Mapeo de Alcance de Procesos o Outcome Mapping OM

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Introducción
Actualmente las organizaciones determinan sus estrategias para alcanzar sus
propias metas, pero es importante mencionar que no sólo basta con plantearlas en
base a sus deseos por maximizar su productividad, también tienen que tomar en
cuenta todos sus procesos haciéndolos flexibles y permitiéndoles tener la capacidad
de ser rediseñados en cualquier momento para poder satisfacer sus necesidades.
El Mapeo de Procesos es una técnica, metodología o herramienta aplicada para
trabajar en el alcance de la organización y no sólo en el impacto de la empresa, en
las organizaciones este alcance se refiere al cambio gradual del comportamiento.
Al hablar de comportamiento nos referimos a las personas, por lo que estas tienen
un papel importante en el mapeo de los procesos.
En este artículo se describirán cuáles son las fases para el desarrollo y diseño de
una mapeo de procesos y cómo se puede aplicar en una organización, cabe
recordar que una empresa es tan eficaz en tanto lo sean cada uno de los procesos
que la conforman.
MAPEO DE ALCANCE DE PROCESOS
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MAPEO DE ALCANCE DE PROCESOS
Generalidades
Antes que habría que definir algunos conceptos importantes para el correcto
entendimiento del tema:
Mapear: Trasladar a un mapa sistemas o estructuras conceptuales. (RAE,
2014)
Mapeo: Acción y efecto de mapear (representar todas las partes de un todo).
(RAE, 2014)
Alcance: Son los cambios que se crean al relacionarse, al realizar actividades
aun cuando sean motivadas, estos cambios poseen por objeto colaborar con
ciertos aspectos del bienestar de la comunidad brindando a los socios
directos herramientas, técnicas y recursos de aportación al proceso de
desarrollo. (Earl, Carden, & & Smutylo, 2002)
Mapeo de alcance: Es un método participativo para la planificación, el
monitoreo y la evaluación de las iniciativas para el cambio. (IIFAC, 2012)
Proceso: Son acciones que están relacionadas entre y que conforman en
su totalidad el funcionamiento de la administración y que además involucra
distintas actividades con tendencia a ir detrás de un fin a través del uso
óptimo de recursos humanos, materiales, tecnología y funcionamiento.
(Calidad UAN, 2012)
Señales de progreso: Conjunto de indicadores de los cambios de
comportamiento que se identifican en un socio directo determinado y se
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centra en el grado y calidad de los mismos. (Earl, Carden, & Smutylo, Mapeo
de alcances, 2012)
Socios directos: Son las organizaciones o grupos y personas con las que el
programa mantiene una interacción directa y con cuya participación esté en
condiciones de prever oportunidades de ejercer cierta influencia. (IIFAC,
2012)
Mapeo de Alcances de Procesos o Outcome Mapping (OM)
El Mapeo de Alcances se concentra en un solo tipo de resultados que son los
alcances que se reflejan en los cambios del comportamiento, estos pueden
vincularse con las actividades o tareas de un programa de forma lógica aunque no
necesariamente deben de estar ocasionados por ellos.
La mayor parte de esas actividades suponen alcances múltiples ya que pueden
tener varios socios directos.
Su principal concentración se encuentra sobre los alcances en lugar del impacto,
aunque también reconoce la importancia de dicho impacto pero como meta
definitiva de los programas que desea alcanzar. (Earl, Carden, & Smutylo, 2002)
Por lo que el Mapeo de Procesos es considerado como una metodología aunque
también se conoce como una herramienta que permite analizar y comunicar lo cual
ayuda a que los procesos ya existentes se optimicen.
Características del Mapeo de Alcances
(Earl, Carden, & Smutylo, 2002) Las principales características del Mapeo de
Alcances se mencionan a continuación:
Define alcances del programa a partir de algunos cambios en el
comportamiento de los socios directos.
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Se enfoca en la forma en que los programas conducen a cambios en lugar de
como controlarlos o simplemente causarlos.
Reconoce la naturaleza compleja de los procesos de desarrollo y del contexto
en que se llevan a cabo.
Analiza las relaciones entre las intervenciones y alcances en lugar de intentar
atribuir dichos alcances a una intervención en específico.
Establece objetivos de un programa dentro de los parámetros para el
desarrollo de aquellos que sobrepasan los límites del alcance para incentivar
y motivar a la toma de riesgos necesarios.
Requiere una participación integral de los socios directos en todas las fases
del proceso como la planificación, seguimiento y la evaluación.
Estructura del Mapeo de Alcances
Ilustración 1 Estructura del Mapeo de Alcances (Earl, Carden, & Smutylo, 2002)
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El Mapeo de Alcances brinda al sistema las herramientas para analizar y reflexionar
acerca de la estrategia que les permita alcanzar sus resultados.
Incluye a saber tres etapas para cada una de ellas se brindan ciertas herramientas
trabajo para poder ayudar a los programas a organizar y recopilar información sobre
los alcances que se desean.
El diagrama que se muestra en la parte de arriba, presenta de una gráfica las tres
etapas y los doce pasos para el diseño de un Mapeo de Alcances.
Primera etapa: Diseño Intencional
Diseño intencional: esta etapa le sirve a la empresa para establecer un consenso
acerca de los cambios a un nivel macro el cual contribuirá a crear, así como ayudará
a diseñar la estrategia que deberá de usar. (Earl, Carden, & Smutylo, 2002)
La etapa del diseño deberá de contestar a las siguientes preguntas:
¿Por qué? Permita definir la visión.
¿Quién? Socios directos
¿Qué? Son los alcances deseados y señales del progreso
¿Cómo? Establece la misión, mapas de las estrategias, prácticas de la
organización.
Segunda etapa: Seguimiento de Alcances y desempeño
En la segunda etapa se genera un seguimiento para cada uno de los conceptos
mencionados en la primera etapa, y se sustenta en la autoevaluación y estos datos
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se pueden orientar como las herramientas que se utilizan para reunir sus propios
datos como:
- Diario de los alcances que son las señales de los progresos
- Diario del desempeño representado por las prácticas de la organización
- Diario de las estrategias o los mapas de las estrategias.
Tercera etapa: Planificación de la Evaluación
Por último el programa deberá de establecer cuáles son las prioridades de llevar a
cabo la evaluación para determinar los recursos y las actividades que serán de
mayor utilidad.
Beneficios del Mapeo de Alcances de Procesos
Los principales beneficios se encuentran en su aplicación en los Sistemas de
Calidad como en ISO 9000:2000 y la serie ISO 9000:2008 pero dentro de los ocho
principios que mencionan en cuanto de ellos existen tres en donde el OM1 tiene
grandes efectos. (Red Laboral, 2012)
Principio Número 4: Enfoque basado en Procesos
Este permite reducir los costos y los tiempos de ciclo por medio del manejo óptimo
de los recursos que opera, el objetivo de este principio es concentrarse en la mayor
cantidad de oportunidades de mejora.
1 OM: Outcome Mapping
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Principio 5: Enfoque de Sistemas para Gestión
Con este se obtiene el beneficio de poder integrar y alinear procesos que producen
resultados esperados también permite tener la capacidad de centrar todos los
esfuerzos en algunas palabras claves brindando así confiabilidad a los interesados.
Principio 6: Mejora continua
Ofrece ventajas en el rendimiento de las capacidades de la organización
proporcionando coherencia a las actividades de mejora en niveles estratégicos de la
empresa y también permite reaccionar con rapidez a cualquier oportunidad que se
pueda presentar, la mejora continua del desempeño global de la organización
debería de ser un objetivo siempre permanente. (Aguirre Tapia, 2011)
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Empleo del Mapeo de Alcances
Generalmente se inicia con un taller dirigido por una persona o facilitador externo
pero que esté familiarizado con esta metodología y va orientado a esas personas
que se encargan de implementar el programa orientándose a planificar los cambios
que se desean obtener.
Ilustración 2 Empleo del OM (Earl, Carden, & Smutylo, 2002)
El Mapeo de Alcances permite ayudar a los programas a que determinen los
cambios que desean observar así como las estrategias que se emplearán logrando
así resultados más importantes y eficaces.
Tiene también una cierta especialidad sobre aquellos datos que no se pueden
medir, y que requieren de un análisis más profundo y contextuales en un proceso de
desarrollo.
Es por último, una metodología dinámica que se logró poner a prueba en las
organizaciones. (IIFAC, 2012)
Documentación para el Mapeo de Alcance de Procesos
La documentación para el OM es un proceso muy importante ya que gracia a este
se podtener un antecedente y datos sobre cómo se encuentran en la actualidad
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los procesos para posteriormente vaciarlos a una base de datos o algún software
que permita visualizar de una mejor manera los resultados. (Calidad UAN, 2012)
(Red Laboral, 2012) Las hojas para el registro de los datos deberán de contener la
siguiente información:
- Nombre del proceso
- Nombre del subproceso
- Entradas
- Suministradores
- Procedimientos
- Salidas
- Clientes
La organización por Mapeo de Procesos
La organización por OM es un modelo de estructuración administrativa que tiene
validez en cualquier empresa sin importar su tipo, hace posible enfocarse en
cambios pequeños o graduales en cada uno de los procesos en los que se desee
implementar dentro de una organización.
Para poder ver el comportamiento que se está teniendo en la organización hab
que observar el comportamiento gradual que está sufriendo en los procesos.
(Fernández, 2009)
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Conclusión
En la realización de este artículo podemos concluir y entender que las
organizaciones necesitan además de estrategias que sus procesos están
claramente definidos y optimizados.
Como se menciona anteriormente, el mapeo de alcance de procesos es una
metodología que permite medir el comportamiento de las personas dentro del
proceso en que se encuentren, dicho mapeo es realizado para especificar en qué
proceso o momento se encuentra actualmente la empresa.
El hecho de crear un OM permite a la organización crear una ventaja competitiva
generando así índices de productividad y calidad deseados.
La organización para ello debe de tener en cuenta que debe desarrollar su habilidad
por gestionar sus recursos y sacar un máximo provecho al capital económico y todo
esto es posible si se logra hacer una correcta selección y aplicación de herramientas
de planeación como lo es el OM.
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Propuesta de tema de tesis
Implementación de un Mapeo de Alcance de Procesos en el proceso productivo de
una empresa de la región.
Objetivo General
Implementar el Mapeo de Alcance de Procesos en el proceso productivo de una
empresa de la región.
Agradecimientos
Al Tecnológico Nacional de México por ser mi alma máter y al Dr. Fernando Aguirre
y Hernández por su apoyo y motivación para realizar estos artículos en la materia de
Fundamentos de Ingeniería Administrativa.
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Referencias
Aguirre Tapia, F. (13 de Junio de 2011). Gestiópolis. Recuperado el Marzo de 2016,
de http://www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcances-metodologia-etapas-
atributos-y-conveniencia/
Calidad UAN. (2012). Obtenido de
http://calidad.uan.edu.mx/diplomado/documentos/modulo2/maproc.pdf
Earl, S., Carden, F., & & Smutylo, T. (2002). Mapeo de alcances. Incorporado
aprendizaje y reflexión en programas de desarrollo. Canadá: LUR.
Earl, S., Carden, F., & Smutylo, T. (2002). Mapeo de Alcances: Incorporando
aprendizaje y reflexión en programas de desarrollo. 176.
Earl, S., Carden, F., & Smutylo, T. (2012). Mapeo de alcances. 176.
IIFAC. (2012). Instituto Internacional de Facilitación y Cambio. Obtenido de
http://www.iifac.org/servicios/mapeo-de-alcances/el-que-y-el-porque-de-
mapeo-de-alcances/
RAE. (2014). Obtenido de http://dle.rae.es/?id=OJwO7Xp
RAE. (2014). Real Academia Española. Obtenido de http://dle.rae.es/?id=OJv1tf7
Red Laboral. (2012). Administración Estratégica: Mapeo de Alcances de Procesos o
Outcome Mapping. Obtenido de http://www.redlaboral.net/tips/mapeo-de-
alcance-de-procesos-outcome-mapping-om
MAPEO DE ALCANCE DE PROCESOS
Fundamentos de Ingeniería Administrativa
Por: Sánchez Ávila María Fernanda
Marzo 2016
Instituto Tecnológico Nacional de México
Maestría en Ingeniería Administrativa
Índice
Introducción ................................................................................................................ 1
Generalidades ............................................................................................................ 2
Mapeo de Alcances de Procesos o Outcome Mapping (OM) ..................................... 3
Características del Mapeo de Alcances ..................................................................... 3
Estructura del Mapeo de Alcances ............................................................................. 4
Primera etapa: Diseño Intencional .......................................................................... 5
Segunda etapa: Seguimiento de Alcances y desempeño ....................................... 5
Tercera etapa: Planificación de la Evaluación ........................................................ 6
Beneficios del Mapeo de Alcances de Procesos ........................................................ 6
Principio Número 4: Enfoque basado en Procesos ................................................ 6
Principio 5: Enfoque de Sistemas para Gestión ..................................................... 7
Principio 6: Mejora continua ................................................................................... 7
Empleo del Mapeo de Alcances ................................................................................. 8
Documentación para el Mapeo de Alcance de Procesos ........................................... 8
La organización por Mapeo de Procesos ................................................................... 9
Conclusión ............................................................................................................... 10
Propuesta de tema de tesis ...................................................................................... 11
Objetivo General ...................................................................................................... 11
Agradecimientos ...................................................................................................... 11
Referencias .............................................................................................................. 12
Índice de ilustraciones
Ilustración 1 Estructura del Mapeo de Alcances (Earl, Carden, & Smutylo, 2002) ..... 4
Ilustración 2 Empleo del OM (Earl, Carden, & Smutylo, 2002) ................................... 8

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Sánchez Ávila María Fernanda. (2016, marzo 14). Mapeo de Alcance de Procesos o Outcome Mapping OM. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-outcome-mapping-om/
Sánchez Ávila, María Fernanda. "Mapeo de Alcance de Procesos o Outcome Mapping OM". GestioPolis. 14 marzo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-outcome-mapping-om/>.
Sánchez Ávila, María Fernanda. "Mapeo de Alcance de Procesos o Outcome Mapping OM". GestioPolis. marzo 14, 2016. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-outcome-mapping-om/.
Sánchez Ávila, María Fernanda. Mapeo de Alcance de Procesos o Outcome Mapping OM [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-outcome-mapping-om/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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