Presupuesto. Qué es, importancia, elementos, características, tipos, componentes

El presupuesto es una herramienta de planeación que expresa en términos financieros o monetarios las operaciones y recursos que  forman parte de la empresa en un período de tiempo determinado, para lograr los objetivos fijados por la organización en su estrategia.

Así mismo, es un plan que integra y coordina todas las áreas, actividades, departamentos y responsables de la empresa expresando de forma monetaria y cuantificada los objetivos que la organización quiere lograr. Esto facilita su asignación y comunicación a cada una de las áreas de la empresa así como el correspondiente seguimiento para garantizar su complimiento y detectar posibles desviaciones a corregir.

El presupuesto es útil para determinar la cantidad de recursos que se requieren para desarrollar las diferentes actividades de la empresa y para controlar los ingresos, gastos e inversiones a realizar en un tiempo determinado. (Muñiz, 2009)

Preguntas que se van a responder

¿Qué es un presupuesto? Definiciones

El presupuesto es una proyección expresada en términos cuantitativos de lo que se quiere lograr en la empresa a nivel operativo y financiero, en un plazo definido, que permite tomar decisiones y ejercer el control de los procesos a la luz de los objetivos y la estrategia empresarial.

A continuación se presentan algunas definiciones de presupuesto según diferentes autores:

  • Es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. (Ramírez, 2005, p.270)
  • Es la determinación y asignación de los recursos requeridos para la consecución de los objetivos. Así, sirve como un importante instrumento de dirección; es quizás la principal herramienta para dirigir eficazmente una empresa mediana o grande. (Kafury, 1996, p.55)
  • Un presupuesto es una hoja de trabajo que describe su estilo de vida (o tipo de vida). Un presupuesto es para su programa de equilibrio financiero, lo que una dieta es, para su programa de equilibrio físico. El objetivo primordial de un presupuesto, es mejorar su situación en un futuro, con un sistema de gasto disciplinado. (Klosowski, 1991, p.38)
  • Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa. (Burbano & Ortiz, 1995, p.11)
  • El presupuesto es un completo plan financiero diseñado para orientar al empresario hacia la consecución de las metas propuestas. (Mendoza, 2004, p.3)

Elementos y características de un presupuesto

  • Es un plan que expresa lo que la administración tratará de realizar.
  • Es integrador y coordinador al tomar en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa de tal manera que  cada una contribuya al logro del objetivo global. Así, el plan o presupuesto de un departamento de la empresa es funcional si se identifica con el objetivo total de la organización. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado y preparado conjuntamente y en armonía por las diferentes áreas y departamentos que lo integran.
  • Se expresa en términos monetarios, es decir, unidades cuantificables y medibles.
  • Compendia y determina  las operaciones de la organización en términos de ingresos a obtener, gastos e inversiones a realizar. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
  • De igual manera, planea los recursos necesarios para ejecutar sus planes de operación a través de una planeación financiera que incluya:
    1. Presupuesto de Efectivo.
    2. Presupuesto de adiciones de activos.
  • Se desarrolla dentro de un período futuro determinado.
  • Requiere flexibilidad para realizar las revisiones, ajustes y cambios requeridos en el momento necesario.
  • Se debe elaborar teniendo en cuenta la optimización de recursos para su obtención y ejecución

Importancia del presupuesto

De acuerdo con Ramírez Molinares (2011), los presupuestos son muy importantes en el proceso administrativo de la empresa en tanto:

  • Ayudan a minimizar los riesgos en las operaciones de la empresa.
  • Sirven de mecanismo para la revisión permanente de las políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia las metas establecidas
  • A través de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
  • Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
  • Sirven para establecer controles financieros en la empresa.
  • Miden el desempeño de las distintas áreas de la empresa y provee unas metas comparables en cada una de ellas en forma global.
  • Estipulan el límite y alcance los desembolsos realizados por la empresa.
  • Determinan por centros de responsabilidad, los responsables de su aplicación.
  • Generan claridad en la compresión de las metas de la empresa.
  • Presentan por anticipado el monto de los gastos de las actividades que se realizarán en la empresa.
  • Reducen al mínimo los costos por compras innecesarias, despilfarros de materiales, tiempo, etc.

Tipos de presupuesto

En general, los presupuestos se clasifican según tres factores fundamentales que son, su flexibilidad, el período de tiempo para el cual se realizan y el campo de aplicabilidad o función en la empresa. Teniendo en cuenta este último factor, a continuación se analizan los diferentes tipos de presupuesto.

El Presupuesto Maestro

Está integrado básicamente por dos áreas o componentes que son:

  1. El presupuesto de operación.
  2. El presupuesto financiero.

La siguiente video-lección de la docente Jasbleidy Padilla, del programa de formación de gestión financiera y de tesorería del centro de servicios financieros del SENA, te resultará bastante útil, ya que en ella se explica en qué consiste el presupuesto maestro y cómo se elabora.

1. El Presupuesto de Operación

Se refiere propiamente a las actividades de producir, vender y administrar la organización, que son las actividades típicas a través de las cuáles una empresa realiza su misión de ofrecer productos o servicios a la sociedad.

Dichas actividades dan origen a los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de requerimientos de materia prima, de mano de obra, de gastos indirectos y los gastos de operación, costos de ventas.

Estos a su vez requieren ser resumidos en un reporte que permita a la administración, conocer hacia dónde se dirigirán los esfuerzos en torno a la operación de la compañía, lo cual se logra a través del Estado de Resultados presupuestado.

El presupuesto de ventas

Para empezar, la organización deberá determinar el comportamiento de su demanda, es decir, conocer qué se espera que haga el mercado. Al concluir con esto, podrá elaborar un presupuesto propio de producción.

Normalmente se realiza este procedimiento en la mayoría de las empresas, ya que cuentan con una capacidad ociosa, es decir que la demanda es menor que la capacidad instalada para producir. Sin embargo, existen casos en que las empresas elaboran el presupuesto de producción como primer paso.

También están las empresas del sector público que presupuestan primeramente sus gastos o necesidades y con base en ello determinan los ingresos que habrán de recaudar por vía impositiva (impuestos, derechos, etc.).

¿Cómo se hace el presupuesto de ventas?

Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:

  1. Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un período determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.
  2. Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que garanticen la objetividad de los datos, como análisis de regresión y correlación, análisis de la industria, análisis de la economía, etc.
  3. Basándose en los datos deseados para el futuro que generó el pronóstico y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, elaborar el presupuesto de estas tratando de dividirlo por zonas, divisiones, líneas, etcétera, de tal forma que se facilite su ejecución.

Una vez aceptado, debe comunicarse a todas las áreas de la organización para que se planifique el presupuesto de insumos.

Presupuesto de producción

Una vez que ya se determinó el presupuesto de ventas, se debe elaborar el plan de producción. Este es importante, porque de él depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo.

Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que se vende la organización, hay que considerar las siguientes variables:

  • Ventas presupuestadas de cada línea.
  • Inventarios finales deseados para cada tipo de línea.
  • Inventarios iniciales con que se cuente para cada línea.
Presupuesto de Producción por línea

Se puede expresar de la siguiente manera:

Ventas presupuestadas + Inventario final deseado de Artículos Terminados – Inventario inicial de Artículos Terminados

La fórmula anterior supone que los inventarios en proceso tienen cambios poco significativos. De no ser así, se deberían considerar dentro del análisis para determinar la producción de cada línea.

Hasta ahora se ha planteado la necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y al final del período productivo, sin embargo, dentro de dicho período hay que determinar cuál es la política deseada por cada empresa con respecto a la producción.

Las políticas más comunes son:

  • Producción estable e inventario variable.
  • Producción variable e inventario estable.
  • Combinación de las dos anteriores.
Presupuesto de necesidades de materia prima y de compras

Una vez concluido el presupuesto de producción, se puede diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos.

Bajo condiciones normales, cuando no se espera escasez de materia prima, la cantidad debe estar en función del estándar que se haya determinado para cada tipo de ellas por producto, así como la cantidad presupuestada para producir en cada línea, indicando a la vez el tiempo en que se requerirá.

Materia prima «A» requerida =  Producción presupuestada de una línea  *  estándar materia prima “A”

El presupuesto de requerimientos de materia prima se debe expresar en unidades monetarias una vez que el departamento de compras defina el precio al que se va a adquirir, lo cual constituye el costo del material presupuestado.

En este plan se incluye únicamente el material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc.) se incorporan en el de gastos indirectos de fabricación.

Presupuesto de mano de obra directa

Trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada.

Debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes.

Una vez calculado el número de obreros requeridos, se debe determinar qué costará esa cantidad de recursos humanos, o sea, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en horas estándar o en número de personas y calidad, a unidades monetarias, es decir, calcular el presupuesto del costo de mano de obra.

Presupuesto de gastos indirectos de fabricación

El presupuesto debe elaborarse con anticipación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Es importante tener en cuenta que al elaborarlo, se detecta perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indirectos, de manera que los gastos de fabricación variables se proyecten en función del volumen de producción previamente determinado y los gastos de fabricación fijos se planeen dentro de un tramo determinado de capacidad independiente al volumen de producción presupuestado.

Una vez elaborado, debe calcularse la tasa de aplicación tanto en su parte variable como en su parte fija y elegir una base que sea adecuada para la estructura del presupuesto de gastos de fabricación indirectos.

Se puede sintetizar lo anterior por medio de la fórmula:

Y = a + bx

Donde:

  • a = los gastos de fabricación fijos.
  • b = gastos variables por unidad a producir.
  • x = volumen de actividad.

En el contexto del desarrollo del plan maestro es muy importante utilizar el denominado presupuesto flexible, que consiste en presupuestar según diferentes niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, de acuerdo con el comportamiento que manifiesten ambos en función de una actividad determinada.

Presupuesto de gastos de operación

Tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza.

Al igual que los gastos indirectos de producción, los gastos de operación deben ser separados en todas las partidas de gastos variables y fijos para aplicar el presupuesto flexible a estas áreas, utilizando costeo con base en actividades.

El volumen según el cual cambiarán las partidas variables no será el de producción sino el adecuado a su función generadora de costos.

2. Presupuesto Financiero

El plan maestro debe culminar con la elaboración de los estados financieros presupuestados, que son reflejo del lugar en donde la administración quiere colocar la empresa, así como cada una de las áreas, de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la situación global.

Aparte de los estados financieros presupuestados anuales, pueden elaborarse reportes financieros mensuales o trimestrales o cuando se juzgue conveniente para efectos de retroalimentación. Esto permite tomar las acciones correctivas que se juzguen oportunas en cada situación.

El presupuesto financiero aunado a ciertos datos del estado de resultados presupuestado expresa el estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo de efectivo presupuestado.

El estado de resultados, el estado de situación financiera y el estado de flujo de efectivo presupuestado indican la situación proyectada. Con estos informes queda concluida la elaboración del plan anual o plan maestro de una empresa.

Diagrama de la secuencia del Presupuesto Maestro

Según lo visto anteriormente, el proceso de elaboración o secuencia del presupuesto maestro se puede resumir con el siguiente gráfico:

Diagrama de la secuencia del Presupuesto Maestro

Diagrama de la secuencia del Presupuesto Maestro

Referencias

  • Burbano, J & Ortiz, A (1995). Los presupuestos (2ª Ed.). Santafé de Bogotá. Mc-Graw Hill.
  • Kafury, M. (1996). Administración Financiera (5ª Ed.). Bogotá. Universidad Externado de Colombia.
  • Klosowski, A (1991). Finanzas personales equilibradas (1ª Ed.). México. Trillas.
  • Mendoza, C. (2004). Presupuestos para empresas de manufactura (1ª Ed.). Barranquilla. Ediciones Uninorte
  • Muñiz González, Luis (2009). Control presupuestario: Planificación, elaboración, implantación y seguimiento del presupuesto. Profit Editorial. Disponible en: https://books.google.com.co
  • Ramírez Molinares, Carlos Vicente. Los presupuestos, sus objetivos e importancia. Revista Cultural Unilibre.
  • Ramírez Padilla, David Noel (2005). Contabilidad Administrativa. Mc Graw Hill. Séptima Edición. México,

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