Sistema de control de gestión y gerencia estratégica

Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Autores:
Lic. Oliek González Solán.
Lic. Jorge de la Vega Yabor.
MsC. Néstor Loredo Carballo.
Lic. Pedro L. del Pozo Álvarez.
Introducción
El presente trabajo tiene como objetivo caracterizar los Sistemas de Control de Gestión
en base a la gestión estratégica de las organizaciones.
Establece un conjunto de elementos de análisis que justifican la necesidad de enfocar
los sistemas de control en función de la Estrategia y la Estructura de la organización, y
de otorgarle al sistema de información, elementos de análisis cuantitativo y cualitativo,
elementos financieros y no financieros, resumidos todos en los llamados factores
formales y no formales del control.
Significa además la importancia de la existencia de un sistema de alimentación y
retroalimentación de información eficiente y eficaz, para la toma de decisiones
generadas del sistema de control de gestión sistémico y estratégico, a través de los
Cuadros de mando.
Los sistemas de control para la gestión estratégica de las organizaciones.
Todo sistema de dirección, por muy distintas que sean sus características o función
social, está compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformación y
funcionamiento. Para Newman (1968, p. 21.): “La dirección ha sido definida como la
guía, conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo
común.” 1
El trabajo de cualquier directivo puede ser dividido en las siguientes funciones:
1 William Newman. Programación, organización y control. Bilbao, Ed. Deusto, 1968, p. 21.
Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
1. Planificar: determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el
esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas
y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación
de previsiones día a día.
2. Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en
unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados
en tales unidades operativas.
3. Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organización, el
personal ejecutivo, el capital, el crédito y los demás elementos necesarios para
realizar los programas.
4. Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los
responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el
superior y sus subordinados.
5. Controlar: vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente
posible a los programas. Implica estándares, conocer la motivación del personal
a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los
estándares y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía
de la previsión. (Newman, 1968).
Siempre que se está en presencia de un proceso de dirección, estas funciones deben
estar implícitas, aunque la subdivisión que se presenta tenga un carácter puramente
analítico y metodológico, ya que todos se producen de forma simultánea en un período
de tiempo dado, y sin atenerse a este orden predeterminado en el cual se presenta. En
la actualidad, esta subdivisión la conforman solamente la planificación, la organización,
la dirección y el control, pues se considera que en cualquiera de las restantes, la
coordinación es parte de ellas.
Lo que si resulta indiscutible, es que cada una de estas funciones juega un papel
determinado dentro del proceso de dirección, complementándose mutuamente y
formando un sistema de relaciones de dirección. A pesar del papel de cada una,
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
muchos autores se plantean la importancia relativa que tiene la planificación por sobre
las demás.
Los Sistemas de Control de Gestión. Su estructura y funcionamiento.
Desde la comunidad primitiva, el hombre se ha planteado la necesidad de regular sus
acciones y recursos en función de su supervivencia como individuo o grupo social
organizado. En cualquier caso, existió en primer momento, un instinto de conservación
y con el posterior desarrollo bio-psico-social, una conciencia de organización que les
permitió administrar sus recursos. Surgió así un proceso de regulación y definición de
actividades que garantizaba:
1. Orientarse hacia una idea o necesidad determinada, guiados generalmente por
un líder.
2. Contar con alimentos, herramientas, tierra y hasta lugares para la pesca en
determinado período del año.
3. Conocer exactamente, quién o quiénes eran responsables de una u otra labor.
4. Detectar alguna falta y las posibles causas.
5. Actuar ante una situación que atentara en contra de lo que se encontraba
previsto.
Este proceso que inicialmente era una actividad intuitiva, fue perfeccionándose
gradualmente y con el tiempo evolucionó a modelos que reforzarían su carácter
racional y por lo tanto han ido profundizando y refinando sus mecanismos de
funcionamiento y formas de ejecución, hasta convertirse en sistemas que, adaptados a
características concretas y particulares, han pasado a formar parte elemental y punto
de atención de cualquier organización.
Con el desarrollo de la sociedad y de los sistemas de producción influenciados por el
desarrollo científico técnico y las revoluciones industriales, la forma de enfrentar
situaciones objetivas ha exigido una mayor profundidad de análisis y conceptos para
asumir funciones o desempeñar papeles determinados y mantener al menos un nivel
3
Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
de competencia que permita sobrevivir. Derivados de este proceso surgen ideas y
términos como la gestión y todo lo que ella representa.
La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de
una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado.
Puede asumirse, como la “disposición y organización de los recursos de un individuo o
grupo para obtener los resultados esperados”2. Pudiera generalizarse como una forma
de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.
Los sistemas de gestión han tenido que irse modificando para dar respuesta a la
extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que se han ido adoptando, así
como a la forma en que el comportamiento del entorno ha ido modificando la manera
en que incide sobre las organizaciones.
Para lograr definir, por tanto, lo que se ha dado en llamar “Control de Gestión”, sería
imprescindible la fusión de lo antes expuesto con todo un grupo de consideraciones y
análisis correspondientes sobre el control.
En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo
caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la
información y hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar
decisiones.
El proceso de control clásico consta de una serie de elementos que son:
Establecimiento de los criterios de medición, tanto de la actuación real como de lo
deseado. Esto pasa por la fijación de cuáles son los objetivos y cuantificarlos; por
determinar las áreas críticas de la actividad de la organización relacionadas con las
acciones necesarias para la consecución de los objetivos y por el establecimiento de
criterios cuantitativos de evaluación de las acciones en tales áreas y sus repercusiones
en los objetivos marcados
Fijación de los procedimientos de comparación de los resultados alcanzados con
respecto a los deseados.
2 Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2002. © 1993-2001 Microsoft Corporation.
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Análisis de las causas de las desviaciones y posterior propuesta de acciones
correctoras.”
La principal limitante de este enfoque sobre el control radica en que las acciones
correctivas se tomarán una vez ocurrida la desviación (a posteriori), por el hecho de no
encontrarse previamente informados y preparados para evitar la posible desviación.
Además presenta otras limitantes que lo hace poco efectivo ante las necesidades
concretas de la organización, que requieren un análisis más detallado, en cuanto a su
relación con el entorno, características de la organización, carácter sistémico y
valoración de aspectos cualitativos los cuales se denominarán en lo adelante factores
no formales del control.
Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control como proceso,
lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que
resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados.
Es preciso comenzar entonces por el concepto de Sistema, visto esto como un
conjunto de elementos interrelacionadas entre si, en función de un fin, que forman un
todo único y que posee características nuevas que no están presentes en cada uno de
los elementos que lo forman.
Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y la
obligación de cumplirla y contribuir de forma sinérgica al correcto funcionamiento y, en
definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una organización, solamente esto le
permitirá sobrevivir.
Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones,
funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la
situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y
tomar decisiones para reaccionar ante ella.
Los sistemas de control (Menguzzato y Renau. 1986, p. 245.) deben cumplir con una
serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:
1. Ser entendibles.
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2. Seguir la forma de organización.
3. Rápidos.
4. Flexibles.
5. Económicos.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una
estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el
posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría
que agregar a la definición brindada dos factores importantes.
El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de
información. (Centro de responsabilidad).
Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se
recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.
El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas
que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos
que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en definitiva su razón
de ser.
El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratégicos
de una organización, le otorga un carácter eminentemente estratégico, pues estará
diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en función
del cumplimiento de esos objetivos y a la vez aportará información para la toma de
decisiones estratégicas.
Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características del
entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El seguimiento
de la evolución del entorno permite reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en
que se lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente.
Centro de responsabilidad es aquella área, departamento e incluso persona que, por las características de la función que
desempeña, dentro de la organización tenga un peso o participación importante en el logro de los objetivos.
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Para lograrlo es necesario que el Sistema de Control funcione de tal forma que permita
obtener la información necesaria y en el momento preciso. Debe permitir conocer qué
está sucediendo alrededor y tomando como base las vías escogidas para llegar al
futuro (Estrategias), conocer la reacción a esos cambios externos. Muchas veces, los
cambios externos exigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cómo y
cuándo cambiar.
“El futuro no se puede prever en los términos en los que hasta ahora lo hemos
entendido, sino que es necesario inventárselo. Nunca saldremos de lo que somos,
personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que
deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello.”3 De allí la importancia fundamental de
la planificación y la efectiva determinación de objetivos estratégicos.
Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir el grado de
cumplimiento de esos objetivos.
Se hace necesario, entonces, identificar un grupo de indicadores, cuantitativos y
cualitativos que expresen el nivel y la calidad del cumplimiento de cada objetivo.
A continuación se presentan algunos de los aportes que se han realizado a los
sistemas de control en el mundo organizacional.
Según Gerry Johnson y Kevan Acholes (1997, p. 264.): “…a menudo los directivos
tienen una visión muy limitada de en qué consiste el control directivo de un contexto
estratégico.”4
Ambos consideran los sistemas de control en dos grandes categorías:
1. Sistemas de información y medición: Sistemas financieros, indicadores, etc.
2. Sistemas que regulan el comportamiento de las personas.
Otros autores establecen momentos por los cuales debe atravesar cualquier sistema de
control.
3 Jorge Pérez Norbona. Visión: Surgimiento y peculiaridades. Economía y Desarrollo No. 2(125). La Habana, 1999, p. 93.
4 Johnson y Scholes. Dirección estratégica. Madrid, Ed. Prentice Hall, 1997, p. 264.
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Para Harold Koontz y Heinz Weihroh (1994, p. 128.) todo sistema de control debe
atravesar por éstas tres etapas:
1. “Establecimiento de estándares y puntos críticos.
2. Medición del desempeño.
3. Corrección de las desviaciones.”5
Este fundamento es muy parecido en general al concepto clásico de control. Ambos
conceptos defienden y fundamentan lo siguiente:
El establecimiento de estándares y puntos críticos, permite a la dirección orientarse
directamente sobre indicadores que le informen sobre la situación (a priori o a
posteriori) de la organización. Los planes facilitan la comparación con lo que se ha
logrado, pero atentan en contra de la innovación.
En este punto se incluye la determinación de los objetivos que se traza la organización
para su superación pero la poca flexibilidad en el mayor de los casos solo les permite
sobrevivir.
En cada microentorno u organización, existe una serie de aspectos que son
especialmente importantes y de los cuales depende, en última instancia, su posición
competitiva. Esta valoración, permite tener una idea de qué y cuáles son los puntos
críticos de la organización. Algunos autores definen estos aspectos cómo variables
clave, mediante las cuales se debe expresar el funcionamiento interno y la proyección
de la organización. (Véase Indicadores y centros de responsabilidad.)
En base a estos indicadores, se puede medir de forma cuantitativa el comportamiento
de los componentes de la organización, lo que se define cómo medición y evaluación
del desempeño.
Se considera que la evaluación del desempeño debe hacerse con un enfoque
multidimensional, y medirse a través de criterios como estabilidad, eficiencia, eficacia y
mejora del valor, para los cuales, si se toman como referencia estándares normados o
5 Koontz y Weihorh. Elementos de Administración. D.F. México, Ed. McGraw-Hill/Interamericana de México, 1994, p. 128.
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planificados, expresarán el nivel de Efectividad y si se toma como punto de partida la
competencia, entonces expresarán el nivel de Competitividad de la organización. No
basta con determinar los criterios para hacer una correcta evaluación del desempeño,
también se requiere de una interacción armónica entre objetivos, estrategias,
indicadores. Esto permite hacer análisis cualitativos y hacerlo en función de los
objetivos globales y en los procesos locales para hacer posible el análisis de las causas
raíces del nivel de desempeño alcanzado por la organización en general.
Después de efectuada la comparación entre los indicadores y el real, se analizan las
causas de las desviaciones y se toman medidas para corregir el comportamiento, lo
que en organizaciones flexibles y que abiertas al cambio, podría implicar incluso
reorientar el rumbo de la gestión.
Para Menguzzato y Renau (et. al., 1984, p. 245.), existe un grupo de variables que
recogen toda la información necesaria para fijar el valor esperado y compararlo con la
salida del sistema.
1. “Variables esenciales: de gran importancia en el funcionamiento del sistema
y están ligadas (o representan incluso) a los objetivos del sistema.
2. Variables de acción: pueden ser manipuladas por otro sistema o por un
operador y tienen como misión regular el funcionamiento del sistema.”6
Todas estas ideas se cristalizan en sistemas de control diseñados en dependencia de
la cultura organizacional o de las características del entorno, objeto social o
simplemente sus necesidades.
El control de gestión.
Las condiciones en que se compite en la actualidad por acceder a los recursos
necesarios, por reducir gastos y costos, por aumentar la calidad de los productos y
servicios, y el colosal desarrollo de las comunicaciones y el transporte, han modificado
la forma de actuar e interactuar de las organizaciones. Los procesos de dirección han
evolucionado, de igual forma, a un sistema superior.
6 Menguzzato y Renau. Dirección estratégica de la empresa. Valencia, Ed. Euroed, 1986, p. 374.
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Estos y otros factores hacen del concepto clásico de control, solo un elemento de
consulta. El Control de Gestión actual es una muestra de ello.
Al principio (1978), se consideraba el Control de gestión, como una serie de técnicas
tales como el control interno, el control de costos, auditorías internas y externas,
análisis de ratios y puntos de equilibrio, pero el control presupuestario constituía y aún
para algunos constituye el elemento fundamental de la gestión.
La ambigüedad de este concepto se debe a que ha sido sometido a muchas
modificaciones propias de su evolución, con el objetivo de aportarle elementos que lo
aparten “de su aspecto esencialmente contable y a corto plazo.”7
Anthony R. (1987, p. 168.) lo considera, acertadamente, “como un proceso mediante el
cual los directivos aseguran la obtención de recursos y su utilización eficaz y eficiente
en el cumplimiento de los objetivos de la organización.”8
Véase que en estos casos, la Contabilidad de Gestión no es más que otro mecanismo
de control disponible.
El sistema de control de gestión esta destinado a ayudar a los distintos niveles de
decisión a coordinar las acciones, a fin de alcanzar los objetivos de mantenimiento,
desempeño y evolución, fijados a distintos plazos, especificando que si los datos
contables siguen siendo importantes, está lejos de tener el carácter casi exclusivo que
se le concede en muchos sistemas de control de gestión.
Para Joan Ma. Amat (1992, p. 35.), el Control de Gestión es: "... el conjunto de
mecanismos que puede utilizar la dirección que permiten aumentar la probabilidad de
que el comportamiento de las personas que forman parte de la Organización sea
coherente con los objetivos de ésta."9
Este concepto propone una nueva dimensión del control de gestión, pues no solo se
centran en el carácter contable y a corto plazo de éste, sino que reconocen la
existencia de otros factores e indicadores no financieros que influyen en el proceso de
7 Ibíd., p. 380.
8 Menguzzato y Renau. Op. Cit. p. 380.
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creación de valor, ya sea en productos o servicios, y se enfocan sobre la base de la
existencia de objetivos propuestos a alcanzar.
Se le incorpora un balance periódico de las Debilidades y Fortalezas, un análisis
comparativo e interorganizaciones, el uso del Cuadro de Mando como mecanismo de
control y flujo de información.
Otra filosofía de perfeccionamiento del sistema de gestión está destinada a poner de
manifiesto las interrelaciones entre los procesos humanos y el sistema de control,
utilizando para ello, factores no formales del control, los cuales han cobrado gran
importancia en los últimos años.
No obstante este desarrollo, aún pueden identificarse un conjunto de limitaciones del
Control de Gestión entre las que se pueden mencionar:
o
o
o
o
Acerca de lo que debería ser el contenido de un sistema de control de gestión.
La complejidad de la organización y de su entorno no se ve reflejada en la
complejidad del sistema del control de gestión.
El control no establece una relación entre la evaluación de planes y
presupuesto y a la evaluación de las estrategias que pueden volverse
obsoletas ya que, dada la turbulencia del entorno, el marco de referencia
en el cual se inscriben los planes y presupuestos no es inalterable.
No tiene en cuenta tanto la dimensión estratégica como la financiera. El
equilibrio financiero no siempre garantiza competitividad, lo que significa que es
necesario:
Tener en cuenta que un control volcado hacia los resultados a corto plazo
puede comprometer la competitividad a largo plazo.
Que es importante tener un doble presupuesto (uno estratégico y uno
operativo).
9 Joan Mª Amat. Control de Gestión. Barcelona, Ed. Ediciones Gestión 2000 S.A., 1992, p. 35.
11
Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
o
Que el enfoque debe ser anticipador, por lo turbulento que es el entorno.
Es así como los diseños más recientes de los procesos y sistemas de Control de
Gestión están caracterizados por cinco aspectos, que retoman de los procesos de
control precedentes por ser derivado de ellos.
El proceso de control de gestión, por tanto, partiendo de la definición clásica del control,
retomando criterios de otros autores y ajustado a las necesidades actuales de gestión
de información y añadiendo elementos no formales de control pudiera plantearse en
cinco puntos:
1. Conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar
posteriormente el aporte de cada departamento a las variables claves de la
organización.
2. Modelo predictivo que permita estimar (a priori) el resultado de la actividad
que se espera que realice cada responsable y/o unidad.
3. Objetivos ligados a indicadores y a la estrategia de la organización.
4. Información sobre el comportamiento y resultado de la actuación de los
diferentes departamentos.
5. Evaluación del comportamiento y del resultado de cada persona y/o
departamento que permita la toma de decisiones correctivas.
Para Amat (1992, p. 35.), “en función de la combinación de mecanismos que utilice una
organización para adaptarse al entorno y facilitar el control interno, se pueden
considerar cuatro tipos de sistemas de control: Familiar (o de Clan), Burocrático (o de
formalización del comportamiento), por Resultados (o de mercado) y Ad-hoc (o de
Network).”10 Muchos autores acostumbran a asociar el control por resultados con el
control de gestión. El hecho de que, por sus características, muchas organizaciones no
utilicen este sistema sino otro, no implica que no realicen control de gestión.
10 Ídem.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
La preferencia por un sistema u otro estará influenciada por la dimensión de la
organización, el grado de centralización de las decisiones, la posibilidad de formalizar
la actividad, las características personales y culturales de la organización y el
comportamiento y las características del entorno.
Cuanto mayor es la centralización se reduce la necesidad de utilizar mecanismos
formalizados de control para facilitar el proceso de decisión. A media que la
organización sea mayor será necesario especificar los procedimientos para proceder a
la delegación de las tareas a los niveles inferiores.
A medida que disminuya la centralización, más necesario será tener un sistema de
control formalizado. Por otra parte, a medida que la interdependencia entre unidades
organizativas es más elevada, ya sea mediante mecanismos formales o informales, la
importancia y necesidad de un sistema formalizado, y en particular, de una
Contabilidad de gestión como sistema de control se reduce.
El proceso de control para la gestión está basado, por tanto, en mecanismos de control
relacionados tanto con aspectos cuantificables, derivados de un presupuesto o de un
plan, basados en objetivos planteados y en sistemas de controles específicos como
control interno, de calidad, etc.; como con aspectos ligados al comportamiento
individual e interpersonal. Estos mecanismos son diferenciados y tratados como
mecanismos formales (planificación estratégica, estructura organizativa, contabilidad de
gestión) y mecanismos no formales de control (mecanismos psicosociales que
promueven el auto control y los culturales que promueven la identificación).
La estrategia y la estructura de la organización como puntos de partida del
funcionamiento de los sistemas de control estratégico para la gestión.
Para adecuar su funcionamiento interno a las exigencias del entorno, las
organizaciones definen su política organizacional de la manera más conveniente, para
aprovechar las oportunidades que les brinda el entorno y de acuerdo con sus
capacidades y recursos, mantener su competitividad (estrategia empresarial) para lo
cual se estructuran y coordinan sus elementos de una determinada forma (estructura
organizativa).
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Luis Gaj (1993, p. 18.) ofrece una apreciación desde el punto de vista de varios
estudiosos de renombre sobre el tema de la estrategia.
Henry Mintzberg define la estrategia como: “una forma de pensar en el futuro, integrada
al proceso decisorio; un proceso formalizado y articulador de los resultados, una forma
de programación.”11
A ello, Snynder y Gluck, añaden que la tarea estratégica es principalmente de
planeación como forma de ver el todo antes de ver sus partes.
Igor Ansoff, por su parte, explica la estrategia en: dónde, cuándo, cómo y con quién
hará la empresa su negocio.
La estrategia se aplica igualmente a grandes o pequeñas organizaciones, aquellas con
fines lucrativos o que tengan un carácter estatal y presupuestado.
Otra concepción sitúa a la estrategia como un instrumento de dirección de
organizaciones, no necesariamente un plan, sino más bien un comportamiento maduro
para mantener la organización en equilibrio con su entorno, conociendo y utilizando los
recursos disponibles.
Todas estas formas de ver la estrategia son aquí separadas con el propósito de facilitar
la comprensión de aspectos relevantes, sin embargo, se pueden mezclar
proporcionando lo que pudiera llamarse una postura consciente de adecuación
situacional a los cambios del entorno, teniendo un aspecto común que es la
futuridad de las decisiones corrientes, aunque no es sinónimo de éxito, lo que significa
que requiere de ingredientes adicionales que la conviertan en un instrumento para
evitar el fracaso provocado por la obsolescencia tecnológica o de conocimiento e
inadecuación ambiental.
Como es de suponer existe una estrecha relación entre estrategia y estructura, la cual
se produce por una interdependencia, ya que si para poner en práctica una estrategia
con éxito se supone que la estructura deberá adaptarse a ella, entonces toda estructura
existente influirá, en gran medida, en la estrategia que se diseñará; o sea, la estrategia
11 Luis Gaj. Administrção estratégica. Brasilia, Ed. Ática S.A., 1993, p. 18.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
es un producto influenciado por la estructura preexistente que genera a su vez una
nueva estructura.
Por todo lo anterior, el diseño de un sistema de control para la gestión de una
organización ha de ser coherente con la estrategia y la estructura de ésta, como
aspectos formales así como con los aspectos no formales que forman parte del
proceso de gestión. Esto podrá garantizar con una mayor probabilidad, que el
funcionamiento y los resultados que se obtienen de las decisiones adoptadas, estén
relacionados y sean consistentes con los objetivos de la organización. De allí que los
sistemas de control de gestión que se diseñen, deben estar ligados a la formulación de
la estrategia de la organización, al diseño de su estructura y a los aspectos no formales
vinculados a los estilos y métodos de dirección que posibiliten adecuados procesos de
toma de decisiones y a la identidad que se logre en la organización, asimilando
instrumentos y mecanismos que le permitan salvar las limitaciones que como sistema
de control no le permite cumplir su función con eficiencia y eficacia.
Producto de que un sistema de control eficaz debe diseñarse en función de la
estrategia y la estructura, la formulación de objetivos organizacionales ligada a la
estrategia es el punto de partida del proceso de control.
El tipo de estrategia (liderazgo, costos, etc.) y de estructura (centralizada o
descentralizada, funcional, etc.) que tiene una organización condicionan las
características de un sistema de control.
La adaptación de sistemas contables a las necesidades de información estratégica
puede facilitar la toma de decisiones al permitir cuantificar y seleccionar las diferentes
variantes estratégicas.
El sistema de control debe diseñarse sobre la base del tipo de estrategia al que se
orienta la organización.
Por otra parte, la planificación financiera debe estar integrada con la estrategia a largo
plazo, por lo que los presupuestos anuales serán un reflejo de ella y permitirán orientar
tanto la actuación de los centros de responsabilidad como la evaluación del desempeño
de los diferentes responsables.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Vínculos del sistema de control con la estructura organizativa.
La definición y claridad de la estructura organizativa es básica para poder diseñar el
sistema de control. En particular, el grado de formalización y de centralización así como
el tipo de estructura organizativa condicionan las características del sistema de control.
En primer lugar, a medida que la incertidumbre y la complejidad de la actividad
aumentan, mayor dificultad existe en la formalización mediante procedimientos. Así, se
necesitará mayor o menor supervisión directa, las actividades serán rutinarias o no, los
sistemas de gestión serán poco o muy formalizados, se valorará en mayor o menor
medida la información contable y su papel en el proceso de control, etc.
En segundo lugar, cuando mayor sea la descentralización, más costoso y difícil será
ejercer el control y más necesario será tener un sistema de control formalizado,
adecuado además para poder controlar las variables concretas en las que puede incidir
la gestión descentralizada en los responsables.
En tercer lugar, el tipo de estructura organizativa influirá igualmente en el sistema de
control según la organización adopte una estructura funcional, divisional o matricial.
Por último, será muy importante definir claramente el poder de decisión que se
transfiere a cada responsable en cada centro y además que el sistema de control esté
integrado con la estructura organizativa de forma que los indicadores se definan en
función de ella y los presupuestos y la evaluación del desempeño de cada centro se
realicen en función de sus responsabilidades.
Indicadores y Centros de Responsabilidad.
La formulación de la estrategia y del diseño de la estructura permite determinar
objetivos específicos para cada uno de los diferentes centros de responsabilidad.
La descentralización supone dividir la organización en diferentes unidades
organizativas y otorgar una mayor responsabilidad a las personas encargadas de
gestionar en cada unidad. Esto permite que la dirección pueda delegar las operaciones
del día a día y concentrarse en tareas de carácter más estratégico.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Desde la perspectiva del control de cada organización es necesario identificar las
características de cada centro de responsabilidad (personas, funciones, jerarquía,
responsabilidades, grado de descentralización de las decisiones, relación con otras
unidades, mecanismos de coordinación) para realizar su control pues éste debe
realizarse en función de su grado de responsabilidad en las variables de decisión que
afectan el resultado y que por tanto están bajo su influencia.
Los centros de responsabilidad desde la perspectiva del control:
Facilitan la comunicación y negociación de objetivos.
Clarifican las responsabilidades de cada centro en el proceso de decisión.
Estimulan la motivación y la iniciativa.
Facilitan la evaluación de la actuación de cada responsable y de la identificación
de problemas.
Al ser determinados y coordinados los centros de responsabilidad, se pueden
establecer indicadores que permitan:
Establecer los objetivos iniciales de las diferentes unidades.
Medir, y evaluar a posteriori, el comportamiento y el grado de cumplimiento de
las actividades y responsabilidades de cada centro.
Diseñar el sistema de información que facilite la toma de decisiones y el control.
Facilitar la definición de los objetivos al concentrarse en ésta los indicadores.
Medir la contribución de cada centro al resultado.
Evaluar la actuación de cada responsable.
Esto se realiza a través de la identificación de las variables claves de cada centro y de
la organización en su conjunto.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Como se planteó anteriormente las variables clave son aspectos de decisiva
importancia en el funcionamiento interno y externo de cualquier organización. Apuntan
a parámetros determinados, los cuales son concebidos a través o en función de ellas y
garantizan, en su correcta consecución, mantener en equilibrio el funcionamiento
interno y externo de la organización por lo que en ellas debe centrarse el proceso de
control. Así, por ejemplo, la competencia no es una variable clave, pero si lo son el
precio de venta, el servicio o la calidad con que se ofrezcan los productos.
“Se entiende por variable clave, aquellas áreas o actividades que de realizarse bien
garantizan el éxito de una unidad y por tanto la consecución de sus objetivos.” 12
La capacidad de seleccionar estos puntos críticos de control es una de las habilidades
de la administración, puesto que de ello depende el control adecuado. En relación con
esto, los directores tienen que hacerse preguntas como estas: ¿Qué reflejará mejor las
metas de mi departamento? ¿Qué me mostrará mejor cuando no se cumplen estas
metas? ¿Qué medirá mejor las desviaciones críticas? ¿Qué me dirá quién es el
responsable de cualquier fracaso? ¿Qué estándares costarán menos? ¿Para qué
estándares se dispone, económicamente, de información?
La definición de las variables claves facilita el diseño del sistema de indicadores de
control y su medición.
Es muy importante el que estos indicadores sean financieros (ventas, margen
beneficio, endeudamiento, tesorería) y no financieros (cuota de mercado, fidelidad de
los clientes, iniciativa, creatividad, imagen externa de la organización, etc.) para que
puedan representar al máximo las características y particularidades del proceso.
El seguimiento de los indicadores se suele realizar a través de una herramienta
conocida como Cuadro de Mando. (Véase Los Cuadros de Mando.)
Los sistemas de control para una gestión estratégica, eficiente y eficaz.
12 Ibíd., p. 113.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
De todo lo planteado hasta aquí se infiere que los sistemas de control para garantizar
una gestión verdaderamente eficiente y eficaz deben contar con un grupo de
características que lo despeguen de su carácter netamente contable y operativo.
Ma. Isabel González (1999, p. 29.), define eficiencia como una “…simple relación, entre
las entradas y salidas de un sistema”13; magnitudes como la productividad son
representativas desde este punto de vista. Otros autores asocian la eficiencia el hecho
de alcanzar sus objetivos optimizando la utilización de sus entradas. Este punto de
vista obliga al anterior a considerar que la salida se ajusta a lo programado y por tanto
la organización es al mismo tiempo eficaz.
Menguzzato y Renau (1986, p. 35) asocian la eficiencia a la relación entre recursos
asignados y resultados obtenidos, y la eficacia a la relación resultados obtenidos y
resultados desados.
Si se ajustan estas observaciones al sistema, hay que centrarse en el modo de lograr
eficiencia y eficacia, no en la gestión sino en el proceso propio de control de esa
gestión.
Precisamente, en los aspectos propuestos para superar las limitaciones del control de
gestión, estará la vía para alcanzar ciertos niveles de efectividad en el proceso al
contar con un carácter sistémico, un enfoque estratégico, y no sólo alcanzar los
aspectos formales sino que se le ofrece un peso significativo a los aspectos no
formales del control. Es por ello que el sistema debe plantear la utilización de los
diferentes aspectos que completan un sistema de control para que pueda medir
verdaderamente la eficiencia y la eficacia de la gestión.
Los aspectos propuestos para otorgarle al sistema medios de medición eficientes y
eficaces de la gestión estarán vinculados con los aspectos no formales del control y los
cuadros de mando, asumiendo, como es evidente, la previa existencia de los aspectos
formales del control.
13 Ma. Isabel González Bravo. El control de la actuación de los departamentos universitarios a través de indicadores.
Auditoría Pública”. No. 16. Feb, 1999. p. 19.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Partiendo de la base de objetivos efectivos, predefinidos para un período determinado y
que contemplen un verdadero reto para la organización, y los caminos propuestos para
llegar a ese futuro planteado, el sistema de control debe tener su base en una
estructura definida para:
Agrupar bajo un criterio de similitud en sus funciones a departamentos que
participen directamente en la actividad fundamental.
Agrupar o diferenciar otros departamentos que sirven de apoyo directo a la
actividad fundamental.
Departamentos o centros de responsabilidad que participen directamente en
otras actividades que estén contempladas en los objetivos globales. Estos
centros pueden formar parte o no de los de la actividad fundamental.
Estos elementos garantizarán un nivel de descentralización que, como se ha descrito,
necesitará un control más formalizado, pero este proceso dependerá en gran medida,
del grado de formalización que permita la actividad fundamental.
Aspectos no formales del control.
Al definir objetivos individuales, fase posterior jerárquicamente a la definición de los
objetivos globales de la organización, el proceso estará enfocándose hacia el control de
la actividad individual de cada departamento y cómo está influyendo en los objetivos
globales de la organización. Esto le da al departamento la libertad de programarse su
propio sistema de control, adaptado, por supuesto, al sistema central. Es necesario
recordar que por sus características, son utilizados aquí los términos área, centro y
departamento indistintamente.
El análisis anterior demuestra la importancia de la cultura organizativa y la integración
y motivación del personal como factores no formales del control, para la eficacia en el
proceso. Tanto los sistemas de dirección y de control como el comportamiento
individual y organizativo son, en gran parte, una expresión de la cultura organizativa y
son el resultado de la interacción dentro de la organización de diferentes personas y
grupos que presentan diferentes creencias, valores y expectativas.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Otro aspecto vinculado con el comportamiento humano está relacionado con los
incentivos que han de estar asociados a un buen o mal resultado. Un sistema de
control financiero puede promover un comportamiento contrario al deseado si no está
adaptado a las personas que forman parte de la organización y sus necesidades.
El comportamiento individual estará relacionado con las características de su diseño
(tipos de indicadores de control que se utilizan, tipos de incentivos con los que se
premia o sanciona el resultado, características del sistema de información), la forma en
que se implanta (consideración de las expectativas personales en el nuevo diseño,
compromiso de dirección en el nuevo sistema, actuación de los responsables de la
implantación ante las personas afectadas) o el estilo con el que se utiliza el sistema
(flexibilidad para realizar la planificación o la evaluación, rigidez para ceñir el
comportamiento individual al sistema, presión para el cumplimiento, participación en el
proceso de planificación y evaluación, estímulos a la autonomía). En la figura se
muestra la relación y el lugar que tiene cada uno de estos factores no formales en el
proceso de gestión.
Una vez establecidos los puntos de atención del control, variables clave, puntos
críticos, indicadores globales y particulares, es necesario, para poder medir de forma
eficiente el funcionamiento del sistema de control, el uso de una herramienta que sea
capaz de recoger toda la información disponible, jerarquizarla, certificarla y ofrecerla a
la dirección para la toma de decisiones.
En la actualidad, existen varias herramientas que, en dependencia de las
características de la actividad, de la estructura organizativa y de los medios con que
cuenta la organización pueden ser preferidos en mayor o menor medida.
El método OVAR, por ejemplo, desarrollado en Francia en la década del 80, permite
actuar sobre los sistemas de información de gestión de los resultados de una
organización. Permite focalizar los aspectos esenciales sobre los que hay que actuar.
Este método se concentra básicamente en actividades productivas que generen
utilidades como resultado de su actividad y para la cual se destina su gestión, pero su
aplicación puede extenderse a otros sectores de la vida económica.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Una herramienta que está siendo muy defendida y difundida en el mundo de los
controles para la gestión son los Cuadros de Mando.
Entorno
Cultura
Organizativa
Estilos de
comportamiento
individual e
interpersonal
Resultado
Estrategia
Estructura
Organizativa
Fig. 1. Lugar de los sistemas de control en el trabajo de gestión de las organizaciones.
Fuente: Joan Amat: Control de Gestión.
Los Cuadros de Mando.
El Cuadro de Mando o Balanced Scorecard o Tablero de Comando es un método
de obtención y clasificación de información que generan los sistemas control de
gestión. Se desarrolla desde la base hasta los niveles más altos de dirección. Todos los
departamentos tributan el comportamiento de sus indicadores en tableros de mando
particulares, estos recorren y se adaptan a la necesidad de información de los distintos
niveles superiores hasta llegar a un punto (persona) encargado de clasificar toda la
información en dependencia de las necesidades de información de la alta dirección
para la toma de decisiones. Todo el proceso se desarrolla mediante sistemas
automatizados que permiten a la información recorrer todos los puntos donde se
necesite utilizarla o enriquecerla.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
El propósito será centrarse en una jerarquía organizacional muy concreta. Dicha
jerarquía, será la base de lo que se analizará como Pirámide de Cuadro de Mando.
Esta pirámide, estará compuesta por un Cuadro de Mando para el nivel de
responsabilidad superior, otros inmediatamente inferiores que se encuentran
estrechamente vinculados a éste y, en los niveles de responsabilidad de menor
incidencia.
La Dirección General o el Consejo de Administración junto con las Direcciones
Funcionales, como niveles más importantes de la estructura jerárquica, tendrán un
papel mucho más relevante con respecto a la función de Planificación. Por otra parte,
en lo relativo a la función de Control, la llevará a cabo fundamentalmente desde una
perspectiva estratégica.
Las etapas de Ejecución y Control, pero ya en este caso con un ámbito temporal no
superior al año, serán desempeñadas por los niveles medios e inferiores de la
pirámide. En este caso, Direcciones y Subdirecciones Funcionales.
Algunas de las ventajas que ofrece esta herramienta son:
Facilitar el proceso de toma de decisiones.
Instrumento de acción a corto y largo plazo, de implantación rápida.
Incluye tanto variables cuantitativas, monetarias y no monetarias, como
cualitativas.
Conjuga las orientaciones operativas y estratégicas.
Proporciona información normalizada y sistematizada, en tiempo oportuno y
con la periodicidad adecuada
Dos de las principales dificultades de este método radican en que:
Se necesita cierta preparación en los encargados de la entrada y procesamiento
de la información.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Es imprescindible la existencia de sistema de red automatizada local o de
Internet, para el tránsito de la información por los distintos niveles de decisión.
Estas limitantes, una vez resueltas, garantizan que la información llegue a la dirección
en el momento de ocurrir y actuar de forma inmediata ante una desviación
determinada.
Este mecanismo de información (a corto plazo) permite además obtener información
del entorno y adaptar el funcionamiento de la organización a los cambios ocurridos.
El Cuadro de Mando a largo plazo (estratégico), está orientado en gran medida hacia
los niveles directivos de mayor responsabilidad, marcado por la estrategia llevada a
cabo en la organización y sobre todo inmerso en la gestión global desarrollada por el
centro.
Generalmente, el Cuadro de Mando estratégico, permite acompañar la puesta en
práctica de las diversas estrategias de la organización, siguiendo su impacto sobre los
resultados globales.
Hay que destacar tres características fundamentales de los Cuadros de Mando de
gestión:
1. La naturaleza de las informaciones recogidas en él.
2. La rapidez de ascenso de la información entre los distintos niveles de
responsabilidad.
3. La selección de los indicadores necesarios para la toma de decisiones, sobre
todo en el menor número posible.
Lo más importante es establecer un sistema de señales en forma de Cuadro de Mando
que indique la variación de las magnitudes verdaderamente importantes que se busca
vigilar, detectar las deficiencias de gestión que se están llevando a cabo, o de forma
positiva, aquellos aspectos que se están gestionando bien y que hay que reforzar. Es
una herramienta de ayuda a la gestión. En sí mismo no es un objetivo, sino un
elemento que ha de estar orientado hacia la acción.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
El Cuadro de Mando tiende especialmente hacia cinco ideas básicas:
1. El apoyo constante en el proceso de toma de decisiones.
2. Claridad y eficiencia en su concepción y utilización.
3. Posibilidad de adaptación sucesiva al entorno.
4. Máxima viabilidad posible a la hora de tener en cuenta las variables de carácter
cualitativo y sobre todo.
5. Ser un elemento de estímulo constante a todos los niveles.
Así la Organización se ve obligada a adaptarse a las diversas situaciones que se le
presentan, y es por lo que debe ir adaptando las herramientas con las que puede
contar en Contabilidad de Gestión, o por el contrario, proveerse de nuevas que se
ajusten lo mejor posible a las necesidades y prioridades de cada momento.
Un aspecto, que por ser mencionado de último no deja de tener importancia, o más
bien, es el corazón de los Cuadros de Mando, es el Controller o el Contralor de gestión.
El Controller es una “persona”, que por sus características debe ser (después de la
dirección) quién mejor conozca e interprete los valores y elementos de la organización.
Su función es la de seleccionar y jerarquizar la información que recibirá la dirección
para la toma de decisiones de gestión.
El Controller tendrá acceso a toda la información del sistema a través del Cuadro de
mando y la procesará para emitir a la dirección la necesaria y suficiente para brindar un
diagnóstico adecuado y completo de la situación de la organización en un momento
dado. Debe ser además, la persona que mejor conozca la fuente de obtención de cada
elemento de la información.
Todos estos mecanismos garantizan que el sistema de control esté a la altura de
poder, con su ejecución, detectar y actuar en consecuencia y con elementos suficientes
de conocimiento del entorno, aspectos técnicos del proceso, comportamiento de otros
indicadores y departamentos, etc. ante cualquier desviación producida.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
Fases del Control de Gestión.
Resulta importante, para poder realizar un diagnóstico de la situación del Sistema de
Control de Gestión de una organización, destacar un grupo de aspectos que definen el
nivel o grado de complejidad y conformación de los sistemas de control de gestión
atendiendo a un grupo de características:
Calidad y confiabilidad en la contabilidad, cultura organizativa.
Complejidad de la actividad, posibilidad de formalización del proceso,
características del entorno, tipo de estructura.
Especialización de la actividad y de los centros de responsabilidad, un mayor
peso en factores de carácter estratégico como planes, presupuestos, proyectos,
etc.
Según Jordan (1997), “el Control de Gestión pasa por distintas fases en su aplicación,
en dependencia de las características de cada organización y los objetivos propuestos
por éstas.”14
Fase 0: Situación inicial.
Contabilidad General, producida anualmente con orientación fiscal. Retrasos de seis
meses desde el cierre del ejercicio. Documentos de gestión puntuales. No existe la
contabilidad de gestión.
1. Pedidos clientes.
2. Cifras de ventas.
3. Tesorería a corto plazo.
Sistemas de evaluación estáticos e informales de los resultados.
Fase 1: Acciones simultaneadas.
Se mejora en algo lo existente. Contabilidad operativa.
1. Creación de un cuadro de mando mínimo basado en indicadores financieros
y de la organización (periodicidad: un mes).
14 Jordan, Hugues. Fases de evolución del sistema de control de gestión. DEADE, Comisión Europea. Cuba 1997.
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
2. Puesta en marcha de una Contabilidad más orientada a la gestión.
Obtención mensual de resultados (semestral, trimestral y por último
mensual).
Ésta puesta en marcha supone la de una organización administrativa de cierto nivel.
Fase 2: Acciones simultaneadas.
Creación y puesta en marcha de una Contabilidad Analítica, lo que supone la
identificación y formalización de Centros de Responsabilidad a la vez que la
consideración de los Factores Críticos del Éxito del negocio.
Enriquecimiento del Cuadro de Mando:
1. Se dispone de datos contables de mayor calidad.
2. Resultados analíticos.
3. Indicadores NO financieros de los Centros de Responsabilidad.
Paso del seguimiento estático al dinámico.
Fase 3: Puesta en marcha de previsiones a corto plazo.
1. Presupuestos anuales por meses.
2. Estados Financieros anuales previsionales.
Integración en el Cuadro de Mandos de los presupuestos y análisis de desviaciones.
Utilización del Cuadro de Mando como detector de desviaciones. Sistema de
presupuestos más desagregados.
Fase 4: Acciones simultaneadas.
1. Elaboración de un plan estratégico "deslizante", esencialmente financiero,
por centros de responsabilidad.
2. Integración del presupuesto a un año en el plan estratégico, como primer
año del plan.
Asociación del corto y mediano plazo en un horizonte más amplio.
Fase 5: Extensión del proceso presupuestario a dos o tres años.
El plan operativo se alarga: menos de tres años y mayor de uno. Existen planes de
acción con su traducción a términos financieros.
Fase 6: Concordancia en el tiempo de los elementos siguientes:
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1 Plan estratégico mayor de 5 años.
2 Plan operativo mayor de 1 año y menor de 3.
3 Presupuesto: 1 año.
Seguimiento de resultados presupuestario como proceso de aprendizaje. Integración
del seguimiento de resultados al proceso provisional. Cierta flexibilidad en las fechas de
elaboración de planes.
Fase 7: Integración formal.
Integración formal de los resultados presentes en la definición de los planes de acción
a mediano y largo plazo (desaparición eventual de la noción de presupuesto anual).
Consolidación de los Centros de Responsabilidad tanto en el aspecto de resultados
(contables o no) como en el de previsiones a corto plazo.
Fase 8: Delegación de responsabilidades de gestión.
Utilización de un sistema de seguimiento provisional integrado bajo el aspecto de
delegación de responsabilidades de gestión. Cambio de orientación en los criterios de
resultados.
Es necesario destacar que no todas las organizaciones deben estar en la fase más alta
e incluso no tienen necesidad de encontrarse en las de mayor nivel. Todo depende de
las características de la organización en específico.
Una organización con determinado grado de centralización, de producción única, y
estable en cuanto a su cuota de mercado, de pequeño tamaño y con criterios de
supervivencia, no tendrá las mismas necesidades de control que una muy
descentralizada, de mediano o gran tamaño, con una amplia variedad en su producción
y muchos competidores, gran diversidad en su estructura, un entorno turbulento, y con
criterios de maximizar beneficios.
Esta clasificación posee una notable importancia metodológica, ya que permite
organizar el trabajo analítico a la hora de diagnosticar cual es la situación actual de los
sistema s de control de gestión en las organizaciones y establecer cuales serán las
principales acciones que de forma inmediata podrán poner a las organizaciones en
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Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones.
posibilidades de avanzar a estadios superiores en la ejecución de la función de control
con mayores niveles de eficiencia y eficacia.
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Loredo Carballo Néstor. (2004, febrero 10). Sistema de control de gestión y gerencia estratégica. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/sistema-de-control-de-gestion-y-gerencia-estrategica/
Loredo Carballo, Néstor. "Sistema de control de gestión y gerencia estratégica". GestioPolis. 10 febrero 2004. Web. <https://www.gestiopolis.com/sistema-de-control-de-gestion-y-gerencia-estrategica/>.
Loredo Carballo, Néstor. "Sistema de control de gestión y gerencia estratégica". GestioPolis. febrero 10, 2004. Consultado el 23 de Abril de 2018. https://www.gestiopolis.com/sistema-de-control-de-gestion-y-gerencia-estrategica/.
Loredo Carballo, Néstor. Sistema de control de gestión y gerencia estratégica [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/sistema-de-control-de-gestion-y-gerencia-estrategica/> [Citado el 23 de Abril de 2018].
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