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Planeación empresarial dentro del proceso administrativo

Introducción

La planeación empresarial permite que la organización tome parte importante en la formación de su futuro, permitiendo emprender actividades y participar de ellas para controlar su destino.

Esta planeación a logrado que las organizaciones tengan mejores estrategias, usando un enfoque sistemático permitiendo fijar un curso concreto de acción, estableciendo principios que permitirá orientarlos; considerando la planeación como una función administrativa que permite la fijación de objetivos, metas, políticas, procedimientos y programas para ejercer la acción planeada. Esta planeación se puede considerar de tipo general orientada al logro de objetivos institucionales dentro de la empresa, permitiendo decidir sobre los recursos que serán utilizados y las políticas que permitirán un excelente desarrollo dentro de una  empresa, con una excelente administración empresarial, esto gracias a una verdadera planeación.

Objetivos de la planeación empresarial

La planeación empresarial tiene diferentes objetivos, mejorar la capacidad de la organización para adaptarse a los cambios en el ambiente. Cambiar el comportamiento de los empleados a través de su incorporación participativa en el desarrollo y crecimiento de la organización. El objetivo de la estrategia empresarial, a veces también llamada gestión estratégica de empresas, es la búsqueda deliberada de un plan de acción que desarrolle la ventaja competitiva de una empresa y la acentúe de forma que ésta logre crecer y expandir su mercado reduciendo la competencia. La estrategia articula todas las potencialidades de la empresa, de forma que la acción coordinada y complementaria de todos sus componentes contribuya al logro de objetivos definidos y alcanzables. Idealmente, el análisis estratégico debería buscar las relaciones sistemáticas existentes entre las elecciones que realizan la alta dirección y los resultados económicos que obtiene la empresa.

Políticas de la planeación empresarial

Las políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los administradores para tomar decisiones, sobre un proyecto dentro de una empresa. Su propósito es asegurar que las decisiones no rebasen los límites propuestos, en otras palabras que tenga un límite de autenticidad sobre cada meta que se propongan, superando expectativas particulares así como también expectativas de cada una de las personas que integran la asociación o la empresa.

Una de las políticas es ser una persona discreta que habla en el momento adecuado con pensamientos y palabras concisas. Por su parte, las estrategias se refieren a la dirección en que se encauzarán recursos humanos y materiales a fin de acrecentar la posibilidad de cumplir los objetivos elegidos. Y sobre todo cuidar los intereses de otros o particulares.

El principio de estrategias y políticas es que cuanto más claras sean la comprensión de estas dos y su instrumentación en la práctica, tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de una empresa.

Reglas de planeación empresarial

Son planes, ya que establecen cursos de acción, que se forman de una manera simple, pero con la intención de que el proceso de planeación tenga como resultado el orden de ideas interesantes dentro de una empresa y formando así personas profesionales.

Una regla ordena que se realice o no una acción específica y definida con respecto a una situación. A menudo las reglas se confunden con las políticas, ya que también incluyen guías de acción y de pensamiento, pero no dejan margen a las decisiones.

Una regla puede ser o no parte de un procedimiento. A modo de ejemplo, se pueden mencionar las siguientes reglas:

Prohibido fumar en las áreas de producción. (Esta regla no forma parte de ningún procedimiento).

Las reglas dentro de una planeación empresarial se basan en que cada empresario tenga el suficiente conocimiento para garantizar el desarrollo productivo en una empresa.

Por otra parte, tanto las reglas como los procedimientos, restringen el área de decisiones en su aplicación, ya que indican lo que puede o no puede hacerse, y como debe hacerse, limitando las acciones a tareas específicas.

Procedimientos de la planeación empresarial

Los procedimientos son planes que establecen un método requerido para manejar las actividades futuras de una empresa. Son guías para la acción más que para el pensamiento, y detallan la forma exacta en que se deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronológicas de acciones requeridas.

El procedimiento indica el orden en que una meta dentro de un proyecto empresarial debe realizarse, no indica la manera en que debe realizarse, de esto se encargan los métodos que van dentro del procedimiento de planeación empresarial.

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, un proyecto empresarial porque:

  • Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
  • Promueven la eficiencia y especialización.
  • Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.
  • Determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quién debe realizarlas.• Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Programas  de la planeación empresarial

Los programas parten de los objetivos de capacitación previamente diseñados, establecidos a partir de cada información obtenida. Los cursos se agrupan para conformar estos programas de capacitación, cuyos contenidos o temas que abordan dentro de una empresa, surgen de las necesidades detectadas, y pueden ser diseñados para su aplicación, de acuerdo con los puestos, áreas de trabajo o los niveles organizacionales.

Los programas de capacitación incluyen:

  1. La presentación del programa, donde se aplica la cobertura, etapas y características de un proyecto.
  2. La planeación estratégica de la capacitación en la organización.
  3. Análisis de la situación de la capacitación en la empresa (análisis FODA).
  4. Los objetivos de capacitación.
  5. La programación de los cursos de capacitación, incluyendo la calendarización de eventos de acuerdo a las necesidades detectadas, el alcance de los eventos y participantes, los instructores, el responsable de la coordinación operativa, costos y presupuestos.

Presupuestos dentro de la planeación  empresarial

El presupuesto surge como herramienta moderna de planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos  y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las organizaciones forman parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

Clasificación de los presupuestos:

Flexibles o Variables:

Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surgen en cualquier momento. Muestran los ingresos, costo y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

A Corto Plazo:

Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

A Largo Plazo:

En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento de ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

Estrategias de la planeación empresarial

Las estrategias se definen como el ajuste que una empresa  hace entre sus habilidades y recursos internos con las oportunidades y riesgos creados por sus factores externos. La etapa de ajuste del esquema de formulación de la estrategia consiste en cinco técnicas que se utilizan en cualquier secuencia: la matriz FODA, la matriz PEEA, la matriz BCG, la matriz IE y la matriz de la estrategia principal. Estas herramientas se basan en información que procede a la etapa de aportación de información para correlacionar las oportunidades y las amenazas externas con las fortalezas y las debilidades internas. El ajuste de los factores críticos de éxito, tanto externos como internos, es la clave para crear alternativas de estrategias posibles de modo eficaz.

Proceso dentro de la planeación empresarial

Un proceso es una  forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos  los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas  actividades  interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desea la empresa. La planeación implica que los administradores piensen con antelación en sus  metas y acciones, y que basen sus  actos  en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la empresa y establecen  los procedimientos  idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que la empresa obtenga y comprometa  los recursos  que se requieren para alcanzar los objetivos y cuando estos no sean satisfactorios, se pueden tomar medidas correctivas.

El primer paso para planificar consiste en elegir  las metas de la empresa. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Es por esta razón que quienes se encargan del proceso de planeación son quienes tienen la responsabilidad de dirigir las organizaciones, deben procurar adelantarse a los cambios futuros del entorno y diseñar planes y estructuras flexibles que permitan la adaptación, la innovación y enfrentar cualquier situación no prevista a la planeación.

Toma de decisiones como tarea central de la organización empresarial

La toma de decisiones tiene que formar parte del trabajo directivo. El trabajo directivo puede ser definido como aquel que consiste en impulsar, adoptar, o tomar decisiones empresariales. Cuando alguien dirige una empresa, está encargado de tomar decisiones; es decir, de solucionar los problemas que aparecen, de determinar el curso de acción a seguir, de resolver, tomar, adoptar o elegir un camino entre otros posibles, de acometer, impulsar e iniciar acciones de diversa índole; se espera de ella  o de él que elija eficaz y eficientemente un curso de acción entre las posibilidades que tiene su empresa.

La primera etapa es la  identificación del problema o el diagnostico. Existe un problema cuando existe una discrepancia entre lo que se desea y lo que se tiene. La toma de decisiones debe ser clara y precisa, la persona que toma de decisión dentro de una empresa debe asumir riesgos, que esta tendrá riegos positivos así como negativos.

La planeación táctica y la planeación estratégica empresarial

La planeación táctica consiste  en formular planes a mediano plazo que ponga en relieve las operaciones actuales de las diversas áreas funcionales de la empresa.

El periodo de planeación típico para los planes a mediano plazo es de dos  a cinco años. Sin embargo, la duración del periodo podrá variar; por ejemplo, en sectores estables como el ramo de los servicios públicos, podrá ser más corto (tres o cuatro años). La planeación a mediano plazo se conforma de dos partes diferentes, pero relacionadas:

  • La proyección o pronóstico de las actividades actuales de las organizaciones respecto del periodo de planeación.
  • El desarrollo y planeación de nuevos programas, así como  operaciones de negocios para el futuro.

La planeación estratégica es planeación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Los administradores se preguntan a sí mismos que hacerse a largo plazo, para lograr los objetivos organizacionales. El largo plazo se define usualmente como un periodo que se extiende aproximadamente de cinco años hacia el futuro. Por tanto, los administradores en la planeación estratégica estarán tratando de determinar lo que su organización deberá hacer para tener éxito en un punto situado en un periodo de cinco y siete años hacia el futuro. La esencia de la planeación estratégica, consiste en  la identificación sistemática de las oportunidades y amenazas que surgen en el futuro, las cuales combinadas con otros datos importantes proporcionan las bases para que una empresa tome mejores decisiones en el presente para aprovechar las oportunidades que se presenten en el futuro.

Graficas de Gantt: Técnicas de planeación y control empresarial

Las gráficas de Gantt son una ayuda visual muy útil para determinar las cargas de trabajo y la programación. Deben su nombre a Henry Gantt, quien las desarrollo a finales del siglo XIX. Las gráficas muestran el uso de los recursos, por ejemplo los centros de trabajo y la mano de obra.

Las gráficas de Gantt muestran las cargas y los tiempos muertos de diversos departamentos, maquinas o instalaciones. Despliegan las cargas de trabajo relativas en el sistema, para que el administrador sepa que ajustes son adecuados. Por ejemplo, cuando un centro de trabajo esta sobrecargado, pueden transferirse empleados de otro centro con  poca carga para aumentar la fuerza de trabajo. Si los trabajos que esperan se procesan en centros de trabajos diferentes, algunos trabajos de los centros con sobrecarga transferirán a los centros con poca carga. También es común transferir el equipo versátil de un centro a otro.

PERT y CPM: Técnicas de planeación y control empresarial

Admitiendo que la ejecución de un proyecto o elaboración se puede subdividir en planear, programar y controlar, y hablando de manera clásica, podemos considerar las técnicas PERT (Program Evaluation and Review Technique), en español Técnica de Revisión y Evaluación de  Programas. El CPM (Critical Path Method) en español Método del Camino Crítico, que son los más usuales para un primer cometido. En general estas técnicas resultan útiles para una gran variedad de proyectos que contemplen:

  • Investigación y desarrollo de nuevos productos y procesos.
  • Construcción de plantas, edificios, y carreteras.
  • Diseño de equipo grande y complejo.
  • Diseño e instalación de sistemas nuevos.
  • Diseño y control de epidemias,
  • y otras múltiples aplicaciones en las cuales se requiera una planificación adecuada.

En los proyectos como estos, los administradores deben programar, coordinar las diversas tareas o actividades a desarrollar, las cuales no necesariamente son secuenciales, y aun en este caso estas actividades las realizan todos los integrantes de la empresa, es mutuo porque cada uno aporta sus conocimientos y estrategias.

Desarrollado en 1957 por  J. E. Kelly. De Remington Rand, y M. r. Walker, de Dupont,  para ayudar a programar proyectos de mantenimiento en plantas químicas, el método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) es una importante técnica de planeación y control de proyectos. La técnica de revisión y evaluación de programas (PERT) se desarrolló aproximadamente al mismo tiempo que el CPM por Navy Special Projects Office, en cooperación con la empresa de Consultoría Empresarial Booz, Allen & Hamilton, con el objeto de planear y controlar el submarino nuclear.

CPM/PERT se utiliza en gran variedad de organizaciones, pero tiene  a emplearse en una gama estrecha de aplicaciones. La planeación y control de los proyectos domina las demás aplicaciones, en tanto que la planeación y control de la producción, y la planeación y control del mantenimiento representan los demás usos de PERT/CPM.

Diferencias entre los métodos PERT  y CPM

La principal diferencia entre los métodos es la manera en que se realizan los estimativos de tiempo.

PERT

  • Probabilístico.
  • Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se tienen datos estimativos.
  • El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crítica.
  • Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son independientes, (una suposición fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de las actividades en la ruta crítica.
  • Considera tres estimativos de tiempos: el más probable, tiempo optimista, tiempo pesimista.

CPM

  • Determinístico. Ya que considera que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.
  • A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algún retardo en el proyecto.
  • Se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignación de recursos.
  • Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen un orden cronológico y ofrece parámetros del momento oportuno del inicio de la actividad.
  • Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad, según la cantidad de recursos aplicados en la misma.

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Escrito por:

Estudiantes de licenciatura en administración de empresas en la Universidad del Sur Campus Cancún.

Cita esta página
Ruiz Escobar Ana Amalia. (2013, agosto 9). Planeación empresarial dentro del proceso administrativo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/planeacion-empresarial-dentro-del-proceso-administrativo/
Ruiz Escobar, Ana Amalia. "Planeación empresarial dentro del proceso administrativo". GestioPolis. 9 agosto 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-empresarial-dentro-del-proceso-administrativo/>.
Ruiz Escobar, Ana Amalia. "Planeación empresarial dentro del proceso administrativo". GestioPolis. agosto 9, 2013. Consultado el 24 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/planeacion-empresarial-dentro-del-proceso-administrativo/.
Ruiz Escobar, Ana Amalia. Planeación empresarial dentro del proceso administrativo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-empresarial-dentro-del-proceso-administrativo/> [Citado el 24 de Mayo de 2015].
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Imagen del encabezado cortesía de gforsythe en Flickr

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