“El estudio de la administración apoya a que las empresas tengan calidad en la organización, las empresas necesitan que todos los recursos estén bien coordinados para que logren su supervivencia y lucro”.
Las empresas tienen como fin la permanencia en el mercado y adquisición de la mayor cantidad de demanda, si una empresa hoy en día quiere ser exitosa debe estar lo mejor organizada posible.
Conocer el sistema administrativo ayuda a que las empresas tengan un mejor orden, sepan de qué manera tienen que laborar, distinguir las áreas funcionales de la empresa, llevar a cabo el manual de procedimientos de la organización, y las múltiples funciones del área administrativa de la entidad.
A lo largo del tiempo la forma en que se administraba ha ido cambiando hasta llegar a las teorías administrativas actuales.
La toma de decisiones está conformada por varios aspectos a tomar en cuenta, es necesario conocer todo el procedimiento para elegir la mejor opción para alcanzar el mejor aprovechamiento o escoger la opción que menos daño puedo causar a la empresa.
Para el mejor desarrollo de la actividad empresarial de una entidad es necesaria la adquisición de recursos, estos pueden ser financieros, materiales, humanos, tecnológicos, tiempo, culturales, etc.
Una gran parte del alcance del éxito en las empresas se debe a la maximización de la utilización de los recursos, los recursos necesitan de una buena administración, la administración de los recursos deberá ser firme y constante.
Toda empresa tiene objetivos a alcanzar planteados por la organización, la buena administración de los recursos que tiene la empresa para seguir operando generará una coordinación con la cual los recursos sean aprovechados de la mejor manera.
Los sistemas de administración son constituidos por un conjunto de procedimientos los cuales tienen que ser obedecidos de manera exacta o concisa por los miembros de la organización.
La guía de procedimientos del sistema administrativo debe especificar el puesto, las responsabilidades de cada trabajador y la jerarquía del recurso humano de la entidad, gracias a esta administración podemos contar con mayor identificación de puestos, disminución de tiempo de producción gracias a la especialización, y un mejor control interno.
Los sistemas administrativos cuentan con funciones las cuales deben cumplir con los pasos necesarios para llevar a cabo el proceso administrativo (planeación, organización, dirección y control).
El área administrativa de una empresa tiene la gran responsabilidad del manejo de los recursos, los sistemas de administración junto con sus procedimientos establecidos serán el soporte base para lograr la rentabilidad y la eficacia de la actividad de la empresa.
La administración puede estar apoyada de sistemas de información los cuales generen una mejor organización, la correcta coordinación del conjunto de información recopilada servirá como apoyo para la eficacia de la labor del área administrativa de la entidad.
Teoría de la administración
La administración está conformada por un conjunto muy amplio de procedimientos los cuales trabajando de forma adecuada lograrán un nivel de producción, ventas y organización más que beneficiosa.
La administración está situada en la burocracia de la entidad, los encargados de la administración de una empresa deben tener la capacidad suficiente para alcanzar el mejor control dentro de la organización.
El conocer las teorías administrativas servirá de gran apoyo para el análisis de las circunstancias para la toma de decisiones, se entenderá mejor la forma en que labora un negocio por más grande o pequeño que sea.
Es complicado estar de acuerdo con todas las teorías que hay sobre la administración, unas hablan sobre liderazgo empresarial, la división del trabajo, la integración, manejo de los recursos, finanzas, y demás aspectos administrativos, por ejemplo, en el aspecto de liderazgo encontramos la teoría de Nicolás Maquiavelo indica que el trabajador necesita una mano dura o coercibilidad y Abraham Maslow muestra en su famosa pirámide las fases que deben cumplir los trabajadores de una entidad para poder dar lo mejor de sí mismos.
El proceso administrativo debe de actuar conjuntamente para alcanzar los objetivos de la empresa, en la administración se toman temas financieros, motivacionales, contables, organizacionales, etcétera, con los cuales se operará.
La tendencia hoy en día precisa que en una empresa debe de establecerse responsabilidad y autoridad según los puestos de los trabajadores, debe implementarse la división del trabajo, estipular como se asigna el poder según jerarquías y posteriormente se adquiere la especialización de los trabajadores sobre su puesto, lo cual en muchas ocasiones los vuelve indispensables para la empresa.
En la administración también se lleva a cabo la toma de decisiones, la cual será apoyada con la información la cual será resguardada gracias a un sistema operativo o el personal, la importancia de la toma de decisiones va a variar dependiendo de la jerarquía que tengan los trabajadores.
Los principios de administración siempre deberán tener como fin el mejor funcionamiento de la empresa, estos tendrán como base para su creación los valores comunes, integración empresarial, motivación a los subordinados y especificación del trabajo.
Muchos autores hablan sobre diversos conceptos y aspectos de la administración, la administración es una ciencia en su mayoría teórica la cual se tiene como principales aportadores a Frederick Taylor, Henri Fayol, Henry Gantt, Max Webber, Elton Mayo y demás teóricos.
Gracias a la correcta administración se podrá tener información para poder hacer frente a cualquier situación, la rapidez con la que la información se procese dependerá del trabajo de la administración y los sistemas operativos.
Las teorías administrativas están conformadas por aportaciones las cuales siendo analizadas e implementadas en la entidad lucrativa o no lucrativa alcanzaran un mejor control y funcionamiento de los recursos.
Con el transcurso del tiempo la manera de pensar con respecto a la administración ha sido modificada adaptándola a la actualidad y las nuevas tendencias empresariales, la administración juega un gran papel en la toma de decisiones de la empresa, para tomar la mejor decisión se necesita tanto de la aportación previamente resguardada en la base de datos del sistema operativo como de la participación de los auxiliares, gestores, auditores de control interno, estadísticos, etcétera.
Según Frederick Taylor la empresa debe contar con seis áreas funcionales principales, las cuales son seguridad, técnica, administrativa, finanzas, contabilidad y comerciales.
Funciones gerencial
La gerencia es aquel nivel jerárquico de una institución o entidad, estipulada previamente mediante un organigrama, la cual tiene como función la dirección y administración sobre los recursos adquiridos por una empresa, el gerente representa a la institución ante demás entidades, llevara a cabo junto el área administrativa la planeación de las acciones a tomar, la organización de los recursos, la dirección del personal, aprovechamiento del recurso financiero, material y control al seguimiento del proceso de actividad de una empresa.
El gerente tendrá el deber de estipular cuales son los objetivos a alcanzar, tiene el poder y debe ejercer autoridad para que los trabajadores de las distintas áreas (técnicas, comerciales, finanzas, contabilidad, seguridad y administración) desempeñen sus labores de la manera más eficaz.
Al gerente usualmente lo conocemos como la cabeza del área administrativa, los gerentes deben conocer a la empresa de la manera más completa posible para poder supervisar, apoyar, dirigir, planificar y principalmente tomar las mejores decisiones.
Para la toma de decisiones el gerente se ve apoyado por jefes de departamento, área administrativa, estadísticos, conocimientos empíricos, área de ventas y demás personal de la empresa.
Las funciones que tiene que desempeñar el gerente consistirán en hacer cumplir el proceso administrativo dentro de la actividad empresarial, estas funciones se clasificarán según su nivel organizacional, estos niveles son: alto, medio y operacional.
El nivel alto se centra en la administración de toda la entidad, planteará los objetivos a cumplir, tomará las decisiones con mayor relevancia de la empresa, implementará los códigos de conducta, y controlará como va a desempeñarse la empresa ante los factores externos.
Las funciones de la gerencia ubicadas en el nivel medio sirven para controlar a los distintos departamentos de la entidad, para esto el gerente debe conocer sus procesos, sus objetivos, cultura de trabajo y manual d procedimientos para poder influir y tomar las mejores decisiones, tendrá contacto con las áreas de la empresa que tienen a su cargo al nivel operativo. Estas áreas tienen la obligación de cumplir con las estipulaciones que la gerencia aplique, el gerente supervisará como ha laborado cada una de las áreas de la empresa y los resultados obtenidos.
Las actividades del gerente a nivel operacional tendrán como objetivo la correcta dirección de los trabajadores del nivel inferior, estos son los empleados de producción, gente de ventas, vigilancia, auxiliares administrativos, auxiliares contables, etcétera.
Un buen gerente debe ser un líder y no limitarse únicamente a dar órdenes como jefe, el poder se lo da el puesto, pero la autoridad el mismo se la gana, tiene la responsabilidad de inculcar a los trabajadores la cultura laboral necesaria para alcanzar los objetivos de la empresa, se necesita que tome a todos sus trabajadores en cuenta para planear y tomar decisiones, debe supervisar el trabajo de todas la áreas, tener facilidad para resolver conflictos y cada vez que el o alguien más se equivoque tiene que aprender y para que esos errores ya no pasen en el futuro.
La información y la toma de decisiones.
La información es aquel conjunto de datos los cuales procesados o no nos pueden servir para toma de decisiones o simple consulta, la información recopilada dentro de una información siempre será la base de consulta con la cual podemos tomar una mejor decisión, el grado del éxito obtenido por la toma de decisión dependerá de la calidad de la información y como se procesa.
En las empresas siempre es importante resguardar toda la información en la base de datos para que posteriormente gracias a un sistema de información sea procesada y apoye a las acciones que ordenará la gerencia.
La información se puede obtener de fuentes primarias, de fuentes secundarias y por ultimo terciarias.
La información que se obtiene de las fuentes primarias es aquella que es totalmente reciente, es la primera vez que se ha publicado, hablado al respecto o expuesto.
Las fuentes secundarias son aquellas que ya procesaron la información primaria, brindan facilidad a los informados para el análisis de este conjunto de datos.
La fuente terciaria se lleva a cabo una vez que la información ya se procesó, se analizó, se muestra de una manera más detallada y se presenta al público en forma de libros, documentos, páginas web, relatos, textos, etc.
La toma de decisiones tiene como fin elegir la opción correcta para resolver alguna situación o tomar el mejor camino para resolverlo.
En una empresa la responsabilidad de la toma de decisiones recae en las áreas dependiendo de la gravedad o el beneficio que ésta pueda causar, las situaciones con mayor importancia o impacto estarán en manos de los gerentes, las decisiones en un impacto medio recaerán en los jefes de áreas o administración y las situaciones menos drásticas podrán ser resueltas por el personal con menos jerarquía en el organigrama.
En la vida todos tomamos decisiones desde la más simple como puede ser qué ropa usar o las más difíciles como la eutanasia o una inversión fuerte, para cada decisión es totalmente recomendable seguir los pasos necesarios para no fallar al momento de elegir la opción.
Los pasos para la toma de decisiones varían según el autor, en general los pasos comunes a seguir para la toma de decisión son: identificar cual es el problema o situación a tratar, recopilar toda la información posible, analizar toda la información recopilada, observar las posibles opciones a elegir, elegir la opción más conveniente según la información mediante herramientas de apoyo y darle seguimiento a la decisión tomada.
La información está totalmente de la mano con la toma de decisión, una decisión tomada sin información es una decisión tomada con incertidumbre, las decisiones con incertidumbre tienen un amplio grado de riesgo.
La entidad debe de tener siempre actualizado y capacitado al personal sobre los sistemas que utilicen para que aprovechen de la mejor manera la información que estos contienen, de nada sirve tener el mejor sistema si no se sabe utilizar correctamente.
La información que tenga la empresa debe de venir de fuentes confiables y verídicas, el personal será el encargado del correcto registro de la información, si la base de datos se alimenta de información inservible, los estadísticos, análisis, presupuestos o datos que arroje serán incorrectos y estos pueden llegar a perjudicar a la empresa por haber ayudado de forma negativa a la toma de decisiones.
En conclusión un sistema administrativo será conformado con un conjunto de pasos guiados al alcance del objetivo de la entidad, el sistema administrativo será dirigido por la gerencia.
La importancia de la gerencia radica en el poder de toma de decisiones, las situaciones que más pueden beneficiar o afectar a la empresa deben de resolverse con las decisiones que elija el gerente.
La administración debe de cumplir ciertos procesos con los cuales maximizar el aprovechamiento de los recursos y alcanzar los objetivos planteados desde el principio.
Las empresas deben dividirse por áreas según sus funciones, se deben repartir responsabilidades, dividir el trabajo, la estipulación de jerarquías y hacer que los trabajadores se especialicen; muchas veces el que los trabajadores se especialicen genera que se vuelvan indispensables de cierto modo para la empresa, pero por otra parte agiliza el cumplimiento del manual de procedimientos generando mayor productividad y reduciendo costos.
Referencias bibliográficas.
- PANIAGUA, CARLOS GERMÁN. 2002, Principales escuelas del pensamiento administrativo, San José, Costa Rica, 2° edición.
- AMAYA AMAYA, JAIRO. 2003, Toma de decisiones gerenciales, Bogotá, Colombia 2° edición.
- RAYMOND MCLEOD, JR. 2000, Sistemas de información gerencial, D.F., México, 7° edición
