Importancia e impacto de la gestión del conocimiento

En el proceso evolutivo del hombre, el conocimiento fue uno de los aspectos que definió y marcó a lo largo de la historia las características de cada grupo o etnia, en la que el hombre comenzó a agruparse dando lugar a diversas sociedades o grupos primitivos que se clasificaban en: recolectores, agricultores, pescadores, cazadores, etc. El conocimiento adquirido mediante experiencias vividas era transmitido de generación en generación mediante historias, pero aun así el hombre sintió la necesidad de buscar una forma más apropiada y segura donde no se perdiera este conocimiento, y olvidara la experiencia acumulada y transformada en sabiduría, ya que la historia podía desvirtuarse o bien perderse por el olvido. Es ahí donde nace la escritura; al principio muy rudimentaria, pero luego fue perfeccionándose según el desarrollo social. La escritura fue la segunda forma de perpetuar el conocimiento ya que la primera fue la forma oral, repetida y divulgada por los más viejos de las poblaciones iniciales.

La gestión del conocimiento adquiere importancia en la medida que apoya la estrategia empresarial. Se trata de contar con una estructura que permita estimular la comunicación y con una actitud abierta al cambio, para influir y facilitar la asimilación tecnológica

Definición de Conocimiento

El conocimiento es un conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje (a posteriori), o a través de la introspección (a priori). En el sentido más amplio del término, se trata de la posesión de múltiples datos interrelacionados que, al ser tomados por sí solos, poseen un menor valor cualitativo.

Para el filósofo griego Platón, el conocimiento es aquello necesariamente verdadero (episteme). En cambio, la creencia y la opinión ignoran la realidad de las cosas, por lo que forman parte del ámbito de lo probable y de lo aparente.

El conocimiento tiene su origen en la percepción sensorial, después llega al entendimiento y concluye finalmente en la razón. Se dice que el conocimiento es una relación entre un sujeto y un objeto. El proceso del conocimiento involucra cuatro elementos: sujeto, objeto, operación y representación interna (el proceso cognoscitivo).

La ciencia considera que, para alcanzar el conocimiento, es necesario seguir un método. El conocimiento científico no sólo debe ser válido y consistente desde el punto de vista lógico, sino que también debe ser probado mediante el método científico o experimental.

La forma sistemática de generar conocimiento tiene dos etapas: la investigación básica, donde se avanza en la teoría; y la investigación aplicada, donde se aplica la información.

Cuando el conocimiento puede ser transmitido de un sujeto a otro mediante una comunicación formal, se habla de conocimiento explícito. En cambio, si el conocimiento es difícil de comunicar y se relaciona a experiencias personales o modelos mentales, se trata de conocimiento implícito. (Pérez, 2008)

Tipos de Conocimiento

Conocimiento Empírico.- Se define como el conocimiento basado en la experiencia y en la percepción, que todo hombre adquiere debido a las diversas necesidades que se le presentan en la vida, adquirido muchas veces por instinto y no pensamiento fundamentado donde todo conocimiento que se genera no implica a la ciencia o leyes. Es así que existen personas con gran dominio de un determinado aspecto sin haber recibido educación alguna.

Conocimiento Científico.- A diferencia del conocimiento empírico el conocimiento científico es un saber crítico con fundamentos, metódico, verificable, sistemático, unificado, ordenado, universal, objetivo, racional, provisorio y que explica los sucesos a partir de leyes. Cabe indicar que para esto se utiliza también el método científico que aparte de otras cosas muchas veces empieza trabajando en base a algo empírico que necesita ser probado.

Conocimiento Explícito.- A diferencia del conocimiento tácito, de este sabemos que lo tenemos y para ejecutarlo somo conscientes de ello. Por esto es más fácil de transmitir o representarlo en un lenguaje, debido a que sus características son: ser Estructurado y Esquematizado

Conocimiento Tácito.- Es conocido como el tipo de conocimiento inconsciente, del cual podemos hacer uso, lo que hace que podamos implementarlo y ejecutarlo, como se diría, de una forma mecánica sin darnos cuenta de su contenido.

Conocimiento Intuitivo.- El conocimiento intuitivo está definido como la aprehensión inmediata de las experiencias internas o externas en su experimentación o percepción. Esto quiere decir que nos una especie de sensación vaga sobre algo sino que se establece como la visión clara y directa de experimentar las cosas en su forma original.

Conocimiento Revelado.- Este tipo de conocimiento implica que todos los fenómenos que envuelve son inteligibles, implicando para ello, siempre una actitud de fe, teniendo un fuerte peso en el comportamiento humano. Se da sobre algo oculto o un misterio que alguien desea manifestar o se pretende conocerlo.

Gestión del Conocimiento

Es el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente. Es importante aclarar que las informaciones y habilidades no tienen por qué estar exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden estar o generarse generalmente fuera de ella.

Este matiz final es muy importante. Generalmente la mayoría de las empresas identifican gestión del conocimiento solamente con la información y habilidades internas de la empresa, lo que se conoce como Business Intelligence o inteligencia empresarial. De esta forma casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee una organización centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CMI

Esto ha sido tradicionalmente así porque siempre ha sido mucho más fácil controlar los volúmenes de información interna que la información externa que se encuentra fuera de la organización que es más difícil de encontrar, buscar, seleccionar y organizar. (Archanco, 2011)

A lo mejor puede parecer una tarea compleja, pero en realidad la gestión del conocimiento solo se traduce en la transferencia de ese conocimiento y la experiencia existente entre los miembros de una organización, de tal forma que pueda ser utilizado posteriormente como un recurso disponible.  Dicha transferencia de conocimiento, ha existido siempre como proceso en las organizaciones; que se haga de manera informal por medio de las discusiones, sesiones, reuniones de reflexión, entre otros, o de manera formal por medio del aprendizaje, el entrenamiento profesional y los programas de capacitación, pero finalmente el conocimiento siempre se mueve en una empresa.

Viéndolo de esta manera, es una actividad que podría hacerse cotidianamente, como una de las tantas a las que se enfrenta cualquier empleado en su “día a día”.  Obviamente este proceso implica técnicas para capturar, organizar y almacenar el conocimiento para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir posteriormente y para ello existen innumerables herramientas apoyadas en la tecnología, sin embargo, la decisión de utilizarlas queda en manos de los mismos procedimientos que defina la organización. (Perego, 2015)

Como surge

Los principales argumentos son:

  • La necesidad de combinar el conocimiento explícito, el tácito, la inteligencia competitiva, para aumentar la velocidad en producir cambios en las estructuras de conocimiento, y la cantidad de respuestas efectivas que se hacen en tiempo y calidad a las demandas del contexto.
  • Aumentar la conectividad del sistema, así como crear los lenguajes facilitadores de la circulación del conocimiento, en donde se aumenta la comprensión del conocimiento que es necesario difundir y compartir.
  • En esta disciplina aparecen nuevas formas de producción del conocimiento en redes y en espacios no tradicionales como son los lugares de trabajo, en donde el proceso de creación de conocimiento se da desde la experiencia que se transforma en conocimiento y el conocimiento en experiencia como “nuevos modelos cognitivos basados en el trabajo de colaboración y en el uso de ambientes virtuales de comunicación” y dentro de un ámbito multidisciplinario
  • Otro aspecto es la necesidad de crear una inteligencia colectiva o cerebro organizacional, que permita incrementar el valor “de una organización o región por medio de la identificación, captura, evaluación, síntesis, organización, distribución y aplicación del capital de conocimiento en organizaciones públicas o privadas, empresas, instituciones, etc.”. Ello implica gestionar información, inteligencia, documentación, personal, innovación y cambio y la organización del trabajo dentro de una dinámica sistémica para rescatar el conocimiento tácito y transformarlo inexplícito.
  • Garantizar la circulación del capital intelectual social dentro de los diferentes contextos de una determinada sociedad para fortalecer sus procesos de desarrollo.

Importancia

La Gestión del conocimiento implica ir mucho más allá que un mero sistema informático o plan de formación. Es esencial para favorecer una estructura empresarial innovadora y eficiente. Si el conocimiento fluye y se transmite de manera correcta en la organización, este solo puede crecer. Las habilidades e informaciones útiles se trasmiten entre los empleados de forma rápida y de esta manera aumenta la posibilidad de generar nuevo conocimiento que deriva en aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos y nuevas formas de hacer negocio para alcanzar nuevas oportunidades.

No olvidar que el conocimiento es el único activo que crece con el tiempo y no se desgasta pero que puede desparecer con las personas, si este no es compartido. Hay casos en los que la marcha de un empleado ha supuesto una pérdida de competitividad muy importante para una empresa por ser el único que disponía de un conocimiento muy concreto. Por eso es vital gestionarlo, tanto en grandes organizaciones vs en pequeñas organizaciones.

Ventajas y Beneficios

Ventajas y beneficios hay muchos, se podrían enumerar desde lo que aporta para el ambiente interno, como para lo que se traduce en potencialidades en el círculo exterior a la empresa, pero definitivamente lo que puede constituir un valor agregado en el proceso es como la gestión del conocimiento genera nuevo conocimiento, dando pie a que la innovación tome fuerza importante y por consiguiente las mejoras sustanciales en el desempeño de la empresa se hagan evidentes.  De hecho, la sola consciencia de gestionar el conocimiento y volverlo una actividad inherente a las demás, propias del negocio, hace que las organizaciones empiecen a identificar de manera ágil y eficiente, aquellas oportunidades de crecimiento corporativo, no solo en sus estrategias comerciales, sino en cuanto a su estructura. (Naurona, 2010)

Diferenciación: cuando el conocimiento comienza a tener estructura, la organización completa va a generar un comportamiento distinto, agiliza sus procesos y por consiguiente los niveles de calidad y satisfacción en sus clientes aumentan considerablemente y del mismo modo el mercado comienza a percibir la organización como “única” y aparecen conceptos como lealtad de marca, lo que se traduce en la mitigación y en otro casos eliminación de la sensibilidad frente al precio.

Focalización: ser consciente del activo cognitivo, da herramientas para valorar el mercado objetivo y por consiguiente se fortalecen los esfuerzos por entregar un producto y/o servicio que cubre las expectativas del cliente, atendiendo de forma más asertiva sus necesidades.

Asertividad financiera: en el momento en que se ofrecen productos y/o servicios de calidad, como resultado de una gestión del conocimiento en el tema, la experiencia se torna en reducción de costos y del mismo modo se incurre en  asegurar adecuados niveles de competitividad.

Planeación cognitiva: cuando se tiene toda la información organizacional al servicio de la toma de decisiones,  la planeación y elaboración de estrategias corporativas puede hacerse de forma más certera, ya que toda la memoria corporativa que se ha venido almacenando con el tiempo, facilita la definición del rumbo organizacional.

Calidad y servicio al cliente: poder utilizar el conocimiento para perfeccionar los estándares internos de calidad, permite que la atención al cliente se perfeccione del mismo modo.  Dicho de otra manera, cuando se gestiona el conocimiento en términos de la productividad, generalmente los resultados  van en la misma dirección de la calidad y por consiguiente de la satisfacción del cliente y eso significa que el producto y/o servicio ofrecido también obedece a un proceso de gestión de conocimiento.

Recurso Humano Proactivo: cuando una organización tiene claro lo que desea de su equipo de trabajo y ejecuta adecuados procesos de selección basados en la gestión de su conocimiento, muy seguramente incluirá recurso humano que se identifique con la filosofía organizacional y de este modo su productividad, además de coincidir con lo esperado, promoverá el valor agregado que toda compañía espera de sus empleados, pues existe motivación por las funciones adjudicadas.  Esto significa además que la retribución económica coincide con dichas expectativas.

Educación y capacitación: gestionar conocimiento, promueve más conocimiento, lo que se traduce en planes de aprendizaje continuo, mesas de trabajo en pro del adiestramiento y obviamente todo repercute en un recurso humano más tecnificado y por tanto con mejores herramientas para promover la eficiencia en su trabajo.

Etapas

La gestión del conocimiento se desarrolla en seis fases o etapas en el ciclo permanente que permite incorporarla como práctica habitual en una organización que administra el conocimiento organizacional como su recurso estratégico más valioso. Estas etapas son:

Ciclo de la Gestión del Conocimiento

Etapa 1: diagnóstico inicial de la Gestión del Conocimiento

Determinar el estado en que se encuentra el sistema de gestión del conocimiento al interior de la organización, con lo cual se van a definir las necesidades de conocimiento y de su gestión (tecnología, en procesos, personas y valores).

Dependiendo del grado de madurez que determina el dominio del lenguaje y categorías propias de la gestión del conocimiento, así como las prácticas ya instaladas al interior de la organización (por ejemplo: gestión por competencias, uso de intranet u otras herramientas), es posible aplicar distintos tipos de diagnósticos, entre los cuales se pueden incluir los siguientes: Mapa de Conocimiento Organizacional, Diagnóstico de Prácticas Habituales y Evaluación de las Capacidades Dinámicas de la organización.

Los tres tipos mencionados tienen enfoques y buscan responder de distinta manera la pregunta sobre el estado actual del sistema de gestión del conocimiento. Sin embargo, puede que en algunos casos se justifique utilizar más de un planteamiento para tener un cuadro que permita abordar los proyectos de gestión del conocimiento desde una base más completa.

Etapa 2: Definición de los objetivos del conocimiento

Se definen como objetivos de conocimiento a aquellos que proporcionan una dirección a la gestión del conocimiento en relación con la creación de conocimientos y de competencias claves para fortalecer el desarrollo de sus estrategias.

Todas las iniciativas asociadas a la gestión del conocimiento plantean ciertos objetivos a sus líderes y ciertos plazos de cumplimiento de tales objetivos. En la práctica, los proyectos de gestión del conocimiento se van implementando por etapas sucesivas en las cuales se pretende alcanzar algunos de los objetivos globales asociados a esta disciplina, lo que permite ir acomodando los pasos siguientes a la cultura predominante en el entorno sobre el cual se aplica.

El diagnóstico inicial orienta las iniciativas y agrega una perspectiva de factibilidad a los objetivos y expectativas que se han planteado con la visión.

Etapa 3: producción de conocimiento organizacional

La generación de conocimiento organizacional representa la base de sustentación de los procesos de aprendizaje organizacional que a su vez permiten el desarrollo de las capacidades de adaptación que requieren las organizaciones frente a los cambios en los entornos en los cuales se desenvuelven.

En este punto es necesario diferenciar la generación o producción de conocimiento de la gestión del conocimiento por cuanto en el primer caso mencionado, se trata del proceso a través del cual se incorpora conocimiento nuevo a una organización por medio de mecanismos de aprendizajes permanentes, en tanto que la gestión del conocimiento se justifica y fundamenta en asegurar que los productos de conocimiento generados en cada etapa de la producción, sean capturados y almacenados de una determinada forma y se vuelvan a utilizar en un momento posterior.

Etapa 4: almacenaje

Esta fase se caracteriza por el almacenamiento de los conocimientos previamente codificados, ubicándolos en repositorios desde los cuales los usuarios pueden acceder fácilmente a un conocimiento pertinente y en el momento que este lo necesite. Uno de los factores determinantes de éxito de la función de almacenamiento, es la capacidad de navegabilidad que tiene dicho usuario en sus necesidades de estructurar conocimientos de cierta complejidad en tiempos más reducidos. Es clave la participación de especialistas de contenidos, que aseguran la calidad y pertinencia de los mismos en relación con las necesidades y el lenguaje del usuario, y de la seguridad del sistema.

Etapa 5: Circulación y utilización de conocimientos: los usuarios

La fase de Circulación tiene que ver con la creación de espacios de conversación e intercambio adecuados para que se produzca la circulación del conocimiento tácito y explícito de la organización. En conjunto con los espacios de aprendizaje, estos ambientes son los propicios para que los conocimientos puedan fluir de manera ininterrumpida, de manera que se logre el objetivo de la distribución y el uso de tal conocimiento.

Los usuarios pueden participar de una manera pasiva o activa, sin embargo se fomenta la interacción para perfeccionar los servicios que se brindan. En ambientes de participación más activos, se generan redes de colaboración comunitaria que tienden a dar respuestas más rápidas a los problemas comunes.

Etapa 6: Medición del desempeño

Esta es una fase que está presente periódicamente y su objetivo es determinar en cada uno de los ciclos en que se produce la medición misma, la tendencia en los indicadores que se han seleccionado para visualizar de qué forma la gestión del conocimiento está produciendo impactos en los resultados esperados de la organización, sea esta del ámbito privado o público.

La misión de la medición, consiste en evaluar periódicamente el valor de las iniciativas asociadas a las prácticas de gestión del conocimiento respecto de su aporte al desarrollo organizacional, constatando en terreno los resultados asociados a las variables que se han establecido en los criterios de desempeño. Las herramientas de apoyo utilizadas se encuentran bajo la categoría de medición de capital intelectual. (UNAD, s.f.)

Implantación

Se debe llevar a cabo una implantación estratégica de la Gestión del Conocimiento. Los pasos a dar para acometer dicha implantación estratégica serían los siguientes (Perego, 2015):

  1. Definir cómo queremos que la Gestión del Conocimiento contribuya a nuestra Misión empresarial.
  2. Definir los Objetivos de Negocio a cubrir o a apoyar.
  3. Definir los procesos de Gestión de Conocimiento a implantar y planificar su implantación, mediante la definición de los correspondientes proyectos.
  4. Establecer los Roles Clave en el proceso e identificar las personas más adecuadas para cada uno de ellos.
  5. Identificar los Conocimientos Críticos para la Organización (Mapa de Conocimientos).
  6. Establecer los criterios de evaluación de la Gestión del Conocimiento.
  7. Crear las estructuras, procesos, tecnologías, etc. necesarios para soportar el Sistema de Gestión del Conocimiento definido.
  8. Implantar los procesos de Gestión del Conocimiento, abordando gradualmente los distintos proyectos definidos.
  9. Comunicar el proyecto: este paso se olvida en muchas ocasiones, sin reparar que en el mismo reside el éxito o fracaso, ya que sin el apoyo y el compromiso de todos los miembros de la organización, cualquier iniciativa en materia de Gestión del Conocimiento fracasará.

Conclusión

En el entorno actual de alta competitividad, globalización, desarrollo tecnológico, reducción de vida de los productos y de crisis mundial, resulta clave la gestión del conocimiento  para lograr el éxito sostenible de la empresa.  En este contexto resulta realmente crítico desarrollar las habilidades de la empresa para adquirir información, transformarla en conocimiento, incorporarlo a la empresa como aprendizaje, compartirlo rápidamente y ponerlo en práctica.

Esto es muy importante ya que existe una correlación entre gestión del  conocimiento y éxito empresarial, entre  gestión del conocimiento y adaptabilidad de la empresa al entorno cambiante y desafiante, donde las amenazas se puedan convertir en oportunidades.

Gracias al conocimiento las empresas gestionan la innovación, la creación de rutinas organizativas más  eficaces,  el crecimiento empresarial, la sostenibilidad, las capacidades adaptativas al entorno, etc. Todo ello proporciona productos más exitosos, establecimiento de canales de distribución más eficaces, el acceso a las fuentes de financiación, el apoyo de los stockholders, el mejor equipo humano, los mejores clientes y proveedores, etc.

Referencias

Archanco, R. (25 de Septiembre de 2011). Papeles de Inteligencia. Obtenido de http://papelesdeinteligencia.com/que-es-gestion-del-conocimiento/

Naurona. (27 de Septiembre de 2010). Obtenido de https://naurona.wordpress.com/2010/09/27/ventajas-gestionar-conocimiento/

Perego, L. (2015). Obtenido de http://www.eumed.net/libros-gratis/2014/1405/gestion-conocimiento.htm

Pérez, J. (2008). DefinicionDe. Obtenido de http://definicion.de/conocimiento/

UNAD. (s.f.). Obtenido de http://datateca.unad.edu.co/contenidos/101110/EnLinea/capitulo_3_la_gestin_del_conocimiento.html

Este Artículo fue elaborado por Ing. Josué Pacheco Ortiz, bajo auspicio del Maestro Fernando Aguirre y Hernández, de la materia Fundamentos de Ingeniería Administrativa, de la Maestría en Ingeniería Administrativa, del Instituto Tecnológico Nacional de México, Campus Orizaba. Y apoyado bajo beca Conacyt.

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Pacheco Ortiz Josue. (2016, octubre 24). Importancia e impacto de la gestión del conocimiento. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/importancia-e-impacto-la-gestion-del-conocimiento/
Pacheco Ortiz, Josue. "Importancia e impacto de la gestión del conocimiento". GestioPolis. 24 octubre 2016. Web. <https://www.gestiopolis.com/importancia-e-impacto-la-gestion-del-conocimiento/>.
Pacheco Ortiz, Josue. "Importancia e impacto de la gestión del conocimiento". GestioPolis. octubre 24, 2016. Consultado el 14 de Diciembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/importancia-e-impacto-la-gestion-del-conocimiento/.
Pacheco Ortiz, Josue. Importancia e impacto de la gestión del conocimiento [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/importancia-e-impacto-la-gestion-del-conocimiento/> [Citado el 14 de Diciembre de 2018].
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