Una decisión es una elección entre distintas opciones o posibilidades, que se toman para resolver problemas o aprovechar oportunidades. “Problema”, “Oportunidades de Mejora”, “Problemática”, “Proceso», se refieren en cualquier caso a lo que vamos a analizar y decidir. Para simplificar el entendimiento lo llamaremos “Proyecto” bajo el enfoque “Problema-Solución”. Recomendamos seguir un proceso:
Definir: Formular el Proyecto.
Implica definir los objetivos del proyecto en base a un modelo preliminar del problema que contemple las siguientes actividades:
– Definir al equipo de Trabajo.
– Recolectar necesidades y expectativas de los involucrados.
– Identificar problemas u oportunidades de Mejora.
– Establecer objetivos preliminares, plazos y costear actividades.
Herramientas recomendadas:
– Ficha del Proyecto, para consolidar Objetivos, Plazos, Costos.
– Cuadro Bidimensional, para Rankear Nivel de Importancia vs Nivel de Satisfacción.
– Diagrama de Caracterización, para entendimiento general del sistema.
– Tormenta de Ideas combinada con Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal, para seleccionar ideas más importantes.
Medir: Establecer Sistema de Medición
Medir la frecuencia y posibilidades de errores para establecer metas en base a recolección de información numérica interna y de la competencia. Actividades sugeridas:
– Establecer el Flujo del Proceso.
– Establecer elementos claves del problema.
– Definir Indicadores relevantes.
– Recolectar información numérica.
– Validar el Sistema de Medición para emplearlo en fases siguientes.
Herramientas recomendadas
– Fichas de Indicadores para precisar las mediciones y las fuentes de los mismos
– Flujograma de Procesos, para Identificar elementos claves.
– Benchmarking, para definir metas realistas y relevantes.
Analizar: Estructurar Problema y Soluciones
Profundizar en las causas que determinan los errores y definir oportunidades de mejora priorizándolas. Actividades sugeridas:
– Analizar relaciones Causa – Efecto
– Validar relaciones en base a los Indicadores
– Definir alternativas de solución.
Herramientas recomendadas
– Diagramas Causa-Efecto para identificar elementos determinantes de las salidas.
– Tormenta de Ideas combinada con Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal para seleccionar ideas más importantes
Implantar: Seleccionar y Aplicar Soluciones
Definir los elementos específicos que serán cambiados y las metas finales. Desarrollar el proyecto de cambio. Actividades sugeridas:
– Seleccionar alternativas a Implantar
– Plan definitivo del Proyecto
– Implantar soluciones
Herramientas recomendadas:
– Reporte de Gestión para hacer un seguimiento sistemático del proyecto.
– Diagrama de Pareto para seleccionar las soluciones que aportan mayor valor
Controlar: Asegurar Mejora Continua
Implantar un Sistema de Monitoreo para prevenir que se retorne prácticas anteriores y se identifique problemas adicionales.
– Monitorear el proceso para identificar intentos de “volver al pasado”
– Identificación de problemas adicionales
Herramientas recomendadas
– Tablero de Control, para establecer sistemas de incentivos para los involucrados.
– Benchmarking, para mantener el proceso dentro de parámetros competitivos.
– Definir roles y responsabilidades en las actividades de mejoramiento.
Para tomar decisiones en ambientes de certidumbre, riesgo e incertidumbre, la materia prima fundamental es la información formal.
