Capacitación y desarrollo de los recursos humanos en las organizaciones

Autor: Ing. Clemente Valdés Herrera

OTROS CONCEPTOS Y HERRAMIENTAS DE RR.HH.

07-2006

“Las organizaciones inteligentes son posibles porque, en el fondo, todos somos aprendices"
Peter M. Senge

INTRODUCCIÓN

En la etapa actual constantemente oímos las expresiones “el recurso más importante de una organización es el hombre” o “el hombre es el principal activo de una organización” y verdaderamente coincido con ellas ya que cada día esto en la práctica se refuerza más, ahora bien esta realidad no llegaría a ser una ventaja competitiva, en cualquier organización, si las personas no tuvieran los conocimientos técnicos y especializados necesarios, así como habilidades, valores, actitudes y experiencia, que no existiera una propiedad intelectual y una fidelidad hacia los clientes adecuadas, estos activos intangibles son de gran importancia.
 
Los aspectos planteados anteriormente conforman el Capital Intelectual, de ahí que sea necesario que las organizaciones para potenciarse deban desarrollar sus capacidades de aprendizaje, su creatividad, la innovación, así como aprovechar al máximo su capacidad intelectual.
 
Debemos ser capaces de incorporar y gestionar los conocimientos y las capacidades y así poder implementar una verdadera Gestión del Conocimiento.
 
Debe crearse una organización que mantenga una preocupación y ocupación constantes hacia el aprendizaje con el objetivo de crear un Capital Intelectual, que no tenemos la menor duda que será la base fundamental para la creación de bienes productivos y/o servicios en función de las características de la organización.

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De la Era de la Información debemos pasar a la Era del Conocimiento donde las organizaciones tendrán como basamento lo que saben, esto por supuesto lleva implícito un cambio cultural así como en la forma de pensar y actuar.
 
Atendiendo a lo expresado la política debe estar encaminada a lograr una coherencia entre las necesidades individuales de los trabajadores y las necesidades de la organización en cuanto a la adquisición de niveles superiores de conocimiento, habilidades y experiencia, que permitan el cumplimiento de los objetivos trazados.
 
Verdaderamente la política de capacitación y desarrollo de los RRHH debe comenzar desde que el trabajador inicia sus labores en la organización, manteniéndose ininterrumpidamente durante su vida laboral en la entidad.
 
Teniendo en cuenta lo planteado anteriormente deseamos incluir de manera diferenciada lo relacionado con el período inicial del trabajador en la organización. Este periodo los autores lo nombran de distintas maneras tales como: incorporación, adaptación, orientación, acogida, integración, inducción y otros. En nuestro caso lo denominaremos inducción.

DEFINICIONES FUNDAMENTALES

Educación. Es el proceso que se desarrolla durante la vida de las personas, mediante el cual recibimos la influencia de la sociedad, la que enriquece o modifica nuestra actuación.
 
Capacitación. Proceso de preparación y perfeccionamiento técnico para mantener o mejorar un desempeño eficaz y eficiente en el cargo actual.
 
Desarrollo. Proceso para desarrollar habilidades, actitudes, así como el crecimiento profesional de un trabajador con vista a ocupar nuevos cargos o actividad futura.
 
Aprendizaje. Proceso de integración de información, habilidades, actitudes, valores que tiendan a modificar el comportamiento de las personas.
 
Ahora veremos otras definiciones importantes recogidas de (1).
 
Destrezas (habilidades). Son el cómo de una función. Son las capacidades que una persona le puede trasmitir a otra. La mejor forma de adquirirla es a través de la práctica.
 
Conocimiento. Es aquello de lo cual la persona tiene conciencia. Hay dos tipos: objetivo y vivencial
 
Conocimiento objetivo. Son las cosas que la persona sabe. Este conocimiento se puede y se debe enseñar.
 
Conocimiento vivencial. Nociones de las cuales la persona se ha apropiado a lo largo del camino. Es menos tangible que el conocimiento objetivo por tanto es mucho más difícil de enseñar. Adquirirlo es responsabilidad de cada quien.
 
Talento. Es un patrón recurrente de pensamiento, sentimiento o comportamiento que puede aplicarse de manera productiva. El talento no se enseña. No es cosa exclusiva de alguien, todo el mundo tiene ciertos patrones recurrentes de comportamiento, aunque no todos iguales,
 
Competencias. Son en parte destreza, en parte conocimiento y en parte talento. Por tanto determinadas características, de ellas, se pueden enseñar y otras no.

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

El proceso de C y D es complejo en sí, no sólo en su desarrollo integral sino también por las transformaciones que debe garantizar una vez ejecutado el ciclo correspondiente.
 
Considero lo explicado al respecto por (2) y por (7) y cito:
 
“Esta tarea se realiza, mediante la ejecución de acciones formativas orientadas a la actualización, profundización y aprendizaje de conocimientos; desarrollo de habilidades y destrezas; o la modificación de las actitudes relacionadas con el cumplimiento de las tareas, objetivos, desafíos actuales y futuros". (2)
 
"Acabada la selección, el desarrollo del personal es uno de los métodos clave que disponen las empresas para conseguir el conjunto de talentos que necesitan, con la finalidad de mantenerse competitivas en el futuro. Es un tipo de inversión que está directamente relacionado con la capacidad de la empresa para ser flexible y adaptarse a los cambios de su entorno". (7)
 
De hecho además, este proceso debe ser dinámico, flexible, profundo, continuo y que todos participen como actores y no como espectadores.
 
El programa que se desarrolle debe garantizar un adecuado aprendizaje de conocimientos (técnicos y especializados), valores y actitudes que contribuyan al desarrollo de la organización.

Aspectos esenciales a tener en cuenta

La C y D no debe basarse en elementos tomados al azar, o sin estar fundamentados correctamente, ya que los resultados alcanzados no serían los adecuados.
 
Como punto de partida el proceso debe tener en cuenta lo siguiente:
 
Elaborarse sobre la base de las necesidades objetivas, tanto actuales como futuras.
Estar en concordancia con la estrategia de la organización.
Debe permitir el desarrollo de un proceso continuo que permita la asimilación del cambio organizacional.

Tener en cuenta en el análisis inicial a todo el personal de la organización.

Los resultados a obtener deben garantizar el cumplimiento de las competencias para los cargos que los trabajadores ocupan actualmente, así como para los que se preparan para el futuro en dependencia del caso.

Garantizar la motivación del personal, destacando el compromiso de la alta dirección y demás jefes en esta tarea.

Que se garantice la evaluación del proceso y de los resultados alcanzados por éste.
 
Etapas del proceso de capacitación y desarrollo.
 
El proceso de C y D debe contar con cuatro etapas que son las siguientes:
 
1. Diagnóstico: En el cual se realizará el inventario de las necesidades de C y D.
2. Programación: En la que se confeccionará el programa (Plan de C y D).
3. Implementación: En este punto se ejecutará el programa.

4. Evaluación, control y seguimiento: Mediante el control y un seguimiento sistemático se evaluarán los resultados del proceso estableciendo una comparación entre la situación actual y la anterior.

¿ Qué debemos hacer en cada etapa?

Etapa de diagnóstico
 
Esta etapa es quizás la más importante de todas, ya que sirve de basamento para las posteriores, de su precisión dependerán en gran medida los resultados finales.
Debemos partir de los elementos que nos dan tres niveles de análisis que son:
 
· Análisis de la Organización.
· Análisis de los Recursos Humanos.
· Análisis de los puestos de trabajo o cargos.
 
Partiendo de los niveles de análisis, para determinar las necesidades de capacitación podemos utilizar los medios siguientes:

Análisis organizacional. Es el que se realiza en toda la organización para en dependencia de los resultados alcanzados determinar en que área sus miembros necesitan capacitación.

Análisis de los requisitos de los puestos de trabajo.
Se analizan las habilidades y/o conocimientos en la descripción del puesto que no sean dominadas por el empleado y sobre las cuales debe basarse la capacitación.
Evaluación del desempeño.

Mediante la misma se pueden descubrir las dificultades en el cumplimiento de los objetivos y tareas de trabajo por parte de los empleados.
Análisis de las personas.

Debemos solicitar a los empleados las dificultades que confrontan en su trabajo, así como que capacitación necesitarían para solucionar éstas.
 
En dependencia de las características o situaciones concretas de cada organización además de los medios generales anteriores se pueden utilizar otros tales como:
Observaciones.

Cuestionarios.
Encuestas.
Solicitudes por los jefes.
Entrevistas.

Reuniones ínter áreas.
Análisis de problemas.
Análisis de indicadores.
Otros.

Proponemos para determinar y registrar las necesidades individuales de C y D, la utilización de una guía la que además de los datos generales contendrá aspectos tales como: las funciones principales que realiza el trabajador, formación especializada, proyección de trabajo, capacitación necesaria, así como su especificación y resultados previstos. (Anexo 1)
 
Etapa de programación

El diagnóstico o determinación de las necesidades de C y D nos debe suministrar la información para realizar la programación o sea determinar los medios o aspectos necesarios que den solución a las insuficiencias detectadas y de la cual debemos extraer los siguientes datos.
 
¿ A quién debe capacitarse?
¿ Quién realizará la capacitación?
¿ El tema o contenido?

¿ Dónde debe enseñarse?
¿ Métodos para enseñar y recursos necesarios?
¿Cuándo es más conveniente capacitar, período, horario?

¿Duración que debe tener, así como su intensidad?
¿Cuáles son lo objetivos o resultados esperados?
¿Cuál es el costo?
 
Ahora bien no seria adecuada esta programación si la estrategia de C y D no se encuentra integrada con la estrategia global de la organización.
 
Para cumplimentar el proceso se deben dar los pasos siguientes:

Planeación

Debe abarcar desde la determinación de los objetivos de C y D hasta la elección de los métodos a utilizar, la cantidad de personas a capacitarse, el tiempo, horario, lugar, recursos a utilizar, evaluación de los resultados, entre otros.

Técnicas de capacitación

Aplicadas en el lugar de trabajo.
Aplicadas fuera del lugar de trabajo.

En cualquiera de las dos variantes técnicas se pueden utilizar distintas modalidades en dependencia del objetivo que se persiga, de las características del puesto, urgencia y posibilidades de la organización.
 
Podemos además orientar el proceso de programación en dependencia de los principios de aprendizaje, de los intereses, actitudes, motivaciones y desarrollo de la personalidad de los trabajadores en:

0rientada al contenido, la que debe estar diseñada para la información o transmisión de conocimientos.

Orientada al proceso, para cambiar actitudes, desarrollar habilidades en las relaciones interpersonales u otros.

Una tercera variante mixta con las anteriores.

Etapa de ejecución del programa
 
Una vez elaborado el programa se debe pasar a su ejecución, teniendo en cuenta algunos aspectos que a nuestro juicio son de suma importancia, tales como:

· Cooperación de los directivos de la organización, si este aspecto no se cumple y éstos no participan de manera efectiva se verá en peligro la ejecución del programa.
· Adecuación del programa a las necesidades de la organización.
· Calidad del material a impartir, para que la enseñanza sea objetiva y facilite la comprensión del capacitado.

· Calidad y buena preparación de los Instructores.
· Garantizar una motivación adecuada en el personal que va a capacitarse.
· Que se mantengan los principios pedagógicos correctos durante el desarrollo del proceso.

· Atención durante todo el proceso de las relaciones siguientes:

Instructor – capacitado
Instrucción - aprendizaje

Etapa de evaluación, control y seguimiento de los resultados
 
Etapa final y de gran dificultad que no debe limitarse a medir los conocimientos adquiridos, sino además verificar los cambios que se han producido en el comportamiento de los trabajadores y si los resultados obtenidos cumplimentan los objetivos y metas de la organización.
 
Es importante garantizar un seguimiento adecuado durante todo el proceso lo cual permitirá un control sistemático de esta manera no sólo realizar una evaluación final sino en distintos momentos. (Antes, intermedios y al final del proceso).
 
La evaluación de los resultados debe contemplar una amplitud que permita abarcar los siguientes niveles:

Organizacional.
Recursos Humanos.
Tareas.
En cada nivel podemos evaluar aspectos tales como:

Resultados para el nivel organizacional.
Eficacia y eficiencia.
Imagen ante los clientes.
Relaciones organizacionales.
Reacción ante los cambios.
 
Resultados para el nivel de Recursos Humanos.
Ausentismo.
Relaciones interpersonales.
Rotación del personal.
Actitud y comportamiento de las personas.
 
Resultados para el nivel concreto de la tarea.
Producción y productividad.
Calidad de la producción y/o los servicios.
Mantenimiento de los equipos.
Accidentes de trabajo.
 
Dentro de los distintos métodos (Modelos) utilizados para evaluar la efectividad e al capacitación, señalaremos uno basado en cuatro instancias etapas las cuales son:

Reacción:

Consiste en la obtención de la percepción con relación al curso de aquellos que intervienen en el mismo (capacitados, instructores o profesores, personal a cargo de la capacitación). La vía más utilizada es el cuestionario donde debe medirse aspectos tales como: contenido del programa, dominio y desarrollo del trabajo del profesor y otros aspectos relacionados con el proceso.
 
Aprendizaje :

En este punto se miden los conocimientos y habilidades adquiridos por el capacitado. Se evalúa a través de las pruebas de contenidos.
 
Conducta :

Se evalúan las variaciones en el comportamiento, durante el desarrollo del trabajo, de los capacitados o sea la modificación de actitudes.
 
Resultados:

En este aspecto se deben medir los resultados de la organización en distintos indicadores como: incremento de la producción; disminución de ausentismo, quejas de clientes, accidentes, rotación del personal, costos; incremento de la calidad; otros indicadores según las características de la organización.

Deben utilizarse informes comparativos de antes y después de la capacitación. Garantizar además un seguimiento adecuado del; jefe directo del capacitado.

VÍAS PARA EL DESARROLLO DE LOS RRHH

Existen varias vías para el desarrollo de los Recursos Humanos, utilizadas en dependencia de las condiciones y características de cada lugar:

· El enriquecimiento de los puestos de trabajo, muy útil en entidades pequeñas con estructuras planas y sencillas donde las promociones no son frecuentes.
· El reclutamiento interno para ofrecerle a los trabajadores la posibilidad de desempeñar nuevas funciones.

· La rotación (movimientos laterales) por diversos puestos de trabajo.
· El entrenamiento como aspecto fundamental y sobre el cual debemos fijar gran atención.

· Las promociones o sea ascensos.
· Conocimiento sobre el resultado de su desempeño.
· Otros.
 
Todos los puntos los consideramos importantes, y deben utilizarse en dependencia de las características y necesidades de las organizaciones.
Como elemento esencial debemos partir del criterio que cada jefe es responsable y debe atender la preparación y el desarrollo de los trabajadores que dirige.

INDUCCION

Una vez culminada la selección del trabajador, el mismo comenzará un periodo muy importante sobre cuya ejecución y eficacia dependerá en gran medida en gran medida el compromiso que contraiga con la organización el recién incorporado, no en pocas ocasiones este trabajo falla y es causa de frustración en el trabajador, no permitiendo que pueda alcanzar el desempeño es adecuado de su trabajo en el cumplimiento de los objetivos trazados.

El proceso de inducción además debe lograr una verdadera motivación, en el nuevo empleado, que permita una identificación correcta entre lo que aspira el trabajador y lo que la organización espera de éste.

Durante su ejecución debe brindarle la información adecuada y en tiempo sobre, los distintos aspectos de la organización en general, las áreas que la conforman, el puesto de trabajo a ocupar el personal y clima laboral del entorno, así como otros aspectos que se entiendan necesarios.

No podríamos pasar por alto la importancia de rol que debe jugar en jefe inmediato el jefe inmediato como elemento central desde el inicio, durante el desarrollo y en la culminación de este proceso, así como el control de todo el programa por la
Dirección de Recursos Humanos.

Para ilustrar lo planteado nos parece prudente y serviría de gran compresión situar un ejemplo (Anexo2) para una organización seleccionada. Para cada etapa debe definirse un tiempo un tiempo de duración, el cual estará en dependencia de las características de la organización, del área en la que se realizará la incorporación, del cargo a ocupar y del recién incorporado.

RESUMEN

La habilidad para aprender y aplicar lo aprendido rápidamente resulta ser la gran ventaja competitiva. Jack Welch
 
Como vemos el enfoque señalado en este trabajo no es solamente teórico, ni implica un divorcio con el trabajo que se realiza con relación a estudios externos, sino que sirve de complemento para éstos, conformando una integración y un paso de avance en este sentido.
 
Si verdaderamente deseamos que nuestra organización alcance un alto nivel de competitividad, eficacia y eficiencia, el recurso principal para alcanzarlo es el hombre, el cual debe estar preparado con profundidad no sólo técnicamente, debe estar motivado y con voluntad férrea para tratar de resolver los problemas con calidad y rapidez. Enfatizamos en esto ya que lo consideramos el aspecto fundamental.
 
Lo esencial es que la C y D deben ejercer una influencia directa sobre el desempeño del trabajador en función de los resultados concretos.
 
Sobre la base de lo planteado anteriormente deben mejorarse los indicadores principales de cada organización, donde intervengan no sólo los relacionados a nivel de toda la entidad si no también a nivel de los RRHH y de otras tareas importantes.

Como ejemplo podemos citar:

Incremento de la eficacia y eficiencia en la organización.
Disminución del ausentismo, rotación, accidentes, índice de roturas, índice de desperdicios.

Aumento de la producción y de l calidad de los productos y/o servicios productividad del trabajo.

Mejoramiento de la actitud del personal y del clima organizacional en general.
Otros Indicadores en dependencia de las características de la organización.

El esfuerzo y la inversión que hace la organización deben estar encaminados también a compulsar e inducir al trabajador hacia el estudio autodidáctico a través de distintas formas incluidas el e-learning.

El adiestramiento no es un GASTO, sino una INVERSION

ANEXO No.1

GUIA PARA LA DETERMINACION DE LAS NECESIDADES INDIVIDUALES DE CAPACITACION Y DESARROLLO

Nombre y Apellidos __________________________________________________________

Puesto de trabajo____________________________________________
 
Especialidad _______________________________________________
 
Experiencia Empresa ________________________________________
 
Experiencia en el puesto _____________________________________
 
Funciones Principales ________________________________________
 
Formación especializada recibida ______________________________
 
Tareas principales __________________________________________
 
Problemas con la calificación __________________________________
 
Proyección de trabajo ________________________________________
 
Capacitación necesaria _______________________________________
 
Resultados Previstos (Beneficios)_______________________________
 
FUNCIONES PRINCIPALES
 
Resumen de lo que la persona debe hacer en el puesto de trabajo. Sólo aspectos esenciales.
 
FORMACION ESPECIALIZADA RECIBIDA

Relacionada directamente con las funciones principales que debe desarrollar.
 
TAREAS PRINCIPALES
 
Tareas que debe realizar para cumplir con sus funciones principales.
 
PROBLEMAS CON LA CALIFICACION
 
Insuficiencias o dificultades.
 
PROYECCION DE TRABAJO
 
Prever la evolución que tendrá el trabajo a corto a mediano, o largo plazo.

CAPACITACION NECESARIA
 
Precisar temas de los conocimientos teóricos y/o prácticos, tanto para su tarea actual, como para la perspectiva.
 
RESULTADOS PREVISTOS
 
Expresar la repercusión que tendrá la C y D en el desempeño del individuo ( de ser posible cuantificarlos).

ANEXO 2

PROGRAMA DE INDUCCION PARA PERSONAL DE NUEVO INGRESO
 
El proceso de inducción es un paso muy importante ya que garantiza que el desempeño del trabajador en su puesto de labor contribuya al logro de los objetivos de la organización y además permite brindar la información necesaria para realizar el trabajo.
 
El proceso debe realizarse por etapas.

Exponemos en un ejemplo general las etapas y el contenido de cada una de ellas para una organización determinada, el cual puede servir e guía y ajustarse a cualquier entidad.
 
1. Etapa  ( Responsable: Recursos Humanos )
 
· Características de la organización.
· Recibimiento y presentación del equipo directivo y demás dirigentes.
· Visitas y contactos iniciales con otras áreas.

· Su puesto de trabajo y su ubicación en la organización.
· Los lineamientos y políticas que rigen la organización.

· Las condiciones de trabajo, servicios que se ofertan, deberes y derechos.
· Estudio del Reglamento Disciplinario Interno.

· Estudio del Convenio Colectivo de Trabajo.
· Estudio del Reglamento de Estimulación.
· Otros que se entienda.

2. Etapa  (Responsable: Área a la que pertenezca el trabajador)
 
· Presentación de los compañeros de trabajo.
· Deberes del puesto de trabajo y normas e seguridad.
· Estudio de las características esenciales del área e interconexiones con otras áreas.
· Estudio y análisis de la documentación de trabajo relacionada con el área (Resoluciones, Instrucciones, Ordenes Interiores, etc.)

3. Etapa ( Responsable: Áreas de rotación )
 
· Rotación por las áreas que estén relacionadas con su actividad principal.
· Estudio y dominio de los elementos esenciales de cada área tanto en el aspecto documental como en el desarrollo del trabajo.

4. Etapa ( Responsable: Área a la que pertenezca el trabajador)
 
· Profundización en el estudio de la documentación de trabajo relacionada con su área específica.
· Estudio y análisis de las normas y procedimientos establecidas.
· Profundización en el conocimiento y desarrollo práctico de la actividad que realizará.
· Adquisición de experiencias de trabajo aportadas por el personal designado al efecto.
· Características de la Evaluación del Desempeño.
· Otros aspectos.

Generalidades

El tiempo de duración de cada etapa estará en dependencia de las características de la organización, del área en la que se realizará la incorporación, del cargo a ocupar y del recién incorporado.
 
Cada área debe preparar un programa concreto que defina:

· Documentos a utilizar.
· Personal que atenderá al entrenado.
· Puestos por donde debe rotar en su área.
 
Estas áreas deben garantizar una carga de entrenamiento acorde al tiempo planificado, el que debe estar en dependencia de las características del puesto de trabajo y área correspondiente, teniendo presente los plazos planteados para cada etapa. (Recuerde varían en dependencia de determinadas características).
 
El área de Recursos Humanos es la encargada de la organización y rotación del entrenado, debiendo establecer las coordinaciones necesarias, así como controlar todo el proceso evaluando la calidad del mismo.

BIBLIOGRAFÍA

1. Buckincham, M., Coffman, C. Primero, rompa todas las reglas
2. Ulloa Purcachi, P. El desafió de la gestión de Recursos Humanos.
3. Stonner, Administración.
4. Chiavenato, I. Administración de Recursos Humanos.
5. Siliceo, A. Capacitación y Desarrollo del personal.
6. OIT. Orientación y Formación Profesional en el desarrollo de los recursos Humanos.
7. Beer, M. Gestión de los Recursos Humanos.
 

[http://www.gestiopolis.com/estilos/cierre-lectura.htm]

Ing. Clemente Valdés Herrera - mirelarrobatecnotex.gae.com.cu

[http://www.gestiopolis.com/estilos/fondo-contenidos.htm]

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