¿Qué es Proceso Administrativo?
El proceso administrativo es básico en la administración para poder dar un orden al cumplimiento de los objetivos que la organización se plantea, para poder entender el proceso administrativo debemos comprender primero que es un proceso y qué es administración.
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. Con lo cual se busca lograr el objetivo planteado cada vez que se aplica el proceso previamente diseñado
Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado. (Munch, 2009)
La administración como ciencia, técnica o arte es el adecuado uso de los recursos con los que cuenta la organización para que por medio de ello se logre el cumplimiento de los objetivos.
El proceso administrativo: Es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales.
Proceso administrativo: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral (Munch, 2009)
Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que estos cumplan con el proceso administrativo.
Fases y Etapas del Proceso Administrativo
Para su estudio, se fraccionan dos fases del proceso administrativo, la fase mecánica o estructural y la fase dinámica u operativa. Dichas fases contienen, cada una, a dos etapas del proceso administrativo, la primera está compuesta por la planeación y la organización, mientras que la segunda se constituye por la dirección y el control.
Planeación: la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlo, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de efectuarse en el futuro. Y está compuesta por:
- Objetivos
- Propósitos
- Presupuestos
- Políticas
- Estrategias
Organización: El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Y está compuesta por:
- Departamentalización
- Jerarquización
- División del trabajo
Dirección: la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión. Y eta compuesta por
- Integración de recursos
- Toma de decisiones
- Motivación liderazgo
- Comunicación
- Supervisión
Control: La evaluación y la medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. Está compuesta por
- Fijación de estándares
- Medición
- Corrección
- retroalimentación
La comunicación como una función del proceso administrativo
La comunicación es importante dentro de las organizaciones debido a que necesitamos que todo el personal esté informado de ciertas actividades y por tal motivo la comunicación organizacional puede ser enfocada como un proceso social, como una disciplina o como el conjunto de técnicas y habilidades que permiten al personal comunicarse de manera efectiva.
La comunicación en las organizaciones va más allá del hecho como tradicionalmente la conocemos de emisor mensaje y receptor. Sabemos que para que la comunicación exista debe de haber una retroalimentación.
La comunicación organizacional puede ser utilizada como herramienta de trabajo que permite el nacimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta con la de su personal y con la sociedad.
Es probable que haya descubierto la relación entre la comunicación y la satisfacción de los empleados: cuanta menos incertidumbre haya, mayor será la satisfacción. Las distorsiones, ambigüedades e incongruencias entre los mensajes verbales y no verbales incrementan la incertidumbre y reducen la satisfacción. (Robbins & Judge, 2013)
Comunicación organizacional: La comunicación perfecta es inasequible. No obstante, hay una relación positiva entre la comunicación eficaz y la productividad laboral. Por consiguiente, la elección del canal correcto, el uso de la retroalimentación y contar con buenas habilidades para escuchar mejora la eficacia de la comunicación. (Robbins & Judge, 2013)
La comunicación en la organización tiene una red formal
- Controla la conducta de los miembros.
- Fomenta la motivación.
- Facilita la toma de decisiones.
- Es un medio para satisfacer necesidades sociales
La comunicación informal
Surge de manera espontánea entre los miembros de la empresa, debido a la necesidad de comunicarse, Se busca el intercambio de información con fines de socialización tiende a rumores y Son respuestas a situaciones que nos importan. Por lo general se da en situaciones que nos genera incertidumbre.
La Comunicación Organizacional tiene dos ramas o funciones.
Función informativa
Responder cuestiones como ¿Hacia dónde vamos?, ¿Qué es lo que perseguimos? ¿Qué hacemos?, ¿En qué estamos? Visión y Misión de la organización.
Crear cultura organizacional: compromiso, identidad, esfuerzo común.
Involucrar al personal, hacer parte de un proyecto común. Que se sienta que hacen parte de la organización, eso es identidad organizacional. Si bien es cierto que hay confidencialidades, todos pueden enterarse de los planes primarios, sin entrar en intimidades. A veces, el público externo se entera de los nuevos proyectos de nuestra empresa, y los miembros de esta empresa, no se han enterado de estos proyectos. Esto perjudica la imagen corporativa y el clima organizacional.
Función operativa
Relacionada con la gestión y administración institucional, el trabajo, la planificación y proyección organizacional. Órdenes o disposiciones, capacitación, instrucciones y manuales de procedimientos para ejecutar funciones. (planeación y organización)
La comunicación organizacional tiene como competencia clave un conjunto de comportamientos que expresan habilidades psicosociales que una persona desarrolla en el ejercicio, tarea o función. La comunicación organizacional mejora el liderazgo. El trabajo en equipo y favorece enormemente el manejo de conflictos. (Dirección y control)
La empresa establece las vías de comunicación. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones
Razones por la cual la comunicación es importante como parte de un proceso administrativo
- Es un proceso mediante el cual la empresa o institución habla con sus públicos internos y externos.
- Busca una imagen positiva y un clima organizacional favorable para todos los integrantes de la organización
- Es un sistema en que se maneja, transmite y se recibe información sobre el quehacer, el ser y el deber ser de la institución.
- La comunicación organizacional ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia el medioambiente.
- La comunicación organizacional implica mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el medio empleado.
- La comunicación organizacional implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades.
- La comunicación organizacional es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes
- Los flujos de la comunicación en una organización se producen a través de redes
- Redes Formales: siguen el camino trazado por la relación de los roles definidos en el organigrama
- Redes Informales: surgen al interior de la organización, sin planificación y al margen de los conductos oficiales
Con estos puntos es posible analizar como la comunicación está presente en cada una de las etapas del proceso administrativo.
Bibliografía
- Galindo, L. M. (2009). Fundamentos Administracion. México: Trillas.
- Robbins, S., & Judge, T. (2013). Comportamiento Organizacional. Mexico: Pearson Education.
