Proceso administrativo. Qué es, origen, características, principios y beneficios

El proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas con el objetivo de aprovechar los recursos con los que cuenta la organización para hacerla efectiva.

Al finalizar la lectura podrás definir qué es el proceso administrativo, conocerás sus características y fases, discernirás sus etapas, de qué se trata cada una, identificarás quién y cuándo dio origen al término, además, apreciarás los beneficios que su correcta aplicación trae a una organización.

Qué es el proceso administrativo

El proceso administrativo es el conjunto de fases sucesivas que persigue la satisfacción de los objetivos institucionales. Esta definición surge de enlazar la respuesta a las siguientes preguntas, ¿qué es proceso?, y ¿qué se entiende por administración?

Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)

Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado. (Fernández, p. 3)

La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese la interrelación y la continuidad de las actividades:

Proceso administrativo, el ciclo continuo e interconectado de las funciones de planeación, organización, dirección y control

Proceso administrativo, el ciclo continuo e interconectado de las funciones de planeación, organización, dirección y control

A continuación, la definición de proceso administrativo según varios autores:

Es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que estos cumplan con el proceso administrativo. (Hurtado, p. 47)

Es una metodología que permite manejar eficazmente una organización y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿qué?, ¿para qué?, ¿cómo?, ¿con quién?, ¿cuándo?, y ¿dónde?; interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administración, y que son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina. (Munch, p. 36)

Cómo está estructurado el proceso administrativo

Inicialmente, se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.

En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo. Está compuesta por las etapas de planeación y organización.

La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las etapas de dirección y control.

Por su parte, las etapas del proceso administrativo son:

  1. Planeación. La planeación o planificación, en el contexto del proceso administrativo, consiste en saber qué se va a hacer por anticipado y cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. La planeación trata de crear un futuro deseado.
  2. Organización. La organización es el sistema que permite la utilización equilibrada de los recursos. Consiste en establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar, es decir, ¿cómo hacerlo?
  3. Dirección. La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos, es decir, verificar que se haga. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.
  4. Control. El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua, es decir, ¿cómo se hizo?

A través del siguiente videotutorial aprenderás más sobre qué es el proceso administrativo, cuáles son sus fases y cuáles sus etapas: planeación, organización, dirección y control. (5 videos, 28 minutos, Educatina)

Origen del proceso administrativo

Este paradigma, junto al de las áreas funcionales, fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y otros, p. 64)

Características del proceso administrativo

Sus principales características son asimilables a las características de la administración: universalidad, especificidad, unidad temporal, unidad jerárquica, interdisciplinariedad, valor instrumental.

De la misma manera, se pueden citar algunas características específicas de este sistema interconectado de funciones administrativas, entre ellas:

  • Recurrencia. Las funciones del proceso no se detienen, se repiten cíclica y constante.
  • Simultaneidad. No se requiere del término de una etapa o función para que la siguiente se ejecute.
  • Flexibilidad. Se ajusta a cada situación y a cada problema por resolver.
  • Transversalidad. Toca a todos los órganos empresariales y a los individuos que componen la organización.
  • Orden. Si bien no delimita una disposición obligatoria de las funciones, sí marca una guía para enfrentar cualquier realidad que se presente.

Principios del proceso administrativo

De acuerdo con Arranz (p. 4), estos principios son muy importantes porque le permiten a la dirección de una compañía aplicar cada uno de los elementos que lo forman:

  • Factibilidad: debe ejecutarse de forma que se adapte a la realidad y condiciones objetivas de la propia empresa y el entorno en el que está situada.
  • Objetividad y cuantificación: durante su desarrollo no se deben tener en cuenta opiniones subjetivas o cálculos arbitrarios. Será preciso utilizar estadísticas, estudios de mercado, etc. Su aplicación sirve para cuantificar los costes de todo el proceso.
  • Flexibilidad: se deben establecer márgenes que den la posibilidad de maniobrar ante determinadas situaciones imprevistas y así poderse adaptar fácilmente a las nuevas condiciones.
  • Unidad: todo plan empresarial debe establecerse como general para toda la empresa para dirigirse a las metas y objetivos generales.
  • Del cambio de estrategias: es necesario hacer actualizaciones periódicas del plan, que servirán para guiar las nuevas estrategias de la empresa, las acciones y los presupuestos.

Beneficios de la correcta aplicación del proceso administrativo

Hernández (p. 194), en efecto, señala los siguientes beneficios de su aplicación:

  1. Es una guía práctica y metodológica para la administración de empresas.
  2. Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.
  3. Sienta las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en departamentos y jerarquías conforme a las necesidades y los recursos de las empresas.
  4. Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde con las necesidades de la empresa.
  5. Facilita el desarrollo de capacidades y competencias laborales.
  6. Posibilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.
  7. Faculta el análisis de problemas para su solución.
  8. Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la empresa o su replanteamiento.
  9. Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.

Conclusión

Se entiende que la importancia del proceso administrativo radica en que su adecuada implementación faculta a la empresa para optimizar sus recursos, desarrollando fortalezas competitivas y elevando su productividad, de la mano del bienestar laboral de sus integrantes, cuyos esfuerzos individuales permitirán el logro de los objetivos colectivos.

Bibliografía

  • Arranz Vicente, Adriana. Procesos de gestión de unidades de información y distribución turísticas. Paraninfo, 2021.
  • Diccionario de la Real Academia Española
  • Fernández Arena, José Antonio. El Proceso administrativo, Editorial DIANA, 1991
  • Hernández y Rodríguez, Sergio. Administración: pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. McGraw Hill, 2002.
  • Hurtado, Darío. Principios de Administración, ITM, 2008.
  • Mercado, Salvador. Administración aplicada. Limusa, 2002.
  • Münch Galindo, Lourdes. Administración. Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor. Pearson educación, 2007.
  • Reza Trosino, J. Carlos. El gerente efectivo. UNAM, 2019.
  • Zapata Domínguez, Álvaro; Murillo Vargas, Guillermo y Martínez Crespo, Jenny. Organización y Management, Universidad del Valle, 2006, p.64

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