Propósitos de la organización y la dirección en la administración

Introducción

Cualquier organización que desee alcanzar eficazmente sus metas planeadas, deberá establecer la manera bajo la cual el personal colaborará para hacerlo posible. Para esto, se deberá definir, establecer y mantener una estructura que dará soporte a las necesidades organizacionales.

Es la función de organización, la que se encarga de crear las bases sobre las cuales la organización a través de los diferentes equipos laborales, podrán cooperar entre ellos y  trabajar eficazmente, ya que poseerán conocimiento del rol que han de desempeñar y de cómo se relacionan sus funciones entre sí.

La función de coordinación o dirección esencialmente estará ligada a las relaciones interpersonales de la organización. Esta función entonces complementa a las otras y permite la relación laboral con los empleados al transmitir instrucciones, fomentando la buena comunicación a la hora de dirigir.

Es en la dirección o en la forma de dirigir que el liderazgo surge, e influirá sobre la conducta y comportamiento del personal. Esto de debe a la misma naturaleza del liderazgo; quienes actúan como líderes comprenden la motivación de la gente, propician incentivos que consiguen que las personas transformen sus esfuerzos en satisfacción por haber contribuido al logro de los objetivos organizacionales.

Estas acciones dependiendo del grado de impacto, podrán implicar medidas sencillas como pequeños cambios en el uso de herramientas de trabajo, hasta acciones que conlleven a establecer nuevas metas, formular nuevos planes o cambios importantes en la estructura organizacional.

Naturaleza y propósito de la organización

Una vez definido qué se va a hacer dentro de la función de planeación, corresponde a la función de organización determinar cómo hacerlo. Esta función se encargará de establecer la mejor manera para lograr la planeación, a través de una adecuada disposición y relación de los recursos de la organización.

Se entiende por organización a cualquier entidad social encaminada al logro de sus objetivos y también como una función del proceso administrativo.

De acuerdo con Chiavenato organización se refiere “al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados, estableciendo sus relaciones y asignando sus atribuciones”.

Organizar implica establecer orden, crear interrelación funcional o dependencia, cuidando siempre el aspecto de brindar armonía a las partes, es decir la organización ayudará a constituir la estructura que servirá para llevar a cabo lo planeado.

Proceso de la organización

I. Determinar los trabajos requeridos para cumplir con los objetivos señalados en la planeación.

II. División del trabajo.

Se analizan y clasifican las actividades.

III. Agrupar las actividades.

Quién y dónde se realizaran:

a) Puestos. Unidad mínima de trabajo.

b) Órganos. División organizacional de acuerdo a la agrupación de puestos similares.

IV. Descripción de puestos.

Deberá especificar las funciones, relaciones de autoridad, nivel de responsabilidad y canales de comunicación.

V. Asignar los recursos materiales, técnicos y económicos que sean necesarios para la realización de las actividades de cada puesto.

VI. Coordinar los esfuerzos.

Mediante procedimientos formales (manuales, instructivos y reglamentos) e informales que ayuden a la sincronización de los recursos, del personal y de las unidades hacia el logro de los objetivos organizacionales.

Principios generales de la organización

Unidad de objetivos con eficiencia.

Establece que todas las actividades  que se realizan en la organización, sin importar el nivel de actuación, deberán estar encauzadas al logro del objetivo organizacional. Al igual que solo deberán efectuarse las tareas necesarias con el mínimo de costo y esfuerzo, buscando siempre la eficiencia.

División del trabajo o especialización.

Cada trabajo deberá fragmentarse en tareas simples hasta el punto en que puedan ser diferenciadas una de otras, para que quienes las ejecuten se vuelvan especialistas y eficientes en tareas concretas.

Facilita en gran medida la adaptación al trabajo, reduce el periodo de aprendizaje, es posible estandarizar los métodos de trabajo, es sencilla la sustitución de personal, se reducen costos y la productividad aumenta.

Jerarquía.

Los niveles dentro de la organización deberán estar claramente definidos, sin importar el tipo de estructura existente.

Autoridad y responsabilidad.

Debe existir coherencia entre la autoridad delegada para la realización de ciertas acciones y el grado de responsabilidad para las mismas.

Sería injustificable responsabilizar a alguien sobre ciertas funciones en las que no tiene autoridad, así como tampoco el otorgarle autoridad sobre funciones en las que no tiene responsabilidad sobre su cumplimiento.

Unidad y nivel de mando.

Las órdenes que recibe un empleado deberán provenir de un solo jefe para evitar confusiones, evitando así el reporte de actividades a diferentes niveles de autoridad.

Definición de puestos.

Todo lo relativo a cada puesto deberá definirse y difundirse por escrito.

Amplitud o tramo de control.

Dependiendo del nivel jerárquico de cada puesto, se tendrá bajo supervisión cierto número de subordinados, para así  lograr una administración eficiente estableciendo para ello un límite.

Entre mas alta la jerarquía el tramo de control será mas corto debido a la complejidad de las funciones, mientras tanto los nieles inferiores poseerán un tramo de control mayor por tratarse de actividades más sencillas y fáciles de supervisar.

Coordinación o equilibrio.

Todas las áreas y puestos organizacionales deberán coordinarse en su desempeño ya que al final tienden hacia un mismo objetivo.

Continuidad o flexibilidad.

El medio en el cual se desenvuelven las organizaciones continuamente presenta cambios, por lo tanto deberán ser flexibles para poder adaptarse y afrontar el constante dinamismo.

Tipología de la organización

Se puede hablar de tres tipos de organización comunes:

I. Organización lineal o militar.

Es la estructura organizacional más simple y antigua, tiene su origen en la práctica militar y eclesiástica. Las relaciones de autoridad y responsabilidad son transmitidas a través de una sola línea formal, jerárquica y centralizada.

Organización y la dirección

Ventajas.

• Sencilla y de fácil comprensión.
• Delimitación de autoridad y responsabilidad claras.
• Sencillez en el funcionamiento, el control y la disciplina.
• Facilita la toma de decisiones y el cumplimiento.

Desventajas.

• Inflexibilidad y rigidez para adaptarse a nuevas situaciones.
• Jefes que no tienden a la especialización.
• Se presentan trastornos en caso de ausencia de empleados clave.
• Inaplicable a medianas y grandes empresas.

II. Organización funcional.

Este tipo de estructura se basa en el agrupamiento de tareas que por sus características resultan similares, por lo cual pasan a formar un área o función determinada.

Organización y la dirección

Ventajas.

• Mayor especialización en el trabajo.
• Comunicación directa.
• Mayor coordinación
• Solución de problemas en menor tiempo.
• Aumento de la eficiencia y capacidad del personal.

Desventajas.

• Dificultad para resolver problemas compartidos.
• Suele alterarse el principio de unidad de mando.
• Se pierde la visión de conjunto de la organización.
• Se limita el desarrollo al restringirse la actuación por funciones.

III. Organización lineal y staff.

Esta estructura organizacional combina las características de las dos anteriores aprovechando sus ventajas haciendo a un lado las desventajas.

La tipología lineal y staff, según Reyes Ponce se distingue debido a que:

1. Conserva la autoridad y responsabilidad de la organización lineal transmitida íntegramente a través de un solo jefe para cada función.
2. Sin embargo, esta autoridad lineal recibe asesoramiento y servicio de técnicos especializados para cada función.

Organización y la dirección

Ventajas.

• Recibe asesoría especializada e innovadora.
• Mayor eficiencia en las operaciones.
• Coordinación entre staff y órganos de línea.

Desventajas.

• Posibles conflictos ente staff y órganos de línea.
• Asesoría con amplios conocimientos teóricos pero poca experiencia operacional.
• Personal de línea con experiencia pero pocos conocimientos teóricos.
• Responsabilidad nula o limitada por parte del staff.

Técnicas de organización

Entre las principales técnicas de organización se tienen:

Organigrama.

Es la representación gráfica de la estructura de la organización.  En ella se representan los niveles jerárquicos, canales de autoridad, sus principales funciones y sus relaciones.

Departamentalización.

Técnica que divide y al mismo tiempo va integrando a la empresa. Subdivide el trabajo y asigna grupos especializados. Se pueden emplear los siguientes modelos de departamentalización:

I. Por funciones administrativas u operativas.

II. Por productos y/o servicios.

III. Por clientes.

IV. Por procesos de trabajo.

V. Por programas o proyectos.

VI. Por territorio o zona geográfica.

VII. Mixta.

Análisis de puestos.

En esta técnica se clasifican las labores desempeñadas en una unidad de trabajo, las características, aptitudes y conocimientos necesarios para desempeñar lo requerido en el puesto.

Se clasifica en dos partes:

I. Descripción del puesto. Contiene la identificación, naturaleza, actividades y relaciones internas y externas.

II. Especificación del puesto. Requisitos y condiciones para el desarrollo del puesto.

Manuales administrativos.

Son documentos formales que otorgan al empleado una visión más amplia de su rol dentro de la organización.

Se clasifican en:

I. Manual de organización.

Documento que manifiesta información relativa a los puestos. Establece la naturaleza del puesto y qué debe hacerse.

II. Manual de procedimientos.

Establece cómo debe hacerse el trabajo.

III. Manual de políticas.

Documentos que sirven para normar la conducta y el comportamiento.

Naturaleza y propósito de la dirección

De acuerdo con Münch Galindo, se entiende por dirección a la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

Se entiende entonces, que sólo a través de la coordinación de actividades, los subordinados podrán comprender y contribuir a la organización con efectividad y eficiencia en sus labores. Para transmitir el mensaje a las personas, el administrador o encargado hace uso de una comunicación efectiva.

La función de dirección ahonda en los aspectos interpersonales, lo cual resulta una actividad compleja. Esto debido a que se gestiona con fuerzas que hasta el momento no se logran comprender del todo y sobre las cuales muchas veces es difícil tener bajo control; el recurso humano.

Proceso de dirección

Ver que lo planeado se lleve a cabo, contempla los siguientes pasos:

1. Comunicar.

Consiste en dar a conocer la ejecución de algo a través de diferentes medios; escrito, oral, visual, auditivo, etc. La comunicación puede darse en cualquier sentido, siempre y cuando sea clara.

2. Motivar.

Es mantener el interés del empleado en la ejecución de las actividades que le son encomendadas.

Para ello, el administrador sin abusar de su autoridad, debe tratar de conocer y satisfacer las necesidades del empleado, para encauzar sus esfuerzos hacia los objetivos de la organización, forjando así  las bases para convertirse en un verdadero líder.

La aplicación de teorías motivacionales puede ser de ayuda para tal fin.

3. Tomar decisiones.

No importa el momento ni las circunstancias ya que generalmente se presentan problemas para los cuales deberá tomarse una decisión acertada. Aunque existen varios modelos para la toma de decisiones, el método científico puede combinarse con cualquiera de ellos.

Hacer que se cumplan las órdenes e instrucciones producto de la toma de decisiones implica poseer cierto grado de autoridad.

4. Supervisar.

Esta actividad consiste en constatar y guiar la realización de las tareas en base a las órdenes e instrucciones indicadas.

Principios generales de la dirección

1. Armonía del objetivo o coordinación de intereses.

El proceso de dirección será más eficiente si existe conciliación entre los intereses individuales y los de la organización.

2. Unidad de mando.

Cada miembro de la organización recibe órdenes y debe ser responsables sólo frente a una autoridad.

3. Impersonalidad de mando.

Únicamente se ejercerá autoridad para dar cumplimiento a los objetivos, para lo cual no deberán involucrarse aspectos personales.

4. Resolución de conflictos.

Cualquier problema sin importar su naturaleza deberá ser resuelto con la mayor prontitud para evitar su intensificación en otras áreas.

5. Aprovechamiento del conflicto.

Se tiene que ver al conflicto como una oportunidad para abarcar otras áreas de pensamiento e intensificarlas para buscar distintas alternativas de solución.

6. Cadena de mando.

El nivel jerárquico, el tipo de función, la responsabilidad del puesto y otros factores influirán en el número de subordinados que tendrá a su supervisión.

7. Delegación.

Es otorgar mayor responsabilidad y autoridad al subordinado para la toma de decisiones.

8. Motivación.

Cuanto más motivados se encuentre cada miembro, mejor se desempeñaran.

9. Liderazgo.

El administrador deberá apegarse al pensamiento y actuación de un líder para obtener mayor aceptación de los demás.

10. Claridad de la comunicación.

Entre más claro sea el mensaje, menores serán los errores.

Autoridad

Según Münch Galindo la autoridad es “la facultad de que está investida una persona dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo”.

Existen dos tipos de autoridad:

I. Autoridad formal.

Resulta del poder inherente al  puesto o cargo que desempeña una persona dentro de una organización. Esto le da el derecho de mandar y exigir a los subordinados.

II. Autoridad informal.

Se origina cuando una persona sin tener algún puesto de jefe, su mando o autoridad es aceptada espontáneamente debido a que posee cualidades como: conocimientos, habilidades, personalidad, inteligencia, carisma, etc., que influyen y atraen la voluntad de los demás.

Liderazgo

El liderazgo generalmente es definido como el proceso de influir sobre las personas, de modo que éstas voluntariamente se esfuercen hacia el alcance de metas establecidas.

La esencia del liderazgo se puede decir que es seguir a alguien para obtener y lograr algo. En otras palabras, se trata del interés de las personas por seguir a alguien. Además éstas siguen a aquellos a quienes perciben como un medio para alcanzar sus propias necesidades, motivos y deseos.

Entonces se deduce que motivación y liderazgo se encuentran intrínsecamente relacionados.

Las habilidades que debe poseer un buen líder son:

1. Generar una visión compartida.
2. Formar seguidores.
3. Capacidad de negociación.
4. Generar cambios.
5. Dominio emocional.
6. Empatía.
7. Habilidades sociales.
8. Trascendencia de o individual a lo grupal.

Comunicación

Abarca un proceso cíclico que tiene por objeto enviar y recibir un mensaje y que éste sea claramente comprendido.

La comunicación resulta ser un proceso de vital importancia para todas las funciones administrativas y para la organización misma, ya que en su ausencia no se sabría qué hacer.

Proceso de la comunicación

Organización y la dirección

Emisor. Persona o grupo que le interesa dar a conocer cierta información.

Mensaje. Aquello que se desea comunicar. El contenido deberá ser claro.

Canal. Se trata del medio (oral, auditivo, visual, o de tacto) que se usa para transmitir el mensaje.

Receptor. Persona o grupo que recibe la información.

Retroalimentación. Elemento que permite medir, evaluar, verificar la eficiencia y confiabilidad del envío y recepción del mensaje.

Tipos de comunicación

La comunicación igual que la autoridad se clasifica en:

I. Comunicación formal.

Cuando el proceso es desarrollado bajo el esquema de la estructura organizacional y la cadena de autoridad establecidos.

II. Comunicación informal.

Surge de manera espontánea entre los miembros y cuando la estructura, canales o jerarquías no tienen injerencia alguna.

Comentario final

A manera de resumen, la organización es la función de la administración que se encarga de establecer qué es lo que se debe hacer, quién debe hacerlo, cómo se agrupan las tareas, a quién se rinde cuentas, y dónde se toman las decisiones.

Mientras tanto, es la función de dirección o coordinación la que se encarga en motivar a los colaboradores, influir en los miembros y equipos de la organización mientras realizan sus labores, elegir el mejor canal de comunicación y apoya en lo relacionado al comportamiento de los colaboradores.

Referencias bibliográficas

• Chiavenato, I. (2001). Introducción al a teoría general de la administración. México: McGraw-Hill.
• Galindo, M., & García Martinez, J. (2000). Fundamentos de Administración. México: Trillas.
• Koontz, H., & O’Donnel, C. (1979). Curso de administracion moderna. México: McGraw-Hill de México.
• Nava García, J. L. (2003). Administracion. México: Cia. Editorial Nueva Imagen.
• Reyes Ponce, A. (2002). Administración Moderna. México: Limusa.
• Welsch, G., Hilton, R., & Gordon, P. (2000). Presupuestos: Planificación y Control de utilidades. México: Prentice Hall.