La administración no es un concepto nuevo, es una actividad que se ha presentado desde los tiempos antiguos, iniciando desde el hombre primitivo, al surgir la necesidad de asentarse como un grupo de hombres y mujeres en un lugar específico, pasando por las grandes culturas a nivel mundial, quienes aportaron sus ideas y soluciones a problemáticas que se han ido presentando, y llegando hasta la actualidad en donde se ha desarrollado como toda una ciencia, siendo parte de la vida cotidiana de las personas, y ayudando a resolver problemas y cubrir necesidades de grupos dentro de la sociedad tales como individuos, familias, empresas y aún naciones enteras.
Sin duda, en sus inicios, la administración no surgió tal y como la conocemos hoy en día, tuvo que pasar por un largo periodo de tiempo en el cual se ha ido perfeccionando, adquiriendo valor debido a los procesos, estrategias, herramientas e ideales que se han implementado para facilitar los procesos administrativos dentro de cada una de las organizaciones en las cuales se emplea.
Para poder comprender de mejor forma esta evolución o el cambio que se ha generado a través del pasar de los años, es necesario tener presente algunos conceptos básicos, los cuales servirán como un fundamento sólido, en el conocimiento total de la administración.
Conceptos de “Administración”.
George R. Terry, personaje histórico quien generó grandes avances en el área de la administración, mencionaba que la administración consiste en lograr que las cosas se realicen o se hagan mediante otras personas o mediante el esfuerzo ajeno.
Para José A. Fernández Arenas, la administración es una ciencia social en la que se persigue la satisfacción de objetivos o metas de una organización o institución, por medio de una estructura y a través del esfuerzo de un ser humano cotidiano.
Autores como Lourdes Münch Galindo y José García Martínez mencionan que la administración más que una ciencia, es un proceso cuyo objetivo general es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de una organización o grupo social, para lograr cumplir sus objetivos con la máxima productividad que se pueda tener.
Otros autores como Andrea Kaplan detallan que la administración desarrollada en Europa es una gestión intercultural y social, que está basada en un enfoque de diferentes disciplinas.
El maestro Idalberto Chiavenato, menciona en sus libros que la palabra “Administración” proviene del latín “Ad” (Hacia, tendencia o dirección) y “Minister” (Subordinación u obediencia) y menciona que su significado es “Aquel que realiza una función bajo el mando de otro”.
Definiciones y autores se pueden encontrar muchos, los cuales han aportado grandes elementos a la definición de la palabra “Administración”, se ha tratado de mencionar algunas ideas que puedan englobar cada una de estas definiciones para poder ampliar la visión que se tiene al pensar en esta rama de la ciencia o en esta actividad tan presente en la vida de las personas y de las organizaciones. Sin embargo la mayoría de estos conceptos o ideas, tienen un patrón muy similar en el cual se menciona:
- Uno o varios objetivos que se busca cumplir por medio de la administración.
- Hace referencia a la eficacia, a trabajos o actividades realizados en tiempo y forma.
- Se hace mención de la eficiencia, concepto asociado a una alta calidad
- La administración se presenta dentro de una sociedad (individuos, grupos, organizaciones, etc.)
- Una buena coordinación entre los recursos existentes.
- Obtener el máximo de resultados, con eficacia y eficiencia, es decir, ser productivo.
La administración va abriendo camino en muchos aspectos, ya que, similar a algunos otros campos no tiene una guía significativa, aparte del conocimiento que se ha acumulado a lo largo de muchos años, debido a su puesta en práctica.
Evolución del razonamiento sobre la administración.
La llamada Jungla de la teoría de la administración, está conformada por muchas y muy variadas contribuciones por parte de escritores y practicantes de esta área de la ciencia, por lo cual es necesario conocer algunos ideales que surgieron a través de los años, y quienes fueron sus más grandes representantes.
- Administración científica.
Frederick W. Taylor
Obras más destacadas: Shop Management (1903) Principles of Scientific Management (1911) Testimony before the Special House Committee (1912).
Conocido como el padre de la administración científica, uno de sus principales objetivos fue el de elevar la productividad mediante una mayor eficiencia en la producción y una mejor remuneración económica a los obreros o trabajadores al aplicar el método científico. Sus ideales se desarrollaron debido al uso de la ciencia, la creación de armonía y la unidad y trabajo en grupo permitiendo el logro de una producción óptima y el crecimiento individual de los trabajadores.
- Teoría clásica de la administración.
La TCA indica que las bases o fundamentos de la administración no son tangibles y que pueden llegar a afectar la conducta administrativa de una organización. Refiere que se puede llegar a aumentar la eficiencia de una empresa por medio de su organización, de la forma en la cual esta estructurada y de su interrelación. Esta teoría tienen un enfoque totalmente contrario al de la Administración Científica y supone que una empresa u organización es un sistema cerrado, al cual no le afecta en ningún modo las influencias ambientales ni las variaciones que la conducta humana puedan llegar a generar. Algunos de los puntos más importantes que se manejan en esta teoría se dividen en seis grupos:
- Funciones técnicas.
- Funciones comerciales
- Funciones financieras
- Funciones de seguridad
- Funciones de contabilidad
- Funciones administrativas
- Teoría de la administración operacional moderna.
Henri Fayol
Obras más destacadas: Administration Industrielle et Générale (1916)
Fayol se encargó de dividir las actividades que se realizan en una empresa o industria en seis grupos: Técnico, comercial, financiero, de seguridad, contable y gerencial. Debido a ello se hizo más presente la necesidad de estudiar y enseñar la administración y formuló catorce fundamentos de la administración, tales como la autoridad, la unidad de mando, la cadena de escala, etc.
- Ciencias del comportamiento.
Hugo Münsterberg (1912) Walter Dill Scott (1910) Max Weber (1946, 1947)
En esta división, los autores dieron un enfoque muy distinto a lo que se contemplaba anteriormente como la administración, y el enfoque psicológico. Hugo Munsterberg destacó la necesidad de la aplicación de la psicología en las organizaciones y primordialmente en el área de administración mientras que Dill Scott hizo mayor énfasis en la aplicación de la psicología en la publicidad, en la mercadotecnia y en el personal de una empresa. Max Weber por su parte postuló la Teoría de la burocracia.
- Teoría de sistemas.
Chester Barnard
Obras más destacadas: The Functions of the Executive (1938)
Recalcó que una de las actividades que deben desarrollar los gerentes es mantener un sistema de esfuerzo cooperativo y en base a ello se dio un enfoque de sistemas sociales amplio a administrar.
- Teoría Organizacional X y Y.
Herbert AlexanderSimon y Mc Gregor.
Obras más destacadas: El lado humano de las organizaciones (1960)
Se le da mayor importancia a las personas, pues se tienen en cuenta las necesidades que cada individuo pueda tener, y que sin duda busca cubrir al pertenecer a una organización o empresa. Únicamente cuando las necesidades básicas de una persona, en este caso un trabajador, estas satisfechas, se le puede motivar a buscar satisfacer las necesidades que surgen en un siguiente nivel. Mc Gregor hace una distinción muy marcada a lo que define como el estilo X y el estilo Y. En la primera parte, se hace mención del comportamiento mecanizado de la administración, que tiene en cuenta a cualquier persona como un ser desatento, flojo, incapaz de auto controlarse y sin disciplina. El estilo Y, tiene una forma muy distinta, define que una persona es capaz de aprender, es responsable y se encuentra motivada, por lo cual se puede llegar a tener un sistema de administración abierto y dinámico.
- Pensamiento administrativo moderno.
William Ouchi (1981)
Sin duda esta categoría es muy amplia, pues se tiene que hacer referencia a todos los avances que se han realizado en los últimos años, sin embargo, por el momento se hará mención únicamente al trabajo de Ouchi, quien observó y analizó algunas prácticas administrativas provenientes de Japón, aplicadas a un ambiente Americano.
Enfoques de la administración.
Todo este desarrollo en el ámbito de cómo se llevaba a cabo la administración, produjo también que se le dieran diferentes enfoques, con los cuales, se podía hacer más fácil, adaptar un punto de vista distinto de la administración a cada empresa u organización, dependiendo de las necesidades específicas que se tenían que cubrir.
- Enfoque empírico o de caso.
Se encarga de estudiar la experiencia a partir de casos específicos, identificando cuales se catalogan como éxitos o como fracasos.
- Enfoque de funciones gerenciales.
Se basó en el análisis y observación de cinco directores ejecutivos. En base a ello, se determinaron diez funciones gerenciales que se pueden clasificar como interpersonales, informacionales y de decisión.
- Enfoque de contingencia o situacional.
La teoría de la contingencia se basa en la influencia de determinadas soluciones en modelos de comportamiento organizacional.
- Enfoque matemático.
Hace referencia de la administración como parte de procesos, conceptos, símbolos y modelos matemáticos, un proceso únicamente lógico, que se puede expresar en símbolos y relaciones matemáticas.
- Enfoque de la teoría de decisiones.
Con un punto de vista puesto en quienes se encargan de decidir y el proceso que esto conlleva, algunos autores lo usan como base para estudiar todas las actividades dentro de una organización.
- Enfoque de reingeniería.
Se basa en pensamientos de análisis de procesos, rediseño radical y resultados espectaculares.
- Enfoque de sistemas.
Concepto que explica que aunque un sistema tiene fronteras, también interactúa con el ambiente que le rodea, lo que supone que una empresa es un sistema abierto, hace énfasis en la importancia de estudiar la interrelación para planear, organizar y controlar una empresa u organización.
- Enfoque de sistemas sociotécnicos.
Desde este enfoque se reconoce que el sistema técnico tiene un efecto muy grande en el sistema social, es decir, en las actitudes de los trabajadores de forma individual y del comportamiento de éstos en grupo. Tiene sus objetivos puestos en áreas como la producción, las operaciones de oficina y otras áreas relacionadas.
- Enfoque de sistemas cooperativos sociales.
Se preocupa por las conductas que se pueden producir de forma interpersonal y grupal que conducen a un sistema de cooperación, hacia un propósito claro.
- Enfoque de comportamiento de grupo.
La mayor importancia que este enfoque tiene recae en el comportamiento de las personas, cuando se encuentran en grupo, sus fundamentos son la sociología y la psicología sociales.
- Enfoque de comportamiento interpersonal.
Tiene su base en la psicología individual, busca el estudio de la conducta de cada individuo de forma particular. Tiene una visión hacia las relaciones humanas, el liderazgo y la motivación que puede haber dentro de una organización.
- El marco de las siete S de McKinsey.
Por sus siglas en inglés: Estrategia, estructura, sistemas, estilo, personal, valores compartidos y habilidades.
- Enfoque de administración de la calidad total.
Su visión es hacia la proporción de productos o servicios confiables y satisfactores, aptos para su uso y que cumplen con los requisitos en materia de calidad. Los conceptos fundamentales de este enfoque son: Mejora continua, atención a los detalles, trabajo en equipo y educación de calidad.
- Enfoque de proceso de administración u operacional.
Hace un recuento de conceptos o principios, técnicas y conocimiento de otros campos y enfoques gerenciales. Se emplea un desarrollo de sistema de clasificación construido en base a las funciones gerenciales de planear, organizar, contratar personal, dirigir y controlar.
Sin duda alguna, la administración ha ido cambiando con el paso del tiempo, se ha ido perfeccionando hasta tener aplicaciones tan puntuales y específicas como se conoce hoy en día, por lo cual en estos últimos años se pueden definir algunas de las características que debe cumplir, para que la administración sea un proceso altamente eficiente y que cumpla con las expectativas que se tienen en cualquier tipo de organización.
Ser universal, siendo el fenómeno administrativo el proceso general para la toma de decisiones con una visión amplia para cumplir objetivos o metas de manera eficaz y eficiente, mediante procesos como planificación, organización, dirección y control. Es una herramienta que permite coordinar los recursos que se tienen para lograr los mejores resultados posibles. Su aplicación no tiene límites, se puede emplear en organizaciones públicas o privadas, en empresa, escuelas, hospitales, industrias micho, pequeñas, medianas o grandes y por ello se le aplica el término “universal” pues se busca que en cualquier organismo que se aplique, ayude a la mejora continua.
Ser específica, aunque la administración se puede llegar a relacionar con otras áreas empresariales, es muy puntual en que sus procesos son específicos y requieren una preparación y estudio propio de la materia.
Tiene un sistema de jerarquías, todas las personas que laboran dentro de una organización pertenecen a un solo cuerpo administrativo, en el cual toman puestos específicos con los cuales pueden tener presentes cuáles son sus obligaciones y derechos, con quién y para quién trabajan y con ello desarrollar en menor o mayor grado, los procesos administrativos que se requieren.
Tiene uno o varios fines específicos, esta característica es muy importante, pues se deben conocer los objetivos de cualquier organización, con el fin de poder trazar el mejor camino hacia la superación de los mismos, de esta forma se puede facilitar la resolución de problemas y la capacidad de la organización para hacer uso de las herramientas y estrategias que la administración tiene para ofrecer.
Amplitud de ejercicio, esto indica que la administración puede ser puesta en práctica por cualquier sector de la empresa o la organización, es decir se pueden poner en acción procesos administrativos tanto en direcciones generales, gerencias, supervisiones, sector obrero, etc. Y pensando en la sociedad, desde un punto de vista organizacional, la administración se puede ver presente desde presidencias o gobiernos hasta en un grupo tan reducido como lo es una familia.
Se relaciona con muchas y muy varias disciplinas, es decir, es interdisciplinaria, pues pone en práctica bases y fundamentos de otras ciencias. Los procesos, procedimientos, estrategias o herramientas que se pueden llegar a ocupar en la administración, están altamente relacionadas con ciencias como las matemáticas, la estadística, derecho, economía, contabilidad, psicología, antropología, filosofía, sociología, etc.
Conclusión.
La administración ha permitido el desarrollo de múltiples ideales o enfoques, con los cuales se ha podido suplir las necesidades que como sociedad se tienen. Visto dentro de una organización, la administración cumple con algunos aspectos específicos como el de Planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos que se tienen, siempre enfocados a cumplir con uno o varios propósitos u objetivos bien establecidos.
Hay diferentes habilidades y competencias que un buen administrador debe desarrollar, para poder hacer bien su trabajo, pero en el mundo laboral hay algunas que las empresas buscan principalmente como son, su actitud, pues el administrador debe ser quien motive a un cambio de mentalidad en la organización, en los procesos que se llevan a cabo, en las actividades que se realizan, y por último en los productos o servicios que se ofrecen al público en general.
Otro punto muy importante que se debe destacar es que su materia prima, o un elemento que debe estar presente en sus trabajos, es la innovación, pues es la persona en quien recae la responsabilidad de que la empresa sea más eficaz y eficiente, así como competitiva, teniendo siempre la vista puesta en lograr que la organización sea un éxito en un mundo de negocios lleno de cambios y competencias muy duras.
El administrador debe de cumplir con muchas características, pero todo ello conlleva a un bien tanto en su vida profesional como en su vida personal, desarrollando un don de liderazgo único dentro de cualquier tipo de organización.
Bibliografía
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