Diagnóstico de las funciones administrativas de una empresa
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Diagnóstico de las funciones
administrativas de una empresa
RESUMEN
El presente trabajo consiste en un diagnostico de las funciones administrativas
de la Unidad Básica Empresarial Combinado Cubanacán, primeramente se
elaborará un marco teórico relacionado con el tema del ciclo administrativo, con el
objetivo de tenerlo de referencia para las valoraciones, que sobre las funciones, se
deben de hacer para dar cumplimiento al objetivo principal del trabajo.
Posteriormente se harán encuestas a un total de 20 compañeros afines a las
labores administrativas y a expertos dentro del propio centro. Finalmente se
someterá a análisis los resultados de las encuestas y con ello se elaborara el
diagnóstico que nos dará una idea de la situación actual de la empresa, arribando
con esta a conclusiones y recomendaciones que nos indicaran los problemas que
tenemos y una idea de cómo se podrían resolver. Con los resultados podremos
mejorar el trabajo en todos los departamentos que conforman la estructura y todo
esto redundara en un mayor desarrollo de nuestros producciones y un mejor
funcionamiento de la dirección en el centro.
Palabras Clave: Diagnóstico, Administración, Funciones.
ABSTRACT
This study was made in the Beverages and Liquors Enterprise of Villa Clara,
Cuba and it consists in a diagnostic of the administrative process in the Rum’s
Factory of Camajuaní named “Combinado Cubanacán” . First of all, we made a
bibliography revision with the purpose of knowing more about this theme, and
also obtaining the experience to evaluate the process that we mentioning before.
For this, was necessary to ask a few questions to the directives and employs with
experience in business administration, for a total of 20 persons. After that, we
analyzed the answers of the questions and arrived to the diagnostic of the
administrative process, all of these will gave us an idea about the actual situation
of the factory. Finally, we arrived to the conclusions about how the administrative
process in the factory is, by showing us the problems that we need to resolve to do
a better job.
With the results we can improve the labor of the Departments in the factory and
this will develop our productions much more than before. Besides, we will do a
better work as managers after knowing how, where and when the administrative
problems are.
Key Words: Diagnostic, Administration, Functions.
INTRODUCCION
En la UEB Combinado Cubanacán se hace necesario la realización de un
diagnóstico de las funciones de dirección, para saber como está funcionando el
ciclo administrativo y además porque actualmente se pone en marcha el Sistema
de Perfeccionamiento Empresarial y hasta ahora no se había hecho una
investigación de las funciones, es decir, por primera vez vamos a evaluar el
funcionamiento del ciclo y el conocimiento que tienen los directivos sobre el
mismo. Para lograr todo esto antes planteado nos proponemos los siguientes
objetivos:
Objetivo General
- Elaboración del Diagnóstico de las Funciones Administrativas.
Objetivos Específicos
- Describir la situación actual en que funcionan los diferentes departamentos
- Reflejar de forma detallada los problemas específicos de cada
departamento y consolidar los resultados de los que trabajan bien.
- Evaluar las capacidades potenciales de las organizaciones para introducir
modificaciones y lograr mayor eficiencia y eficacia.
- Orientar el trabajo sobre la base del tiempo para evacuar las dificultades.
La empresa de Bebidas y refrescos, surge en 1992 como resultado del
fraccionamiento de la antigua Empresa de Bebidas y Licores VC. En la actualidad
esta entidad la integran cinco fábricas, seis distribuidoras y una base de
transporte. En el municipio de Camajuaní funciona el Combinado Cubanacán que
su razón de social son las producciones alcohólicas y hielo. En el Centro laboran
un total de 122 trabajadores de ellos 87 obreros, 3 administrativos, 13 de servicios,
9 técnicos y 10 dirigentes. De forma general actualmente se realizan innovaciones
y cambios tecnológicos en la fábrica para mejorar métodos y estilos de dirección.
Se lucha arduamente para elaborar productos competitivos, incrementar
producciones, elevar productividad, esto constituye la estrategia de la unidad.
DESARROLLO
Para poder entender la administración se debe conocer la perspectiva de la
historia de su disciplina, los hechos acerca de lo que ha pasado en situaciones
similares anteriores, y relacionarlas con otras experiencias y otros conocimientos
actuales. Es por eso la importancia de conocer la historia y origen de la
administración.
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en
sociedad. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera
importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una institución
básicamente nueva, o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la
administración desde un principios del siglo. Pocas veces en la historia de la
humanidad una institución se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La
administración que es el órgano específico encargado de hacer que los recursos
sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo
económico, refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad
indispensable y esto explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.
El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y
cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a
través del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la época
prehispánica por las tribus nómadas, donde comienza la organización para la
recolección de frutas y la caza de animales, y después con el descubrimiento de la
agricultura da paso a la creación de las pequeñas comunidades.
Si pudiéramos repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos que,
los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales(ejemplo los
ejércitos griegos y romanos, la iglesia católica romana, la compañía de las indias
orientales, etc.). También las personas han escrito sobre cómo lograr que las
organizaciones sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el termino
"administración" hubiera aparecido y se hubiera definido.
Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se
caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los
grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes. Posteriormente,
éstas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolución
Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes
organizaciones y centros industriales.
El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la administración se inicia en
plena Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes
empresas que requerían de nuevas formas de organización y practicas
administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo.
El proceso administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr
un objetivo. Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Si observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo social -y
principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre libremente-
podemos distinguir dos fases o etapas principales. La comparación con lo que
ocurre en la vida de los organismos físicos podrá aclararnos mejor estas dos
fases.
La primera etapa. Se refiere a la estructuración o construcción del organismo.
En ella, partiendo de una célula, se van diferenciando los tejidos y órganos, hasta
que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el
desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o específicas.
La segunda etapa. Es aquella en la que, ya totalmente estructurado el
organismo, desarrolla en toda su plenitud las funciones, operaciones o actividades
que le son propias, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a
realizar la vida de ese organismo.
Cosa semejante ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo
de la iniciativa de uno o pocos hombres, todo se dirige a la estructuración de ese
organismo social; cuando esta debidamente estructurado, hay una segunda etapa,
que consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo, para lograr los
fines propuestos.
Para efectos de una mejor comprensión de este tema se exponen a
continuación algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del
proceso administrativo, que realizó José A. Fernández Arena.
Henry Fayol. Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y control.
Koontz & O’Donnell. Etapas: Planeación, organización, integración, dirección y
control.
G. R. Terry. Etapas: Planeación, organización, ejecución y control.
Agustín Reyes Ponce. Etapas: Previsión, planeación, organización, integración,
dirección y control.
Burt K. Scanlan. Etapas. Planeación, organización, dirección y control.
Lyndall F. Urwick (n.1891). Etapas: Investigación, Previsión, Planeamiento,
Organización, Coordinación, Mando y Control
De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo,
podemos concluir que, cuatro son las etapas básicas para su estudio y
conformación de sus dos principales fases; fase mecánica, compuesta por la
planeación y la organización, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de
¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a realizar? respectivamente; la otra fase, la
dinámica cuya implantación dentro de la organización, nos permite ver con mayor
claridad lo que al momento se esta haciendo y así mismo poder evaluar tales
acciones.
FASE MECANICA comprende a la planeación (trata más o menos de que cosas se van a
realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organización (de
como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...)
Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientos.
Organización: División del trabajo y de la coordinación; jerarquización, departamentalización,
descripción de funciones.
FASE DINAMICA aquí está la dirección que se encarga de ver que se
realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación,
y motivación y por último, encontramos al control que es el encargado de decir
cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios.
Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y
supervisión
Control: Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección.
Con el propósito de clarificar la existencia de estas cuatro fases del proceso
administrativo, enseguida se presenta el significado de cada una de ellas, así
como su importancia y la composición en sus respectivos elementos.
Planeación
Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible
determinar y lograr los objetivos,mediante la elección de un curso de acción.
Importancia de la planeación:
- Propicia el desarrollo de la empresa.
- Reduce al máximo los riesgos.
- Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la
planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes
delineados por su superior".
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar
los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre
formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la
administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un
administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la
organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable
a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo,
todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores,
planean lo que les corresponde.
Elementos de la planeación:
1. Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un
grupo social.
2. La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en
la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los
propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
3. Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea
obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
4. Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran
la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los
objetivos en las condiciones más ventajosas.
5. Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se
repiten dentro de una organización.
6. Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de
actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecución.
7. Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de
actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con
la comprobación subsiguiente de la realización de dicho plan.
8. Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Naturaleza de la planeación:
1. Su contribución al propósito y a los objetivos: Cada plan y todos los planes
dentro de la planeación deben contribuir al logro del propósito y los
objetivos de la empresa.
2. Su supremacía entre las tareas del administrador: La planeación es la
única en establecer los objetivos necesarios hacia los cuales confluirá el
esfuerzo de los demás.
3. Su generalización: La planeación es una función de todos los
administradores aunque su carácter y alcance varían de acuerdo con la
autoridad de cada uno de y con la naturaleza de las políticas y los planes
establecidos por la alta dirección.
4. La eficiencia de sus planes: La eficiencia de un plan se mide por su
contribución al propósito y los objetivos, menos los costos y otros factores
necesarios para formularlo y operarlo.
Tipos de planes:
1. Propósitos o misiones: Es la función o tarea básica que debe tener una
empresa (visión y misión).
2. Objetivos o metas: Los fines hacia los cuales se dirige la actividad.
3. Estrategias: Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una
empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos
necesarios para alcanzarlos.
4. Políticas: Las políticas también son planes en el sentido de que se
constituyen declaraciones o interpretaciones generales que guían el
pensamiento para la toma de decisiones.
5. Procedimientos: Los procedimientos que establecen un plan obligatorio
para realizar las actividades futuras.
Pasos para la planeación:
1. Detección de las oportunidades o problemas: Este es verdadero punto de
partida de la planeación, donde se realiza un examen de las oportunidades,
por medio de este se busca saber donde se encuentra la oportunidad o
problema, saber como desenvolver este problema u oportunidad y saber a
donde se llega o que se va a ganar.
2. Establecimiento de objetivos: Consiste en establecer objetivos para toda la
empresa y partiendo de allí para cada unidad de trabajo.
3. Desarrollo de premisas: No son mas que suposiciones sobre el ambiente en
que el plan ha de ejecutarse.
4. Determinación de cursos alternativos a la acción: Estudiar mas de una
alternativa o camino de solución en relación a un problema.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción: Después de buscar los
caminos alternativos de acción se deben estudiar los puntos fuertes y
débiles de cada uno y compararlos con la empresa.
6. Selección de un curso de acción: Es el acto seguido luego de estudiar los
cursos se debe elegir el que se amolde mejor a las premisas y metas del
plan y de la empresa.
7. Formulación de planes derivados: Se necesitan planes derivados del plan
principal que respalde el cumplimiento de los objetivos para realizar las
metas de ese plan.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto:
Organización.
La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y
agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones
dentro del grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar.
Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales,
por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la
mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos
costosa si se dispone de una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho,
incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la
organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder
realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen
cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel
que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas
como en cualquier institución.
Concepto de Organización
Una organización es un patrón de relaciones por medio de las cuales las
personas, bajo el mando de los Gerentes persiguen metas comunes. Estas metas
son producto de los procesos de toma de decisiones denominado Planificación.
Las metas que los administradores desarrollan en razón de la planificación suelen
ser ambiciosas, de largo alcance y sin final fijo. Los gerentes quieren estar
seguros que sus organizaciones podrán aguantar mucho tiempo. Los miembros de
una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan
trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización.
Un papel organizacional que tenga significado para las personas debe incluir
objetivos verificables, el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr
los objetivos, la asignación de cada agrupamiento a un administrador con la
autoridad necesaria para supervisarlos y las medidas para coordinar horizontal y
verticalmente en la estructura organizacional.
El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear
este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el
presente hasta bien entrado el futuro.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y
se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los
cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor
administración:
Elementos de la organización:
a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de
las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La
segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y
actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
b) Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un
grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en
desarrollo de los objetivos.
Dirección.
Comprende la influencia del administrador en la realización de los planes,
obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la
supervisión y la motivación.
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva,
comienza a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, está
tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que también
él mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Está en
contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos.
Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no está solamente
interesada en los objetivos de la empresa; tiene también sus propios objetivos.
Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el
administrador se da cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultados
relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas
razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los
objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y
tiene que integrarlos. También es conveniente pensar en el administrador como
separado del grupo por que es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo
como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba
hacerse.
Concepto de dirección:
Es el planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones de la
empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y así mismo, los pueda
alcanzar. Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye
la tarea de fincar los objetivos, alcanzarlos, determinación de la mejor manera de
llevar a cabo el liderazgo y ocuparse de la manera de planeamiento e integración
de todos los sistemas, en un todo unificado. La dirección debe de saber como es
el comportamiento de la gente como individuos y cuando están en grupos y
entender la forma en como operan los diferentes tipos de estructura. Es una fuerza
que mediante la toma de decisiones basada en los conocimientos y entendimiento,
relaciona entre sí, e integra a través de los procesos de unión apropiados a todos
los elementos del sistema organizado de una forma calculada para alcanzar los
objetivos de una organización.
La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más una
personalidad que despierte interés en otras personas.
La dirección como parte del proceso administrativo se compone de varios
elementos:
-Toma de decisiones. Significa la elección de un curso de acción o
alternativa. Al tomar decisiones es necesario antes de evaluar las
alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente aplicar la
decisión o alternativa que mejor se sugiera.
-Integración. Al igual que en la toma de decisiones, también existe un
proceso para la adecuada integración en cuanto al personal se refiere, este
proceso inicia con el reclutamiento u obtención de los candidatos que
aspiran a un puesto determinado, en seguida se introducirán, o dicho en
otras palabras, se les ambientará; para finalmente capacitarlos en el
desarrollo de las funciones que habrán de realizar.
-Motivación. La motivación es la labor más importante de la dirección, a la
vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del
trabajo, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados.
-Comunicación. La comunicación en cualquier grupo que se trate, es de vital
importancia ya que involucra a los individuos no solo en su papel de
comunicadores, sino en el buen uso que a la información se le da.
-Supervisión. Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que
las actividades se realicen adecuadamente.
Control.
El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las
medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los
planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún
administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados
están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto,
a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y
coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más
completo podrá ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo
erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para
evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que
sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
Elementos del control:
-Establecimiento de estándares. Es la aplicación de una unidad de medida,
que servirá como modelo, guía o patrón en base en lo cual se efectuará el
control.
-Medición de resultados. La acción de medir la ejecución y los resultados,
puede de algún modo modificar la misma unidad de medida.
-Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción
correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
-Retroalimentación. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha
entre la planeación y el control.
Importancia del control
•Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
•Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
•Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
•Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento
en que se establecen medidas correctivas.
•Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
planeación.
•Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide
directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de
la empresa.
UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de
empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de
objetivos comunes . Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e
igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos. Así mismo, este proceso puede
ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de supervisión.
PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PRINCIPIO DE DELEGACIÓN:
1.- Integración de personas:
- Adecuar funciones a los hombres
- Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen
desempeño de su función y
- Darle importancia a una buena introducción adecuada.
2.- Interpretación de las cosas:
- Coordinación de elementos y técnicas entre sí y con las personas.
3.- Instalación y mantenimiento
- Se debe planear como reponer los gastos y en momentos de improductividad en
mantenimiento.
PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN Y CONTROL
Se debe de delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa delegación que se
confiere.
PRINCIPIOS DE DIRECCION
1. COORDINACION DE INTERESES: Coordinar intereses de grupo e individuales de
quienes participan de los objetivos.
2. IMPERSONALIDAD DEL MANDO: La autoridad debe de ser producto de la necesidad de
todo organismo social y no el resultado de intereses personales del administrador.
3. VÍA JERARQUICA: Dice que no deben de faltar sin razón los productos de una orden.
4. RESOLUCION DE CONFLICTOS: Si se llegan a presentar estos conflictos deben de
resolverse lo más pronto posible con el menor disgusto de las partes.
5. APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO: Aprovechar los conflictos para encontrar
soluciones.
6. ESTANDARES: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares.
(Medidores de objetivos).
7. MEDIR EL CONTROL: El control deberá de usarse sólo si el trabajo que se impone tiene
justificación ante los beneficios que se espera y,
8. EL PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN: Dice que el control es más eficaz cuando se concentra
en cosas que no salieron como se planeo en un inicio.
VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual
2. Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo
el entendimiento de lo que es la administración.
3. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que
puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
4. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones,
se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular
de situaciones.
5. Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor
manera de utilizarlo en una forma práctica.
6. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración.
El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y
lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
7. Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y
sirven como directrices necesarias para una útil investigación
administrativa.
8. Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración,
cada una de las fases de sus aplicación requiere servirse de valores,
convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en
torno del cual opera.
Para entender mejor lo antes planteado proponemos el siguiente grafico de un
proceso administrativo según Reyes Ponce.
1 6
2 5
3 4
Fuente: Administración por Objetivos. Agustín Reyes Ponce.
Leyenda:
1. Previsión
DI
N
A
M
IC
A
M
E
C
A
NI
C
A
2. Planificación
3. Organización
4. Integración de Personal
5. Mando
6. Control
Mecánica del Proceso Administrativo
Previsión:se refiere al análisis del negocio, tendencias, debilidades, amenazas.
Me permite conocer misión, objetivos, visión de futuro y trazar los objetivos
estratégicos.
Características
-Previsibilidad: Debe de realizarse tomándose en cuenta no hay certeza completa por la
cantidad de factores y la intervención de decisiones humanas, por lo siempre existirá en la
empresa un riesgo.
-Objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos más que en opiniones objetivas.
El éxito de la empresa es en base a la información de que disponga.
-Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuando más podamos apreciarlas o
medirlas.
Planificación:Estado deseado de un objetivo, para esto nos podemos auxiliar
de los planes gráficos de H. Gantt. Es la función básica, implica seleccionar
diferentes curso de acción. Es el conjunto de objetivos y pasos que se deben
realizar para cubrir la brecha que nos separa de donde estamos hacia donde
queremos ir.
Características
-Previsión: Los planes deben de hacerse lo más precisos posibles y no con afirmaciones vagas
y genéricas.
-Flexibilidad: Todos los planes deben de dar margen para los cambios que surgen en este.
-Unidad: Los planes deben de ser de tal naturaleza que exista una para cada función y todos
los aplicables para una empresa puedan estar coordinados e integrados que pueda decirse
que existe un sólo plan general.
Organización:Es la estructura técnica de las relaciones que deben de existir
entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos
de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados.
Implica la organización del proceso productivo o de servicios
- Organización del proceso productivo
- Organización del trabajo.
- Organización de la dirección.
Características
-Especialización: La división del trabajo influye en el aumento de la producción ya que de
acostumbrarse a un trabajo, se llega a la especialización y de esta a la productividad.
-Unidad de mando: Sólo se debe de obedecer a un sólo jefe para una sola función.
-Equilibrio autoridad-responsabilidad: Debe de establecerse el grado de autoridad y de
responsabilidad que debe de tener cada jefe en cada nivel jerárquico.
-Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación debe de corresponder el
establecimiento de los controles adecuados.
Dinámica del Proceso Administrativo
Integración:Función relacionada con los recursos humanos, muy unida a la
organización, consiste en ocupar puestos de una estructura con la consiguiente
selección y capacitación de los puestos de trabajo.
Características
-Reclutamiento y selección del personal adecuado. Consiste en buscar y
seleccionar las personas adecuadas para encomendarle una tarea especifica,
esto se cumple para los directivos, así como para trabajadores simples.
-Introducción. Consiste en las técnicas que hacen que un trabajador o jefe se
acople a su puesto de trabajo constantemente.
-Desarrollo. Comprende el adiestramiento práctico, la capacitación teórica y la
formación de los recursos humanos
Mando:Es la influencia conciente del sujeto de dirección (J) sobre el objeto de
dirección (subordinado). Es la función en el que dirigente pone en práctica su
capacidad de mandar y hacerse obedecerse característica fundamental es la toma
de decisiones y es indelegable.
Características
-Autoridad. Facultad de una persona de dar ordenes a otra y que esa otra
obedezca, la facultad de disponer de medios materiales y financieros que
están bajo su mando.
-Delegación . Hacer partícipes a otros de la autoridad que nosotros hemos
recibido, sin perder por ello la responsabilidad correspondiente.
-Comunicación. Tanto Vertical como Horizontal es esencial para poder ejercer
el mando, tomar las decisiones correctas y para la vigilancia constante de los
resultados de las actividades .
Control:Es la medición, chequeo y corrección del desempeño para asegurar
que los objetivos de la organización y de los planes diseñados se han llevado a
cabo. Se hace sobre la base del análisis de los resultados, las causas y
condiciones que lo propiciaron, luego se obtienen las conclusiones posibles.
Características
-Fijación y Establecimiento. Tiene que analizarse que controles deberán ser
establecidos y cuáles serán los más efectivos.
-Operatividad. Todos los directivos tiene que realizar el control.
-Interpretación de los Resultados. Comparar lo que se esperaba con lo que
se obtuvo en realidad.
Para el buen análisis de las funciones plasmaremos la estructura del
COMBINADO CUBANACAN .
Como se ha explicado anteriormente, para el diagnóstico del ciclo
administrativo, se hicieron encuestas a los directivos y expertos del centro, dígase
“expertos” a aquellas personas que ejercen el mando intermedio (Ej. Jefes de
Brigada ), trabajadores de experiencia y dirigentes retirados de sus labores en la
fábrica. Para realizar las encuestas se utilizaron los cuestionarios de los Dr.
Carlos Cristóbal Martínez Martínez y Dra. Katy Herrera Lemus. ( Ver Anexo I )
Como apreciación inicial de los resultados, podemos ver que el ciclo
administrativo en el Combinado Cubanacán se cumple satisfactoriamente, no se
hallaron grandes dificultades en este. El trabajo fue desarrollado a través de
encuestas, como ya se había planteado antes, estas se basan en preguntas que
buscan objetivos específicos y con las respuestas obtenidas se hace el
diagnóstico de las funciones administrativas. Quisiéramos aclarar que esta
empresa está entre las mejores del país y fue seleccionada para entrar en
Perfeccionamiento Empresarial, posibilidad que solo se le otorgó a solo dos
empresas dentro de la Unión de Bebidas. La estructura de la organización que fue
presentada con anterioridad es la planteada con el Perfeccionamiento y logra un
Grupo de Seguridad y Proteccion
Contabilidad y Finanzas
Comercial
Aserguramiento
Produccion
Mantenimiento
Direccion
funcionamiento mejor que la anterior. Con la introducción del Perfeccionamiento
se logrará una mayor independencia en el Combinado, logrando que las funciones
tales como previsión y planificación se hagan con mayor calidad, no como antes,
que quien las hacia era la instancia provincial y nosotros nos ateníamos a sus
decisiones. También se logrará una mejoría en la gestión interna del centro, con
el objetivo de lograr una mayor eficiencia y eficacia en el ciclo productivo.
Primeramente se tabularán los resultados de las encuestas aplicadas,
relacionando función del ciclo con el área funcional especifica. Se utilizó una
escala del 1 al 5 para evaluar la función. La tabla se muestra a continuación:
Funciones Administrativas
Áreas
Previsión
Planificación
Organización
Integración de
Personal
Mando
Control
Contabilidad y
Finanzas
4.25
4.2
3.9
4
4
3.6
Abastecimiento
3.1
3.5
4
4.2
4.1
3.2
Protección Física
3.9
4
4.1
4.8
4
4
Mantenimiento
3.7
4.2
4
4.2
4
3.9
Producción
4
4
4
3.8
4.3
4
Comercial
3.8
4.5
4
4
4.1
4
Promedio
3.79
4.06
4
4.16
4.08
3.78
Continuaremos el presente trabajo con un análisis de las funciones
administrativas basándonos en los promedios obtenidos de las encuestas en todos
los departamentos.
A continuación se procederá a evaluar cada función a partir del resultado
obtenido en las encuestas, se hará una evaluación en donde se analizara las
principales dificultades observadas y se harán las recomendaciones pertinentes
para lograr un mejoramiento en el funcionamiento del ciclo.
PREVISION: Evaluación PROMEDIO
En esta función las mayores dificultades que se encontraron es el no contar con
varias alternativas a la hora de las tomas de decisiones ya que se posee una
empresa provincial que impide tomarlas libremente, de igual forma los
departamentos de abastecimiento, producción y contabilidad en muchos casos se
encuentran productos o producciones nuevas, cambios tecnológicos
inesperadamente porque la empresa es quien decide, investiga toma uno u otros
elementos en cuenta y no nos dejan otra alternativa que aceptar o no, esto impide
el que fructifiquen las iniciativas de los directivos del centro y solo se acoge las
decisiones de las instancias superiores.
La misión y visión del establecimiento están bien definidas pero como ya se
explicó antes, las decisiones relevantes en cuanto a esto las toma la empresa, es
decir, el establecimiento logra el cumplimiento de los objetivos planteados, pero es
la empresa quien fija las posibles metas a alcanzar, la que hace los planes, la que
analiza los posibles negocios y traza los planes y objetivos estratégicos a corto,
mediano y largo plazo. Así como también maneja las informaciones relevantes a
los mercados de venta, por lo que ella es quien en realmente hace las
previsiones. En realidad esta función que se analiza, en nuestro establecimiento,
se centra en como lograr los objetivos que nos plantean, saber que elementos
atentan contra estos y manejar la información necesaria para realizar una buena
labor de previsión, sin dejar atrás la objetividad de los hechos históricos de
productividad. También se maneja un criterio de medida en esta función
administrativa basado en las capacidades productivas del establecimiento, con ello
se obtiene una mayor certeza.
PLANIFICACION: Evaluación BUENA
Esta función en la mayoría de los departamentos fue evaluada de 4.0 solo
contabilidad no llego a ese valor y es algo que tiene que ver con ser un
establecimiento de una empresa, nuestros planes de producción son impuestos
por ella, conocemos los objetivos a corto plazo, no así los de largo plazo y hay
veces que en aras del tiempo la calidad de las informaciones, los análisis de las
materias primas y de los productos no son suficientes. También hay elementos
para decir que en el establecimiento se pronostica los posibles problemas, pero la
solución de esta no esta en nuestras manos porque la propia fábrica no adquiere
sus materias primas, es la empresa quien las gestiona y distribuye.
La planificación se ha centrado en los últimos años sobre la base de la gestión
de marketing de la empresa, es decir, se produce lo que ya ha sido contratado por
algún cliente. Esto obliga a que se tengan que hacer cambios sucesivos de
producciones para responder a pedidos, lo que conlleva a que la planificación que
se había hecho quede por tierra. Esto nos ha servido como experiencia y ya los
planes se han hecho mas flexibles y en ellos se determinan cursos de acción
alternativos para responder a pedidos y para pasar de una producción a otra ante
la falta de alguna materia prima que imposibilita la producción de un pedido
especifico. También se ha logrado que en la discusión de los planes estén
presentes las diferentes áreas funcionales de la empresa como son,
administración, producción, abastecimiento, mantenimiento y ventas con ello se
logra un buen diseño de los planes y cada cual sabe su papel a desempeñar para
el cumplimiento de los mismos. Además en esta reunión se analiza si es posible
alcanzar el plan diseñado, o sea, la veracidad, factibilidad y operatividad de este.
Aun, a los directivos del centro, nos queda la tarea de lograr que el plan que
diseñemos reduzca al máximo los riesgos y que logre el máximo aprovechamiento
de los recursos, las oportunidades y el tiempo. Un plan donde quede bien claro
cuales son nuestros objetivos y como los vamos a lograr, en el que queden
definidos los presupuestos para llevarlo a término, las estrategias que se van a
seguir y los procedimientos a cumplir. Lo que queremos decir es, que se debe
perfeccionar el plan que normalmente estamos elaborando.
Para mejorar esta función administrativa RECOMENDAMOS:
- Recuperar datos, determinar causas y desarrollar soluciones alternas.
- Tomar decisiones permanentes sobre asuntos importantes y recurrentes.
- Estandarizar métodos.
- Establecer prioridades, secuencias y sincronizar pasos a seguir.
- Decidir cómo y cuándo alcanzar metas fijadas.
- Determinar resultados finales deseados.
ORGANIZACIÓN: Evaluación BUENA
En esta función coincide en gran medida las personas en tres de las
preguntas y estas, evaluadas de 4.0, reflejan el no tener participación
directa en la toma de decisiones sobre los cambios en el sistema,
además señalan que no se abstienen de tomar decisiones en aquellas
áreas en las que delegaron autoridad, además de que no consideran
excelente la organización y control de su trabajo personal ni de que
sus subordinados hagan lo mismo. Una de las deficiencias detectadas
es en cuanto a la organización del flujo productivo en la fábrica, con
una mejor organización de este se lograría mas eficiencia y eficacia en
el mismo, así como la organización del trabajo de los obreros y de los
dirigentes. Algo que hay que destacar aquí es la especialización del
personal en su puesto de trabajo, logrando con ello una mayor
productividad.
Por otra parte el equilibrio autoridad – responsabilidad – obligación
es bueno pero podría se mejor si cada subordinado y su jefe se
sintieran mas identificados con estas funciones. También se debe
mejorar un poco la coordinación de las tareas a realizar con el fin de
lograr armonía, rapidez y unidad en el establecimiento. Otro elemento
que es bueno pero que se puede mejorar es el flujo de la información,
es decir, hacerlo mas conciso, rápido y efectivo, para mejorar la toma
de decisiones y la labor organizativa en el centro.
Para mejorar esta función administrativa RECOMENDAMOS:
- Preparar y capacitar los cuadros de la organización.
- Definir líneas de enlace para facilitar la coordinación.
- Definir exactamente atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad.
- Definir las cualidades del personal para cada puesto de trabajo.
INTEGRACION DE PERSONAL: Evaluación BUENA
En el diagnostico de esta función no se detectaron grandes dificultades en el
centro, sólo se señalaron pequeñas criticas. Se debe trabajar en la familiarización
de los compañeros que ingresan a la fabrica con el puesto de trabajo que
desempeñara, actualmente no se realiza con la profundidad que lleva, en este
paso se le debe explicar al trabajador en que consiste el trabajo que va a realizar,
la importancia que su trabajo y el desempeño que debe lograr en el mismo, para
alcanzar el cumplimiento de los objetivos de la organización. En esta etapa se
debe tratar de involucrar al personal con el establecimiento, para ello tal vez seria
bueno contarle la historia y los resultados que ha obtenido el mismo a través de
los años. Aquí debe reclutarse personal con calificación para desempeñar las
labores, que esté acorde a su puesto de trabajo y trabajar constantemente por
lograr un buen acople de la persona con el colectivo.
Otra de las tareas a lograr para elevar la integración es mejorar el desempeño
mediante la instrucción, la practica y la capacitación, así como ayudar a mejorar
conocimientos, actitudes y habilidades, para lograr el desarrollo del personal y
lograr cualidades que le sirvan en un futuro para encomendarle tareas mayores.
MANDO: Evaluación BUENA
En esta función, según el 50% de los entrevistados se debe mejorar
el sistema de estimulo por departamentos para incentivar a los
subordinados, también el mejorar control emocional ante situaciones
criticas y como ultimo aspecto el crear habilidades de selección para
el uso efectivo de informaciones relevantes en el desempeño de las
funciones.
Una de las cosas que debemos señalar aquí es que a veces nos
encontramos con que, jefes superiores que han delegado en otros
jefes intermedios, no se abstienen de tomar decisiones en las áreas
donde han delegado e incluso dan orientaciones a los subordinados
incumpliendo con el principio de la unidad de mando, otro caso
clásico no muy común acá, es el de la delegación de la
responsabilidad y la no exigencia de la obligación que exige la
delegación, si señalamos esto, es porque creemos que se debe de
estar muy atento para que esta tendencia tienda a desaparecer por
completo. Tanto en esta función como en las anteriores se debe
obtener un buen flujo de la información que permita el correcto
funcionamiento de esta función de mando y tomar las mejores
decisiones en el momento adecuado. La comunicación, es de vital
importancia ya que involucra a los individuos no solo en su papel de
comunicadores, sino en el buen uso que a la información se le da.
Otro señalamiento que hacer es que se debe trabajar en la
motivación del personal, ya que un personal motivado es mas fácil de
dirigir que uno que no lo esté, en el centro se hace pero aun no es
suficiente. La motivación es lo más importante de la dirección, a la vez
que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del
trabajo orientado, de acuerdo a normas o patrones de conducta
esperados.
Algo que no debemos descuidar es la supervisión, que en el centro
presenta pequeñas dificultades, y la misma consiste en vigilar y guiar
a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen
adecuadamente, de esta forma nos mantendremos al tanto de su
desempeño, del uso que hacen de la autoridad que en ellos hemos
delegado, así como de la responsabilidad que tienen con las tareas
asignadas. La supervisión nos va a indicar en donde nos
equivocamos, a quien debemos sancionar y a quien estimular,
también nos da una idea de la situación en que se encuentra la función
de mando.
Para mejorar esta función administrativa RECOMENDAMOS:
- Asegurar responsabilidades y plantear exactamente los estados esperados.
- Persuadir e incentivar al personal en la tarea asignada.
- Alentar las iniciativas y resolver conflictos.
- Estimular la creatividad y la innovación para alcanzar metas.
CONTROL: Evaluación PROMEDIO
Aquí encontramos que no siempre se utilizan las técnicas de control en el
desarrollo del trabajo pues no se siguen con precisión el cumplimiento de etapas,
procesos, chequeos establecidos y que solo en un buen control de cada etapa se
verificaría.
No siempre se tiene una buena selección de los puntos críticos de control para
el cumplimiento de los planes trazados, ya que no existen vínculos estrechos del
área comercial de la empresa con la de la producción, existe incertidumbre con
las materias primas y muchas no cumplen con las especificaciones ni calidad ni
cantidad contratadas.
Encontramos aquí problemas con el análisis de los controles que deben ser
implementados y con la definición de aquellos que serán más efectivos, esto
ocurre a veces en el centro cuando un directivo orienta una tarea, le da la
autoridad al subordinado para llevarla a cabo, como también comparte con este la
responsabilidad de su cumplimiento, pero luego no realiza el control necesario de
la ejecución de la Tarea. Al no realizar el control, el jefe no tiene criterio sobre el
desempeño de sus subordinados, no puede aplicar medidas correctivas en caso
de ser necesario o estimular si lo considera pertinente, además no puede
comparar lo que en realidad se hizo con lo que se esperaba, ni ver que fue lo que
ocurrió que me desvió el cumplimiento de la meta planteada. El jefe que no lleve
a cabo el control no podrá determinar las causas de las desviaciones, ni estará a
tiempo para resolver estas con el fin de llegar a los objetivos y evitar que vuelvan
a ocurrir. El control mas efectivo que se puede realizar es aquel que prevé los
problemas antes de que vuelvan a ocurrir y cuando soluciona alguno lo hace
definitivamente. En el Combinado se ha podido observar que el control no se hace
de la manera mas eficiente posible, que se presentan deficiencias como las que se
han mencionado anteriormente. El directivo al no ejercer el control eficientemente
no obtiene la retroalimentación necesaria para su labor directiva.
Para mejorar esta función administrativa RECOMENDAMOS:
- Fijar sistemas de información, precisar que datos son críticos.
- Desarrollar estándares de actuación. Fijar las actuaciones que existirán una
vez cumplidas las obligaciones.
- Medir resultados. Fijar el grado de desviación de las metas y de las normas.
- Tomar medidas correctivas. Reajustar planes, asesorar para alcanzar metas.
replanificar y repetir el ciclo.
- Premiar los resultados. Felicitar, remunerar y disciplinar el personal.
Conclusiones
1. Después de haber realizado el diagnostico de las funciones
administrativas, hemos consolidado el trabajo de los departamentos
que están trabajando bien y se han detectado las dificultades de
aquellos que las poseen.
2. Se hace preciso la descentralización del Combinado Cubanacán de
la Empresa, para que se logren mejores resultados en las funciones
del ciclo administrativo.
3. Se debe mejorar la previsión , ya que hasta ahora solo se trabaja
sobre la alternativa que ofrece la empresa, en esta función se
alcanzo una evaluación promedio.
4. En el caso de las funciones Planificación, Organización, Integración
de Personal y Mando se observó que se logran resultados
aceptables en todos los departamentos.
5. En la función de control se observaron deficiencias que deben ser
superadas para mejorar el proceso administrativo y además las
mismas inciden directamente en los resultados del centro.
Recomendaciones
1. Discutir en el consejo de dirección del centro los resultados del diagnostico de
los diferentes departamentos.
2. Trabajar en grupo sobre la base de las recomendaciones que con anterioridad
se plantean para cada una de las funciones y llegar a posibles soluciones.
3. Implantar el Perfeccionamiento Empresarial para así superar muchos de los
señalamientos planteados en el desempeño de las funciones de dirección.
4. Los administrativos deben continuar esforzándose por consolidar y mejorar
cada vez más su labor como dirigentes, independientemente de que los
resultados obtenidos no son críticos.
5. Realizar este diagnostico dentro de un año con el objetivo de comprobar si ya
se han superado las deficiencias detectadas.
Bibliografía
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19. Flores M, Omar. 2002. “Dirección General, Proceso Administrativo y
Definiciones de Administración”. Web site:
http://www.unamosapuntes.com/code3/admoni0.html
Anexos
Anexo I “Cuestionarios Usados en el Diagnóstico”
Cuestionario para el diagnostico de las funciones de dirección
diseñado por los compañeros Dr. Carlos Martínez Martínez y Dra.
Katy Herrera Lemus
A continuación aparecen diversas interrogantes que describen la esencia de las
funciones fundamentales a desarrollar por el dirigente y que constituyen el núcleo
central del proceso de administración en una empresa.
Tomando en cuenta la escala de puntuación (1-5 puntos), que más adelante
aparece, indique la puntuación con la que usted calificaría el comportamiento que
actualmente tiene cada la función en el desarrollo del proceso de administración
en su organización. Coloque el número elegido en el espacio libre de la izquierda
de cada pregunta.
Trate de ser lo más objetivo posible en sus valoraciones, para ello tome en cuenta
el significado de la escala de puntuación que a continuación se muestra.
Gracias
Inadecuado 1 Comportamiento considerado como inaceptable para el desarrollo
de un buen trabajo de administración.
Aceptable 2 Comportamiento que aún está por debajo de los requerimientos para
desarrollar un buen trabajo de dirección y que exige un proceso de
perfeccionamiento inmediato.
Promedio 3 Comportamiento considerado como promedio que puede ser
aceptado temporalmente, pero que debe ser mejorado.
Bueno 4 Un estándar de desempeñado por encima del promedio, que
satisface los requerimientos para desarrollar un buen trabajo de dirección, y que
deja muy pocas cosas importantes para mejorar o perfeccionar.
Excelente 5 Un estándar que evidencia la existencia de un trabajo de dirección
efectivo y eficiente.
1. Función de Previsión:
- ¿Se detiene a analizar que tiene que hacer en su empresa, antes de realizar
la planificación?
- ¿Determina Ud. qué es su negocio, donde está, cual es su misión, su visión
futura?
- ¿Realiza investigaciones para saber con que elementos cuenta y cuales
estorban para alcanzar los objetivos, es decir, mercados, créditos, nuevos
productos o servicios, avances técnicos y el personal con que cuenta?
- ¿Cuenta con dos o mas siempre para la toma de decisiones?
2. Funciones de planificación:
---- ¿ Establece objetivos a corto y largo plazo en términos verificables, que están
relacionados y contribuyen al logro de los objetivos de su departamento y
del hotel?
---- ¿ Confeccionan para su dpto, planes de trabajo con calidad y hacen uso
efectivo y sistemático de ellos?
---- ¿ Se aseguran los dirigentes que los objetivos previstos en sus áreas de
trabajo son comprendidos por quienes tienen la responsabilidad de
ejecutarlos?
---- ¿ Establecen premisas de planeación consistentes y coordinadas con los
demás miembros de su equipo de trabajo?
---- ¿Comprenden la importancia del trabajo orientado hacia el logro de los
objetivos?
---- ¿ Establecen sus subordinados directos, objetivos verificables y consistentes,
que contribuyan al cumplimiento de los objetivos generales de la
organización?
---- ¿ Con qué eficacia y visión de futuro los directivos de la organización asumen
compromisos superiores de planificación considerando el entorno?
---- ¿ Apoyan a sus subordinados en la búsqueda y obtención de la información
necesaria para que desarrollen su proceso de planeación?
---- ¿ Captan, comprenden y aplican eficazmente las orientaciones y políticas del
organismo superior en la toma de decisiones?
---- ¿ Demuestran los directivos de la organización, habilidad en el enjuiciamiento
del impacto futuro de las decisiones que adoptan con relación a los
resultados que de inmediato esperan alcanzar?
---- ¿ Reconocen y determinan los factores limitantes o críticos para la toma de
decisiones y solución de problemas en el desarrollo de sus funciones como
dirigentes?
---- ¿ Cuándo se enfrentan a la solución de problemas, es característicos de los
directivos de la organización, el buscar e introducir los resultados de la
ciencia y la técnica ?
---- ¿Se apoyan en sus experiencias de trabajo y habilidades técnicas para la toma
de decisiones?
---- ¿ Trabajan con prioridades y exigen que sus subordinados directos hagan lo
mismo?
---- ¿ Comprueban periódicamente si sus planes de trabajo están en
correspondencia con las expectativas actuales de su trabajo y de la
organización?
3. Función de organización:
---- ¿ Delega autoridad sin perder el control e integridad de la actividad que dirige?
---- ¿ Comprende el papel e importancia de la claridad en la delegación de
autoridad y la aplica consecuentemente?
---- ¿ Entiende Ud. y se asegura que sus subordinados entiendan la naturaleza de
las relaciones entre la línea ejecutiva y la funcional?
---- ¿ Con qué eficacia se encarga de ocupar los puestos de trabajo, con personal
seleccionado, apto y capaz de cubrir los requerimientos y expectativas de los
mismos?
---- ¿ Domina las funciones de su puesto de trabajo y se asegura que sus
subordinados los dominan y entiendan?
---- ¿Coordina e integra el trabajo de su personal enfocado al logro de resultados
superiores?
---- ¿ Está claramente delimitado la autoridad y funciones para cada uno de los
puestos de trabajo y se asegura que los subordinados lo los conozcan y
cumplan?
---- ¿ Buscan soluciones aplicables que garanticen la estabilidad de su personal?
---- ¿ En qué magnitud identifica los cambios a realizar en el sistema y participa en
el diseño de soluciones organizativas, efectivas y congruentes con los
objetivos de la empresa?
---- ¿ Se abstiene de tomar decisiones en aquellas áreas en la que delegó
autoridad a sus subordinados?
---- ¿ Con qué eficacia organiza y controla su trabajo personal y se asegura que
sus subordinados hagan lo mismo?
---- ¿ Cómo considera su preocupación y dedicación a su superación técnica y
profesional?
---- ¿ En qué medida contribuye a la superación y desarrollo sistemático de su
personal?
---- ¿ Con qué eficacia se asegura que exista correspondencia entre los objetivos,
funciones y tareas a desarrollar en cada puesto de trabajo subordinado?
4. Función de integración de personal:
- En la administración de los Recursos Humanos en su organización.
¿Tienen establecida la fase de reclutamiento?
- ¿Se realiza un adecuado proceso de selección de esos recursos?
- ¿Poseen los puestos de trabajo especificidades a cumplir?
- ¿Usted considera que se realiza de forma adecuada la familiarización y
educación del personal?
- ¿Está establecido un plan de capacitación y desarrollo para cada
compañero que ingresa en la organización?. ¿Ud lo considera correcto?
- ¿Está basado el sistema de evaluación en los objetivos convenidos con los
trabajadores y en otros elementos?
5. Función de mando:
---- ¿ Demuestra profesionalidad en el desempeño de sus funciones y exige de
sus subordinados una actividad semejante?
---- ¿ Logra motivar a sus subordinados para el desempeño efectivo de su trabajo?
---- ¿ Posee un sistema de estímulo eficaz a utilizar en su trabajo capaz de
incentivar a sus subordinados?
---- ¿ En qué medida utiliza el trabajo en equipo, y logra esfuerzos cooperados de
sus subordinados en su trabajo?
---- ¿ Diseña soluciones aplicables y efectivas a problemas detectados en su
trabajo?
---- ¿ Contribuye a la solución satisfactoria de los problemas sociales de sus
subordinados y al aumento de la identificación con su trabajo?
---- ¿ Promueve relaciones efectivas con sus subordinados y vela para que estas
se fortalezcan constantemente?
---- ¿ Escucha las inquietudes e ideas de sus subordinados mostrando tanta
sensibilidad ante las opiniones?
---- ¿ En qué medida demuestra equilibrio y control emocional ante situaciones
críticas y transmite seguridad ante sus subordinados?
---- ¿ Promueve la participación real y efectiva en la toma de decisiones y se
preocupa por preparar a los subordinados para la misma?
---- ¿ Cómo considera la habilidad que demuestra la persuasión y comunicación
con sus subordinados?
---- ¿ Cómo considera el nivel de honestidad y confiabilidad en el trabajo de sus
subordinados?
---- ¿ Cómo valora la habilidad de selección y uso efectivo de la información
relevante en el desempeño de sus funciones?
6. Función de control
---- ¿ El sistemas de control que posee le permiten reflejar las excepciones
oportunamente?
---- ¿ En el proceso de control establece el dirigente estándares reales que
garanticen la verificación exacta y objetiva del cumplimiento de los objetivos
propuestos?
---- ¿ Cómo valora la calidad de control en el cumplimiento de las tareas
principales de su trabajo y las de sus subordinados?
---- ¿ Cuenta el dirigente con un sistema de información eficiente para el desarrollo
de su trabajo?
---- ¿ En qué magnitud utiliza y promueve el uso de la información económico
financiera como herramienta de dirección?
---- ¿ Domina y utiliza las técnicas de control en el desarrollo de su trabajo y exige
lo mismo de un subordinado?
---- ¿ En qué medida los directivos dan seguimiento y control sistemático de las
tareas delegadas a sus subordinados?
----¿ Con qué eficacia los directivos seleccionan los puntos críticos de control para
el cumplimiento efectivo de los planes trazados y promueven el desarrollo de
esta habilidad en sus subordinados?
---- ¿ Reconocen los directivos que el control exige de acciones de planeación,
organización y dirección?
---- ¿ Evalúan los directivos el desempeño de sus subordinados con criterios
basados en los resultados obtenidos por estos?
---- ¿ En qué magnitud se utilizan la planeación y el control como herramienta
eficaz, motivadora y fortalecedora de la moral y disciplina de los
subordinados?
---- ¿ Los estándares de control establecidos, son eficaces y comprendidos por los
subordinados?
Anexo II. Glosario de Términos Utilizados
ADMINISTRACION. Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de
un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad.
Según Koontz & O’Donnell. Es la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar
sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
Según Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
ACTITUD. Reacción evaluativa favorable o desfavorable hacia algo o alguien, que
se manifiesta en nuestras creencias, sentimientos o conducta proyectada.
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS, APO: Sistema administrativo, dirigido hacia
el logro eficaz y eficiente de objetivos organizacionales e individuales.
APRENDIZAJE. Cambio de la conducta, relativamente permanente, que se
presenta como consecuencia de una experiencia.
ASERTIVIDAD. Habilidad para expresar las ideas y necesidades propias,
respetando las ideas y necesidades de los demás.
AUTOEFICACIA. Convicción de que uno puede actuar adecuadamente en una
situación. Se compone de tres dimensiones: magnitud, intensidad y generalidad.
AUTORIDAD FORMAL. Poder derivado de la posición ocupada por las personas.
B
BUROCRACIA. Diseño de las organizaciones que se basa en la especialización
del trabajo, una jerarquía de autoridad específica, un conjunto formal de reglas y
procedimientos, y criterios rígidos de promoción y selección.
C
CALIDAD. Aquellas características del producto que responden a las necesidades
del cliente.
CAPITAL HUMANO. Acumulación previa de inversiones en educación, formación
en el trabajo, salud y otros factores que elevan la productividad laboral.
CARGO. Conjunto de tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo
asignado a un solo empleado.
CLIMA ORGANIZACIONAL. Concepto que se refiere a las percepciones del
personal de una organización con respecto al ambiente global en que desempeña
sus funciones.
COHESION. Fuerza de los deseos de los integrantes para permanecer en el grupo
y su compromiso dentro del mismo.
COMPENSACION. Todo tipo de recompensa que los individuos reciben a cambio
de su trabajo.
COMPETENCIAS. Características personales que han demostrado tener una
relación con el desempeño sobresaliente en un cargo o rol determinado en una
organización en particular.
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL. Estudio de los individuos y de los
grupos dentro del ámbito de la organización.
CONFIABILIDAD. Método de medición cualitativa que sugiere que los mismos
datos deben ser observados cada vez que se realiza una observación del mismo
fenómeno. Grado en que una prueba proporciona resultados consistentes.
CONTROL. Proceso de monitorear las actividades de la organización para
comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o desviaciones.
COORDINACION. Proceso de armonizar todas las actividades de una
organización, facilitando el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y
actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines. Establecer
relaciones entre varias partes del trabajo.
CREATIVIDAD. Generación de una idea nueva.
CULTURA ORGANIZACIONAL. Conjunto de suposiciones, creencias, valores y
normas que comparten y aceptan los miembros de una organización.
CRISIS EMPRESARIAL. Toda perturbación del estado de equilibrio dinámico del
negocio, que esté incidiendo en su operación y, en los resultados de su gestión.
D
DELEGAR. El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad
formales para realizar actividades específicas.
DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN, DO. Enfoque gerencial que ayuda a los
gerentes a prepararse para administrar el cambio dentro de un mundo cambiante.
DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS. Esfuerzo continuo, planificado, para
mejorar los niveles de competencia del personal y el desempeño organizacional
mediante capacitación y programas de desarrollo.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL. Conjunto de valores, visiones, conceptos y
técnicas de índole psicosocial orientadas a apoyar el cambio planificado en
organizaciones.
DESCRIPCION DEL PUESTO. Documento que proporciona información respecto
de las actividades, deberes y responsabilidades de un puesto.
DIAGNOSTICO. Etapa de la consultoría en la cual se describe, sin evaluarse, la
situación actual de una organización, de un grupo o de una persona.
DIRECCION. Proceso de dirigir e influir en las actividades de los miembros de la
organización relacionadas con las tareas.
DIVISION DEL TRABAJO. Designación de tareas específicas a cada una de las
partes de la organización.
E
EFICACIA. Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado"
EFICAZ. Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos.
EFICIENCIA. Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar
los objetivos de la organización. "hacer las cosas bien".
ENTORNO. Conjunto de elementos que rodean a una organización. Instituciones
o fuerzas externas a la organización que tienen potencial para afectar su
rendimiento.
EQUIDAD. Percepción de los trabajadores de que se les está tratando de manera
justa.
ESPECIFICACION DEL PUESTO. Documento que establece el perfil mínimo de
calificaciones aceptables que una persona debe poseer para desempeñar un
puesto particular.
ESTATUS. Categoría o el rango social definido que los demás conceden a un
grupo o a los miembros del grupo.
ESTRATEGIA. Esquema que contiene la determinación de los objetivos o
propósitos de largo plazo de la empresa y los cursos de acción a seguir. Es la
manera de organizar los recursos.
ESTUDIO DE MERCADO. Es el diseño, recolección y análisis sistemático de
información con relación a las características de un mercado específico.
EVALUACION DE DESEMPEÑO. Acción sistemática de evaluar la conducta y el
trabajo de una persona en relación a sus responsabilidades.
EXPERIENCIA EMPIRICA. Experiencia que se adquiere a través de la labor, sin
utilizar conocimientos teóricos o técnicos. Se adquiere utilizando el sistema de
prueba y error.
G
GESTION. Proceso emprendido por una o más personas para coordinar las
actividades laborales de otros individuos.
GERENTE. Personal de una organización que tiene autoridad para tomar
decisiones que comprometen a la misma.
GRUPO DE TRABAJO. Conjunto organizado de trabajadores que se hace
responsable por un resultado.
H
HABILIDAD HUMANA. Habilidad y criterio para trabajar con personas, comprender
sus actitudes y motivaciones.
HABILIDAD TECNICA. Conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios
para la realización de las tareas específicas de acuerdo con la instrucción,
experiencia y educación.
I
INFLUENCIA. La habilidad para hacer que otro haga algo, sin usar poder ni
autoridad.
INTEGRACION ORGANIZACIONAL. Logro de la unidad de esfuerzos entre las
distintas unidades e individuos mediante liderazgo y planificación.
L
LIDERAZGO. Proceso que ayuda a dirigir y movilizar personas y/o ideas.
Influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a la consecución de un
objetivo.
M
MEDIO AMBIENTE. Contexto físico y social en el que funciona un sistema
(organización, persona, o grupo).
MISION. Propósito, finalidad que persigue en forma permanente o
semipermanente una organización, un área o un departamento. Razón de ser de
una organización.
MODELO. Abstracción de la realidad; representación simplificada de algunos
fenómenos del mundo real.
N
NECESIDAD DE LOGROS. Estado psicológico o inclinación de una persona que
le induce a obtener resultados exitosos.
NEGOCIACION. Proceso interactivo mediante el cual, dos o más actores en una
situación de interdependencia y con intereses en conflicto, buscan maximizar sus
beneficios individuales a través de un acuerdo.
NORMAS. Reglas para la conducta aceptada y esperada. Estándares de
conducta aceptables en un grupo y compartidos por todos sus miembros.
O
ORGANIGRAMA. Gráfico de la estructura formal de una organización, señala los
diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia
que existe entre ellos.
ORGANIZACIÓN FORMAL. División del trabajo racional, mediante la
diferenciación e integración, de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos
que manejan la toma de decisiones.
ORGANIZACIÓN INFORMAL. La "organización" que emerge espontánea y
naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal.
ORGANIZACIÓN. Proceso de arreglar la estructura de una organización y de
coordinar sus métodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus
metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado
y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en
ambiente dinámico.
P
PARADIGMA. Es un modelo o esquema fundamental que organiza nuestras
opiniones con respecto a algún tema en particular
PERCEPCION. Proceso mental y cognitivo que nos capacita para interpretar y
comprender lo que nos rodea. Proceso por el que el individuo organiza una
información abundante (estímulos) de acuerdo a pautas significativas.
PLANIFICACION ESTRATEGICA. Proceso por el cual los administradores de la
empresa de forma sistemática y coordinada piensan sobre el futuro de la
organización, establecen objetivos, seleccionan alternativas y definen programas
de actuación a largo plazo.
PLANIFICACION. Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados
antes de iniciar la acción.
PODER. La habilidad para castigar o recompensar sin autoridad. Capacidad de
afectar al comportamiento de otras personas, con o sin su consentimiento.
POLITICAS. Guías para orientar la acción; criterios o lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez
en el ambiente de una organización.
PROCESO. Serie sistemática de acciones dirigidas al logro de un objetivo.
PRODUCTIVIDAD. Medida del rendimiento que influye la eficacia y la eficiencia.
PRODUCTO. Es la salida de cualquier proceso.
R
REINGENIERIA. Repensar y rediseñar los procesos operacionales y las
estructuras organizacionales, centrado en las capacidades centrales de la
organización.
RELACIONES HUMANAS. Acciones y actitudes resultantes de los contactos entre
grupos y personas.
ROL. Una serie de patrones esperados de conducta atribuidos a quien ocupa una
posición dada en una unidad social.
ROTACION DE PUESTOS. Práctica de cambiar a los individuos de un puesto a
otro para incrementar la motivación y el desempeño potencial.
RUTA CRITICA. Ruta más larga en una red de PERT, desde el suceso de inicio
hasta el suceso final de la red.
S
SISTEMA. Conjunto de partes que operan con interdependencia para lograr
objetivos comunes.
SITIO DE RED (Web site). Conjunto de páginas web que forman una unidad
única.
T
TECNOLOGIA. La forma en que la organización convierte insumos en bienes o
servicios.
TEORIA SITUACIONAL. Escuela de pensamiento que se fundamenta en dos
premisas: a.- no existe una sola manera óptima en cuanto a organizar, b.- ninguna
manera de organizar es igualmente efectiva. Esto implica que no existen reglas
universales para tomar decisiones gerenciales; lo importante es analizar las
variables pertinentes a cada situación.
TEORIA. Es una explicación sistemática de los hechos que son observados y
leyes relacionadas con un particular aspecto de la vida.
TORMENTA DE IDEAS. Técnica que promueve la creatividad fomentando la
generación de ideas por medio de la discusión no crítica.
TRAMO DE CONTROL. Cantidad de supervisados que un administrador puede
dirigir con eficacia y eficiencia.
U
UNIDAD DE MANDO. Principio de administración que establece que cada
supervisado debe informar sólo a un supervisor.
V
VALORES. Conjunto de convicciones perdurables que posee una persona; el tipo
de conducta que les acompaña, y la importancia de las convicciones para esa
persona.
VISION. Una percepción clara del futuro de una organización.
W
WWW. Conjuntos de los "sites" del mundo presentes en Internet. También se le
llama directamente "web". Abreviación de "World Wide Web".
Índice
Página
Introducción
1
Desarrollo
2
Proceso Administrativo
3
Planeación
5
Organización
8
Dirección
10
Control
12
Universalidad del Proceso Administrativo
13
Principios del Proceso Administrativo
13
Ventajas del Proceso Administrativo
15
Proceso Administrativo según Reyes Ponce
16
Mecánica del Proceso Administrativo
17
Dinámica del Proceso Administrativo
18
Diagnóstico del Proceso Administrativo
19
Previsión
22
Planificación
22
Organización
24
Integración de Personal
25
Mando
25
Control
Universidad Central “ Marta Abreu” de Las
Villas.
Facultad de Ciencias Empresariales.
C.E.D.E
Titulo: Diagnóstico de las Funciones
Administrativas en el Combinado
Cubanacán. EMBER. Villa Clara.
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Ing. Milagros Heredia Moffs
Tutor: Dr. Ing. Carlos C. Martínez Martínez
Santa Clara. Cuba 2002
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Martín Serguei Alejandro. (2002, julio 11). Diagnóstico de las funciones administrativas de una empresa. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/diagnostico-de-las-funciones-administrativas-de-una-empresa/
Martín, Serguei Alejandro. "Diagnóstico de las funciones administrativas de una empresa". GestioPolis. 11 julio 2002. Web. <https://www.gestiopolis.com/diagnostico-de-las-funciones-administrativas-de-una-empresa/>.
Martín, Serguei Alejandro. "Diagnóstico de las funciones administrativas de una empresa". GestioPolis. julio 11, 2002. Consultado el 20 de Enero de 2019. https://www.gestiopolis.com/diagnostico-de-las-funciones-administrativas-de-una-empresa/.
Martín, Serguei Alejandro. Diagnóstico de las funciones administrativas de una empresa [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/diagnostico-de-las-funciones-administrativas-de-una-empresa/> [Citado el 20 de Enero de 2019].
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