Sistema integrado de gestión organizacional para una ONG ambientalista

1. PROBLEMA DE INVESTIGACION

1.1.  Formulación

¿Es importante un Sistema Integrado de Gestión Organizacional para conocer y diseñar organizaciones más inteligentes, conscientes de su inherente responsabilidad socioambiental, y eficientes en el manejo de recursos para la maximización de oportunidades y minimización de riesgos hacia y del  medio ambiente?

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1.2.  Sistematización

  • ¿Cómo planear la organización?
  • ¿Cómo direccionar y gerenciar la fundación?
  • ¿Qué conceptos, instrumentos y herramientas administrativas deben apropiarse?
  • ¿Cómo proyectar la organización hacia una gestión ambiental competitiva?
  • ¿Bajo qué principios deberá guiarse el pensamiento y la acción ambiental?

Identificación

2. JUSTIFICACIÓN

Las organizaciones son sistemas sociales, tanto formales como informales, y están constituidas sobre la base de un mutuo interés y satisfacción de necesidades.  Como sistema, la organización incorpora la idea de que el medio ambiente esta sujeto a cambios dinámicos y las partes del sistema son interdependientes y están/ sujetas a los cambios de las demás partes.

Quizá no existe actividad humana que sea más importante que administrar[1], debido a que todo administrador, a todo nivel y en toda clase de organización tiene la tarea básica de diseñar, establecer y mantener un entorno en el cual las personas puedan lograr metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales y con las mayores satisfacciones personales y grupales.  Con respecto a las interacciones del entorno, resulta claro que el administrador ambiental no puede efectuar su tarea, en forma correcta a menos que comprenda y responda a los diversos elementos del medio ambiente en cualquier organización, a sus amenazas y oportunidades o debilidades y fortalezas de diverso orden.

Dentro de las organizaciones sociales establecidas, ya sean de carácter ambiental, económico, cultural y tecnológico; muchos de los nuevos administradores están comenzando su carrera profesional con la expectativa de cambiar el MODUS OPERANDI de éstas.  Consecuentemente, estos profesionales están pugnando porque ocurran actividades de carácter político, social y económico, apoyados por diferentes entes públicos y privados, en pro de fomentar la integración de la dinámica ambiental en el desarrollo local y regional, asesorar procesos de desarrollo ambiental, aplicar eficientemente los diferentes instrumentos de gestión, dinamizar la formación para la gestión ambiental integral  y  fomentar en todos los sectores de la sociedad una cultura del desarrollo sostenible.  Para tal propósito las teorías administrativas de diversa índole, la teoría general de sistemas, la calidad y   gestión ambiental proporcionan a las organizaciones un marco para alcanzar una gestión ambiental integral más consistente y confiable.  Con la puesta en práctica de un Sistema Integrado de Gestión Organizacional la fundación se hace consciente de todos sus aspectos ambientales y no sólo de los que están  regulados por una legislación vigente, es decir,  se encuentra diseñado para atender todas las facetas de las operaciones, actividades, productos y servicios que puedan tener impacto en, o interáctuar con, el ambiente.

Dentro del enfoque del Sistema Integrado de Gestión Organizacional se reconoce la manera en la cual una organización  afronta su entorno competitivamente sin desligar cada una de sus funciones de manera particular, sino con visión y compresión holística de la misma.

La puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión Organizacional producirá un cambio cultural gradual dentro de la fundación.  Esta es una expectativa razonable ya que el sistema requerirá de una percepción creciente, educación, capacitación y ocupación de parte de los individuos para que comprendan y respondan a los aspectos ambientales y competitivos del entorno.

3. OBJETIVOS

3.1.  GENERAL

Diseñar un Sistema Integrado de Gestión Organizacional en la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR para el cumplimiento de sus obligaciones ambientales, sociales y económicas.

3.2.  ESPECÍFICOS

3.2.1. Realizar un diagnóstico estratégico organizacional en la fundación.

3.2.2. Formular un plan de acción ambiental y de direccionamiento organizacional.

3.2.3. Construir un sistema de medición para la gestión operativa y ambiental de la fundación.

3.2.4. Proveer  a la fundación de una propuesta del Sistema Integrado de Gestión Organizacional.

4. MARCO DE REFERENCIA.

4.1.  OBJETO DE ESTUDIO

La fundación  es una organización privada de naturaleza civil, sin ánimo de lucro,  su razón social  es Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR, esta organización se encuentra conformada por estudiantes y egresados de la Facultad de Ciencias Ambientales de la Universidad Tecnológica de Pereira. Se crea legalmente el 3 de Marzo del 2000  en la ciudad de Pereira por acta de constitución en  asamblea general presentando un número total de 41 socios fundadores.  Inscrita ante Cámara de Comercio, el día 30 de Marzo del mismo año, bajo el numero 3,149 con el que, y de conformidad con el decreto 2150 de 1995 la Superintendencia de Industria y Comercio otorga autorización de ejercicio y certifica su existencia y representación legal.   De igual manera la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales  asigna el número de identificación tributaria Nit 816.000.4390-6 y el número de matricula  comercial 501474-15.

Como organización el máximo órgano de decisión lo constituye la Asamblea General que es quien aprueba y hace cumplir los estatutos. La Junta Directiva está conformada por los siguientes cargos: presidente, vicepresidente, secretario general, tesorero y representante ejecutivo de los socios.  La organización en sus inicios desarrolló talleres de planeación en los cuales se construyeron los estatutos y una presentación corporativa, luego se elaboró la estructura orgánica apoyada en un departamento de desarrollo organizacional, uno de investigación y gestión de proyectos, respaldados ambos por un sistema de información gerencial. En estos talleres se construyeron los manuales de funciones, además de generar las líneas y dinámica de proyectos, se diagnosticó la organización y se generaron los planes de desarrollo y de acción para el año 2000 – 2001.

4.2.  MARCO TEÓRICO – CONCEPTUAL

Como base para el establecimiento de un Sistema Integrado de Gestión Organizacional es necesario conocer los más importantes aportes de las teorías administrativas, la teoría general de sistemas y los sistemas de calidad y de gestión ambiental; de manera que proporcionen un marco de referencia hacia el conocimiento de distintos elementos dentro de las organizaciones tales como:  la estructura, las competencias, las personas, la tecnología y el ambiente.

4.2.1.  ESCUELA CLÁSICA

Entre los principales aportes de esta escuela se destacan:

Obtener un ambiente de armonía grupal, consolidar la cooperación de los individuos, desarrollar la capacidad plena de todos los individuos en favor del  bienestar particular y colectivo, realizar la división de tareas de acuerdo a las fortalezas individuales por medio  de la administración del personal, lograr capacitación e investigación dentro del recurso humano para el mejoramiento, sustentar las decisiones en la información y la documentación de tal forma que sobrevivan en la memoria organizacional.

4.2.2.  ESCUELA DE LAS CIENCIAS DE LA CONDUCTA Ó  ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Sus principales postulados se basan en:

Establecer el recurso humano como fundamental en la administración de las organizaciones, fomentar y mantener las relaciones entre los individuos para el bien colectivo, realizar la interacción grupal hacia la participación en las decisiones de la organización, considerar los deseos de asociación y superación personal de los individuos, motivar y respaldar en su desempeño a los trabajadores.

4.2.3.  ESCUELA CONTEMPORÁNEA  Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

En esta corriente se distinguen pensadores que para su doctrina tomaron ideas y aspectos de otras escuelas para alcanzar cierto equilibrio, obteniendo una síntesis de cada una, para lo cual recurrieron a las escuelas clásica y  de las relaciones humanas,   entre otras. Sus estadios se sintetizan en:

Rescatar la importancia del establecimiento y cumplimiento de los objetivos organizacionales por medio del compromiso colectivo, el proceso administrativo debe poseer un sistema de valores que busque obtener resultados concretos, destacar la importancia de la medición y evaluación del desempeño organizacional y resaltar el papel que cumple la comunicación dentro de las organizaciones.

4.2.4.  TEORÍA  GENERAL DE SISTEMAS.

La aplicación de la teoría general de sistemas en las organizaciones recibe el nombre de teoría sistémica de organizaciones[2], en la cual se concibe a la organización como un sistema abierto y además como un sistema energético de insumo – resultado, en el cual la energía proveniente del resultado reactiva el sistema. Todos los sistemas sociales, consisten en un patrón de actividades de un número de individuos, si el patrón o paradigma solo se presenta una vez o a intervalos independientes no podría hablarse de organización.  El enfoque sistémico hace posible “examinar la estabilidad o recurrencia de las actividades, en relación con el insumo energético del sistema, la transformación de energía dentro del sistema y el producto resultante o resultado energético”[3].

De esta manera  podemos entender la organización  como un conjunto de elementos, interrelacionados entre sí y con el medio que la rodea.  Y así mismo, se puede revelar los aspectos que involucra el concepto de sistema en las organizaciones[4]:

  • Un sistema abierto.
  • Delimitable hacia afuera.
  • Orientada al rendimiento y un fin determinado.
  • Una red de subsistemas.
  • Orientada a la supervivencia.

De igual manera denotar las características de que apoyan las cuatro funciones claves de un sistema  organizacional[5]:

Estabilidad: que permite al sistema integrar a las personas y asegure su funcionamiento por rutinas y reglas.

Adaptabilidad:  para que el sistema sea capaz de evolucionar dinámicamente frente al cambio en el entorno.

Eficiencia:  por lo cual el sistema atiende su objetivo con el menor esfuerzo posible en comparación con otros sistemas.

Sinergia:  para que el sistema global actúe en mayor magnitud que la suma de las partes que lo componen.

4.2.5.  SISTEMAS DE CALIDAD Y DE GESTIÓN AMBIENTAL NTC ISO 9000 & ISO 14000.

La ISO 9000 proporciona a las organizaciones proveedoras un medio para demostrar a las organizaciones cliente la consecución de requerimientos de calidad; resalta los logros de una organización proveedora al proporcionar un desempeño general en relación a los objetivos de calidad. Su estructura mezcla actividades de administración, requerimientos de proceso y requerimientos de verificación. Tanto la ISO 9000 como la ISO 14000 incluyen elementos de compromiso y responsabilidad de la dirección, documentación y administración del sistema, auditoria, control operacional y de documentos, capacitación, vigilancia, medición y acción correctiva.

La gestión ambiental es un enfoque sistemático frente al cuidado ambiental en todos los aspectos organizacionales.  La implementación de este enfoque normalmente es un proceso voluntario.  Sin embargo las organizaciones evalúan los beneficios de la adopción de un manejo ambiental no sólo en términos financieros, sino también los riesgos por no tratar adecuadamente los aspectos ambientales.

Los sistemas de gestión ambiental están enmarcados en las normas de aplicación voluntaria NTC ISO 14000, que  permiten realizar una evaluación de todos los sistemas que componen la estructura de la organización, evaluar los productos y/o servicios generados y sistematizar e integrar la protección ambiental en la administración global de la organización con el fin de lograr un cumplimiento consistente en los requerimientos  internos y externos.

Los elementos centrales de la norma son:

  • Política ambiental, en la cual se expresan públicamente los compromisos adquiridos por la organización, y es a su vez un marco de referencia para definir los objetivos y metas ambientales.
  • Planificación, en donde se identifican los aspectos ambientales como los requerimientos legales, y se establece un programa ambiental para cumplir objetivos y metas.
  • Implementación y operación, donde se determina “quien hace qué”, se proporciona entrenamiento e información, se realiza control de documentación y operaciones y se define la preparación y respuesta ante emergencias.
  • Verificación y acción correctiva, cobija los registros, las monitorías y mediciones así como las auditorias al sistema.
  • Revisión por parte de la gerencia, que contempla realizar una supervisión formal e informal al sistema de administración.

4.2.6.  GERENCIA INTEGRAL

La gerencia integral[6] es el arte de integrar todas las facetas del manejo de una organización en procura de dirigirse hacia una mayor competitividad.

Para obtener un sistema de gerenciamiento integral es necesario, en un primer nivel, formular una estrategia, para definir a dónde debería ir la organización y cómo alcanzar sus objetivos, la cual se obtiene de responder a tres preguntas:

  • ¿Dónde esta la organización ?
  • ¿A dónde se quiere ir ?
  • ¿Cómo vamos a alcanzar esos objetivos ?

En segundo nivel, es necesario llevar a cabo una organización, definir y delimitar su estructura y sus funciones o competencias; de tal modo que esta organización  pueda apoyar o soportar la estrategia de la manera más eficiente.  “Las estructuras siguen a las estrategias”[7].

En tercer y último nivel se requiere crear y fomentar una cultura organizacional que permita animar a las personas y dinamice la organización para soportar la estrategia, esta representa un elemento que le da identidad a la organización, la hace diferente a las demás,  para ello incluye los valores, las creencias y los comportamientos.

4.2.7.  SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL. SIGO

Un sistema es concebido como el conjunto de elementos relacionados entre sí, entre los cuales existe cierta cohesión y unidad de propósito.  Integrado como la operación que incluye las funciones necesarias para el cumplimiento de un objetivo general.  La gestión como el grupo de acciones encaminadas a conseguir o resolver algo.  Y organizacional como la  reunión de personas en forma asociada.

El Sistema Integrado de Gestión Organizacional (SIGO) conceptualmente hablando es el conjunto de herramientas de la administración relacionadas  y cohesionadas entre sí, con el fin de determinar las acciones encaminadas a alcanzar una meta o fin, para el cumplimiento eficaz en lo planeado y eficiente en lo realizado por la organización.

El  SIGO es una construcción  metodológica de un estadio en una organización como la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR, a partir de distintos e importantes aportes de la administración para proveer de herramientas necesarias que contribuyan a el cumplimiento de los objetivos organizacionales de una manera holística en un ambiente ideal de trabajo, donde se fusione sistemáticamente la fundación para la transformación competitiva y responsable en el mercado hacia una gestión ambiental efectiva.

El SIGO define los instrumentos organizacionales agrupados en:  personas, ideas, funciones y actividades que hacen parte del proceso administrativo de la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR.  El proceso se inicia con el propósito de la organización expresado colectiva y participativamente por los miembros de la fundación.  Se determina el rol organizacional, además de la comprensión frente al medio en él que ésta se desenvuelve, realizando un diagnóstico estratégico para comprender la situación actual por medio de la identificación de los recursos disponibles y las necesidades reales, así como, las actividades y mecanismos de planeación para lograr un equilibrio entre ambos.  Se obtienen y revisan los datos para la realización  del análisis situacional de manera sistemática, identificando el impacto de actividades, productos o servicios sobre el ambiente y los diversos grupos de interés como clientes, socios, competidores, comunidad, la organización, etc.; en el presente como hacia el futuro por medio de un pronóstico de hacia dónde nos conduciría el rumbo inicialmente tomado.

En un análisis prospectivo se realiza un acercamiento a las futuras estrategias a ser implantadas, con el establecimiento de prioridades y la selección de alternativas.  Predeterminando el curso a seguir ya sea a corto, mediano o a largo plazo, de una manera remediadora o preventiva por toda la organización; midiendo los posibles  resultados  comparándolos con los objetivos, para establecer si es realmente el camino  que conduzca a la potenciación de los aspectos internos en pos de enfrentar competitivamente el mercado ambiental local.

De igual manera  se valida la formulación participativa y concertada de la orientación corporativa, en donde se busca fomentar una conciencia colectiva por medio de una capacitación adecuada para obtener un personal competente, consciente de sus conocimientos, funciones, responsabilidades y de lo que cada uno representa en el esquema global de la fundación, hacia la génesis de una cultura ambiental donde todos se encaminen y direccionen de forma unificada a el desarrollo organizacional en búsqueda de la satisfacción de los objetivos tanto colectivos como individuales de mejoramiento ambiental.

La planeación de los cursos de acción se construirá a partir de las estrategias generadas, por lo cual éstas serán evaluadas y desarrolladas posteriormente en el plan de desarrollo y en el plan operativo  cumpliendo los objetivos determinados para lograr que cada nivel administrativo y operativo esté comprometido con cada uno de ellos.

El SIGO reconoce la importancia de generar estructuras organizacionales, no trabajar sobre las existentes, pues las estructuras deben crearse a partir del rumbo, la orientación y el direccionamiento  establecido[8].  De esta manera  se pretende crear una estructura flexible y versátil, altamente eficiente donde exista la participación, el empoderamiento y se dé un excelente flujo de comunicación e información; todo esto sin desplazar las jerarquías ni  permitir el abuso de la autoridad.  Una estructura consciente de sus competencias, obligaciones y responsabilidades, con una clara visión  de las actividades que cada equipo e individúo debe realizar.

Finalmente el SIGO para poder desarrollar un proceso de mejoramiento organizacional continúo y flexible, vela por la evaluación, acciones correctivas y retroalimentación que garanticen un seguimiento y control sobre todos los aspectos funcionales y organizacionales de la fundación , donde se destaca la importancia de crear un sistema de medición de gestión tanto operacional como ambiental que permita a la fundación y a sus miembros conocer los aspectos ambientales, sociales, económicos, culturales, políticos y tecnológicos que generen insatisfacciones, obstaculicen el cumplimiento de los objetivos y degeneren el funcionamiento; sobre los cuales se debe investigar y desarrollar acciones que permitan prevenir y corregir  los mismos.

[1] KOONTZ, Harold. ADMINISTRACIÓN. Una perspectiva global.

[2] Katz y Khan. The Social Psychology of Organizations. 1966

[3] Katz y Khan. 1977

[4] Zimmermann, A. Gestión del cambio organizacional. 1998

[5] Ibid.

[6] SALLENAVE, Jean Paul. La Gerencia Integral. 1994

[7] Chandler. Colección vídeo empresarial. Cesa. Incolda. Sta. Fe de Bogotá. 1995

[8] Chandler, Alfred.  Estrategia y estructura. 1962.

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Rodas Arenas Mario Andrés. (2006, mayo 22). Sistema integrado de gestión organizacional para una ONG ambientalista. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/sistema-integrado-de-gestion-organizacional-para-una-ong-ambientalista/
Rodas Arenas, Mario Andrés. "Sistema integrado de gestión organizacional para una ONG ambientalista". GestioPolis. 22 mayo 2006. Web. <https://www.gestiopolis.com/sistema-integrado-de-gestion-organizacional-para-una-ong-ambientalista/>.
Rodas Arenas, Mario Andrés. "Sistema integrado de gestión organizacional para una ONG ambientalista". GestioPolis. mayo 22, 2006. Consultado el 25 de Agosto de 2019. https://www.gestiopolis.com/sistema-integrado-de-gestion-organizacional-para-una-ong-ambientalista/.
Rodas Arenas, Mario Andrés. Sistema integrado de gestión organizacional para una ONG ambientalista [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/sistema-integrado-de-gestion-organizacional-para-una-ong-ambientalista/> [Citado el 25 de Agosto de 2019].
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