Base a :

* Pesos ( ventas )

* Unidades ( producción )

INGRESOS EN EL PUNTO DE EQUILIBRIO =     Costos Fijos Totales

( I.P.E. )

1 – Costos Variables

Ventas

Práctica

La fábrica de juguetes infantiles ” El perico marinero,S.A. de CV “, vendió en el año de 2003 $ 132,000. Sus Costos Fijos Totales sumaron $ 34,320, y los Costos Variables ascendieron a $ 52,800. Cuál será su Punto de Equilibrio para 2004 ?

** ¿ De dónde obtuvimos los $ 22,880 de Costos Variables ? …**

Dividimos los Costos Variables del 2001       $ 52,800.00

Las ventas del 2001                                      $ 132.000.00

Y nos da como resultado 0.04%

Ese % de Costos Variables se multiplica por las Ventas a lograr en 2004 y obtendrás los Costos Variables para el 2004.

0.4 x 57,200 = $ 22,880

Interpretación de la Gráfica del Punto de Equilibrio

Sin importar la cantidad a producirse, los Costos Fijos se man­tienen sin cambio …  Línea AB.

A partir del importe de los Costos Fijos ( que es constante ), los Costos Variables aumentan a medida que la producción se incrementa …   Línea AC.

Línea OE : Representa las Ventas ó el Ingreso Total; en el punto en que se cruza con AC es el que indica que ” ahí no obtenemos utilidades por las ventas realizadas, pero tampoco perdemos por las mismas “.

Cualquier volumen o cantidad de ventas que supere al punto de equilibrio va a representar UTILIDADES…  Línea F.

Por estar los Costos Variables en función a las Ventas y de éstas, a su vez, dependen las Utilidades, ” se deben disminuir los mismos incrementando las Ventas, porque:

  • de acuerdo a la gráfica, mientras más se retire a la derecha del punto de equilibrio, la diferencia entre costos variables y utilidades se hace mayor.
  • El precio de venta de los productos o servicios se fija de la siguiente forma :

P.V.= Costos totales + Utilidad deseada.

Medidas a tomar  para conservar bajo el Punto de Equilibrio

El empresario, después de analizar profundamente su probable situación financiera, desde el punto de vista de las ventas o producción, debe tomar alguna o algunas decisiones como las siguientes :

a.-) Aumentar los volúmenes de Ventas.

b.-) Eliminar productos de lenta realización y poca costeabili­dad.

c.-) Fusionar departamentos o funciones para reducir costos.

d.-) Rediseñar los productos actuales para que dejen mayor margen.

e.-) Aumentar el precio de venta (si la demanda lo permite).

f.-) Modernizar los métodos de producción y ventas.

El Punto de Equilibrio es valiosa Herramienta para la toma de decisiones en el área de ventas o producción.

Provisiones para Cuentas Incobrables

La experiencia ha demostrado en las empresas, que varias de las cuentas de sus clientes se convertirán en ” incobrables “, reflejando pérdidas en el ejercicio correspondiente, pudiendo tener repercusiones graves, si no se había previsto.

La Provisión para Cuentas Incobrables permite tomar medidas preventivas en la empresa, facilitando la planeación y programa­ción con precisión y efectividad.

Método para estimar las Cuentas Incobrables

Un método muy utilizado para calcular anticipadamente las cuentas incobrables consiste en  :

Determinar un Factor que resulta de” dividir el promedio de cuentas incobrables de un período determinado ( 1 mes, 3 meses, 6 meses, 1 año ), entre el prome­dio de cuentas por cobrar del mismo período, o entre el promedio de ventas realizadas en ese período “.

CONCLUSIONES : Las Cuentas Incobrables representan un 3.81% de las Ventas y un 0.95% de las Cuentas por Cobrar de los últimos cinco años en la empresa.

B) Planeación Financiera

Tomados en cuenta los Motivos por los que la Empresa necesita del Financiamiento, se procede a la Planeación Financiera, que se logra a través de:

  • La selección de medios, tipos y fuentes de financiamiento.
  • El manejo de crédito.
  • La determinación del activo fijo.
  • La determinación del activo circulante.

Fuentes de Financiamiento

Una vez definidas las razones por las que el negocio requiere del financiamiento, fijadas las cantidades y en qué se va a aplicar, se utilizan las fuentes disponibles para conseguir el dinero.

Fuentes de Financiamiento :  ”  se conocen como lugares o instituciones de las que se puede obtener dinero para financiar las operaciones de un negocio.”

Clases de Fuentes de Financiamiento

I.-) Fuentes Internas.

II.-) Fuentes Externas.

I.-) Las Fuentes Internas permiten obtener el dinero sin necesidad de endeudar al negocio.

El negocio no compromete su patrimonio social al adquirir dinero que proceda de esta fuente.

Ejemplos

  1. a) El Capital Social : formado por las aportaciones de los socios al constituir la empresa.
  2. b) Utilidades Reinvertidas : por común acuerdo de los socios se reinvierten las ganancias para economizar el financiamiento al negocio, especialmente en lo que toca a intereses.
  3. c) Inversiones adicionales por parte de los propietarios actuales .
  4. d) Emisión de una nueva serie de acciones.
  5. e) Venta de activos de la empresa.

II.-) Fuentes Externas : pueden proporcionar dinero, pero el patrimonio de la empresa queda comprometido ( aumenta su pasivo, lo que el negocio debe ).

Ejemplos

  1. a) Proveedores, al conceder mercancía a crédito sirven de fuente de financiamiento inmediato a la empresa. Es la más utilizada.
  2. b) Bancos, ofrecen préstamos o asesoramiento técnico.
  3. c) La Deuda Pública, al emitir la empresa una serie de bonos o pagarés, que una institución financiera se encarga de vender en el mercado.
  4. d) El Gobierno, apoya a la micro, pequeña y mediana empresa con préstamos e intereses blandos.

Estudiada y analizada su situación, cada empresa eligirá la Fuente de Financiamiento que más le convenga.

Razones para analizar e interpretar los Estados Financieros de la Empresa

Los Estados Financieros más comunes y básicos a todo negocio, son :

1*) El Balance General, o Estado de Situación Financiera.

2*) El Estado de Resultados.

3*) El Estado de Origen y Aplicación de Recursos.

1*) El Balance General es un documento que muestra la posición financiera de una empresa al finalizar cada período fiscal.

Se considera como un documento estático.

2*) El Estado de Resultados es un documento dinámico que muestra ingresos, costos, gastos, así como la utilidad o pérdida neta como resultado de las operaciones de un negocio durante un período determinado.

Su Objetivo :  informar cómo se perdió o ganó durante un período.

3*) El Estado de Origen y Aplicación de Recursos es un documento que muestra los aumentos y disminuciones en el activo, pasivo y capital habidos entre uno y otro ejercicio.

Muestra cuál ha sido el origen de los fondos y en qué se aplicaron los mismos.

Dichos Estados Financieros están integrados por diversas partidas las que por sí solas no son significativas;  se debe establecer una relación entre las mismas, para realizar un verdadero análi­sis de la situación financiera del negocio.

Es donde Finanzas ofrece para analizar la situación financiera de las empresas, las  Razones.

¿ Qué son ?   “  Son un método de análisis que permite detectar probables puntos débiles o bonanza en la estructura financiera de un negocio “.

*¿ Qué Muestran las Razones ? :  @.- Los síntomas ( indicios ), y

– Posibles puntos débiles del negocio.

Quienes participan en la operación de una empresa o negocio, están interesados en una fase determinada del misma ; el acreedor pone su atención en la solvencia ( capacidad de pago ) de la empresa, el inversionista sobre la productividad; todos analizan la fase que en especial atrae su atención.

Existen más de 20 Razones Financieras, veremos 6 de las principales y más utilizadas.

A.-) Activo de inmediata Realización a Pasivo Circulante

Nos indica que la empresa cuenta con $ 2.00 de Activo de Inmediata Realización por cada $ 1.00 de Pasivo Circulante ;  después de liquidar todo el Pasivo Circulante, le quedará un remanente de $ 1.00 al negocio.

El Pasivo Circulante representa las Deudas a Corto Plazo.

Si la Razón no refleja ” Remanente “, deberá profundizarse en el Análisis,  ya que pudiera tratarse de un punto débil de la empresa.

El Activo de inmediata Realización no incluye a los Inventarios ; también a esta Razón se le conoce como Prueba del Acido.

B.-) Activo Circulante a Pasivo Circulante

Representa que se dispone de $ 3.20 de Activo Circulante para pagar cada  1.00 de Pasivo Circulante.

En esta Razón sí están incluídos los Inventarios.

C.-) Ventas Netas a Saldos a Cargo de Clientes

4 significa las veces que el Saldo a cargo de Clientes se ha recuperado durante el ejercicio.

Indica la eficiencia en el manejo del Capital invertido en Clientes.

D.-) Ventas Netas a Inventarios

Significa que por cada $ 1.00 invertido en Inventarios, se ven­dieron $ 4.50, y la Inversión Total en Inventarios se ha trans­formado 4.5 veces en efectivo o su Saldo a cuenta de Clientes.

E.-) Ventas Netas a Activo Fijo

Refleja que por cada $ 1.00 invertido en Activo Fijo, el negocio ha vendido 0.33 centavos.

Se emplea para determinar ” el exceso de inversión en Activos Fijos, o la insuficiencia de ventas “.

F.-) Ventas Netas a Capital Contable

Refleja que por cada $ 1.00 de Capital Contable, se vendieron 0.50 centavos.

Se emplea para determinar la suficiencia o insuficiencia en las ventas.

G.-) Rendimiento sobre la inversión de los Accionistas

Utilidad neta

Promedio de inversión de los accionistas

Indica el porcentaje de rendimiento de los accionistas sobre su inversión.

Auditoría Financiera

” Consiste en la certificación que el Contador Público Auditor emite sobre los Estados Financieros de un negocio, sobre su veracidad y confiabilidad, a través de la revisión metodológica y sistemática de sus operaciones y registro contable “.

Clases de Auditoría Financiera :     * Interna.

* Externa.

* Auditoría Interna  :  es efectuada por auditores de la empresa misma.

* Auditoría Externa :  se realiza por lo general anualmente, por medio de un despacho de contadores públicos o un contador público en particular, para obtener una opinión independiente sobre los estados financieros de la em- presa y sus resultados .

¿ Por qué es necesaria la  Auditoría Financiera ?

Es necesaria esta Auditoría, porque el propio empresario, accio­nistas y acreedores ( especialmente las instituciones financie­ras ), requieren de una opinión autorizada sobre la veracidad y confiabilidad de los estados financieros

También es necesaria para verificar y certificar que lo que se está haciendo está correcto y así, evitar malos manejos y desfal­cos al empresario y empresa.

Se puede auditar los registros que lleva cada departamento o área funcional de la empresa, con la periodicidad que el Contador ó Departamento Contable determine.

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Levy Vazquez LIC. Javier Carlos. (2005, mayo 13). Teoría de la empresa y su administración. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-empresa-y-su-administracion/
Levy Vazquez, LIC. Javier Carlos. "Teoría de la empresa y su administración". GestioPolis. 13 mayo 2005. Web. <https://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-empresa-y-su-administracion/>.
Levy Vazquez, LIC. Javier Carlos. "Teoría de la empresa y su administración". GestioPolis. mayo 13, 2005. Consultado el 16 de Marzo de 2019. https://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-empresa-y-su-administracion/.
Levy Vazquez, LIC. Javier Carlos. Teoría de la empresa y su administración [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-empresa-y-su-administracion/> [Citado el 16 de Marzo de 2019].
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