GERENCIANDO HACIA LA EXCELENCIA

Autor: M.S.c. Adafrancys Salazar

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN

10-2006

No existe gerencia sin equipo y equipo sin gerencia,
La relación exitosa de ambos
Construyen la grandeza organizacional…

Gerenciar es trabajar con las virtudes de otros para alcanzar los objetivos de la organización. En la medida que la gerencia adquiere un nivel más alto desde el punto de vista jerárquico, se trabaja ejerciendo más la función de liderazgo y cada vez menos ejecutando tareas.

Por el contrario, en la medida en que la gerencia posee un nivel más bajo desde el punto de vista jerárquico, se trabaja más ejecutando tareas.

El liderazgo es la habilidad y autoridad que tiene una persona para sacar lo mejor de los demás y hacer que lo sigan con entusiasmo.

Muchas personas creen que administrar significa lo mismo que gerenciar. Mientras que un administrador dirige y controla, el gerente actual debe liderar, planificar, delegar autoridad y responsabilidades, ayuda, apoya, orienta y pide rendimiento de cuentas.

 Un administrador acepta y mantiene la realidad del status que, mientras que un gerente investiga esa realidad para desarrollar nuevas metas, procesos y procedimientos.

Un administrador normalmente tiene comprometidos sus esfuerzos hacia el establecimiento de sistemas y en la creación y mantenimiento de estructuras. El gerente enfoca sus esfuerzos en el desarrollo, motivación y promoción del recurso humano. Un administrador depende de los controles que él mismo ha creado, mientras que el gerente – líder  motiva, inspira fe y credibilidad en sí mismo y en sus propios colaboradores.

Un administrador mantiene una visión a corto plazo y planifica de acuerdo a eso planifican su día a día, en tanto que un gerente vive y tiene visión a largo plazo. Si el administrador pregunta cómo y cuándo, el gerente pregunta qué y por qué.

 El administrador mantiene su vista en los resultados financieros, mientras que el gerente ve el horizonte de esos estados financieros.
 
Un administrador copia formas de administrar, procesos o productos, en tanto que el gerente origina su propia manera de administrar. El administrador prefiere una situación cómoda y con pocos cambios.

 El gerente genera y promueve los cambios. El administrador acepta y cumple las órdenes, mientras que el gerente tiene su propia personalidad y carácter.  No cabe duda que una organización para transformarse en empresa de clase mundial necesita de un gerente líder para enfrentar a la competencia.
 
Para enfrentar el futuro, las empresas necesitan Gerentes Líderes…
 
El resultado de la gestión gerencial se evalúa en términos de efectividad, eficiencia y productividad:
* Efectividad es hacer las cosas de la mejor forma, ejecutándose a través de la planificación estratégica.
* Eficiencia es hacer las cosas correctamente, mediante el desarrollo y la ejecución de tácticas.

Para llevar a cabo una adecuada gestión gerencial se deben emplear los elementos claves de la práctica administrativa, de esta forma la gerencia señala el rumbo de la organización y facilita el cumplimiento de las metas establecidas. Además, la gerencia crea toda una estructura organizada que le permita alcanzar las metas que se ha propuesto la empresa. Para ello la gerencia ejecuta varias funciones cíclicas y las principales son:
 
· Planificación: Es la forma de prever el futuro, determinando las metas que asumirá la empresa, asegurándose que sean efectivas, eficientes y productivas sobre la base de los recursos con los que cuenta la empresa.
 
· Organización: Es establecer la forma en que fluyen la autoridad, la comunicación, la información y la manera como son delegadas las responsabilidades, su control y retroalimentación. El resultado es una organización con funciones definidas. Una organización establecida se desarrolla constantemente y se mantiene en un aprendizaje continuo.
 
· Dirección: Comprende el liderazgo que se presenta dentro de una organización, manejo del personal, la comunicación efectiva, la conducta organizacional, el sistema de reconocimientos y amonestaciones, etc.
 
· Coordinación: Es la forma como se dirige la empresa y la eficiencia en la ejecución de las tareas entre los diferentes miembros o grupos de la organización para alcanzar las metas fijadas.
 
· Control y retroalimentación: Es la evaluación de los procedimientos, actividades y del comportamiento de la organización en relación al cumplimiento de las metas trazadas. Los datos obtenidos se utilizan para corregir o verificar el funcionamiento de las funciones, los procesos y los procedimientos.

El Proceso Gerencial en busca de la Excelencia

La alta gerencia de las diferentes empresas deben involucrar en sus procesos actividades de:

1. Planificación estratégica y establecimiento de metas.
2. Planificación a largo plazo y planificación operacional.
3. Organización de procedimientos y controles, delegación de responsabilidad, ubicación de recursos, organización del tiempo.
4. Desarrollo organizacional.

5. Ejecución y seguimiento a la planificación ( Normas de conducta, motivación, seguimiento y solución de problemas, cumplimiento de operaciones en forma efectiva y eficiente.
6. Evaluación, auditorias y retroalimentación.

A implementar la gerencia su propio estilo de liderazgo y dirección, se crea la cultura organizacional de la empresa. Una cultura organizacional se forma como un resultado de la interacción entre la gerencia y los miembros de la empresa. Los aspectos que más afectan este proceso gerencial son:

* Los valores culturales del país,
* El establecimiento de una organización funcional y el desarrollo organizacional,
* El desarrollo del proceso de delegación de autoridad, responsabilidades, autoevaluación y autocontrol,
* El establecimiento de una organización en donde exista la fe, la honestidad y el trato justo,

* La división del trabajo y la creación de especialización en cada puesto,
* El reconocimiento de las labores bien hechas y la disciplina de aquellos actos que rompen con las reglas establecidas,
* La creación de un sistema para la estabilidad del personal,
* La creación de un ambiente de motivación, iniciativa, cooperación, mejoramiento profesional y personal.

Las teorías “X” y “Y” elementos de Motivación

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Una gerencia enmarcada el beneficio mutuo y satisfacción total debe girar entorno al proceso de mejoras continuas hacia la Calidad Total, según lo indica la teoría "Y".

Administrando la Calidad

En empresas de clase mundial, el enfoque hacia la Calidad Total es una prioridad gerencial para el mejoramiento continuo de los resultados en cada.

Gerencia por Objetivo y Motivación al Logro

Este método sistemático le permite a la gerencia organizar y orientar sus acciones para cumplir con las metas, obteniendo los mejores resultados. El enfoque de la gerencia por objetivos son los resultados y no las actividades ni los esfuerzos lo mas importante. El ciclo de acciones a seguir para tener una gerencia por objetivos y conseguir los mejores resultados es el siguiente:

* Definición de los objetivos a alcanzar,
* Asignación de responsabilidades y delegación de autoridad,
* Desarrollo de normas y procedimientos para el cumplimiento de tareas,
* Evaluación de resultados y retroalimentación.

Los objetivos que se establecen son consistentes, específicos, cuantitativos, medibles y alcanzables de ejecución. Las tareas se ejecutan en forma eficiente, trabajando en equipo y se evalúan por métodos y parámetros que se han acordado previamente, en forma mutua, entre la gerencia y la persona encargada.

 La manera de controlar es primordialmente bajo el sistema de auto control y, los objetivos que se establecen no son solamente cuantitativos, sino que se concentran en el aspecto de las mejoras continuas. Los índices a alcanzar en los procesos de las mejoras continuas se determinan a través del benchmarking. Posteriormente la gerencia ejecuta un control superior.

¿Control en la Gerencia?

El proceso de control es una acción prioritaria dentro del ciclo de acción gerencial  para verificar y evaluar el cumplimiento de las metas y de los parámetros establecidos para realizar las correcciones necesarias.

El proceso de control está conformado por tres etapas, las cuales son:

1. Establecer los parámetros de medición, identificados en la planificación
2. Medir los procesos de acciones para el cumplimento de objetivos
3. Retroalimentación y toma de acciones correctivas.

En el proceso de control se aplica también el concepto de mejoras continuas de acuerdo a los índices establecidos por el benchmarking. Cada vez se pasa más a los autocontroles y la gerencia ejecuta auditorías y controles superiores.

Los parámetros de medición y las normas de conducta para los procesos de trabajo y de control se establecen conjuntamente entre la gerencia y los trabajadores. Se compara el comportamiento actual con el comportamiento deseado mediante el benchmarking. La gerencia puede comparar resultados de años anteriores para verificar el comportamiento actual. También se debe hacer uso del benchmarking para compararse con empresas líderes.

Lo que se mide depende de los objetivos y metas de la empresa. Se puede medir el incremento en ventas, la falta de mano de obra, el porcentaje de rotación de personal, el porcentaje de rechazo, etc.

La organización desarrolla métodos y procedimientos que más se adapten a sus necesidades. La medición se lleva a cabo antes, durante y después del proceso.

La filosofía de la Calidad Total indica que los mismos involucrados hacen las mediciones.

Los resultados obtenidos del proceso de medición facilitan a la empresa evaluarse y ajustar sus metas, procesos y procedimientos. Es una herramienta poderosa para la toma de acciones correctivas y ayuda a la optimización de la actuación de la empresa, tanto interna como externamente.

Para que sea más efectivo el proceso de control, auditoría y retroalimentación, se deben ejecutar en forma programada o bien, cuando sea necesario, cambiar la conducta de la organización o cuando surgen cambios internos o externos.

En empresas de categoría mundial el gerente sabe tomar decisiones. Él las toma después de un análisis profundo, minimizando el riesgo.

El proceso de toma de decisiones es sistemático y está conformado por una serie de etapas de procesamiento mental y profesional para la identificación de la mejor decisión. La toma de decisiones se hace frecuentemente tomando en cuenta un riesgo desconocido y en condiciones de incertidumbre. Para que el riesgo y la incertidumbre sean menores, la empresa debe tener a la vista toda la información veraz y exacta posible y analizar todo lo concerniente a las variables que entran en juego. Con estos procedimientos se trata de reducir el tamaño del riesgo, una vez tomada la decisión.

La forma de enfrentar los problemas dependerá sobre todo de la personalidad y experiencia del gerente. Las formas en que se puede identificar un gerente en el momento de enfrentar una situación de conflicto es:

* Gerente esquivador: Es un gerente que prefiere mantener el status quo. Está ciego a las dificultades y amenazas que tiene la organización y se resiste a los cambios. Esta estrategia puede ser buena cuando la empresa no tiene competencia o bien para mantener en calma una organización.
 
* Gerente solucionador: Es el tipo de gerente más común. Espera que se le presenten los problemas para resolverlos. Acepta un ambiente de riesgo y entiende que sus decisiones implican un riesgo para la empresa. Sabe que el status quo normalmente no puede seguir. En este caso la empresa no se enfoca en las labores de prevención.
 
* Gerente buscador: El gerente busca los problemas y quiere resolverlos antes que estos se conviertan en dificultades principales. Busca el cambio en forma intensa.

También tiene la ventaja que facilita un cambio hacia la dirección deseada. El enfoque es hacia la planificación.

Marco de Referencia para el Desempeño Gerencial

Con la base de una Visión y Misión claramente definidas, la gerencia tiene la obligación de formular las políticas y tácticas pertinentes tanto de calidad y como de trabajo. Los planes de trabajo operacionales a largo plazo que se desarrollan son adaptados a los retos de la empresa y se elaboran después de un autoanálisis imparcial y sistemático, utilizando herramientas tales como auditoria de sistemas de calidad.

El cumplimiento de la Visión y la Misión se logra únicamente en organizaciones en donde existe un ambiente de fe y confianza absoluta entre gerencia, trabajadores y socios estratégicos.

 La Gerencia General debe fomentar siempre ese ambiente de fe y confianza, el cual es expresado por el sentimiento de que cada uno de los trabajadores se siente dueño de la empresa. La participación y entrega total de todos los trabajadores bien motivados, capacitados, con buenos canales de comunicación y trabajando en equipo, facilita el camino al éxito.

Para lograr el éxito, la gerencia establece sistemas de motivación y reconocimiento con base en logros, crea una organización funcional interna, establece normas para un desarrollo organizacional, fomenta un ambiente de capacitación y enseñanza, de comunicación, de trabajo en equipo y de interés en superación constante.

La Gerencia General demuestra que predica y practica la justicia y la honestidad en todas sus acciones, tanto con los trabajadores, como también con los consumidores y proveedores. El ejemplo personal produce una gran motivación en los trabajadores.

La gerencia desarrolla procedimientos adecuados para el tratamiento de la información para la toma de decisiones. La información fluye a tiempo desde todas las fuentes importantes, tanto internas como externas, para enfrentar las diferentes corrientes y avanzar con la empresa en medio de un mundo competitivo y exigente.

El análisis de la información se realiza en una forma ordenada, sistemática e imparcial. Una vez tomada la decisión, ésta se transmite y comparte por todos en la organización. El ambiente de la organización y los procesos de toma de decisión aseguran que todo el mundo apoya y colabora.

 El conocimiento de los deseos y expectativas del consumidor, así como su cumplimiento, es la dirección por la cual la gerencia encamina a la organización con todos sus esfuerzos y recursos; debe recordarse que esos deseos y expectativas cambian constantemente.

El establecimiento de la lealtad y del capital social del consumidor es, tal vez, el logro más importante que debe tener la empresa para mantener sus ventajas en el mercado. La gerencia fomenta un ambiente motivante y de confianza que conduzca hacia este fin.

El camino hacia la Excelencia Gerencial es la combinación del mejoramiento continuo  en todos los procesos de la organización…
 

M.S.c. Adafrancys Salazar - Jefe de Fianza Proseguros S.A./ Suc. Mérida adafrancyssalazararrobahotmail.com