Áreas funcionales de una empresa. Qué son, cuáles son y su importancia

Las áreas funcionales de la empresa son agrupaciones de actividades, de carácter homogéneo y coordinado, que se realizan para alcanzar los objetivos organizacionales. Dirección, producción, finanzas, marketing y recursos humanos suelen mencionarse como las funciones básicas, pero no únicas en razón de las características particulares de cada firma.

Puesto que las áreas funcionales son unidades especializadas dentro de la empresa, es importante conocer y determinar cuáles tareas y procesos son responsabilidad de cada una, solo así será posible alcanzar altos niveles de eficiencia que garanticen el mejor desempeño organizacional.

Al finalizar esta lectura tendrás claro: qué son las áreas funcionales de una empresa, cuáles son, qué actividades se llevan a cabo en cada una y por qué son importantes; además, quién dio origen al concepto y, por último, qué ocurre en organizaciones en las que no se observan claramente.

Qué son las áreas funcionales de una empresa

Las áreas funcionales de una empresa son conjuntos de actividades y procesos relacionados, mediante las cuales se puede dividir de mejor manera el trabajo, por lo tanto, catalizan la especialización, promueven una mayor eficiencia y, a la vez, el logro de los objetivos organizacionales.

En cada área funcional de la empresa se agrupan actividades que por su naturaleza se encuadran dentro de una misma zona de competencia, es decir, se trata de conjuntos específicos de tareas que buscan obtener objetivos similares, cuya fuerte relación les permite actuar como si fuesen una sola.

Es común pensar que áreas funcionales y departamentos empresariales son lo mismo, sin embargo, la diferencia está en que las primeras están compuestas por funciones o grupos de actividades mientras que los segundos lo están por puestos de trabajo.

Se puede decir que las áreas funcionales tienen que ver con lo que se hace, mientras que los departamentos se pueden vincular con la estructura organizacional que sirve de base para coordinar los esfuerzos de las personas que la conforman.

Ejemplo de áreas funcionales

Para ejemplificar lo anterior se puede pensar en un emprendedor cuya empresa unipersonal se dedica a la elaboración y venta de muebles para baños y cocinas. Esta persona realiza, entre otras, las siguientes actividades:

• Diseña, fabrica e instala el mobiliario, decide a quién le compra la materia prima y en qué cantidades, además, si requiere almacenarla o no (tareas del área funcional de producción).
• Lleva las cuentas, presenta y paga las declaraciones de impuestos, decide en qué herramientas invierte, negocia y paga las facturas a los proveedores, gestiona los cobros y obtiene financiación (tareas del área funcional de finanzas).
• Busca nuevos clientes activamente a través de diferentes canales, gestionando redes sociales, generando voz a voz, enviando emails y haciendo llamadas en frío, encargándose de todo el proceso de venta. Asimismo, mantiene una buena comunicación y relación con los clientes existentes, brindando y cumpliendo la garantía sobre sus productos e instalaciones y atendiendo a otros requerimientos, todo el proceso de posventa (tareas del área funcional de marketing).
• Vigila que el taller sea seguro y esté limpio, que las herramientas e implementos le brinden seguridad física al elaborar los productos. Además, se mantiene al día en las principales tendencias de diseño y fabricación mediante cursos por internet (tareas del área funcional de recursos humanos).
• Establece el rumbo que desea para su empresa, establece una visión de futuro, fija metas y objetivos de corto y largo plazo, decide qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo, es decir, se encarga de la coordinación de las diferentes actividades (tareas del área funcional de dirección).

De esta manera se hace evidente que en esta empresa unipersonal se llevan a cabo todas las funciones básicas de una organización a pesar de que, por su tamaño, no cuenta con departamentos empresariales.

Coordinación entre áreas funcionales

La coordinación entre áreas funcionales de la empresa es indispensable para su buena marcha:

Imagine el lector que el mismo emprendedor del ejemplo anterior es un magnífico diseñador, carpintero e instalador, con lo cual sus productos resultan ser de excelente calidad y del gusto de sus clientes, pero, sistemáticamente incumple con las entregas finales y también con los pagos de los materiales.

En este caso sus remarcables habilidades de producción se ven opacadas por sus incumplimientos en entregas y pagos, con los cuales podrá ver mermados tanto la cantidad de nuevos pedidos, porque sus clientes no darán buenas referencias de él (no habrá voz a voz), como su flujo de caja, al tener que pagar más a sus proveedores, lo que se traduce al final en un detrimento de los objetivos empresariales.

Origen del concepto de área funcional de la empresa

Henri Fayol, baluarte de la teoría clásica de la administración y uno de los precursores de la administración moderna, fue quien en su libro de 1916  “Administración industrial y general”, identificó las que él llamó seis funciones esenciales de toda empresa:

1. En primer lugar, observó la existencia de una función técnica, encargada de la producción, fabricación y transformación.
2. En segundo lugar, se dio cuenta de que era vital la función comercial, bajo la cual se encuentran las actividades de compras, ventas y permutas, entre otras.
3. También, notó que era requerida una función financiera, a la cual se le encomendaban tareas relacionadas con la búsqueda y administración de capitales.
4. Además, estableció que una función de seguridad, dedicada a la protección de bienes y de personas, era de especial utilidad.
5. De igual forma, era lógico mantener una función de contabilidad que velara por los inventarios, los costos, los estados financieros y demás.
6. Por último, identificó una función administrativa que se ocupaba de las acciones de previsión, organización, mando, coordinación y control.

Estas observaciones se constituyeron en la base de lo que hoy se conoce como Áreas Funcionales de la Empresa, las cuales se han empleado desde entonces, con ciertas evoluciones y modificaciones propias del paso de tiempo, como la línea base para estructurar todo tipo de organizaciones.

Cuáles son las áreas funcionales de la empresa

Las áreas funcionales en una empresa típica suelen ser: (1) Dirección. (2) Producción. (3) Finanzas. (4) Marketing. (5) Recursos Humanos. Las anteriores son citadas usualmente como las principales, por lo cual se puede inferir que ellas resultan ser transversales a la gran mayoría de organizaciones.

Además, en función de cada firma, de la industria en la que compita, de la magnitud de sus recursos, de la escala de su operación, del tipo de organización y demás características particulares, se pueden encontrar, entre otras, áreas funcionales como:

• Servicios legales
• Comercial
• Innovación
• Servicio al cliente
• Control interno
• Logística
• Tecnologías de la información
• Ventas
• Sistemas
• Publicidad
• Investigación & Desarrollo
• Compras
• Distribución
• Comunicaciones

Munch (pp. 211 – 213), indica que la magnitud de estas áreas, sus nombres, el número de personas que las integran, así como las formas en las que se organizan, varían de acuerdo con la complejidad, las características específicas de cada empresa y su tamaño:

• En la micro o pequeña empresa:
  • El dueño dirige y conoce a todos los trabajadores.
  • Los problemas de producción, finanzas, ventas y personal son tan reducidos, que el propietario puede resolverlos y realizar las actividades inherentes a estas funciones.
  • La centralización en la toma de decisiones y ejecución de actividades es característica.
• En la mediana empresa:
  • Al ser una organización en crecimiento surgen especialistas y áreas funcionales.
  • Existe la necesidad de aplicar técnicas administrativas.
  • Se utiliza la delegación de funciones y se establecen niveles jerárquicos.
• En la empresa grande:
  • Resulta imposible que una sola persona tome todas las decisiones.
  • La complejidad de la administración crece, por lo cual se requiere un gran número de áreas donde diversos profesionales y especialistas realicen cada función.
  • La delegación y descentralización es imprescindible, existen divisiones, unidades de negocio, etcétera.

Actividades propias de cada área funcional de la empresa

A continuación se describen, de manera muy simplificada, las labores que atienden las principales áreas funcionales de la empresa (Fernández y Fernández, pp. 15 – 18):

Producción

El área de producción, también llamada de operaciones o técnica, se encarga de los procesos empresariales de:

•  Fabricación
  • Planificación y configuración de los objetivos de producción.
  • Transformación de materias primas en productos terminados o semielaborados.
• Control de calidad
  • Control de productos.
  • Evaluación de la producción.
• Investigación y desarrollo
  • Investigación de nuevas tecnologías.
  • Desarrollo de nuevos productos.

En otras palabras, este subsistema de operaciones o de producción tiene como objetivo la transformación y consecución de los bienes y servicios destinados a satisfacer las necesidades de mercado detectadas por el área de mercadotecnia o comercial.

Finanzas

En la empresa, las funciones del área de finanzas son:

• Financiación
  • Obtención de recursos financieros.
  • Control de cobros y pagos, caja y bancos.
  • Préstamos y créditos.
  • Inversiones.
• Contabilidad
  • Registro contable de las operaciones.
  • Confección de balances y de las cuentas de resultados.
  • Suministro de datos a la dirección.

Las anteriores son solo algunas de las funciones de la gerencia financiera de una organización empresarial.

Marketing

En el área de marketing, que en algunas empresas puede recibir diferentes denominaciones como área comercial, de ventas, de mercadeo o de mercadotecnia, se tienen las siguientes funciones:

• Compras
  • Conocimiento del mercado, selección de proveedores.
  • Selección de mercaderías.
  • Trámite de compras.
• Almacén
  • Organización de artículos.
  • Gestión de stocks.
  • Logística: entradas y salidas de mercancías.
• Ventas
  • Venta de productos y/o servicios.
  • Atención a clientes.
  • Ejecución del plan de marketing.
• Mercados
  • Investigación de mercados.
  • Plan de marketing y diseño de estrategias para el lanzamiento de nuevos productos.
  • Publicidad y propaganda.

Esto, en resumen, y mucho más es lo que hace el departamento comercial o de marketing de una empresa.

Recursos Humanos

Dentro de esta área empresarial se encuentran las funciones de:

• Administración de personal
  • Reclutamiento.
  • Selección.
  • Contratación.
  • Inducción.
  • Administración de carrera.
  • Outplacement.
• Nómina
  • Confección de nóminas.
  • Confección de altas, bajas y pagos de los organismos públicos como Seguridad Social.
  • Control de ausencias y retrasos.
  • Registro y archivo de datos.
• Seguridad e higiene laborales
  • Normas de seguridad e higiene.
  • Inspección del equipo y materiales en relación a las normas.
  • Investigación e informes sobre accidentes laborales.
  • Educación sobre higiene y seguridad.
  • Medicina laboral.

Te sugerimos consultar Administración de Recursos Humanos ¿cómo funciona?, para hacerte una idea en profundidad del engranaje de esta área funcional de la organización.

Dirección

El área de dirección de la empresa tiene como principales funciones las de:

• Planificación y definición de estrategias, fijación de objetivos.
• Organización y gestión de recursos y tareas.
• Coordinación de esfuerzos en cada una de las áreas y entre ellas.
• Control de resultados, asunción de responsabilidades.

En ¿Qué es un administrador?, podrás conocer más acerca de las tareas que componen esta función, asimismo aprenderás cuáles son las habilidades y el perfil que se requiere para el cargo de director(a) general, administrador o gerente.

Importancia de las áreas funcionales en la empresa

Para Munch (p. 211), las áreas funcionales son de vital importancia para todas las empresas, ya que:

• A través de estas se logran los objetivos de la empresa.
• Su existencia permite una mayor eficiencia y eficacia promovida por la especialización, la cual elimina la duplicidad de esfuerzos y facilita la optimización de recursos.
• Delimita funciones y jerarquías.
• Son indispensables para trabajar eficientemente.

Cedeño (p. 109), sugiere que la importancia de las áreas funcionales radica en el hecho de reducir a unas cuantas categorías manejables las ilimitadas actividades que se desarrollan en la empresa, lo cual le permite a la administración la aplicación del proceso administrativo a nivel funcional:

• Diseñar planes y formular estrategias.
• Establecer estructuras y niveles de especialización del trabajo.
• Orientar la coordinación de esfuerzos en cada área, así como la colaboración entre las diferentes funciones.
• Disponer de indicadores de gestión que permitan controlar y medir el desempeño.

Aplicar dicho proceso redundará en el mejor aprovechamiento de los recursos (eficacia y eficiencia) y ayudará a evitar improvisaciones en la toma de decisiones cruciales.

Áreas funcionales de la empresa, casos especiales

¿Cuenta con área funcional de producción una empresa comercial que no fabrica ninguna clase de artículos?

Teniendo en cuenta que los procesos de producción usualmente se asocian a la manufactura, proceso en el que se modifican unas materias primas agregándoles valor, como en el caso del ejemplo mencionado anteriormente cuya materia prima es la madera que después de  modificada y transformada se convierte en muebles de baño y cocina obteniendo así una utilidad que no tenía, pudiera pensarse que esta área no se encuentra en empresas puramente comercializadoras en las que no hay dicho proceso de transformación, pero si se hace una observación detenida de algunas de sus actividades sí se apreciará su existencia.

En este caso, su área funcional de producción se observará en procesos como la compra, recibo y almacenamiento de la mercadería, que en sí están compuestos por una serie de actividades que al ser agrupadas darán cuenta de un área funcional que, probablemente, para este caso lleve el nombre de «operaciones». La agregación de valor, en este caso, está dada por acciones como la conveniencia, es decir, el hecho de acercar el producto a un espacio físico más accesible para el usuario y otras que adicionan características al servicio tales como las garantías o el crédito.

¿En empresas públicas, como las encargadas de administrar los impuestos, por ejemplo, se pueden observar áreas funcionales?

Este tipo de organizaciones también cuenta con estas áreas. En el caso del ejemplo de la pregunta se tendrían:

• Producción. Se compone por todas las actividades correspondientes al cobro de los impuestos, registro y control de contribuyentes y análisis de la información tributaria recibida, entre otras.
• Marketing. Las actividades de difusión pública en medios de comunicación en las que se invita a ciudadanos y empresas a cumplir con sus obligaciones, así como la utilización de medios privados ya sea a través de comunicación por correo electrónico o telefónica.
• Finanzas. La administración de lo recaudado, cumpliendo con la asignación de las partidas que se hayan designado por parte del ejecutivo. Además, la administración del presupuesto interno de funcionamiento.
• Recursos Humanos. Todas las labores tendientes al bienestar de los empleados de la organización, así como las actividades básicas de esta función, nóminas, contrataciones, inducciones, carreras y despidos, entre otras.
• Dirección. Organiza, planifica, coordina y controla las demás áreas, además actúa como vaso comunicante de la organización con el ente ejecutivo superior, llámese presidencia, gobernación, alcaldía o cualquier otra.

¿Tienen las iglesias o los partidos políticos áreas funcionales como las empresas?

Puede que en ambos casos no se trate de organizaciones empresariales como tal, ni que cuenten con departamentos que se llamen de la manera tradicional, algo que ya se ejemplificó con anterioridad, pero seguro que en su órbita interna sí se realizan actividades que generan la existencia de las áreas funcionales, entre otras:

A continuación una video lección en la que se describe la importancia y objetivos de las siguientes áreas funcionales de la empresa: marketing, recursos humanos, producción, compras, finanzas y almacenes. (Lic. César Cabrejos)

En resumen

Referencias bibliográficas

• Cedeño Gómez, Álvaro. Administración de la empresa. EUNED, 1992.
• Fayol, Henri. Administración industrial y general. El Ateneo, 1981.
• Fernández Verde, Dolores y Fernández Rico, Elena. Comunicación empresarial y atención al cliente. Editorial Paraninfo, 2010.
• Münch, Lourdes. Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Pearson Educación, 2009.