La planeación como concepto, siempre la he definido de manera sencilla:
• Planear es proyectarse al futuro.
• Es intentar determinar de manera anticipada lo que esperamos acontezca a futuro, y en la que cada uno de los eventos “pensados” se debieran dar en cumplimiento de un proceso predeterminado.
En tal sentido la Planificación Financiera pretende vislumbrar los hechos económicos que se esperan en el marco de las actividades comerciales de la empresa para un periodo predeterminado.
La fundamentación de la planificación financiera se debe apoyar en los presupuestos.
Se intentarán proyectar los ingresos y los egresos de la empresa para un periodo dado, con el fin de anticiparnos a la determinación de las necesidades de dinero, para ese mismo periodo.
Por otra parte, la planeación financiera está orientada a asegurar que los recursos económicos sean utilizados en forma adecuada.
La sana gestión de toda empresa está guiada por una constante preocupación por las condiciones de empleo de su capital y de su rendimiento.
La noción de «Plan financiero» podría ir desde la simple previsión de tesorería (a un plazo más o menos largo) hasta el plan de financiación completo que abarcaría varios ejercicios.
El plan financiero se deduce, normalmente, de los planes concretos que determinan los objetivos de la actividad de compra y los medios para su consecución (planes de ventas, producción, inversiones, provisiones sobre los gastos e ingresos de explotación).
El Presupuesto de Caja es el más común y más usado. Se diseña para periodos cortos o largos, pero generalmente no superior a un año. Se intenta en él cuantificar las acciones futuras con respecto al comportamiento del dinero (Ingresos y Egresos).
Procesos:
Es común y recomendable una secuencia de procesos administrativos y contables para intentar establecer unos resultados serios y confiables:
1. Proyección de las ventas y el comportamiento del flujo de caja con respecto a cómo se lleven a cabo: Contados y/o créditos.
2. Proyección de las compras necesarias para atender la demanda de nuestra clientela, para llegar a satisfacer de la mejor manera sus necesidades. Debemos registrar adecuadamente los compromisos adquiridos con el pago de las mismas, tratándose de compras de contado y/o a crédito.
3. Establecer las erogaciones necesarias por Gastos operacionales y no operacionales, necesarios para llevar a cabo nuestra actividad de empresa y la forma y periodicidad de cómo vamos a afrontar económicamente estas obligaciones.
4. Agrupar toda la información en un cuadro general resumen, que nos muestre el comportamiento mes a mes de los ingresos, los egresos y los costos y gastos necesarios para el normal funcionamiento de la empresa, con una visión final del dinero con que pudiéramos contar para iniciar cada periodo mensual.
5. Con toda la información descrita anteriormente, relacionada con las ventas, las compras, los costos y los gastos y con el resumen del comportamiento de efectivo, podemos perfectamente procesar una proyección financiera que nos permita vislumbrar que pasaría en un periodo dado a futuro, por ejemplo en seis meses o bien a un año.
6. El análisis de los “saldos mensuales” del flujo de caja, como obedece a una proyección en el tiempo, servirá de guía para determinar las necesidades de efectivo mes a mes, y las acciones que se tomarían para abastecernos del dinero necesario, recurriendo a préstamos bancarios y/o aportes extraordinarios permanentes o temporales por parte de los socios.
Así mismo, será importante hacer proyecciones sobre:
1. Los estados financieros que resultarán como consecuencia de las acciones previstas.
2. Planificar el Inventario Final, sumando a los Inventarios Iníciales las Compras y deduciendo el Costo de las Mercancías vendidas.
3. Planificar la Cuentas por Cobrar a clientes sumando las Ventas a Crédito y deduciendo las Cobranzas.
4. Planificar las Cuentas por Pagar a proveedores, sumando al saldo inicial las Compras y deduciendo los pagos proyectados.
5. Proyectar cada una de las cuentas del balance.
En tal sentido podemos preparar presupuestos fijos, en los que se da la actividad como fija y presupuestos variables en que se han previsto variaciones de la actividad de la empresa.
Uso de los pronósticos:
Los Pronósticos Financieros tienen un doble uso;
1. Permiten analizar las acciones planificadas y,
2. Controlar los resultados a medida que se van obteniendo, comparándolos con el Presupuesto, que se toma como estándar o base para esta comparación.
Necesidades y recursos:
La primera actividad deberá consistir en el establecimiento del Inventario cifrado de las necesidades para un balance dado de actividad en un período determinado.
Se trata, por tanto, de hacer, en primer término, un inventario completo de las necesidades, de modo que sea lo más verdadero posible desde estos dos puntos de vista:
Una mala apreciación del grado de disponibilidad o no disponibilidad de los fondos se reflejará como peligrosa a la hora de la ejecución de los planes, como podría ser el caso de algunos préstamos considerados como realizables y que puedan resultar no serlo en el corto o mediano plazo.
Una mala clasificación de las necesidades, podría conducirnos a decisiones con bases falseadas.
Importancia del plan financiero:
1. El plan financiero es una necesidad para toda empresa, pequeña o grande; pues muy a menudo, por un «error de tesorería», empresas rentables han fracasado o han visto trasformar su personalidad.
2. Hacer un plan financiero implica prever más allá de algunos meses y realizar elecciones. Los objetivos previstos y las elecciones decididas constituyen, finalmente, la política de la Empresa.
3. Seguir un plan financiero implica utilizar sus capitales del modo más rentable y utilizar los de los demás (banqueros y otros Prestamistas) no solo de un modo rentable, sino también económicamente, es decir, ajustando lo más posible las utilizaciones a las necesidades.
4. Finalmente, un plan financiero debe incluir las «seguridades» necesarias para hacer frente a los imprevistos inherentes a la actividad industrial o comercial.
Ventajas de los presupuestos financieros:
1. Cada una de las áreas de la empresa se encontrará sometida a una norma de funcionamiento presupuestal.
2. Como dentro de los presupuestos están incluidos todos los planes, se evitan las pérdidas producidas al duplicar involuntariamente algún trabajo.
3. Permite hacer los cambios o ajustes que se consideren convenientes en los planes de la empresa en el transcurrir del tiempo contemplado en la vigencia de los presupuestos, para ponerlos a tono con las posibilidades financieras, antes de que sea demasiado tarde para hacer las modificaciones necesarias.
4. Cuando la empresa necesitare un préstamo bancario, puede resultar de mucha utilidad los presupuestos para que la entidad bancaria examine la marcha del negocio, aun cuando muchas veces no necesite apelar a este procedimiento.
5. Por medio del presupuesto financiero se evitarán las expansiones imprudentes.
6. Permite fiscalizar y controlar adecuadamente los gastos
7. Es el único procedimiento para calcular con la necesaria antelación el dinero efectivo que se necesitará para continuar con las actividades de la empresa.
Fuentes de capital circulante:
Las principales fuentes de Capital Circulante, son:
A. Fuentes de Capital Circulante a Largo Plazo:
1. Capital aportado por los socios
2. Préstamos a largo plazo.
3. Beneficios acumulados invertidos en créditos corrientes.
4. Venta de capital inmovilizado que no sea necesario para la marcha del negocio.
B. Fuentes de Capital Circulante a Corto Plazo:
1. Crédito comercial motivado por:
a) Plazos autorizados por los proveedores
b) Efectos por pagar
c) Otras aceptaciones comerciales
2. Préstamos bancarios
a) Sin garantía
b) Con garantía
3. Aceptaciones bancarias
4. Venta de títulos en el mercado libre.
Fuentes del capital circulante a largo plazo:
Se debe evitar, en lo posible, estar a merced de las entidades bancarias por largo tiempo y en tal sentido se debe regularizar su utilización.
Si caer en manos de las entidades bancarias resulta ser un problema para el sano manejo de las finanzas de la empresa, que no decir de la situación de tener que recurrir a préstamos no regulados por el sistema financiero, que resultan altamente onerosos.
Las fuentes a largo plazo deben ser las que aporten la mayor parte del capital circulante, porque no conviene a ninguna clase de empresa estar mucho tiempo a merced de los préstamos bancarios u otras fuentes de difícil renovación y que en algún caso pueden fallar.
El desarrollo y/o crecimiento de la empresa en el tiempo, con una adecuada planeación, va a ir señalando las necesidades de inyección de capital y la mejor decisión será la relacionada a conseguir aportes adicionales de los socios o abrirse al mercado de participación y, como última opción, recurrir a las entidades bancarias.
También se suele caer en la equivocación de invertir en bienes inmovilizados no productivos, utilizando dinero en efectivo que pudiera servir de capital circulante, para finalmente tener que recurrir a los préstamos bancarios. Estos préstamos que, suelen ser a corto plazo, pueden generar dificultades para su pago en el momento de su vencimiento, si no está garantizado un adecuado flujo de caja, no comprometido, en otras acciones.
Otra fuente importante de capitalización, corresponde a la acumulación de beneficios. Lo que no se entregue como dividendos o participaciones, debe invertirse en el negocio, o mantenerlas como disponible, en inversiones a mediano o corto plazo, haciendo parte del capital circulante.
También puede ser aumentado el capital circulante vendiendo aquellos activos fijos que ya no se consideran necesarios para la marcha normal del negocio.
Fuentes de capital circulante a corto plazo:
Las necesidades de capital circulante a corto plazo en la mayoría de los casos está relacionado con el mayor volumen del negocio y disminuye cuando éste falta; esto da lugar a recurrir a préstamos bancarios o al mercado libre para procurarse el importe del aumento, mientras que en otros casos bastará con el crédito que nos conceda los proveedores con los que negocia la empresa.
Créditos comerciales que proveen de capital circulante:
Cuando el proveedor nos concede créditos al comprar la empresa materias primas o mercancías a crédito, nos estamos proveyendo de capital circulante. En ocasiones, ante compras inteligentes y sujetas a nuestra capacidad de ventas, cuando las facturas llegan a su vencimiento, la empresa ya cuenta con el dinero disponible para cancelarlas, sin la necesidad de tomar de su disponible, dinero alguno.
Préstamos bancarios como fuente de capital circulante:
No debe considerarse la obtención de recursos por parte de las entidades bancarias como capital circulante corriente, sino como especial, ya que los bancos no se hallan disponibles para suministrarnos el capital circulante regular para evitar las inmovilizaciones excesivas de las cantidades prestadas.
Cuando tengamos que recurrir a los préstamos bancarios, debemos tener la seguridad de que nuestras proyecciones de ventas y existencias de mercancías, son susceptibles de convertirse en efectivo al vencimiento de los préstamos. Hay que tener muy presente que del cumplimiento en el pago de las obligaciones bancarias, será una base importante para seguir contando con ellos, para el cubrimiento de nuestras necesidades a corto y largo plazo.
Capital circulante en el mercado de papeles comerciales:
El descuento de documentos al cobro entregadas a entidades financieras bien puede ser otra fuente de financiación a corto plazo. (Factoring).
No es frecuente el que la pequeña y mediana empresa recurra a este tipo de prácticas cuando en las transacciones con las entidades financieras pudieran estar involucrados sus proveedores, ya que temen reflejar una imagen de descapitalización y de generar desconfianza, con relación a la solidez económica de su cliente.
Sin embargo, no deja de ser una buena práctica cuando la empresa requiera de capital en el corto plazo y esta acción pudiera resultar menos onerosa y más rápida que el recurrir a la gestión de un crédito bancario.
Circunstancias que señalan la necesidad de capital circulante:
No existe regla fija y mucho menos mágica para determinar el capital circulante necesario en la empresa para un periodo dado, sin antes no entrar a analizar los diferentes factores que tienen injerencia en el comportamiento del efectivo.
Las necesidades de las empresas no son siempre las mismas y estas, están muy relacionadas a circunstancias intrínsecas o extrínsecas de cada una de ellas, en relación a su tipo o clase. Por tal razón deberán considerarse los siguientes factores en el establecimiento del capital de circulante.
1. Actividad de la Empresa relacionada con la demanda constante de sus productos o servicios
2. Comportamiento y recaudo de las cuentas por cobrar y deudores.
3. Renovación o giro de las existencias de almacén
4. Relación existente entre los plazos de compras y ventas
5. Carácter intermitente del negocio. Ventas por temporadas.
6. Ritmo normal del aumento del volumen del negocio.
7. Adecuadas relaciones de negocios con las entidades bancarias.
Ventajas de contar con suficiente capital circulante:
1. Seguridad y confianza en la administración y marcha de la empresa.
2. La solvencia o liquidez económica le ahorrará los inconvenientes que trae el «salir a conseguir» dinero para poder cubrir con nuestras obligaciones.
3. El poder hacer algunos pagos de contado en la compra de mercancías, aprovechando los descuentos, economizando los intereses de financiación y aumentando el margen de utilidad en las ventas efectuadas.
4. Aprovechar comprar en épocas en que el mercado es más favorable en precios.
Artículos relacionados:
• El gerente, la actividad financiera y el control de gestión
