El control dentro del proceso administrativo. Qué es, objetivo, proceso, importancia y tipos

El control, como función administrativa, forma parte del ciclo conocido como proceso administrativo, constituye la última de sus fases, le corresponde la comprobación de las acciones y programas planificados para determinar si se cumplen los objetivos fijados y plantear medidas de corrección y mejora cuando sea posible.

A continuación se presentan, de manera sintética, algunas de las principales características del control como etapa del proceso administrativo, sus funciones, objetivo, los pasos dentro de su propio proceso y algunos de sus principales tipos.

Qué es el control como etapa del proceso administrativo

El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. (Munch, p. 55)

Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y control. Como observamos, el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

Tiene las siguientes funciones:

1. Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.
2. Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas.
3. Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

En el siguiente video podrás apreciar las etapas del proceso de control y cómo se relacionan, los 7 principios que rigen el control dentro del proceso administrativo y los beneficios que trae a la empresa su correcta implementación.

Objetivo del control

El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

Proceso de control

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes (Bernal y Sierra, p. 211). A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases:

1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
   • De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
   • De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
   • De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
   • De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

Esquema del proceso de control y sus etapas como función del proceso administrativo

El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso administrativo. Si el fin último de la administración es la calidad y eficiencia, la manera de verificar que esto se ha logrado es a través del control. (Munch, p. 56. 2007)

El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de mejoramiento que les permitan a las organi­zaciones una mejora continua en la optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor desempeño de las actividades. (Bernal y Sierra, p. 211)

Mancera (p. 5), propone una variación al proceso de control, dice que el verdadero proceso de control incluiría los siguientes pasos:

• Una fase de planificación de objetivos para cada segmento de la organización.
• Ejecutar los objetivos.
• Medir los resultados.
• Interpretar los resultados.
• Emprender acciones correctoras. Estas acciones correctoras, a su vez podrían ser de tres tipos:
  • Modificar la actuación del segmento cuyos resultados son insatisfactorios.
  • Modificar el objetivo inicialmente asignado.
  • Modificar la estructura del segmento y organizarlo de otro modo, asignando objetivos particulares a cada subsegmento.

Tipos de control

Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:

• Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional comience. Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
• Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
• Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.

Importancia del control dentro del proceso administrativo

De acuerdo con Munch (p. 57. 2007), el control es una función del proceso administrativo de vital importancia, dado que:

• Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
• Promueve el aseguramiento de la calidad.
• Protege los activos de la empresa.
• Se garantiza el cumplimiento de los planes.
• Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
• Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que se repitan.
• Es el fundamento para reiniciar el proceso de planeación y sus etapas.

Principios del control

Munch (p. 130. 2010), menciona los siguientes:

1. Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y que la autoridad se ejerza.
2. Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero.
3. Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo y forma.
4. Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas.
5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.
6. Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la estadística como un medio de control por excepción.
7. Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que el control pierde efectividad.

Herramientas y técnicas de control

El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se conoce como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por área y en general, a fin de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las acciones correctivas necesarias.

Algunas de las técnicas de control son enunciadas a continuación

• Auditoría. De gestión o administrativa, interna, financiera, contable, externa, legal, operativa, informática.
• Reportes e informes.
• Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
• Contabilidad.
• Presupuestos.
• Diagramas.
• Modelos matemáticos.

Las siguientes son algunas de las preguntas más comunes que se realizan antes de decidir el uso de herramientas y técnicas de control:

• ¿Qué se va a medir?
• ¿Quién llevará a cabo la acción o proceso?
• ¿Con cuáles elementos de control se cuenta?
• ¿Existe un nivel de aceptación de errores?
• ¿A quién le interesa el posible reporte?
• ¿Qué se puede hacer a partir de obtener la información?

Conclusión

El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso administrativo, ya que en este, se observan todas las irregularidades que se presentaron en el proceso y facilita que se vuelvan a hacer de acuerdo a su planeación. Sin embargo, todos los pasos son importantes y se deben de cumplir cada uno a su tiempo, utilizando la herramienta necesaria para mantener un buen control de la organización, por lo tanto es de vital importancia comprender estas herramientas y generar los cambios necesarios en la empresa.

Bibliografía

• Bernal Torres, Cesa Augusto y Sierra Arango, Hernán Dario. Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI. Pearson Educación, México, 2008.
• Munch, Lourdes. Administración. Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor. Pearson Educación, México, 2007.
• Munch, Lourdes. Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Pearson Educación, México, 2010.
• LA LEY. (2006). PROCEDIMIENTO Y PROCESO ADMINISTRATIVO PRÁCTICO VOL III. MADRID: LA LEY.
• Mancera Romero, Francisco, Control de gestión. Editorial Eleraning, 2017.
• Universidad José Carlos Mariategui. (s.f.). UJCM. Recuperado el 25 de 11 de 2013, de http://www.ujcm.edu.pe/bv/links/cur_comercial/AdminGen-16.pdf