Gestión de calidad en los servicios

Autor: Hector Fabio Alban

Gestión de la calidad

10-2003

Descargar Original

RESUMEN ARTÍCULO
 
GESTIÓN DE CALIDAD EN LOS SERVICIOS
 
El propósito principal de este artículo está dirigido a hacer énfasis en que el recurso humano que está en contacto directo con el cliente juega un papel trascendental durante la prestación del servicio, y en mayor grado comparado con el de contacto indirecto. No obstante el cliente percibe finalmente es el resultado de la gestión global, es decir de la sumatoria de las dos intervenciones.
 
En este sentido, todo el personal de la organización debe ser conciente de su compromiso ante el cliente. Las Normas ISO 9000, constituyen una herramienta para la gestión. Con la correcta interpretación y aplicación de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 versión 2000, al interior de una organización, y teniendo en cuenta que el propósito central de la gestión es la satisfacción del cliente; todos los esfuerzos estarán orientados hacia la mejora continua del desempeño; lo cual hace, que la organización que aplique esta filosofía, estará siempre marcando la diferencia, es decir, generando ventaja competitiva. El recurso humano, denominado en la actualidad, como talento humano, capital intelectual, el capital humano; todas estas formas de potenciar a las personas, juega un papel determinante para que una organización sea competitiva.
 
Por esta razón, la calidad de la gestión está íntimamente ligada con el capital humano de una organización. No puede haber calidad, si no hay calidad en las personas. Una organización con un recurso humano competente, y conciente de su compromiso con la calidad, puede destacarse como Poseedora de una muy significativa e importante ventaja competitiva.

Tradicionalmente se habla del “sector servicios”, con referencia a un sector o industria, cuyo resultado en la prestación del servicio, no es fácilmente medible, y como tal se convierte en un “intangible” ( no palpable).
 
En muchos países, los servicios representan una porción bastante significativa en la actividad económica; abarcando los siguientes sectores:

§ Transporte, comunicaciones y servicios básicos.
§ Comercio al mayor y al detal.
§ Servicios tradicionales (tales como contabilidad, ingeniería y leyes).
§ Servicios personales ( servicio doméstico, de peluquería)
§ Servicios recreacionales.
§ Servicios de consultoría e interventoría.
 
Todas estas actividades representan “soluciones” a las necesidades ( problemas) de las personas. Desde esta perspectiva los servicios pueden ser vistos como “sistemas de solución de problemas”. En la cotidianeidad de la vida se está continuamente involucrado en los servicios, ya sea como proveedores o como clientes.
 
Las actividades de fabricación en el fondo involucran actividades de servicios, tales como mercadeo y distribución. El producto en si puede ser visto como un “ servicio congelado”, puesto que su valor real se percibe o se deriva de su uso cuando está en poder del cliente.
 
Theodore Levitt de la escuela de negocios de Harvard, plantea : “ No existen tales cosas como industrias de servicios. Existen solo industrias cuyos componentes de servicios son mayores o menores en comparación con otras industrias. Todo el mundo está en un servicio”. El tener un enfoque bien definido hacia el cliente y una orientación hacia el servicio, constituye un reto para toda organización, independientemente del sector ( público, privado), al que pertenece, si es proveedor o fabricante; e independientemente de su naturaleza.
 
Adicionalmente, todas aquellas actividades internas que conducen a la producción de bienes de consumo son en esencia “servicios internos” que involucran la transferencia de datos e información de una persona a otra, de un área a otra.
 
La calidad final de un producto o servicio, tal como se suministra a un cliente, se deriva o depende totalmente de la “ calidad interna “ con la que se generó. Esto significa que la calidad se construye a través de todas los pasos que intervienen en la prestación del servicio. Cuando entre las metas de una organización esta el garantizar la calidad de sus productos o servicios, se debe asegurar el trabajo y el compromiso del personal para lograr la calidad interna, la cual se traduce en la máxima eficiencia y efectividad en todas las actividades internas. Cada persona al hacer su trabajo funciona o se desempeña a la vez como cliente y proveedor.
 
En este sentido, la “toma de conciencia” en relación con la forma en como afecta y contribuye lo que hace, en el logro de los objetivos y metas de la organización. La concientización del papel que se desempeña dentro de la organización hace más fácil la definición de los requerimientos de los servicios.

EL CONCEPTO DEL SERVICIO:
 
Según se define en la norma ISO 9000 versión 2000 “ Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario. Un servicio es también el resultado de un proceso.

CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO

Ø El servicio es intangible: El cliente que recibe un servicio no puede manejar nada tangible.  
Ø La producción y consumo del servicio se realizan en el mismo momento: No es posible crear un almacen de servicios.  
Ø El servicio no puede verse antes de su despacho: El cliente debe confiar en el proveedor del servicio.  
Ø La etapa inicial juega un papel crítico.  
Ø El comprador ( cliente) también participa en el desempeño del servicio.  
Ø Ya que el servicio es el resultado de una interacción entre vendedor y comprador, todo error siendo altamente visible, es siempre “oficial”, como consecuencia, es muy importante estar listo para aplicar acciones correctivas.
 
No todas estas características están presentes en todo servicio, sin embargo un proveedor de servicios debe estar conciente de aquellas que son pertinentes en su caso particular.

EL PAQUETE DEL SERVICIO
 
Incluye todas las actividades que representan tanto la respuesta ala necesidad principal del cliente ( componente técnico) como a sus deseos ( basados principalmente en aspectos de conducta).
 
Richard Norman ha definido la respuesta a la necesidad principal como “Servicios principales” y la respuesta a los deseos del cliente como “ Servicios periféricos”.
 
Los servicios principales representan el componente central de la prestación del servicio.
 
Los servicios periféricos proporcionan soporte y valor agregado a los servicios principales.
 
Por ejemplo: para un vuelo, los servicios principales consisten en trasladar una persona de una ciudad a otra. Los servicios periféricos incluyen las bebidas, los periódicos, las películas que sirven a bordo y el transporte hacia y del aeropuerto.
 
La diferencia entre lo que dos compañías distintas ofrecen radica en los servicios periféricos, mientras que el servicio básico es el mismo.
 
En la práctica el cliente, usualmente posee poco conocimiento del componente técnico y su evaluación no tiene validez real, pero probablemente podrá evaluar el componente de conducta, puesto que éste, se relaciona con sus sensaciones.

LOS BENEFICIOS
 
El comprador (cliente ) del servicio, percibe dos tipos de beneficios:
 
Los beneficios explícitos: Aquellos que se le solicitan (exigen) claramente al proveedor.
 
Los beneficios implícitos: No se mencionan durante las negociaciones, pero si se requieren en la evaluación final. Generalmente implícito significa que es habitual o una práctica común para la organización prestadora del servicio, sus clientes y otras partes interesadas.
 
La norma ISO 9000:2000  define requisito como “Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
 
Por lo anterior, en la planificación del servicio es muy importante definir aquellas actividades que no están directamente relacionadas con la esencia del servicio, pero que sin embargo lo hacen mucho mas preciado, es decir que le aportan valor agregado.
 
El servicio puede compararse con una flor: El componente técnico es el Cáliz o centro, y los componentes suaves son los pétalos. Aunque la belleza de la flor se deriva de sus pétalos, la función principal es desarrollada por el cáliz. Sin embargo, si sólo un pétalo es imperfecto, puede hacer que la flor entera sea desechada.
 
A menudo, el futuro comprador ( cliente) del servicio, no comunica sus expectativas completamente, dejando algunas implícitas. Solo al finalizar el servicio, mencionará estos o aquellos componentes no declarados, más aún si éstos no han sido descuidados. Por ende, es muy importante que todas las necesidades, tanto las indicadas (explícitas) como las implícitas estén claramente definidas desde el comienzo.
 
La Norma ISO 9001:2000 en relación con la realización del servicio y más concretamente en lo referente a la determinación de los requisitos relacionados con el producto (servicio), numeral 7.2.1, apartados (a) y (b) establece:
 
“La organización debe determinar:
 
a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma.  
b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido. ”
 
Por ende, estos requisitos deben ser revisados entre la organización y el cliente, antes de que ésta se comprometa a proporcionar o prestar el servicio al cliente. Esto lo establece la misma norma en el numeral 7.2.2.
 
LOS MOMENTOS DE VERDAD
 
Los proveedores de servicios deben cambiar sus puntos de vista y mirar el servicio desde el ángulo del cliente. El momento de verdad, se refiere a los muchos contactos entre el cliente y la organización. Es durante estos momentos que el cliente forma sus impresiones sobre la calidad de ese servicio.  

La mayoría de los momentos de verdad, son manejados por los empleados y no por el personal ejecutivo, cada colaborador es responsable por un “conjunto” de momentos de verdad.
 
El comportamiento desagradable o indiferente produce como consecuencia momentos de verdad opacos, mientras que las respuestas agradables y amistosas a las necesidades de un cliente producen momentos de brillo. Cualquiera que sea el caso, éstos influirán en la evaluación final del cliente sobre la prestación del servicio.
 
Según Karl Albrecht “ cuando los momentos de verdad no son atendidos, la calidad del servicio se mueve en dirección de la mediocridad”.
 
Uno de los principios de la gestión de servicios es “ permanecer cerca del cliente” . Tal como lo establece el primer principio de la calidad “ EL ENFOQUE AL CLIENTE”

Es necesario acercarse al cliente para conocer en detalle sus necesidades, sus gustos, y disgustos. Así como lo que él considera de valor.
 
EL PAPEL DEL CLIENTE
 
Los servicios constituyen una actividad típica de solución de problemas en la cual el cliente siempre está presente, antes, durante y después de que éstos han sido proporcionados. Al solicitar un servicio, una persona da algo a otra para lograr alguna mejora.. sea cual sea la necesidad, el cliente espera ver una mejora sustancial.
 
Durante la prestación del servicio, el comprador (cliente) debe cooperar con el vendedor ( proveedor). Un buen servicio es una co- producción, cuyos resultados dependen substancialmente de ambos. La necesidad de cooperación varía de acuerdo con la naturaleza del servicio que se presta. La colaboración del cliente es necesaria en diversas ocasiones.
 
Para citar ejemplos: En un salón de clases, incluso si el docente tiene una amplia experiencia y está altamente calificado, el servicio educativo fracasará si los alumnos no desean aprender. En una asesoría financiera los resultados pueden ser no satisfactorios si el cliente guarda u oculta información para sí.
 
En todas las situaciones , el cliente es también un “actor” en la realización del servicio, y necesita ser educado para ello. Esta es la razón por lo que la comunicación representa un elemento tan crucial en el servicio.
 
Al respecto, la Norma ISO 9001:2000 en el numeral 7.2.3 “ Comunicación con el cliente” establece:
 
La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a:
 
a) La información sobre el producto (servicio)
b) Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y
c) La retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.  
 
Si existe una comunicación real y verdadera entre las partes , es altamente probable que el servicio tenga el éxito esperado en alcanzar el objetivo de eficacia y eficiencia.
 
Eficacia: Si satisface las necesidades y deseos del cliente, tanto los establecidos indicados de manera explícita, cómo los implícitos.
 
Eficiencia: Si ha sido proporcionado con los mínimos recursos y costos internos. En este aspecto resulta importante ser muy cuidadoso para no caer en un detrimento en la calidad de la prestación del servicio y del servicio recibido, por recurrir a lo de significativamente menor costo. Debe manejarse un equilibrio teniendo siempre presente “ el ganar ganar”. En este sentido cae muy bien tener en cuenta el octavo principio de la calidad, uno en los cuales se fundamenta la versión 2000 de las normas ISO 9000.

La eficiencia también exige un conocimiento detallado del proceso de prestación del servicio, a fin de lograr el mejor desempeño.
 
Stephen R Covey en su libro “ los siete hábitos de la gente altamente efectiva, cita como cuarto principio “ Pensar Ganar Ganar ”.  

Para ser realmente efectivos debemos pensar GANAR / GANAR en todas nuestras relaciones interpersonales, "hay suficiente para todos". 

La buena comunicación constituye una ayuda poderosa para lograr una relación balanceada entre las dos partes, que evita el riesgo de la adulación por un lado y el de la arrogancia por el otro.
 
El ex sacerdote Gonzalo Gallo Gonzáles en su libro “OASIS” hace referencia a los 10 pasos para comunicarse:
 
 1. Saber escuchar
 2. Saber expresarte
 3. Saber Callar
 4. Saber respetar
 5. Saber comprender
 6. Saber dialogar
 7. Saber Confiar
 8. Saber reir
 9. Saber ceder
 10. Saber amar.

EVALUACIÓN DEL SERVICIO
 
El único juez del servicio es el cliente. El ve “ la gran pantalla”, mientras que el proveedor ve sólo fotografías. La evaluación del cliente se basa en una comparación de sus expectativas con lo que ha recibido. Esta expectativa se basa en :
 
· La naturaleza del servicio.
· Las necesidades personales
· Las experiencias previas
· La imagen del proveedor
· La información de otras personas.
• La comunicación.

(para ver la totalidad de las imágenes se debe descargar el documento)

La Norma NTC- ISO 9001 versión 2000 en el capítulo 8 “Medición Análisis y Mejora”, numeral 8.2; como uno de los requisitos de seguimiento y medición, establece la medición de la satisfacción del cliente.
 
En este sentido la organización debe establecer e implementar los métodos que considere apropiados para efectuar el seguimiento a su desempeño como proveedor de servicios para sus clientes. También es importante recordar que se puede tener más de un tipo de cliente, y por lo tanto , clientes diferentes tendrán percepciones diferentes del servicio, y todos ellos probablemente tendrán diferentes requisitos. Para que su servicio tenga éxito la organización deberá satisfacerlos a todos.
 
En lo referente a las formas o métodos de seguimiento se tienen actualmente varias opciones siendo las más usadas las llamadas telefónicas, cuestionarios y encuestas, trabajar con especialistas en investigación de mercados, líneas 9800 etc. Todas éstas tienen en si méritos y desventajas.
 
Es importante tener muy en cuenta con relación a los resultados de la medición, que un cliente en particular puede estar satisfecho e insatisfecho al mismo tiempo. Por ejemplo, podría estar satisfecho con el servicio en sí, mas no con la entrega. En este sentido, resulta importante evaluar o medir varios aspectos relacionados con la prestación de los servicios, en los cuales se debe evaluar tanto el servicio en si como el cumplimiento de las expectativas del cliente. La satisfacción en esencia es la diferencia entre la percepción y las expectativas que el cliente tenga sobre el servicio.
 
Actualmente se han desarrollado herramientas (software), para la medición de la satisfacción del cliente, y se dispone en la web de varios sitios especializados en el tema, uno de ellos es www.wilsoft-la.com  

UN SISTEMA DE CALIDAD PARA LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS.
 
Antes de la edición de la versión 2000 de las Normas ISO 9000, la Norma ISO 9004 – 2 ofreció una guía para la gestión de los aspectos de la calidad en las actividades de prestación de los servicios. El concepto del “ Ciclo de calidad de los servicios” contenido en el numeral 5.4.2 indicaba como los tres procesos (mercadeo, diseño, y prestación del servicio) están vinculados.
 
El mercadeo proporciona información acerca de las necesidades del cliente, servicios complementarios, la competencia, actualización sobre las legislación vigente y retroalimentación de proyectos previos de servicios.
 
El esquema del servicio, como conjunto de requerimientos e instrucciones en respuesta a las necesidades de los clientes, constituye la base párale diseño del servicio. En el proceso de diseño, el esquema del servicio se convierten efecto en la especificación del servicio o en el qué de su prestación ó el cómo y su control., de acuerdo con los objetivos, políticas y factores económicos de la organización.
 
La especificación del servicio está relacionada con la descripción clara de las características del servicio sujeto a la evaluación del cliente, así como con la definición de un estándar de aceptabilidad para cada característica del servicio.
 
La especificación de la prestación del servicio tiene que ver con la descripción de los recursos, equipos e instalaciones, personal, destrezas y servicios por ser suministrados.
 
Diseñar un sistema de servicios es un medio de hacer las cosas correctas de la forma correcta y en el momento correcto. Su principal objetivo, debe ser la prevención de fallas. En efecto la prevención es menos costosa que la corrección durante la prestación del servicio.
 
Para la etapa de “Validación del servicio, la prestación del servicio, y las especificaciones del control de la calidad” el objetivo es asegurar que el servicio satisface las necesidades del cliente, cumple con las especificaciones e identifica mejoras potenciales.
 
El proceso de prestación del servicio, puede compararse con una obra teatral en el que los actores en escena y los espectadores trabajan de acuerdo con un plan. En la prestación del servicio todo debe ser planeado de antemano, dando especial atención a la educación del cliente, puesto que su comportamiento es decisivo para el éxito o fracaso del servicio.  

Finalizada esta etapa, es necesario y conveniente realizar una doble evaluación de lo que ha sucedido con la prestación del servicio. Se requiere que el cliente exprese su opinión a cerca del servicio recibido, y la organización proveedora del servicio, debe establecer si sus recursos han sido bien utilizados (eficiencia). Ambos resultados se someten al análisis de las funciones de mercadeo, diseño y prestación con el fin de determinar cuales elementos del servicio deben ser verificados, mejorados, modificados o anulados; cuales poseen valor agregado y cuales no.
 
Así el ciclo de calidad del servicio puede considerarse como concluido y listo para comenzar nuevamente la siguiente prestación del mismo.

MANEJO Y SUSTENTACIÓN DE LAS EXCLUSIONES.

En lo referente a los requisitos de ISO 9001 versión 2000, las exclusiones para los requisitos no aplicables a la organización sólo son permitidas aquellas que tienen que ver con algunos de los numerales del capítulo 7.
 
Para las empresas proveedores de servicios probablemente las exclusiones tienen que ver básicamente con los siguientes requisitos.
 
7.3 Diseño y Desarrollo.

Si el servicio como tal no se diseña. Este aspecto hay que analizarlo muy bien, en relación con el tipo de servicio que se presta.
 
7.5.3 Identificación y Trazabilidad.
 
Si la organización no puede identificar y rastrear su servicio en cada una de las etapas de prestación del servicio. Esto es improbable, puesto que la factura entregada al cliente, llevará un número de transacción, hora, fecha etc.
 
7.5.4 Propiedad del cliente.
 
Si el cliente no suministra materiales, elementos , instalaciones que sean de su propiedad y estén siendo utilizados o incorporados a la prestación del servicio, este requisito no aplica . ( Ejemplos: Un sastre as quien su cliente le entrega la tela para que le confeccione un vestido; Un automotor dejado para mantenimiento o reparación; Herramientas etc.).
 
7.5.5 preservación del producto.
 
Es excluible, cuando la prestación del servicio no involucre la manipulación, almacenamiento de productos que se utilicen para dicho propósito.
 
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición.
 
Es excluible ,si el proveedor del servicio, no utiliza o emplea instrumentos de medición específicos para evaluar características relacionadas con la prestación del servicio, y que estos dispositivos requieran ser calibrados y/ o verificados.
 
En síntesis las exclusiones son permitidas siempre y cuando, la no incorporación o consideración de un requisito no reduzca o afecte la capacidad o responsabilidad de la organización proveedora del servicio, para cumplir los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables. Luego las exclusiones deben tener la debida sustentación.
 
MANEJO DE LOS RECLAMOS
 
No obstante que muchas empresas u organizaciones manifiestan y afirman con orgullo que no reciben reclamos, esto no necesariamente significa que todos sus clientes estén satisfechos. En realidad, estas empresas pierden muchas oportunidades importantes para el mejoramiento de su desempeño.
 
La satisfacción del cliente va más allá del cumplimiento de los requisitos mínimos por él establecidos. Es también un hecho que el cliente no satisfecho que se queja, aún no es un cliente perdido. Estudios realizados con clientes insatisfechos han demostrado que:
 
91% de ellos, no presentan u oficializan sus reclamos, pero no regresan.
 
5% de ellos no presentan reclamos, pero si regresan.
 
Sólo el 4% presentan reclamos.
 
Los clientes que presentan reclamos, constituyen un valioso tesoro para la organización proveedora del servicio, puesto que proporcionan una invaluable retroalimentación sobre la calidad del servicio.
 
La identificación de las causas que originaron la insatisfacción, representa dos oportunidades importantes:
 
1. En primera instancia marca el camino para la solución del problema, lo cual hará que el cliente recupere la confianza en la organización y regrese.

2. El reclamo de un cliente probablemente conducirá a mejoras en la prestación del servicio.  
 
La mayoría de los clientes no presentan reclamos por dos razones clave:
 
· Carencia de información.
· Frustración debido a las dificultades para hacer o gestionar el reclamo.
 
La figura siguiente muestra esquemáticamente, como proceden los clientes ante una insatisfacción o un reclamo.

DECÁLOGO DE LA CALIDAD TOTAL

EL FACTOR HUMANO EN LOS SERVICIOS

En varios casos de la prestación de un servicio, lo que hace y marca la diferencia entre varias alternativas, o entre una oferta y otra es el nivel de servicio, tanto alrededor del producto/ servicio ofrecido, como la riqueza de los componentes constitutivos del servicio, bien sea que éste último tenga relación con la atención personalizada al cliente, la bienvenida, el proceso mismo de la venta, ó el seguimiento posterior a la venta.
 
El servicio en sí implica o involucra personas que tratan con personas. Entre todos los componentes que intervienen en las actividades del servicio, el factor humano parece ser el más crítico. No obstante la amplia variedad de servicios con la que entramos en contacto, el denominador común es el factor humano. La percepción que nos queda del servicio, está íntimamente ligada a las personas que lo suministraron, bien sea que se trate de una transación en un mostrador, una cena en un restaurante, un diagnóstico clínico, etc.
 
Lo que el cliente recibe y el grado en que se satisfagan sus necesidades y expectativas, dependen mucho del suministro (entrega) del servicio. La Norma ISO 9000 versión 2000, define la “satisfacción del cliente”, como: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos; definiendo a su vez “requisito” como: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
 
En esencia lo que el cliente percibe de una organización, no es más que el resultado y reflejo de lo que ocurre en el interior de la misma. Dos de las leyes naturales de la correspondencia establecen : “cómo es adentro es afuera”, “Cómo es arriba es abajo”. Esto nos conduce a afirmar que la satisfacción del cliente sólo se puede asegurar cando hay armonía de interacción entre la dirección, el personal, los procesos y los recursos. El personal juega un papel determinante, `pues el comportamiento y el desempeño de las personas incide directamente en la calidad del servicio, como también la manera en que el personal interactúe con los clientes, y su capacidad de escuchar la voz del cliente.

Empatía que se refiere a la comunicación, la ayuda y la comprensión.

Resolución de problemas :

Un servicio, es una herramienta para resolver problemas. Para cumplir este papel, es clave tener máxima destreza para escuchar la voz del cliente, pues sólo así se podrán determinar las necesidades y deseos del cliente.
 
Paquetes de servicios:

Un servicio comprende varias actividades en respuesta a las necesidades y a los deseos del cliente. La esencia del servicio, representa la respuesta a la necesidad y suele ser de naturaleza técnica. A su alrededor gravitan las actividades periféricas que representan las respuestas a los deseos del cliente, y son por lo tanto, de naturaleza ambiental y de relaciones humanas.
 
Momentos de verdad :

Son todos los contactos entre el cliente y el representante del servicio; en los que el cliente comienza a formarse una opinión del servicio. Estas experiencias puede ser breves y en ellas se forma la actitud de satisfacción o de desaprobación por parte del cliente, que después se extiende a toda la organización prestadora del servicio.
 
Subjetividad de la evaluación :

Cuando se expresa una opinión a cerca del servicio, el cliente compara entre sus expectativas y lo realmente recibido. Esto explica que, por el mismo servicio, diferentes personas (clientes) pueden expresar diferentes opiniones en relación con sus expectativas.
 
Lo anterior significa entonces, que la administración del servicio requiere una planificación al detalle de todos sus componentes, definiendo las especificaciones para cada uno de ellos. Resulta importante prestar atención especial a la proporción y equilibrio entre los dos componentes básicos: el componente técnico y el componente de las relaciones humanas, destacando así, qué se suministra y cómo se suministra el servicio.
 
Lo anterior permite reafirmar que toda organización es un ente socio técnico, y por lo tanto, estos dos ingredientes coexisten de manera permanente; lo cual significa que la organización, por sí misma no es productiva, sino que es la gente la que hace que una organización sea productiva. Un excelente componente de relaciones humanas, de hecho puede compensar un servicio técnico deficiente. Paralelamente, en un servicio técnico válido puede haber un componente deficiente de relaciones humanas, lo cual de ningún modo es conveniente y deseable.  
 
En realidad, cuando se ofrece un servicio, el producto primario es el personal. La gerencia sabe qué se espera de sus colaboradores lo máximo y lo mejor.
El cliente “vive” el servicio durante los “momentos de verdad” con cada colaborador individual, y no con la gerencia.
 
Cuando recibimos un servicio, nos encontramos con el colaborador: la azafata, el mesero, el cajero, el vendedor, etc y no con el gerente. Estos son los contactos que generarán una opinión, bien sea positiva o negativa.
 
Estos contactos, que pueden ser muy breves, y en algunos casos sólo por teléfono, tienen gran valor y en algunos casos son cruciales. Por esto Gerenciar los “momentos de verdad” debe convertirse en un compromiso, especialmente para la alta dirección de una organización.
 
Entendiendo a la organización como un sistema, en el cual interactúan abiertamente personal, procesos, infraestructura, responsabilidades; el resultado de dicha combinación debe estar orientado a satisfacer las necesidades del cliente, el objetivo común y primordial, por el cual la organización existe. Para operar de manera eficaz y eficiente, es decir con efectividad, cada persona necesita ser conciente de su papel, compromiso y responsabilidad para contribuir en la construcción de la calidad del servicio.
 
En relación con el personal, éste debe reunir varias características, y en esencia debe ser competente, con base en criterios de educación, formación (entrenamiento), habilidades y experiencia. En este sentido conviene distinguir que el personal de vanguardia, es decir, el que tiene mayor contacto con el cliente, requiere de destrezas diferentes con relación al de apoyo hacia el interior (oficinas). Mientras el personal de vanguardia requiere mucha más habilidad en el contacto interpersonal, el de oficina, ha de ser sobre todo, sistemático y coherente.
 
Además de tener las destrezas técnicas necesarias, el personal que entra en contacto directo con el cliente, debe saber escuchar; saber tratar y resolver los problemas del cliente; nunca alterarse, hablar claramente y actuar siempre de manera correcta; lenguaje corporal cordial y abierto; con habilidad para dar respuestas convincentes; tener iniciativa; ser flexible; saber ponerse en el lugar del cliente. En esencia aplicar en la práctica, los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
 
Por su parte, el personal de contacto indirecto, (oficinas), debe ser ordenado, metódico, y estar siempre dispuesto a apoyar al personal de línea.
 
De igual forma, las destrezas en el manejo de las comunicaciones internas y las habilidades para el trabajo en equipo son indispensables tanto para el personal de contacto directo, como el indirecto. En este sentido, la selección del personal debe dar consideración no sólo a las destrezas técnicas y el conocimiento, sino también los aspectos humanos y el potencial de crecimiento.
 
La formación ( entrenamiento) por su parte se debe orientar a fortalecer las destrezas ( habilidades) y el conocimiento. Las competencias o habilidades sociales, asociadas en gran parte con la actitudes y emociones, son susceptibles de ser modificadas, pero no siempre se pueden adquirir o aprender. No basta a prender a sonreír y a dar señales de gentiliza y cortesía. El personal debe ser entrenado para que sea autónomo, debe aprender a solucionar problemas técnicos en armonía con las estrategias y objetivos de la organización, debe aprender a mantener el control en todas las situaciones críticas.
 
Las personas que tienen contacto directo con el cliente, deben evitar ciertas actitudes negativas, que darán lugar a insatisfacción del cliente.: apatía, falta de interés, impaciencia con respecto al cliente, frialdad hacia el cliente, inflexibilidad e indiferencia.
 
La validación de las destrezas y conocimientos, se hace a través de la determinación de las competencias. Es decir, que las competencias se deben verificar y /o demostrar.
 
La evaluación final por parte del cliente, permitirá determinar tanto los aspectos fuertes del desempeño, como también los débiles o críticos, lo cual permitirá identificar oportunidades de mejoramiento en la prestación del servicio.  
 
Para reflexionar...................

OASIS
 
Cuando amas lo que haces , lo haces bien y te sientes bien. Amar lo que hacemos nos da un salario más valioso que el dinero: nos da satisfacción.
 
Nos la da a nosotros mismos y a todos los que se benefician de nuestro servicio. Esos son los frutos del amor : Servicio y satisfacción.
 
Para amar lo que hacemos necesitamos tener cuatro ángeles al lado y debemos exorcizar cuatro demonios.
 
Los cuatro ángeles se llaman compromiso, colaboración, cuidado y constancia. Los cuatro demonios son : repeticiones, retrasos, retornos y rechazos. Demonios que aparecen cuando hacemos las cosas por obligación, con descuido sin entusiasmo y sin calidad.
 
Entonces nos toca volver a empezar, demorar las entregas, sufrir con los productos que la gente devuelve y constatar que lo que hacemos es rechazado. Por eso lo mejor que podemos hacer es comprometernos a fondo, trabajar en equipo, concentrarnos en lo que hacemos y ser constantes en nuestro trabajo.
 
Así, la ganancia es para todos y la satisfacción obtenida nos da felicidad y llena nuestra vida de sentido. Así descubrimos que la misión de la vida es servir y que sólo se sirve con amor.

Gonzalo Gallo G.

FUENTES DE INFORMACIÓN.

Guía para la implementación de ISO 9000 en empresas de servicios – publicación de ICONTEC – Colombia.
Stephen R Covey. Siete hábitos para alcanzar la efectividad.
www.inteligenciaemocional.org
Normas NTC- ISO 9000, NTC - ISO 9001, NTC - ISO 9004 versión 2000. – ICONTEC – COLOMBIA. Dic de 2000.
ISO 9000 News, Nº 4, agosto de 1997.
www.qfdlat.com
www.qualityvalues.com
Rubén Darío Palacio G. Estrategias competitivas para el sector servicios- “Técnicas del servicio al cliente” . 3ª edición. 1996.
www.go.to/gonzalogallo

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Hector Fabio Alban

Otros artículos que te van a interesar