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Auditoría de la gestión de mantenimiento basado en el modelo de gerencia de PDVSA

Este artículo tiene como objetivo general: Diseñar un modelo para la Auditoría de la Gestión de Mantenimiento  basado  en el modelo  de Gerencia  de Mantenimiento  de PDVSA.  Este modelo  planteó  la visión de diseñar una herramienta  gerencial  que permita determinar  la gestión, el grado de madurez, definir prioridades basado en la influencia y dependencia de las   variables   e   identificar   las   áreas   de   mejora   potencial   de   la   organización   de mantenimiento,   permitiendo   a   la   Gerencia   tomar   decisiones   que   lleven   a   plantear estrategias  y un plan de acción para optimar el desempeño  de la organización  y lograr la consecución de sus objetivos, garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los  recursos,  llevando  a la gestión  hacia  las  mejores  prácticas  de Mantenimiento  Clase Mundial.  Está enfocado  en la Filosofía  de Mejoramiento  Continuo  de Deming.  El tipo de investigación   proyecto   factible  y  al  aplicar  el  modelo  es  confirmativa,   requiriendo   la ejecución de los niveles: exploratorio, descriptivo, explicativo y proyectivo, mediante observaciones de los procesos, entrevistas y encuestas realizadas al personal gerencial de la   organización   de   mantenimiento.  Se   concluye   que:   el   proceso   de   Gestión   de Mantenimiento en PDVSA esta conformado por tres niveles: estratégico, táctico y operativo. PDVSA  utiliza la metodología  COSO  para realizar  los procesos  de auditorías.  El modelo diseñado  está basado  en los cuatro  pasos  de Deming  y es representado  por medio  del pentáculo de Da Vinci, es un modelo dinámico, flexible y adaptable a cualquier organización de  mantenimiento.  Se  diseño  un  modelo  para  auditar  la  gestión  de  mantenimiento  en PDVSA  que  permite  evaluar  el cumplimiento  de las normativas  de PDVSA,  el grado  de madurez de la organización  con respecto a las mejores prácticas de Mantenimiento  Clase Mundial y establecer prioridades basado en la influencia y dependencia entre las variables de estudio.

1. Introducción

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) para conocer cuál es la exposición al riesgo de las organizaciones  que  la  conforman,  realiza  análisis  de  riesgos  por  medio  de  la Gerencia Corporativa  de Auditoría Interna con la finalidad de establecer el plan anual de auditorías. Este análisis ha dado como resultado que una de las organizaciones que representa mayor riesgo es la Gerencia  de Mantenimiento,  convirtiéndose  su gestión en una función crítica para la Corporación.

Por lo tanto se requiere  analizar  minuciosamente  la Gestión  de Mantenimiento  en forma sistémica para determinar el grado de excelencia de la organización y la forma de gestionar cada uno de sus departamentos, identificando los puntos de mejora para marcar directrices de lo que debería ser una gestión clase mundial y a su vez tener un sistema de retroalimentación para el monitoreo y mejoramiento continuo.

La adopción de este modelo, ofrece determinar de manera continua la Situación Actual de la Gestión  de Mantenimiento  para realizar  los ajustes  pertinentes  que  permitan  cerrar  las brechas existentes  asegurando  su viabilidad  futura, lo que implica el aprendizaje  continuo de la organización,  el seguimiento  de una filosofía de gestión y la participación  activa de todo el personal.

2. Diseño del Modelo

El presente  artículo  contempla  el diseño  del  Modelo  para  la Auditoría  de la Gestión  de Mantenimiento que permite evaluar la Gestión teniendo en cuenta el Modelo de Gerencia de Mantenimiento de PDVSA y cimentado en la metodología para auditar la gestión de mantenimiento diseñada por Vásquez (2011).

2.1. Visión Esperada del Modelo

La visión esperada del modelo es: “Ser una herramienta gerencial que permita determinar la situación actual de la gestión de mantenimiento  e identificar las áreas de mejora potencial, permitiendo a la Gerencia tomar decisiones que lleven a optimar el desempeño de la organización y la consecución de sus objetivos, garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los recursos”.

2.2. Objeto del Modelo

Disponer  de una herramienta  eficaz y confiable  en apoyo  de las políticas  y controles  de gestión de mantenimiento, proporcionando información sobre la cual la Gerencia de Mantenimiento puede actuar para mejorar su desempeño.

2.3 Objetivos del Modelo

Los objetivos del Modelo para la Auditoría de la Gestión de Mantenimiento son:

• Conceptualizar   las  variables  a  ser  estudiadas,  las  cuales  están  enmarcadas  en  los factores de Mantenimiento Clase Mundial.

• Realizar el diagnóstico de la gestión actual de mantenimiento mediante la Norma PDVSA MM-01-01-00.

• Analizar las brechas y definir prioridades de estudios.

• Elaborar las estrategias y un plan de acción para el cierre de brechas.

• Definir los indicadores de gestión para el control y seguimiento del plan de acción.

2.4. Fases del Modelo

El modelo cumple con las cuatro (4) fases del Círculo de Deming o Círculo de Mejoramiento Continuo,  las cuales  son Planificar,  Hacer,  Verificar  y Actuar,  tal como se muestra  en la Figura N° 1:

Figura N° 1. Círculo de Deming. Fuente: http://www.temperies.com.ar/es/workQuality.html

• Planificar:

Variables (V): En esta etapa se definen y se conceptualizan las variables que serán estudiadas.

• Hacer:

Investigación  + Diagnóstico  (I+D): Se realizan todas las actividades  referentes al diagnóstico  de la situación  actual  de la gestión  de mantenimiento,  por medio  del instrumento  de  medición  diseñado  para  auditar  la  gestión  de  mantenimiento  de acuerdo a la Norma PDVSA.

• Verificar:

Brechas  + Prioridades  (B+P):  En esta etapa  se analizan  las brechas  existentes entre la situación actual de la gestión de mantenimiento  y la situación ideal basada en una Gestión de Mantenimiento Clase Mundial determinando el Grado de Madurez y estableciendo a su vez las prioridades de estudio.

• Actuar:

Estrategias  + Plan  de Acción  (E+A):  En esta etapa  se elaboran  las estrategias necesarias para el cierre de brechas y el plan de acción plasmando en formato Gantt especificando las actividades a realizar, los recursos, tiempo y responsable.

Control + Seguimiento (C+S): Se define los indicadores de gestión para realizar el monitoreo  continuo  de  la  implementación  del  plan  de  acción,  en  función  de  la obtención   de   los   beneficios   tales   como   cumplimiento   en   el  tiempo   para   la consecución   de  los  objetivos,   reasignación   de  recursos   y/o  por  medio  de  la obtención de nuevos recursos.

2.5. Diseño del Modelo

El modelo se denomina Modelo Da Vinci, porque se representa por medio del pentáculo Da Vinci. Para Da Vinci la punta hacia arriba representa  al ser humano siendo este el factor más importante para lograr la gestión eficaz y eficiente del mantenimiento y las otras cuatro puntas, representan los cuatro elementos de la naturaleza, Fuego, Aire, Agua y Tierra, los cuales son elementos representado  en cada uno de los factores que afectan a la Gestión del Activo Físico, tal como se muestra en la  Figura N° 2.

Figura N° 2: Modelo Da Vinci. Fuente: Propia.

El modelo  diseñado  para  la Auditoría  de la Gestión  de Mantenimiento  se muestra  en la figura N° 3. En esta figura se muestra que la entrada del modelo es la Gestión Actual de la Organización de Mantenimiento, el proceso medular son las fases del modelo explicadas en el punto  anterior,  obteniendo  como  salida  una Gestión  de Mantenimiento  Clase Mundial, todo esto soportado por los doce (12) factores de Mantenimiento Clase Mundial.

Figura N° 3: Modelo para la Auditoría de la Gestión de Mantenimiento. Fuente: Propia

A continuación la descripción detallada de cada fase del Modelo:

2.5.1.- Variables (V)

Para el diseño de este modelo de auditoría, es necesario principalmente definir las variables que permitan diagnosticar la gestión de mantenimiento.

En el plano mundial, existen diferentes autores que han definido diferentes variables para este tipo de diagnóstico, este trabajo contemplo el análisis de doce (12) variables resultante de las experiencias laborales en organizaciones de mantenimiento de PDVSA y englobados tanto en los factores  de Mantenimiento  Clase Mundial como en las normas de PDVSA y COVENIN,  al igual que en los requerimientos  exigidos  por la British Standards  Institution (BSi) PAS 55-2:2008, Gestión de Activos, (Publicly Available Specification: Especificaciones Disponibles   al   Publico), para   la   gestión   optimizada   de   activos   físicos   y   cuya especificaciones provee veintiocho (28) requerimientos para establecer y auditar un sistema de gestión integrado y optimizado a lo largo del ciclo de vida para todo tipo de activo físico.

Aun cuando estos 12 factores están englobados en lo antes mencionados, el cumplimiento de  estos  factores  o  variables   solo  representaría   un  estándar  mínimo  que  debe  ser considerado como buenas prácticas pero que no representan las mejores prácticas porque puede variar de acuerdo a las necesidades de cada organización.

2.5.2.- Investigación + Diagnostico (I+D)

Esta etapa se inicia con una investigación,  diagnóstico  y/o estudio que permitirá definir la situación  actual de la organización  auditada  en los términos  de las variables  y principios básicos definidos en la etapa anterior.

Para realizar este diagnóstico, se diseñó un instrumento de medición que entre otros, evalúa los aspectos de la norma de PDVSA: MM-01-01-00 “Modelo de Gerencia de Mantenimiento” y utiliza  la metodología  para  auditar  la gestión  de mantenimiento  diseñada  por Vásquez (2011),  la  cual  se  apoya  en  el  formato  de  la  Norma  COVENIN  2500-93  “Manual  para Evaluar los Sistemas de Mantenimiento  en la Industria”, utilizando el sistema de deméritos que  permite  partir  de  la situación  ideal  para  ubicar  la situación  actual  de la gestión  de mantenimiento.

Los deméritos definidos son los que por omisión o por incidencia negativa, originan que la efectividad de los principios básicos no sea completa, disminuyendo  la puntuación total de dicho principio. La ponderación de estos deméritos al igual que la de cada principio básico, es basada en la experiencia y conocimiento del autor y en las observaciones realizadas en las visitas a diversas organizaciones  de Mantenimiento de PDVSA, por lo tanto podrían ser modificadas para cualquier otro proceso de auditoría.

Para verificar el cumplimiento  de la norma PDVSA, este instrumento  evalúa la gestión de mantenimiento   enfocada   en  tres  niveles,   estratégico,   táctico   y  operativo,   donde   se distribuyen los doce (12) factores o variables de Mantenimiento Clase Mundial.

Para completar  la calificación  de cada demerito,  se efectuó un análisis interno realizando entrevistas y encuestas al personal Gerencial/Administrativo de la Gerencia de Mantenimiento  de Refinería  Puerto La Cruz y se apoyó en los cuestionarios  MES y MQS elaborados por Vásquez (2011). Con este instrumento además de poder graficar el comportamiento  de  la  gestión,  se  determina  un  valor  porcentual  que  mide  el  grado  de madurez  de la gestión  de mantenimiento  basada  en la escala  de madurez  definida  por Vásquez (2011).

Adicional, se procede a graficar cada variable en un Diagrama Radar o Araña, con el cual podemos mostrar visualmente las discrepancias entre la situación actual y la situación ideal.

2.5.3.- Brechas + Prioridades (B+P)

Para  analizar  los  datos  recolectados  el instrumento  determina  el “Índice  de Brecha”,  es decir, muestra  porcentualmente  la diferencia  entre lo que se definió como situación  ideal (81%) y la situación actual (resultado de la evaluación).

Una vez determinado este índice de brecha para los Principios Básicos de cada variable, se procede  a  realizar  un  análisis  de  prioridades  utilizando  el  Método  de  Priorización  de Variables basado en Matrices.

Con este método se analizan las variables (Principios Básicos) del objeto de estudio como un sistema  donde cada elemento  guarda una relación  de interdependencia.  Este método puede considerarse una técnica cuantitativa, ya que hace uso de índices estadísticos o de la elevación   en  potencial   de  matrices   para  poder  obtener  el  valor  de  influencia   o  de dependencia de las variables. Es por ello que resulta una técnica de gran utilidad para poder establecer cuáles son aquellas variables o principios básicos que por su influencia afectan todo el sistema y poder emprender, a partir de los resultados obtenidos, alguna estrategia para su modificación, pues cualquier acción sobre ellas modificará a las demás.

Una vez que se tiene establecido y definido los principios básicos de cada variable a utilizar, estas  se distribuyen,  tanto  por filas  como  por columnas  en la matriz.  Las variables  que ocupen el lugar de las filas se manejan como influyentes y cuando estén en las columnas se manejan como dependientes.

Posteriormente, se asignan valores de cero (0), uno (1) y dos (2) a las variables o principios básicos,  dependiendo  si  influye  o  no  en  las  demás.  Se  establece  el  valor  0  para  una influencia nula, 1 para un poca influencia y 2 para una mucha influencia. La razón de hacer dicha asignación de un valor numérico es para poder establecer una sumatoria tanto de filas como por columnas. La sumatoria de los números por filas nos indica las veces que cada una de las variables impactaron a las restantes. La sumatoria de los números por columna nos indica las veces que cada variable es influida por las restantes.  En la Figura N° 4 se muestra la respectiva matriz.

Figura N° 4: Matriz de Influencia/Dependencia.  Fuente: Propia.

Una vez construida  la matriz,  se calcula  un índice  de influencia  el cual se obtiene  de la sumatoria de las columnas de cada principio básico, entre el total de la sumatoria de valores de influencia y se obtiene el promedio de influencia dividiendo a este, entre el total de los principios. Para el promedio de dependencia, este se obtiene de la sumatoria de las filas de cada principio básico entre el total de los principios.

Una vez obtenida la información anterior, para poder establecer, de qué tipo de variables se trata, se procede a relacionar  cada uno de los índices de influencia  con cada uno de los índices  de  dependencia   en  un  plano  cartesiano.   El  eje  Y  es  influencia  y  el  eje  X dependencia; donde el límite entre cada zona es el máximo y mínimo de cada índice.

Se considera que un principio básico tiene un índice de influencia alta cuando es mayor al promedio  y un bajo índice de influencia  cuando su porcentaje  es menor al promedio.  De manera análoga sucede con el índice de dependencia. Así, una vez graficado cada uno de los índices tal como se muestra en la Figura N° 5, se puede observar el lugar que ocupa cada  una  de  las  variables,  lo cual  permitirá  establecer  cuáles  son  aquellas  que  por  su influencia  afectan  todo  el sistema.  La utilización  de dicha  técnica  permite,  que  una  vez ubicados los principios básicos influyentes en los cuadrantes I y II, es decir Zona de Poder y Zona   de  conflicto   respectivamente,   se  puede   emprender   alguna   estrategia   para  su modificación, ya que cualquier acción sobre ellos modificará a los demás.

Figura N° 5: Zona de Influencia/Dependencia.  Fuente: Propia.

A continuación se describe cada zona de influencia y dependencia:

• Zona de Poder: Representada  en la figura con el color rojo, en esta se encuentran los principios básicos que tienen más alta influencia y la más baja dependencia. Por ello, son las más importantes  porque son las que más influyen en el resto y tienen menos dependencia   de   los   demás.   Las   modificaciones    que   en   ellas   ocurran   tienen repercusiones en todo el sistema, por lo que son las que deben recibir mayor atención a su solución.

• Zona  de  Conflicto:  Se  localizan  los  principios  básicos  de  alta  influencia  y  alta dependencia   mostrados  en  color  amarillo.  Son  importantes  por  su  influencia  pero también dependen mucho del resto. Al igual que influyen son influidas y las variaciones que  ocurran  en  ellas  tendrán  repercusiones   en  todo  el  sistema.  Después  de  los principios  básicos  de la zona de poder  son las que deben  recibir  la atención  porque cumplen la función de enlace entre la zona de poder y las restantes, porque sus consecuencias  se  reflejarán  en  los  principios  básicos  de  la zona  de  salida  que  son consecuencia de las anteriores.

• Zona de Salida:  Son las mostradas  en el cuadrante  de color azul. Tienen menor importancia   por  su  baja  influencia.   Por  su  alta  dependencia   del  resto  estas  se solucionaran  en forma consecuente  y se deberán  atender  luego de atender  los de la zona de poder y conflicto.

• Zona Aislada: Son los que deben atenderse al final y representadas de color verde, ya que son las que tienen poca o ninguna dependencia o influencia del resto, razón por la cual se les denomina aisladas.

Una vez obtenido tanto el Grado de Madurez y el Índice de Influencia/Dependencia  de cada principio básico, se le asignara un puntaje a cada uno de estos tal como se muestra en la Tabla N° 1 para posteriormente multiplicarlos, y los principio básicos que resulten con mayor valor, serán a los que se le dará prioridad para ser analizado, específicamente los ubicados en la Zonas de Poder y Zona de Conflicto de la matriz de ponderación de variables y cuyo Grado de Madurez estén principalmente en la etapa de Inocencia y Conciencia, es decir, los prioritarios serán los que tengan un puntaje mayor o igual a ochenta (80).

Tabla N° 1: Puntaje a ser asignado. Fuente: Propia

2.5.4.- Estrategias + Plan de Accion (E+A)

Una vez priorizados los principios básicos, se procede a diseñar estrategias que permitirán cerrar  las  brechas  entre  la  situación  actual  y  la  situación  ideal.  Para  establecer  estas estrategias,  se  utilizan  como  referencia  los  propios  deméritos  de  cada  principio  básico definidos  en el instrumento  de medición,  por supuesto,  tomando  en cuenta los de mayor calificación obtenida.

Considerando el resultado del análisis y las estrategias definidas, se crea un plan de acción que permitirá incrementar la eficiencia y eficacia de la gestión de mantenimiento. El plan de acción  estará  constituido  por las estrategias,  actividades  a realizar,  recursos  necesarios, tiempo de ejecución y responsables,  de manera que pueda cubrir los principios básicos de cada variable tal como se muestra en la Figura N° 6.

Figura N° 6: Plan de Acción. Fuente: Propia

2.5.5.- Control + Seguimiento (C+S)

Para el control  y seguimiento  del plan de acción,  se tiene como punto de referencia  los indicadores de la Norma de PDVSA MM-01-01-02:  Indicadores de Gestión y se relacionan con cada estrategia para definir los indicadores de gestión que permitirán hacer seguimiento al cumplimiento del plan de acción propuesto y por consiguiente el logro de las estrategias fijadas.

3. Conclusiones

El modelo para la auditoría de la gestión de mantenimiento  diseñado,  está basada en los cuatro (4) pasos del circulo de Deming: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, lo cual permite enfocarse   en  la  filosofía  del  Mejoramiento   Continuo   y  evaluar  constantemente   si  la organización  de  mantenimiento   auditada  cumple  con  las  normativas  de  PDVSA  y  las mejores prácticas de Mantenimiento Clase Mundial.

El modelo se representa por medio del pentáculo Da Vinci, de tal forma que se identifica al ser humano con la punta hacia arriba siendo este el factor primordial para lograr la gestión eficaz  y  eficiente  del  mantenimiento  y  las  otras  cuatro  puntas,  representan  los  cuatro elementos   de  la  naturaleza,   Fuego,  Aire,  Agua  y  Tierra,  los  cuales  son  elementos representados en cada uno de los factores que afectan a la Gestión del Activo Físico.

El  modelo  para  la  auditoría  de  la  gestión  de  mantenimiento   formulado,  es  flexible  y adaptable al contexto donde se aplique, lo cual se ajusta a la realidad de las organizaciones de mantenimiento que son dinámicas, interactivas y deben responder a los cambios.

El modelo para la auditoría de la gestión de mantenimiento,  está diseñado para lograr una visión  de carácter  gerencial,  que  le permita  capturar  las oportunidades  de mejora  de la organización para:

• Asegurar  la disponibilidad  máxima  de  las  Plantas  Operacionales,  al menor  costo dentro de los requisitos de confiabilidad, cantidad y calidad de producción, costos operacionales, seguridad y medio ambiente.

• Aumentar los tiempos entre fallas de equipos críticos.

• Incrementar el Mantenimiento Preventivo y disminuir el Mantenimiento Correctivo.

• Prolongar la vida útil de los activos.

• Adecuar la estructuración de la Base de Datos de Mantenimiento para la generación de los informes de Gestión.

• Maximizar la productividad.

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Escrito por:

Ingeniero, MSc en Ciencias Administrativas Mención Gerencia General.

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Vásquez Emiro. (2012, septiembre 26). Auditoría de la gestión de mantenimiento basado en el modelo de gerencia de PDVSA. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/auditoria-gestion-mantenimiento-basado-modelo-gerencia-de-pdvsa/
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Vásquez, Emiro. "Auditoría de la gestión de mantenimiento basado en el modelo de gerencia de PDVSA". GestioPolis. septiembre 26, 2012. Consultado el 25 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/auditoria-gestion-mantenimiento-basado-modelo-gerencia-de-pdvsa/.
Vásquez, Emiro. Auditoría de la gestión de mantenimiento basado en el modelo de gerencia de PDVSA [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-gestion-mantenimiento-basado-modelo-gerencia-de-pdvsa/> [Citado el 25 de Mayo de 2015].
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