Cómo formular estrategias flexibles y contingentes

La intención de este artículo es dar las pautas para formular estrategias flexibles y contingentes, que no solo se adapten a los cambios, sino que además los anticipen y, por qué no, los promuevan, logrando así pasar de una cultura “reactiva” a una preventiva y especialmente “proactiva”.

Para que una estrategia sea flexible debería ser susceptible de ajustes según las circunstancias o necesidades. Y para que sea contingente debe contener diferentes variantes o rutas estratégicas que, en la medida de lo posible, lleven al Destino Estratégico propuesto.

Ahora bien, el hecho de tener una estrategia flexible trae consigo tres condicionantes. Primero, que se va a Explorar el Futuro con el fin de conocer las diferentes posibilidades (escenarios); segundo, que sobre las mismas se van a ingeniar las “contingencias estratégicas”; y tercero, que se va Monitorear el Futuro con la intención de ajustar o modificar el plan a tiempo, es decir, antes que las circunstancias puedan afectar el logro de los objetivos estratégicos; de no realizarse este monitoreo, la organización se limitará a reaccionar ante los cambios, sufrirá sus consecuencias y muy probablemente vea comprometido el logro de sus objetivos estratégicos. Sin mencionar que gran parte del esfuerzo dedicado a definir una estrategia flexible y contingente se perdió.

Veamos entonces cómo Explorar, Ingeniar y Monitorear el futuro (términos acuñados por Meneses J. en su libro Hanni-Ba’al, 2015).

Exploración del Futuro. Los Mapas de Futuro

Para explorar el futuro es necesario levantar el mapa de posibilidades de futuro, es decir, conocer los distintos escenarios factibles de materializarse. Sin embargo, no basta solo con conocer los escenarios, se debe conocer también la secuencia de eventos que conduce a cada uno de éstos y las diferentes opciones que cada uno ofrece a la organización en términos de oportunidades y riesgos, con el fin de prepararse para aprovecharlas o sortearlos según sea el caso. Todos estos elementos mencionados conforman lo que llamamos el “Mapa de Futuro” y para su elaboración es necesario mezclar o combinar el análisis de actores y de variables.

Según Meneses J. (2015) “los Juegos de Rol han demostrado ser una herramienta muy rápida, potente, sencilla y precisa para la elaboración de los mapas de futuro, mediante la cual se generan secuencias estratégicas, autores influyentes y otras informaciones que no existían en los métodos clásicos”. A través de esta técnica se soslaya el hecho de tener que hacer un ranking de poder o una lista de influencia de los actores, ya que la secuencia de eventos que se genera determina internamente la capacidad de acción de cada actor.

Mapa de Futuro - Cómo formular estrategias flexibles y contingentes
Mapa de Futuro – Cómo formular estrategias flexibles y contingentes

Detengámonos un momento en la gráfica para ver que se puede llegar a un mismo escenario por sucesiones de eventos diferentes, que conllevan a su vez diferentes riesgos y oportunidades. Por eso es tan importante, hacer el mapa de futuro y no simplemente limitarse a conocer los escenarios como un resultado escueto. Es sobre este mapa de futuro que la organización trazará su ruta estratégica.

La Ruta Estratégica

Ahora que se conocen los posibles escenarios, con la secuencia de eventos que los configuran y sus oportunidades y riesgos asociados, la organización debe decidir cuál es su escenario apuesta y la ruta por la que quiere llegar a éste, para lo cual es necesario definir dos aspectos cruciales:

El primero consiste en los criterios bajo los cuales la organización va a fundamentar sus decisiones al momento de elegir el escenario apuesta, por ejemplo, rentabilidad, endeudamiento, riesgo reputacional, etc. No deben ser muchos para que las decisiones sean ágiles y permitan lograr la anticipación deseada. Luego de definirlos, se deben priorizar o ponderar, de tal forma que al ingresarlos en el análisis permitan determinar cuáles de esos escenarios son favorables o adversos a los intereses de la organización. Otra ventaja de definir estos criterios previamente, es que permiten tomar decisiones rápidas al momento de cambiar la ruta estratégica si llegase a ser necesario.

El segundo aspecto que se debe conocer es la probabilidad de ocurrencia de cada uno de los escenarios. Esta se puede calcular con las probabilidades de ocurrencia de los eventos en la cadena de eventos que lo configuran. No digo que se debe conocer la probabilidad exacta de cada uno de los eventos, pero si se puede valorar en términos relativos como alta, media o baja, por ejemplo. De esta forma tendremos unos escenarios altamente probables, otros de probabilidad media y otros de baja probabilidad de ocurrencia. Estos últimos es mejor descartarlos, ya que hasta el momento la experiencia ha demostrado que no se materializan. Siempre, siempre, siempre, hay que corroborar qué probabilidad de ocurrencia tiene el escenario catastrófico.

Teniendo claro esto, ya puede la organización decidir el escenario apuesta y la ruta por la cual quiere llegar a éste.

Ruta Estratégica - Cómo formular estrategias flexibles y contingentes
Ruta Estratégica – Cómo formular estrategias flexibles y contingentes

Ingeniar el futuro. Definir la estrategia contingente

Una vez trazada la ruta estratégica, es posible definir los objetivos que se deben lograr a lo largo de esa ruta para poder llegar al Destino Estratégico definido; estos objetivos no pueden solo estar relacionados, sino que además deben ser diseñados de manera secuencial, con base en la ruta seleccionada.

Casi todas las oficinas de planeación sobre entienden que una vez determinado el Destino Estratégico el escenario no va a cambiar, y si cambia, no hay planes para enfrentar esta nueva realidad; un ejemplo de esto, es la forma urgente en que muchas organizaciones tuvieron que rehacer sus estrategias cuando el precio del petróleo se vino abajo. La contingencia en la estrategia se logra definiendo objetivos también para las diferentes rutas estratégicas en los escenarios más probables, en caso tal que la organización tome la decisión de cambiar de ruta por cambios en el escenario. Por supuesto, hago énfasis en que siempre se deben definir contingencias para el escenario catastrófico, si este tiene una probabilidad media o alta.

Para ingeniar los objetivos, los decisores deben:

  1. Analizar el mapa de futuro y sus escenarios.
  2. Identificar las probabilidades de ocurrencia de cada uno.
  3. Evaluar la categorización del escenario con respecto a los criterios de decisión originales.
  4. Identificar los riesgos de cada escenario.
  5. Establecer posibles medidas de mitigación, transferencia o aceptación del riesgo en cada escenario.
  6. Identificar el(los) escenario(s) apuesta o ideal.
  7. Seleccionar la ruta o secuencia de eventos para lograrlos y las rutas contingentes.
  8. Determinar los objetivos que se deben lograr para alcanzar el Destino Estratégico, teniendo en cuenta la secuencia de eventos, tanto en la Ruta Estratégica definida como en las Rutas Contingentes.

Otra ventaja de contar con los Mapas de Futuro, es que una vez conocidos los Eventos de Ruptura, la organización puede y debe identificar sobre cuáles de ellos tiene alguna injerencia, es decir, puede modificarlos a conveniencia, bien por acción propia o de terceros con los que pueda establecer acuerdos o alianzas, para que la realidad siga la ruta de futuro deseada. De esta forma se logra pasar de una cultura “reactiva” a una “proactiva”.

Así como un ingeniero debe hacer los cálculos para que una represa no se rompa o un puente no se caiga, el planificador estratega debe hacer los cálculos necesarios para definir la(s) ruta(s)s por las que puede llevar a la organización hacia su Destino Estratégico, así como las contingencias que debe prever en caso de cambios de escenario. Esto garantiza el éxito de la estrategia.

Monitoreo y revisión

Un método completo de Anticipación Estratégica no debe abarcar solamente la Exploración y la Ingeniería del Futuro, además debe integrar mecanismos de Monitoreo del Futuro en tiempo real, lo que permitirá la adaptación de las acciones día a día, aumentando el rango de maniobra.

El Monitoreo del Futuro, está compuesto por un conjunto de actividades técnicas, relacionadas entre sí, que permiten actualizar constantemente el conocimiento sobre los escenarios posibles y probables. De manera ideal, se debe desarrollar una lista de las posibles decisiones, mutaciones, resultados y escenarios que podrían darse en el futuro, para orientar el monitoreo de estos eventos. Cada evento de ruptura, debe contener por lo menos un Indicador de Futuro para alertar a la dirección sobre los cambios de escenario; y la dirección podrá, sobre esta información, tomar una decisión más acertada sobre si mantener o cambiar la ruta estratégica; y acá entran en juego las estrategias contingentes definidas para cada ruta alternativa.

Para obtener los indicadores de futuro se deben:

  1. Listar las posibles mutaciones del sistema (Eventos de Ruptura).
  2. Listar las decisiones que generan esas mutaciones.
  3. Listar los posibles resultados de esas mutaciones.

A medida que se sistematiza y se documenta el avance sobre la Ruta Estratégica, se logra también un aprendizaje en la interpretación de los diferentes eventos y las acciones de los actores, que la dirección puede integrar en sus futuras decisiones, facilitando los ciclos de aprendizaje personal y organizacional.

El diseñar Estrategias Flexibles y Contingentes permite a los líderes que sean conductores precisos de sus organizaciones, que vean nuevas opciones dentro de la ruta de viaje y se alejen de ellas o las tomen basados en un completo análisis.

Conclusiones

La anticipación no es simplemente proyectar los datos del pasado y el presente, pues si llegase a ocurrir un hecho disruptivo la estrategia se vendría al piso provocando las conocidas “Crisis” que obligan a la organización a reaccionar, que no es otra cosa que la falta de Anticipación Estratégica.

Con la Anticipación Estratégica logramos pasar de una cultura reactiva a una cultura proactiva, en donde para la toma de decisiones cobra mayor relevancia el criterio “Importancia Estratégica” que el criterio “Urgencia”.

Algunos de los factores que hacen que se configure un escenario u otro son alterables. Por supuesto, sólo podrán alterarlos aquellos que conocen cuáles factores se pueden alterar, cómo se pueden alterar y cuál es el resultado de alterarlos, para dejarlos en la posición que le conviene a la organización y de esa forma ingeniar su futuro. Esto es ser proactivo

Para terminar, quiero traer una frase de Julián Meneses, autor del método ultrarrápido de prospectiva “Hanni-Ba’al” para mediano, corto y cortísimo plazo: “El futuro se puede explorar; y así como se puede explorar también se puede diseñar, ingeniar y crear. No solo es una posibilidad, sino nuestra responsabilidad, construir un mundo mejor, ya que no depende del azar”.

Extraído de: Julián Meneses (CEO de Anticipación Estratégica). Método Rápido de Prospectiva Hanni-Ba’al. Cómo se anticipan los verdaderos estrategas para lograr ventajas competitivas. Ed. Anticipación Estratégica

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Ruiz Fonseca Andrés Fernando. (2017, Febrero 1). Cómo formular estrategias flexibles y contingentes. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/como-formular-estrategias-flexibles-y-contingentes/
Ruiz Fonseca, Andrés Fernando. "Cómo formular estrategias flexibles y contingentes". GestioPolis. 1 Febrero 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/como-formular-estrategias-flexibles-y-contingentes/>.
Ruiz Fonseca, Andrés Fernando. "Cómo formular estrategias flexibles y contingentes". GestioPolis. Febrero 1, 2017. Consultado el 28 de Marzo de 2017. https://www.gestiopolis.com/como-formular-estrategias-flexibles-y-contingentes/.
Ruiz Fonseca, Andrés Fernando. Cómo formular estrategias flexibles y contingentes [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/como-formular-estrategias-flexibles-y-contingentes/> [Citado el 28 de Marzo de 2017].
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