Teoría de la administración de empresas
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Índice
1. Introducción
2. Administración
3. Administración origen y desarrollo
4. Proceso administrativo
5. Elementos de la administración
6. Habilidades administrativa
7. Roles administrativos
8. Valores institucionales de la administracion
9. Administración de empresas
9. Administración de empresas
10. Tipos de administración y sus principales enfoque
11. Factores que influyen en el ambiente del administrador
12. Recompensas de la administración
13. Conclusion
14. Bibliografías
1. Introducción
El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un
acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una
institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la
administración desde principios de siglo. La administración es el órgano social encargado
de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el
desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado
todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de la administración
se suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge con la industrialización
de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.
Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas esencialmente
para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las organizaciones se proponen y
construyen con planeación y se elabora para conseguir determinados objetivos.
La administración posee características como universalidad, especificidad unidad temporal,
valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que serán ampliadas en
este contenido; Además poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad,
coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras
disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación,
organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas
y tiempo.
La administración de empresas posee cinco variables principales que constituyen su
estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y estructura.
2. Administración
La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que
las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica
a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no
lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.
En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las
organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de
servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.
Gerente
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las
organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un
Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.
•Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes
esta sujeta a la otra.
•Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a
otras personas, para bien o para mal.
Administradores
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos
también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos
grupos:
•Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no
tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados.
•Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.
Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos,
monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan
sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.
Los administradores se clasifican en:
•Los administradores de primera línea por lo general lo llamamos supervisores.
•Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de departamentos o de
oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o gerente
divisional.
Los administradores por lo común ostentan títulos de vicepresidente, presidente, canciller,
director administrativo, director general etc.
Las principales funciones del administrador
Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir, que
independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o aplicación de un
modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos también referirnos, al
papel que como administradores tenemos en una organización, llamada de bienes o de
servicios.
El número de departamentos varía según las necesidades de la misma empresa,
dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza funciones
como:
Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se
encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de infraestructura en un
organismo o empresa.
Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día representa, y
que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos eficientes en el manejo y
coordinación de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado específico.
Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se
utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos
necesarios para cada uno de los demás departamentos, con el objeto de que puedan
funcionar debidamente.
Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado
de programas de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y desarrollo, se allega
para la empresa del personal adecuado y afín a los objetivos de la misma.
El papel del administrador
La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe el
administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional
o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento
o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel
institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto
mas se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas
preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto mas se preocupe
por desarrollar conceptos mas preparado estará para actuar en el nivel institucional de la
empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una
previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta
un balance, como se elabora la planeación y el control de producción, etc ya que estos
conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo mas importante y
fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera
adecuada.
Objetivos De La Administración
1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.
2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se
desarrolla
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
Importancia De La Administración
La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos
sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto
explica por que una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de las personas ,mediante técnicas
dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema
organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los
demás subsistemas.
Dentro de la administración encontramos:
Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y
eficiente de los objetivos organizacionales.
Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades
de la sociedad.
Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear,
asignar recursos, instrumentar, etc.
Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.
Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto
de mantener en equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el
flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado,
estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual.
La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión para
coordinar los esfuerzos y mantener n equilibrio dinámico.
Características de las administración
1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo
social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La
administración se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las
instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas
esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes
accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede
aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos
de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña.
Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La
administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra
ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene
características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede
confundirse con otras disciplinas.
3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno
administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa
se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de
organizar, etc.
4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social,
participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una
empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último
mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se
utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por
ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el
trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad,
sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes
necesidades de la empresa o grupo social.
3. Administración origen y desarrollo
Primeras ideas sobre la administración
Las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones. Al repasar la
historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron unidos en
organizaciones formales, por ejemplo los ejércitos griegos y romanos, la Iglesia Católica
Romana, la Compañía de las Indias Orientales, la Compañía de la Bahía de Hudson. Las
personas también han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficientes y
eficaces, desde mucho antes de que términos como "administración" fueran de uso común.
Sumeria:
Fueron los primeros en tener escritura, los sacerdotes llevaban en forma arcaica, el control
administrativo del cobro de los impuestos.
Egipto (4000a.C.):
Los Egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a miles de
trabajadores en la ejecución de sus monumentos. Las pirámides de Egipto son evidencia
actuales de que se intentaron proyectos de enorme alcance, que emplearon decenas de miles
de personas, con bastante anticipación a los tiempos modernos. Las pirámides son un
ejemplo en especial interesante. En la construcción de una sola pirámide se utilizaron los
servicios de más de 100 mil personas durante veinte años.
China ( 2000a.C.):
Utilizaban una junta de consejo para cada caso en que debía de tomarse una decisión
importante.
Las parábolas de Confucio sugieren prácticas para la buena administración pública.
Babilonia(1800 a.C.):
Código de HAMURABI : Uso del control escrito y testimonial, la responsabilidad no puede
ser transferida, establecimiento del salario mínimo.
Hebreos (1490 a.C.):
Conceptos de organización, principio de la excepción.
Grecia y Persia: ( 400 a.C.)
En Grecia Sócrates enuncia la universalidad de la administración.
Platón en su libro "La República" da sus puntos de vista sobre la administración de los
negocios públicos y el principio de especialización. Platón que dentro de sus grandes
aportaciones están :
1.- La clasificación de las formas de gobierno que se dividen en :
-Aristocracia : Gobierno de la nobleza o clase alta.
-Oligarquía : Gobierno de una sola clase social.
-Timarquía : Gobierno de los que cobraban rentas.
-Democracia : Gobierno del pueblo.
-Tiranía : Gobierno de una sola persona.
2.- Clasificación de las clases sociales que se dividen en :
-Oro : Eran los gobernantes
-Plata : Los guerreros y
-Bronce : Eran los artesanos y comerciantes.
3.- Sus obras : "Fedro", "El Banquete", "Las leyes y la república".
Aristóteles (300 a.C.) En su libro "La política" distingue tres formas de administración
pública: Ejecutivo, Legislativo y Judicial. Aristóteles : filosofo que clasificó a la
administración publica en :
a)Monarquía: Gobierno de uno sólo.
b)Aristocracia: Gobierno de la clase alta.
c)Democracia: Gobierno del pueblo.
En Persia Ciro enuncia el estudio de movimientos, manejo de materiales la importancia de
las relaciones humanas.
Roma (175 a.C.):
Una de las civilizaciones que más influyó en el pensamiento administrativo fue el pueblo
romano, quien marcó las bases más importantes de la sociedad moderna.
El pueblo romano influyó en la sociedad actual haciendo uso de la administración que
incluso teniendo administradores que se hacían cargo de ella, que recibían el nombre de
gestores o mandatarios.
Roma clasifica a las empresas en tres :
-Públicas : Las que realizan actividades del Estado.
-Semipúblicas : Las que pertenecen a sindicatos.
-Privadas : Las que eran manejadas por civiles.
Roma tuvo tres periodos :
1.- La república : Donde las actividades eran manejadas por el pueblo y predominaba la
igualdad de los derechos.
2.- La monarquía : En donde dirigía el gobierno, la alta sociedad y no intervenía el pueblo.
3.- La caída del imperio romano : Este periodo se caracterizó por la desorganización.
En la edad media la Iglesia Católica no acepta el lucro y el comercio como una actividad
honesta, al no ser aceptado esto, nace una nueva corriente llamada ética protestantista que sí
acepta y fomenta la acumulación de la riqueza. Dentro de sus principales exponentes
encontramos a Max Weber, Benjamin Franklin y Martin Lutero. La Iglesia Católica
Romana representa un ejemplo interesante de la práctica de la administración; la estructura
actual de la Iglesia quedó establecida, en esencia, en el siglo II d.C. En ese tiempo se
definieron con mayor rigor sus objetivos y doctrinas. La autoridad final se centralizó en
Roma. Se creó una estructura jerárquica simple, que en lo básico aún prevalece sin cambios
a lo largo de casi 2000 años. Catón enuncia la descripción de funciones.
Judea (Año 20):
Jesús utilizó las relaciones humanas, la unidad de mando; y los reglamentos.
Nicolás Maquiavelo (1525)
Aunque el calificativo "maquiavélico" se suele usar para describir a oportunistas astutos y
manipuladores, Maquiavelo creía firmemente en las virtudes de la república. Esto salta a la
vista en Los discursos, libro escrito por Maquiavelo en 1531, cuando vivía en la antigua
república italiana de Florencia. Los principios que planteó se pueden adaptar y aplicar a la
administración de las organizaciones contemporáneas.
1. Una organización es más estable si sus miembros tienen el derecho de manifestar sus
diferencias y resolver sus conflictos dentro de ella.
2. Si bien una persona puede iniciar una organización, “ésta será duradera cuando se deja
en manos de muchos y cuando muchos desean conservarla.”
3. Un gerente débil puede seguir a uno fuerte, pero no a otro débil, y conservar su
autoridad.
4. Un gerente que pretende cambiar una organización establecida "debe conservar, cuando
menos, la sombra de las costumbres antiguas."
Adam Smith (1780)
Adam Smith se conoce por sus contribuciones a la doctrina de la economía clásica, pero su
análisis en La Riqueza de las Naciones, que se publicó en 1776, incluía un brillante
argumento sobre las ventajas económicas que las organizaciones y la sociedad podrían
obtener de la división del trabajo. Él empleó para sus ejemplos la industria de fabricación
de alfileres. Smith menciona que diez individuos, cada uno realizando una actividad
especializada, podrían producir entre todos alrededor de 48 mil alfileres al día. Sin
embargo, si cada uno trabajara en forma separada e independiente, con un poco de suerte
esos diez trabajadores podrían fabricar 200 (o incluso diez) alfileres al día. Si cada
trabajador tuviera que jalar el alambre, estirarlo, cortarlo, martillar la cabeza a cada alfiler,
afilar la punta, y soldarle la cabeza a cada pieza, sería un verdadero reto producir diez
alfileres al día.
Smith concluyó que la división del trabajo aumenta la productividad al incrementar la
habilidad y destreza de cada trabajador, al ahorrar tiempo que, por lo general, se pierde al
cambiar de actividades, y al crear inventos y maquinaria que ahorraban trabajo. La amplia
popularidad actual de la especialización del trabajo ( tanto en puestos de servicio como la
enseñanza y la medicina como en las líneas de ensamble en las plantas de automóviles) se
debe sin lugar a duda a las ventajas económicas que citara hace más de 200 años Adam
Smith.
Revolución industrial
Tiene sus inicios a fines del siglo XVlll y principios del siglo XlX. Consiste en un cambio
de los modelos de producción ; Aquella producción hecha a mano y limitada pasa a ser una
producción hecha a máquina y en serie. Donde se presenta con mayor fuerza es en
Inglaterra, pero también hay cambios fuertes en Francia, Italia, Alemania, EE.UU., etc.
Dentro de los principales cambios y aportaciones de la revolución industrial están:
1) Cambios de los sistemas de producción.
2) Disminución en los costos de producción.
3) Aparecen los grandes inventos.
4) Aparece una nueva clase social :el obrero.
5) Desaparece el pequeño artesano.
6) Aparece la competencia.
Existen reacciones de todo tipo en la revolución industrial, pero dentro de las más
importantes está la de la iglesia católica y la de los economistas liberales. La de los
economistas liberales tiene como sus principales exponentes a Carlos Marx, y Federico
Engels. Quienes saben que peligran las estructuras por lo que proponen los siguientes
cambios :
-Que desaparezca la propiedad privada
-La creación de un sistema que logre satisfacer las necesidades del proletariado.
-Que el proletariado ocupe el poder.
Sun Tzu
Otra obra clásica que ofrece sus conocimientos a los administradores modernos es El arte
de la guerra, escrita por Sun Tzu, el filósofo chino, hace más de dos mil años. La obra fue
modificada y usada por Mao Tse Tung, fundador de la República Popular China en 1949.
Entre los postulados de Sun Tzu cabe destacar los siguientes:
1. Cuando el enemigo avanza, ¡hay que retirarse!
2. Cuando el enemigo se detiene, ¡hay que hostigarle!
3. Cuando el enemigo pretende evitar el combate, ¡hay que atacarlo!
4. Cuando el enemigo se retira, ¡hay que perseguirlo!
Aunque estas reglas pretendían ser una guía para la estrategia militar, desde hace mucho se
han utilizado en la planeación de una estrategia para enfrentar a empresas competidoras.
A pesar de que ni Maquiavelo ni Sun Tzu trataron de elaborar una teoría de la
administración per se, sus conceptos enseñan una lección histórica importante. La
administración no se originó en Estados Unidos ni en este siglo.
Evolución de la teoría administrativa
La administración y las organizaciones son producto de su momento y su contexto histórico
social. Por tanto, la evolución de la teoría de la administración se entiende en términos de
cómo han resueltos las personas las cuestiones de sus relaciones en momentos concretos de
la historia.
Administración científica
Administración científica es el nombre que recibió debido al intento de aplicar los métodos
de la ciencia a los problemas de la administración para lograra una gran eficiencia
industrial. Los principales métodos científicos aplicables a los problemas de la
administración son la observación y la medición. La teoría de la administración científica
surgió en parte por la necesidad de elevar la productividad. A mediados del siglo XX, en
Estados Unidos en especial , había poca oferta de mano de obra. La única manera de elevar
la productividad era elevando la eficiencia de los trabajadores. Así fue como Frederick W.
Taylor, Henry L. Gantt y Frank y William Gilbreth inventaron el conjunto de principios que
se conocen como la teoría de la administración científica.
Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)
Rederick Winslow Taylor renunció a la universidad y comenzó a trabajar como
aprendiz de modelador y maquinista en 1875. Con esta última categoría ingresó,
en 1878, a la Midvale Steel Company, de Filadelfia, y ascendió hasta el puesto de
ingeniero en jefe después de obtener un grado de ingeniería asistiendo a clases nocturnas.
Inventó herramientas de lata velocidad para cortar acero y la mayor parte de su vida se
desempeño como ingeniero consultor. Por lo general se reconoce a Taylor como “el padre
de la administración científica”. Probablemente ninguna otra persona ha tenido una
repercusión mayor sobre el desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como
aprendiz, como obrero común, capataz, maestro mecánico y luego ingeniero en jefe de una
compañía aserrera, le dieron una amplia oportunidad para conocer de primera mano los
problemas y las actitudes de los trabajadores y observar las grandes posibilidades para
mejorar la calidad de la administración.
F
La famosa obra de Taylor titulada Principles of Scientific Management se publico en 1911.
sin embargo, una de las mejores exposiciones de su filosofía de la admistración se
encuentra en su testimonio ante un comité de la Cámara de Representantes de los estados
Unidos; se le obligo a defender sus ideas ante un grupo de congresistas, la mayoría de ellos
hostiles debido a que creían, junto con los líderes de los trabajadores, que las ideas de
Taylor conducirían a un exceso de trabajo y al despido de trabajadores.
Taylor fundamento su filosofía en cuatro principios básicos. Se observará que estos
preceptos no se encuentran muy alejados de las creencias fundamentales del moderno
administrador. Es cierto que algunas de las técnicas de Taylor y sus colegas y seguidores se
desarrollaron con el fin de poner en práctica su filosofía y principios que tienen ciertos
aspectos mecanicistas.
1. Principio de planeación: sustituir el criterio individual de obrero, la improvisación y
la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en procedimientos científicos.
Cambiar la improvisación por la ciencia mediante la planeación del método.
2. Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo
con sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan más y mejor, de acuerdo
con el método planeado. Además de la preparación de la fuerza laboral. Se debe preparar
también las máquinas y los equipos de producción, así como la distribución física y la
disposición racional de las herramientas y los materiales.
3. Principio de control: controlar el trabajo para certificar que se ejecute de acuerdo
con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia tiene que cooperar con los
trabajadores para que la ejecución sea la mejor posible.
4. Principio de ejecución: distribuir de manera distinta las funciones y las
responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.
Taylor sostenía que el éxito de estos principios requería una “revolución total de la
mentalidad” de los obreros y patrones. En lugar de pelearse por las utilidades, las dos partes
debería poner su empreño en elevar la producción y, en su opinión, al hacerlo, las utilidades
aumentarían a tal grado que los obreros y los patrones ya no tendrían que pelearse por ellas.
En pocas palabras, Taylor pensaba que tanto obreros como patrones tenían el mismo interés
en elevar la productividad.
Taylor fundamentó su sistema de administración en estudios de tiempo de la línea de
producción. En lugar de partir de métodos laborales tradicionales, analizó y tomó el tiempo
de los movimientos de trabajadores siderúrgicos que realizan una serie de trabajos. A partir
de este mismo estudio, separó cada uno de estos trabajos en sus componentes y diseñó los
métodos más adecuados y rápidos para ejecutar cada componente. De esta manera,
estableció la cantidad de trabajo que deberían realizar los trabajadores con el equipo y los
materiales que tenían. Asimismo, sugirió a los patrones que le pagaran a los trabajadores
más productivos una cantidad superior a la de los demás, usando una tasa “científicamente
correcta”, con lo que beneficiarían tanto a la empresa como al trabajador.
Así, se fomentaría que los trabajadores superaran los parámetros de sus resultados
anteriores, con miras a obtener un mejor sueldo. Taylor llamó a su plan el sistema de tasas
diferenciales.
Contribuciones
La línea moderna de montajes arroja productos a mucha mayor velocidad de la que Taylor
podría haber imaginado jamás. Este milagro de producción es uno de los legado de la
administración científica.
Además, sus técnicas para la eficiencia han sido aplicadas a muchas organizaciones que no
son industriales, desde los servicios del ramo de la comida rápida, hasta la capacitación de
cirujanos.
Limitaciones
Si bien los métodos de Taylor produjeron un notable aumento de la productividad y mejores
sueldos en una serie de casos, los trabajadores y los sindicatos empezaron a oponerse a este
enfoque, por temor al hecho de que trabajar más y mayor velocidad agotaría el trabajo
disponible y conduciría a los recortes de personal.
Es más, el sistema de Taylor significaba, claramente, que los tiempos eran esenciales. Sus
críticos se oponían a las condiciones “aceleradas” que ejercían una presión desmedida en
los empleados para que trabajaran cada vez a mayor velocidad.
La importancia concedida a la productividad, y por extensión a la rentabilidad, hizo que
algunos gerentes explotaran a los trabajadores y clientes. En consecuencia aumento la
cantidad de trabajadores que se sindicalizaron y que, con ello, reforzaran el patrón de
suspicacia y desconfianza que ensombreció las relaciones obrero – patronales durante
muchos decenios.
Henry L. Gantt (1861 – 1919)
Henry L. Gantt un ingeniero mecánico al igual que Taylor , se le unió en la Midvale Steel
Company en 1887. Lo acompañó en sus diversos trabajos hasta 1901, cuando formó sus
propia empresa de consultoría en ingeniería. Aunque apoyo vigorosamente las ideas de
Taylor y realizó mucho trabajo de consultoría en la selección científica de los trabajadores y
el desarrollo de sistemas de incentivos mediante bonos.
Gantt abandono el sistema de tasas diferenciales porque consideró que ere fuente de muy
poca motivación y, a cambio, presentó otra idea. Cada uno de los trabajadores que
terminará la porción de trabajo diaria que se le hubiera asignado, obtendría una
bonificación de 50 centavos. Además, aumentó otro aliciente. El supervisor obtendría una
bonificación por cada uno de los trabajadores que cumpliera con la ración diaria, más otro
bono extraordinario si todos los trabajadores lo hacían. Según Gantt, esto motivaría que los
supervisores prepararan a sus trabajadores para desempeñar mejor su trabajo.
El avance de cada uno de los trabajadores era calificado públicamente y registrados en las
comunas individuales de la gráficas, en negro cuando el trabajador llegaba al parámetro y
en rojo cuando no lo hacían. Además, Gantt fue el iniciador de las gráficas para
calendarizar la producción; la “gráfica de Gantt” se sigue usando en nuestros días. De
hecho, está traducida a ocho idiomas y se usa en todo el mundo. Desde la década de 1920,
se usa en Japón, España y la Unión Soviética. Además, sentó las bases en dos instrumentos
para graficar, que fueron inventados para ayudar a planificar, administrar y controlar
organizaciones complejas: el Método fe la Ruta Crítica (CPM por sus siglas en inglés),
inventado por Du Pont y la Técnica para Revisión y Evaluación de Programas (PERT por
sus siglas en inglés), desarrollados por la Armada de Estados Unidos. El Lotus 1-2-3
también es una aplicación creativa de la gráfica de Gantt.
Frank y William Gilbreth
El famoso equipo de los esposos Frank y William Gilbreth también respaldó y ayudó
vigorosamente al desarrollo de las ideas de Taylor. Frank Gilbreth renunció a la universidad
para convertirse en un albañil a la edad de 17 años en 1885; diez años después ascendió al
puesto de superintendente jefe de una empresa constructora y poco después se convirtió en
contratista independiente. Durante este período y bastante independientemente del trabajo
de Taylor, se interesó en los movimientos desperdiciados en el trabajo; al reducir de 18 a 5
número de los movimientos necesarios para colocar ladrillos, hizo posible duplicar la
productividad de un albañil sin necesidad de un esfuerzo mayor. Pronto su empresa
constructora se dedicó principalmente a la consultoría sobre el mejoramiento de la
productividad humana. Después de conocer a Taylor en 1907, combinó sus ideas con las de
éste para poner en práctica la administración científica.
Para llevar a cabo su trabajo, Frank Gilbreth contó con la gran ayuda y el respaldo se su
esposa William. Ella fue una de las primeras psicólogas industriales y recibió su doctorado
en esta disciplina en 1915, nueve años después de su matrimonio y durante el período en
que se dedicó a procesar y educar a sus célebres 12 hijos, que más tarde se hicieron
famosos por el libro y la película Cheper by the Dozen. Después de la repentina muerte de
su esposo en 1924, se hizo cargo de su negocio de consultoría y fue muy aclamada como la
“primera dama de la administración” durante toda su larga vida que terminó en 1972, a la
edad de 93 años.
Los Gilbreth fueron los primeros en utilizar películas de movimiento para estudiar los
movimientos corporales y manuales. Inventaron un micro-cronómetro que registraba el
tiempo a 1/2000 de segundos, los colocaban en el campo de estudio que estaban
fotografiando, y así determinaron cuánto tiempo se tardaba un obrero para llevar a cabo
cada movimiento. Así se podían identificar y eliminar los movimientos inútiles que no se
percibían a simple vista. Los Gilbreth diseñaron a su vez un sistema de clasificación para
darle nombre a 17 movimientos básicos manuales que ellos llamaron therbligs (“Gilbreth”
escrito de derecha a izquierda con la “th” traspuesta). Esto le permitía a los Gilbreth
analizar con mayor precisión los electos exactos de los movimientos manuales de cualquier
obrero.
Movimientos elementales (Therbligs)
1. Buscar
2. Escoger
3. Pegar
4. Transportar desocupado
5. Transportar cargado
6. Posicionar (colocar en posición)
7. Ubicar previamente (preparar para colocar en posición)
8. Unir (juntar)
9. Separar
10. Utilizar
11. Descargar
12. Inspeccionar
13. Asegurar
14. Esperar inevitablemente
15. Esperar cuando es evitable
16. Reposar
17. Planear
El interés de William Gilbreth por los aspectos humanos del trabajo y el interés de su
esposo por la eficiencia (la búsqueda de la mejor forma de hacer una tarea determinada)
dieron lugar a una rara combinación de talentos. Frank Gilbreth insistió en que en la
aplicación de los principios de la administración científica, en primer lugar es necesario
considerar a los trabajadores y comprender sus personalidades y necesidades. También
resulta interesante que los Gilbreth llegaran a la conclusión de que no es la monotonía del
trabajo lo que ocasiona tanto descontento en el trabajador sino, más bien, la falta de interés
de la administración por los trabajadores.
Teoría clásica de la organización
La administración científica se preocupó por elevar la productividad de la fábrica y el
trabajador individual. La teoría clásica de la organización surgió de la necesidad de
encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas.
Henry Fayol
Henry Fayol (18441 – 1925) suele ser recordado como el fundador de la escuela clásica de
la administración, no porque fuera el primero en estudiar el comportamiento gerencial, sino
porque fue el primero en sistematizarlo. Fayol pensaba que las prácticas administrativas
aceptadas siguen ciertos patrones, los cueles se pueden identificar y analizar. A partir de
esta premisa básica, trazó el proyecto de una doctrina congruente de la administración, la
cual sigue conservando mucha fuerza hasta la fecha.
Fayol se parece mucho a Taylor, su contemporáneo, por su fe en los métodos científicos.
Sin embargo, Taylor se interesaba primordialmente por las funciones de la organización ,
mientras que Fayol se interesaba por la organización total y se enfocaba hacia la
administración, que, en su opinión, era la operación empresarial más descuidada. Antes de
Fayol, en general, se pensaba que los “gerentes nacen, pero no se hacen”. No obstante,
Fayol insistía en que la administración era como cualquier otra habilidad, que se podría
enseñar una vez se entendieran sus principios fundamentales.
Los 14 principios de la administración de Fayol:
1. División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la
eficiencia para realizar su trabajo. El epítome de este principio es la línea de montaje
moderna.
2. Autoridad: los gerentes deben guiar órdenes para que se hagan las cosas. Aunque su
autoridad formal les otorgue el derecho de mandar, los gerentes no siempre lograran la
obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal (por ejemplo, la experiencia
pertinente).
3. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los
acuerdos que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es resultado de líderes
buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos justos (como las disposiciones
para recompensar resultados extraordinarios) y sanciones impuestas, con buen juicio, a las
infracciones.
4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. Fayol
pensaba que si un empleado dependía de más de un gerente, habría conflictos en las
instrucciones y confusión con la autoridad.
5. Unidad de dirección: las operaciones de la organización con el mismo objetivo deben ser
dirigidas por un solo gerente y con un solo plan. Por ejemplo, el departamento de personal
de una empresa no debe tener dos directores, cada uno con una política diferente de
contratación.
6. Subordinación del interés individual al bien común: en cualquier empresa, los intereses
de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la organización entera.
7. Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa para empleados y
empleadores.
8. Centralización: al reducir la participación de los subordinados en la toma de decisiones
se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. Fayol pensaba que los gerentes
deben cargar con la responsabilidad última, pero que al mismo tiempo deben otorgar a sus
subalternos autoridad suficiente para realizar su trabajo debidamente. El problema radica en
encontrar el grado de centralización adecuado para cada caso.
9. Jerarquía: la línea de autoridad de una organización, en la actualidad representadas por
casillas y líneas bien definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta
gerencia al nivel más bajo de la empresa.
10. Orden: los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento
indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos u ocupar los puestos más
adecuados para ellas.
11. Equidad: los administradores deben ser ambles y justos con sus subordinados.
12. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotación de empleados socavan el buen
funcionamiento de la organización.
13. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus planes.
Aun cuando se puedan presentar algunos errores.
14. Espíritu de grupo: cuando existe el espíritu de grupo la organización tendrá una
sensación de unión. Según Fayol, incluso los pequeños detalles podrían alentar el espíritu.
Por ejemplo, sugería que se usara la comunicación oral, en lugar de la comunicación formal
escrita siempre que fuera posible.
Max Weber
El sociólogo alemán Max Weber (1864 – 1920), pensando que toda organización dirigida a
alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos, requería un estrecho control de sus
actividades, desarrolló una teoría de la administración de burocracias que subrayaba la
necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos y regida por reglamentos y
líneas de autoridad definidos con toda claridad. Consideraba que la organización ideal era
una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento
profundo y con una división del trabajo detallada explícitamente. Weber también pensaba
que la competencia técnica tenía gran importancia y que la evaluación de los resultados
debería estar totalmente fundamentada en los méritos.
Se piensa que las burocracias son organizaciones vastas e impersonales, que conceden más
importancia a la eficiencia impersonal que a las necesidades humanas. Weber como todos
los teóricos de la administración científica, pretendía mejorar los resultados de
organizaciones importantes para la sociedad, haciendo que sus operaciones fueran
predecibles y productivas. Si bien ahora concedemos tanto valor a las innovaciones y la
flexibilidad como a eficiencia y la susceptibilidad al pronóstico, el modelo de la
administración de burocracias de Weber se adelantó, claramente, a las corporaciones
gigantescas como Ford. Weber pensaba que el patrón particular de relaciones que
presentaba la burocracia era muy promisorio.
Mary Parker Follett
Mary Parker Follett (1868 – 1933), fue una de las creadoras del marco básico de la escuela
clásica. Además, introdujo muchos elementos nuevos, sobre todo en el campo de las
relaciones humanas y la estructura de la organización. En este sentido, fue la iniciadora de
tendencias que se desarrollarían más en las nacientes escuelas de las ciencias del
comportamiento y la administración.
Follett estaba convencida de que ninguna persona podría sentirse completa a no ser que
formara parte de un grupo y que los humanos crecían gracias a sus relaciones con otros
miembros de las organizaciones. De hecho, afirmaba que la administración era “el arte de
hacer las cosas mediante personas”. Partía de la premisa de Taylor, en el sentido de que los
obreros y los patrones compartían un fin común como miembros de la misma organización,
pero pensaba que la diferencia artificial entre os gerentes (que giraban las órdenes) y los
subordinados (que aceptaban las órdenes) oscurecía su asociación natural. Creía
firmemente en la fuerza de grupo, en el cual los individuos podían combinar sus diversos
talentos para lograr algo mayor. Es más, el modelo de control “holístico” de Follett no sólo
toma en cuenta a las personas y los grupos, sino también las consecuencias de factores del
entorno, como la política, la economía y la biología.
El modelo de Follett fue un importante antecedente del concepto de que la administración
significa algo más que lo que ocurre en una organización cualquiera. Follett, al incluir
explícitamente el entorno de la organización en su teoría, preparó el camino para que la
teoría de la administración incluyera una serie más amplia de relaciones, algunas dentro de
la organización y otras más allá de sus fronteras.
Chester I. Barnard
Chester I. Barnard (1886 – 1961), introdujo elementos a la teoría clásica que
serían desarrollados por escuelas posteriores. Barnard, que asumió la presidencia
de Bell del Nueva Jersey en 1927, aprovechó su experiencia laboral y sus vastos
conocimientos de sociología y filosofía para formular teorías sobre las organizaciones.
Según Barnard, las personas se reúnen en organizaciones formales para alcanzar fines que
no pueden lograr trabajando solas. Sin embrago, mientras persiguen las metas de la
organización, también deben satisfacer sus necesidades individuales. Así, Barnard llegó a
su tesis principal: una empresa sólo podrá funcionar en forma eficiente y las necesidades de
los individuos que trabajan en ella. Así, Barnard estaba estableciendo el principio de que la
gente puede trabajar con relaciones estables y benéficas, para las dos partes, con el tiempo.
C
El hecho de que Bernard reconociera la importancia y la universalidad de la “organización
informal” significó una contribución importantísima para el pensamiento de la
administración.
Barnard pensaba que los fines personales podrían guardar equilibrio con los de la
organización si los gerentes entendían la zona de indiferencia de los empleados; es decir,
aquello que los empleados harían sin cuestionar la autoridad del gerente. Evidentemente,
cuanto mayor la cantidad de actividades que cupieran dentro de la zona de indiferencia de
los empleados (lo que aceptaría el empleado), tanto mayor la cooperación y la ausencia de
problemas en una organización. Barnard también pensaba que los ejecutivos tenían la
obligación de imbuir en sus empleados un sentimiento a favor de fines morales. Para ello,
tendrían que aprender a pensra en forma que trascendiera su estrecho interés, para
establecer un compromiso ético con la sociedad. Aunque Bernard habló de la importancia
de los gerentes ejecutivos, también prestó bastante atención al papel del trabajador
individual “como factor estratégico básico de la organización”. Al ir más allá y establecer
que la organización es una empresa en la que cooperan individuos que trabajan reunidos en
forma de grupos, montó el escenario para el desarrollo de gran parte del pensamiento actual
de la administración.
La escuela conductista
La escuela conductista surgió, en parte, debido a que el enfoque clásico no lograba
suficiente eficiencia productiva ni armonía en el centro de trabajo. Para frustración de los
gerentes, las personas no siempre seguían los patrones de conducta pronosticados o
esperados. Por lo tanto, aumentó el interés por ayudar a los gerentes a manejar con más
eficacia el “lado personal” de sus organizaciones. Varios teóricos trataron de reforzar la
teoría clásica de la organización con elementos de la sociología y la psicología.
Elton Mayo
Elton Mayo (1880 – 1949) y algunos compañeros de Harvard, entre ellos Fritz J.
Roethlisberger y William J. Dickson iniciaron su participación en la serie de estudios
realizados en Western Electric Company entre 1924 y 1933, los cuales con el tiempo se
conocieron como “los estudios de Hawthorne, porque muchos de ellos fueron realizados en
la fábrica Hawthorne de Western Electric, cerca de Chicago. Los estudios de Hawthorne, en
un principio, fueron un intento por investigar la relación entre la cantidad de iluminación en
el centro de trabajo y la productividad de los obreros.
En estos experimentos y otros subsiguientes, Mayo y sus colaboradores decidieron que una
compleja cadena de actitudes afectaba los aumentos de productividad. Como los grupos
pilotos y los de control fueron separados para darles atención especial, éstos desarrollaron
un orgullo de grupo que los llevó a mejorar sus resultados laborales. Además, la
comprensión de los supervisores reforzó su motivación. Los investigadores llegaron a la
conclusión de que los empleados trabajarían con más tesón si la gerencia se preocupaba por
su bienestar y si los supervisores les prestaban atención especial. Este fenómeno se
conoció, más adelante, como el efecto de Hawthorne. Como el trato del grupo de control no
fue especial en cuanto a supervisión y como no se mejoraron sus condiciones laborales y,
sin embargo, sus resultados mejoraron, algunos investigadores (incluso el propio Mayo)
especularon que aumento de productividad del grupo de control se debía a la atención
especial que le habían prestado los propios investigadores.
Los investigadores también llegaron a la conclusión de que los grupos informales de trabajo
(el entorno social de los empleados) tienen una influencia positiva en la productividad.
Muchos de los empleados de Western Electric opinaban que su trabajo era aburrido y
absurdo, pero que sus relaciones y amistades con sus compañeros, en ocasiones sujetos a la
influencia de un antagonismo compartido contra los jefes, le daban cierto significado a su
vida laboral y les ofrecían cierta protección contra la gerencia. Por tal motivo, la presión del
grupo, con frecuencia, representaba una mayor influencia para aumentar la productividad
de los trabajadores que las demandas de la gerencia.
Así pues, Mayo era de la opinión que el concepto del hombre social (movido por
necesidades sociales, deseoso de relaciones gratificantes en el trabajo y más sensible a las
presiones del grupo de trabajo que al control administrativo) era complemento necesario del
viejo concepto del hombre racional, movido por sus necesidades económicas personales.
Abraham Maslow y Douglas McGregor
Abraham Maslow y Douglas McGregor, entre otros, escribieron sobre la superación
personal de los individuos. Su obra engendró nuevos conceptos en cuanto a la posibilidad
de ordenar las relaciones para beneficio de las organizaciones. Además, determinaron que
las personas pretendían obtener algo más que recompensas o placer al instante. Dado que
las personas tenían formas de vida complejas, entonces las relaciones en la organización
deberían sustentar dicha complejidad.
Según Maslow, las necesidades que quieren satisfacer las personas tiene forma de pirámide.
Las necesidades materiales y de seguridad están en la base de la pirámide y las necesidades
del ego ( por ejemplo, la necesidad de respeto) y las necesidades de autorrealización (como
la necesidad de crecimiento personal y de significado) están en la cúspide. En general,
Maslow sostenía que las necesidades de los niveles bajos deben quedar satisfechas antes de
pasar a satisfacer las necesidades de los niveles más altos. En la sociedad contemporánea
muchas de las necesidades de los niveles bajos están, normalmente, satisfechas, así que la
mayor parte de las personas están más motivadas por las necesidades de niveles más
elevados como el ego y la superación personal.
McGregor presento otro ángulo del concepto de la persona compleja. Distinguió dos
hipótesis básicas alternativas sobre las personas y su posición ante el trabajo. Estas dos
hipótesis que llamó la Teoría X y la Teoría Y, adopta posicione contrarias en cuanto al
compromiso de una persona que trabaja en una organización. McGregor dice que los
gerentes de la Teoría X presuponen que es necesario presionar a las personas
constantemente para que se desempeñan más en su trabajo. Por el contrario, los gerentes de
la Teoría Y presuponen que a las personas les gusta trabajar y consideran, decididamente,
que su trabajo es una oportunidad para desarrollar su talento creativo.
James March y Herbert Simon
James March y Herbert Simon realizaron una obra a finales de la década de 1950 donde
platearon cientos de proporciones acerca de los patrones de conducta, sobre todo con
relación a la comunicación en las organizaciones. Su influencia en el desarrollo de la teoría
administrativa posterior ha sido importantísima y permanente, para investigar en forma
científica.
La ciencia de la administración
A principios de la Segunda Guerra Mundial, Gran Bretaña tenía la necesidad imperiosa de
resolver una serie de problemas, nuevos y complejos, en la contienda. Los británicos, con
su supervivencia en juego, formaron los primeros equipos de investigación de operaciones
(I de O). Los ingleses reunieron la experiencia de matemáticos, físicos y otros científicos en
los equipos de I de O y dieron grandes pasos en lo tecnológico y lo táctico. Cuando los
estadounidenses entraron a la guerra, constituyeron los llamados equipos de investigación
de operaciones, basándose en el exitoso modelo británico para resolver problemas
similares. Los equipos usaron las primeras computadoras para realizar los miles de cálculos
que requieren los modelos matemáticos.
Terminada la guerra, la aplicación de la investigación de operaciones a los problemas de la
industria resultaban cada vez más evidentes. Se estaban empezando a usar nuevas
tecnologías industriales y los transportes y las comunicaciones eran cada vez más
complejos. Estos avances trajeron consigo un sin fin de problemas que no se podían
resolver fácilmente con medios convencionales. Cada vez se recurría más a los especialistas
en I de O para ayudar a los gerentes a encontrar respuestas para estos nuevos problemas.
Con los años los procedimientos de la I de O se formalizaron y, ahora, se conocen con el
nombre genérico de la escuela de la ciencia de la administración.
La escuela de la ciencia de la administración obtuvo popularidad debido a dos fenómenos
de la posguerra. En primer lugar el desarrollo de las computadoras de gran velocidad y la
comunicación entre computadoras ofreció un medio para atacar los problemas de la
organización, de gran escala y complejos. En segundo, Robert McNamara aplicó una
forma de la ciencia de la administración en la Ford Motor Company en las décadas de 1950
y 1960. (Más adelante, aplicó la misma técnica cuando fue secretario de la Defensa durante
el gobierno de Jonson.)Cuando los protegidos de McNamara, conocidos como los
“muchachos maravilla” empezaron a ocupar puestos gerenciales en Ford y en la industria
de Estados Unidos, floreció la escuela de la ciencia de la administración.
La ciencia de la administración represento una forma totalmente nueva de concebir el
tiempo. Los complejos modelos matemáticos, y las computadoras para desmenuzar cifras,
hicieron que el pronóstico del futuro con base en el pasado y el presente se convirtieran en
una actividad muy popular. La escuela de la ciencia de la administración no presta mucha
atención a las relaciones perse dentro de las organizaciones. Los modelos matemáticos
tienden a pasar por alto relaciones como los datos, resaltando datos numéricos que se
pueden reunir o calcular con facilidad. Así, cabría criticar que la ciencia de la
administración fomenta que sólo se conceda importancia a los aspectos de la organización
que se pueden representar con cifras, olvidándose de la importancia de las personas y las
relaciones.
Estado actual de la teoría administrativa
El estado actual de la teoría administrativa es bastante complejo, pues permite enfocar su
objeto de estudio de varias maneras y agrupar un gran abanico de variable que deben ser
tenidas en consideración.
En la actualidad, la teoría administrativa estudia la administración de empresas y demás
tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de las
cinco variables principales, cada una de las cuales es objeto específico de estudio de una o
más corrientes de la teoría administrativa. Las cinco variables básicas, (tarea, estructura,
personas, tecnología y ambiente) constituyen los principales componentes en el estudio de
administración de las empresas. El comportamiento de estas variables es sistémico y
complejo: cada una ellas influye y es influenciada por las demás; si se modifica una ellas,
las otras también se modifican en mayor o menor grado. El comportamiento del conjunto
de estas variables es diferente de la suma del comportamiento de cada variable por
separado.
La adecuación de estas cinco variables constituye el principal desafío de la administración.
En una subunidad especializada (por ejemplo, un departamento, una división, una sección),
algunas de estas variables pueden cumplir un papel predominante.
Debido a la creciente importancia de la administración y los nuevos y complejos desafíos
que enfrenta, los investigadores se han concentrado en algunas partes o en algunas variables
aisladas del enorme contexto de variables que intervienen (cada una de las cuales tiene su
naturaleza, impacto, duración, importancia, etc.) en la estructura y el comportamiento de las
empresas, y que dificultan enormemente tener una visión global de éstas. A medida que la
administración enfrenta nuevos desafíos y nuevas situaciones, las teorías administrativas
requieren adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que sean útiles y
aplicables, lo cual explica en parte los pasos graduales de la teoría administrativa en el
transcurso de este siglo.
Perspectivas futuras de la administración
En las próximas décadas la tarea administrativa será incierta y excitante, pues deberá
enfrentar cambios y transformaciones llenos de ambigüedad e incertidumbre. El
administrador deberá enfrentar problemas cada vez más diversos y más complejos que los
anteriores, y sus atención estará dirigida a eventos y grupos situados dentro o fuera de la
empresa, los cuales le proporcionarán información contradictoria que dificultará su
diagnóstico y la compresión de los problemas que deben resolver o las situaciones que
deben enfrentar: exigencias de la sociedad, de los clientes, de los proveedores; desafíos de
los competidores; expectativas de la alta administración, se los subordinados, de los
accionistas, etc. Sin embargo estas exigencias, desafíos y expectativas experimentan
profundos cambios que sobrepasan la capacidad del administrador para acompañarlos de
cerca y comprenderlos de manera adecuada. Estos cambios tienden a aumentar debido a la
inclusión de otras nuevas variables a medida que el proceso se desarrolla y crea una
turbulencia que perturba y complica la tarea administrativa de planear, organizar, dirigir y
controlar una empresa eficiente y eficaz. El futuro parece complicar la realidad, puesto que
innumerables factores producirán impactos profundos en las empresas. Las próximas
décadas se caracterizarán por los desafíos y turbulencias que deberá enfrentar la
administración:
•Las empresas están en continua adaptación a sus ambientes. Esta adaptación
continua puede provocar el crecimiento, la estabilidad transitoria o la reducción de la
empresa. El crecimiento se presenta cuando la empresa satisface sus demandas ambientales
y el ambiente requiere mayor volumen de salidas y resultados de la empresa.
•Existe la tendencia de la continuidad de tasas elevadas de inflación. Los costos de
energía, materias primas y fuerza laboral están elevándose de forma notoria. La inflación
exigirá cada vez mayor eficiencia en la administración de las empresas para obtener
mejores resultados con los recursos disponibles y los programas de reducción de costos
operacionales.
•La competencia es cada vez más aguda. A medida que aumentan los mercados y los
negocios, también crecen los riesgos en la actividad empresarial.
•Existe la tendencia a una creciente sofisticación de la tecnología. Los nuevos
procesos e instrumentos introducidos por la tecnología en las empresas causan impactos en
la estructura organizacional.
•La internalización del mundo de los negocios, denominada globalización, es el
factor más importante de desarrollo de las empresas. Gracias al proceso de la
comunicación, del computador y el transporte, las empresas están internacionalizando sus
actividades y operaciones.
•Mayor presencia de las empresas. Mientras crecen o se reducen, las empresas se
vuelven más competitivas, sofisticadas tecnológicamente, se internacionalizan más y, con
esto, aumenta su influencia ambiental. En consecuencia, las empresas llaman más la
atención del ambiente y del público, son más visibles, y la opinión pública las percibe
mejor.
Las empresas deben enfrentar todos estos desafíos, presiones y amenazas ( en el futuro
serán muchos más) que recaen sobre ellas, y la única arman con que cuentan será sólo los
administradores inteligentes y bien preparados, que deben saber cómo adecuar y adaptar las
principales variables empresariales entre sí (tareas, tecnologías, estructura organizacional,
personas y ambiente externo).
4. Proceso administrativo
La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las
organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una
organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales
depende, en gran medida, de sus gerentes . Si los gerentes realizan debidamente su trabajo
es probable que la organización alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad
de administrar todos los recursos con los cuales cuenta la empresa.
El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y
cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado
que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los
trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de
los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores
consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin
embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para
armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del
grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el
control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue
siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo
de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas
establecidas por la organización.
Planificación
Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando
directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio.
La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después,
determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos,
normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones
al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.
Importancia de la planificación
En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio
para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su
personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de
que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás
le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de
alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvían del camino. El control se
convierte en un ejercicio fútil. Con mucha frecuencia los planes eficiente afectan el futuro
de toda la organización. La planificación es fundamental, ya que esta:
1.- Permite que la empresa este orientada al futuro
2.- Facilita la coordinación de decisiones
3.- Resalta los objetivos organizacionales
4.- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere
eficientemente.
5.- Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6.- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7.- La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización,
dirección y control, y es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
Propósito de la planificación
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y
fija los estándares para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores
como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a donde va la organización y
con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus
actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede
dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia
sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones que
podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la
superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho
probablemente descubra desperdicios y redundancia. Además cuando los medios y los fines
están claros, la ineficiencias son obvias. En resumen los propósito son:
1. Disminuir el riesgo del fracaso
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4. Asegurar el éxito en el futuro
Principios de la planeación
Precisión:
“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor
precisión posible, porque van a regir acciones concretas”.
Flexibilidad:
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razón en la parte
imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.
Unidad de dirección:
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno sólo para cada
función, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e
integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos
interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y
actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a
los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que
se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados
deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de
estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento
Pasos en la planeación
Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeación.
1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es
estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el
ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la
planeación. Prelimita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera
compleja, saber donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema
se desean resolver y porque, así como saber lo que se esperar ganar. La plantación requiere
de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades.
2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer
objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual
debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los
resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de
darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas, procedimientos,
reglas, presupuestos y programas.
3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir
obtener consenso para utilizar premisas criticas de la planeación tales como pronósticos, las
políticas básicas y los planes ya existente en la compañía. Están son suposición sobre el
ambiente en el que plan a de ejecutarse.
4. Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos alternativos de
acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay
un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no
es obvia resulta ser la mejor.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos alternativos y
examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz
de las premisas y metas previamente fijas. Quizás un curso parezca ser el mas lucrativo,
pero puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta
recuperación; otro puede parecer menos rentable pero quizás representa un riesgo menor;
otro quizás se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.
6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real
de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos
revelara que dos o mas de ellos son aconsejable y quizás el administrador decida seguir
varios cursos en lugar de el mejor.
7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación
esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan
planes derivados para respaldar el plan básico.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión
numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en
un medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se
puedan medir el avance de la planeación.
Elementos de la planeación:
Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social.
La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de
los medios óptimos para conseguirlos.
Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para
alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un
tiempo específico.
Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el
empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una
organización.
Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que
habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de
sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo
social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la
realización de dicho plan.
Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que
deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Toma de decisiones
Deben tomarse decisiones periódicas acerca de los futuros cursos de acción de la entidad y
deben, asimismo, corregirse los pasados cursos de acción. La toma de decisiones por la
administración implica un importante proceso de dirección empresarial.
El proceso de toma de decisiones
La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer, o de
adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se
ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y la conjetura secundaria. Es
importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, en sí y
por sí, una decisión.
A la luz del menú de opciones en el paso 2, las fuentes de incertidumbre identificadas en el
paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y las preferencias del riesgo precisadas en el paso
5 determinan el resultado final asociado con la alternativa.
7). Elegir la mejor alternativa. La evaluación de alternativas en el paso 6, junto con una
cuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado la
elección de una alternativa.
8). Implantar el curso de acción seleccionado. Se implantan las acciones aprobadas para
iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se lleven a
cabo acciones eficaces que la hagan realidad.
Organización
Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos
de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es
decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria
la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos
decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una
estructura organizativa.
Estructura organizativa
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la
organización formal y no de la informal.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las
compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría (“staff”).
Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales
de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la “cadena de mando”. Ejemplos son
producción, compras y distribución. Los gerentes (unidades) de asesoría contribuyen
indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus
contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada.
Por lo tanto, la gente de las unidades de “staff” no se hallan en la cadena de mando.
Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personal y
legal.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y
responsabilidades de desempeño en forma sistemática.
Propósitos de la organización
Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más
eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicación.
Representar la estructura oficial de la empresa
Tipos de organizaciones
Organización formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada
formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada
inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la
estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto
presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo.
La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para
aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades
individuales en la más formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en
una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de la organización.
Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad personal conjunta
sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados conjuntos. El
ejemplo de una organización informal son las personas que juegan ajedrez.
Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se ha
desarrollado todavía hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran
consenso entre los estudiosos de la administración respecto a cierto número de ellos. Estos
principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no están tan rigurosa
como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata más bien de criterios
esenciales para la organización eficaz.
Principios de organización
Unidad de mando
Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este
principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de
conflictos entre las personas.
Especialización
Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda
crear la especialización en la ejecución de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un
equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de Dirección–Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al
mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.
Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los
mismos.
Pasos básicos para organizar
1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y
cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.
2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se
suele conocer como la departa mentalización.
3. Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los
departamentos produce una jerarquía de la organización.
4. establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo
congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el
nombre de coordinación.
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de
tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar
de tareas en general.
Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden
subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a
realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especialización, pues cada
persona se convierte en experta en cierto trabajo. además como crea una serie de trabajo,
las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus
talentos e intereses.
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo
que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde
mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización.
Por ejemplo los profesores se pueden agrupar en departamentos de química, departamento
de ingles, etc. La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los
gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se
pueden relacionar en grupos “parecidos” como pueden suponer existen muchas variedades
de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una
organización serán deferentes a las de otras.
Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la
cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante
pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o
tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el
tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan
que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia son características
fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que
especifica quien controla a quien en una organización.
Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a
efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros
de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la
tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la
organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara un
trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente
están cambiando y existe mucha interdependencia.
Factores que influyen en la estructura organizacional
Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.
Factores internos
1. Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de
decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2. Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).
3. Diversidad de productos y clase de operación.
4. Tamaño de la organización.
5. Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina,
trabajadores)
Factores externos
1. Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).
2. Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
3. Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales,
reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)
La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades
porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución
de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza
comúnmente en la estructura de la organización.
Dirección
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la
organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de
dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los
demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y
la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a
hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y
trabajo en equipo y comunicación.
Motivación:
Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la
persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un
sentido particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzable a menos
que exista el compromiso permanente de los miembro de la organización.
La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y
administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la
administración científica. los gerentes determinaban cuales eren la forma mas eficiente de
ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo
salariales cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban el supuesto básico era que
los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran
holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los
gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo
que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización.
Liderazgo:
En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un
grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores,
si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes;
también involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la
cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes
manera.
Comunicación:
La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en mas
de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva
es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las
funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para
encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual
manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón
del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad
intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las
organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.
Equipos y Trabajo en equipo:
Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con el
propósito de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han
existido dos tipos de equipos los formales e informales. Los equipos formales son creados
por los gerentes con el propósito de encargarles tareas especificas, el tipo de grupo formal
que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal es el comité el cual por
regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se repiten.
Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que
aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos
equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses comunes.
Principios de dirección
Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre
coordinar los intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la
búsqueda de aquel.
Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto
de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad
del que manda.
Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo
más pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina produzcan el menor
disgusto a las partes.
Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para forzar el
encuentro de soluciones. Mary Parker Follet afirma que todo conflicto, como todo
razonamiento en el mundo físico, es de suyo un obstáculo a la coordinación, paro que así
como la fricción puede ser aprovechada.
Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente
establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante.
Control
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las
empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde
existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de
los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si
solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas
especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
Propósito y función del control
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes
tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los
planes trazados se implanten en forma correcta.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
•Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
•Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
•Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
•Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como
una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar
con la actividad.
La esencia del control administrativo
El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la
planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que
deben siempre estar funcionando en una empresa.
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de
desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales.
Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:
1. Control preliminar
(a través de la
alimentación adelantada)
2. Control coincidente
(generalmente a través de informes
periódicos de desempeño)
3. Control por retroalimentación
Se ejerce previamente a la acción para asegurar
que se preparen los recursos y el personal
necesarios y se tengan listos para iniciar las
actividades.
Vigilar (mediante la observación personal e
informes) las actividades corrientes para
asegurar que se cumplan las políticas y los
procedimientos, sobre la marcha.
Acción a posteriori (replanificación),
concentrando la atención sobre los resultados
pasados para controlar las actividades futuras.
Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades
periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes
fases:
1. Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2. Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados
planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas
subyacentes de las variaciones.
4. Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de
los éxitos.
5. Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con
la alimentación adelantada para efectos de replanificación.
El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los
objetivos, los planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos
gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el
control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentación, el cual exige
mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva prevista para asegurar el logro de
los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para
medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la modificación
de los planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación
y reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características
particulares de la operación y la estructura de organización.
Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación con el
momento de la acción. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya
efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse
un control eficaz en el momento de la acción o cuando se asuma el compromiso. Este
concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe empeñarse en alguna
forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las políticas
y las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por éste
con la anticipación necesaria.
La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una
medición de la efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual
constituye la base para una eficaz retroalimentación. Los hechos que se muestran en un
informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medición histórica puede
conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aquí es que los
objetivos, las políticas y las normas cumplen dos necesidades básicas en el proceso global
de control, a saber:
1. La alimentación adelantada - que constituye una base para el control en el momento de la
acción
2. La retroalimentación - que representa una base para la medición de la eficacia del control
posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la replanificación.
Control como un sistema de retroalimentacion
El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los
sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante
la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los
estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su
energiza para retroalimentar información se compara el desempeño con un estándar e inicia
la acción correctiva.
Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación
similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto se puede ver con
claridad al observar el proceso de retroalimentación en el control administrativo el la
figura. Este sistema presenta el control en una forma mas compleja y realista que si se
considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del desempeño y
corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta
medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las
orrecciones necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en
practica a fin de al desempeño deseado.
Desempeño
deseado
Medi
dese
r
Desempeño
real
Análisis de
las
de
desvi
Programa
De acción
correctiva
Applicacion
De
correcciones
Circuito de retroalimentacion del control administrativa
Ventajas Del Proceso Administrativo
Se ofrece un marco de trabajo conceptual.
Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el
entendimiento de lo que es la administración.
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede
usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al
usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de
utilizarlo en una forma práctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón
del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los
objetivos y los medios para alcanzarlos.
Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven
como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una
de las fases de sus aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el
entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.
5. Elementos de la administración
Eficiencia
Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los
objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto
que se refiere a “ insumo-productos”.
Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:
Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el
volumen de recursos empleados.
Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la
cantidad de recurso empleado
Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en
relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los
gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para
alcanzar las metas están actuando eficientemente.
Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los
administradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores no
solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que alcanzar los
objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces.
Eficacia
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las
metas que se habían definido.
Estos dos conceptos están muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia
de un modelo, de un administrador, etc.., estará íntimamente unidad a la necesidad de ser o
no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser eficaces de la forma mas
eficiente posible.
Nos preguntábamos si podríamos ser eficiente sin ser eficaces. La repuesta es afirmativa, se
puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin conseguir los
objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas.
Productividad
Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida
consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:
La formula señala que se puede mejorar la productividad :
1.- al acrecentar la producción (resultados) con los mismo insumo.
2.- al disminuir los insumos manteniendo la misma producción.
3.- al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo
favorable.
Existen varias clase de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sin
embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar la productividad se
encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administración.
La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional.
Coordinación de recursos
La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son
elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus
objetivos. Existen tres tipos de recursos:
Recursos materiales. Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la
maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.
Recursos técnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos, organigramas,
instructivos, etc.
Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en
este grupo, sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad:
conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes,
habilidades, potencialidades, salud, etc.
Los recursos humanos se han dejado al ultimo no por ser los menos importantes, sino
porque, requieren de una explicación más amplia. Los recursos humanos son mas
importantes que los otros dos, pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los
recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.
Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos de recursos
que interviene en el logro de un fin común.
Grupo social
Este elemento es de gran importancia porque sin el no se pede dar la administración. La
administración siempre se da dentro de un grupo social , entendiéndose por grupo social,
grupo de personas, empresas, instituciones..., Que de alguna forma comparten los mismos
objetivos.
Objetivo
La administración siempre esta enfocada a lograr fines o resultados. En ocasiones, los
ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el objetivo de los administradores
de negocios es sencillo: obtener utilidades o beneficios. Para muchas empresas de negocios,
una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes. En un
sentido muy real, en todo tipo de organizaciones, tanto lucrativa o no, el objetivo lógico y
públicamente deseable de los administradores deben ser obtener un superávit: tienen que
establecer un ambiente en el que las personas puedan alcanzar metas de un grupo con la
menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfacción personal, o en el que puedan
lograr al máximo posibles una meta deseada con los recursos disponibles.
En una organización no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto a las
utilidades totales del negocio, los administradores también tienen metas y deben esforzarse
por lograrlas con el mínimo de recursos o alcanzarlas hasta donde sea posible con los
recursos disponibles.
6. Habilidades administrativa
Habilidad Técnica
Es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos, proceso y
procedimiento. Por lo tanto, representa trabajar con determinadas herramientas y técnicas,
por ejemplo los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la
capacidad de enseñarle como usarla.
Habilidad Humana
Es la capacidad para trabajar con personas: es el esfuerzo cooperativo: es el trabajo en
equipo: es la creación de un ambiente en que las personas se sienten segura y libres para
expresar sus opiniones.
Habilidad Conceptual
Es la capacidad de ver la imagen del conjunto de reconocer los elementos importantes en
una situación y comprender las relaciones entre ellos.
Habilidad De Diseño
Es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie. Para
ser eficiente, en particular en los niveles organizacionales más altos. Los gerentes deben
estar en posibilidad de ser algo más que ver el problema. Necesitan tener además la
habilidad de un buen ingeniero de diseño para encontrar una solución práctica para él.
7. Roles administrativos
A fines década de los años 60, Henry Mintzberg realizo un cuidadoso estudio sobre las
labores cinco principales funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió varias nociones
sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un administrador. Por ejemplo, a
diferencia de los puntos de vista predominantes en aquel tiempo de que los administradores
eran pensadores reflexivos que de manera cuidadosa y sistemática procesaban la
información antes de tomar decisiones, Mintzberg encontró que los administradores que
estudió se ocupaban de gran número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos
y de corta duración. Había poco tiempo para pensar en forma reflexiva porque los
administradores sufrían constantes interrupciones. La mitad de las actividades de estos
administradores duraban menos de nueve minutos. Pero, además de estos hallazgos,
Mintzberg proporcionó un esquema de categorización para definir lo que hacen los
administradores con bases en verdaderos administradores en sus trabajos.
Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes roles
que están muy relacionados entre sí. El término roles administrativos se refiere a categorías
específicas de comportamiento administrativo.
Roles Interpersonales: se requiere que todos los administradores desempeñen funciones que
tiene una naturaleza ceremonial y simbólica. Cuando el rector de una universidad entrega
diplomas en una graduación, o un supervisor de fabricación acompaña en una visita a la
planta a un grupo de estudiantes de preparatoria, actúan en un papel de representación y
figura decorativa. Todos los administradores tienen un rol de líder. Este rol incluye la
contratación, capacitación, motivación, y disciplina de los empleados. El tercer rol dentro
del agrupamiento interpersonal es el de enlace. Mintzberg describió esta actividad como el
contacto de fuentes externas que proporcionan información al administrador. Estas fuentes
son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o
fuera de la organización. El gerente de ventas que obtiene información del gerente de
personal en la misma compañía, tiene una relación interna de enlace. Cuando ese gerente de
ventas tiene contacto con otro ejecutivos de ventas a través de una asociación comercial de
mercadotecnia, tiene una relación externa de enlace.
Roles De Información: todos los administradores, hasta determinado grado, reciben y
captan información de organizaciones fuera de la suya. Por lo común, estos se hace por
medio de la lectura de revistas y al hablar con otras personas para saber los cambios en los
gustos del publico, lo que puede estar planear lo competidores y cosas semejantes. Ha esto
Mintzberg lo llamó el rol de seguimiento o vigilancia. Los administradores también actúan
como conducto para transmitir información a los integrantes de la organización. Este es el
rol de diseminador . Cuando ellos representan a la organización frente a extraños los
administradores también desempeñan el rol de voceros.
Roles Decisionales: por último, Mintzberg identifico cuatro roles que giran alrededor de la
toma de decisión. Como emprendedores, los administradores inician y supervisan nuevos
proyectos que mejoraran el desempeño de su organización. Como manejadores de
disturbios, toman acciones correctivas en respuestas a los problemas no previstos con
anterioridad. Como asignadores de recursos, los administradores son responsables de
distribuir los recursos humanos, físicos y monetarios. Por último, los administradores se
desempeñan como negociadores cuando analizan y negocian con otros grupos y así obtener
ventajas para sus propias unidades.
8. Valores institucionales de la administración
La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le
proporcionan no sólo una validez moral ante la población, sino también información ética
que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad.
Los valores institucionales de la administración son:
Sociales: Estos son los mas importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a
través de:
El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer
adecuadamente las necesidades reales del ser humano.
El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.
El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales
y federales.
Evitar la competencia desleal.
La promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.
Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que
cuenta el grupo social, y que tienden a:
Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.
Optimizar la coordinación de recursos.
Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.
Económicos: Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos y que puede
ser:
Generando riqueza
Maximizando la obtención de utilidades.
Manejando adecuadamente los recursos financieros.
Propiciando el desarrollo económico del grupo social.
Promoviendo la inversión.
9. Administración de empresas
El estado de administración de empresas puede resumirse en cinco etapas diferentes, cada
una de las cuales destacan un aspecto importante de la administración, las cuales son:
Tarea: Es un enfoque microscópico implementado en todo trabajo del obrero y no en la
totalidad de la empresa y mecanicista porque involucra un conjunto de factores (estudio de
tiempos y movimientos, selección científica del obrero, aplicación del método planeado
racionalmente medidas para reducir o neutralizar la fatiga, establecimiento de estándares de
producción, etc.). Como si cada uno de ellos contribuyese de manera determinista a lograr
la máxima eficacia como si fuesen piezas de un engranaje mayor.
El énfasis en las tareas del obrero representan el primer enfoque administrativo, aunque
miope, limitado y reducido a unas cuantas variables de la realidad empresarial.
Personas: es la fase en que administrar es, sobre todo, tratar con personas; este enfoque de
la teoría administrativa intenta destacar las personas dentro de las empresas y es en segundo
plano la estructura y las tareas. Este enfoque se denomina humanista y se puede dividir en
dos escuelas o teorías: la escuela de las relaciones humanas y la teoría del comportamiento
en las organizaciones.
Tecnología: Es la fase en que el administrar significa emplear la tecnología para obtener la
máxima eficiencia posible. Con la llegada de la cibernética, la mecanización la
automatización la computación y mas recientemente la robótica la tecnología de la
información puesta al servicio de la empresa empezó a moldear su estructura y a
acondicionar su funcionamiento. Por increíble que parezca, una de las mas recientes áreas
de estudio de la teoría administrativa en el papel de la tecnología en la determinación d la
estructura y del funcionamiento de las empresas.
La tecnología se toma como variable independiente y la estructura organizacional de la
empresa que utiliza, como variable dependiente. aun dentro de la línea inglesa, la corriente
de tavistock empezó a concebir la empresa como un énfasis socio técnico en el que
interactúan dos subsistemas estrechamente interdependientes: el subsistema social o
humano ( compuesto de equipos y tareas), la teoría situacional se encarga de concentrarse
en la tecnología, preocuparse por el ambiente y definir un enfoque mas amplio respecto al
diseño organizacional: una manera mas reciente de concebir la forma y la estructura
organizacional y sus funcionamiento.
Ambiente: Es la fase en que administrar es en especial enfrentar las demandas del ambiente
y obtener la máxima eficacia en la empresa. Debido a la influencia de la teoría de sistemas
en la teoría administrativa, se comprobó que estudiando solo las variables internas
(variables endógenas) no se lograba una amplia comprensión de la estructura y el
comportamiento organizacional. En consecuencia fue necesario estudiar las variables
exógenas, situadas fuera de los limites de la empresa, que influyen profundamente en sus
aspectos estructurales y de comportamientos. Las relaciones de la interrelación de las
empresas y sus ambientes explicaron mejor ciertos aspectos de la estructura organizacional
y los procesos operacionales utilizados por las empresas.
Las características estructurales se explican mejor mediante las características ambientales
que las determinan.
Las variables ambientales son variables independientes y los aspectos de estructura
organizacional son variables dependientes las empresas exitosas son aquellas que logran
adaptarse de manera adecuada a las demandas ambientales.
Estructura: en esta fase administrar se refiere sobre todo a planear y organizar la estructura
de órganos y cargos que componen la empresa, y dirigir y controlar sus actividades. Se
comprueba que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de la eficiencia de
sus trabajadores, y que ello debe alcanzar mediante la racionalidad, es decir, la adecuación
de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desea alcanzar. La preocupación por la
estructura de la organización constituye una enorme ampliación del objetivo de estudio de la
teoría administrativa. El micro enfoque en que la tarea de cada obrero se amplia a la
estructura organizacional de toda la empresa.
Teorias administrativas y sus principales enfoques
Enfoque múltiple:
10. Tipos de administración y sus principales enfoque
La Administración Internacional: Se centra en la operación de empresas internacionales en
países extranjeros. Trata temas administrativos que se relacionan con el flujo de personas,
mercancías y dinero con el propósito final de administrar mejor en situaciones allende las
fronteras nacionales estadounidenses
La Administración Comparativa: Se define como el estudio y el análisis de la
administración en diferentes ambientes y de las razones por las cuales las empresas
obtienen resultados diferentes en diversos países . La administración es un elemento
importante para el crecimiento económico y el mejoramiento de la productividad.
La Administración Por Objetivos: Se practica en todo el mundo . Sin embargo, a pesar de
sus extensas aplicaciones , no siempre resulta claro lo que significa. Algunos siguen
considerándola con una herramienta de evaluación; otros la contemplan como una técnica
de motivación; por ultimo hay quienes la consideran como un dispositivo de planeación y
control. En otras palabras, las definiciones y aplicaciones de la administración por
objetivos varían ampliamente y, por consiguiente es importante destacar los conceptos
desarrollados por lo tanto se puede definir como un sistema administrativo completo que
integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática , dirigido
conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e
individuales.
Administración En La Tecnología: En el interior de cada empresa coexisten la tarea
ejecutada, la teoría que establece el flujo de trabajo los métodos y procesos operacionales y
toda la maquinaria utilizada para desempeñar la tarea. Esta puede ser muy variada (fabricar
juguetes, procesar información y noticias para divulgar a través de periódicos o televisión,
transportar cargas o personas, fabricar piezas y componentes, ejecutar operaciones
quirúrgicas en las personas, enseñar a los alumnos y un centenar de actividades o
combinaciones de estas). Sin embargo, cuando una empresa desempeña algunas tareas
particulares y aplica una manera de ejecutarla, la tecnología afecta a todas las personas
elementos y eventos en la persona.
La tecnología configura todas las especies y niveles de cargo de la empresa así como las
oportunidades resultantes para los empleados y su satisfacción en el trabajo. La tecnología
preestablece los estándares de comportamiento que los grupos humanos desarrollan y
condiciona los tipos de prácticas administrativas que deberán aplicarse en situaciones
particulares de la empresa. Por todo esto, comprender los efectos de la tecnología y sus
implicaciones organizacionales constituye un efecto esencial para la adecuación de la
administración empresarial. La tecnología determina el nivel y el tipo de formación
profesional, las habilidades manuales e intelectuales, la capacidad, las actitudes y
características de personalidad que se deben poseer para ser reclutados, seleccionados y
admitidos para trabajar en las empresas. Estas características personales no están
distribuidas al azar en las empresas, sino son determinadas con anticipación por las
tecnologías utilizadas. Es evidente que las personas no son meros recursos pasivos ni
estadísticos frente a las tecnologías utilizadas, en cambio la tecnología si es un recurso
pasivo y estático a disposición de la creatividad humana. No obstante, la tecnología
determina las características humanas de las personas que deben ingresar y permanecer en
las empresas. Las personas modifican y desarrollan la tecnología, podría decirse que existe
una interacción estrecha entre lo que la tecnología exige, con la relación a las características
de los recursos humanos, y las modificaciones hechas por las personas a la tecnología
utilizada. Una variable afecta a la otra y esta desarrolla y modifica la primera variable que
va a afectar sus propias características futuras. La situación es compleja y variable en
extremos de una empresa a otra.
Administración De La Estrategia: La estrategia representa”aquello que “la empresa desea
realizar, cual es el negocio que pretende llevar a cabo, cual es el rumbo que va a seguir. El
núcleo de la administración estratégica es la preparación para el mañana: busca oriental a la
empresa frente al futuro no para anticipar todos los acontecimientos, si no para que la
empresa pueda dirigirse hacia sus objetivos consientes sistemáticamente basados en análisis
reales y metódicos de sus propias condiciones y posibilidades, y del contexto ambiental
donde opera. En otros términos, el futuro de la empresa no puede ser previsto, si no que
debe ser creado.
La administración de la estrategia puede definirse como la función de la administración de
la cúpula –pues se aborda en el nivel institucional de la empresa-, que analiza, desarrolla y
modifica los procesos internos y externos de la empresa para que sea eficiente y eficaz en
condiciones constantemente variables. La administración estratégica formula e implementa
la estrategia empresarial como un conjunto de decisiones unificado, amplio e integrado que
intenta conseguir los objetivos de la empresa
Administración De La Producción Y De Operaciones: Una de las principales áreas en
cualquier tipo de empresa, tanto si se trata de negocios, gobiernos u otros, es la
administración de la producción y las operaciones.
En el pasado, el termino empleado para hacer referencia a las actividades necesarias para la
fabricar de productos era administración de la producción. Sin embargo, en años recientes,
el área se ha ampliado en general para incluir actividades como compras, almacenamiento,
transportación y otras operaciones desde el abasto de materias primas y otras actividades
diversas hasta llegar a un producto disponible para el comprador. El termino administración
de operaciones se refiere tanto a las actividades necesarias para producir y entregar un
servicio como un producto físico.
11. Factores que influyen en el ambiente del administrador
La administración de una organización es un sistema que interactúa con su ambiente
específicos, y demás depende del mismo, pero permanece siempre al tanto de las
influencias potenciales de un ambiente general.
En la siguiente sección hemos trabajado sobre los componentes en ambientes tanto
especifico como generales, pero solo mencionaremos los específicos porque están mas
relacionado con la organización que con la propia administración, y mostraremos como los
ambientes pueden restringir las selecciones disponibles para los administradores.
Ambiente específicos
Proveedores
Los proveedores de una organización, por lo general se piensa en empresas que proveen
materias primas y equipos, pero este termino también incluye los que proporciona insumos
financieros y mano de obras. Accionistas, bancos, compañía de seguros, fondos de pensión,
y otras instituciones similares que son necesarias para asegurar un flujo continuo de capital.
La administración trata de asegurar un flujo continuo de los insumos que se necesitan, al
mas bajo costo posible. Estos insumos representan incertidumbres, porque su falta de
disponibilidad o su retraso pueden reducir en un gran grado importante la eficacia de la
organización, es común que la administración realice grandes esfuerzos para asegurar su
flujo continuo. El hecho de que las grandes organizaciones tengan departamento de compra,
finanzas, y personal es debido a la importancia que la administración la asigna a la compra
de insumo de maquinarias, equipos y capital y alquiler de trabajo.
Clientes
Las organizaciones existen para satisfacer las necesidades de los clientes, es el quien
absorbe el producto. Los cliente obviamente representan una incertidumbre potencial para
las organizaciones. Los gustos del consumidor pueden cambiar. Estos pueden quedar
insatisfechos con el producto o servicio de la organización. En general esperaríamos que los
compradores representen mayor incertidumbre para los administradores de cualquiera nivel.
Competidores
Todas las organizaciones tienen uno o mas competidores. Ninguna administración puede
darse el lujo de ignorar a sus competidores. Cuando lo hacen, pagan un precio muy alto.
Los competidores se pueden ver desde el punto de vista de los precios, ofrecimiento de
servicios, de adquisición de productos nuevos y similares. Representan una fuerza
ambiental importante que la administración que debe verificar, prepararse y responder a
todo esto.
Gobierno
Los gobiernos federales, estadales y locales influyen en lo que las organizaciones pueden o
no hacer. Ciertas organizaciones, en virtud de sus actividades, son controladas por
dependencias gubernamentales especificas. Por ejemplo, si su empresa fabrica productos
farmacéuticos, lo que usted puede vender queda determinado por la administración de
alimentos y drogas. Las organizaciones gastan mucho tiempo y dinero para cumplir con las
regulaciones gubernamentales. Pero los efectos de estos reglamentos van mas allá del
tiempo y dinero. También reducen la discrecionalidad administrativas. restringen las
opciones disponibles para los administradores.
Grupo públicos de presión
Los administradores no pueden dejar de reconocer la existencia de grupos de intereses
especiales que intentan influir en las acciones de las organizaciones. Estas influencias
consiste en simplemente amenazar a algunas organizaciones a fin de que su administración
cambie su política. Conforme cambian los movimientos sociales y políticos, así también lo
hace el poder de los grupos de presión. Los administradores deben estar consciente del
poder que estos grupos pueden ejercer sobre sus decisiones.
Ambiente General
Económicos
El ambiente económico no solo le interesa a los negocios cuya misión, es la producción y la
distribución de bienes y de servicio que la población desea y por lo que puede pagar. Pero
también es de la mayor importancia para otros tipos de empresas organizadas. Algunos de
los factores económicos en el ambiente general que puede afectar las practicas
administrativas en una organización, son: las tasas de intereses, porcentaje de inflación,
cambios en el ingreso disponible, índices del mercado laboral, y el ciclo económico
general.
Capital: todas las clases de organizaciones necesitan capital: maquinaria, edificios,
inventario de bienes, equipo de oficina, herramienta de todo tipo y efectivo. Parte de todo
esto lo puede producir la propia organización, sin embargo, las empresas organizadas
generalmente resuelven sus necesidades de capital con diversos proveedores, cuyo trabajo
es producir los materiales y otros bienes de capital que requiere la organización para operar.
Esto significa que todas las clases de operaciones dependen de la disponibilidad y de los
precios de los bienes de capital que se necesitan.
Trabajo: otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad, la calidad y el
precio de la fuerza laborar. En algunas sociedades quizás se cuente con gran número de
trabajadores comunes carentes de capacitación y haya escasez de mano de obra altamente
entrenada. El precio de la mano de obra también es un factor económico importante para
una empresa, aunque la automatización disminuye su alto costo.
Niveles de precios: la parte de insumos de una empresa recibe la clara influencia de los
cambios de los niveles de precios. Si estos suben suficientemente rápido, los trastorno en el
medio económico, tanto de insumo como en la producción, pueden ser graves. La inflación
no solo desequilibra a las empresas, sino que también distorsiona todo tipo de
organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra, los materiales y otros
artículos.
Tecnológicos
Uno de los factores de mayor efecto sobre el ambiente es la tecnología. La ciencia
proporciona los conocimiento y la tecnología lo usa. El termino tecnología se refiere a la
suma total del conocimiento que se tiene de las formas de hacer las cosas. Algunos
beneficios de la tecnología son: mayor productividad, estándares más altos de vida. Mas
tiempo de descanso y una mayor variedad de productos.
El cambio mas rápido durante los últimos siglos probablemente que haya ocurrido en la
tecnología. Ahora tenemos oficinas computarizadas, robot en la fabricación, rayos láser,
circuito integrados, micropuntos, microprocesadores etc…Las compañía que prosperan son
aquellas que obtienen el mayor partido en la tecnología.
Un ejemplo de cómo el ambiente tecnológico afecta a la administración, lo encontraremos
en el diseño de oficinas. Estas se han vuelto centro de comunicaciones. La administración
ahora puede enlazar sus computadores, teléfonos, procesadores de palabras, fotocopiadoras,
máquina de fax, almacenamiento de archivos y otras actividades de oficinas, en un sistema
integrado. Para la administración de todas las organizaciones esto significa capacidad para
la toma de decisiones mas rápida y mejor.
A parte de los beneficio que trae la tecnología, esta también conlleva problemas, tales
como embotellamiento de transito, la contaminación de aire y agua, la escasez de energía y
la pérdida de privacidad debido a la aplicación de la tecnología de computación. Se
requiere de un enfoque equilibrado que la aproveche y al mismo tiempo disminuya algunos
de sus efectos colaterales indeseable.
Sociales
En cualquier clasificación de los elementos ambientales que influya sobre un administrador,
es en extremo difícil separar los medios sociales, político y éticos. El ambiente social se
compone de actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia y educación, creencia y
costumbre de las personas de un grupo o sociedad determinada. Estos elementos
ambientales son difíciles de estudio y comprensión, para pronosticarlo y que el
administrador puede anticiparse y prepararse para los cambio.
Es decir que la administración debe adaptar sus prácticas a las expectativas cambiante de la
sociedad en la que opera. Conforme cambian los valores, costumbre y gustos, así también
debe cambiar la administración. Esto se aplica tanto a sus productos y ofrecimiento de
servicios como a sus políticas internas. Un ejemplo recientes de condiciones sociales que
han tenido un impacto significativo en la administración de determinadas organizaciones
incluyen las expectativas cambiantes de carreras de las mujeres y el envejecimiento de la
fuerza laborar.
La inflación , el movimiento femenino, y el incremento en la tasa de divorcio al contribuido
al aumento dramático de las tasas de participación laboral femenina. Hoy en día, mas de la
mitad de todas las mujeres adultas están empleadas con propósito lucrativo fuera del hogar.
Los bancos, fabricantes de automóviles y los de ropas femeninas encuentran que su
mercado están cambiando conforme varían las expectativas de carreras de las mujeres, ellas
quieren mayor crédito, carros que se adapten a su nuevo estilo de vida y ropas para
negocios.
La administración también ha tenido que ajustar sus políticas organizacionales internas
debido al incremento en el número de mujeres que trabajan. Aquellas organizaciones que
no ofrecen guarderías para el cuidado de niños, por ejemplo, pueden perder en sus
esfuerzos para contratar a empleadas competentes.
Políticos
Las condiciones políticas incluyen la estabilidad general de los países en que opera una
organización y las actitudes especificas que los funcionarios gubernamentales electos
tienen hacia el rol de los negocios en la sociedad. El ambiente político, las actitudes y las
acciones de los legisladores y líderes políticos y gubernamentales cambian con el flujo y
reflujo de las demandas y creencias sociales. El gobierno afecta prácticamente a todas las
empresas y todos los aspectos de la vida. Con relación a los negocios, desempeña dos
papeles principales: los fomenta y los limita. Por ejemplo, hace lo primero cuando estimula
la expansión y el desarrollo económico, proporciona ayuda mediante la administración para
pequeños negocios, subsidia determinadas industrias, ofrece ventajas fiscales, respalda la
investigación y el desarrollo e incluso protege algunas empresas mediante aranceles
especiales. Por último, el gobierno también es el mayor cliente, al comprar bienes y
servicios.
Todo gerente está rodeado por una maraña de leyes, reglamentos y jurisprudencia, no solo a
nivel nacional sino también estatal y municipal. Algunas se elaboran para proteger a los
trabajadores, a los consumidores y a comunidades. Muchas tienen el fin de regular el
comportamientos de los administradores y de sus subordinados en los negocios y en otras
empresas. Numerosas leyes y normas son necesarias, aunque muchas se vuelven obsoletas.
Pero representan un ambiente complejo para todos los administradores, porque se espera
que conozcan las restricciones y requisitos legales aplicables a sus acciones. Por lo tanto, es
comprensible que los administradores de toda clase organizaciones, en especial en los
negocios y en el gobierno, tengan cerca de ellos un experto legal para tomar decisiones.
Los administradores perceptivos no solo debe responder a las presiones sociales sino
también necesitan prever y hacer frente a las políticas e incluso a las posibles legales.
Resulta evidente que no es una tarea fácil.
Éticos
La ética es la disciplina que se relaciona con lo bueno y lo malo, con el deber y las
obligaciones moral. Muchas decisiones que toman los administradores exigen que tomen en
cuenta quien puede resultar afectado, por eso presentaremos tres punto de vista o teorías
morales sobre la ética.
Punto de vista utilitarista o teoría utilitaria de la ética: sugiere que los planes y acciones se
evalúan o se tome de decisiones según sus secuencias. La idea fundamental es que los
planes o acciones deben de producir el mayor bien para el mayor número de personas.
Punto de vista de derecho o teoría basada en los derecho de la ética: esta posición se
preocupa del respecto y la protección de las libertades y privilegios individuales, inclusive
el derecho a la privacídad, libertad de conciencia, libertad de expresión y a un juicio legal.
El lado positivo de la perspectiva de los derechos es que protege la libertad y prevacía de
los individuo. Pero tiene un lado negativo en las organizaciones: puede representar un
obstáculo para la alta productividad y eficiencia, al crear un clima de trabajo demasiado
legalista.
Punto de vista de la teoría de justicia de la ética: esto exige que los administradores
imponga y hagan cumplir las reglas con justicia y equidad, así como la imparcialidad
guíen a quienes toman las decisiones.
Institucionalización de la ética
Los administradores tienen la responsabilidad de crear un ambiente organizacional que
fomente la correcta toma de decisiones mediante la institucionalización de la ética. Esto
significa aplicar e integrar los conceptos éticos a las acciones diarias. Para ellos se sugieren
tres alternativas:
1. Establecer una política apropiada para la compañía o un código de ética.
2. Utilizar un comité de ética formal.
3. enseñar la ética en los programa de desarrollo gerencial.
La forma más común de institucionalizar la ética es establecer un código de ética, que es
una declaración de políticas, principios o reglas que guíen el comportamiento. El simple
hecho de exponer un código de ética no es suficiente por lo tanto la creación de un comité
de ética se considera algo esencial para la institucionalización del comportamiento ético.
Las funciones de este tipo de comité puede incluir:
1. sostener reuniones regulares para analizar aspecto éticos.
2. hacer frente a las áreas indefinidas.
3. comunicar el código a todos los miembro de la organización.
4. verificar posibles violaciones a este.
5. recompensar el cumplimiento y castigar las violaciones.
6. revisar y actualizar el código.
7. informar de las actividades del comité al consejo de la administración.
Instrumento de la ética
Los términos básicos del lenguaje de la ética son: valores, derechos, obligaciones, reglas y
relaciones.
Valores: son deseos, relativamente permanentes, que parecen bueno en si, como la paz o la
buena voluntad.
Derechos y obligaciones: el derecho le otorga a la persona el espacio que necesita para
actuar. Es el titulo que le dan a una persona para emprender una acción concreta. Los
derechos rara vez son absolutos; la mayoría de las personas admitirían que el alcance de los
derechos individuales llega hasta el punto donde empiezan los derechos de los demás.
Obligación: es el deber de dar pasos concretos, por ejemplo, pagar impuesto y respetar las
leyes en todos los sentidos.
Reglas morales: nos sirven de guía para situaciones en las que chocan intereses
contrapuestos. Las reglas morales son lineamientos que pueden resolver desacuerdos,
también son reglas de conductas y muchas veces se asimilan como valores.
Relaciones humanas : las relaciones existen porque nos necesitamos uno de los otro para
recibir apoyo y alcanzar nuestra metas. Las relaciones representa un aspecto generalizado
de la vida de orden moral. Constantemente estamos diciendo como conservarla y
alimentarla, estas decisiones reflejan nuestro valores y nuestro interés por la vida. Así
como decimos que la administración trata de relaciones estamos afirmando que cuenta con
un importante componente de la ética.
12. Recompensas de la administración
La mayoría de los candidatos a puestos gerenciales desean la oportunidad de una carrera
progresiva que les proporcione la profundidad y amplitud de la experiencia gerencial.
El buen desempeño del ejecutivo se ha reconocido mediante grandes sueldos y bonos pero
que estos ingresos se están volviendo cada vez mas desproporcionados en comparación con
la remuneración de otros. Un sueldo de ejecutivo que se considera exorbitante en un año se
convierte en la norma al siguiente.
Sin embargo no se deben pasar por alto los esfuerzos que se han hecho para vincular la
remuneración con el desempeño e inducir a los administradores a tomar decisiones que
beneficien a la empresa a largo plazo. Por ejemplo, en Ford se insiste mas en donaciones de
acciones que en recompensar el logro de objetivos a cinco años. Estos criterios no solo
incluyen el rendimiento sobre el capital si no también medidas tales como la satisfacción
del cliente, la participación de los empleados y la calidad del producto. Mas aun, el
desempeño se compara con el de los competidores. Por ejemplo aunque quizás la calidad
haya mejorado en Ford si un competidor a logrado mas mejoras en la calidad esto contara
en contra de los gerentes de Ford.
Ejercicio Practico
Mc Donald´S
Mc donald´s es un establecimiento de comida rápida que se encuentra en todas partes del
mundo con orientación hacia la familia y la limpieza.
Para la creación de un Mc donald´s se requiere primero la compra de la franquicia, luego
se necesita realizar un estudio de mercado, los pronósticos correspondientes y a su vez
definir los objetivos del sistema, como calidad, servicio, limpieza, y el valor de Mc donald
´s. En esta etapa también se elabora un listado de las actividades a realizar y del personal
necesario para abrir el establecimiento, se necesita información sobre inmobiliaria,
distribución de planta entre otras cosas. (Planificación)
Los restaurantes de Mc Donald´s están a cargos de gerentes y empleados locales que
poseen funciones y responsabilidades distintas para cada una de las tareas o departamentos
involucrados en el proceso. Por ello es necesario que se asigne personal especializado para
cada tarea como por ejemplo el personal encargado de freír, de preparar las hamburguesas,
de atención al cliente, limpieza del local, gerentes, promotores, vigilancia, entre otros.
(Organización)
Al momento de los clientes realizar sus pedidos habrá un operador de caja quien los
recibirá y enviara la orden mediante micrófonos a los empleados de turno de cada etapa o
tarea del proceso para que esta sea despachada y chequeada antes de llegar a las manos del
cliente. (Dirección)
Cada día se verifican los estándares de calidad, limpieza, y rapidez además se eliminan los
productos que no cumplen con los estándares de calidad como por ejemplo: diámetro de la
carne, tamaño de la cebolla, la papa, el tomate , el pepinillo, y la limpieza de las lechugas.
Los dueños y gerentes tienen que asistir a la universidad de las hamburguesas cerca de
Chicago para aprender cómo manejar un restaurante de Mc donald´s y mantener las
normas, esto se hace con el fin de llevar un control riguroso del proceso.( Control)
Ejemplo:
•Se realiza una listas de estrategias, para determinar cuáles serán los muñecos que se
les obsequiaran a los cliente por la compra de la cajita feliz, para los meses de vacaciones
escolares. ( Planificación)
•El gerente de Mc donald´s se reúne con los cajeros para tratar sobre las ordenes de
mayor preferencias. (Dirección)
•En la empresa se realiza inspección a los productos ( pan, queso, cebolla, carne
etc..) para verificar que cumplan con las especificaciones requerida. (control)
•Se le asigna áreas y responsabilidades al personal de mantenimiento para conservar
las instalaciones en buen estado.( organización)
•El gerente felicita al personal de protocolo por la excelente atención prestada al
grupo infantil que visito las instalaciones. ( Dirección)
•Se reúnen los gerentes a nivel nacional de todos los Mc donald´s para idear la
posibilidad de incursionar en el mercado un nuevo producto. (Planificación)
13. Conclusión
La evolución de las organizaciones ha impulsado el surgimiento de un nuevo tipo de
profesional: el administrador. La administración profesional no se basa en la propiedad, si
no en las habilidades que se obtienen por el conocimiento y la exploración.
Administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando
los recursos disponibles para alcanzar los objetivos
La administración se da en todo tipo de organizaciones no es un trabajo que se realiza solo
en empresas o en agencias de gobierno, la administración es necesaria en iglesias, las
prisiones, las tabernas y las expediciones de montaña.
La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y
traducirlos en acción empresarial mediante planeación, organización dirección y control de
las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales
objetivos.
Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicas
monetarias, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva y hace que las personas con
su trabajo y recursos físicos produzcan, con el fin de lograr los objetivos del sistema.
Frederick Taylor realizo aportes importantes, ya que fue el creador de lo que se llamo
administración científica, un ordenamiento minucioso de los tiempos y ritmos en el proceso
productivo.
La administración científica tuvo repercusión directa sobre las relaciones de los trabajos, ya
que quita al trabajador la posibilidad de decidir la planeación, la organización y el control
de su propio trabajo,
La administración de empresas esta constituida por cinco variables básicas, las cuales son:
Estructura, ambiente, tarea, personas y tecnología.
No existen empresas semejantes debido a que estas tienen tamaño y estructura
organizacional distintas.
La eficiencia es una parte vital de la administración pues se refiere a la relación entre
recursos y producción. Pero la administración también tiene que conseguir que se culminen
las actividades, es decir, buscar la eficiencia.
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