El presupuesto financiero se refiere a los recursos económicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o para obtener los medios esenciales que deben calcularse, como el costo de la realización, el costo del tiempo y el costo de adquirir nuevos recursos.
El presupuesto financiero es el estudio mediante el cual se identifican los diferentes costos y el monto para la iniciación de cualquier proyecto empresarial.
Comúnmente la factibilidad es la parte más importante, ya que con ella se resuelven otras insuficiencias de otros recursos. Lo anterior, es lo más duro de alcanzar y se necesitan de acciones adicionales cuando no se tienen.
Comprende el análisis de la inversión, la proyección de los ingresos y gastos y la forma de financiamiento. En este trabajo las personas que deseen empezar un negocio deben tener en cuenta que el presupuesto financiero será su mayor fuente de información.
Fuentes de financiamiento
Los recursos financieros son los más escasos en la actividad empresarial, razón por la cual se deben tomar las decisiones correctas a la hora de evaluar las posibles fuentes de financiamiento de la actividad.
Existen dos tipos de fuentes a evaluar:
Las fuentes internas
Son todas aquellas que están más a la mano del empresario y por lo general son las más baratas a la hora de evaluar su costo financiero.
Las fuentes externas
Estas por lo general requieren de cumplir una mayor cantidad de requisitos, como una garantía real o firma solidaria y al evaluar su costo es más alto.
A continuación se detallan los pasos básicos necesarios para presupuestar financieramente el inicio de una empresa
Inversiones
Costos de Inversión de Bienes tangibles
Se refieren a aquellos costos realizados en la compra de activos fijos, como instalaciones, maquinaria, equipo, tierra, muebles y equipos de oficina, instalación y montaje. Se debe indicar, para cada uno de los activos fijos que se deprecian, el alcance de su depreciación.
Costos de Inversión de Bienes Intangibles
Se refiere a costos referentes a la puesta en marcha, a costos de organización, patentes y similares, intereses durante la construcción, costos de ingeniería y administración de la instalación, marcas, diseños comerciales, estudio económico, estudios finales, capacitación, desarrollo de empaques, estudios y planes de productividad y calidad, desarrollo de recursos humanos, imprevistos y otros vinculados con el proyecto.
Activo Circulante o Capital de Trabajo
Se refieren a los costos de los materiales en insumos, mano de obra, transporte, alquileres, pago de servicios, empaque, promoción, inventario de materias primas, inventario de productos en proceso, inventario de productos terminados y en tránsito, créditos o cuentas por cobrar a clientes, inventario de repuestos y herramientas.
Todo lo anterior es necesario para presupuestar financieramente la ejecución y operación del proceso productivo.
Debe determinarse la cantidad mínima de dinero disponible para cubrir: pago de salarios, sueldos, servicios, gastos de administración y de mantenimiento, durante un período determinado. Esta cantidad se conoce como capital de trabajo.
Una vez que se tienen claras las necesidades de capital y su propósito, la persona empresaria deberá definir o que financiara con capital propio y las necesidades de financiamiento que tendrá para operar de manera óptima. Asimismo, definirá los lugares en donde podrá adquirir el préstamo y las condiciones de pago.
Cálculo de costos y gastos en el presupuesto financiero
Presupuesto de Gastos
Los gastos deberán dividirse en los siguientes rubros: costo primo, gastos de fabricación, gastos de administración y ventas y gastos financieros.
Costo primo
Es el costo de aquellos insumos que se incorporan al producto terminado en forma directa, tales como las materias primas, otros materiales directos, mano de obra directa.
Gastos de fabricación
Aquí se incluyen la mano de obra indirecta, servicios como electricidad, teléfono, agua, combustible, repuestos, mantenimiento, depreciación de instalaciones, maquinaria y equipo, amortización de activos diferidos, impuestos directos (propiedad) e indirectos (como el de ventas que se paga por los insumos) y otros gastos de fabricación.
Gastos de administración y ventas
Son parte de este rubro las remuneraciones del personal de Administración y Ventas que se refieren a los sueldos, salarios y prestaciones sociales. También se incluye una estimación mensual para teléfonos, teles, fax, correo, la depreciación que se carga aquí solo es sobre las instalaciones y equipos que se utilizan para la venta de los productos. En los gastos de administración y venta se incluyen gastos como seguros, gastos de oficina, gastos generales, viáticos, comisiones sobre ventas, promoción y publicidad.
Gastos financieros
Son los intereses a ser pagados por los préstamos previstos, según plazos concedidos y las tasas de interés vigentes para el momento de la formulación del proyecto. Para los efectos del cálculo se debe tener cuidado, en cargar o diferir el pago de los intereses causados durante los años de gracia, lo cual depende de las características del financiamiento.
Fijación de los precios de venta
Para este paso es necesario tener definida una estrategia de precios para el presupuesto financiero, tomando en cuenta:
- Precios de la competencia en el mercado
- Tipo de cliente que se quiere llegar
- Versión del producto o la novedad
- Especialización del producto
- Ubicación de la empresa o negocio
- Volumen de compra del cliente
- Época en que se está vendiendo el producto
- Costo del producto más un margen de contribución o ganancia bruta que permita cubrir gastos.
Cálculo de los márgenes de ganancia en la distribución
Un Margen de Ganancia es la utilidad que se obtiene en una operación de tipo comercial, cuando una empresa o persona realiza un intercambio comercial de un bien tangible o servicio y lo cobra a su comprador.
Lograr ventas, es decir, desplazar mercadería o prestar un servicio, no tiene mayor significado en el mundo de los negocios si no se obtiene una utilidad concreta.
Para calcular los márgenes de ganancia existen varias fórmulas, técnicas o maneras, las cuales si bien es cierto que prestan una enorme utilidad a los empresarios, porque les ordenan las operaciones a realizar y les facilitan los cálculos, no constituyen sin embargo la parte medular de las transacciones.
Al final, lo que interesa es que el producto o servicio se venda, independientemente de la cifra o porcentaje establecido como margen unitario.
Es por ello que conviene recordar que la prueba final para cualquier decisión sobre los precios, y por ende los márgenes, está representada por el mercado de clientes y que sean cuales fueran las indicaciones de las fórmulas o técnicas utilizadas para los cálculos, la decisión será siempre errónea si los compradores o decisores de la compra en los artículos o servicios no están dispuestos a pagar las suma que se reclama por ellos.
Origen del Margen de Ganancia
En términos sencillos, el Margen de Ganancia para una empresa o persona representa la diferencia existente entre el valor monetario en que esta incurre al fabricar o adquirir un producto o servicio y el que recibe cuando lo vende a un tercero.
En la distribución de los bienes, el Margen viene dado por la diferencia entre el Costo y el Precio de Venta del producto que se está distribuyendo.
Por lo común, el vendedor u oferente estará siempre interesado en lograr el mayor margen posible a la hora de vender su producto. Ello puede lograrse ya sea comprando al valor más bajo posible o bien vendiendo al valor más alto posible, o lo que es aún mejor, logrando ambas cosas al mismo tiempo.
El margen de ganancia en las operaciones de distribución se denomina en la práctica Margen de contribución Bruto, porque de esa cantidad todavía hay necesidad de deducir algunos gastos operativos y cubrir los impuestos generados por las actividades comerciales, obteniendo al final un beneficio denominado Margen de Ganancia Neto. Todas las operaciones y cálculos de venta se realizan sobre la base de que la utilidad pretendida por la empresa es bruta y por tanto sujeta a las deducciones mencionadas.
Factores determinantes en los Márgenes
En realidad no todos los productos tendrán un mismo tipo de margen en la empresa, ya sea en la cantidad o en el porcentaje. Ello dependerá de factores tales como:
- Competitividad del sector
- Calidad del producto
- Novedad del bien
- Segmento al que va dirigido
- Objetivos pretendidos
- Grado de diferenciación del producto
Son bienes que el comerciante debe tener en existencia porque le generan tráfico de clientes para su negocio, pero en realidad no son quizás los más atractivos para él porque para ganar algo hay que vender muchas unidades.
Lo importante en el proceso de la venta no es que el Margen sea alto o bajo por sí mismo, sino que no impida la posibilidad de que el producto o servicio se vendan.
Si el Margen es demasiado alto y provoca que el Precio de venta se eleve y no sea atractivo, el producto no se venderá adecuadamente y por tanto el Margen es el factor inadecuado. Por el contrario, si el Precio de venta es atractivo, es decir bajo, no importando qué Margen tenga, el producto se venderá, y por tanto el Margen es adecuado.