La administración eficiente y eficaz de la empresa socialista cubana. Caso Empresa de Cigarro Ramiro Lavandero Cruz

Autor: Rafael Edenio Valdés Toyos y Ana Cecilia Reyes Ramos

Otros conceptos de administración

09-10-2009

La administración puede ser concebida como una ciencia y/o arte, esto es un conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados de valor universal, que estudia a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta.

Lo que debe destacarse es la importancia que tiene el abordar los problemas administrativos metodológicamente, ya que ello sentará una ase objetiva para fundamentar la toma de decisiones e implantar las medidas administrativas ademadas.

En las próximas décadas la tarea administrativa será incierta y excitante, pues deberá enfrentar cambios y transformaciones llenos de ambigüedad e incertidumbre.

La Empresa de Cigarros ¨ Ramiro Lavandero Cruz ¨ se subordina directamente al Grupo Empresarial de Tabaco de Cuba (TABACUBA), perteneciente esta última al Ministerio de la Agricultura (MINAGRI). Esta localizada en la avenida ¨ Camilo Cienfuegos ¨ No. 32 entre Coronel Acebo y Panchito Gómez, municipio de Ranchuelo, Provincia de Villa Clara, y su objeto social es la producción de cigarrillos de tabaco negro para el consumo nacional.

Teniendo en cuenta el análisis efectuado en dicha empresa a partir de las investigaciones realizadas determinamos un grupo de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que nos ayudaron al desenvolvimiento de este trabajo. Es necesario perfeccionar el trabajo relativo a los métodos y estilos de dirección, precisar todas aquellas cuestiones referidas al control interno mejorar el subsistema informativo, así como ampliar la aplicación de la informática en la esfera de la gestión.

Introducción

Administración es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar el trabajo de los miembros de la organización y de utilizar todos los recursos disponibles de la empresa para alcanzar objetivos organizacionales establecidos. Administrar es lograr los objetivos de la empresa, a través del uso correcto de las personas, los bienes y los materiales, analizar usando el proceso administrativo de la siguiente manera:

Fijar metas, esto es determinar anticipadamente lo que se quiere lograr, especificando un periodo de tiempo Planificar, estableciendo etapas secuenciales de tareas determinando los recursos disponibles, responsables, así como determinar como se llevarán los controles etc.

Distribuir el trabajo dividiendo las tareas en subtareas que puedan ser asignadas a personas específicas delegando responsabilidades indicando que es lo que se espera como resultado, si es necesario se debe de capacitar a las personas e indicarles los límites de su responsabilidad y a quien se tienen que dirigir para rendir cuentas. Controlar el proceso de gestión, estableciendo métodos y políticas de evaluación de los procesos administrativos, productivos, comerciales, etc. para poder garantizar los productos y servicios que se están entregando al cliente. Dirigir y corregir la acción en caso de ser necesario por lo que debemos garantizar que las cosas se hagan bien, por quien corresponda que haga las cosas y tener la suficiente capacidad de autocrítica para reconocer errores de procedimientos y efectuar los arreglos necesarios para no repetir los errores.

El método científico es una herramienta básica del administrador, ya que a través de él aprende a manejar las variables que determinan los resultados de las impresas. Cabe señalar que nuestro interés no radica en dilucidar si la administración es ciencia o no, algo que ha sedo ampliamente discutido. Lo que debe destacarse es la importancia que tiene el abordar los problemas administrativos metodológicamente, ya que ello sentará una ase objetiva para fundamentar la toma de decisiones e implantar las medidas administrativas ademadas.

La ciencia es. "Conjunto de principios de valor universal en el tiempo y el espacio".

"Una clase de actividad humana orientada hacia la formulación sistemática de las posibilidades de repetición, hipotética y real de determinados fenómenos que para sus fines se consideran idénticos".

Principio y ley: "Las leyes y los principios científicos son verdades fundamentales que se tienen por tales en un momento dado; explican la relación entre dos o más conjuntos variables".

No se puede tener jamás una cosa como verdadera sin que conste evidentemente lo que ella es. Dividir cada una de las dificultades que se examinan en tantas partes como sea posible. Llevar orden en los propios pensamientos comenzando por los objetos más simples y fáciles de conocer, para subir poco a poco y Hacer simples divisiones tan generales que quede seguro de no omitir nada.

"Lo que distingue a las ciencia del conocimiento empírico es el método". Francis Bacon

Método: "Secuencia de acciones específicas sistemáticas ordenadas para llegar a un objetivo".

El Método Científico Experimental: Consiste en la determinación de ciertos hechos o resultados por medio de la observación de los fenómenos (no sólo en el sentido de ver detenidamente, sino de registra sistemáticamente los hechos), en la verificación con base en la observación continua. Una vez que los hechos se analizan y se clasifican, la ciencia busca relaciones causales para explicarlos. Estas generalizaciones se llaman hipótesis, explicaciones preliminares con un grado de credibilidad científica que están sujetas a comprobarse mediante la experimentación.

La técnica, según el diccionario es. "(De Techne: arte manual) conjunto de procedimientos en los que se basa un arte o una ciencia".

De esta definición se puede deducir que la ciencia y la técnica no son excluyentes, son complementarias. El conocimiento de las causas de los fenómenos no implica su manipulación, por lo que debe desarrollarse un procedimiento práctico para lograrlo (tarea de la técnica).

Tecnología: Conjunto de conocimientos científicos (saber por qué) y métodos prácticos (saber hacer o know how) de una rama del conocimiento.

Arte: "Hacer bien las cosas con creatividad y sensibilidad".

La actividad cotidiana del administrador le exige tomar decisiones en las que aplique su criterio, esto es, medir circunstancias para aplicar las normas, políticas y procedimientos de la organización. Su trabajo no es el de un simple tecnócrata ni el de un político profesional, con inteligencia debe buscar permanentemente el equilibrio entre ambos extremos.

La administración puede ser concebida como una ciencia, esto es un conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados de valor universal, que estudia a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta. Esta actividad se desarrolla en las universidades. La administración es ciencia y técnica. Es una ciencia táctica, que tiene por objeto real las organizaciones

El arte se realiza en forma individual, subjetiva y vivencial. Es el desarrollo que el objeto puede motivar en el ser humano. Al respecto, aunque no del todo, "resulta imposible considerar a la administración como un arte, dado que en ella no caben las vivencias ni las interpretaciones subjetivas de la realidad".

La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca del comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de conducción de las mismas. Es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teorías, conceptos, etc.

Características de la administración

1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.

2. Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.

3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

4. Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.

7. Interdisciplinariedad . La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.

8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

El hecho de que la Administración requiera, para su mejor funcionamiento, desarrollarse en forma organizada y consciente hace que la misma deba trabajar como un sistema basando su actuación en un cuerpo teórico sustentado en temas inmutables, que entendidos como puntos de partida esencial, faciliten la concepción de regularidades que guíen el proceso administrativo. Por lo anteriormente planteado, más allá de modas administrativas y de las mutaciones semánticas que enriquecen el lenguaje de la Administración, conviene buscar verdaderos principios que rigen el comportamiento de las organizaciones. Hay que destacar que si en algo es prolifera la administración es en el establecimiento de principios, pero ha de notarse que en su generalidad son principios técnico – organizativos y no principios teórico – generales. Muchos de ellos han trascendido de una escuela a otra, hecho este que permite generalizar algunas de estas ideas como pilares fundamentales para que el proceso administrativo se desarrolle sobre bases sólidas.

Sistema de principios teóricos-conceptuales de la administración.

Autonomía: La administración debe contar, para tomar decisiones en favor de su organización, con una plena correspondencia entre la responsabilidad y autoridad.

Competencia Humana: La buena administración depende del manejo eficaz y eficiente de los Recursos Humanos de la organización.

Objetividad: Sólo con un conocimiento profundo de las leyes que gobiernan el desempeño de la organización será posible actuar objetivamente en favor de su mejora.

Orientación a la cualidad sistémica: El objetivo de la organización define la finalidad para la cual se han ordenado los medios y sus relaciones.

Mejora: La máxima potencia de una organización, se logra cuando se mantiene de manera continua en movimiento de mejora.

Situación limite: Las organizaciones se enfrentan de manera constante a Situaciones Límites que se oponen a su mejora.

Contingencia: La administración es consecuencia del análisis de las condiciones concretas de la organización en cuestión, para derivar de ahí la forma de actuar de manera práctica en cada caso.

Restricción: Toda organización ve frenada la tendencia creciente de su desempeño por alguna limitación introducida en su operación que definen la frontera del sistema y hacen posible explicar las condiciones bajo las cuales opera.

Intercambialidad: La Meta de la organización puede cambiar de acuerdo a la etapa de desarrollo por la que este transita.

Suficiencia: La clave consiste en poseer y controlar los recursos y competencias centrales que
constituyen la esencia de la organización.

Conectividad: Toda organización se forma únicamente como resultado de la acción recíproca de las partes que la integran.

Unidad de administración y la información: La administración se materializa en la toma de decisiones, pero sólo se puede decidir sobre lo que se conoce, y para ello hace falta determinada cantidad y calidad de información.

Medición: Si algo no se puede medir, tampoco se podrá administrar y por lo tanto poco podrá hacerse en favor de su mejora.

La Administración de Empresas consiste en el proceso de dirigir y conducir toda o parte de una organización, a través del aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros, físicos, etcétera), destinados al logro de una serie de objetivos.

Cabe destacar que dentro del concepto de management están los conceptos de estrategia, aprendizaje y cambio.

Objetivos De La Administración

1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.

Eficiencia

Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos

Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos".

Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:
-Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados.
-Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado

Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los administradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces.

Eficacia

Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas.

Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido.

Estos dos conceptos están muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un modelo, de un administrador, etc.., estará íntimamente unidad a la necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser eficaces de la forma más eficiente posible.

Nos preguntábamos si podríamos ser eficientes sin ser eficaces. La repuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas

2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla

3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.

Dentro de la administración encontramos:
-Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
-Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.
-Desempeño de ciertas funciones específicas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.
-Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

Ninguna organización puede alcanzar buen éxito si no tiene una administración competente; ella permite alcanzar las metas de las organizaciones, sean estas económicas, políticas o sociales, encausando para ellos las aptitudes y energías humanas hacia una acción efectiva. El ejercicio de la administración influye sobre toda la sociedad siendo sus roles principales como estabilizadora de las instalaciones, colabora en los campos sociales, instrumento de bienestar y servidora de la política.

El proceso administrativo es el núcleo de la administración de empresas como disciplina de estudio, esta presente en gran parte de las definiciones que podemos encontrar sobre ella.

El proceso consta de cuatro o más pasos (según el autor), los que en su forma más básica y aceptada son:
Ø Planificar o Planificación
Ø Organizar o Organización
Ø Dirigir o Dirección
Ø Controlar o Control

Planificar

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

Pronosticar.

Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales sé hará el trabajo.

 

Organizar

Subdividir el trabajo en unidades operativas.

Proporcionar facilidades personales

Y otros recursos.

Agrupar las obligaciones operativas en puestos operativos.

Dirigir

Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

Motivar a los miembros.

Comunicar con efectividad.

Control

Comparar los resultados con los planes en general.

Evaluar los resultados con los estándares de desempeño.

Comunicar cuales son los medios de medición.

Otras versiones o autores:

Ø Juntan los pasos Organizar y Dirigir (ejecutar) bajo el nombre de Gestionar.
Ø Agregan Integrar luego de Dirigir y antes de Controlar

El proceso es además un ciclo continuo, ya que luego del último paso Controlar se vuelve a empezar con Planificar.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.

Planificación

Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.

En la organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes o administradores no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio fútil. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organización.

La planificación es fundamental, ya que esta:

1.-Permite que la empresa este orientada al futuro.
2.- Facilita la coordinación de decisiones.
3.- Resalta los objetivos organizacionales.
4.- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.
5.- Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6.- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
7.- La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y control, y es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.

La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares para facilitar el control.

La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a lo que no lo son. Cuando todos los interesados saben a donde va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.

La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Además cuando los medios y los fines están claros, la ineficiencias son obvias.

En resumen los propósitos son:

1. Disminuir el riesgo del fracaso.
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4. Asegurar el éxito en el futuro

Principios de la planeación.

Precisión: "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas".
Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razón en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.

Unidad de dirección: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno sólo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinado e integrado que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.

Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.

Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeación.

1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, así como saber lo que se esperar ganar. La plantación requiere de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades.

2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

Organización

Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.

Propósitos de la organización:

-Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
-Eliminar duplicidad de trabajo.
-Establecer canales de comunicación.
-Representar la estructura oficial de la empresa

Tipos de organizaciones.

Organización formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo.

La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la más formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de la organización.

Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados conjuntos. El ejemplo de una organización informal son las personas que juegan ajedrez.

Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se ha desarrollado todavía hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los estudiosos de la administración respecto a cierto número de ellos. Estos principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no están tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata más bien de criterios esenciales para la organización eficaz.

Principios de organización.

Unidad de mando: Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.
Especialización: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.

Equilibrio de Dirección–Control: Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

Definición de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.

Pasos básicos para organizar

1/ Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.
2/ Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.
3/ Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización.
4/ Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.

División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.

Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.

Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo los profesores se pueden agrupar en departamentos de química, departamento de ingles, etc.

La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se pueden relacionar en grupos "parecidos" como pueden suponer existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán deferentes a las de otras.

Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que específica quien controla a quien en una organización.

Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia.

Factores que influyen en la estructura organizacional

Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.

Factores internos

1/ Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2/ Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).
3/ Diversidad de productos y clase de operación.
4/ Tamaño de la organización.
5/ Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)

Factores externos

1/ Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).
2/ Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
3/ Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)

La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.

Dirección

Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.

Motivación: Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzable a menos que exista el compromiso permanente de los miembro de la organización.

La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administración científica. los gerentes determinaban cuales eren la forma mas eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban el supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización.

Liderazgo: En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera.

Comunicación: La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.

Equipos y Trabajo en equipo: Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con el propósito de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal es el comité el cual por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se repiten.

Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses comunes.

Principios de dirección

Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel.

Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.

Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina produzcan el menor disgusto a las partes.

Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Mary Parker Follet afirma que todo conflicto, como todo razonamiento en el mundo físico, es de suyo un obstáculo a la coordinación, paro que así como la fricción puede ser aprovechada.

Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante.

Control

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

Propósito y función del control:

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.

La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta.

La función de control consta de cuatro pasos básicos:

§ Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
§ Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
§ Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
§ Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

La esencia del control administrativo

El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

1.   Control preliminar (a través de la alimentación adelantada)

 

2.   Control coincidente (generalmente a través de informes periódicos de desempeño)

 

3. Control por retroalimentación

Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

Acción a posteriori (replanificación), concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:

1) Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2) Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3) Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones.
4) Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los éxitos.
5) Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
6) Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la alimentación adelantada para efectos de replanificación.

El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la modificación de los planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la operación y la estructura de organización.

Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación con el momento de la acción. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el momento de la acción o cuando se asuma el compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe empeñarse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las políticas y las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por éste con la anticipación necesaria.

La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una medición de la efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual constituye la base para una eficaz retroalimentación. Los hechos que se muestran en un informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medición histórica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aquí es que los objetivos, las políticas y las normas cumplen dos necesidades básicas en el proceso global de control, a saber:

(A) La alimentación adelantada - que constituye una base para el control en el momento de la acción.

(B) La retroalimentación - que representa una base para la medición de la eficacia del control posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la replanificación.

Control como un sistema de retroalimentación

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar información se compara el desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.

Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad al observar el proceso de retroalimentación en el control administrativo el la figura. Este sistema presenta el control en una forma más compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las correcciones necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeño deseado.

Ventajas Del Proceso Administrativo

ü Se ofrece un marco de trabajo conceptual.
ü Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.
ü Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
ü Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
ü Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.
ü Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
ü Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
ü Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de su aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

Perspectivas futuras de la administración

En las próximas décadas la tarea administrativa será incierta y excitante, pues deberá enfrentar cambios y transformaciones llenos de ambigüedad e incertidumbre. El administrador deberá enfrentar problemas cada vez más diversos y más complejos que los anteriores, y sus atención estará dirigida a eventos y grupos situados dentro o fuera de la empresa, los cuales le proporcionarán información contradictoria que dificultará su diagnóstico y la compresión de los problemas que deben resolver o las situaciones que deben enfrentar: exigencias de la sociedad, de los clientes, de los proveedores; desafíos de los competidores; expectativas de la alta administración, se los subordinados, de los accionistas, etc. Sin embargo estas exigencias, desafíos y expectativas experimentan profundos cambios que sobrepasan la capacidad del administrador para acompañarlos de cerca y comprenderlos de manera adecuada. Estos cambios tienden a aumentar debido a la inclusión de otras nuevas variables a medida que el proceso se desarrolla y crea una turbulencia que perturba y complica la tarea administrativa de planear, organizar, dirigir y controlar una empresa eficiente y eficaz. El futuro parece complicar la realidad, puesto que innumerables factores producirán impactos profundos en las empresas. Las próximas décadas se caracterizarán por los desafíos y turbulencias que deberá enfrentar la administración:

*Las empresas están en continua adaptación a sus ambientes. Esta adaptación continua puede provocar el crecimiento, la estabilidad transitoria o la reducción de la empresa. El crecimiento se presenta cuando la empresa satisface sus demandas ambientales y el ambiente requiere mayor volumen de salidas y resultados de la empresa.

*Existe la tendencia de la continuidad de tasas elevadas de inflación. Los costos de energía, materias primas y fuerza laboral están elevándose de forma notoria. La inflación exigirá cada vez mayor eficiencia en la administración de las empresas para obtener mejores resultados con los recursos disponibles y los programas de reducción de costos operacionales.

*La competencia es cada vez más aguda. A medida que aumentan los mercados y los negocios, también crecen los riesgos en la actividad empresarial.

*Existe la tendencia a una creciente sofisticación de la tecnología. Los nuevos procesos e instrumentos introducidos por la tecnología en las empresas causan impactos en la estructura organizacional.

*La internalización del mundo de los negocios, denominada globalización, es el factor más importante de desarrollo de las empresas. Gracias al proceso de la comunicación, del computador y el transporte, las empresas están internacionalizando sus actividades y operaciones.

*Mayor presencia de las empresas. Mientras crecen o se reducen, las empresas se vuelven más competitivas, sofisticadas tecnológicamente, se internacionalizan más y, con esto, aumenta su influencia ambiental. En consecuencia, las empresas llaman más la atención del ambiente y del público, son más visibles, y la opinión pública las percibe mejor.

Las empresas deben enfrentar todos estos desafíos, presiones y amenazas ( en el futuro serán muchos más) que recaen sobre ellas, y la única arman con que cuentan será sólo los administradores inteligentes y bien preparados, que deben saber cómo adecuar y adaptar las principales variables empresariales entre sí (tareas, tecnologías, estructura organizacional, personas y ambiente externo).

Desarrollo

La Empresa de Cigarros ¨ Ramiro Lavandero Cruz ¨ se subordina directamente al Grupo Empresarial de Tabaco de Cuba (TABACUBA), perteneciente esta última al Ministerio de la Agricultura (MINAGRI). Esta localizada en la avenida ¨ Camilo Cienfuegos ¨ No. 32 entre Coronel Acebo y Panchito Gómez, municipio de Ranchuelo, Provincia de Villa Clara, y su objeto social es la producción de cigarrillos de tabaco negro para el consumo nacional.

La fabrica se inicio en la actividad en el mes de mayo de 1920, sus organizadores y dueños fueron los hermanos Trinidad, además de la producción de cigarros eran grandes negociantes tabacaleros y vendedores ambulantes de tabaco y cigarro. En 1960 se produce la intervención y nacionalización de la industria y pasa a manos del pueblo y existe el cambio de nombre a Ramiro Lavandero Cruz, mártir de la revolución y empleado de esta fábrica que fue asesinado en La Habana por la participación en la lucha clandestina.

La Misión fundamental la producción de Cigarrillos Negros Cortos marca Popular (adicional), Titanes para la cuota Básica, la Producción Especial de Regalías del Cuño con Filtro, Regalías el Cuño Corto y Cigarro Visant de amplio consumo nacional con la calidad establecida del producto a los consumidores.

La Visión de nuestra Empresa autónoma, sólidamente posesionada, única en la producción de Cigarrillos Negros y Producción Especial con gran aceptación en el consumo y amplia demanda en el Mercado Nacional, con tecnología renovada y modificada especialmente de calidad competitiva en el Mercado, con aportes económicos considerables y una infraestructura adecuada, con tradición productiva por más de 80 años dispuesta a satisfacer las necesidades y demandas cada vez más combinadas.

La misma cuenta con las diferentes áreas de Resultados Claves
• Departamento de Producción de Hebra.
• Departamento de Producción de Cigarrillos.
• Departamento de Envoltura.
• Departamento de Celofán.
• Departamento de Calidad.
• Fincas de Autoconsumo.
• Taller de Maquinado y Fundición.
• Taller de Transporte.
• La Empresa cuenta con tres subdirecciones:
• Ejecutiva
• Económica
• Recursos Humanos

Además de poseer 4 Unidades Económicas Organizativas:

ü Aseguramiento: Es la encargada del Suministro de los Materiales Principales para el proceso productivo, el transporte de la Producción Terminada, así como la Venta de la Producción terminada contando con los siguientes almacenes.
• Productos Terminados
• Materiales Directos
• Útiles
• Insumo
• Tabaco

ü Agrícola y Servicios: Es la encargada de la Producción Agrícola, para el suministro del Comedor de los trabajadores, y la venta de su excedente a los trabajadores, así como de los Servicios Generales.

ü Producción: Cuenta con 4 áreas claves:
• Hechura
• Envoltura
• Hebra
• Celofán.
• Donde se confecciona y termina la producción de Cigarros.

ü Mantenimiento: Se encarga de la fabricación y recuperación de piezas de repuesto para la continuidad del proceso productivo así como prestar servicios a los trabajadores en la Carpintería, Zapatería y Maquinado.

La organización cuenta con (717) trabajadores de diversas categorías y se encuentra especializada en el cigarrillo corto negro Popular y Titán. La materia prima fundamental es el tabaco en rama que proviene de las regiones de Pinar del Río, Centro y Oriente del País; el proceso de compra es por medio de intermediarios que pertenecen al mismo grupo empresarial (TABACUBA), mediante un contrato formal de las variedades a procesar mensualmente. Como se mencionó antes, la Empresa tiene bien definido el mercado al cual sirve con su producto, de acuerdo con un balance nacional de cigarros que desarrolla el Grupo y a partir de ahí es que se le bajan las cifras directivas para elaborar el plan anual de producción, desagregado luego por meses. Es decir, esta limitado el campo de actuación y la amplitud, así como las características de las relaciones productivas o de negocios, con el entorno socio-económico en que se mueve, en este caso la distribuidora ATM del grupo, que se encarga de comerciar la producción con la red Comercio Mayorista.

Teniendo en cuenta el análisis efectuado en dicha empresa a partir de las clases recibidas, determinamos un grupo de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que nos ayudaron al desenvolvimiento de este trabajo.

Partiendo de las fortalezas de la Empresa, como la cultura de trabajo de la producción de cigarros que se remonta al 1920 hasta la actualidad, permite asegurar de forma exitosa una nueva inversión industrial en el territorio, pues esta garantizando el personal capacitado para la dirección y producción con una nueva tecnología que incluso de no ser semejante a lo instalado en Holguín pueda ser rápidamente asimilado por el personal, esto conlleva a aumentar los parámetros de calidad del producto final, aumentar el prestigio de la marca y mantenerse como líder en el mercado nacional, pudiéndose enfrentar a la competencia que hoy se enfrenta con esta industria de punta, e incluso poder llegar con esta producción al mercado en cuc.

La industria ha ido incrementando sus producciones a un nivel de capacidad de 28 300 ruedas diarias que representan 13,6 millones de cigarrillos diarios, para un real 679 200 ruedas mensuales y un promedio trabajadores de 684, en la actualidad se dedica a producir y comercializar de forma mayorista en moneda nacional cigarros con destino al consumo de la población, tales como: Cigarro Popular, Titanes, Regalía el Cuño Corto, Largo y Visant.

La Empresa de Cigarros “Ramiro Lavandero Cruz” se encuentra en un proceso de redimensionamiento donde juega un papel importante el uso del Estudio de Métodos y la Medición del Trabajo para la investigación y perfeccionamiento de las operaciones en las subdivisiones productivas enfocándose hacia el recálculo de las Normas de Rendimiento, Aprovechamiento de la Jornada Laboral y Balance del Flujo de Producción. Es necesario entonces prever de antemano los cambios internos que deberán efectuarse para adaptarse a un entorno competitivo en constante cambio, todo con vistas a conseguir la mejora de los procesos y situaciones de trabajo, que darán como resultado una productividad incrementada. O sea, tomando como referencia los estudios realizados poder emplear mejor la maquinaria durante el día de trabajo, eliminando posibles Cuellos de Botellas en el flujo y realizar el Balance de Carga - Capacidad para ajustar los planes de producción con las posibilidades productivas de la entidad objeto de estudio. Se habla entonces del estudio Técnico-Organizativo de los métodos seguidos en el proceso.
Matriz D.A.F.O.

DEBILIDADES
• No todas las reservas están preparadas para asumir el cargo.
• No todos los cuadros poseen dos reservas.
• No contamos con la bibliografía necesaria para la capacitación.
• El hurto de materiales fundamentales para la producción ilegal de cigarrillos.
• Maquinaria con más de 70 años de explotación.
• Bajos parámetros de calidad en un porciento elevado de la producción ( Popular )

AMENAZAS
• La fábrica de Cigarros Lázaro Peña, de Holguín.
• Las fábricas clandestinas, que han contribuido a la impopularidad del Popular.
• Falta de autonomía para la comercialización de la producción, limitándose a la Empresa ATM.
• Dependencia interna y externa en el suministro de materiales principales para el proceso productivo.
• Existencia en el municipio de otras fuentes de ingresos más atrayentes.

FORTALEZAS
• Alto nivel cultural de los cuadros.
• Consejo de dirección experimentado.
• Contabilidad Automatizada y Certificada.
• Alta liquidez Financiera.
• Contar con dos grupos electrógenos.
• Análisis de los resultados económicos por área de responsabilidad.
• Contar con autoconsumo capaz de abastecer el comedor y satisfacer las demandas de los obreros (placita).
• Recibir financiamiento descentralizado para adquirir refuerzo alimentario.
• Contar con servicios de salud para los trabajadores (estomatología y consultorio).
• Existencia de cinco rastras en el parque de equipos para la transportación de la producción terminada, que asegura el incremento de las ventas.
• Fuerte movimiento innovador.
• Alta tradición cigarrera.
• Situación geográfica favorable para el desarrollo de la comercialización.
• Líder en la aceptación del cigarro en el país.

OPORTUNIDADES
• Posibilidad de capacitación a través de la Delegación de la Agricultura y Grupo TABACUBA.
• El proceso de Perfeccionamiento Empresarial.
• Fabricación del cigarrillo Marca ¨Criollo¨.
• Modificación de la maquinaria para la producción del cigarro Titanes.
• Aprobación de la inversión de la Fábrica nueva para el año 2007.

Se analizaron los aspectos referidos al comportamiento de la entidad, se precisa la misión, principales productos y/o servicios, indicadores, tamaño de la empresa, organigrama, etc., debiéndose destacar que los mismos no constituyen un patrón rígido, sino que acorde a los objetivos que se persigan se deben analizar otras características o excluir algunas de las mencionadas.

Entre los principales problemas que atenta contra una administración eficiente y eficaz en la organización:

Definir y seleccionar eficazmente los puntos críticos de control en el cumplimiento efectivo de los planes trazados y promover el desarrollo de esta habilidad.

Reconocer y estimular a los subordinados en el logro de los objetivos.
Reforzar el proceso organizativo, sobre todo en lo referente a la delegación de tareas a los subordinados, específicamente en abstenerse de tomar decisiones cuando se ha delegado tareas.

Contar con un sistema de información eficiente para el desarrollo del trabajo.
En la Gestión de los Recursos Humanos someter a un proceso de reclutamiento y selección del personal para que responda a los requerimientos del puesto que ocupa.

Reconocer y determinar los factores limitantes para la toma de decisiones y soluciones de problemas en el desarrollo de sus funciones como dirigente.
Poseer un sistema de estimulo que sea capaz de incentivar a sus subordinados.

Lograr un nivel de ayuda y cooperación para la definición de objetivos entre jefe y subordinados.

Lograr la motivación de los subordinados, para que se demuestre un desempeño efectivo en el puesto de trabajo.

Comprobar periódicamente los planes de trabajo para determinar si están en correspondencia con las expectativas actuales de la organización.

No tener en cuenta el carácter dinámico de la estimulación, como herramienta socialista para incrementar el estimulo a la producción.

La determinación de los recursos necesarios para ejecutar los planes de producción se realizan de forma esquemática y sin ningún principio técnico adecuado.

El éxito de toda empresa estará garantizado en buena medida por la manera como el directivo maneje los recursos, de fuerza de trabajo y materiales. Para realizar esta gestión de forma eficaz dentro de las tareas primarias ha de realizarse un diagnóstico el cual constituye la primera etapa de trabajo en un proceso de reorganización de una entidad, pues permite determinar mediante una investigación cuál es la situación actual del sistema y su estado, revelando las insuficiencias y causas que lo originan, lo que permite determinar las formas y vías indicadas para su erradicación.

Conclusiones

Se evidencia en el presente trabajo que en cualquier organización (incluyendo la Empresa en estudio), concebir, crear y desarrollar el recurso humano como una de las fortalezas internas para enfrentar las exigencias del entorno empresarial constituye una de sus principales y vitales estrategias de trabajo dándole un énfasis especial al papel de la motivación y satisfacción laboral entre los trabajadores, donde la estimulación salarial juega un importante rol.

Mediante el interés por la producción se trata de hacer referencia al tipo y calidad de las decisiones relativas al proceso productivo. Con respecto al interés por el factor humano, éste se puede traducir de diversas maneras: asegurando que las personas realicen su trabajo correctamente; en las condiciones de trabajo; niveles de participación; formas de recompensa, etc. Según cómo este interés se manifieste la actitud de los subordinados puede fluctuar desde el entusiasmo, creatividad y participación, hasta la apatía, pasividad y resistencia.

El sentido de pertenencia debe caracterizar a los trabajadores y jefes en el perfeccionamiento empresarial, también la discusión de las inquietudes que resulten del proceso de perfeccionamiento, desarrollar la iniciativa, la creatividad y la tenacidad necesaria para lograr los cambios con la magnitud y velocidad que se requiere.

Se necesitan trabajadores motivados, altamente comprometidos con los resultados de su trabajo, bien informados del proceso de cambio y capaces de actuar en todo momento para conseguir los objetivos elaborados desde la base.

Este proceso debe ser conducido por líderes proactivos, personas capaces de mover a otras y encontrar solución a los problemas y tener visión para crear el futuro en su área de responsabilidad.

El éxito de una Empresa Socialista Cubana, se expresa a través de la transición de jefes a líderes.

Es necesario perfeccionar el trabajo relativo a los métodos y estilos de dirección, precisar todas aquellas cuestiones referidas al control interno mejorar el subsistema informativo, así como ampliar la aplicación de la informática en la esfera de la gestión.

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Rafael Edenio Valdés Toyos

Profesor Asistente, Facultad de Ciencias Económicas, Universidad Central de Las Villas. Cuba. Lic. Contabilidad y Finanzas, año 2003.

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Ana Cecilia Reyes Ramos

Profesora Asistente, Facultad de Ciencias Económicas, Universidad Central de Las Villas. Cuba. Lic. Economía, año 1995.

dmcraarrobacenit.cult.cu

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