Mejora de la gestión del tiempo en la empresa

La máxima “Time is money” se atribuye a Benjamin Franklin, pero ya los grandes pensadores de la Antigüedad formularon ideas en este sentido.

Si la falta de money es, cuando menos, frustrante, parece que la falta de tiempo es igualmente causa de frustración para buen número de personas; curiosamente a estas últimas personas les suele faltar time, pero sobrar money. Como no podemos disponer de días más largos y más tranquilos, hemos de hacer una más inteligente gestión de este preciado recurso limitado (nos referimos al time); no sólo en busca de mayor efectividad en el desempeño cotidiano y de momentos para el desarrollo personal y profesional continuo, sino también en el propósito de llegar a casa con tiempo y con espacio mental para compartir las inquietudes familiares, e incluso para regalarnos alguna dosis de vida social. En realidad, no parecería muy inteligente sacrificar la felicidad personal en pro del éxito profesional, pero cada uno es muy dueño de su time y de su money. Si el lector sigue con nosotros, sepa que vamos a hablar aquí del uso del tiempo; del uso del dinero hablaremos cuando tengamos más.

En las empresas, sobre todo en las grandes y sin tener conciencia de ello, a menudo se desaprovecha el tiempo en medida no despreciable: esto dicen muchos estudios y muchos estudiosos del tema. A primera vista, uno no tiene esa sensación cuando mira a su alrededor, pero un análisis más detenido viene a confirmarlo. Seguramente hay tareas, decisiones o actividades a las que deberíamos dedicar más tiempo -por ejemplo, se dice que en general dedicamos poco tiempo a pensar-; pero parece igualmente cierto que otras muchas tareas, por razones muy diversas, consumen un importante extra de dedicación sin que ello suponga más valor añadido. Se diría que sigue plenamente vigente la ley que ya formuló Parkinson hace 40 años: cada tarea consume todo el tiempo disponible para su realización.

El hecho es que muchos de nosotros solemos repartir inadecuadamente el tiempo entre las tareas a desarrollar, y parece que también desatendemos a las prioridades. No hace falta decirlo: si entre las varias tareas pendientes en nuestra mesa siempre eligiéramos la que más nos apetece hacer, e incluso nos extendiéramos en su desarrollo, entonces cabría el riesgo de que lo más importante se retrasara sensiblemente, o aun de forma indefinida. Entre otras consecuencias seguramente peores, esto nos haría incubar una cierta compunción; hay, por consiguiente, que nutrir la buena conciencia haciendo lo que hay que hacer en cada uno de los momentos: estaremos de suerte cuando eso sea precisamente lo que más nos apetezca. En cierta manera, se trata de adoptar el modelo proactivo frente al reactivo: a esto ayuda el hecho de que cada persona esté en su sitio, es decir, que ocupe en la organización el puesto en que mejor encaje, y por consiguiente deba hacer aquello para lo que está mejor dotado. Esto no es siempre posible, pero los gestores de recursos humanos se mueven con esta tendencia.

Lo urgente, lo importante y lo demás

Pero, ¿qué es lo más urgente?, ¿qué es lo más importante?, ¿en qué podemos y debemos añadir más valor?, ¿qué nos va a producir mayor beneficio personal?…; éstas y otras preguntas nos hacemos a menudo, e incluso nos las respondemos automáticamente sin llegar a planteárnoslas. En el pasado, el jefe nos aclaraba todo esto casi cada día y nadie lo ponía en cuestión, pero actualmente, con el trabajo por objetivos y el denominado empowerment, cada uno de nosotros tendría que tener sus respuestas. En teoría, y en busca del mejor rendimiento, nuestra acción cotidiana tendría que responder a nuestros compromisos formulados, y debería estar alineada con las referencias comunes de la organización -valores, estrategia, objetivos generales, políticas y procedimientos internos, etc.-, de modo que éstas nos guiaran; pero muchos trabajadores piensan que si atendieran fielmente a estas referencias, podrían ser considerados conflictivos o malintencionados.

En la práctica casi siempre hay, por un lado, requerimientos más o menos frecuentes de los jefes, y por otro lado, compromisos formalmente formulados a modo de objetivos o tareas, tanto individuales como en equipo; en cualquier caso, y aunque no nos apetezca hacerlo, resulta habitualmente sencillo saber lo que hay que hacer. (A decir verdad, hay casos en que no es tan fácil: cuando alguien tiene varios jefes y todos vienen a la vez con prisas. Es el terrible caso de los recursos compartidos, en que además, cuanto mejor lo haces más trabajo te traen.)

Bien formados e informados

Por supuesto, si queremos que nos cunda el tiempo, debemos estar bien preparados -formados- para realizar las tareas con los esperados estándares de eficiencia: la falta de formación -o de información- afecta muy sensiblemente a la calidad y al tiempo empleado en el desarrollo de nuestras funciones. También, como dice Peter Drucker, la deficiente comunicación entre las personas genera grandes dificultades. Debemos ser conscientes de este grave obstáculo -problemas de formación, información y comunicación- porque con demasiada frecuencia se repiten tareas por mal realizadas o, lo que es peor, se dan por buenas sin cuestionarse la calidad (es el panfilismo).

Las empresas deben aprovechar adecuadamente las inteligencias individuales en beneficio de la inteligencia colectiva, para que ésta, a su vez, nutra a aquéllas en su funcionamiento cotidiano. O sea: que nadie reinvente lo que ya se inventó antes. Ésta es, básicamente, la idea de lo que llamamos gestión del conocimiento. Dicho en pocas palabras, una buena gestión del conocimiento en la empresa pondría a disposición de los trabajadores una buena dosis de sabiduría formal e informal -o sea: los datos que solemos necesitar en la práctica cotidiana- de interesantes efectos: ahorraríamos tiempo y esfuerzo, y generaríamos mejores resultados. Por otra parte, es sabido que unos minutos dedicados a prevenir problemas pueden ahorrar muchas horas tratando de solucionarlos. Ya apuntábamos que al parecer pensamos poco y mal: eso es lo que se dice. (Quizá sea porque si te pillan pensando, parece que no estás haciendo nada.) No olvidemos que entre las competencias profesionales que más se vienen echando de menos actualmente

Figuran, por ejemplo, el pensamiento sistémico, el pensamiento analítico, el pensamiento creativo, el pensamiento estratégico y el pensamiento conceptual. Decididamente hemos de aprender a pensar, y aplicar luego lo aprendido.

Las reuniones

Pero no podemos hablar del empleo del tiempo sin referirnos a las reuniones. Las controvertidas reuniones -causa de bastantes pérdidas de tiempo- constituyen a menudo una clara interferencia en nuestro propósito de aprovecharlo. Algunas reuniones son de incuestionable importancia, se desarrollan adecuadamente y resultan fructíferas, pero se acepta como cierto que otras no. Alguien dijo que el abuso de las reuniones viene a demostrar que las empresas podrían funcionar con menos personas, y de hecho, Peter Drucker sostiene la idea de que uno puede trabajar o reunirse, pero no puede hacer ambas cosas; probablemente no propugna con ello la abolición de las reuniones, pero casi todos pensamos que algunas se pueden evitar, o que sus frutos son mejorables, o que se convoca a demasiadas personas.

Nadie parece pretender que el mejor empleo del tiempo suponga ir como locos por los pasillos, perder la capacidad de escuchar, prohibir las interrupciones, dedicarnos a la meditación y rechazar todas las reuniones. Debemos poder tomar un café con calma, dejando descansar la mente; debemos utilizar el tiempo preciso para pensar las cosas antes de elaborar una opinión; y debemos también contrastar con otras personas nuestros puntos de vista, en pro del acierto, del consenso, del alineamiento de esfuerzos, de la mejora continua y de la innovación.

Trabajar más horas

Hay personas que dedican más de 50 y 60 horas a su desempeño profesional a lo largo de la semana, y desean seguir haciéndolo. Algunos directivos prolongan efectivamente la jornada laboral en sus despachos: hay, como decíamos, muy diversas razones para hacerlo. Curiosamente, una minoría confiesa que el hogar les resulta más estresante que el puesto de trabajo; pero efectivamente debe tratarse de una minoría. En cualquier caso, si ese exceso de dedicación no supusiera un gratificante rendimiento elevado, resultaría, en principio, lamentable; puede que fuera indicio de algún problema a resolver. Considérese por otra parte que, a pesar de nuestros defectos, probablemente hay personas que nos esperan en casa cada día.

Pero no siempre es la persecución del éxito lo que hay detrás del exceso de trabajo; a veces trabajamos más tiempo por pura motivación intrínseca, quizá adictos a la euforia del alto rendimiento. Esto lo ha estudiado bien el profesor Csikszentmihalyi, de la Universidad de Chicago; él nos recuerda que cuando disfrutamos haciendo lo que hacemos, lo hacemos especialmente bien y hasta perdemos la noción del tiempo. Aquí, naturalmente, habría que decir que hay diferentes tipos de trabajo, y que nosotros estamos pensando especialmente en los trabajadores del conocimiento o del pensamiento. No obstante, el disfrute del trabajo -por extraño que pueda parecer- es posible en casi todos ellos.

Conclusión

Es muy probable que cada uno de nosotros podamos gestionar mejor nuestro tiempo en la empresa en beneficio propio y de la misma, y si alguna vez hacemos perder el tiempo a otros, eso también es sin duda evitable. Podemos ser más eficaces -se recomienda leer a Stephen Covey o Hyrum Smith, por ejemplo- tanto en nuestro trabajo individual, como en las relaciones con clientes, jefes, colaboradores, compañeros y proveedores. Pero eso no significa renunciar siempre a unos saludables instantes de relajación que nos revitalicen.

En la actuación cotidiana, y en la medida en que cada uno pueda administrarse su tiempo, serían de aplicación los consabidos consejos: conocer y respetar las prioridades, dedicar el tiempo justo y necesario a cada asunto, y evitar el aparcamiento indefinido de tareas pendientes. Gestionar adecuadamente el tiempo -sin renunciar a algunos minutos de descanso varias veces al día, condimentados si es posible con buen humor- se traduce en una mejor contribución a resultados, en una mayor satisfacción profesional, y seguramente en la apertura de huecos para adquirir nuevos conocimientos siempre necesarios. (Atención: gestionar bien el tiempo no significa gestionar bien el reloj, o utilizar bien la agenda.)

Pero no nos quedemos en la satisfacción profesional porque siendo necesaria, no es suficiente para nuestro bienestar. O dicho de otro modo: nuestro mayor compromiso personal lo es para con nuestros hijos y nuestro cónyuge. En la medida en que se trata de un compromiso de sentimientos, hay que recordar que los sentimientos son como la teoría: se han de poner en práctica.

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Enebral Fernández José. (2003, febrero 11). Mejora de la gestión del tiempo en la empresa. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/mejora-gestion-tiempo-empresa/
Enebral Fernández, José. "Mejora de la gestión del tiempo en la empresa". GestioPolis. 11 febrero 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/mejora-gestion-tiempo-empresa/>.
Enebral Fernández, José. "Mejora de la gestión del tiempo en la empresa". GestioPolis. febrero 11, 2003. Consultado el 22 de Septiembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/mejora-gestion-tiempo-empresa/.
Enebral Fernández, José. Mejora de la gestión del tiempo en la empresa [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/mejora-gestion-tiempo-empresa/> [Citado el 22 de Septiembre de 2018].
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