Concepto, objetivos y Filosofía del Benchmarking

Introducción.

Hoy en día las empresas compiten fuertemente contra otras por hacerse un lugar en el mercado; las organizaciones utilizan diferentes recursos y medios para atraer a los consumidores y con esto generar más ganancias.

El tener competencia, viéndolo desde el punto de vista negativo significa para la empresa problemas, es decir, limitaciones en el alcance de los objetivos; pero si se ve desde otra perspectiva, la competencia puede servir de motivación para la organización en general.

Otro punto en el que se puede enfatizar es el aprendizaje que pueden obtener las organizaciones de sus competidores, tanto así, que existe una herramienta más que adecuada para esto: el “benchmarking”.

Los conocimientos que una empresa puede obtener de otra, pueden ser muy útiles para la organización. Las organizaciones pueden aprender de la competencia elementos en los que se crean que hay deficiencias; esto no significa que creen copias de los métodos utilizados por otros, si no adaptaciones a las necesidades específicas del organismo.

Conceptos básicos.

Para un mejor entendimiento del tema, se define lo siguiente:

  • Benchmarking: es un proceso en el que se comparan una organización y su competencia (directa e indirecta), también se incluyen otros comercios que son líderes en otros mercados con la finalidad de hallar y analizar sus estrategias ganadoras, y si es posible, utilizarlas en la propia empresa (Entreprenur, 2012).
  • Benchmarking: es un proceso de que se da en forma continua y de donde se toman referencias de los productos, servicios y metodologías de trabajo de la competencia y empresas líderes; estas referencias se comparan con las de la empresa para realizar mejoras y posteriormente aplicarlas (Espinoza, 2017).
  • Herramienta:es un elemento creado con la finalidad de hacer más sencilla una determinada actividad o labor (Ucha, Definicion ABC, 2009).

Se puede decir que el benchmarking es una herramienta, en este caso, herramienta administrativa de desarrollo empresarial que se utiliza como método de comparación de los bienes o servicios y de los procesos de la empresa que realiza la comparación, con su competencia u otras organizaciones, con la finalidad de crear mejoras, aplicarlas y de esta forma incrementar las posibilidades de lograr los objetivos planeados. Estas comparaciones y mejoras son en base a las necesidades de la empresa y no son solo una copia de los mismos.

Principales objetivos del benchmarking.

El hacer uso del benchmarking tiene como objetivo lo siguiente (Calidad y Medio Ambiente, 2016):

  • Determinar los resultados en los procesos de otras organizaciones con respecto a los punto clave de éxito establecidos por la empresa.
  • Detectar como se consiguieron esos resultados.
  • Hacer uso de la información recabada como base para definir los objetivos y estrategias a seguir, para aplicarlos dentro de la empresa.

Rojas Gutierrez K. Y. (2016) meciona otros dos objetivos que el benchmarking brinda a las organizaciones, los cuales son:

  • Nivel de calidad: el valor que se le agrega a un producto o servicio, en base a su costo de producción y precio al que se vende.
  • Productividad: comparación de cuanto se produce y consume en las diferentes empresas, con la finalidad de comparar la eficiencia en los procesos.

El benchmarking no es una copia de las formas de éxito de las empresas, si no que se toman en cuenta los factores que las llevan al éxito y en base a esto se aplica en las organizaciones las cuales tienen diferentes necesidades, por lo que solo se compara las áreas en donde se tenga deficiencia.

Filosofía del benchmarking.

La filosofía del benchmarking puede ser descrita en los siguientes cuatro puntos:

  1. Saber los procedimientos las organizaciones analizan sus procedimientos con la finalidad de encontrar puntos débiles y de esta manera aprovecharlos, así mismo, deben saber los puntos fuertes de cada una; por lo tanto sabrán como defenderse.
  2. Tener conocimiento de los directivos de la competencia y otras industrias: la comparación de las mejoras prácticas de la industria así como de sus directores con la propia empresa, aseguran el camino al éxito; es por esto que es necesario, saber acerca de otros organismos.
  3. Asegurarse de incluir las mejores fortalezas de otras organizaciones: para aplicar correctamente el benchmarking es necesario identificar las áreas que tiene mejor rendimiento, así como también, como lo hacen y porque. Se hace una imitación de estas fortalezas, pero sin llegar a copiarlas del todo; a su vez se mejoran dependiendo de las exigencias de la empresa.
  4. Sentimiento de engrandecimiento: el sentimiento de engrandecimiento se obtiene mediante la indagación y aplicación de las mejoras en los procedimientos aprovechando las fortalezas que se tienen. Por lo tanto la confianza dentro de la organización se veré afectada de forma positiva y la productividad será mejor (Luna Lagunes, Gestiopolis, 2016)

En esto paso filosófico se basa en benchmarking para ser utilizado y aplicado dentro de las organizaciones; aunque depende de las necesidades de cada una el aplicarlos.

El proceso general del benchmarking.

El benchmarking como cualquier proceso o metodología puede dividirse; en este caso, se divide en: procedimientos y medición (al aplicar los procedimientos).

En el benchmarking lo primero que hay que realizar es la recaudación de los procedimientos de las empresas y enfocarse en ellas; a partir de esta recaudación obtener las mediciones que contabilizan el efecto de los procedimientos. En base a estas mediciones se determinara el hueco entre los procedimientos empleados por una y otra empresa.

Para encontrar el hueco entro los procedimientos, se pueden formular las siguientes preguntas: ¿Cuánto?, ¿Cómo? Y ¿Dónde? Sin embargo para poder llenar este espacio se necesita de conocimientos profundos y mejores procesos.

Dentro del proceso del benchmarking es indispensable que la organización esté comprometida con lo que se quiere realizar y no debe flaquear durante el proceso, así mismo, el nivel de comunicación debe ser excelente para que la información  que se transmita dentro de la empresa acerca del proceso sea emitida y recibida con claridad. Por último la participación de los colaboradores es de suma importancia para llevar a cabo cada paso del proceso.

Tipologías de benchmarking.

El benchmarking se caracteriza por tener tres tipos (Tijerina Acosta, 1999), los cuales son los siguientes:

Benchmarking Interno.

La mayoría de las empresas comienzan a hacer uso del benchmarking de manera interna, es decir, en sus propias áreas; comienzan comparándose unas con otras.

Esto solo es el inicio, en el cual se detectan los puntos fuertes de la organización. Cabe destacar que al utilizar esta tipología de benchmarking, se sabe de antemano que algunos de los procesos son más eficientes que otros; básicamente, la premisa de realizar el benchmarking de forma interna, es la de detectar los estándares de desarrollo interno.

Los beneficios inmediatos que provee el hacer uso del benchmarking interno, son identificados de manera inmediata por la mayoría de las organizaciones, después de esto transmiten la información a otras áreas de la empresa.

El tener conocimiento de la propia organización, se convierte en el soporte de las investigaciones posteriores, a su vez, fomenta la comunicación entre los colaboradores.

Las ventajas de utilizar este tipo de benchmarking recaen en que la recopilación de información es fácil y rápida, a su vez que los resultados obtenidos son buenos para las compañías de excelencia que se encuentran diversificadas. Por otro lado las desventajas que puede tener es el área a la que se reduce la comparación (la misma organización) ya que no se toman otros puntos de vista diferentes a los de la empresa y los prejuicios que puedan existir internamente.

Benchmarking competitivo.

Dentro de esta tipología de benchmarking la identificación de productos, servicios, procesos de trabajo y producción se hacen en base a la competencia directa de la organización. El principal objetivo del benchmarking competitivo es encontrar información acerca de los productos y/o servicios y procesos de la competencia; después de esto se procede a compararlos con los de la propia organización.

Para algunas empresas este tipo de benchmarking es muy beneficioso cuando lo que se busca es colocar en el mercado un producto, servicio o proceso de la organización, puesto que toma como referencia los métodos usados por otras organizaciones.

En algunas ocasiones los procedimiento que se extraen de la competencia, se pueden emplear en la propia organización de sin complicación alguna. Otro punto a considerar es que los competidores también pueden hacer uso del benchmarking y en ocasiones es posible compartir información entre ambos, obviamente, se establecen ciertos parámetros de confidencialidad para lograr esto.

Según Espinoza (2017), este tipo de benchmarking es el mas complicado de realizar, debido a que entre competencias la mayoria de veces no hay disposición para cooperar. Los paradigma que tienen las empresas sobre la competencia radica en que esta no es de fiar o en otros casos, se les considera enemigos o rivales; esto es lo que dificulta la cooperacion entre organizaciones.

Benchmarking funcional. 

Dentro del proceso de benchmarking cabe la posibilidad de detectar competidores funcionales o empresas que sean líderes de la industria; dentro de este tipo de benchmarking no es necesario que las organizaciones pertenezcan al mismo sector que la empresa que realiza el proceso de comparación. En otras palabras no es necesario solo enfocarse en los competidores directos.

Un ejemplo de esto es la logística de la organización; esta busca empresas que sobresalgan en este aspecto para hacer comparaciones y después aplicar los conocimientos adquiridos bajo sus propias necesidades.

La tarea de identificar empresas bajo los requerimientos que se necesitan cumplir no es muy difícil. Se puede identificar a la empresa que posea las mejores mecánicas de trabajo o procesos, cual sea que estas tengan. El punto clave de esta tipología de benchmarking  es detectar si las organizaciones líderes se ven promovidos por las necesidades del consumidor.

Según Camp (2001) hay muchas razones por las que el benchmarking funcional es productivo, la mas frecuente es que mucho mas sencillo tener interes por la indagación y los datos que vienen de otros, es decir, compartidos. El interes que existe de tener los procedimientos de cualquier otro lugar se da de forma natural, así mismo, la comparacion entre empresas genera cierta expectativa. Se ha detectaado que los procedimientos identificados en industrias que difieren de la empresa que realiza el benchmarking, son mas aceptados que los de la propia organización.

Aplicar el benchmarkin en la empresas de otras áreas, supera el estigma de “no fue invetado aquí”, que la mayoria de las veces se presenta al realizar el benchmarking de manera interna.

Benchmarking Genérico.

Este tipo de benchmarking presenta dificultad en su aceptación y uso, pero es el que mayor utilidad tiene a largo plazo. Esta tipología requiere poseer una conceptualización bastante amplia y comprensión clara del proceso genérico.

Dentro de este tipo de benchmarking se identifica que algunos de los procesos y actividades son las mismas entre las empresa, independientemente del sector al que se dediquen. Por ejemplo, el despacho y recepción de pedidos, servicio al cliente, entre otras actividades son funciones que la mayoría de las empresa realizan, sean competencia o no; sin embargo no todas las empresas las llevan a cabo con la misma metodología o las mismas herramientas.

Uno de los principales beneficios de aplicar este benchmarking es el encontrar procedimiento y metodologías que no se apliquen en la empresa que realiza el proceso de comparación. Es posible encontrar técnicas que con solo unas pequeñas adecuaciones encajen a la perfección para incrementar el factor de éxito de la empresa; también es posible encontrar tecnologías que sean de utilidad y que cuenten con certificación de aprobación por parte de otras organizaciones que hayan hecho uso de esta.

Fases y pasos del proceso de benchmarking

El hacer uso del benchmarking como herramienta que permite el desarrollo de la organización es indispensable conocer las fases que con lleva hacer y los pasos que abarca cada una de las fases. La figura 1 muestra las distintas fases del benchmarking y sus respectivos pasos.

Figura 1: Fases y pasos del benchmarking. Fuente: elaboración propia, basado en Camp (2001)

 Fase de Planeación.

El principal objetivo de esta primera fase del benchmarking es planear las investigaciones del mismo. Al igual que en otras elaboraciones de planes se inicia con las interrogantes de: que, quien y como. A esta fase pertenecen los siguientes tres pasos:

  1. Identificar a que se le va a aplicar benchmarking.

El punto clave para detectar a que se le debe aplicar benchmarking es encontrar el producto de la función de negocios, aunque en ocasiones no se ve identifica con facilidad. Otro punto donde se puede aplicar el benchmarking es en el proceso de producción y en lo que se esté produciendo, ya que esto es fácilmente medible y comparable entre una empresa con respecto a la otra. Otras áreas donde se puede hacer uso del proceso del benchmarking son las siguientes:

  • Necesidades del cliente o Productos o servicios.
  • Productos desarrollados.
  • Servicios que se proporcionan.
  • Elementos que contribuyen al éxito.
    • Grado de satisfacción del cliente. o Servicio de entrega.
    • Costos unitarios.
  • Productos adquiridos. o Equipo y herramienta para manipular materiales.
  • Procesos utilizados. o Aclaración de dudas al cliente. o Facturación. o
  1. Detección de compañías a las cuales se pueda comparar.

Para detectar que contra que compañías es preferible comparar la empresa que realiza el benchmarking, hay que considerar lo siguiente;

  • La competencia en términos amplios:
    • Que organizaciones tiene los mejores procedimientos de la industria.
    • Operaciones que se puedan comparar en donde se utilicen los mejores procedimientos, metodologías o procesos.
  • Garantizar que la comparación sea factible:
    • Las organizaciones con un alto desempeño se deben comparar o medir con organizaciones con alto desempeño.
    • Las características de los productos deben ser
  • Permanecer dentro del mismo ramo industrial.
  • Descubrimiento de prácticas en los diferentes negocios:
  • Identificar procedimientos innovadores donde quiera que estos estén, sin importar los sectores industriales.
  1. Recolección de datos.

Hay una gran variedad de fuentes de información para llevar a cabo la recolección de datos, la gran mayoría de estos se pueden conseguir de manera pública y con facilidad. Quien realice la investigación de benchmarking debe seleccionar la información que se adecue más a las necesidades que se tengan. Las fuentes que se pueden utilizar para recopilar datos son las siguientes:

  • Internas: base de datos de bibliotecas, publicaciones y revisiones
  • Externas: asociaciones profesionales, publicaciones industriales, periódicos, seminarios, bibliotecas de negocio o técnicas, expertos en la industria, etc.
  • Investigación Original: retroalimentación de clientes, encuestas, redes.

Fase de análisis.

Una vez llevada a cabo los tres pasos de la planeación, se procede a realizar el análisis de la información recolectada. Esta fase debe incorporar una comprensión cuidadosa de los procedimientos actuales del proceso. Los pasos dentro de esta fase son los dos siguientes:

  1. Determinación de la brecha existente del desempeño actual.

El análisis de los datos recabados y la comparación de los mismos mostrar la brecha desempeño existente entre una organización y otro, sea esta positiva o negativa. La brecha existente en la actualidad para la organización que ejecuta el benchmarking es: “la medida de la diferencia entre el desempeño interno de la empresa y el de la mejor organización en la industria” (Camp, 2001).

Existen tres tipos de brechas que se pueden encontrar durante el análisis, estas son:

  • Negativa: los procedimientos del exterior son superiores.
  • Equivalentes: los procedimientos no tiene diferencias significativas.
  • Positiva: los procedimientos internos son superiores.
  1. Proyección de estándares de desempeño a futuro.

Cuando han sido establecidas las brechas de desempeño actual, es adecuado realizar una proyeccion de los niveles de desempeño a futuro; esto debido a que los procedimientos de la industrian tienden a cambiar con el tiempo  y es importante entender las tendencias a futura de la brecha. Para lograr la proyeccion a futuro, se hace uso de la grafica Z donde se plasma y representa la brecha, motrando su alcen actual y a futuro.

Fase de integración.

En esta fase se fijan los objetivos que conducirán al cambio y mejoramiento de la organización en base a los hallazgos de benchmarking. Se tiene que realizar una planeación exhaustiva para añadir los nuevos procedimientos. La veracidad de los datos debe de ser probada, respaldando los datos a través de las fuentes. Basándose en los hallazgos se puede comenzar a elaborar el  plan o los planes de acción.

La fase de integración está compuesta por los siguientes dos pasos:

  1. Transmitir la información y obtener aceptación general.

Para lograr la aceptación del benchmarking, se debe establecer una comunicación con las áreas implicadas en el proceso. Se puede hacer hincapié en el propósito de por qué es necesario llevar a cabo el benchmarking y explicar detalladamente los beneficios que traerá a la empresa.

Hay que establecer una comunicación efectiva con respecto al proceso de benchmarking para obtener la aprobación de los que dudan de acerca de los beneficios que se obtendrán, para así llevar acabo la implantación.

  1. Establecer objetivos funcionales.

Los objetivos que se pretenden alcanzar, son una declaración del desempeño planeado. Los objetivos se derivan de los benchmarks; estos a su vez son los mejores procedimientos de la industria, en otras palabras, en base a los mejores procedimientos de la industria se establecen los objetivos a conseguir.

Después de establecer los objetivos es necesario utilizar una forma de convertir los hallazgos de benchmarking en comunicados de cómo la empresa iniciara el cambio.

Fase de acción.

Después de concientizar a la organización acerca de los hallazgos de benchmarking y de los cambios que se realizaran, estos se tienen  que convertir en acciones. Las acciones tienen que ser específicamente de puesta en marcha, después de esto medir los avances de forma periódica y evaluar los beneficios obtenidos. Esta fase de acción está integrada en tres pasos:

  1. Elaborar planes de acción.

En este paso de elaboran los planes de acción para aplicar los hallazgos del benchmarking. Aquí se debe tener en cuenta las dos fases de implantación que forman parte del proceso de planeación de acción.

  1. Tareas que se tienen que cumplir.
  2. Comportamiento de las personas con respecto a la implementación del cambio.
  1. Aplicar acciones particulares y examinar el progreso.

Una vez elaborado el plan de acción de benchmarking se procede a aplicar cada una de las acciones que hayan sido descritas. Es importante supervisar las acciones que se implementen para que estas tengan el éxito esperado. El benchmarking puede redirigir los recursos de la organización y dependiendo de cómo se lleve a acabo seré el grado de éxito.

El supervisar adecuadamente el estado del proceso asegura el éxito de la planeación

  1. Reajustar los benchmarks.

Debido a que los mejores procedimientos utilizados por la industria va cambiando con el paso del tiempo, es necesario reajustar aspectos del benchmarking aplicado que puedan se obsoletos; esto con la finalidad de mantenerlos actualizados.

Fase de madurez.

Una vez establecidas las cuatro fases anteriores con sus respetivos pasos, se alcanzara la madurez de las implementaciones realizadas. El incorporar los mejores procedimientos de la industria a todos los procesos de la organización asegurara la superioridad de la misma.

La madurez también se logra cuando el proceso de benchmarking se vuelve uno con el proceso administrativo de la empresa, es decir, se convierte en una característica de toda la organización.

Benchmarking como herramienta de desarrollo.

El benchmarking es una herramienta muy útil para el desarrollo de las empresas, pues básicamente, es un proceso de fijación de objetivos. Una vez que los mejores procedimientos de la industria se convierten a unidades de medición operacionales, los benchmarks son la proyección a futuro de un objetivo final. El realizar una investigación de benchmarking se puede encontrar por ejemplo: la necesidad de reducir los costos, aumento del nivel de satisfacción del cliente o el rendimiento de los activos.

La conversión de los benchmarks en metas que sean funcionales, hace que la acciones a largo plazo sean objetivos específicos que se deben de cumplir, para el mejoramiento de la organización en áreas donde antes el desempeño era deficiente. El benchmarking potencia en varios aspectos el desarrollo de la empresa, impulsándola a que alcance la superioridad.

El proceso del benchmarking va de la mano con la planeación de negocios. La planeación se encarga de realizar presupuestos a corto y largo plazo; y por lo tanto el benchmarking es una parte esencial dentro de estas planeaciones. El benchmarking determina los procedimientos que se tienen que cambiar con el paso del tiempo para que la organización siga siendo competitiva. Desde un punto de vista de métrico, el benchmarking es una base para la planeación a largo plazo.

En el plan de negocios se incluyen las metas que se establecen en base a los benchmarks, así como también, las estrategias y planes de acción que se llevaran a cabo cuando se apliquen las mejores prácticas. Como parte de la actualización anual del plan de negocios, se reajustan los benchmarks que necesiten ser actualizados.

Conclusión.

El proceso de benchmarking beneficia enormemente a las organizaciones corrigiendo los procesos en los que se tengan deficiencias, pudiendo ser esto en el área de logística, recepción de pedidos, facturación, atención y satisfacción del cliente, entre otros.

La mayoría de los beneficios de esta herramienta de desarrollo se obtienen del establecimiento de metas, midiendo acertadamente la productividad, volviéndose competitivos y asegurarse que en los proceso de trabajo se hagan uso de los mejores procedimientos de la industria

El benchmarking es un proceso que las empresas deberían de poner en práctica para estar a la par con su competencia, o mejor aún, superarla y hacerse de una buena posición en el mercado.

Propuesta de tesis.

Elaborar un programa de benchmarking para la comparación entre las pymes de la región de Orizaba que se dedican a la producción y comercialización de alimento para animales, con la finalidad de encontrar las mejores prácticas que puedan resolver las deficiencias que presente la organización.

Agradecimiento.

Agradezco profundamente al Instituto Tecnológico de Orizaba por contribuir a mi formación profesional hasta el día de hoy, al Conejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACyT) por el apoyo económico que me brinda para seguir con mis estudios de maestría, a los profesores de la Maestría en Ingeniería Administrativa por darme la oportunidad de ingresar al programa y por ultimo al Dr. Fernando Aguirre y Hernandez por fomentarme la cultura de escritura y lectura de artículos.

Referencias

  • Camp, R. C. (2001). Benchmarking: La Busqueda de las Mejores Practicas de la Industria que Conducen a un Desempeño Excelente. Mexico D.F.: Panorama Editorial.
  • Entreprenur. (28 de Septiembre de 2012).                            Entreprenur. Obtenido de https://www.entrepreneur.com/article/265507
  • EEspinoza, R. (13 de Mayo de 2017). Roberti Espinoz. Welcome to the new marketing. Obtenido de http://robertoespinosa.es/2017/05/13/benchmarking-que-es-tipos-ejemplos/
  • Luna Lagunes, X. A. (09 de Junio de 2016). Gestiopolis. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/benchmarking-herramienta-desarrollo/
  • Rojas Gutierrez, K. Y. (19 de Mayo de 2016). Gestiopolis. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/benchmarking-herramienta-desarrolloempresarial/
  • Tijerina Acosta, J. I. (1999). Benchmarking – Metodologia de Desarrollo y Aplicacion. Ciudad Universitaria: Universidad Auntonama de Nuevo Leon.
  • Ucha, F. (31 de Diciembre de 2009). Definicion ABC. Obtenido de https://www.definicionabc.com/?s=Herramienta

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Hernández Morales EfraÍn. (2017, octubre 27). Concepto, objetivos y Filosofía del Benchmarking. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/concepto-objetivos-filosofia-del-benchmarking/
Hernández Morales, EfraÍn. "Concepto, objetivos y Filosofía del Benchmarking". GestioPolis. 27 octubre 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/concepto-objetivos-filosofia-del-benchmarking/>.
Hernández Morales, EfraÍn. "Concepto, objetivos y Filosofía del Benchmarking". GestioPolis. octubre 27, 2017. Consultado el 21 de Junio de 2018. https://www.gestiopolis.com/concepto-objetivos-filosofia-del-benchmarking/.
Hernández Morales, EfraÍn. Concepto, objetivos y Filosofía del Benchmarking [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/concepto-objetivos-filosofia-del-benchmarking/> [Citado el 21 de Junio de 2018].
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