Benchmarking para organizaciones deportivas

El Benchmarking como técnica utilizada para medir el rendimiento de un sistema o componente de un sistema, frecuentemente en comparación con algún parámetro de referencia. Es un proceso de comparar y medir las operaciones de una organización o sus procesos internos/externos contra los de un reconocido líder de mercado, tanto interior como exterior al mercado de referencia.

En realidad, en muchas ocasiones, necesitamos de un patrón de medida para poder juzgar y evaluar la corrección de nuestros procedimientos. Precisamos, en definitiva, de un standard o punto de referencia, es aquí donde entra a jugar como papel determinante, la búsqueda de la información, mediante las acciones técnicas correspondientes y los análisis pertinentes, por los especialistas, que nos permita precisar con exactitud, las organizaciones que serán referentes o benchmark.

Si nos ubicamos en cualquier organización deportiva, es lógico pensar en procesos de estudios de posibles adversarios, mediante la inteligencia deportiva, entre otros, donde identifiquemos los procesos sustantivos que le han permitido llegar a altos niveles de desarrollo y resultados competitivos, en lo que juega un papel considerable el benchmarking.

Benchmarking and Sport Organization

Abstract:

The benchmarking as a useful technique to measure the profit of a system and a component of it, frequently is compared with other reference pattern, it’s a process of comparing and measuring the operations of an organization or its internal or external processes against a well-known market leader, both inside or outside the reference market. In fact, in many occasions, we need a measuring pattern to be able to judge and evaluate the rightness of our procedures. Definitely, we need a standard or a reference point, where the searching of information, starts to play a determine role by the corresponding technical actions and pertinent analysis by the specialists, that may allow us to determine accurately, the organizations that will be referent and benchmark. If we place ourselves at any sport organization, it is logical to think on the study processes about possible opponents, through sport intelligence, among others; where we can identify the operating processes that have allowed them to achieve higher development levels and competitive results, in which benchmarking plays an outstanding role.

Objetivo: Brindar los elementos iniciales que permitan el conocimiento y gradual introducción de este proceso en nuestras Organizaciones deportivas.

Método de investigación empleado: Análisis de contenido, análisis y síntesis.

El Benchmarking es un concepto que empezó a utilizarse hace unos 20 años. En muchos casos más de forma teórica que práctica. Pero no ha sido hasta avanzado en la década de los 90 que las principales empresas a nivel mundial comienzan a interesarse por este tema.

El efecto de la globalización hace que la competencia cada vez mayor a la que se ven sometidas muchas organizaciones, dentro de ellas las organizaciones deportivas, han obligado a buscar recursos y técnicas novedosas con las que poder ser más competitivas, una de estas técnicas es el Benchmarking.

Al principio, en la década de los 80 la idea del Benchmarking era comparar a las empresas norteamericanas con las japonesas. En la actualidad el Benchmarking consiste en comparar a tu organización, con la mejor del mundo, es lograr romper con un paradigma tradicional, que era adaptarse al entorno, ahora debemos trabajar por conquistarlo e insertarnos en el mismo.

Existen numerosas definiciones respecto a este concepto. Sin embargo, de forma genérica, la mayoría de los autores coinciden, con algunos matices en los principios fundamentales, así que, algunas posibles definiciones podrían ser:

Del diccionario Webster´s. Esta definición también es informativa y lo define como: Una marca del agrimensor… de una posición previamente determinada… y que se usa como punto de referencia… un estándar mediante el cual se puede medir o juzgar algo. Sirve para reforzar la idea de que benchmark es un estándar para la comparación de otros objetos o actividades. Es un punto de referencia a partir del cual se medirán otros.

El benchmark es una técnica utilizada para medir el rendimiento de un sistema o componente de un sistema, frecuentemente en comparación con algún parámetro de referencia. También puede encontrarse como benchmarking, el cual se refiere específicamente a la acción de ejecutar un benchmark. La palabra benchmark es un anglicismo traducible al castellano como comparativa. Si bien también puede encontrarse esta palabra haciendo referencia al significado original en la lengua anglosajona, es en el campo informático donde su uso está más ampliamente extendido

Benchmarketing es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores reconocidos como líderes en su sector

(David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation)

Esta definición presenta aspectos importantes tales como el concepto de continuidad, ya que benchmarking no sólo es un proceso que se hace una vez y se olvida, sino que es un proceso continuo y constante.

Benchmarketing es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente “ (Robert C. Camp)

Esta definición es comprensible para las unidades de negocios y funciones orientadas hacia las operaciones. La atención se centra en las prácticas. Insiste en las prácticas y la comprensión de las mismas antes de derivar una métrica de benchmarking. Las mediciones se contemplan como el resultado de comprender las mejores prácticas, no como algo que pueda cuantificar primero y comprender después. Se concentra en lograr el desempeño excelente, la mejor de las prácticas, la mejor de su clase, la mejor de su especie. Es una definición proactiva ya que es un esfuerzo positivo y calculado para obtener la cooperación de los socios en el mismo.

Benchmarking es la justificación más creíble para todas las operaciones. Es poca la discusión que pueda existir sobre la posición de un gerente si ha buscado lo mejor de la industria y lo ha incorporado a sus planes y procesos.

Entendemos Benchmarketing al proceso de comparar y medir las operaciones de una organización o sus procesos internos/externos contra los de un reconocido líder de mercado, tanto interior como exterior al mercado de referencia. Al proceso continuo de medir y comparar una organización con las organizaciones líderes en cualquier lugar del mundo para obtener información que les ayude a ejecutar acciones para mejorar su desempeño se denomina, Benchmarking o estudios de desempeño comparativo

Así tenemos que en la práctica una organización que lo aplica, en realidad lo que hace es buscar organizaciones sean o no competidores, pues de lo que se trata es de buscar, aquellos elementos, prácticas, dentro y fuera de nuestro medio ambiente específico de la actividad física y el deporte, que puedan ser conciliados y adaptados al mismo y analizar en función de los posibles procesos de mejora. Se trata de aprender basándonos en la experiencia de los demás. No es precisamente un análisis comparativo de un producto de la competencia frente al nuestro. El Benchmarking va mucho más allá comparando los procesos de fabricación, lanzamiento, estrategia, organización, calidad etc…

Entre otras definiciones tenemos la extraída del libro BENCHMARKING de Bengt Kallöf y Svante Östblom que expresa: “Es un proceso sistemático y continúo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia”.

Como vemos en esta definición se vuelve a mencionar el hecho de que benchmarking es un proceso continuo. También se presenta el término de comparación y por ende remarca la importancia de la medición dentro del benchmark. Estos autores se centran, aparte de la operaciones del negocio, en la calidad y en la productividad de las mismas, considerando el valor que tienen dichas acciones en contra de los costos de su realización lo cual representa la calidad, y la relación entre los bienes producidos y los recursos utilizados para su producción, lo cual se refiere a la productividad.

Si nos ubicamos en cualquier organización deportiva, ya sea nuestra Industria deportiva o un equipo de cualquier deporte, considerando este último como organización, pues cuenta con todos los elementos que caracterizan una, es lógico pensar en procesos de estudios de posibles adversarios, mediante la inteligencia deportiva, entre otros, donde identifiquemos los procesos sustantivos que le han permitido llegar a altos niveles de desarrollo y resultados competitivos, en lo que juega un papel considerable el benchmarking.

Michael J. Spendolini Plantea que es “Un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales”.

Los cambios que se suceden de una forma dinámica y ágil en la teoría moderna de la administración nos van llevando a conocer la nueva misión y visión que ha de jugar la gerencia, la que ha de lograr mantener una elevada sinergia en la organización, vista esta como un sistema donde intervienen todos los factores internos y externos.

Es importante comprender y aceptarlo como un proceso continuo de comparación y no meramente como un hecho puntual.

En realidad, en muchas ocasiones, necesitamos de un patrón de medida para poder juzgar y evaluar la corrección de nuestros procedimientos. Precisamos, en definitiva, de un standard o punto de referencia, es aquí donde entra a jugar como papel determinante, la búsqueda de la información, mediante las acciones técnicas correspondientes y los análisis pertinentes, por los especialistas, que nos permita precisar con exactitud, las organizaciones que serán referentes o benchmark.

En la realización de un proceso de benchmarking existe una variedad de metodologías desarrolladas. Una de ellas, propuesta por Robert Boxwell, es la siguiente: Determinar en qué actividades vamos a hacer benchmarking, esencialmente en actividades cuya mejora vaya a contribuir de modo significativo a la competitividad de la organización. Determinar los factores claves por medir. Identificar las organizaciones con prácticas más avanzadas. Medir la actuación de las organizaciones con prácticas más avanzadas. Medir nuestra propia actuación. Desarrollar un plan para igualar y superar, ó mejorar el modelo. Obtener el compromiso de la dirección y de los miembros del equipo. Poner en práctica el plan y supervisar los resultados.

Las diferentes metodologías de benchmarking son similares en cuanto a sus pasos básicos, sin embargo existe casi consenso en reconocer los siguientes tipos: Interno, Competitivo y Funcional

El interno consiste en identificar las mejores prácticas en los diversos departamentos, áreas de resultados claves, unidades de acción estratégicas, etc. de nuestra propia organización, para luego poder aplicarlas en otras áreas de la organización que tengan actividades similares. Este tipo de benchmarking lo realizan a menudo organizaciones grandes, con actividades ampliamente extendidas, con locales en diversas partes de un país ó del mundo, y es que algunos procesos de trabajo que existen en una parte de la organización pueden ser más eficientes o eficaces que los de otras partes de la organización. Con frecuencia, el compartir una significativa cantidad de información acompaña al benchmarking interno. Muchas organizaciones pueden darse cuenta de los beneficios inmediatos al identificar sus mejores prácticas internas y transferir esa información a otras partes de la organización.

El competitivo comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos de nuestra organización. El objetivo de este es identificar información específica acerca de los productos, procesos y resultados de sus competidores y compararlos con los de nuestra organización.

El benchmarking funcional comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones que podrían ser o no competidoras directas de nuestra organización. Su objetivo es identificar las mejores prácticas de cualquier tipo de organización que se haya ganado una reputación de excelencia en el área específica que se está sometiendo a benchmarking. Se usa la palabra funcional porque en este campo, principalmente comprende actividades específicas en un área funcional determinada, como por ejemplo manufactura, marketing, ingeniería, recursos humanos.

Por lo que hemos podido ver, existen varias definiciones sobre lo que es benchmarking, y aunque difieren en algunos aspectos, también se puede notar que concuerdan o presentan una serie de elementos comunes. Para empezar en la mayoría de ellas se resalta el hecho de que es un proceso continuo y no sólo una panacea que al aplicarla en nuestra organización resuelva los problemas de la misma, sino que es un proceso que se aplicará una y otra vez, ya que dicho proceso está en búsqueda constante de las mejores prácticas de la organización, y como sabemos estas están en un cambio constante y para adaptarse al mismo desarrolla nuevas prácticas, por lo que no se puede asegurar que las que consideremos mejor hoy lo serán también mañana.

Otro de los puntos importantes coincidentes, es que se precisa que el benchmarking no es una receta o modelo fijo, sino que es un proceso de descubrimiento y aprendizaje continuo, en el cual es de suma importancia el concepto de medición y de comparación, tomando en consideración, contexto, características tanto del medio ambiente externo general como del específico.

Por otra parte es común aseverar que este proceso no sólo es aplicable a las operaciones de producción o generación de servicios, sino que puede aplicarse a todas la fases del proceso conducente a generar una salida, que en el caso de las organizaciones deportivas están reflejadas en la tabla 1 , asociadas a los posibles servicios , por lo que podemos asegurar que el benchmarking es una herramienta que nos ayuda a mejorar todos los aspectos y operaciones, hasta el punto de estar entre los mejores en la actividad física y el deporte, observando aspectos tales como la calidad y la efectividad.

orgdeportivas

De igual manera podemos concluir que es de suma importancia el hecho de que este proceso se concentrará en las prácticas y operaciones de las organizaciones que sean reconocidas como las mejores prácticas en el ámbito de la actividad física y deporte. Por lo cual es una nueva forma de administrar ya que cambia la práctica de compararse sólo internamente a comparar nuestras operaciones sobre la base de estándares impuestos externamente por otras organizaciones reconocidas como los líderes o aquellas que tienen la excelencia dentro de nuestro medio ambiente específico.

En conclusión, podemos decir que el propósito final del proceso es crear una ventaja competitiva sostenible en el tiempo; para ello es necesario desarrollar la colaboración, el apoyo mutuo, de manera que se pueda innovar, ensayar nuevas cosas, llegar a ser excepcionalmente productivos y eficaces, y convertirnos en un modelo, un punto de referencia, un “benchmark”.

No podemos pasar por alto las cinco etapas propuestas por Spendolini

1.- Determinar a qué se le va a hacer.

Definir quienes son los clientes para la información.

Determinar las necesidades de información de benchmarking.

Identificación de factores críticos de éxito.

Diagnóstico del proceso de benchmarking.

2.- Formación de un equipo de benchmarking.

Consideración del benchmarking como actividad de equipo.

Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking.

Especialistas internos. Especialistas externos. Empleados.

Definir funciones y responsabilidades del equipo encargado.

Definición de habilidades y atributos de un practicante eficiente de benchmarking.

Capacitación.

Planificación.

3.- Identificación de socios del benchmarking.

Establecimiento de red de información propia.

Identificar recursos de información.

Buscar las mejores prácticas.

Redes de benchmarking.

Otras fuentes de información.

4.- Recopilar y analizar la información de benchmarking.

Conocerse.

Recopilar la información.

Organizar información.

Análisis de la información.

5.- Actuar.

Producir un informe de benchmarking.

Presentación de resultados a los clientes de benchmarking.

Identificar posibles mejoras de servicios y procesos.

Visión del proyecto en su totalidad.

Alcances y limitaciones del Benchmarking

Los estudios de benchmarking facilitan que una organización conozca tanto sus puntos fuertes y débiles como los de la competencia, es decir, no sólo se trata de un proceso introspectivo, sino también permite a la organización conocer mejor el entorno en que se desenvuelve. Aunado a lo anterior, la perspectiva de mejoramiento se centra en el largo plazo y en lograr una superioridad tangible, esto hace del benchmarking una herramienta útil con valor estratégico para lograr una ventaja amplia que pueda defender y para competir con éxito, beneficiando incluso al cliente o usuario.

El benchmarking constituye un apoyo firme para la toma de decisiones, pues permite que éstas se formulen con bases objetivas y verificables, además, de que por si mismo ayuda a establecer metas y objetivos alcanzables y al mismo tiempo que facilita el mejoramiento de la estructura organizacional, de los sistemas administrativos y de trabajo, así como los métodos de evaluación del desempeño en todos los niveles de la organización. Desafortunadamente no siempre será fácil emprender un estudio con estas u otras técnicas, pues además de los recursos requeridos para ello, que pueden ser más o menos cuantiosos; hace falta el compromiso directivo en un esfuerzo permanente y que incluso podrá consumir bastante tiempo para lograr los resultados deseados.

Por otra parte, las dificultades para obtener información pueden ser varias, por ejemplo, la negación de las organizaciones con las que se desea comparar el diseño propio por diversas razones: la posibilidad de que las mismas, a pesar de aceptar compartir la información, no cuenten con mecanismos de medición.

5 consejos para empezar a hacer benchmarking

1. Identifique las áreas de su organización en problemas: Porque el benchmarking puede ser aplicado a cualquier proceso. Se necesitará una investigación previa que incluye: charlas informales con usuarios, miembros del equipo, atletas, entrenadores, etc. esto mediante investigaciones de mercado, estadísticas cuestionarios, encuestas de satisfacción, mapas de procesos, análisis financieros e informes sobre controles de calidad.

2. Identifique las organizaciones que son líderes en esas áreas.

Busque las mejores de cada rubro y de cada país. Consulte a usuarios, proveedores, analistas deportivos, federaciones y revistas especializadas para determinar cuales son las organizaciones que vale la pena investigar.

3. Estudie las mejores prácticas de éstas organizaciones.

Un estudio inicial puede hacerse en una buena biblioteca universitaria o en Internet. Esto le dará un panorama general, para mayores detalles se requerirá una visita en forma personal. Determine qué temas están fuera de estudio, que cosas no les interesan. Pregunte si pueden llevar cámaras fotográficas y de video. Prepare bien dos listas por anticipado: una lista con sus objetivos y una lista de preguntas. Elija entre 2 y 5 visitantes, gente que esté relacionada con el tema que los atañe que serán las responsables de implementar cualquier recomendación. También pueden incluir a un consultor externo al grupo visitante.

Encuéntrese con su equipo de trabajo para explicarles el propósito de la visita y asignarle a cada uno una o dos preguntas para que hagan a los trabajadores de la organización que visiten. Explique qué temas están fuera del estudio. Dígales que piensen en cómo esta visita puede mejorar a la organización/sector/área y que piensen más preguntas.

Envíe una notificación de confirmación una semana antes, aclarando día, hora, lugar de la visita, cuantas personas irán y sus cargos, sus objetivos y un listado de posibles preguntas. Las visitas duran aproximadamente entre 1 y 3 horas. Concéntrense en sus objetivos. Busquen cualquier cosa inesperada o sobresaliente. Discutan que han aprendido y cómo aplicarlo satisfactoriamente. Asegúrese luego de que cada visitante tenga un plan de acción detallando como deberán implementar la nueva información en su trabajo. Después de transcurrido un tiempo, llame de nuevo al Centro visitado para expresarle su agradecimiento y dígale ejemplos concretos de cómo el conocimiento adquirido gracias a la visita será utilizado. Envíele una copia de todos los informes por haberles permitido el acceso a sus instalaciones.

4. Implemente las mejores prácticas. Delegue la responsabilidad de las acciones a individuos o equipos ínter–áreas. Establezca objetivos medibles que deberán cumplirse dentro de un plazo de tiempo especificado. Monitoree los resultados. Consiga que las personas clave de la organización/sector/área, le entreguen un informe de una página de extensión sobre cómo se está llevando a cabo la implementación de los cambios. Distribuya esta información a toda la organización

5. Repita. El benchmarking es un proceso continuo. Las mejores prácticas siempre pueden mejorar.

Conclusiones: Para finalizar, considero, que en nuestras organizaciones deportivas, estamos en condiciones de poder, iniciar la aplicación de esta técnica, que entre otras, puede conducir indiscutiblemente a la consecución de mayores logros en el resultado de la actividad física y el deporte en nuestro país, fortaleciendo y consolidando una de las conquistas de nuestro proceso social.

Bibliografía

Benchmarking, Robert C. Camp. / Primera edición ; 1993. /Editorial Panorama Editorial, S.A.

Benchmarking, Bengt Karlöf & Svante Östblom. / Primera edición, 1993. / Editorial John Wiley & Sons.

Benchmarking para competir con ventaja, Boxwell Robert J./1994/ Mcgraw-Hill/Interamericana de España.S.A

Benchmarking for best practices: Winning trough innovative adaptation by Christopher E. Bogan and Michel J. English (1994), McGraw-Hill)

Benchmarking, Michael J. Spendolini. / 2005. / Grupo Editorial Norma.

León Santos M. Gestión de procesos. La Habana: Universidad de la Habana, 2006.

Alonso Arévalo J, Martín Cerro S. Benchmarking: Una herramienta para gestionar la excelencia en las bibliotecas y los servicios de información. 2004. Disponible en: : 3 de mayo del 2006].

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Reyes Luis del Toro. (2012, enero 24). Benchmarking para organizaciones deportivas. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/benchmarking-organizaciones-deportivas/
Reyes, Luis del Toro. "Benchmarking para organizaciones deportivas". GestioPolis. 24 enero 2012. Web. <https://www.gestiopolis.com/benchmarking-organizaciones-deportivas/>.
Reyes, Luis del Toro. "Benchmarking para organizaciones deportivas". GestioPolis. enero 24, 2012. Consultado el 8 de Noviembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/benchmarking-organizaciones-deportivas/.
Reyes, Luis del Toro. Benchmarking para organizaciones deportivas [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/benchmarking-organizaciones-deportivas/> [Citado el 8 de Noviembre de 2018].
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