Manejo de grupos formales e informales y equipos de trabajo. Juntos hasta el final.

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MANEJO DE GRUPOS
FORMALES E
INFORMALES Y
EQUIPOS DE TRABAJO
2017
FUNDAMENTOS DE INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
MARIELA DENISSE REBOLLO ALTAMIRA
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ORIZABA | MAESTRÍA EN INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
Hecho por: L.A Mariela Denisse Rebollo Altamira
Asesor: Dr. Fernando Aguirre y Hernández
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JUNTOS HASTA EL FINAL
INTRODUCCIÓN
Lo primero que pasa por mi mente al escuchar una palabra como “equipo son los
juegos olímpicos, porque, aunque la mayoría de los atletas compiten
individualmente van en representación de un país entero, y todo su esfuerzo y
trabajo se ve reflejado no solamente en el número de medallas que han recibido,
sino en poner a su país por encima de otros. Incluso en las emocionantes carreras
de relevos, es increíble ver físicamente los beneficios que puede uno obtener al
trabajar en equipo, incluso si las utilizáramos como analogías, encajarían perfecto
en el trabajo de los colaboradores, dentro de las organizaciones.
Por ejemplo, usando el caso del equipo de Jamaica, bastaría entender que no todos
corren a la misma velocidad, sin embargo, todos son indispensables para ganar la
carrera, puede que haya algunos que sobresalgan más que otros, como Usain Bolt,
sin embargo, eso no significa que una sola persona ganará la carrera, sobre todo si
hablamos de grandes distancias, las carreras de relevo, tienen una peculiaridad,
cada corredor sabe perfectamente en qué momento debe iniciar y en qué momento
le toca a alguien más, el corredor que le toca al principio no puede invadir el
siguiente tramo, porque en primer lugar ya ha dado su máximo en ese momento, y
en segundo lugar porque su relevo ya se encuentra en ese lugar. Una gran lección
para aquellas personas que no saben delegar autoridad y todo lo quieren hacer ellas
mismas, por la falta de confianza en las capacidades de los demás. Es importante
conocer nuestras debilidades y fortalezas constantemente, para saber de qué
manera podemos fortalecer aquellas áreas débiles, esto es de suma importancia
enfocado en las organizaciones.
Por lo tanto, en el presente artículo explicaremos las diferencias entre los grupos y
equipos de trabajo, así como su funcionamiento dentro de la organización, esto es
importante para entender su impacto en el logro de los objetivos planteados por la
organización y sus directivos.
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ANTECEDENTES
Dado que muchas tareas, objetivos complejos y decisiones están más allá de las
capacidades de una sola persona, los grupos y equipos, más que los empleados
individuales, constituyen cimientos fundamentales para la construcción de las
organizaciones de la actualidad (Hitt, 2006).
Los equipos diversos aportan conjuntos distintos de conocimiento, destrezas y
actitudes al proceso de toma de decisiones. También toman en cuenta un rango
más amplio de información y tienen acceso a más recursos que los ayudan a tomar
decisiones más eficaces. Es frecuente que tales decisiones conduzcan a acciones
competitivas más poderosas que las que toman equipos de alta dirección más
homogéneos (Hitt, 2006).
Los grupos realizan diversas clases de actividades, que van, por ejemplo, del
desarrollo de productos nuevos, al diseño de automóviles, elaboración de
presupuestos y formulación de planes estratégicos. Aun aquellos individuos que
sienten inclinación por ser emprendedores independientes a final de cuentas
enfrentan esta prueba de la realidad: si una organización no se basa en grupos y
equipos de alto rendimiento, es probable que no sea capaz de competir con eficacia
en los escenarios competitivos actual o futuro (Hitt, 2006).
Asimismo, es común que los grupos se vuelvan equipos o no, aquellos grupos que
se vuelven equipos significa que han creado un nivel alto de identificación de sus
miembros con el grupo. En otras palabras, para los miembros es importante el
hecho de que forman parte de una unidad. Una forma útil de pensar sobre la relación
entre grupos y equipos es verlos como un continuo. Se coloca a los individuos o
se colocan ellos mismos dentro de un grupo.
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Figura: Continuo Individuo-Grupo-Equipo Fuente: (Hitt, 2006)
Figura: Breve comparación entre equipos y grupos Fuente: (Robbins, 2004)
Es importante diferenciar entre grupos y equipos. En ciertas circunstancias son lo
mismo, y no lo son en otras, por lo tanto, es importante conocer sus características
y sus principales diferencias, como lo haremos a continuación.
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GRUPOS
(Hitt, 2006) nos explica que un grupo se define por lo general como un conjunto de
personas, limitado en cuanto a número (usualmente de 3 a 20, o algo así), que
tienen cierto grado de interacción y objetivos compartidos.
De acuerdo a (Palomo, 2010), los grupos constituyen la unidad laboral básica de
trabajo en las organizaciones, coexistiendo en las mismas circunstancias, los cuales
se pueden clasificar a nivel teórico según distintos criterios como se muestra a
continuación:
Figura: Tipos de Grupos en las Organizaciones Fuente: (Fernández, 1998; Gil & García, 1996; Palomo, 2010)
1. Dimensión Temporal incluye:
a. Grupos permanentes: grupos estables en el tiempo, permiten el
funcionamiento diario de las organizaciones.
b. Grupos temporales: grupos formados expresamente para alcanzar un
objetivo determinado, disolviéndose una vez alcanzada la meta para
la que fueron creados.
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2. Nivel de Formalidad se refiere a:
a. Formales: son grupos previstos por la organización (constituyen su
estructura funcional y se reflejan en los organigramas), y están
orientados a la consecución de sus objetivos.
b. Informales: son grupos que surgen de forma espontánea y con la
finalidad de satisfacer las necesidades personales y sociales de sus
integrantes y no cubiertas por la estructura formal.
3. Finalidad
a. Producción
b. Toma de decisiones y solución de problemas
c. Desarrollo de productos y/o servicios.
d. Solución de conflictos y más.
4. Nivel Jerárquico
a. Diferenciación Vertical habitualmente divididos en:
i. Nivel estratégico: también denominado Dirección General,
formado por los directivos encargados de definir los objetivos
estratégicos de la organización, así como los planes para
alcanzar dichas metas.
ii. Nivel funcional: formado por el conjunto de directivos
funcionales y mandos intermedios que relacionan el nivel
estratégico con el operativo. Su función principal es cumplir los
objetivos definidos por la Dirección General, así como coordinar
y supervisar el funcionamiento de su unidad.
iii. Nivel operativo: formado por los empleados que están situados
en la base del organigrama, desarrollan las funciones y tareas
básicas para asegurar la producción de bienes y/o servicios.
A su vez, estos tres niveles pueden ser:
1. Línea: Están directamente implicados en la toma de
decisiones en la producción de bienes y/o servicios.
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2. Staff: son unidades de apoyo, asesoras, y, por tanto, no
tienen capacidad para tomar decisiones directamente
sobre la producción de bienes y/o servicios.
b. Diferenciación Horizontal, donde se incluyen:
i. Servicios especializados: son grupos multidisciplinares
formados normalmente por especialistas en distintas materias
y cuya función básica es asesorar o apoyar a la organización.
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GRUPOS FORMALES E INFORMALES
Los grupos formales son grupos que la organización diseña, crea y regula para que
se realice el trabajo fundamental y contribuyan con su misión general.
(Hitt, 2006) nos explica que dentro de casi cualquier organización es común que
haya tres clases de grupos formales:
1. De comando (supervisión): un grupo de comando (supervisión) consiste en
un supervisor o gerente y todos aquellos que le reportan a esta persona. Por
lo general, tales grupos se consideran las unidades básicas de trabajo de
una organización. Sin embargo, en función de la naturaleza de las tareas que
se asignan a cada individuo, el nivel de interacción entre sus miembros varía
en forma considerable de un grupo de comando a otro. Normalmente su
duración es prolongada, más que temporal, asimismo, la membresía a estos
grupos cambia relativamente con lentitud. Estos factores reunidos afectan la
naturaleza y calidad de la interacción personal entre los miembros del grupo.
2. De proyecto/fuerza de tarea: son grupos que una organización reúne para
lograr un objetivo específico, que cruza unidades organizacionales
diferentes.
3. Comités: grupo permanente o temporal (ad hoc), cuyos miembros se reúnen
sólo de forma ocasional y reportan a distintos supervisores en la estructura
de la organización. Así, la interacción es esporádica y para la mayoría de
miembros éste no es el grupo formal de la organización con el que se tienen
el mayor grado de compromiso. No obstante, las decisiones de un comité
podrían tener implicaciones relevantes no sólo para sus miembros, sino
también para toda la organización.
Un grupo informal es aquél donde sus miembros eligen interactuar en forma
voluntaria. Según (Robbins, 2004), dado que el grupo informal aparece en respuesta
a la necesidad de contacto social y no es estructurado formalmente ni está
determinado por la organización, el autor encuentra dos tipos de grupos informales
que son los siguientes:
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1. Grupos de Interés: son grupos formado por empleados que trabajan juntos
para alcanzar determinado objetivo que concierne a todos.
2. Grupos de amigos: son grupos formados por personas que tienen una o más
características en común. Las alianzas sociales con frecuencia rebasan el
contexto laboral, se basan en una edad o unos orígenes semejantes.
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ETAPAS DEL DESARROLLO DE GRUPOS
(Robbins, 2004) explica que en general, los grupos pasan en su evolución por una
secuencia básica que es denominada “modelo de las cinco etapas del desarrollo de
grupos”; conformada por cinco estados que son la formación, conflicto, regulación,
desempeño y desintegración.
Figura: Etapas en el desarrollo de los grupos. Fuente: (Robbins, 2004)
Etapa de formación: primera etapa del desarrollo de los grupos, caracterizada
por mucha incertidumbre sobre el propósito, la estructura y liderazgo del
grupo. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse
parte del grupo.
Etapa del conflicto: segunda etapa del desarrollo de los grupos caracterizada
por los conflictos internos. Los miembros aceptan la existencia del grupo,
pero se resisten a las restricciones que les impone su individualidad. Al
culminar la etapa, el grupo cuenta con una jerarquía de liderazgo
relativamente clara.
Etapa de regulación: tercera etapa del desarrollo de los grupos, caracterizada
por las relaciones estrechas y cohesión. Se despierta un sentido agudo de
identidad y camaradería. Se da por concluida esta etapa cuando la estructura
del grupo está solidificada.
Etapa de desempeño: cuarta etapa del desarrollo de los grupos, en la que la
asociación funciona a cabalidad. La estructura en este punto es
completamente funcional y la energía de los integrantes es dirigida a la
realización de las tareas que los ocupa. Para os grupos de trabajo
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permanentes, la etapa de desempeño es la última de su desarrollo. En
cambio, en comisiones, equipos y otros grupos que tienen una tarea limitada,
queda una fase más.
Etapa de desintegración: última etapa del desarrollo de los grupos
temporales, caracterizada por la conclusión de las actividades, más que por
la realización de tareas.
(Robbins, 2004) sugiere otro modelo para grupos temporales con plazos, puesto
que los grupos temporales no siguen el modelo anterior, llamado modelo de
equilibrio puntuado, donde los grupos temporales pasan por transiciones de inercia
y actividad.
Figura: Modelo del equilibrio puntuado Fuente: (Robbins, 2004)
Este modelo tiene una sucesión peculiar de actividades (o inactividades):
1. En la primera reunión se traza la dirección del grupo.
2. En esta primera fase la actividad del grupo es inercial.
3. Al final de la fase sobreviene una transición, exactamente cuando el grupo
consumió la mitad de su tiempo.
4. La transición suscita cambios importantes.
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5. A la transición sigue una segunda fase de inercia.
6. La última reunión del grupo es de actividades intensas.
El esquema de modelo del equilibrio, los grupos muestran periodos prolongados de
inercia salpicados por breves cambios revolucionarios incitados principalmente
porque los miembros se hacen conscientes del tiempo y de su plazo.
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EQUIPOS DE TRABAJO
(Hitt, 2006) explica que un equipo es un tipo o una forma de grupo. En efecto, un
equipo tiene características adicionales más allá de las de un mero grupo: grado
mayor de interacción coordinada y, en especial, un sentido más alto de la
responsabilidad individual de sus miembros para alcanzar los resultados grupales
específicos.
Mientras que (Robbins, 2004) argumenta que los grupos y equipos no son lo mismo,
dado que para Robbins; un grupo de trabajo es aquel que interactúa para compartir
información y tomar decisiones para ayudar a cada miembro a desenvolverse dentro
de su área de responsabilidad, por lo tanto su desempeño es meramente la
sumatoria de la contribución de cada miembro del grupo, no existiendo la sinergia
que pudiera crear un nivel de desempeño mayor al de la suma de sus
contribuciones; un equipo de trabajo genera sinergia positiva a través de un
esfuerzo coordinado. Así los esfuerzos individuales resultan en un nivel de
desempeño que es mayor a la suma de esas contribuciones. El uso extenso de
equipos crea el potencial para que la organización genere mayores rendimientos sin
incrementar insumos. Robbins enfatiza claramente que, por el hecho de llamarle
equipo a un grupo, eso no incrementará de forma automática su desempeño.
Los equipos pueden realizar una variedad de cosas como hacer productos, proveer
servicios, negociar trataos, coordinar proyectos, ofrecer asesoría y tomar
decisiones. (Robbins, 2004) menciona que existen cuatro tipos de equipos dentro
de las organizaciones, éstos son:
Figura: Tipos de Equipos en las Organizaciones. Fuente: (Robbins, 2004)
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1. Equipo de Solución de Problemas: son grupos de 5 a 12 empleados del
mismo departamento que se reúnen algunas horas cada semana para
analizar las formas de mejorar la calidad, eficiencia y ambiente de trabajo.
2. Equipos Autodirigidos: grupos de 10 a 15 personas que asumen las
responsabilidades de su antiguo supervisor. Llevan a cabo trabajos
altamente relacionados o interdependientes.
3. Equipos Multidisciplinarios: grupos de empleados de un nivel jerárquico
similar, pero de diferentes áreas que se reúnen para cumplir una tarea.
4. Equipos Virtuales: equipos que usan la tecnología computacional para
enlazar a sus miembros físicamente dispersos con el fin de alcanzar una
meta común. Además permite a las personas colaborar en la red, usando
conexiones de comunicación como las redes de área extensa,
videoconferencias o correo electrónico, ya sea que les separe una pared o
un continente. Estos equipos pueden hacer lo mismo que hacen los demás
equipos, como intercambiar información, tomar decisiones, completar tareas
y además incluir miembros de la misma organización o conectarlos con
empleados de otras organizaciones. Las 3 principales diferencias entre los
equipos virtuales y los de cara a cara son:
a. La ausencia de expresiones paraverbales (tono de voz, inflexión,
volumen de voz) y no verbales (movimiento ocular, expresión de voz,
ademanes y otro tipo de lenguaje corporal).
b. Un contexto social limitado
c. La capacidad de superar las limitaciones de tiempo y espacio.
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DIFERENCIAS ENTRE EQUIPOS Y GRUPOS DE TRABAJO
(Palomo, 2010) comenta que en ocasiones se confunden dos tipos de situaciones
que, sin embargo, responden a conceptos claramente diferentes “grupo” y “equipo”.
Así las personas que forman un grupo casi no interactúan entre sí, al tiempo que el
objetivo que persiguen será diferente para cada una de ellas, no existiendo, por
tanto, una meta común.
Grupos
Líder centrado en la tarea
El trabajo se reparte en partes iguales y
cada uno se responsabiliza al máximo
No implica confianza mutua
Se da el individualismo
Se acepta la autoridad
No se fomenta la automotivación
Cada uno es responsable de sus
resultados
Tienen reglas
No implica orgullo de pertenencia
Hay reservas de comunicación
El resultado es individual
Existe un interés común
Tienen un objetivo común
No es importante la participación en los
procesos de toma de decisiones
Fuente: (Palomo, 2010)
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Una de las diferencias entre un grupo de trabajo y un equipo de alto rendimiento es
la necesidad de desarrollar y mejorar el rendimiento. Un verdadero equipo está
compuesto por personas comprometidas, que comparten objetivos y que tiene claro
que los demás son claves para la consecución de estos y el enfoque a adoptar por
el equipo. Para ello, es necesario pasar por varios estudios y evolucionar desde el
estadio inicial de grupo hasta ser un equipo de alto rendimiento.
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AGRADECIMIENTOS Y TEMA DE TESIS
Agradezco a Dios por todas sus bendiciones, igualmente por la oportunidad de
trabajar en el proceso de mejorarme a mí misma. Agradezco a mis padres por
apoyarme en todo momento en esta nueva aventura, al Consejo Nacional de
Ciencia y Tecnología por su apoyo en mis estudios de posgrado, al Instituto
Tecnológico de Orizaba, a la Maestría de Ingeniería Administrativa, así como a la
materia de Fundamentos de Ingeniería Administrativa, por proporcionarme las
bases necesarias para ser mejor como profesionista y ser humano.
REFERENCIAS CONSULTADAS
Fernández, A. R. (1998). Introducción a la psicología del trabajo y de las
organizaciones. Pirámide.
Gil, F. R., & García, M. S. (1996). Grupos en las organizaciones. Pirámide.
Hitt, M. A. (2006). Administración. México, D.F.: Pearson Educación.
Palomo, M. T. V. (2010). Liderazgo y motivación de equipos de trabajo. ESIC
Editorial.
Robbins, S. P. (2004). Comportamiento organizacional. Pearson Educación.

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Rebollo Altamira Mariela Denisse. (2017, junio 8). Manejo de grupos formales e informales y equipos de trabajo. Juntos hasta el final.. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/manejo-grupos-formales-e-informales-equipos-trabajo-juntos-final/
Rebollo Altamira, Mariela Denisse. "Manejo de grupos formales e informales y equipos de trabajo. Juntos hasta el final.". GestioPolis. 8 junio 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/manejo-grupos-formales-e-informales-equipos-trabajo-juntos-final/>.
Rebollo Altamira, Mariela Denisse. "Manejo de grupos formales e informales y equipos de trabajo. Juntos hasta el final.". GestioPolis. junio 8, 2017. Consultado el 24 de Abril de 2018. https://www.gestiopolis.com/manejo-grupos-formales-e-informales-equipos-trabajo-juntos-final/.
Rebollo Altamira, Mariela Denisse. Manejo de grupos formales e informales y equipos de trabajo. Juntos hasta el final. [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/manejo-grupos-formales-e-informales-equipos-trabajo-juntos-final/> [Citado el 24 de Abril de 2018].
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