Implementación de un sistema de gestión de la RSE en PyMEs

Un tema emergente en el ámbito empresarial de México es la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) la cual comenzó a aplicarse más ampliamente entre las grandes compañías a principios de la década de los noventa y paulatinamente a difundirse en el ámbito de la Pymes que en el tejido económico y social del país juegan un papel de primer orden por su contribución a la generación de empleo, ingresos y valor de la producción.

La RSE se define como la integración voluntaria por parte de la empresa de las preocupaciones sociales y ambientales en sus operaciones comerciales y en su interacción con los grupos de interés más allá de lo estipulado por las leyes, normas y reglamentaciones gubernamentales cuyo cumplimiento es obligatorio. Es una forma de gestión en la que la compañía establece una relación ética y transparente con estos grupos y metas empresariales que incluyen valores que reflejan su compromiso con la RSE.

En este contexto, el concepto grupos de interés se refiere a los individuos o colectivos con los que la empresa tiene una relación cotidiana los cuales pueden incidir favorable o desfavorablemente en su desempeño o verse afectados positiva o negativamente por sus operaciones.

La RSE comprende diversos grupos de interés pertenecientes tanto a la parte interna como externa de la empresa, así como una serie de actuaciones socialmente responsables con las cuales se pretende lograr resultados favorables para cada uno de ellos y para sí misma.

En función de lo anterior, este artículo se centra en aquellas áreas de actuación en las que las Pymes están incursionando, específicamente en la dirección empresarial, los trabajadores, clientes, proveedores, la comunidad y la protección del medio ambiente con la finalidad de cumplir con sus compromisos con la sociedad en general y alcanzar beneficios económicos derivados de la obtención de ventajas competitivas.

Los grupos de interés y las acciones socialmente responsables

A manera de ejemplo, y sobre la base de prácticas empresariales existentes, a continuación, se describen una serie de acciones socialmente responsables para los grupos de interés anteriormente mencionados. Desde luego, las conductas que cada empresa incorporará corresponderán a las que mejor se ajusten a sus objetivos, recursos disponibles y características del contexto externo en que se desenvuelve.

Dirección empresarial

• Conocer y cumplir con las leyes, normas y reglamentos aplicables a la empresa, asegurándose en todo momento de que las relaciones que mantiene y las actividades que desarrolla se encuentran dentro del marco regulatorio correspondiente.
• Formular un Código de Conducta o de Ética el cual es un instrumento en donde se plasman los propósitos básicos de la empresa y los valores y normas de comportamiento que debe asumir cotidianamente en sus relaciones con los grupos de interés, así como la dirección empresarial. Es una declaración pública de intenciones que en forma expresa instituye la responsabilidad social de la empresa. Entre los contenidos de un Código de Conducta se encuentran los siguientes:
  1. Misión y Visión de la empresa considerando la inclusión de aspectos generales referentes a los compromisos socialmente responsables con los grupos de interés. Asimismo, en lo concerniente a los valores fundamentales del negocio a los cuales se les pueden agregar principios relativos a la honestidad, integridad, lealtad, responsabilidad, diversidad, confianza, transparencia, seguridad, justicia y compromiso, entre otros.
  2. Propósitos del Código de Conducta en cuanto a las cuestiones éticas de carácter general a normar y promover.
  3. Descripción de las conductas éticas a observar por la dirección empresarial y con los distintos grupos de interés.
  4. Determinación de las instancias responsables de velar por la aplicación y el respeto al Código de Conducta.
• Generar mecanismos que aseguren la veracidad y transparencia de la información contable.
• Establecer lineamientos claros orientados a evitar el obtener información estratégica de la competencia mediante prácticas indebidas, así como la promoción de comparaciones falsas o engañosas de sus productos o servicios.
• Fomentar alianzas con los competidores para desarrollar proyectos y participar en iniciativas conjuntas que impliquen beneficios mutuos o ayuden a solucionar problemas comunes.
• Formular reportes en los que se de a conocer a los grupos de interés el desempeño de la empresa en los ámbitos económico, social y ambiental.

Relaciones con los trabajadores

• Proporcionar al personal un ambiente físico, higiénico y agradable para trabajar; limpio, con espacios e iluminación suficiente, así como un lugar apropiado para comer.
• Promover un clima laboral participativo, transparente, respetuoso y comunicativo, que permita mejorar las relaciones entre el personal y llevar a cabo valoraciones efectivas sobre su nivel de satisfacción.
• Crear un sistema de incentivos a ideas dirigidas al mejoramiento del clima laboral y salud de los trabajadores.
• Incorporar iniciativas de desarrollo personal en ámbitos no laborales tales como la implementación de talleres educativos, fomento de formas de vida saludables creando programas que contemplen convenios con centros de actividad física y deportiva y el desarrollo de actividades recreativas en las que participen tanto los trabajadores como sus familias.
• Implantar procedimientos que permitan prevenir, y en su caso sancionar dentro del ámbito de competencia de la empresa, violaciones a la dignidad del trabajador como son la violencia en el lugar de trabajo, el acoso sexual, la intimidación y la discriminación por razones de sexo, pertenencia a grupos étnicos o religiosos, origen, estado civil, entre otros.
• Instituir como prioridad una gestión de los recursos humanos de pleno respeto a los compromisos adquiridos colectiva o individualmente con los trabajadores.
• Establecer mecanismos de información y consulta regular que permitan a los empleados y a sus representantes estar al tanto sobre cuestiones relativas a la marcha del negocio y en relación con aquellas decisiones que pueden afectar sus condiciones y puestos de trabajo.
• Facilitar el desarrollo del personal ofreciéndoles oportunidades de promoción laboral que les permitan mejorar sus condiciones de trabajo.
• Posibilitar la participación de los trabajadores en la gestión de la empresa mediante la creación de espacios de diálogo como pueden ser las reuniones periódicas, equipos de trabajo y buzones de sugerencias.
• Adoptar, en casos especiales, medidas para facilitar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal dando cabida a formulas laborales flexibles, compatibles con las responsabilidades familiares y de otra índole de los trabajadores.
• Fomentar una cultura de prevención de riesgos tendiente a reforzar la eficiencia de los sistemas de gestión en el ámbito de la seguridad y salud del personal.
• Generar mecanismos para contratar trabajadores pertenecientes a grupos desfavorecidos o vulnerables como personas de la tercera edad o discapacitados.

Relaciones con los clientes

• Establecer rigurosos procedimientos para evitar la entrega de productos y servicios que no cumplan con las especificaciones acordadas con los clientes.
• Proveer a los clientes la máxima información permisible acerca del contenido, propiedad de los productos y de su uso a fin de evitar daños en las personas o al medio ambiente. Además, de las condiciones de venta de manera que se facilite el conocimiento de las mutuas obligaciones y prestaciones.
• Verificar sistemáticamente que nuestros productos o servicios, bajo las condiciones estipuladas de uso, no representen riesgos para la salud y el medio ambiente.
• Prescindir de la publicidad engañosa que consiste en asociar a los productos y servicios atributos de los que carecen. Asimismo, la que contiene estereotipos sobre género, raza, preferencias religiosas o sexuales que fomente la discriminación.
• Participar en el desarrollo de campañas de educación para el bien común dirigidas a generar patrones de consumo y de comportamiento que contribuyan a mejorar el bienestar social.
• Identificar oportunidades de mercado para crear productos y servicios que satisfagan las necesidades de la población más desfavorecida.
• Contribuir al desarrollo de campañas de promoción comercial vinculadas con causas sociales (mercadotecnia con causa) mediante el ofrecimiento por parte de la empresa de donar a una organización no lucrativa un cierto porcentaje de las ventas de determinados productos o servicios durante un plazo de tiempo definido. O sea, que los consumidores perciban que al comprar los productos o servicios de la empresa apoyan también a ciertas causas sociales.
• Minimizar el impacto ambiental de los envases, empaques y embalajes con diseños que cubran esta finalidad, permitan un uso más eficiente del espacio en los almacenes y embarques que a la vez abaraten su transporte y emplear, en la medida de lo posible, materiales reutilizables, reciclables y biodegradables.
• Prohibir y sancionar ventas no éticas que incluyen el ejercer alta presión en las mismas, sobrevender las características de los productos y servicios y de su desempeño o exagerar la necesidad de su adquisición.
• Disponer de procedimientos transparentes, eficaces y accesibles para recibir, tramitar y dar respuesta justa y rápida a las reclamaciones de los clientes, así como para captar sus sugerencias.
• Identificar, con apoyo de cuestionarios y de manera metódica y sistemática, la percepción de los clientes sobre la calidad y niveles de satisfacción de los productos y servicios de la empresa con el objeto de tomar las medidas necesarias para mantener estándares competitivos.
• Garantizar la protección de los datos personales de los clientes evitando fugas o un indebido uso de esta información como puede ser la venta o transferencia de los mismos a otras empresas. Asimismo, establecer una política firme y explícita de responsabilidades para aquellos empleados que violen dicha confidencialidad.
• Fomentar prácticas de consumo responsable concientizando a los clientes sobre la importancia de consumir bienes y servicios producidos bajo procedimientos ambientalmente adecuados o de menor impacto.

Relaciones con los proveedores

• Considerar, como uno de los elementos de juicio para la selección de proveedores, el que estén comprometidos con políticas socialmente responsables.
• Generar iniciativas orientadas a compartir conocimientos y experiencias con y entre proveedores.
• Evitar sobornos o dádivas en las relaciones comerciales con proveedores.
• Promover entre los proveedores la importancia de la RSE.

Relaciones con la comunidad

• Contribuir al desarrollo de la economía local privilegiando, en la medida de lo posible, la contratación de personal y las compras a proveedores del entorno territorial en el que opera la empresa.
• Participar en iniciativas orientadas a resolver necesidades de la comunidad en la que se inserta la empresa, ya sea mediante la contribución con recursos económicos, físicos o la participación de los trabajadores en labores comunitarias.
• Respaldar los esfuerzos locales en materia de conservación de la naturaleza y del medio ambiente en general.

Protección del medio ambiente

• Adoptar prácticas para reducir la generación de residuos sólidos y líquidos, eliminar de manera controlada los que se produzcan y desarrollar acciones dirigidas a su reutilización.
• Identificar y aprovechar las oportunidades para disminuir el gasto de energía. Utilizar la energía residual de un proceso a otro, instalando sistemas de iluminación de bajo consumo y sustituyendo el uso de energías no renovables por renovables como son los colectores solares que suministran agua caliente y celdas fotovoltaicas para la generación electricidad.
• Incorporar medidas destinadas a moderar el gasto de agua a través de la inclusión de tecnologías de producción de bajo consumo e instalaciones de servicios que la reutilizan, que no requieren agua para su empleo como los mingitorios ecológicos o secos y aditamentos ahorradores.
• Generar mecanismos para reducir, sustituir y descartar en forma segura productos que contienen sustancias tóxicas, incluyendo aquellos aparentemente inofensivos como las pilas, toners de fotocopiadoras e impresoras, pinturas, tinturas y solventes.
• Asumir prácticas para disminuir la generación de emisiones a la atmósfera (polvo, gases, etc.)
• Diseñar productos y servicios que generen el mínimo impacto ambiental posible dada la tecnología disponible.
• Reducir el consumo de papel mediante su reutilización e incorporar el empleo de papel reciclado o ecológico.
• Crear un sistema que permita a sus clientes retornar envases y embalajes, productos obsoletos o usados, y otros materiales para su reutilización o reciclaje
• Adquirir detergentes y productos de limpieza biodegradables compatibles con las tecnologías de tratamiento de aguas residuales.
• Insonorizar o aislar acústicamente aquellas áreas de la empresa donde exista un elevado nivel de ruidos que pueda resultar perjudicial tanto para los trabajadores como vecinos de la comunidad.

Pasos para la implementación del sistema de gestión de la RSE

Paso 1: Formalizar el compromiso de la Dirección Empresarial

La iniciativa de iniciar a la empresa en una estrategia de RSE, debe ser impulsada y guiada desde la Dirección Empresarial y plasmada formalmente.

Paso 2: Conformar el grupo de trabajo

Implica el constituir el equipo que va liderar las tareas de implementación del Sistema de Gestión de la RSE el cual deberá apoyarse en los distintos miembros de la empresa, incluyendo a los trabajadores por el gran conocimiento que tienen del funcionamiento cotidiano del negocio.

Paso 3: Identificar los grupos de interés relevantes

Comprende el determinar qué grupos de interés se considerarán como relevantes en términos de los que tienen el mayor impacto en el logro de los objetivos de la empresa y de los que como resultado de sus operaciones experimentan repercusiones más significativas.

Paso 4: Realizar un diagnóstico interno

Incluye el llevar a cabo una evaluación integral de la situación actual de la empresa en cuanto a prácticas de RSE que, de manera aislada, y probablemente sin ser conscientes de ello, se vienen realizando. Lo anterior con base en conductas consideradas como socialmente responsables en el sector al que pertenece la Pyme, tales como las descritas en el punto referente a las dimensiones y categorías de la RSE.

Paso 5: Identificar las expectativas de los grupos de interés

Con la realización de esta fase se pretende identificar los temas y acciones que en materia de RSE cada grupo considera como relevantes para el desarrollo de sus relaciones con la empresa.

Paso 6: Formular un informe de resultados y definir objetivos generales

Abarca el elaborar un reporte en el que se consoliden los resultados obtenidos del desarrollo y análisis de los pasos 4 y 5 y se señalen las principales fortalezas, debilidades y oportunidades en materia de RSE, así como los objetivos generales del Sistema de Gestión de la RSE.

Paso 7: Seleccionar las acciones de carácter prioritario

En función del objetivo general de la empresa en RSE, de los recursos con que se cuente, de su costo de implementación, del impacto que pueden tener en su desempeño, se deberá proceder a elegir las acciones que se consideren como más oportunas y viables.

Paso 8: Preparar un Plan de Acción

Para las acciones consideradas como prioritarias se deberá determinar las que se implementarán en el corto plazo (en el transcurso de un año) y las que corresponderán al mediano plazo (a más de un año), los objetivos específicos a perseguir, las actividades a desarrollar, su programación, los responsables de llevarlas a cabo y los recursos requeridos.

Paso 9: Definir los indicadores de seguimiento y control

Comprende el diseñar los indicadores para medir el avance en la ejecución del Plan de Acción. Por ejemplo, “número de quejas de consumidores resueltas satisfactoriamente” y su impacto en relación con el objetivo a lograr: “mejora del nivel de satisfacción del cliente”.

Paso 10: Comunicar el Plan de Acción y capacitar al personal

Comprende el difundir internamente el Plan de Acción, destacar su relevancia, sensibilizar a los trabajadores sobre la importancia de su activa participación en la consecución de los fines propuestos y capacitar al personal que participará en la gestión de las diferentes áreas de actuación de la RSE a implementar.

Paso 11: Ejecutar el Plan de Acción

El siguiente paso es la puesta en marcha de las acciones de acuerdo al cronograma establecido. Además, en esta fase corresponde al equipo que encabeza las tareas de implementación del Sistema, dinamizar el proceso y coordinar el desarrollo de todas las actuaciones previstas.

Paso 12: Seguir y controlar el Plan de Acción

Transcurrido el periodo establecido para la ejecución de las acciones programadas se deberán medir y evaluar periódicamente los avances y el grado de consecución de los objetivos propuestos. Asimismo, analizar cualquier problema o desviación que pueda surgir para llevar a cabo las correcciones necesarias.

Paso 13: Difundir los logros alcanzados

La comunicación sistemática con los grupos de interés de la empresa a través de distintos medios (memorias, informes, publicidad, etc.) para darles a conocer las acciones en materia de RSE implementadas y los resultados obtenidos, es de primordial importancia por ser uno de los principales mecanismos para incidir sobre estos grupos e impulsar la generación de beneficios derivados de las prácticas socialmente responsables asumidas.

Finalmente, con relación al Sistema de Gestión de la RSE es conveniente subrayar que se debe dejar siempre abierta la posibilidad de reorientarlo. Es decir, tener la flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de ajustes significativos en función de la experiencia adquirida y de cambios que se produzcan al interior de la empresa y en el entorno externo en que se desenvuelve.

Beneficios de la RSE

Entre los beneficios de asumir un comportamiento socialmente responsable se encuentran los siguientes:

Favorece al desarrollo sostenible

Lo anterior implica el contribuir a los esfuerzos que realiza la sociedad por mejorar de forma sostenible el bienestar y las condiciones de vida de las generaciones actuales y futuras mediante acciones orientadas a lograr un equilibrio entre la rentabilidad económica, el bienestar social y la preservación del medio ambiente.

Mejora la productividad, retención y atracción de los recursos humanos

Las empresas que incorporan mejoras en la calidad de vida laboral y en su reputación pueden verse beneficiados por aumentos en la productividad, retención de sus empleados y reclutamiento de personal con mayor experiencia y preparación.

Mayor atracción de potenciales inversores

Las empresas con comportamientos socialmente responsables reconocidos captan con mayor facilidad a inversionistas de calidad ya que, usualmente, éstos buscan compañías con mejores prácticas como transparencia y ética que les permita minimizar riesgos.

Fortalece la gestión de riesgos

Las empresas que realizan una revisión de sus impactos económicos, ambientales y sociales y detectan y evalúan oportunamente los riesgos involucrados por sus actuaciones actuales o potenciales les permite tomar medidas preventivas antes de que se produzcan crisis que deriven en afectaciones en su imagen y reputación y mayores erogaciones por daños que causen.

Refuerza la imagen empresarial

Los negocios que incorporan en sus prácticas cotidianas la RSE trasmiten una imagen atractiva a sus grupos de interés, de confianza, seriedad en sus compromisos y sensibilidad hacia los problemas sociales que redunda en una mayor predilección hacia la empresa y su oferta comercial.

Facilita la captación de consumidores verdes

La adopción de medidas relativas a la protección del medio ambiente puede significar para la empresa el diferenciarse de sus competidores y lograr ventajas que le permitan acceder a mercados que demandan estas prácticas, a clientes que consideran los criterios ambientales como un factor de significación en la selección de sus proveedores de bienes y servicios.

Aumenta la eficiencia operacional

Como resultado de una gestión más eficaz de la energía, agua, residuos, y aprovisionamiento, entre otros, y consecuentemente de una disminución del impacto ambiental de sus operaciones, los negocios pueden obtener ahorros económicos significativos.

Consolida las relaciones con la comunidad

La participación de la empresa en proyectos comunitarios ayuda a construir una positiva relación con los consumidores, los trabajadores, la opinión pública, los medios de comunicación y las autoridades locales; a que los vecinos prefieran sus productos y servicios, la aprecien y deseen que prospere y se mantenga en el lugar donde se han instalado.