Dentro de una empresa Los sistemas de información actúan como el sistema nervioso ya que se encarga de hacer llegar información oportuna y precisa con la presentación y el formato adecuado, a la persona que la necesita dentro de la organización para tomar una decisión o realizar alguna operación y justo en el momento de que esta persona necesita disponer de dicha información.
Estructura de los sistemas de información
Whitten, Bentley y Barlow proponen un modelo basado en cinco bloques elementales para definir un sistema de información, personas, actividades, datos, redes y tecnología:
- Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales aquellas personas que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de información), a los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo) a los diseñadores y a los que implementan el sistema.
- Datos: constituyen la materia prima empleada para crear información útil.
- Actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la empresa y las actividades y las actividades de proceso de datos y generación de información que sirven de soporte a las primeras
- Redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes bloques elementales en los lugares más útiles (centros de producción, oficinas, delegaciones) así como la comunicación y coordinación de dichos lugares
- Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los restantes bloques integrantes del sistema de información.
(Rey, 2012)
Tipos de sistemas de Información
- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS) transaction processing system: Es un sistema básico de contabilidad y mantenimiento de registros que hace un seguimiento de las transacciones diarias rutinarias necesarias para dirigir el negocio.
- Sistema de información interorganizacional (IOS): Utiliza la tecnología de las redes para facilitar la comunicación entre la empresa y sus proveedores, clientes y otras empresas.
- Sistema de gestión de la información (MIS) management information system: Le ofrece a un director la información que necesita para tomar decisiones, normalmente decisiones estructuradas, independientemente de las actividades funcionales de la empresa
- Sistema de soporte a la decisión (DSS) decisión support system: Ayuda a un director a tomar decisiones semiestructuradas, como la planificación de un presupuesto y la previsión de ventas, y decisiones no estructuradas, como el desarrollo de un nuevo producto y la negociación de un contrato
- Sistema de soporte a la decisión en grupo (GDSS) group decisión support system: Está diseñado para mejorar la productividad de las reuniones de toma de decisiones, mejorando las dinámicas de trabajo en colaboración.
- Sistema de información geográfica (EIS) executive information system: Combina características del MIS y de DSS para soportar la toma de decisiones no estructurada por parte de los directores superiores.
- Sistemas Expertos (ES) expert system: Soportan la toma de decisiones ofreciendo a los directores acceso al conocimiento experto computarizado.
Proceso de los sistemas de información
El propósito global de los sistemas de información es ayudar a los empleados de una empresa a obtener y a utilizar la información, a comunicarse con otras personas dentro y fuera de la empresa y tomar decisiones eficaces.
Un sistema de información realiza las funciones de entrada, procesamiento y salida e incluye funciones de retroalimentación y control.
- La salida de un sistema de información es un producto de información de alguna clase, por ejemplo un informe o algún otro tipo de documento.
- La entrada de un sistema de información son los datos, o hechos, acerca de los subsistemas de la empresa u otros sistemas del entorno, como las descripciones de las necesidades del cliente, los materiales comprobados y las transacciones de ventas.
- La función de procesamiento organiza y ordena los datos de forma que las personas puedan entender y utilizar. Un sistema de información también tiene una función de almacenamiento para guardar datos y productos de información para un uso futuro.
- La función de control asegura que las salidas del producto de información son de alta calidad y que son útiles para los usuarios de información para resolver problemas y tomar decisiones.
Procesos del sistema de información
Procesos del sistema de información
(Beekman, 2005)
Loa sistemas de información en las organizaciones capturan y administran datos para producir información útil que respalda a la misma organización y sus empleado, clientes, proveedores y socios. Muchas organizaciones consideran que los sistemas de información son esenciales para su capacidad de competir u obtener una ventaja competitiva.
Ventajas y beneficios de los sistemas de información
- Aumento de la utilidad
- Reducción de los costos
- Aumento en la participación del mercado
- Mejora en las relaciones con los clientes
- Aumento en la eficiencia
- Mejor toma de decisiones
- Mejor cumplimento de la normatividad
- Menos errores
- Mejor seguridad
- Mayor capacidad
(Jeffrey, 2008)
Clasificación de los sistemas de información
Por lo general las clasificaciones más extendidas de los sistemas de información suelen agrupar estos en función de su finalidad, se considera que existen dos funciones básicas para los sistemas:
- Soporte a las actividades operativas: da lugar a sistemas de información para actividades más estructuradas (aplicaciones de contabilidad, nomina, pedidos y, en general, lo que se denomina gestión empresarial) o también sistemas que permiten el manejo de información menos estructuradas: aplicaciones ofimáticas, programas técnicos para funciones de ingeniería.
- Soporte a la decisión y gestión de control: puede proporcionarse desde las propias aplicaciones de gestión empresarial (mediante salidas de información existentes) o a través de aplicaciones específicas.
Los sistemas más comunes que se encuentran en las empresas son:
- ERP: Enterprice Resourse Planning: se trata de los sistemas de gestión integrados que permiten dar soporte a la totalidad de los procesos de una empresa: control económico financiero, logística producción, mantenimiento, Recursos Humanos etc.
- CRM: Customer Relationship Management: sistemas para gestionar las relaciones con los clientes y el soporte a todos los contactos comerciales
- Business Intelligent: Sistemas orientados a la explotación de datos y elaboración de información para el soporte a las decisiones.
- Web corporativo y aplicaciones de comercio electrónico: Conjunto de aplicaciones desplegadas en entorno web para facilitar la integración de herramientas y contenidos tanto a nivel interno (intranet) como el despliegue de aplicaciones de comercio electrónico (ebusiness) y la publicación de contenidos públicos en la red
- Otras aplicaciones: Se presentaran distintos tipos de aplicaciones como los sistemas PLM (Product Lifecycle Management) herramientas de diseño asistido (CAD) sistemas de gestión documental, herramientas ofimáticas, herramientas de comunicación, sistemas GIS o sistemas de gestión de procesos BMP.
(Rey, 2012)
Trabajos citados
- Beekman, G. (2005). Introduccion a la Informatica (Sexta Edicion ed.). (D. F. Aragon, Ed.) Madrid, España: PEARSON EDUCACION, S.A.
- Jeffrey, W. (2008). Analis de Sistemas: Diseño y Metodos (Tercera edicion ed.). (J. M. Chacon, Ed., & M. T. R., Trad.) Mexico, Mexico D.F: McGraw-Hill Interamericana.
- Rey, A. G. (2012). Sistemas de Informacion (Cuarta edicion ampliada y actualizada .). Mexico D.F, Mexico: Alfaomega Drupo Editor S.A de C.V.
