Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional - GestioPolis

Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional

El mundo de los negocios se desenvuelve cada vez más rápidamente, el cambio mismo se enfrenta a novedades y presiones. El fin de milenio ha puesto sobre las organizaciones, las instituciones en general retos constantes en los cuales el punto central es el hombre, el ser humano.

El camino que han recorrido las organizaciones ha sido largo, en la actualidad las grandes empresas de negocios permiten un mejor ambiente, una abierta comunicación, más calidad y sobre todo decisiones adecuadas y convenientes. Encontramos así que las organizaciones aplican ya en la década de los años 90 un sistema en el cual se promueven las filosofías de calidad, se enfocan a la educación, se produce también material de apoyo, se llevan a cabo Simposiums, Grupos de Pláticas, Seminarios que fomentan calidad, educación y comunicación más abierta, sobre todo se tienen técnicas y mecanismos de soporte en comunicación para que los contenidos sean más efectivos y comprensibles y se ha encontrado que se maneja el fortalecimiento Personal o Empowerment, el Desarrollo Organizacional y se hace uso de diferentes teorías, así como la teoría Z relacionada con la educación y se aplica en forma conveniente para el mejoramiento de la comunicación en las empresas.

  1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Se ha detectado una problemática muy generalizada en la comunicación organizacional pues es frecuente que se de por hecho el que los sistemas de la empresa deban ser comprendidos por el personal. Se tiende a no entregar la información adecuada a la persona adecuada y no se da el valor agregado a quien la recibe. Por lo general las organizaciones, sobre todo las grandes organizaciones dan por sentado que al conocer el ejecutivo lo que ocurre en la empresa, por ese simple hecho se podrá encontrar una fácil solución.

A la luz de las deficiencias comunicacionales existentes en las organizaciones de fin de milenio, se ha considerado un punto interesante de estudio, investigar la forma en que se hace participar al personal en la toma de decisiones, cómo se enfrentan a los problemas y soluciones y también cómo se le da claridad a los propósitos y la finalidad de las expectativas de trabajo.

Un punto relevante también en el estudio del problema es el hecho de que la comunicación al acomodarse dentro de un programa de Desarrollo Organizacional se puede manejar de diferentes maneras, es decir, puede ser informativa, necesaria, para formación, para convencer o reaccionar.

  1. OBJETIVOS

* A través de una investigación bibliográfica señalar las razones por las cuáles no se realizan adecuadamente los procesos de comunicación en los programas de desarrollo organizacional.

* Se busca en forma general dar respuesta a una serie de cuestionamientos relacionados con la forma en que se maneja la comunicación dentro de los programas de Desarrollo Organizacional.

-¿Se aplica la teoría Z adecuadamente en la comunicación que se maneja en el Desarrollo Organizacional?

– ¿A qué da respuesta el Desarrollo Organizacional?

– ¿Se detiene en algún momento el proceso de cambio evocado por el Desarrollo Organizacional?

– ¿Se maneja únicamente un tipo de comunicación en el Desarrollo Organizacional o permite la flexibilidad en ésta?

  • Conocer cuál es el papel que juega el ejecutivo en la aplicación del Desarrollo Organizacional.
  1. C) JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

A medida que nos adentramos en un mundo cambiante, con nuevos sistemas, con una tecnología en constante cambio, sale a relucir el problema del conocimiento del hombre y su papel dentro de las organizaciones, así como también la necesidad de hacer un uso adecuado de la comunicación, ayudándose a través de diferentes teorías de las ciencias de la conducta, con técnicas educativas y dentro de ellas, la teoría Z.

  1. VIABILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN 

        Al contar con la oportunidad de hacer una investigación bibliográfica sobre el material de interés, así como también el poder hacer uso del medio electrónico el proyecto se vuelve viable ya que existe material actual y creíble el cual se puede analizar y revisar para conocer los cambios que se han dado y las oportunidades que se tienen en el cambiante mundo. La comunicación, ha medida que surgen los adelantos tecnológicos, se ve afectada, se vuelve más dinámica, continua y más independiente pudiendo en la actualidad comunicarse los empleados de las organizaciones, con casi cualquier empresa alrededor del mundo en cuestión de segundos.

  1. CONSECUENCIAS DE LA INVESTIGACIÓN 

* La investigación tendrá como consecuencias el conocimiento de la forma en que se está aplicando el Desarrollo Organizacional en la actualidad y la forma en que la comunicación hace uso de las técnicas de la teoría Z. Esto indudablemente amplia los horizontes y los conocimientos sobre la forma en que las organizaciones se están manejando en los diferentes niveles con los clientes, proveedores, público, gobierno, otras empresas y en el ambiente internacional.

* Otra consecuencia es el poder evaluar los impactos y resultados de la aplicación del Desarrollo Organizacional así como la Teoría Z.

II. MARCO TEÓRICO

  1. A) ANTECEDENTES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Vivimos en un mundo de organizaciones ya que son éstas las que proporcionan los medios para vivir, las que manejan y surten el alimento, la habitación, el cuidado de la salud y la seguridad, también proporcionan televisores, medios electrónicos, ropas y la computadora personal. Las organizaciones nos dan trabajo y un sueldo, aunque también nos pueden dar molestias, hacer que el ser humano se sienta incompetente y no satisfecho y al tiempo que pueden mandar a una nave a que recorra el espacio sideral también pueden frenar el desarrollo y contribuir a la ineficiencia y al desperdicio. Eso y más son las organizaciones. Es en ellas en donde surgió el desarrollo organizacional (D.O.), “un campo aplicado de la Ciencia Social que busca ayudar a las organizaciones a mejorar la realización humana y la productividad. Es una disciplina que apenas tiene 5 décadas y todavía se encuentra en evolución y crecimiento”[1] .

El Desarrollo Organizacional tiene varios antecedentes. El primero fue el crecimiento de National Training Laboratories (Laboratorios Nacionales de Entrenamiento) y el desarrollo de grupos de entrenamiento que anteriormente eran conocidos como Grupos-T. El segundo antecedente fue el relacionado con los trabajos realizados de encuestas, investigación y retroalimentación, fue Kurt Lewin instrumental en el desarrollo de ambas áreas, además también fue una influencia importante para animar a los grupos a procesar sus propios datos. Por último se tiene otro antecedente que es el enfoque en la productividad y en la calidad de vida. Todo eso se dio a finales de los años 50, surgiendo también la formación de equipos o team-building.

“El Desarrollo organizacional comprende varias teorías, enfoques y técnicas y siempre se le están agregando nuevos conceptos y métodos. Como tal es un ambiente que a veces causa confusión y malos entendidos”[2]   El Desarrollo Organizacional surge como una respuesta a las necesidades específicas, pues se sabe que los gerentes y administradores en su labor diaria se enfrentan a cambios, a técnicas que llevan al perfeccionamiento del organismo. Así que por medio de este conjunto de conceptos, de medios de ayuda y procedimientos técnicos el Desarrollo Organizacional contiene dentro de sí una serie de disciplinas.

El desarrollo organizacional contiene datos tomados de las ciencias de la conducta y su objeto es facilitar el proceso de cambio proyectado o formulado de acuerdo con planes.

  1. B) EVOLUCIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

          Ha medida que el campo del desarrollo organizacional creció y maduró se le dio atención a la estrategia organizacional, la tecnología y el diseño. Fue tanto su impacto que «la American Psychological Association, conocida anteriormente como la División de Psicología Industrial en los Estados Unidos, cambió su título a American Society of Training and Development»[3] . Para finales de 1970 eran ya muchas las organizaciones que habían establecido su departamento de Desarrollo Organizacional y las universidades iniciaron su programa de Desarrollo Organizacional en la Western University. Empresas como las siguientes realizaron su Desarrollo Organizacional: Union Carbide, Exxon., Corning Glass Works, Texas Instruments, American Airlines, Du Pont, Procter & Gamble, IBM, Bank of America. Pero de igual forma se empezó a realizar el Desarrollo Organizacional en las escuelas locales, estatales y federales y en el ámbito universitario también.

El punto clave dentro del desarrollo de la organización está en el cambio, el cual se encauza para lograr el perfeccionamiento de la eficiencia en las organizaciones. Además se puede lograr considerar los cambios como un proceso natural y no como algo especial. El proceso de cambio puede entonces conjuntarse y fusionarse con los innumerables procesos restantes de la vida de los organismos.

El Desarrollo Organizacional viene a ser «un enfoque de sistemas, conjuntando las relaciones funcionales e interpersonales en los organismos.»[4] Una forma de imaginar los organismos en el enfoque de sistemas es considerar que el sistema se compone de tres elementos principales: el sistema técnico, el sistema administrativo y el sistema humano.

Podemos encontrar una definición del concepto del Desarrollo Organizacional «Es un esfuerzo planificado, de toda la organización y administrado desde la alta gerencia, para aumentar la efectividad y el bienestar de la organización por medio de intervenciones planificadas en los “procesos” de la entidad, las cuales amplían los conocimientos de las ciencias del comportamiento»[5] .

El Desarrollo Organizacional es un esfuerzo de cambio planificado que implica un diagnóstico sistemático de la organización, implica un plan estratégico para el mejoramiento y la movilización de recursos para llevar a cabo dicho esfuerzo. Es una constante definición y redefinición de metas que involucra al sistema total, busca un cambio profundo de la cultura. Su enfoque es total, no sólo de los subsistemas, sino de toda la organización. Se administra desde la alta gerencia que debe participar activamente en el programa y sus resultados.

Está ideado el Desarrollo Organizacional para aumentar la efectividad y el bienestar de la organización.

La evolución del Desarrollo Organizacional comprende: la naturaleza del cambio planeado; el modelo de diagnóstico de las organizaciones; las intervenciones humanas, tecnoestructurales, de Recursos humanos y las estratégicas.

  1. C) LA ORGANIZACIÓN IDEAL

Para darnos una idea de la naturaleza y objetivos del Desarrollo Organizacional es necesario tener una definición de como sería una organización ideal. Desde luego sólo se pueden señalar algunas de las características de la organización sana:

* Las personas realizan su trabajo de acuerdo a los objetivos y planes establecidos.

* Las decisiones se toman de las fuentes de información.

* Los miembros de la organización se recompensan o sancionan dependiendo del grado en que hayan alcanzado las metas organizacionales.

* La comunicación no se distorsiona.

* Hay poca energía gastada en conflictos por dificultades personales.

* La organización es un sistema abierto.

El desarrollo organizacional logra sus objetivos por medio de intervenciones planeadas, que aplican los conocimientos de las ciencias del comportamiento.

Es indispensable elaborar una estrategia de intervención dentro de la organización existente, examinar las formas actuales de trabajo, las normas y los valores y estudiar formas alternativas de trabajo, relaciones o recompensas. Las mediaciones utilizadas producen el conocimiento y tecnología de las ciencias del comportamiento acerca de procesos tales como la motivación del individuo, poder, comunicación, solución de problemas, fijación de objetivos y conflictos de gerencia.

  1. D) EL CAMBIO PLANEADO

El Desarrollo Organizacional se destina a desarrollar los recursos internos del organismo para los cambios eficientes del futuro, comprende lo siguiente:

– Enfoque en la organización total.

– Orientación de los sistemas

– Uso de un Agente de Cambio

– Resolución de Problemas.

– Aprendizaje Experimental

– Proceso de Grupo

– Retroalimentación

– Orientación por contingencias

– Formación de Equipo.

Las actividades buscan que el cambio planeado aumente la efectividad total de la organización. Se utilizan actividades como revisión, entrada, diagnóstico, planeación, acción, evaluación. Son pasos que a simple vista parecen simples, pero en la práctica rara vez se siguen. Las estrategias de cambio se modifican sobre la base de un diagnóstico continuado y un re-diagnóstico de la situación. Aquí es el momento crucial en el cual la comunicación juega un papel vital.

  1. E) EL DIAGNÓSTICO

Para llevar a cabo un diagnóstico de la organización se requiere hacer una serie de preguntas. De nuevo encontramos que la comunicación juega un papel relevante como en este caso ¿Cuál es la tecnología de la compañía? ¿Cuál es la estructura de la firma? ¿Cuáles son sus sistemas de medición? ¿Cuáles son los sistemas de recursos humanos? ¿Cuál es la cultura de la empresa? Incluso teniendo la respuesta a las preguntas anteriores surgirán otras a medida que el proceso avanza como ¿Cuál es la estructura de la tarea de grupo? ¿La composición del grupo? ¿Cuáles son las normas de desempeño del grupo?.

El diagnóstico comprende tres niveles, a la organización, al grupo y al trabajo individual. Es necesario establecer una relación entre aquellos que obtienen la información y los que la proporcionan y por lo tanto entre aquellos que la usan. El establecer una relación de diagnóstico entre el consultor y los miembros relevantes de la organización es algo similar a hacer un contrato. Es un medio para aclarar las expectativas y especificar las condiciones de la relación. Es el momento en el cual se hace uso de las diferentes teorías conductuales y en forma específica de la teoría Z. Antes de proceder con el proceso de diagnóstico, se describen algunas de las teorías que se aplican y la teoría Z.

– LAS DIFERENTES TEORÍAS

Las Teorías que se utilizan en el Desarrollo Organizacional son la Teoría X y la Y, así como la T, P, C y la Z otros enfoques como la Administración por Objetivos y la Administración Participativa. Las presunciones y valores del Desarrollo Organizacional utilizando las anteriores teorías comprende el hecho de que el arreglo jerárquico puede llegar a inhibir la comunicación y la cooperación debido a la inherente desigualdad entre los niveles organizacionales; además enfatiza la autoridad de conocimiento y de competencia así como la importancia de localizar la toma de decisiones muy cerca a la fuente de información, también se enfoca en los resultados relevantes, reduciendo la papelería. En el caso de las teorías T, P, C cuyo autor es Tichy sugiere la necesidad de contar con tres perspectivas: política, técnica y cultural.

A continuación se presenta una figura en donde se integran los conceptos anteriores. «Es un marco de referencia que se construye en sistemas abiertos con la planeación y la cultura corporativa y se introducen algunas dimensiones adicionales. Sugiere esto que las organizaciones enfrentan fuerzas económicas, políticas y culturales en su ambiente de tarea»[6] .

Los sistemas políticos, técnicos y culturales se interrelacionan y forman a un sistema organizacional más grande. La administración del cambio estratégico comprende el mantener a los tres sistemas balanceados o alineados frente a las presiones ambientales. Esto significa que los sistemas deben apoyarse uno a los otros y no trabajar con contrapropósitos. Por ejemplo, si los fuerzas ambientales llevan a los bancos a presionar para ofrecer un amplio rango de servicios financieros, entonces las estructuras organizacionales podrían cambiar a departamentos funcionales a grupos de productos organizados alrededor de diferentes servicios. Esto requerirá los cambios correspondientes en los sistemas políticos tales como presupuestos o promociones y sistemas culturales tales como los valores o las metas para apoyar la estructura del producto. De otra forma, los tres sistemas podrán estar mal alineados y los bancos tendrán severas dificultades para implementar y tomar ventaja de a nueva estructura. Es decir, los cambios en uno de los sistemas requieren las modificaciones correspondientes en los demás si se quiere mantener el alineamiento.

Figura #1 Fuerzas Ambientales y Sistemas Organizacionales[7]

Se ha observado en los datos que se han ido proporcionado el Desarrollo Organizacional y el papel que juega la comunicación dentro del mismo, así como el uso de la teoría Z que es precisamente la comunicación la que permite un conocimiento más profundo y conveniente del sistema organizacional. Del mismo autor Tichy se presenta a continuación el conjunto de las tres herramientas administrativas básicas: sistemas técnicos, políticos y culturales. En el cuadro #1 se indica en forma precisa cuáles son las áreas administrativas y las herramientas administrativas convenientes para la aplicación del diagnóstico organizacional en el proceso de Desarrollo Organizacional.

Areas Administrativas

Misión y Estrategia Estructura Organizacional Administración de Rec.Hum.

Cuadro #1 Administración Estratégica: Áreas y Herramientas.[8]

Se reconoce que al utilizar las herramientas del cambio estratégico los ejecutivos deben reconocer que se maneja en un estilo «rompecabezas en zig-zag», con las diferentes partes necesitando alinearse unas con otras. No se trata de estructuras estáticas, sino que representan un proceso dinámico que requiere atención contínua y ajuste, a la vez son parcialmente independientes. Los cambios en una celdilla no requieren precisamente cambios iguales en las otras. Esto significa que los sistemas técnicos, políticos y culturales no tienen que acomodarse «perfectamente». Una organización efectiva posee un acomodamiento razonable o una congruencia entre las diferentes partes

Se conocen los ingredientes para llevar a cabo una administración conveniente, se pueden ademas tener algunos modelos de comportamiento organizacional y tomarse las decisiones de participación.

– La Administración por Objetivos. Es útil sobre todo cuando se entra en sistemas nuevos ya que se fijan los lineamientos a seguir.

– La Administración Participativa. Este es un aspecto muy conveniente ya que al adentrarse México a los cambios se comparte una cantidad importante de capacidad de decisión.

– El Rediseño del trabajo nos permite la combinación de actividades que integran un trabajo completo.

– El Comportamiento del grupo nos permite diferenciar los grupos formales de los informales, explicar las razones y conocerlas de porqué la gente se reúne y de acuerdo a ello manejar a dichos grupos o trabajar con ellos.

Se conoce además la forma de trabajo, la influencia que las normas ejercen en la conducta del individuo y se tienen ventajas al respecto.

La teoría Z destaca la importancia del comportamiento humano dentro de la empresa para conseguir los objetivos marcados, y señala las pautas y directrices aconsejables para ayudar a mejorar ese comportamiento en bien de todos, de las propias personas y de la empresa.

Al profundizar en la teoría Z, se vislumbra que su aplicación al campo del mundo de trabajo es directa, pues la base consiste en motivar la voluntad hacia un objetivo determinado. A la hora de plantearse el caso, se trata de motivar la voluntad hacia el bien. Por otra parte, una de las bases de la teoría Z es la conveniencia de vivir y evocar las virtudes humanas y, en esta área, los puntos no pueden ser más coincidentes.

De acuerdo a Daft el uso de la dinámica de grupos y de los métodos de Desarrollo Organizacional con el uso de la teoría Z en la educación superior tiene dos metas básicas: el cambio en el enfoque de la enseñanza y el proceso de aprendizaje y el cambio de la conducta de los subsistemas o de la universidad o colegio como un todo. “Se sabe que las universidades, como los sistemas de cuidado de la salud, tienen metas más diversas, sistemas más pluralistas, más dependientes en el ambiente y tienen además una gran dificultad para medir la calidad de sus productos, en comparación con las firmas industriales”[9]

Entre las muchas cosas que hacen bien los japoneses, hay una indiscutible: “ vender”. Sobre las teorías de vender hay cientos de investigaciones, miles de libros y millones de dólares gastados. La mercadotecnia ha obsesionado a miles de empresas en los últimos años, pero de una forma simple, ¿Cuál es el objetivo final de la mercadotecnia? En palabras de un experto: Orientar la voluntad hacia una decisión determinada previamente.

Resumiendo esto podría ser:

– Querer comprar un auto.

– Desear hacer un viaje.

– Decidir votar a un partido.

– Querer fumar cigarrillos.

– Desear beber un “ Whisky “.

Son decisiones de la voluntad hacia un objetivo concreto.

Usando estas teorías en el mundo de trabajo se puede llevar a los empleados a:

– Querer estudiar más.

– Desear no tomar droga.

– Decidir no llegar tarde al trabajo

– Desear cambiar de amigos.

– Querer adquirir una virtud.

En esto radica la esencia, es decir fortalecer la voluntad para obtener lo que es conveniente para todos. Un ejemplo muy común que encontramos dentro de los libros de texto al aplicar la teoría Z es el caso de “Santo Tomás de Aquino” en donde se señala que Joaquín Montoya se enfrenta al cambio. Era importante llevar a cabo un programa de Desarrollo Organizacional en donde se verían involucrados los 169 miembros de la Facultad para entender que es importante el cambio en forma general y la implantación de un programa de enseñanza que fuera benéfico para todos. Que esa es precisamente la meta: enseñar , no implantar sus conocimientos porque se tienen, sino los que se hacen necesarios en el cambiante mundo del trabajo.

Por lo tanto sugirió que se hiciera un estudio general del análisis de los conocimientos de todos los maestros para ubicarlos por secciones o por etapas o por conocimientos. Es decir dar las clases por áreas o por avances. Si es en área básica separar esta área en una o dos partes solamente, para así después de los conocimientos mínimos, seguir más adelante con otros conocimientos más adecuados a la situación.

En relación con la Teoría Z encontramos que se sugiere que la palabra educar se toma en el sentido social, ético y moral conectado con la formación de la voluntad. Es aquí donde los ejecutivos desempeñan el papel más importante para ayudar a los empleados a formar su voluntad, enseñarles a conocer lo que están haciendo bien para que deseen llevarlo a la práctica. Conseguir que los empleados y obreros sean personas de voluntad fuerte y sana, capaces de querer de verdad. Capaces de:

Querer ser personas responsables.

Querer a los demás.

Querer estudiar.

Querer trabajar

Querer cooperar

Educar hoy es diferente, es cierto que hay factores que juegan en contra, pero también es cierto que, existen más medios, nuevos conocimientos, nueva  metodología, instituciones. Por tanto los ejecutivos deben rechazar la tentación del pesimismo y, con entusiasmo, esforzarse por conocer todos aquellos adelantos que pueden ayudar a conseguir los mejores resultados.

Para la consecución de estos objetivos se debe poner en marcha:

Planes de Acción.

Que ayuden a motivar a los empleados para que realice una acción que le lleven a mejorar o iniciar un aprendizaje. Fijando un objetivo concreto, así como los medios para conseguirlo. Estos pueden variar desde razonamientos, actitudes, medios materiales, etc. Se diferencia:

Que y ¿Cuándo?.

Lo que debe mejorar y cuando sea oportuno, es decir: La educación a tiempo.

Aunque será más eficaz Cuando exista “Sinergia Positiva “,

es decir: La educación Eficaz.

Cómo.

Aplicando la Teoría Z, es decir: Educando con el ejemplo.

Nivelando premios y castigos, o sea dando: Educación motivada.

Educando diferente a cada uno, esto es, dando: Educación

Personalizada.

Educar, es un arte; porque no hay reglas fijas, y cada caso es diferente, cada circunstancia única ya que las personas son irrepetibles. Pero a su vez es una ciencia y como tal es necesario conocerla, estudiarla y dedicar horas de trabajo, concienzudo, constante, decidido.

Así entonces con la aplicación de las diferentes teorías se manejan preguntas que el practicante del Desarrollo Organizacional debe hacerse al enfrentarse a aquellas personas con las cuales va a iniciar un nuevo programa. Preguntas que deberá contestarse y aplicando en sus respuestas la Teoría Z. ¿Quién soy? ¿Porqué estoy aquí y qué estoy haciendo?. De esa manera podrá definir las metas de su diagnóstico y las actividades para obtener los datos. Deberá presentar sus objetivos de acción. ¿Para quién trabajo? La respuesta clara y convincente dará lugar la relación apropiada para la obtención de datos.

Una forma propicia de comunicarse con los empleados de la organización es dar respuesta a la siguiente pregunta ¿Qué es lo que quiero de ustedes y porqué? ¿Cómo voy a proteger la confidencialidad? ¿Quién tendrá acceso a los datos?. Aquí se deberá a dar un proceso de comunicación conveniente, ya que los entrevistados necesitan colaborar naturalmente y saber qué es lo que se va a hacer con las causas de los problemas. ¿Qué obtiene el empleado con lo anterior? Esta pregunta requiere una respuesta clara, señalar los beneficios que se pueden esperar del diagnóstico, esto necesita retroalimentación y señalar cómo se pueden utilizar los datos para mejorar a la organización.

¿Se puede confiar en este proceso? La relación se apoya en la confianza mutua establecida entre el asesor y los que proporcionan los datos Un intercambio honesto y abierto de información depende de esa confianza, del tiempo que se le dedique, del contacto caro a cara durante el proceso de comunicación. Se necesita escuchar atentamente y estar siempre pronto a la abierta discusión.

  1. F) LA COMUNICACIÓN Y EL CAMBIO

Una forma eficiente de llevar a cabo el Desarrollo Organizacional es a través del establecimiento de cuestionarios y de encuestas con los empleados en donde se podrán obtener datos acerca de la habilidad, la identidad de la tarea, el significado de la tarea, la autonomía, la retroalimentación acerca de los resultados y la forma en que la empresa se está comunicando con los empleados.

Los cuestionarios pueden variar en su esfera de acción, algunos miden los aspectos seleccionados de las organizaciones y otros evalúan las características organizacionales en forma comprensiva. También varían en límite y otros están hechos para medir únicamente una organización específica. Pero en forma general contienen un conjunto predeterminado de preguntas, como aquellas para medir las dimensiones. Estos son muy útiles para coleccionar los datos de gran cantidad de personas y analizar la información rápidamente. Los resultados permiten hacer comparaciones cuantitativas y la evaluación. Pero también tienen sus desventajas que deben tomarse en cuenta, sobre todo las respuestas se limitan a las preguntas, hay poca oportunidad de probar datos adicionales o de preguntar por puntos para aclarar. Tienden a ser impersonales y «algunas veces» las respuestas no son honestas. Se da lo que se conoce como resistencia individual y organizacional al cambio.

La resistencia al cambio no siempre se presenta de maneras estandarizada; las fuentes de resistencia individual al cambio comprenden: el procesamiento selectivo de información, las costumbres, el temor a lo desconocido, los factores económicos, la seguridad. Ocurre la resistencia al cambio debido a que las personas necesitan mucha seguridad; también los factores económicos son otra fuente de cambio, ya que se despierte el temor económico por las rutinas nuevas de acuerdo con los estándares anteriores. También está el miedo a lo desconocido.

Es cuando se hace pertinente aplicar los diferentes modelos para el manejo del cambio organizacional. Se deben manejar premisas para diagnosticar la comunicación que se está dando, asegurándose que la información adecuada esté llegando a las personas adecuadas; además la comunicación que se tenga debe proporcionar un valor agregado quien la recibe y a la organización; las acciones y los sistemas de comunicación deben propiciar la integración de los esfuerzos y los recursos de la empresa, contribuyendo así a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes internos y los externos. Además todo el personal debe ver  en forma clara los resultados de la empresa, ya sean buenos o malos y participar en las decisiones, pues de esa manera se demuestra la confianza que se tiene en la capacidad y la buena voluntad de los empleados para enfrentar situaciones. Es una forma además de suavizar los efectos de los cambios.

Se debe así manejar la situación para «descongelar» al empleado, para así superar las presiones de la resistencia individual y el conformismo de grupo. Luego se pasa por el llamado «Recongelamiento». El nuevo cambio para hacerlo permanente, la estabilización de un cambio equilibrando las fuerzas que lo impulsan y las que lo restringen. Se trata de fuerzas impulsoras por medio de las cuales se pueden reducir las fuerzas restrictivas.

El cambio hace que las cosas sean diferentes, los cambios intencionales y dirigidos a las metas, se utilizan agentes de cambio que son las personas que actúan como catalizadores y asumen la responsabilidad de administrar los cambios.    Son muchos los retos que enfrentan las empresas en la actualidad, en el ámbito mundial, esto por lo tanto lleva a la necesidad de un cambio y así poder tener un mejor entendimiento en las relaciones comerciales, de negocios y de comunicación en general, es decir la calidad.

Para llevar a cabo un cambio se necesita hacer un diagnóstico de la necesidad del mismo. Ahora bien, si lo que se busca es el cambio en la organización en general es conveniente verla como un sistema abierto, como aquel sistema que sirve para coordinar las conductas de sus departamentos. Como organizaciones los sistemas abiertos se acomodan en orden jerárquico, o sea que se compone de grupos, que de paso se componen de puestos individuales. Si se utiliza un modelo de diagnóstico se deben incluir tres niveles o sea la organización, el grupo y el puesto individual.

Cuando se detecte el problema, en donde hay que realizar el cambio o los cambios, hay que determinar que requiere la organización, lo que necesita. Las empresas que desean ser exitosas, crecer y desarrollarse soportan mejor los cambios planeados y saben también diagnosticar la situación o los problemas que los afectan.

Para llegar entonces a obtener la calidad en el mundo de las empresas es conveniente hacer un diagnóstico de la situación de la empresa; además realizar un cambio planeado, con metas específicas.

La comunicación en esta etapa es vital y deberá controlarse adecuadamente sobre todo cuando se trata en el aspecto interno haciendo una lista de la forma en que deberá llevarse a cabo:

Definiciones y Políticas Institucionales

*         Participación del personal en la toma de decisiones

*         Comunicados Internos de la Alta Dirección al resto del personal

*         Información sobre el cumplimiento de objetivos, metas, obstáculos.

*         Enfrentamiento de problemas y participación en soluciones

*         Directrices para los niveles intermedios y operativos

*         Congruencia entre lo que se dice y se hace

*         Estructura de Soporte

*         Departamento o entidad responsable

*         Medios ad hoc de difusión

*         Mecanismos de evaluación y reconocimiento

*         Programas y recursos específicos

*         Unidades de negocio (nivel departamental, áreas, oficinas)

*         Cumplimiento de las políticas y normas

*         Participación de colaboradores en el análisis de problemas y en la             toma de decisiones

*         Comunicación informal: jefe – colaboradores, colaboradores entre                              sí

*         Relaciones de intercambio y colaboración con otras áreas del                          negocio

*         Repercusiones en el clima organizacional: cumplimiento de                          compromisos, certidumbre, confianza, objetividad

*         Personal Directivo, Mandos Medios, empleados y Trabajadores

*         Claridad en la definición de los propósitos, finalidad y                                         expectativas del trabajo y su contribución a las metas del negocio

*         Información sobre los productos y/o servicios

*         Insumos de información para el desempeño del trabajo

*         Cambios en las políticas y procedimientos de administración y                          operación

*         Seguridad e Higiene en el trabajo

*         Evaluación del desempeño

*         Metas y resultados alcanzados

*         Programas y procesos de mejora continua

  • Eventos culturales, sociales y recreativos

 

Comunicación Institucional Externa

*         Cobertura de todos los ámbitos del negocio

*         Clientes

*         Proveedores

*         Público

*         Gobierno

*         Empresas del sector,

*         Otros de carácter internacional

*         Utilización adecuada de medios, mensajes o contenidos

*         Calidad

*         Pertinencia

*         Oportunidad

*         Consistencia

*         Congruencia

  • Evaluación de impactos y resultados

Variedades de Comunicación:

*         Informativa

*         Necesaria como Insumo para Desempeño de Actividades

*         Destinada a la Formación y Desarrollo del Factor Humano

*         Generadora de Conciencia o Convencimiento

  • Desencadenadora de Reacciones

Algunos Tópicos Relevantes a Evaluar:

* Grados de penetración de la comunicación acerca de: Misión Valores, alcances, expectativas de la empresa.

* La información como generadora de valor agregado y factor de competitividad.

* Compenetración del personal con la responsabilidad ética y social de la empresa.

* Divulgación/actualización de procesos, proyectos y cambios institucionales.

* Aclaraciones, enfrentamiento y resolución pública de problemas y asuntos de interés interno o público.

* Importancia de los recursos destinados a los sistemas de comunicación, su suficiencia y oportunidad. Madurez de dichos Sistemas.

* Asunción de responsabilidades relacionadas con los procesos y programas de comunicación.

* Reconocimientos, sanciones o advertencias al personal o desde el personal, derivados de los procesos de comunicación.

* Grados de satisfacción de las necesidades de los clientes sustentados en los Sistemas y procesos de comunicación.

Con una revisión adecuada a la comunicación se llega a lo que se ha dado en llamar la coalición.

La coalición es conseguir que otros miembros de la organización apoyen la petición.

La ventaja de la coalición es que se forman grupos grandes y son los que tienen más fuerza. Es la manera de ganar influencia para detentar poder. Una de las desventajas es que puede ser difícil, arriesgado o caro.

Las coaliciones dentro de las organizaciones pretenden aumentar su tamaño al máximo, pero de acuerdo a las ciencias políticas se mueven en otro sentido. Tratando de reducirse al tamaño justo.

Las coaliciones en las organizaciones buscan miembros que respalden los objetivos de la coalición, ampliándose para incluir la mayor cantidad posible de intereses. En las organizaciones autocráticas no se busca aumentar el tamaño de la coalición al máximo.       Otra situación de las coaliciones es lo que se relaciona a la interdependencia que existe en la organización.

Otro aspecto es que cuando las actividades que realicen los trabajadores tendrán influencia en la formación de coaliciones, cuando más rutinario es el trabajo de un grupo mayor probabilidad hay de que se presenten coaliciones.    Las coaliciones son efectivas para lograr alguna petición de todo el grupo de trabajadores.

Desde luego las coaliciones tienen ventajas y desventajas. El conflicto es un proceso que se inicia cuando una parte percibe que otra la ha afectado de manera negativa, o está a punto de afectar de manera negativa alguno de sus intereses.

La posición tradicional. Generalmente se suponía que todo conflicto era malo. Se usaba como sinónimo de violencia, destrucción o irracionalidad para reforzar su connotación negativa.

Posición de las relaciones humanas ante el conflicto.

Se decía que el conflicto era natural dentro de los grupos. No se podía eliminar e incluso podía ser benéfico para el desempeño del grupo.

Posición interactiva.

La idea de que el conflicto no es sólo es una fuerza positiva en un grupo, sino que es imprescindible para que el grupo se desempeñe bien.

De acuerdo con las tendencias actuales al mantenerse en una posición interactiva se puede cuestionar a los demás de manera franca, de esa manera se tienen mejores oportunidades de llegar a un acuerdo.

El conflicto por sí mismo puede ser funcional es decir que puede reforzar las metas del grupo y mejorar su rendimiento y el conflicto disfuncional es el que entorpece el rendimiento del grupo.          Un ejemplo de las diferente etapas del conflicto es el siguiente:

Etapa 1.

El momento de la oposición o incompatibilidad.

Etapa II.

Se siente y se percibe el conflicto.

Etapa III

Aparece la intención de manejar el conflicto, de competir, colaborar, convenir, evitar y adaptarse. Estas intenciones intervienen entre las percepciones y las emociones de las personas y su conducta es franca. Está la decisión de actuar de una manera dada. En esta etapa aparecen dos dimensiones, la de cooperar y las cinco intenciones que son competir (que puede ser asertivo y poco cooperativo), el colaborador (dogmático y cooperativo), evasivo (no dogmático ni cooperativo); acomodaticio, es aquél que está dispuesto de una de las partes del conflicto para colocar los intereses de la otra por encima de los propios. (No dogmático y cooperativo ) y conciliador (a medidas dogmático y cooperativo). Esta última es la situación en donde las dos partes de un conflicto están dispuestas a ceder algo.

Etapa IV.

La Conducta está la reacción a la situación de una y otra parte. Este es un proceso dinámico de interactuación. Se pide algo y se discute, se amenaza y se devuelve la amenaza.

Etapa V.

Resultado. El grupo rinde mejor o bien se comporta peor.

Aquí se maneja el juego y la reacción de las partes en conflicto para obtener resultados funcionales.

El proceso siguiente es la negociación, que se explica a continuación:       Las negociaciones son lo más común, generalmente invaden las interactuaciones de casi todos los miembros. Las negociaciones son procesos mediante los cuales dos o más partes intercambian bienes o servicios y conviene algún tipo de cambio para ello.   Se utilizan diferentes estrategias, por ejemplo, la negociación distributiva es aquella en la cual se pretende dividir una cantidad fija de recursos, una situación de ganador-perdedor. Un ejemplo común de la negociación distributiva es de las negociaciones salariales obrero-patronales.

La negociación integradora, esta negociación funciona a partir del supuesto de que existen uno o varios arreglos que conducen a una solución para ganar-ganar. 

  1. G) DIFERENCIAS EN LA APLICACIÓN DE LA TEORÍA Z

A continuación se presentan las diferencias que existen entre las culturas de México con la de Estados Unidos y Japón, ya que es a partir de ellas que se hacen aplicaciones diferentes en la Teoría Z.

Las características primarias de la cultura organizacional son las siguientes:

– Identidad de los miembros. En la cultura Japonesa se encuentra que hay mucha identidad de los miembros con la organización como un todo, no siendo el caso con los Estados Unidos ya que ellos se identifican como grupo trabajador y en México se tiende a ser individualista.

– Énfasis en el grupo

El grado en que las actividades laborales se organizan en torno a grupos y no a personas. Esto ocurre principalmente en los Estados Unidos y en México, siendo en Japón que se tiene más conciencia de la cultura organizacional ya que incluso cuando se organizan huelgas se realizan paros de una hora.

– Enfoque hacia las personas.

El grado en que las decisiones de la administración toman en cuenta las repercusiones que los resultados tendrán en los miembros de la organización. En México esto se está llevando a cabo a partir del Tratado de Libre Comercio y de la globalización. En Japón se manejan muy adecuadamente considerando a los empleados y las repercusiones que tengan. No es así en el caso de Estados Unidos en donde al empleado se le informa sobre el tipo de trabajo y de riesgo y lo demás es por su decisión, es decir, en los trabajos de alto riesgo. Las repercusiones tomadas por las organizaciones no toman en cuenta a los grupos de niveles más bajos.

– Integración en unidades.

El grado en que se fomenta que las unidades de la organización funcionen de forma coordinada e interdependiente. Esto parece suceder solo en Japón y en unas cuantas empresas estadounidenses,

– El control.

El grado en que se emplean las reglas, reglamentos y supervisión directa para vigilar y controlar la conducta de los empleados. Se maneja en las tres culturas.

– Tolerancia al riesgo

El grado en que se fomenta que los empleados sean agresivos, innovadores y arriesgados. Se fomenta en las tres culturas en forma constante.

– Los criterios para recompensar

El grado en que se distribuyen las recompensas, como los aumentos de sueldo y los ascensos, de acuerdo con el rendimiento del empleado y no con su antigüedad, favoritismo y otros factores ajenos al rendimiento. En este aspecto no se conoce a fondo la forma en que se están manejando en las tres culturas.

– Tolerancia al conflicto

El grado en que se fomenta que los empleados traten abiertamente sus conflictos y críticas. La cultura japonesa destaca precisamente por esa forma de hacer las cosas. Este es uno de los puntos claves de la Teoría Z. El manejo conveniente de los conflictos y de ahí ir a la búsqueda de soluciones.

– El perfil hacia los fines o los medios

El grado en que la administración se perfila hacia los resultados o metas y no hacia las técnicas o procesos usados para alcanzarlos. Es conocido que en la cultura organizacional estadounidense se manejan por resultados y se tiene en México a hacer lo mismo.

– Enfoque hacia un sistema abierto.

El grado en que la organización controla y responde a los cambios en el entorno externo.

La cultura japonesa se destaca por la forma en que responde hacia los cambios, ocurriendo algo similar pero no con tanta fuerza en los Estados Unidos y México, siendo este último país el más lento a responder a los cambios en el ambiente en la actualidad.

Queda mucho por hacer en el caso de la aplicación de una cultura conveniente en México y manejar las culturas en forma precisa.      Hay muchos estudiosos del tema, tanto que se han formado tipos de culturas como siguen: “la academia”, “el club”, “el equipo de béisbol” y “la fortaleza”. Los clubes conceden mucha importancia a la adaptación, a la lealtad y al compromiso, ejemplos de empresas que han formado así su organización son Delta Airline, United Parcel Service; El Equipo de Béisbol son las organizaciones como los despachos de contadores, abogados, banca de inversión y asesoría, generalmente se trata de personas arriesgadas e innovadoras; La fortaleza ofrece seguridad de empleo, aquí se incluyen los hoteles, sociedades de productos forestales y empresas de exploración petrolera.

Cada cultura es diferente, de acuerdo a como se van compartiendo los valores; la cultura dominante es la que expresa los valores centrales que comparte la gran mayoría de los miembros de la organización; se tienen además las subculturas, se trata de miniculturas dentro de la organización que se definen de acuerdo con la denominación de los departamentos y la división geográfica; aparecen los valores centrales que son los primarios o dominantes aceptados en toda la organización.

Si uno busca formar su propia cultura hay que integrar, por medio de las costumbres y tradiciones presentes y cuando se empieza a partir de un negocio pequeño se van formando las ideologías y las visiones de los fundadores que siguen siendo compartidas por los empleados. El fundador fija la tónica, es decir puede ser agresivo y sus empleados lo serán, puede ser económico y sus empleados lo serán; luego se conserva viva la cultura cuando se tienen las prácticas adecuadas y acordes de selección, los actos de la alta dirección y los métodos para la socialización.

La cultura de la organización se aprende por los relatos de casos, los rituales, los símbolos materiales y el lenguaje. La comunicación organizacional según Frederick M. Jarblin se considera como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinámica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificación, de estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es estática, sino cambiante y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización.   La comunicación en las organizaciones se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinado de actividades interrelacionadas.

  1. H) UNA REVISION A LA LITERATURA

La comunicación organizacional es un proceso de creación, intercambio, procesamiento y almacenamiento de mensajes dentro de un sistema de objetivos determinados. La toma de decisiones se desarrolla dentro de un mundo de comunicación y educación.             Las organizaciones se enfrentan diariamente a retos y a momentos de decisión. Se involucran en la identificación de problemas y la solución de los mismos. Todo esto requiere de tener una mente abierta, muy racional para considerar las alternativas que tienen a su disposición. En las empresas mexicanas, por ejemplo: Grupo PULSAR, LADRILLERA MONTERREY,       PRICE WATER HOUSE se tiene el compromiso a través de un programa amplio y completo de educación continua que permite asegurar que cada profesional avance constantemente.

En México se ha establecido el programa de educación continua conformado por un paquete de cursos que permite mantener al empleado actualizado. Cada año los cursos se preparan y se enfocan en función de los diferentes servicios profesionales que prestan a sus clientes, así como de las necesidades y obligaciones de su personal. Se actualizan los cursos, se introducen los temas de actualidad que demanda el país, con nuevas técnicas de trabajo desarrolladas e implantadas por la firma en el ámbito mundial. Se tienen además cursos específicos de actualización profesional que hacen énfasis en el conocimiento y manejo de técnicas Computacionales aplicadas a los distintos aspectos de la contaduría pública y de la administración.

La toma de decisiones es un proceso que se puede señalar como un cerebro y un sistema nervioso de la organización. Viene a ser la parte final del uso de información. Se hacen las decisiones acerca de la estrategia, estructura, innovación y temas muy importantes sobre la organización.

Las decisiones afectan el desenvolvimiento de la empresa y forman parte de la herramienta general de un ejecutivo. Cuando los ejecutivos se enfrentan al hecho de tomar decisiones deben mantener su mente alerta, además un gerente eficiente debe comprender muy bien la estrategia, las técnicas y los procedimientos implícitos en la toma de decisiones y aplicarlos en su trabajo.

El proceso de toma de decisiones organizacionales se ha descrito como una serie de pasos que llevan a la identificación de problemas y posteriormente a su resolución. Se hace en dos etapas, primero se identifica el problema y luego se soluciona. El primero de estos pasos se relaciona con la información acerca del ambiente y de las condiciones organizacionales que son estudiadas y revisadas en forma constante para poder determinar si el desempeño es satisfactorio y así diagnosticar la causa del problema. El segundo paso es aquél en el que se consideran las alternativas y se decide cuál se implementará.

La toma de decisiones es una parte muy importante en la operación de la empresa. La mayoría de las decisiones se hacen bajo la presión del tiempo, se evita así la oportunidad de analizar el problema detenidamente. Generalmente se hacen las decisiones sobre la base de juicios rápidos y mucho tiene que ver en ello la suerte. Los juicios se perfeccionan por medio de la experiencia. La suerte parece estar correlacionada con la experiencia y el juicio. La observación racional de un negocio que implícitamente desarrolla teorías de causa – efecto, aprendizaje por error y la colectividad, todas ellas desarrollan el buen juicio.

Los factores organizacionales involucrados en la toma de decisiones son importantes. Toda la organización desde los altos jefes hasta los subordinados se encuentran involucrados en la toma de decisiones importantes.

Las empresas medianas y pequeñas tienen que redoblar los esfuerzos para evitar cometer errores y tener que hacer una estrategia que garantice su permanencia y su futuro. Los empresarios requieren desarrollar mayor creatividad y contar con mejores herramientas para diseñar y establecer la estrategia competitiva adecuada a las fuerzas y debilidades de la empresa, a fin de que pueda permanecer y desarrollarse.

Una desventaja al ponerse de acuerdo los administradores, al llegar a una coalición, es que permite encontrar una solución que sea satisfactoria para todos los miembros, solo que se busca la solución al corto plazo y los administradores tienden a irse a lo más fácil y rápido. Aquí se hace la comparación con el enfoque científico que asume que un análisis puede abarcar cualquier alternativa razonable.

Toma de decisiones individuales. En la toma de decisiones individuales se mantiene un enfoque racional que le proporciona al ejecutivo las ideas para su toma de decisiones. Se utiliza un sistema analítico que el gerente va cumpliendo paso a paso; pero hay que recordar que la toma de decisiones se ve complicada debido al conocimiento imperfecto que existe cuando se tienen que hacer decisiones. El tiempo juega un papel muy importante, además de la competencia.

Los que toman decisiones se basan en supuestos, algunas veces basados en falsa especulación, lo que provoca explicaciones y conclusiones incorrectas. Aquellos que son precavidos verifican sus supuestos y en este caso el uso de la computadora ha llegado a ser una herramienta muy efectiva.

El proceso de decisión se divide en ocho pasos que comprende dos ramas. Por una parte se identifica el problema que incluye el conocer el medio ambiente, la definición del problema, la especificación de objetivos y el diagnóstico del problema. Por otra parte tenemos la solución del problema que para llegar a ello requiere de desarrollo, evaluación, elegir e implementar las alternativas.

También se tiene la otra cara de la situación y en este caso se trata de la racionalidad limitada que se caracteriza por restricciones de tiempo y de recursos. En este caso se hace uso de la intuición, de la experiencia, del juicio personal. Se aplica el enfoque de racionalidad limitada cuando se dan los casos de situaciones imprevistas, que están fuera de programa.

En la empresa Price-Waterhouse cada persona toma decisiones que están relacionadas con su posición y con el medio ambiente. Los gerentes son responsables de las decisiones que afectan a los demás. Es el gerente el que toma la decisión, quien selecciona el método de acción dentro de las posibles alternativas para poder lograr el resultado deseado.

Ambiente Organizacional.

  • Ambiente interno

En muchos sentidos el ambiente interno refleja la turbulencia externa de la organización y se vuelve cada vez más incierto y menos manejable, exige continuamente diferentes tipos de administradores y técnicos, requiere que se centren sobre el desempeño de metas distintas a la tradicional, a la productividad alta y la rentabilidad.

El clima de la organización es un parámetro de orden, es decir, una característica que sobresale en forma distinta del ambiente interno de una organización, que resulta de las interacciones de muchos elementos diferentes a un nivel micro.          El clima organizacional se siente, se experimenta o se percibe antes de que se haga cualquier intento de analizarlo. Es fácil detectar al Personal desatento; el desorden, la suciedad, el retraso para hacer las cosas, el equipo y las instalaciones con reglas rígidas, el formalismo frío y la superficialidad en el manejo de los deberes, todo esto son indicadores de climas organizacionales malos.

El clima organizacional es el producto final de muchas acciones, diseños, retroalimentaciones, interacciones y saltos que pueden evolucionar durante meses o años.     Un rasgo particularmente crítico es la adaptabilidad humana individual, que frecuentemente va en contra de la adaptabilidad organizacional global y a largo plazo. Un elemento más que contribuye a la evolución del clima organizacional es la tendencia a rodearse de gente parecida. Los ejecutivos prefieren ejecutivos que encajen dentro de la organización existente.      El clima organizacional se refiere a la percepción intuitiva, quizá subconsciente del ambiente interno por parte de los empleados incluyendo a los administradores, clientes y visitantes. El estilo cognoscitivo describe la manera general del pensamiento o del enfoque para la solución de problemas de la organización. Tiene este estilo varias dimensiones como el grado de creatividad, espontaneidad o capacidad de innovación, enfoque sistemático, enfoque subjetivo contra objetivo, grado de flexibilidad o rigidez, enfoque reduccionista, papel de la intuición e importancia atribuida a la racionalidad.

Las organizaciones, al igual que los seres humanos, son siempre únicas. Cada una de ellas tiene su propia cultura, sus tradiciones y sus métodos de acción, lo que en su totalidad, constituyen su clima.

Por su experiencia, las organizaciones han llegado a darse cuenta que un ambiente estable es una inversión a largo plazo. Una disciplina exagerada o demasiadas presiones al Personal pueden lograr un buen desempeño a corto plazo, pero con un costo muy fuerte, a cargo de ese activo llamado clima.                           El clima varía a lo largo de un continuo que va de favorable a neutro y a desfavorable. La búsqueda es hacia lo favorable ya que los beneficios son tanto para patrones como para empleados, por ejemplo, un mejor desempeño y más satisfacción en el empleo.

Los trabajadores de una empresa sienten que el clima es favorable cuando están haciendo algo útil que les proporciona un sentido de valor personal. Se ha señalado que las personas tienden a buscar un empleo que represente un desafío o que sea intrínsecamente satisfactorio. Los empleados buscan la responsabilidad y la oportunidad de tener éxito, quieren ser reconocidos en su valor como individuos y sentir que la empresa se preocupa por sus necesidades y problemas.

El clima de cada empresa se desarrolla y comunica a través de un sistema de comportamiento organizacional. El sistema de controles dentro de una organización interactúa con las actitudes del empleado y los factores situacionales para dar origen a una motivación específica para cada empleado en un momento determinado.

Las organizaciones tienen fronteras que son claramente identificables, que se mantienen como una entidad distinta del medio ambiente. De esta manera nos podemos dar cuenta que las organizaciones tienen una fuerte influencia en el mundo que las rodea, como es la política, el aspecto social, la economía, la religión y la familia, se sabe que incluso que hay grupos de familias enteras que dependen de las organizaciones, es decir, por medio del sueldo o salario que le es entregado a su trabajador y que sirve para el sostenimiento de la familia y de esa manera coopera en la sociedad.

Las organizaciones las vemos como sistemas y los sistemas como conjuntos de elementos que interactúan y que adquieren recursos del medio ambiente, los transforman y los mandan al exterior.

La Organización. –  Se concibe la organización como la identificación y clasificación de las actividades requeridas; el agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos; la asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para supervisarla y la obligación de realizar una coordinación horizontal. Es así como la estructura organizacional se deberá diseñar para que aclare puestos, obligaciones y responsabilidad por los resultados. Es así como encontramos organizaciones que pueden ser: formales, en este caso el medio ambiente es estable y no hay incertidumbre, la tecnología que se maneja dentro de la estructura funcional es rutinaria, existe poca interdependencia, buscan la forma de tener metas eficientes y el manejo de la calidad, tienen el manejo de estadísticas, con autoridad con el manejo de economías a escala con departamentos como la misma estructura, es decir, funcionales, la flexibilidad que se tienen en estas va de acuerdo a las metas de la organización. Entre las debilidades que encontramos en la organización formal está el hecho de que las decisiones se toman arriba, muy centralizadas, el trabajo se acumula de arriba para abajo, además de que la innovación no siempre está presente y sus metas organizacionales son cerradas.

El Ejecutivo Plural y el Consejo de Administración. La mayoría de los comités son de naturaleza no administrativa, aunque algunos tienen el poder de la toma de decisiones y es en estos donde se conoce el ejecutivo plural, que se puede establecer por ley o por resultado de una decisión administrativa; el alcance de autoridad para administrar y tomar decisiones no es siempre fácil de evaluar; por lo general se ubica en el campo de la estrategia o la creación de políticas; muchas compañías hacen la distinción entre estrategia/formulación de política y ejecución. Se dan casos en que se llegan a tener comités para áreas funcionales especializadas como ingeniería, distribución, producción, relaciones públicas.

La computadora indudablemente que ha afectado a las organizaciones tanto en su estructura como en sus funciones y en el ambiente interno en general. Las organizaciones se han visto ante la necesidad de más información, de conocer más respecto al ambiente interno y el externo y no se cuenta todavía con un programa completamente maduro para monitora el ambiente interno de la organización. Las organizaciones exitosas y competitivas carecen de información básica – en ocasiones – respecto a sus existencias, inventarios, partes de repuesto, pedidos, etc.

Por medio de un programa computarizado se puede mejorar el conocimiento del ambiente interno, se puede mostrar información, e integrar y sintetizarse mediante modelos. Los altos directivos deben poseer una capacidad de información organizacional total selectiva y de prioridades.

Además de la influencia que dan la estructura, la tecnología y el medio ambiente para el éxito, tal vez la contribución más directa para la efectividad organizacional resulta del comportamiento de los mismos empleados. Son los empleados quienes constituyen la estructura de la organización y los que hacen uso de su tecnología, más aún, son ellos quienes responden a las variaciones y presiones del medio ambiente. Es un hecho que la llave para el éxito de la organización es la manera en que sus miembros trabajen unidos para cumplir los objetivos.

Para asegurar el éxito, todas las organizaciones deben de poder dotarse y mantener una fuerza de trabajo calificada de hombres y mujeres. Esto significa que además del reclutamiento, de la contratación y de colocar individuos dentro del sistema adecuadamente; las organizaciones deben de ser capaces de retener a los empleados, ofreciéndoles recompensas atractivas dependiendo de su contribución, ya que son relevantes para la satisfacción de sus necesidades individuales.

Las organizaciones también deben de asegurar el desempeño del papel del empleado, la administración debe de saber que todos los empleados van a desarrollar su trabajo asignado de la mejor manera, de acuerdo a sus habilidades. Un empleado sólo debe desarrollar su labor indicada, ya que si hace otras cosas que no le corresponden, va a afectar el desempeño de la organización, ya que van a tener menos tiempo disponible para desarrollar actividades dirigidas a cumplir la meta.     La efectividad de la organización requiere de un comportamiento espontáneo e innovativo; para poder responder a las emergencias que se susciten, es necesario que los individuos actúen y tomen decisiones por sí mismos, para responder de acuerdo a lo que es mejor para la organización. Como ejemplos podemos citar un comportamiento creativo que incluye dar sugerencias para improvisar un proceso de manufactura, o la decisión de ignorar una particular regla o procedimiento bajo ciertas circunstancias en que sea necesario. Una verdadera organización efectiva trata de proveer una atmósfera de trabajo en donde los empleados no solo tengan que efectuar su tarea primaria, sino que asuman la responsabilidad de pensar y actuar de manera creativa, mejorando así la eficiencia y los esfuerzos para cumplir con los objetivos.

Existe un compromiso organizacional que se refiere a la relación de un individuo con la empresa que lo hace tomar una actitud más fuerte y positiva hacia ella por lo que se incrementa el deseo de mantener al miembro dentro de la organización, ya que el empleado está dispuesto a dar algo de sí mismo para contribuir a la realización de las metas organizacionales.

Los administradores pueden aprender a incrementar el compromiso del empleado teniéndolo en mente en los planes de la organización, poniendo niveles de salarios relativamente altos, buenos beneficios, oportunidades de crecimiento personal e implementando programas de entrenamiento; éstas acciones deben servir para hacer a la organización más atractiva para el empleado, en comparación con otras organizaciones. Este compromiso produce que los empleados que se sientan verdaderamente identificados, mostrarán probablemente mayor participación en las actividades organizacionales, en consecuencia de esto se incrementa el deseo del trabajador de permanecer y poder contribuir a las metas en que cree firmemente, involucrándose más en su trabajo ya que es el mecanismo para cumplir su compromiso.    El desempeño del empleado dentro de la organización depende de varios factores, como pueden ser las habilidades, el carácter, sus intereses, el nivel de motivación, la claridad y aceptación de su labor.

El desempeño del individuo dentro de las organizaciones depende de un conjunto de factores, que si son implementados adecuadamente, lo llevarán a alcanzar la productividad.

Todas las organizaciones tienen necesidades y metas, por lo que demandan a individuos para que cumplan con ellas. Dichas demandas son percibidas por los miembros de la organización como sus necesidades, valores y metas personales, por lo que se debe de establecer un criterio similar entre las necesidades de la organización y el individuo, para no desviar la meta y llegar a ella.

La mejor manera de que el individuo tenga un máximo aprovechamiento personal es la de instituir métodos modernos de capacitación en el lugar de trabajo, ya que por medio de ésta, se tiene un mejor entendimiento de como desarrollar su labor y de lo que la organización espera de él.

Se deben de crear métodos modernos de supervisión, en los cuales la administración busca crear un ambiente de confianza, promover la comunicación en ambos sentidos, así como el trabajo en equipo; en ningún momento se debe de culpar al trabajador de lo sucedido por otras causas, ni crear una supervisión en el que el motivo que mueva al empleado a realizar su labor sea el miedo a las represalias. Todo esto debe de comenzar desde la alta administración para crear un medio adecuado y apto para trabajar, eliminando los peligros físicos que puedan existir para el trabajador y así puedan realizar sus tareas eficazmente. Eliminar las barreras entre los departamentos lleva a un mayor entendimiento de los individuos dentro de la organización ya que se da una buena comunicación y se pueden dar a conocer las metas y la misión general de la organización; logrando con esto que se fomente el trabajo en equipo para una mayor productividad.

III. MÉTODO

Se lleva a cabo una investigación no experimental, transversal, utilizando como técnica de recopilación de información, como instrumentos una serie de artículos y libros que ilustran sobre el tema del Desarrollo Organizacional así como la Teoría Z.

La investigación es descriptiva no experimental ya que pretende analizar la forma que se está dando la comunicación en las organizaciones al aplicar el método de Desarrollo Organizacional. Se hace una revisión a la bibliografía y se presentan las conclusiones de lo investigado.

        CONCLUSIONES

En la bibliografía investigada se encontró el material suficiente para conocer que en el caso de México se están llevando a cabo las intervenciones de Desarrollo Organizacional con la aplicación de diferentes teorías de ciencias de la conducta y en forma específica con la Teoría Z. Una de las ventajas de esta teoría es que permite reorientar sus estrategias para acomodarse a las expectativas de cada país, a las necesidades de cada uno de ellos con prioridades estructurales que los mantienen con las novedades que se dan con el paso del tiempo. Manejan también niveles de interdependencia.

Se puede concluir que en México se está empezando a manejar adecuadamente el cambio, ya que las organizaciones actuales rediseñan la mayor parte de los sistemas que componen una compañía. Lo importante en querer cambiar la mayoría de los procesos está en dar una buena educación (uso de la teoría Z) a las personas que van a participar en el cambio.

La estructura de la organización, el uso del poder, de la autoridad, en línea, de staff y en fin los diversos comités que se tienen dentro de las empresas de negocios, ha ido variando al paso de los años y se van acomodando a las circunstancias de cada negocio.        En la Administración el camino es muy amplio aunque difícil, el ser humano, creativo como es, encuentra siempre la forma de adaptarse a su entorno y de crear las mejores herramientas para tener éxito.

Son muchos los factores que influyen en un trabajo de equipo, todavía no puede decirse que son equipos modernos, libres de costumbres y ataduras, sino que presentan restos del pasado, existe mucho individualismo y a pesar de que se encuentra que se aprende fácilmente de los demás por la capacitación proporcionada, se mantiene un nivel, una ligera línea de autoridad que no se comparte.         Cuando se llevan a cabo trabajos de equipo en conjunto con otros departamentos en las áreas de manufactura, es cuando resalta más la duda, la falta de conocimiento o seguridad y menos habilidad integración con el equipo.         El camino, como ya se dijo, es largo, falta mucho por hacer, pero por lo pronto lo que ha surgido en los estudios realizados indica la necesidad de verificar el diseño del trabajo del equipo de funciones cruzadas.

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[5] De Green, K. B. 1998. La organización adaptable. Editorial Trillas. México. pág. 87

[6] Tichy, N. Administración del cambio estratégico. Dinámicas Técnicas, Políticas y Culturales. 1993. New York. John Wailey & Sons. pp. 201

[7] Tichy, N. Strategic Change Management.

[8] Tichy, N. Strategic Change Management.

[9] Daft, Richard. pag. 96.

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Valdez Rosa. (2003, marzo 10). Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/teoria-del-desarrollo-y-la-comunicacion-organizacional/
Valdez, Rosa. "Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional". GestioPolis. 10 marzo 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/teoria-del-desarrollo-y-la-comunicacion-organizacional/>.
Valdez, Rosa. "Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional". GestioPolis. marzo 10, 2003. Consultado el 19 de Julio de 2019. https://www.gestiopolis.com/teoria-del-desarrollo-y-la-comunicacion-organizacional/.
Valdez, Rosa. Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/teoria-del-desarrollo-y-la-comunicacion-organizacional/> [Citado el 19 de Julio de 2019].
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