Mapeo de procesos
Desde tiempos antiguos, se conoce que la utilidad e impacto que los mapas han tenido en el desarrollo de la civilización ha sido de gran importancia puesto que los han ayudado a desempeñarse en muchos aspectos de la vida: navegaciones marítimas, delimitaciones de territorios, construcciones, entre un sinfín de usos más. La representación grafica y métrica que los mapas presentan como dos de sus principales características han propiciado que hasta nuestros días se encuentro vigentes y más útiles que nunca, ya que conforman una guía visual para poder guiar el rumbo de las decisiones que tomemos, así como también los posibles panoramas para guiar nuestro actuar.
La popularidad con la que los mapas fueron utilizados a lo largo del mundo, provoco que en algún momento de la historia fueran también trasladados a las organizaciones, con el fin de ser de utilidad en un sinfín de usos diferentes, uno de todos estos usos se encuentra ubicado en la planeación y dirección que las organizaciones deben seguir para que, por medio de una representación visualizar de los posibles alcances se puedan tomar acciones que nos sirvan para cumplir con los objetivos establecidos. Es aquí en donde surgen los mapas de alcances organizacionales.
Sin la utilización de estas herramientas, muy difícilmente la empresa podrá visualizar un punto de partida en la incursión y búsqueda de cumplimiento de sus objetivos. El mapeo de alcance y mapeo de alcance de procesos proporcionan una guía de dirección hacia el aprendizaje y destino en la mejor toma de decisiones que los miembros de la organización puedan tomar para beneficio de todos (Patton, 2002)
Definición
El mapeo de alcances se define como aquella metodología perteneciente al sistema de herramientas de Lean Manufacturing cuyo objetivo es el de evaluar y medir los impactos provocados en la incursión y puesta en marcha de una serie de cuestiones tales como iniciativas de apoyo financieras, de promoción, etc., estas deberán ser expresadas por medio de proyectos, programas, actividades y/o estrategias para que puedan ser medidos.
(Herrera, 2009)
De acuerdo a la definición anterior, el mapeo de alcances se presenta como un método estructural en la identificación, planificación, seguimiento y evaluación de proyectos e iniciativas puestos en marcha, de tal manera que su versatilidad propicia que puedan guiar también procesos en cambios organizativos y en otras situaciones dentro y fuera de la organización relacionados con el comportamiento humano como un factor clave de éxito.
El monitoreo continuo de los impactos que puedan tener todos estos factores, es una actividad clave que las organizaciones deberán tomar en cuenta en el desarrollo y evaluación de sus objetivos.
Mapeo de alcance de procesos en las organizaciones
Teniendo como referencia que el desarrollo y logro de objetivos propios y organizacionales reside en la relación que tienen las personas entre ellos y su entorno, la herramienta para el mapeo de alcances pone especial atención en los individuos y las organizaciones.
La innovación de este método aplicado en la época actual ya hace en su cambio de paradigma utilizado en el seguimiento y evaluación de los programas, para centrarse en los cambios que los comportamientos, las relaciones humanas, las actividades por realizar y las acciones a tomar en cuenta, residan en el trazo de un programa o proyecto que concuerde con todas estas variables anteriores y puedan trabajar de manera estrecha con ellos para garantizar los mejores resultados.
En otras palabras, en las organizaciones la utilización del mapeo de alcance de procesos es considerada como aquella metodología que hace posible la realización de la representación visual de los procesos existentes dentro de la organización, de tal manera que permite ver el panorama secuencia de las tareas que deberán ejecutarse en todas las áreas. La flexibilidad de la herramienta, analiza de igual forma la comunicación óptima que deberá existir entre todas estas áreas y actividades, de manera que los procesos ya existentes puedan ser optimizados y mejoren su eficiencia.
Aportaciones
El mapeo de alcance de procesos en las organizaciones aporta cierta serie de elementos que forman parte dentro de la estructura organizacional, entre los más importantes, se encuentran:
- El mapeo de alcance de procesos centra su atención en la base de trabajo que es necesario realizar para la planeación y evaluación de los programas a implantar o que ya se han implementado
- Junto al uso de otras herramientas, conforma parte dentro de los métodos de evaluación organizacionales
- Identifica y toma en cuenta los cambios internos y externos que ocurren en la organización y que repercuten directamente en los cambios de comportamiento de sus colaboradores
- La evaluación del método es visto desde la perspectiva de un constante aprendizaje
- Brinda una serie de herramientas, recursos y técnicas que provoca que todos los colaboradores contribuyan en el desarrollo de los programas
- Ofrece un campo de trabajo para evaluar continuamente el medio de desarrollo y los esfuerzos realizados
De la misma manera, el mapeo de alcances reconoce la complejidad de los procesos en desarrollo y el contexto en donde estos ocurren, de tal forma que se encarga de analizar todos aquellos vínculos creados en las relaciones e intenta intervenir de una forma específica de acuerdo a la situación presente. El mapeo de alcance de procesos requiere de la participación de todos los colaboradores y socios claves del programa de tal manera que la planificación, seguimiento y evaluación pueda ser benéfico y entendido por todos.
Métodos empleados
Dentro del mapeo de alcances en las organizaciones, planificar, dar seguimiento y evaluar un proyecto no son acontecimientos que puedan separarse, si no por el contrario, están diseñados para relacionarse y producirse de manera dependiente, es decir, se nutren unos de otros.
Debido a la complejidad y a todos los factores que pueden afectar las variables de estudio, el proyecto no podrá garantizar el éxito si no se evalúa periódicamente, de manera que desde las situaciones que se van produciendo, se puedan ir adaptando estrategias que contribuyan al desarrollo y atención del mismo. La planificación entonces se realizará en función de los conocimientos y la información que se vaya obteniendo a través del seguimiento y evaluación de las herramientas utilizadas, con el objetivo de determinar las acciones más oportunas en cada etapa del proceso.
El mapo de alcances ofrece un marco de diseño para guiar la lógica de tratamiento de los datos internos y externos y así poder darle el mejor seguimiento, el método que guía el actuar de la herramienta utilizada, está basado en detectar e indicar las áreas en las que tomar acciones resulte más positivo, evaluar los resultados provenientes de la información esperada y no esperada, monitorear y recabar datos para establecer prioridades y planes de evaluación y así cumplir de manera eficiente con los propósitos establecidos.
El método de ayuda para la contribución en el mapeo de alcances de la organización, está representado a través de una serie de preguntas divididas en los siguientes temas a considerar y tomar en cuenta:
Método para el diseño y estructura de la lógica del proyecto
- ¿Cuáles son las metas de desarrollo?
- ¿Cómo puede contribuir el mapeo de alcances al programa para alcanzar dichas metas? o ¿Quiénes son los socios y colaboradores directos?
Método para el mapeo de alcances
- ¿Qué estrategias hay que utilizar para lograr que los colaboradores y socios directos contribuyan al desarrollo de las metas planeadas? o Identificar y definir las variables internas y externas que serán criticas para el seguimiento del proyecto
- ¿Hasta qué punto se han logrado los alcances? De acuerdo a las etapas de planeación establecidas
- ¿Qué acciones se consideran para impulsar el logro de los objetivos? o De acuerdo al monitoreo constante ¿Qué tan bueno o malo ha sido el desempeño mostrado? o ¿Se han tomado en cuenta todas las herramientas y estrategias necesarias para cumplir con las metas establecidas? Método para la evaluación de los resultados
- ¿Quién y qué ha cambiado desde el inicio del mapeo de alcances? o ¿El cambio se ha gestionado y en que manera? o Si los objetivos no se han cumplido ¿Es necesario cambiar las estrategias utilizadas o cambiar los objetivos establecidos?
- ¿Las estrategias utilizadas han servido con la finalidad que se esperaba? o ¿Cómo es que las herramientas utilizadas ejercieron y generaron un cambio en el actuar de las personas miembros de la organización? o ¿Cuáles son las estrategias, las relaciones y/o las cuestiones presentadas que merecen estudiarse más a fondo?
De acuerdo a estas etapas presentadas, el mapeo de alcances puede ayudar a través de su método de aplicación a delinear una visión estratégica en sus protagonistas y meta de la organización, en los cambios que se esperan y en los medios utilizados para lograrlo.
¿Cuándo utilizar un mapa de alcance de procesos?
El mapeo de alcances de procesos presenta mayor efectividad en su implantación una vez que la organización ha establecido y orientado su visión estratégica o identificado sus campos de acción, de esta manera, es que ayuda a seleccionar los medios y herramientas a utilizar en sus procesos y áreas operacionales. El mapeo de alcances de procesos, permite diseñar un sistema de seguimiento y evaluación que ayude a la organización a gestionar los alcances y objetivos deseados.
Una vez que se ha identificado los campos de trabajo, el mapeo de alcances ofrece ser utilizado en los siguientes dos niveles:
- Mapeo de alcances por proyecto: Su principal uso se da en la planificación, seguimiento y evaluación de proyectos de gran impacto en la organización, por lo que en este caso, se considera que los proyectos de menor impacto, no necesitan forzosamente el nivel de detalle con el que el mapeo de alcances trabaja.
- Mapeo de alcances en proyectos implantados: Una vez que el proyecto ya fue puesto en marcha sin el uso inicial de esta herramienta, el mapeo de alcances tendrá que reformular todas las variables relacionadas a la visión, misión y objetivos de la organización. De esta manera, el mapeo de alcances puede ser utilizado a niveles específicos dentro de la estructura organizacional, dividiendo las áreas en subgrupos y trabajando con estrategias definidas para cada una de ellas.
El programa deberá ser lo suficientemente concreto y flexible para permitir que cada subgrupo trabaje solamente con las variables que se ven afectados y así influir en el logro de los objetivos del proyecto.
Etapas del mapeo de procesos
El mapeo de alcances consta de tres etapas, cada una de ellas conlleva una serie de instrucciones que guiara paso a paso la implementación de la metodología en la organización para el monitoreo y evaluación de los proyectos a desarrollar. Estas etapas son:
Diseño intencional
La primera etapa llamada diseño intencional tiene su utilidad en conocer y establecer un consenso sobre las variables más representativas a niveles macro que nos permitan generar cambios en los comportamientos por medio de la planificación de las estrategias que deberemos aplicar. (Zaffora, 2011) Su objetivo será determinar los cambios que el proyecto pretende generar para encontrar sus mejores posibilidades de éxito y tiene respuesta a las siguientes cuatro preguntas:
- ¿Qué? (Cambios se van a generar)
- ¿Quién? (Potenciara la generación de estos cambios)
- ¿Cómo? (Estos cambios generados contribuirán con los alcances deseados) o ¿Por qué? (Los cambios generados contribuirán con el proyecto/programa a desarrollar)
- Paso 1. Descripción de la visión: Establecimiento de los objetivos en base a todos los aspectos involucrados en el actuar de la organización
- Paso 2. Identificación de la misión del proyecto: Descripción de las razones por las cuales el programa tiene relación con la visión planteada, indica las áreas de aplicación y la representación de los logros esperados
- Paso 3. Identificación de los socios directos: Referente a la elección de todos aquellos actores que promoverán la generación de cambios dentro y fuera de la organización para garantizar el éxito del proyecto
- Paso 4. Definición de los alcances deseados: Establecimiento de los alcances de acuerdo a lo que se espera que pueda realizar cada socio directo. Para establecer los alcances deseados será necesario hacerlo en relación con los cambios esperados.
- Paso 5. Desarrollo de señales de progreso: Definir el conjunto de señales e indicadores por medio de las cuales cada etapa del proceso será medido. En base al cumplimiento o no de estos indicadores, la gestión del proyecto podrá ir midiendo el éxito que se vaya teniendo
- Paso 6. Elaboración del mapa estratégico: Hace alusión a la representación visual que será necesaria elaborar para vislumbrar las prioridades estratégicas de la organización
- Paso 7. Practicas en la organización: Determinación de todas aquellas actividades que serán necesarias desarrollar para llevar a cabo el proyecto. Estas prácticas generaran una perspectiva más amplia del proyecto desde su inicio hasta su final.
Seguimiento de alcances y desempeño
La segunda etapa llamada de seguimiento de alcances y de desempeño proporcionara el marco de trabajo para garantizar un seguimiento continuo de las acciones que darán cumplimiento a los alcances establecidos. Esta etapa consta de señales de progreso (indicadores) que servirán para recabar todos aquellos datos y variables involucradas durante la duración y avance del proyecto. El seguimiento de alcances y de desempeño soporta su actuar en las siguientes herramientas:
- Diario de Alcances: Referente a las señales de progreso que clarifican las acciones que se deben seguir en el cumplimiento del alcance
- Diario de Estrategias: Referente al mapa de estrategias para dar seguimiento a las actividades clave que se deberán realizar
- Diario de Desempeño: Referente a las prácticas de la organización, es decir, para crear un marco adecuado en el seguimiento de los pasos y etapas en donde el proyecto se desarrolla
Al utilizar el marco de seguimiento de alcances y desempeño como segunda etapa, el programa obtendrá la información de mayor alcance.
- Paso 8. Prioridades para el seguimiento del programa: Identificar las variables más importantes para lograr el éxito de los objetivos y así, delimitar las estrategias para el monitoreo del proyecto
- Paso 9. Establecer el diario de alcances: Registro de todos aquellos factores que de manera directa o indirecta tienen injerencias con el avance del proyecto
- Paso 10. Establecer el diario de estrategias: Registro de las acciones realizadas en términos de lograr la visión estratégica de la organización
- Paso 11. Establecer el diario de desempeño: Colección de informes y registros provenientes de cada una de las reuniones realizadas, para medir el nivel de avance en las prácticas de la organización
Planificación de la evaluación
La tercera etapa conocida como la planificación de la evaluación, servirá para evaluar la estrategia utilizada con mayor detenimiento. Es en esta etapa en donde se identificaran y se establecerán las prioridades de evaluación para centrar todos los esfuerzos y recursos hacia las áreas y actividades que mayor impacto tendrán en el logro de los objetivos planteados. La herramienta de la cual la planificación de la evaluación hace uso es el plan de evaluación.
o Paso 12. Establecer el plan de evaluación: Descripción de todos los aspectos y factores a evaluar, definir los modelos de evaluación, las herramientas a utilizar, las fechas de aplicación, entre un gran número de cuestiones relacionadas a la medición de los alcances obtenidos vs los alcances deseados
Impacto en las organizaciones
El impacto que puede llegar a generar el mapeo de alcance de procesos, puede ser tal (si se utiliza la metodología y los pasos adecuados), que puede llegar a delimitar las posibilidades y áreas de oportunidad derivados de la extracción de la información más relevante obtenida del proceso y de las evaluaciones realizadas. Este desarrollo en la organización puede presentar mejoras no solo a nivel estructural, si no que puede ir más allá en búsqueda de objetivos globales. En términos de la organización, las actividades realizadas se pueden optimizar a niveles máximos, por lo que las capacidades de los colaboradores y los sistemas de gestión crecerán y podrán nutrirse considerablemente.
El mapeo de alcances puede funcionar en conjunto con otras metodologías, tales como la matriz de marco lógico, cuyo objetivo servirá para potenciar el uso en la planificación previa y el diseño que el mapeo de alcances deberá contener para lograr sus objetivos. Junto también a la metodología empleada por los indicadores objetivos de verificación, el mapeo de alcances se beneficiara haciendo uso de valores cuantificables que nos permitirán conocer si el proyecto ha sido exitoso y en qué medida.
Conclusión
Pese a que en la práctica el mapeo de alcance de procesos puede ser considerado como una herramienta muy fácil de utilizar, las variables de estudio que se anteponen a la realización de la representación grafica del mapa tienen una gran complejidad debido a la gran cantidad de factores internos y externos que pueden afectar el desarrollo de un proyecto a implementar.
El estudio minucioso por medio de las etapas y pasos que conforman parte de la metodología para la aplicación del método, son considerados como una parte fundamental para garantizar el rumbo exitoso que las organizaciones deberán seguir para generar cambios deseados en sus estructuras de trabajo. El mapeo de alcances y el mapeo de alcances de proyectos, son sin duda herramientas innovadoras que pueden aportar grandes beneficios a las organizaciones, por lo que su estudio y comprensión deberían formar parte ya del grupo de herramientas indispensables que toda empresa debería aportar recursos para que sean del conocimiento de todos los colaboradores y así cumplir más y mejor con sus objetivos de trabajo.
Agradecimientos
Al Dr. Fernando Aguirre por motivarnos a indagar en temas que muchas veces pasamos por alto o no son de nuestro propio interés, pero que en cierta medida tienen injerencia en el actuar de la ingeniería administrativa.
Al tecnológico de Orizaba y a todos y cada uno de mis profesores, por brindarme herramientas que ahora en la maestría me ayudan para poder estructurar correctamente un trabajo de investigación. A mis compañeros de primer semestre de la maestría por sus aportaciones y comentarios para nutrir el artículo realizado.
Bibliografía
Rojas, K. (2016). Mapa estratégico y Mapeo de Alcance de Procesos. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/mapa–estrategico-mapeo–alcance–procesos/
Alamillo, K. (2013) Mapeo de alcances de procesos. Obtenido de
https://www.gestiopolis.com/mapeo–de–alcances–de–procesos/
Gómez, D. (2013). Mapeo del alcance de procesos en la estrategia de la empresa. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/mapeo-del-alcance-de-procesos-en-la-estrategia-de-laempresa/
Earl, S. (2002). Mapeo de alcances. Otenido de
http://www.outcomemapping.ca/download/Mapeo_all%20Manual.pdf
Tobon, C. H. (2008). Gerencia de procesos. Obtenido de
http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/4–4– Mapeode-Proceso
Armstrong, J.; Carden, F.; Coe, A.; Earl, S., 2000. Evaluación de alcances (Secretariado de la Red Internacional de los Bosques Modelo). Unidad de Evaluación, Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo. Ottawa, Ontario, Canadá.
Quinn, M. (2002). Incorporando aprendizaje y reflexión en programas de desarrollo. Canadá: Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrrollo
Mapeo de alcances: Incorporando aprendizaje y reflexión en programas de desarrollo. Primera edición en español, 2002. De Libro Universitario Regional (LUR) y el Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo (IDRC/Canadá). ISBN 0-88936-989-5
