Proceso administrativo. Qué es, origen, características, principios, fases, etapas y beneficios

El proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas con el objetivo de aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.

Al finalizar la lectura podrás definir qué es el proceso administrativo, identificarás quién y cuándo dio origen al término, conocerás sus características y fases, discernirás sus etapas, de qué se trata cada una y apreciarás los beneficios que su aplicación trae a una organización.

Proceso administrativo, definición

En primer término, cabe preguntar ¿qué es proceso?

Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)

Y ¿qué se entiende por administración?

Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado. (Fernández, p.3)

Entendido esto, se tiene entonces que:

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que estos cumplan con el proceso administrativo. (Hurtado, p.47)

La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese la interrelación y la continuidad de las actividades:

Proceso administrativo, el ciclo continuo e interconectado de las funciones de planeación, organización, dirección y control

Proceso administrativo, el ciclo continuo e interconectado de las funciones de planeación, organización, dirección y control

Origen del proceso administrativo

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y otros, p.64)

Características del proceso administrativo

Las principales características del proceso administrativo son asimilables a las características de la administración: universalidad, especificidad, unidad temporal, unidad jerárquica, interdisciplinariedad, valor instrumental.

De la misma manera, se pueden citar algunas características específicas de este sistema interconectado de funciones administrativas, entre ellas:

  • Recurrencia. Las funciones del proceso no se detienen, se repiten cíclica y constante.
  • Simultaneidad. No se requiere del término de una etapa o función para que la siguiente se ejecute.
  • Flexibilidad. Se ajusta a cada situación y a cada problema por resolver.
  • Transversalidad. Toca a todos los órganos empresariales y a los individuos que componen la organización.
  • Orden. Si bien no delimita una disposición obligatoria de las funciones, sí marca una guía para enfrentar cualquier realidad que se presente.

Principios del proceso administrativo

De acuerdo con Arranz (p. 4), los principios en el proceso administrativo son muy importantes porque le permiten a la dirección de una compañía aplicar cada uno de los elementos que lo forman:

  • Factibilidad: el proceso administrativo debe ejecutarse de forma que se adapte a la realidad y condiciones objetivas de la propia empresa y el entorno en el que está situada.
  • Objetividad y cuantificación: cuando se desarrolla el proceso administrativo nunca se deben tener en cuenta opiniones subjetivas o cálculos arbitrarios. Será preciso utilizar estadísticas, estudios de mercado, etc. El proceso administrativo sirve para cuantificar los costes de todo el proceso.
  • Flexibilidad: se deben establecer márgenes que den la posibilidad de maniobrar ante determinadas situaciones imprevistas y así poderse adaptar fácilmente a las nuevas condiciones.
  • Unidad: todo plan empresarial debe establecerse como general para toda la empresa para dirigirse a las metas y objetivos generales.
  • Del cambio de estrategias: es necesario hacer actualizaciones periódicas del plan, que servirán para guiar las nuevas estrategias de la empresa, las acciones y los presupuestos.

Fases del proceso administrativo

Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.

En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.

La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.

A través del siguiente videotutorial aprenderás más sobre qué es el proceso administrativo, cuáles son sus fases y cuáles sus etapas: planeación, organización, dirección y control. (5 videos, 28 minutos, Educatina)

Etapas del proceso administrativo

Como ya se ha mencionado, las etapas del proceso administrativo son: planeación, organización, dirección y control. A continuación, una breve introducción a cada una:

1. Planeación

La planeación o planificación, en el contexto del proceso administrativo, consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado.

Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes.

2. Organización

La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en sí mismo (dentro del proceso administrativo) en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos.

Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

3. Dirección

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.

Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

4. Control

El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.

Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido para desencadenar las acciones correctoras, que mantengan el sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos.

Beneficios de aplicar el proceso administrativo

Hernández (p. 194), en efecto, señala como beneficios de la aplicación del proceso administrativo, las siguientes:

  1. Es una guía práctica y metodológica para la administración de empresas.
  2. Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.
  3. Sienta las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en departamentos y jerarquías conforme a las necesidades y los recursos de las empresas.
  4. Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde con las necesidades de la empresa.
  5. Facilita el desarrollo de capacidades y competencias laborales.
  6. Posibilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.
  7. Faculta el análisis de problemas para su solución.
  8. Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la empresa o su replanteamiento.
  9. Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.

En conclusión, se entiende que la importancia del proceso administrativo radica en que su adecuada implementación faculta a la empresa para optimizar sus recursos, desarrollando fortalezas competitivas y elevando su productividad, de la mano del bienestar laboral de sus integrantes, cuyos esfuerzos individuales permitirán el logro de los objetivos colectivos.

Bibliografía

  • Alegre, Luis; Berné Manero, Carmen y Galve Górriz, Carmen. Fundamentos de economía de la empresa: perspectiva funcional, Editorial Ariel, 2000.
  • Arranz Vicente, Adriana. Procesos de gestión de unidades de información y distribución turísticas. Paraninfo, 2021.
  • Diccionario de la Real Academia Española
  • Fernández Arena, José Antonio. El Proceso administrativo, Editorial DIANA, 1991
  • Finch Stoner, James Arthur; Freeman, R. Edward y Gilbert, Daniel R. Administración, Pearson Educación, 1996.
  • Hernández y Rodríguez, Sergio. Administración: pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. McGraw Hill, 2002.
  • Hurtado, Darío. Principios de Administración, ITM, 2008.
  • Mercado, Salvador. Administración aplicada. Limusa, 2002.
  • Robbins, Stephen P. Administración, Pearson Educación, 2005.
  • Robbins, Stephen P. y De Cenzo, David A. Fundamentos de administración: conceptos esenciales y aplicaciones, Pearson Educación, 2009.
  • Zapata Domínguez, Alvaro; Murillo Vargas, Guillermo y Martínez Crespo, Jenny. Organización y Management, Universidad del Valle, 2006, p.64

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