Administración dinámica de operaciones

Autor: Claudia Vásquez Rojas

Producción, procesos y operaciones

11-12-2012

Introducción

La administración dinámica de operaciones involucra al área de la producción de las organizaciones, es importante su estudio debido a que ayuda al correcto control y administración de los recursos, para la producción de bienes o servicios; pero no solo eso, también se enfoca a la disminución de desperdicios, y de recursos innecesarios, con sus diversas técnicas ayuda a la toma de decisiones en beneficio de la empresa. Los sistemas de producción se refieren a la gestión del proceso que convierte los insumos (materiales, mano de obra y energía) en productos (bienes y/o servicios). Además de que el control generado por la administración de operaciones permite que las organizaciones se mantengan en constante lucha ante un mercado competitivo.

Conceptos

Para comprender este tema es necesario definir los conceptos principales que conforman a la administración dinámica de operaciones.

Administración

La administración es uno de las actividades mas antigüas que ha realizado el ser humano a lo largo de su historia y por su naturaleza sociable ha tenido la necesidad de organizarse para sobrevivir, dividiéndose las diferentes actividades como la cazeria, vestimenta, servicios entre otros.

La administración surge de la “necesidad” y a medida que las necesidades crecen la administración evoluciona, a comienzos de la administración surgen los lideres natos estos, lideres ya nacen con esas características de liderazgo y toda su tribu o grupo social los seguía pero todo cambia tanto las necesidades como la sociedad y surge la necesidad de tener lideres con mas conocimiento sobre organización, procesos, técnicas entre otras actividades meramente administrativas.

Idalberto Chiavenato autor Introducción a la Teoría General de la Administración dice: “La palabra administración proviene del latín ad (hacia, dirección, tendencia,) y minister (subordinación u obediencia, y significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro.”

Wilburg Jiménez Castro dice: “Una ciencia compuesta de principios técnicas y practicas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativo, a través de los cuales pueden alcanzar propósitos en los organismos sociales”.

Fremont E. Kast dice: “La administración es la coordinación de hombres y recursos materiales para el logro de objetivos organizativos, lo que se logra por medio de cuatro elementos: dirección hacia objetivos, a través de gente, mediante técnicas, dentro de una organización.”

Por lo que podemos definir a la administración como la ciencia que involucra técnicas, procesos, principios, practicas, mediante la coordinación de todos los elementos y recursos de una organización para alcanzar los objetivos

Dinámica

Su origen proviene del griego “dynamos” generalmente se aplica a personas que realizan sus actividades con mayor vigor por lo tanto dinámica significa una mayor potencia, fuerza o energía para la realización de actividades.

Operación

Esta palabra tiene diversos significados desde el enfoque matemático se le identifica como al método, proceso, acto, grupos de reglas aplicado a un conjunto de datos que facilitan conseguir cifras diferentes llamados “resultados”.

Concepto de administración dinámica

Como sabemos el proceso administrativo se divide en dos fases la mecánica y dinámica; la fase mecánica se refiere a la estructura de la empresa donde la cual está conformada por: planeación, organización.

Mientras que la dinámica se refiere la parte del proceso donde se realiza la ejecución de manera eficiente y eficaz donde a su vez se divide en: Integración, dirección y control.

Concepto de administración de operaciones

Esta parte de la administración involucra a la producción de la organización donde se aplican una serie de procesos a problemas que surgen durante las operaciones de un sistema de producción que puede ser representado por modelos matemáticos y la solución de esos problemas a través de resolución de las ecuaciones que representan al sistema, con la finalidad de tomar decisiones.

Administración dinámica de operaciones

De acuerdo a los conceptos anteriores podemos definir como debido a que dentro de la administración la fase dinámica es donde se ejecutan las actividades para alcanzar lo previamente establecida en la fase mecánica (estructuración) donde las operaciones son las encargadas realizar un conjunto e actividades para la toma de decisiones, por lo tanto la administración dinámica de operaciones es la “gestión de los procesos de operaciones durante la fase dinámica de la administración (ejecución) para la producción de bienes o servicios ayudando a la toma de decisiones y alineándose siempre a la estrategia empresarial para alcanzar metas y objetivos de la organización”.

Administración de operaciones

La administración de las operaciones son un conjunto de actividades que tiene como resultado la creación de bienes o servicios a través de un proceso de insumos, de trasformación dando como resultado bienes o servicios como se muestra en la figura 1.

La administración de operaciones sirve para la toma de decisiones que se encuentra directamente relacionada con la función de operaciones y los sistemas de trasformación que emplean.

Operaciones como un sistema productivo

Figura1. Operaciones como un sistema productivo

Al proceso que se muestra en la figura 1 se conoce como sistemas de producción, los cuales son un conjunto de actividades y procesos relacionados entre sí que a través de la utilización de medios y métodos adecuados dan como resultado final bienes o servicios.

Los insumos son todos aquellos que no se incluyen en el producto final pero que intervienen para la obtención del producto final, tales como, instalaciones, energía, mano de obra, conocimiento, entre otros.

El procesos de trasformación son donde intervienen las operaciones necesarias que agregan valor para dar como resultado el producto como la etapa final de este proceso.

Formas de producción

Producción artesanal

Es una forma de producción de las más antiguas donde los productos que se elaboran se hacen de forma manual sin ayuda de maquinaria, solo utilizando materia prima locales y procesos de elaboración que se transfieren de generación en generación pero con variaciones al ser un trabajo manual. Sus principales características:

La elaboración de los productos de forma manual, generalmente como negocios independientes, como parte de los ingresos de las familias

En un mismo sitio se integra el usuario, el artesano, mercader y el transporte.

El artesano es quien selecciona la materia prima, y elabora los productos con sus manos sin usar maquinaria o herramientas, imprimiéndole su propio estilo.

Si tiene recursos humanos esta se encuentra altamente especializada en diseños de operaciones

El volumen de producción es reducido.

Producción en masa

También es conocida como producción en serie, producción en cadena, se pueden producir grandes cantidades de productos reduciendo los precios con la finalidad de que la mayoría de los consumidores puedan adquirirlos este tipo de producción se apoya de la mercadotecnia para posicionar su mercado.

Producción esbelta

En este tipo de producción nació en Japón e intervinieron grandes gurús del sistema de producción Toyota como: Deming, Taiichi Ohno, Shigeo Shingo, entre otros se utilizan una serie de herramientas de calidad como:

  • Diagramas de causa y efecto
  • Gráficos de control
  • Diagramas de flujo
  • Histogramas
  • Diagramas de Pareto

La finalidad de la utilización de estas herramientas es que eliminan todas aquellas operaciones que no suman valor al producto.

Sus principales objetivos son:

  • Eliminar todo aquel desperdicio que no suma valor al producto.
  • El respeto a los colaboradores.
  • La mejora continua de la calidad y productividad.

Clasificación de los sistemas de producción

Los sistemas de producción se diferencian por los procesos que utilizan y la finalidad que busca la organización también se debe en cuenta la adaptabilidad, lo que se pretende producir, el volumen, entre otros factores, que definen el tipo de sistema a seleccionar, a continuación mencionaremos los más sobresalientes:

  • Sistema de producción por Proyecto.
  • Configuración de taller Job-Shop.
  • Lotes (Batch),
  • Línea acompasada por Equipo,
  • Línea acompasada por Obrero,
  • Configuración Continua,
  • Justo a tiempo (Just in Time )
  • Sistema Flexible de Fabricación.

Para su comprensión se describe cada uno de ellos:

Producción por proyecto

Este tipo de producción está enfocada a productos que son únicos con un alto grado de complejidad, ya sea por el tamaño, o la función que realizaran, generalmente son personalizados o de acuerdo a los requerimientos del cliente, la elaboración de estos productos requieren muchas entradas de insumos y deben realizarse en un solo lugar, ya bien definido, porque una vez terminado es difícil o imposible de transportar. En esta producción todos los recursos, para su elaboración deben trasladarse al lugar donde se llevara a cabo la producción.

Es de carácter crítico que no se sobrepasen los tiempos en que se realizan las actividad para lograr finalización el proyecto y mantener un correcto control de costos de acuerdo a lo previamente planeado.

Configuración de taller (Job-Shop)

Este sistema de producción se encarga de la fabricación de productos diferentes y los volúmenes son pequeños varían entre cada producto. Se realizan productos a la medida del cliente y suelen ser poco repetitivos, por lo cual no se requiere de la especialización al ser productos diferentes los recursos son flexibles, el material es irregular y varían de acuerdo al pedido. Sus principales características son:

  • Lotes pequeños de productos pero con una amplia variedad
  • Equipos no especializados, pero pueden hacer diversas operaciones
  • Obtención de diferentes productos en las mismas instalaciones

Lotes (Batch)

Este sistema tiene poca variedad de productos pero los volúmenes son mayores, Se necesitan más operaciones y son más especializadas por lo que ya no son dominadas por el operario, se cuenta con una maquinaria más sofisticada, aunque la automatización de los procesos aun es deficiente

Línea acompasada por Equipo

Tanto el equipo y los procesos se encuentran en línea o en varias líneas de forma especializada para la producción de un volumen pequeño de productos pero pertenecientes a diferentes familias. Es ideal para productos donde su diseño es estable y con un alto volumen para el uso eficiente de la línea especializada, el flujo es automatizado y las funciones que realizan los operarios son sencillas y en este sistema se maneja la estandarización.

Línea acompasada por Obrero

Suele haber una elevada diversidad de productos y su volumen puede variar considerablemente. La producción dependerá del producto que se fabrique del número de operarios por línea, así como el grado de eficiencia por equipo, y aunque pareciera que existen mucha diferencia entre los productos suelen ser técnicamente muy parecidos por lo que se pueden usar las mismas instalaciones, personal y procesos.

Configuración de flujo Continuo

Las maquinas se encuentran diseñadas para realizar la misma operación y se encuentran adaptadas para para recibir automáticamente el trabajo de la máquina que le precede, las instalaciones están diseñadas para la producción de un solo producto o una familia limitada pero con volumen elevado. Los procesos son automatizados y especializada para la obtención de producto con estándar, el recurso humano interviene poco y estos sistemas trabajan las 24 horas

Justo a tiempo (Just in Time)

Es necesario diferencias entre las conocidas técnicas de JIT y el sistema de producción JIT. Las técnicas tiene la finalidad controlar la calidad, reducción de tiempo, estandarización de operaciones entre otros. Mientras que el sistema de producción de JIT es un sistema de flujo lineal que tiene la capacidad de fabricar varios productos en volúmenes bajos el JIT elimina los desperdicios y genera una mejora continua disminuyendo los costos, mejorando la calidad, entregas rápidas.

Sistema Flexible de Fabricación

Consiste en el conjunto de maquinaria controlada por computadoras y sistemas de función automática, de carga y descarga de material, controlado por una computadora supervisor. Es tan automatizada que puede realizar sus funciones sin tener supervisión de personal durante periodos largos de tiempo. Este sistema permite la elaboración de diferentes productos pero con bajo volumen

Los primeros seis puntos son los sistemas clásicos que tienen enfoque de producción en masa, lineales entre otras que abarcan tanto las habilidades y capacidades de los recursos humanos de acuerdo a los procesos buscando siempre la productividad y eficiencia mediante la optimización y adecuado manejo de costos.

Los otros dos puntos surgen de un nuevo enfoque llamado LEAN que busca la producción con un mínimo desperdicio, elimina las actividades que no añaden valor, al igual que evita el consumo innecesario de recursos.

Principales áreas de actividad en la función de la administración de operaciones

Planeación de productos

Realizar una correcta selección y diseño de los productos o servicios que la empresa ofrecerá al mercado y siendo estos cruciales para el éxito organizacional.

Por el contrario si la selección del producto resulta ser incorrecta y sumándole un mal diseño puede dar resultados negativos de no competitividad

Los bienes y servicios, por lo tanto, deben ser seleccionados cuidadosamente después de una evaluación detallada respecto a los objetivos de la organización. Algunas técnicas como la medición de la ingeniería pueden ser utilizadas para crear diseños alternos, las cuales deberían tener la meta de reducir los costos en las ideas de producción.

Proceso de selección y planeación

La selección de un “sistema de conversión” óptimo es tan importante como la selección y diseño del producto. Las decisiones del proceso de selección incluyen decisiones concernientes a la selección de tecnologías, equipos, maquinaria, sistemas de transporte de material, mecanización y automatización. El proceso de planeación determina los detalles a seguir para procesar los productos, así como algún tipo de conversión y su posterior seguimiento.

Ubicación de plantas

Decidir donde se ubicara una planta es una decisión a nivel estratégico. Una vez que es instalada en una ubicación determinada, prácticamente se convierte en inamovible y solamente en un caso muy especial, podrán reubicarse las instalaciones a otra localidad. Es importante elegir una ubicación correcta, la cual minimice las distribuciones de los productos a los clientes, es decir, que se ahorren gastos por logística.

Departamentalización de planta y manejo de materiales

Como su nombre lo indica, la departamentalización tiene que ver con la forma en que se distribuyen los centro de trabajo dentro de la organización, así como la relación que tengan que ver con otros departamentos, con la finalidad de facilitar el flujo de materiales y el proceso de un producto de la forma más eficiente con los menores tiempos posibles. Una buena distribución interna reduce los costos de transporte de material, elimina los retrasos y conglomeraciones y mejora la coordinación.

Planeación de capacidad de producción

La planeación de la capacidad de producción se enfoca en asegurar que las líneas de producción fabriquen los productos en tiempo y forma para contar con la disponibilidad respecto a la demanda de los clientes. Este tipo de decisiones inciden directamente en el desempeño de los sistemas de producción respecto al nivel de productividad así como la oferta al cliente. Un exceso de capacidad resulta en una baja productividad, mientras que una ineficiente capacidad conlleva a una baja oferta para los clientes. Las decisiones respecto a la capacidad de producción pueden ser a corto o largo plazo.

Planeación de producción y control

La planeación de la producción el sistema para determinar las especificaciones del procedimiento de producción para obtener las salidas esperadas bajo un tiempo determinado con un costo óptimo de acuerdo con los estándares de calidad, mientras que el control es esencial para asegurar que la fabricación se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos organizacionales.

Control de inventario

Este tiene que ver con la determinación de niveles de inventario de la materia prima, los componentes, partes, herramientas; productos terminados, refacciones y suministros para asegurar la disponibilidad con el mínimo de capital. Dentro de las herramientas más utilizadas dentro de las organizaciones se encuentran las MRP (Planeación de los Requerimientos de Materiales) y el JIT (Justo a Tiempo).

Aseguramiento de calidad y control

La calidad es un aspecto importante de los sistemas de producción y su finalidad es asegurar que los bienes y servicios producidos por la empresa cumplan con los estándares determinados de calidad con un costo mínimo. Un sistema de aseguramiento total incluye aspectos como el ajuste de los normas de calidad, la inspección de materiales y maquinaria, control de calidad durante el proceso de manufactura y la revisión minuciosa de los productos terminados, así como la realización de pruebas a los mismos.

Mantenimiento y reemplazos

Este apartado tiene que ver con la selección de correctos mantenimientos preventivos para asegurar la confiabilidad de los equipos con un mínimo de mantenimiento y bajos costos por reparación. El mantenimiento preventivo, la cual incluye inspecciones, lubricaciones de equipo planeadas limpiezas periódicas, reemplazo de partes, monitoreo constante de equipo y maquinaria.

Reducción de costos y control de costos

La administración de la producción efectiva debe asegurar los costos mínimos de la producción, y en este sentido, la reducción de costos y el control de costos adquiere importancia. Existen diversas herramientas y técnicas disponibles que pueden ayudar a contrarrestar estos puntos.

Clasificación de estrategias

Estrategias de operaciones

Se deben determinar las tareas criticas de las operaciones para el apoyo de la estrategia global de la organización y de esta manera desarrollar una estrategia funcional apropiada.

Generalmente las estrategias de la administración de operaciones, es alcanzar la capacidad y ser constantes en la entrega de productos y servicios, solicitados por el cliente buscando siempre la disminución del desperdicio, de costos y al mismo tiempo el incremento de productividad y eficiencia. Las estrategias de las operaciones deben integrarse con la estrategia empresarial.

Se deben establecer políticas y planes para la utilización de los recursos de la empresa,

El éxito de una estrategia de operaciones consiste en la identificación de las alternativas de prioridad y comprensión de sus consecuencias.

Estructura para la estrategia de operaciones en la manufactura

La estrategia de operaciones tiene que vincularse verticalmente con el cliente y de manera horizontal con otras partes de la empresa. En la figura 2 se muestran los vínculos entre las necesidades del cliente, las prioridades de desempeño y los requerimientos de manufactura, así como las capacidades de operación y de recursos conexos de la empresa para satisfacer esas necesidades.

Estructura de operaciones.

Figura 2. Estructura de operaciones.

Decisiones en los sistemas de producción

La toma de decisiones en los sistemas de producción se enfoca tres horizontes como se muestra en la figura 3.

Horizonte de la planeación en la toma de decisiones.

Figura 3. Horizonte de la planeación en la toma de decisiones.

Existen 5 áreas principales para toma de decisiones para la administración de operaciones: Procesos, Capacidad, Inventarios, mano de obra, calidad.

Procesos. Se debe seleccionar el equipo la tecnología, el flujo del proceso que se utilizara para la producción del bien o servicio

Capacidad. Puede tomar decisiones a:

Largo plazo, si más adelante se requiere de inversiones o incluso en un momento dado la venta de la maquinaria o de las instalaciones, si prevé despido de personal entre otras.

Corto plazo: el uso de las horas extras, cierre de líneas de producción, eliminación de turnos, outsourcing.

Inventarios. Cuantos materiales comprar, o cuanto fabricar.

Mano de obrar. Cuantas personas contratar con que actitudes o aptitudes se requieren, los encargados de la administración de operaciones decide cuantas personas requieren y en coordinación con el departamento de recursos humanos ellos se encargan de aplicar el proceso de selección.

Calidad. Deciden: Estándares, diseños, métodos, procedimientos.

Trabajo futuro

Creación e implementación de una herramienta de administración de operaciones para la empresa “x”.

Objetivo

Crear una herramienta de fácil uso para la administración de operaciones para las PYMES basadas en algunas técnicas de sistemas de producción.

Conclusiones

La administración de las operaciones es vital para cualquier organización tanto de bienes como de servicios ya que engloba actividades como el diseño del producto, departamentalización, requerimientos, calidad, entre otros y ayudo a controlar áreas vitales para la organización como, el inventario, recursos, instalaciones entre otras, facilitando la toma de decisiones, el establecimiento de estrategias alineadas a la estrategia organizacional para alcanzar los objetivos planeados.

En la actualidad existe mucha competitividad en los mercados por lo que los producción debe darse en menos tiempo a menor costo y con la mayor calidad, y para eso la administración de operación juega un papel vital y con surgimiento de nuevas técnicas nos permiten y ayudan a que los sistemas de producción sean más eficientes.

Referencias

1. http://definicion.de/dinamica/

2. http://definicion.de/operacion/

3. http://rmorales.mayo.uson.mx/admon.pdf

4. http://es.scribd.com/doc/57497584/Administracion-Dinamica-de-Operaciones-MIA-OK

5. Principio de administración de operaciones

6. http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/administracion-de-operaciones.htm

7. Dinámica de la dirección de operaciones

8. CHIAVENATO Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración, Séptima Edición, McGraw-Hill/ Interamericana, editores 2004.

9. HERNÁNDEZ y Rodríguez, Sergio Administración: pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. Primera Edición McGraw- Hill/ Interamericana editores México, 2002.

Claudia Vásquez Rojas - claudia.vasquezarrobalive.com.mx

Licenciada en Administración. Estudiante de la Maestría en Ingeniería Administrativa del Instituto Tecnológico de Orizaba.

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