Gestión del conocimiento en las organizaciones, sus ventajas • gestiopolis

Gestión del conocimiento es un término relativamente nuevo, su origen se da en organizaciones del sector privado. El concepto de la gestión del conocimiento, tal como lo entendemos en la actualidad, se acuñó basándose en temas de gerencia de los años 80 y 90, estos fueron la gestión de calidad total, la innovación continua y la organización. La primera conferencia sobre la gestión del conocimiento se llevó a cabo en el año 1993, fue organizada, entre otros, por Lawrence Prusak. En los años 90, la gestión del conocimiento ya era un término conocido y considerado dentro de los temas de administración.

La gestión de conocimiento se focaliza en “hacer las cosas bien” en lugar de “corregir las cosas que se hacen”. En esta concepción, la gestión del conocimiento es un armazón dentro del que la organización ve todos sus procesos como procesos de conocimiento. En este sentido, todos los procesos comerciales involucran la creación, diseminación, renovación y aplicación de conocimiento hacia el sustento organizacional y de supervivencia. (Buitrago & Castrillón, 2006)

Este texto resalta la importancia de la gestión del conocimiento en las organizaciones a través de la recopilación y exposición de información sobre los puntos más importantes del tema, así como sugerencias para su implantación.

Gestión del conocimiento

Gestión del conocimiento es un concepto para el que no hay una definición universal, su principal característica se basa en hacer las cosas bien para no tener que corregir, la generación del conocimiento en los colaboradores dentro de la organización es el activo más importante, a continuación se citan algunas definiciones y características del término gestión del conocimiento.

El término “gestión” se define como “el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”. (Chiavenato, 2004)

Es el proceso sistemático de buscar, organizar, filtrar y presentar la información con el objetivo de mejorar la comprensión de las personas en una específica área de interés”. (H. Lavenport & Klahr, 1998)

Es un sistema facilitador de la búsqueda, codificación, sistematización y difusión de las experiencias individuales y colectivas del talento humano de la organización, para convertirlas en conocimiento globalizado, de común entendimiento y útil en la realización de todas las actividades de la misma, en la medida que permita generar ventajas sustentables y competitivas en un entorno dinámico. (Nonaka & Takeuchi, 1999)

La gestión del conocimiento se puede definir como el esfuerzo que hace una organización para adquirir, aumentar, organizar, distribuir y compartir el conocimiento entre todos los empleados. Se trata por lo tanto de todas aquellas actividades orientadas a potenciar el conocimiento de las personas de la organización y de la organización en sí misma. (AEC, 2020)

La gestión del conocimiento podría resumirse en: información más gestión de recursos humanos. Este puede ser el binomio del nuevo paradigma de gestión de las corporaciones en los inicios del nuevo siglo. En este contexto, nos referimos a una concepción de gestión de recursos humanos que comporta: participación, compromiso, motivación y corresponsabilización de los trabajadores, que, asociada con las nuevas tecnologías de la información, crean las condiciones para este nuevo avance en la cultura empresarial. (Rovira, 1999)

Basados en las definiciones anteriores, podemos decir, que la gestión del conocimiento se basa en la obtención de información de todas las actividades que la empresa realiza dentro y fuera de ella, de sus clientes, proveedores, mercados y todo lo que tenga relación directa e indirectamente con ella, el procesamiento de esta información genera conocimiento, lo cual, nos lleva al punto más importante, el acceso de todos los colaboradores de la organización a este, pero de una forma útil que genere conocimiento que sea aplicable y aprovechable.

Función de la gestión del conocimiento en las organizaciones

Dentro de una organización la gestión del conocimiento cumple varios objetivos como identificar, adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener el resultado que se da de unir la información que se tiene disponible con las opiniones, experiencias y puntos de vista de todos los colaboradores de la organización, siempre buscando el beneficio de esta.

Humberto Pereira Alfaro, en un artículo escrito en la revista Éxito Empresarial (2011), señala algunos beneficios específicos de la gestión del conocimiento en las organizaciones:

Transferir de la forma más rápida y efectiva el conocimiento adquirido en la empresa, para que la información no pierda su valor.
Utilizar al empleado como motor de la innovación; que la fuente principal sea interna.
Identificar nuevas estrategias de experimentación y solución a los problemas.
Transformar el conocimiento del personal en competencias corporativas y ventajas competitivas.
Medir y compartir el efecto de cada uno de los empleados en la empresa.
Aprender más rápidamente y sacar mejor provecho de nuestra experiencia.
Capitalizar el conocimiento creado, y lograr un retorno en la inversión en formación del personal, y en el conocimiento de nuestros clientes y competidores.
Crear en la organización una cultura de mejora y aprendizaje continuos

Desde que Peter Drucker y Alvin Toffler llamaron la atención sobre la importancia del conocimiento como un recurso gestionable y fuente de poder, se ha incrementado el número de especialistas que comenzaron a teorizar sobre su gestión y la relación con la organización industrial, la gestión tecnológica, y la gestión estratégica.

El conocimiento es imprescindible para el desarrollo. Muchos autores concuerdan que en la actualidad, el conocimiento no es solo otro recurso, sino el único que, además, refiere una categoría adicional al recurso humano y lo convierte en el activo más importante. En la actualidad los activos de capital que crean riqueza no son la tierra, ni el trabajo físico, ni fábricas, son los activos del conocimiento. (Santos, 2020)

Implementación de la gestión del conocimiento en la organización

Un proceso estándar de gestión del conocimiento normalmente se compondrá de las siguientes fases:

Establecer una visión: cuál es el objetivo que se pretende conseguir
Evaluar el conocimiento actual
Generar nuevo conocimiento
Transferir internamente el nuevo conocimiento
Aplicar el nuevo conocimiento

Los doctores Alfonso Vargas Sánchez y María Jesús Moreno Domínguez, catedráticos de la Universidad de Huelva, en su artículo «La gestión del conocimiento en las organizaciones» (2005), proponen que todo proyecto de gestión del conocimiento debe abordar nueve pasos, los cuales se describen a continuación:

1. Definición del Conocimiento Clave

Al abordar un proyecto de gestión del conocimiento, lo primero que debe hacer una organización es realizar una labor de análisis con el fin de detectar e identificar el conocimiento clave o estratégico.

2. Identificar Brechas de Conocimiento

Una organización debe saber de qué conocimientos dispone, si quiere sacar el máximo provecho de su utilización.

3. Localizar las Fuentes de Conocimiento

Una vez identificado el conocimiento que se necesita, el siguiente paso hace referencia a saber dónde se encuentra.

4. Obtención de Conocimiento, crearlo (si no existe) o capturarlo (si ya existe)

Cuando el conocimiento no existe es necesario una etapa de creación o generación.

5. Estructurar (o Clasificar) y Almacenar el Conocimiento

Significa traducir el conocimiento de forma que pueda ser transmitido de distintas formas: informes, bases de datos, sesiones de entrenamiento, presentaciones de video, etc.

6. Hacer que el Conocimiento Fluya (Transferencia Interna y Externa)

Hace referencia a emprender actividades encaminadas a favorecer una dispersión inteligente del conocimiento en la organización, es decir, divulgar eficientemente el conocimiento generado o capturado.

7. Aplicar el Conocimiento (Integración)

Se refiere a hacer un uso eficiente del conocimiento creado, almacenado y de fácil acceso.

8. Actualizar y Mantener el Conocimiento

El conocimiento sufre un proceso natural de obsolescencia, más o menos acelerado dependiendo del área al que pertenezca.

9. Evaluación y Medición del Conocimiento

Es necesario contar con indicadores que permitan visualizar los resultados logrados por la gestión del conocimiento, ya que no basta con percepciones subjetivas.

Los 9 pasos para la implementación de la gestión del conocimiento en las organizaciones. Fuente: Vargas y Moreno (pp. 141 – 144)

Por su parte Mario Pérez-Montoro Gutiérrez (2008) señala que para implantar en forma adecuada un programa de gestión del conocimiento en una organización, es imperioso realizar también una serie de operaciones intelectuales y conceptuales, y tomar una serie de decisiones importantes que deben reflejarse en otros campos (en la cultura organizacional, sin ir más lejos), además del tecnológico.

Para esto propone una metodología la cual debe seguir cualquier organización y esta consta de tres fases que a su vez presentan puntos específicos los cuales se muestran a continuación:

Fase de análisis

Auditoría del conocimiento
Mapa del conocimiento

Fase de diseño

Gestión de contenidos cognitivos
Diseño de recursos documentales
Comunidad de gestión del conocimiento

Fase de implementación

Programa piloto y migración
Desarrollo de herramientas tecnológicas

Existen muchos modelos de aplicación de la gestión del conocimiento, en este trabajo expondremos 6 ejemplos de ellos para lograr una mejor comprensión del tema.

Modelos de implementación de la gestión del conocimiento

Modelo de E. Bueno (2002)

Esta propuesta de naturaleza estratégica ha sido concretada en la denominada “Tríada Conceptual”.

Estos tres conceptos, desde el punto de vista estratégico, se diferencian fundamentalmente:

El Aprendizaje Organizativo es el enfoque subyacente que da sentido y continuidad al proceso de creación de valor o de intangibles. El aprendizaje, en suma, es la clave para que las personas y la organización puedan ser más inteligentes, memorizando y transformando información en conocimiento.
El Capital Intelectual representa la perspectiva estratégica de la “cuenta y razón” o de la medición y comunicación de los activos intangibles creados o poseídos por la organización. Están apareciendo en los últimos años varios modelos que intentan medir y gestionar el capital intangible de la organización (principalmente de las empresas privadas) y las dificultades y problemáticas que conlleva mensurar y potenciar dichos elementos intangibles.
La Dirección del Conocimiento refleja la dimensión creativa y operativa de la forma de generar y difundir el conocimiento entre los miembros de la organización y también con otros agentes relacionados.

La integración de estos tres conceptos emana de un enfoque estratégico de la organización que ha de servir para mejorar la competitividad de las organizaciones.

Modelo Andersen (1999)

Arthur Andersen, considera la importancia que tiene acelerar el flujo de la información que tiene valor: la información que reciben los integrantes de la organización y la que transmiten hacia ella y como regresa nuevamente a ellos para que así, puedan generar valor agregado a los clientes.

Analiza dos perspectivas:

Perspectiva individual, la responsabilidad personal de compartir y hacer explícito el conocimiento para la organización.
Perspectiva organizacional, la responsabilidad de crear la infraestructura de soporte para que la perspectiva individual sea efectiva, creando los procesos, la cultura, la tecnología y los sistemas que permitan capturar, analizar, sintetizar, aplicar, valorar y distribuir el conocimiento.

Proceso de creación del conocimiento

El proceso de creación del conocimiento propuesto por Nonaka (1999) está dado a través de dos espirales de contenido epistemológico y ontológico. Es un proceso de interacción entre conocimiento tácito y explícito que tiene naturaleza dinámica y continua. Se desarrolla en un ciclo permanente que contiene 4 fases:

La Socialización: En este proceso se comparten experiencia con el fin de adquirir conocimiento tácito a través de modelos mentales compartidos bien sea por conversaciones, documentos, manuales y tradiciones, añadiendo el conocimiento novedoso a la base colectiva que posee la organización.
La Exteriorización: Es la actividad esencial en la creación del conocimiento, es la conversión de conocimiento tácito en explícito, adopta la forma de metáforas, analogías, hipótesis y modelos, se crean conceptos a través de la deducción e inducción, integrándolo en la cultura de la organización.
La combinación: Como su nombre lo indica se realiza la combinación de distintos cuerpos de conocimiento explícito: documentos, conversaciones, reuniones, redes computarizadas de comunicación y, se puede categorizar, confrontar y clasificar para formas bases de datos para producir conocimiento explícito.
La Interiorización: Indica “aprendiendo – haciendo”, incorporar el conocimiento explícito en conocimiento tácito, verbalizar y diagramar en documentos, manuales o historias orales. Se incorpora en las bases de conocimiento tácito de los miembros de la organización en la forma de modelos mentales compartidos o prácticas de trabajo.

Knowledge Management Assessment Tool (KMAT)

El KMAT es un método de evaluación y diagnóstico desarrollado conjuntamente por Arthur Andersen y APQC. Este modelo destaca cuatro variables que facilitan la administración de conocimiento organizacional:

Liderazgo: Definición de la estrategia orientada al conocimiento con el fin de afianzar sus fortalezas.
Cultura: Determina el enfoque hacia el aprendizaje organizacional y la innovación.
Tecnología: Facilita la adecuación de los canales para la comunicación, haciéndola más efectiva y accesible para toda la organización.
Medición: Implica la medición del capital intelectual y la forma cómo se distribuyen los recursos para potenciar el conocimiento que alimenta el crecimiento.

Modelo de gestión del conocimiento de KPMG consulting

El modelo parte de la siguiente pregunta: ¿Qué factores condicionan el aprendizaje de una organización y qué resultados produce dicho aprendizaje? Aquí se determinan los factores que condicionan la capacidad de aprendizaje de una organización, así como los resultados esperados del aprendizaje. La interacción de todos sus elementos, se representa como un sistema complejo en el que las influencias se producen en todos los sentidos. La estructura organizativa, la cultura, el liderazgo, los mecanismos de aprendizaje, las actitudes de las personas, la capacidad de trabajo en equipo, etc., no son independientes, sino que están conectados entre sí.

Modelo Gopal & Gagnon

En 1995, plantean su modelo que está dividido en tres áreas:

Administración del conocimiento: Determinación de los componentes de capital intelectual de la organización, para el diagnóstico de la situación actual del conocimiento y el planteamiento de situaciones futuras.
Administración de información: Almacenamiento de la información como base del conocimiento en la búsqueda de establecer la calidad y las características necesarias de la información para las situaciones futuras.
Administración del aprendizaje: Establece propuestas y prototipos de aprendizaje, así como formas para cuantificarlo, de manera que el conocimiento y el aprendizaje organizacional se integren en la cultura de la empresa como valores y motiven el crecimiento y desarrollo de los individuos. (Buitrago & Castrillón, 2006)

Ventajas de la implantación de la gestión del conocimiento en las organizaciones

La gestión del conocimiento dentro de las organizaciones, ofrece muchas y variadas ventajas en casi todas las áreas de esta, de las cuales podemos destacar:

Mejora de la calidad en productos y servicios.
Mejora de la atención a los clientes.
Mejora de las relaciones con los proveedores.
Crea condiciones para mejorar el ambiente de trabajo.
Mejora la comunicación interpersonal.
Mejorando la información y la comunicación, estimula la participación de los trabajadores.
Reducción del número de procesos de gestión/producción.
Simplificación de los procesos de gestión/producción.
Permite una mayor eficiencia en el uso de los recursos.
Proporciona mejores herramientas para la gestión de la dirección.

Muchos de estos beneficios se logran obtener con inversiones muy bajas que en gran número de ocasiones retornan con altas tasas de devolución y en periodos cortos.

Como se puede ver en lo expuesto anteriormente, la gestión del conocimiento puede ser una herramienta fundamental para la mejora continua de las organizaciones, su correcta implantación y éxito no solo dependen de la decisión de implementar este enfoque, es necesario cambiar la forma de pensar, hacerlo sistémicamente, con la adopción de modelos mentales adecuados.

Conclusiones

La gestión del conocimiento dentro de las organizaciones se puede definir como un proceso de desarrollo, ya que este cambia la forma en que se administra esta, su forma de pensar y actuar con sus colaboradores, clientes proveedores y todo su entorno en general. Es un proceso por que no se da de un día para otro, con el simple hecho de decidir implantarlo, requiere un cambio progresivo, bien planeado y estructurado donde todos los colaboradores de la organización estén dispuestos y convencidos de adoptarlo e implementarlo. Requiere un cambio de paradigma en la forma de pensar y actuar, adoptar modelos de implementación, modelos mentales, el desarrollo de técnicas para obtener información, almacenarla, interpretarla, convertirla en conocimiento útil, pero sobre todo hacerla llegar a todos los miembros de la organización y que estos la aprovechen en beneficio de esta.

La gestión del conocimiento desarrolla empresas basadas en el conocimiento aplicado, que se genera día a día, porque el conocimiento que es útil hoy será obsoleto mañana, entonces el reto también está en que el proceso de desarrollo no termina, se renueva constantemente y las organizaciones deben ser capaces anticipar esos cambios.

Resumen

La gestión del conocimiento se basa en la obtención de información de todas las actividades que la empresa realiza dentro y fuera de ella, de sus clientes, proveedores, mercados y todo lo que tenga relación directa e indirectamente con ella, el procesamiento de esta información genera conocimiento, lo cual, nos lleva al punto más importante, el acceso de todos los colaboradores de la organización a este, pero de una forma útil que genere conocimiento que sea útil, aplicable y aprovechable.

El proceso de creación del conocimiento está dado a través de dos espirales de contenido epistemológico y ontológico. Es un proceso de interacción entre conocimiento tácito y explícito que tiene naturaleza dinámica y continua.

Bibliografía

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Gestión del conocimiento: definición, función, implementación y ventajas