Desarrollo conceptual del benchmarking y consideraciones de aplicación práctica

Autor: Sandra Garavito Rojas, Elizabeth Suárez Uribe

Administración y gerencia

04-2001

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CASO: EMPRESAS CON PROCESOS BIOTECNOLÓGICOS.
 
RESUMEN

El benchmarking a nivel nacional ha sido considerado dentro de las herramientas administrativas como una solución de corto plazo que implica la comparación cuantitativa y no el aprendizaje. Para que su aplicación sea correcta y se amolde a las necesidades del país, diferentes consideraciones en su ejecución deben incorporarse a lo que generalmente se conoce como Benchmarking. Es indispensable tomar en cuenta elementos que permitan una contextualización de este instrumento a la cultura empresarial local que tradicionalmente presenta impedimentos cuando se trata de compartir información acerca de sus políticas, procesos o estrategias. Con este propósito, se realizó un ejercicio de conceptualización del Benchmarking para el caso específico del sector Biotecnológico del país, lo que permitió, gracias a las propuestas y recomendaciones de asesores expertos (en Gestión tecnológica, Benchmarking y, Biotecnología) formular una metodología propia y un concepto acorde a las expectativas del sector productivo. 
 
INTRODUCCIÓN

Las organizaciones hoy en día se enfrentan al reto de posicionarse en un mundo competitivo. Factores como nuevas tecnologías, fuentes de productos y procesos innovadores, exigencias del sistema de costos y las preferencias de los consumidores obligan a las empresas a realizar cambios en el corto y en el largo plazo encaminados a mejorar su capacidad competitiva.
 
La gestión tecnológica ofrece a las empresas oportunidades para mejorar su desempeño. Sin embargo, obtener la eficacia y la eficiencia requeridos tiene un costo que exige un cambio de pensamiento, un nuevo modelo de gerencia y finalmente centrar la atención en la integración de las partes del sistema. La gestión tecnológica dentro de un marco administrativo eficaz, permite una apropiada interacción entre la tecnología, el recurso humano y el conocimiento generado y/o asimilado, lo que conlleva a aumentos en la calidad de los bienes o servicios ofrecidos, en la productividad y en la competitividad. 
 
En las empresas colombianas, incluyendo las del sector biotecnológico, la gestión tecnológica ha tenido poca importancia, precisamente por circunstancias ligadas principalmente con el estímulo a la creatividad y a la innovación, como medios para competir y progresar ( Bernal, 1995).
 
EL proceso de transferencia de tecnologías en administración y gestión ha venido creciendo conjuntamente con el proceso de modernización del país. Evaluar hasta que punto pueden llegar a ser eficientes estas tecnologías implica: considerar el contexto socioeconómico en el cual surgen, analizar detenidamente las problemáticas que se presentan en el proceso de implementación de la mismas y finalmente delimitar cuales de sus características fundamentales son aplicables en una cierta organización. Una de las herramientas que se ha utilizado con mayor éxito a nivel internacional es el Benchmarking; en al ámbito nacional su aplicación; así como la de muchas otras herramientas de calidad y competitividad; no ha sido muy extendida; una de las principales razones es la fuerte tendencia a considerarla como una solución a corto plazo que implica únicamente la comparación y no el aprendizaje.
 
De otro lado, la biotecnología moderna ha abierto un sin número de oportunidades para los países en desarrollo, principalmente en los campos de la salud, agricultura, industrias farmacéutica y e alimentos, manejo ambiental y energía, entre otros. Debido precisamente a su potencial y a su impacto en aspectos económicos, sociales, culturales y políticos, no se puede ser indiferente a los avances de la bio revolución. La biotecnología se define como la utilización de organismos vivos, o bien sistemas o procesos biológicos para la producción industrial o su empleo en los servicios de saneamiento ambiental. ( Spinks, 1980) La aplicación de la Biotecnología se ha tenido un avance vertiginoso en las últimas décadas, muchas industrias de sectores totalmente diversos han recibido( y recibirán) el impacto de la biotecnología como soporte a sus productos y procesos. Los principales son: Industria Farmacéutica, Industria Química Fina, Sector agrícola y ganadería, Industria de alimentos, sector energético, sector minería, sector medio ambiental, Informática (biosensores y biochips por ejemplo). A nivel nacional , la mayoría de los avances en Biotecnología se han hecho a nivel laboratorio; con una carencia significativa de la relación empresa-universidad- centros de investigación, imposibilitando a esta industria tener mejores índices de participación en el contexto económico nacional. Por esta razón se requiere estimular la transferencia de tecnología de las universidades y centros de investigación a el sector productivo. Surge entonces la necesidad de desarrollar una línea de investigación en este campo particular que no sólo indague en el problema sino que también ofrezca soluciones reales y tangibles acordes con los modelos organizacionales manejados por las empresas de este sector. El presente trabajo se enmarca en esta línea de investigación que esta siendo actualmente impulsada por la facultad de Ingeniería en coordinación con otras facultades de la Universidad Nacional.

Dentro de esta área se han desarrollado importantes proyectos en gestión de tecnología. [1]
 
El diagnóstico de las 25 empresas del sector biotecnológico (Bebidas alcohólicas; biopesticidas, vacunas principalmente) participantes en los proyectos anteriores , presentan como principales falencias: apoyo deficiente por parte de las instituciones estatales que financian la innovación ; pobre desarrollo de las habilidades creativas de los profesionales que se desempeñan en el área y finalmente la falta de elementos de gestión tecnológica acordes con los procesos de innovación y transferencia de tecnología de las empresas. Se ha evidenciado que a nivel nacional y en general en los países en vía de desarrollo no se tienen estrategias y procesos de gestión tecnológica estructurados y definidos. Se manifiesta la necesidad de fortalecer los mecanismos de gestión de las empresas por medio de la transferencia de tecnologías administrativas, por ello y de acuerdo al plan nacional de Biotecnología (1999 – 2004) se plantea la posibilidad de trabajar con un proceso/herramienta como el Benchmarking.
 
Este proyecto es el inició en la búsqueda de alternativas de mejoramiento para el sector en el área administrativa y su relación con el factor tecnológico. El Benchmarking se tomó como una de ellas y se desarrolló teniendo en cuenta algunos casos estudiados; las recomendaciones de asesores consultados y finalmente las características propias del sector Biotecnológico. A partir de estos resultados se realizó un estudio de Benchmarking en el que participaron 4 empresas que utilizan procesos Biotecnológicos; en donde se comparó a nivel cualitativo y cuantitativo la gestión tecnológica orientada al manejo de la innovación tecnológica y transferencia de tecnología. Esta comparación, permitió dar a las empresas propuestas para fortalecer esas variables.

Metodología

La investigación inicia realizando una consulta bibliográfica acerca de Benchmarking; la primera etapa se enfoca principalmente a la búsqueda de bases conceptuales del Benchmarking (Origen; metodologías; tipos; etc). Una vez identificado el marco conceptual; se recopilan casos prácticos de aplicación de Benchmarking a nivel internacional en donde se evalúan los aspectos positivos; obstáculos ; metodologías y resultados de los estudios. En este proceso se contactan también las principales instituciones que practican y fomentan el benchmarking a nivel internacional con el fin de obtener mayores bases conceptuales y enriquecer el estudio con experiencias documentadas.
 
La segunda etapa comienza con la búsqueda de desarrollos teóricos y prácticos del Benchmarking en Colombia; se contactó el centro de desarrollo Tecnológico que fomenta prácticas de calidad y gestión: Corporación Calidad; con el fin de evaluar el estado de aplicación del Benchmarking a nivel Nacional. Posteriormente se elaboró un cuestionario que consta de 14 preguntas las cuales buscaban identificar los siguientes aspectos:
Concepto de Benchmarking y su aplicación a nivel Nacional, Concepto general de factores críticos de éxito en las organizaciones, Determinación de los FCE (Factores críticos de éxito ) en empresas de biotecnología, Evaluación del grado de aplicabilidad de un estudio de benchmarking para mejorar las prácticas de Innovación y transferencia de tecnología, Indagación de las diferentes opiniones de los encuestados en cuanto a la posibilidad de medición de las actividades de Innovación tecnológica y transferencia de tecnología.
 
La encuesta se aplicó a asesores de diferentes áreas de formación y del sector productivo; entre ellas están: Ingeniería Química, Economía, Química Farmacéutica, Ingeniería Industrial; Ingeniería Mecánica; Derecho y Sicología, (que coincidían con su experiencia referente a la gestión tecnológica), Consultores y expertos en Benchmarking (CORPORACIÓN CALIDAD y Grupos de Consultoría) ; Instituciones relacionadas con la Biotecnología (Corporación para el desarrollo industrial de la biotecnología CORPODIB; Instituto Colombiano para el desarrollo de la ciencia y la tecnología “Francisco José de Caldas” – COLCIENCIAS- ; Corporación para el desarrollo de la biotecnología – BIOTEC-); ; empresas que han realizado Benchmarking ( ACES; IAC- Instituto de automatización y codificación comercial colombiano)-; y profesionales y grupos relacionados con la gestión de tecnología (TECNOS). Se contó con 13 participantes en total. 

Resultados encuesta a asesores

La información que se obtuvo en las encuestas enriqueció el direccionamiento de la investigación; cada una de las preguntas del cuestionario se elaboró con el fin de evaluar las opiniones, percepciones y conocimientos sobre el benchmarking y su aplicación práctica a algunas de las empresas que manejan procesos biotecnológicos.
 
Concepto de Benchmarking

El Benchmarking ha sido definido como el “Proceso de identificación, aprendizaje y adaptación de prácticas y procesos sobresalientes de cualquier organización, en cualquier parte del mundo, para ayudar a otra organización a mejorar sus procesos y mediante esto su desempeño. Es la comparación y medición contra otra organización para conocer filosofias, políticas, prácticas e indicadores que la hacen destacada’”(APQC[2]; 1995)
 
En un estudio realizado por MJS (Michael J Spendolini) Associates se buscaba describir la situación de “mejores prácticas y benchmarking” incluyendo definiciones, aplicación y lo que representaría el benchmarking en los próximos años, en encuestas aplicadas a empresarios norteamericanos, se identificaron tres niveles diferentes de interpretación del benchmarking (Spendolini; Friedel; Workman 1999): NIVEL I: Comprende el 85% de las actividades que hoy son reportadas; está ligado al análisis competitivo- comparativo entre organizaciones. La información primordial es cuantitativa reflejada en indicadores, NIVEL II: Usada por el 10% de los practicantes del benchmarking; es la búsqueda de información más cualitativa que cuantitativa.

Los socios[3] de benchmarking brindan información como ejemplos; anécdotas; datos y documentación sobre la que se basan sus actividades y procesos. Se enfoca a lo que hace mejorar el desempeño (cómo se disminuye costos; ciclos de tiempo; cómo se aumenta la calidad etc), NIVEL III: en este nivel los socios son más prescriptvos que descriptivos; es decir de acuerdo a sus experiencias; otorgan recomendaciones de mejoramiento y no descripciones exactas de sus procesos.
 
Estos resultados fueron evaluados en el ámbito norteamericano; a nivel nacional la situación es la siguiente: Con respecto al concepto otorgado por los asesores es fácil inferir que es muy nuevo para algunos sectores, aunque de manera común se mencione el Benchmarking son muy pocas las entidades y sectores que tienen claro su alcance y fácilmente se simplifica al término de análisis o referenciación  competitiva dominada esencialmente por la comparación de indicadores; eliminando sistemáticamente los beneficios de análisis cualitativo del benchmarking. Para la mayoría de los asesores consultados es claro que el Benchmarking es principalmente una HERRAMIENTA para disminuir brechas competitivas entre organizaciones y que a largo plazo genera la sostenibilidad y la competitividad de los sectores y la incursión en mercados internacionales, dado que la comparación con las mejores practicas posibilita igualar factores competitivos de las empresas exitosas.
 
Los diferentes puntos de vista enriquecen el análisis, aunque el IAC clasifique el benchmarking como una estrategia es claro que este puede hacer parte y constituir el soporte de las estrategias de mejoramiento continuo de cualquier organización , pero por si solo no constituye una estrategia; la formulación de estrategias hace parte de los resultados de un proceso de benchmarking. Es claro, observando la consulta bibliográfica realizada, que el Benchmarking es definido como un proceso que genera bases para la posterior toma de decisiones y definición de estrategias.
 
En general la asimilación del concepto esencial de benchmarking es buena; aunque los beneficios y el alcance que pude lograr no son muy conocidos; ya sea por la escasa difusión de casos exitosos y/o la dificultad inicial de emprender estudios de este tipo. Por esta razón la utilización del Benchmarking en Colombia no ha sido adecuada, las pocas empresas pioneras en la práctica de esta herramienta lo desarrollan de una forma intuitiva y con metodologías propias que no siempre les garantizan el éxito. Con respecto a este punto se debe evaluar el trabajo de direccionamiento que está realizando la Corporación Calidad con esta teoria, esta se ha identificado como la Infraestructura Científico Tecnológica de la transferencia de esta herramienta[4]; y por tanto es conveniente fortalecer la difusión de sus actividades en el sector empresarial y dimensionar hasta que punto las PYMES tienen capacidad de acceso a la asesoría que brinda esta entidad.
 
Posibilidades de aplicación Benchmarking

La implantación del benchmarking como mecanismo de mejoramiento no ha sido exitosa, así fue plasmado por varios de los asesores, las principales razones expuestas fueron la existencia de dificultades para compartir información de las mejores practicas ,sumado a la escasez de estudios sectoriales y el desconocimiento de los empresarios del concepto y la metodología acorde para este tipo de proyectos. Sin embargo es importante mencionar que de alguna manera se practica el Benchmarking de forma intuitiva, pero corriéndose el riesgo de que la metodología utilizada no conlleve al éxito en las mejoras planteadas. De otro lado se han desarrollado varios proyectos en diferentes sectores, pero generalmente se enfocan a la comparación de indicadores o análisis cuantitativo (Nivel I mencionado por MJS); tal es el caso del IAC[5]; COLCIENCIAS entre otros.
 
El Estado, en respuesta a la problemática de competitividad y productividad de los sectores industriales colombianos, impulso la creación del Sistema de Referenciación Competitiva coordinado por la Corporación Calidad, al indagar sobre el desarrollo y la importancia del mismo en el sector fue claro observar que su labor es muy poco conocida ya que mas del 50% de los asesores manifestó no conocerlo.
 
Beneficios del Benchmarking

En cuanto a las características de un proceso que puede considerarse para un estudio de Benchmarking las opiniones convergen al punto común de identificar un proceso de alto impacto para la organización o para un sector particular que sea medible, específico y que se encuentre debidamente documentado, aunque se limita en algunas ocasiones a la evaluación mediante indicadores. Otro aspecto importante es evaluar que tan viable para la organización es realizar una modificación de cualquier índole, desde el punto de vista financiero , estructural y la capacidad de integrarse a los demás procesos de la organización. Se solicitó a los asesores que valoraran los aspectos en los que un estudio de benchmarking podría influir de manera positiva; los resultados se presentan en la siguiente gráfica:

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Sandra Garavito Rojas, Elizabeth Suárez Uribe

* Administradoras de Empresas. Universidad Nacional de Colombia. sgaravirarrobalatinmail.com