Técnicas de organización y coordinación en la empresa

Las técnicas de organización son herramientas administrativas empleadas para amalgamar una estructura que permita aprovechar los recursos empresariales de la forma más eficiente posible, siempre alineadas con los objetivos estratégicos trazados y con el propósito final de servir al cliente.

En la primera parte de este texto se define qué es la organización, cuáles son sus propósitos, sus principios y a la empresa. La segunda se ocupa de las técnicas de organización y coordinación propiamente dichas.

La organización

Como parte del proceso administrativo. Es la etapa del proceso administrativo en la que se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación.  Mediante la organización se determinan las funciones y responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la simplificación del trabajo. (Münch, 2006)

Como estructura. La organización se refiere a la estructura técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. (Reyes, 2004)

Como proceso. Organizar es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca responsabilidades por áreas de trabajo. (Hernández, 2002)

Propósitos de la organización

De acuerdo a las definiciones mencionadas anteriormente, podemos encontrar propósitos tales como:

  • Crear una estructura estable de trabajo.
  • Definir jerarquías y puestos de trabajo.
  • Departamentalización por funciones.
  • Determinar responsabilidades.
  • Definir cauces de comunicación.
  • Establecer métodos de simplificación del trabajo.

Es así como podemos decir que la organización tiene como propósito crear una estructura estable de trabajo que permite definir jerarquías y puestos, determinando la  autoridad y responsabilidad de estos y estableciendo los cauces de comunicación, así como la simplificación del trabajo.

Principios de la administración aplicables a la organización

  • Principio de división de trabajo

Este principio busca la especialización y perfeccionamiento de la persona en su puesto para producir más y mejor. Henry Fayol utiliza una metáfora en la que asimila a la empresa con un cuerpo biológico. La división del trabajo es de orden natural; se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es más perfecto posee más variedad de órganos encargados de funciones distintas. La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.

  • Principio de autoridad y responsabilidad

De acuerdo con Hernández, 2002, la autoridad en la organización y en las estructuras, implica aspectos formales o legales, técnicos y morales.  La verdadera autoridad es moral y psicológica, lo cual se conoce como liderazgo.

  • Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora

Para fines de organización, la autoridad se clasifica en:

    • Lineal
    • Staff (asesores)
    • Normativa

El principio es que todo aquel que ostente algún nivel de autoridad es quien decide, por tener la responsabilidad de hacerlo.

  • Principio de primacía de autoridad normativa

La autoridad normativa está encargada de generar las normas de operación y dependen de una autoridad local.

Bien se conoce de sobra que “la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte”.  Esto significa que los jefes deben permitir que su personal a cargo haga su trabajo y tomen decisiones libremente, teniendo en cuenta que ante cualquier error que cometa lo involucra a él.

  • Principio de unidad de mando

Cuando existen dos jefes existe fuga de responsabilidad.  En este principio se indica que cada individuo de la organización debe ser responsable solo frente a una autoridad y esta puede ser una persona, un comité o un consejo. Hay que recordar que “quien a dos amos sirve, con uno queda mal”.

Toda organización requiere una jerarquía, es decir, un sistema de niveles de mando que establezca los conductos para resolver problemas y facilitar el trabajo.

  • Principio de tramo de control

A diferencia del principio de unidad de mando en donde una persona es responsable hacia una autoridad, en el principio de tramo de control se refiere al número de unidades, departamentos o personas que pueden ser supervisadas por una persona.  Es importante señalar que entre más personas dependan de una, ejerce menos control y se hace más complicada la comunicación entre los miembros.

  • Principio de equidad en carga de trabajo

Cuando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo, de tal forma que todos los que conforman el equipo tengan, de acuerdo a sus niveles jerárquicos y capacidades: responsabilidades.  Dichas responsabilidades deben llevarse a cabo durante una jornada laboral normal.  Este principio además, permitirá establecer el sistema de pagos, buscando siempre la equidad en las remuneraciones.

La empresa como una organización

Gil & Giner, 2007, subrayan que la empresa es una suma de diferentes componentes:

  • Un objeto común,
  • Un conjunto de personas y medios,
  • Un esfuerzo combinado, y
  • Un sistema de dependencias y relaciones que aseguren la coordinación.

Se puede definir a la empresa como un conjunto de elementos humanos y materiales que se conjugan para conseguir un fin, según un esquema determinado de relaciones y dependencias (organización) entre todos sus elementos.

Münch, 2006, menciona que desde tiempos inmemorables el ser humano ha estado consciente de que la obtención de la eficiencia solo se logra a través del orden y coordinación de los recursos que forman parte de un grupo social, en este caso: la empresa.

Técnicas de Organización en la Empresa

Munch, 2006, define las técnicas de organización como las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Se emplean con el propósito de armonizar las actividades que se realizan en cada empresa y sirven para dar estructura, tanto a la organización en general como a los procesos y tareas particulares que se llevan a cabo en la misma. Se analizan dimensiones como la formalización, la especialización, la estandarización, la jerarquía, el grado de centralización, la complejidad de las operaciones, el tamaño de la firma, la tecnología que emplea, su entorno y hasta su cultura.

Dentro de las técnicas de organización más empleadas se encuentran:

  • Organigramas
  • Diagrama de procedimiento o de flujo (flujogramas)
  • Cursograma analítico
  • Diagrama de recorrido
  • Cuestionario para la descripción de procesos
  • Diseño de procesos
  • Manual de procedimientos
  • Autogestión

Organigramas

El organigrama es la técnica de organización más popular, representa la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa. Hernández, 2007

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de esta. Münch, 2006

Münch, 2006, menciona seis tipos de organización:

  1. Lineal o militar
  2. Funcional o de Taylor
  3. Líneo funcional
  4. Staff
  5. Matricial
  6. Por comités

Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentación en verticales, horizontales, mixtos y circulares:

  • Organigrama vertical.  Son los organigramas que encontramos comúnmente en las organizaciones.  Presentan los niveles jerárquicos en orden vertical de arriba hacia abajo.
  • Organigrama horizontal.  Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados en forma de columnas desplegadas de izquierda a derecha.
  • Organigrama mixto.  Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo horizontal para ampliar las posibilidades de graficación.
  • Organigrama circular.  Formado por un cuadro central en el que se coloca a la autoridad máxima, mientras que alrededor se trazan círculos concéntricos que constituyen un nivel de organización.  En cada círculo se coloca a los jefes inmediatos y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
El organigrama como técnica de organización

El organigrama como técnica de organización

Distribución en planta

La distribución en planta es una técnica de organización que consiste en la ordenación física de los factores y elementos industriales que participan en el proceso productivo de la empresa, en la distribución del área y ubicación de los distintos departamentos. Su principal objetivo es la eficiencia y se alinea con los objetivos empresariales.

Flujogramas

Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos:

El flujograma como técnica de organización

El flujograma como técnica de organización

Una vez que se ha finalizado el diseño organizativo jerárquico basado en los principios de la organización, surge la necesidad de coordinar para armonizar los esfuerzos, independientemente de la estructura o modelo organizativo que se haya elegido.  Al integrar la organización jerárquica y las actividades por departamento en un todo congruente es necesaria la coordinación.

Cursograma analítico

El cursograma analítico es una técnica de organización del tipo diagrama, en el que se registran, en forma escrita, de manera ordenada y secuencial, todas las actividades relacionadas con un proceso y se grafica el símbolo que corresponde a cada actividad. De manera que el cursograma analítico reproduce la sucesión de hechos o acontecimientos en el orden en el que ocurren, sin reproducirlos a escala. El cursograma se complementa con un «formulario de definición del proceso» el cual registra una serie de datos. Con esta técnica de organización se puede detallar qué hacen los trabajadores, lo qué ocurre con los materiales, los documentos y el dinero, además de lo que hace una máquina o un equipo.

Diagramas de recorrido

El diagrama de recorrido es otra técnica de organización del tipo diagrama hecha a escala, que muestra los lugares de trabajo y el recorrido que sigue un proceso. Es elaborado basándose en el contenido de un cursograma analítico, y en el plano aparecen los símbolos de cada actividad según el lugar donde ocurren. Puede mostrar varios pisos y sirve para analizar las distancias.

Cuestionario para la descripción de procesos

Es una técnica de organización que permite contar con información importante para describir y analizar los procesos dentro de una visión sistémica. También es útil en la descripción de funciones. Es llenado por cada persona que participa en el proceso que es materia del estudio que se está realizando.

Diseño de procesos

El diseño de procesos es una técnica de organización que consiste en la determinación y descripción de la serie de acciones, operaciones, flujos de trabajo y métodos para la producción que, en su conjunto, generan lo que el cliente desea, ya sean bienes o servicios, y deriva en la formulación del manual de procedimientos. A través de esta técnica de organización se decide, por ejemplo, cuál tipo de configuración productiva emplear, ya sea por proyecto, funcional, Justo a Tiempo, en línea o continua. Las herramientas de diseño que se emplean usualmente son el flujograma, el diagrama de Pareto, el diagrama causa-efecto y el diagrama de Gantt, entre otras.

Manual de procedimientos

El manual de procedimientos es el documento normativo en el que aparecen las descripciones de la sucesión de actividades que se ejecutan en un proceso, y que le corresponde realizar a cada trabajador asignado a un área de trabajo (gerencia, departamento, etc.). La decisión acerca de un solo manual o varios (por áreas) depende de la gerencia general.

Se pueden considerar dos modalidades:

  1. Si la empresa es chica, es necesario hacer un solo manual de procedimientos para toda la organización.
  2. Si la empresa es grande, requiere un manual de procedimientos por cada gerencia o área de primer nivel.

Coordinación

La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efecto de perseguir las metas de la organización con eficacia. (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996)

Así podemos decir que la coordinación es la sincronización de actividades, recursos y esfuerzos de una organización con el fin de lograr armonía, unidad, rapidez y eficacia en la consecución de objetivos definidos.

Mecanismos de coordinación

Estos mecanismos nos ayudan a unir la estructura organizacional. Mintzberg recoge seis mecanismos de coordinación (Gil & Giner, 2007):

La adaptación mutua

Coordina el trabajo mediante el sencillo procedimiento de la comunicación informal.  Es el único mecanismo que funciona bajo condiciones difíciles, dado que en estos casos el éxito de la empresa depende de la habilidad de los especialistas a adaptarse entre sí.

La supervisión directa

Consigue la coordinación cuando una persona se hace responsable del trabajo de los demás, es decir, dando instrucciones y controlando sus acciones.  Surge cuando un cierto número de personas requieren trabajar juntas.

Normalización del trabajo o de los procesos

Se refiere a la especialización, la programación del contenido del trabajo y los procedimientos a seguir

Normalización de los outputs o de resultados

En este caso se especifica no lo que se quiere hacer, sino los resultados.

Normalización de las habilidades

En este caso lo que se estandariza es más al trabajador que el trabajo o los resultados.  El trabajador adquiere conocimientos, habilidades o destrezas fuera de la organización para después aplicarlas en el trabajo.

Normalización de las reglas


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Este mecanismo significa que los integrantes de una organización comparten una serie  de creencias comunes, por lo tanto lograr coordinarse.

Estos mecanismos de coordinación mostrados por Mintzberg podrían considerarse como los elementos básicos de una estructura.  “Y parece que mantienen un cierto orden; a medida que el trabajo organizacional se vuelve difícil y complejo, los medios de coordinación favorecidos parecen cambiar, de la adaptación mutua (el mecanismo más sencillo) a la supervisión directa, luego a la estandarización, preferentemente de los procesos de trabajo o de las normas, los resultados o de las habilidades, para al final regresar a la adaptación mutua” (El diario de un logístico).

Bibliografía

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  • El diario de un logístico. (s.f.). Recuperado el 10 de 09 de 2012, de http://eldiariodeunlogistico.blogspot.mx/2010/07/henry-mintzberg-los-6-mecanismos-de.html
  • Gil Estallo, M., & Giner de la Fuente, F. (2007). Cómo crear y hacer funcionar una empresa. Madrid: ESIC.
  • Hernández Orozco, C. (2007). Análisis Administrativo. Técnicas y métodos. Costa Rica: Euned.
  • Hernández y Rodríguez, S. (2002). Administración. Pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. México: McGraw Hill.
  • ManagersHelp. (s.f.). Recuperado el 10 de 09 de 2012, de http://www.managershelp.com/division-del-trabajo.htm
  • Münch Galindo, L. (2006). Fundamentos de Administración. Casos y prácticas. México: Trillas.
  • Reyes Ponce, A. (2004). Administración de empresas. Teoría y práctica. México: Limusa.
  • Scribd. (s.f.). Recuperado el 10 de 09 de 2012, de http://es.scribd.com/doc/18735233/Tipos-de-organigramas.
  • Stoner, J. A., Freeman, R. E., & Gilbert, D. R. (1996). Administración. México: Prentice Hall.
  • Valdez, Hugo. (2018) Diseño de los procesos del sistema organizacional. Yopublico

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Herrera Morales Marco Antonio. (2018, octubre 25). Técnicas de organización y coordinación en la empresa. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/tecnicas-organizacion-coordinacion-empresa/
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Herrera Morales Marco Antonio. "Técnicas de organización y coordinación en la empresa". gestiopolis. octubre 25, 2018. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/tecnicas-organizacion-coordinacion-empresa/.
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