Proceso para el manejo de información difusa en la organización

El conocimiento generado a partir de la información en las organizaciones es el recurso más valioso con el que pueden contar para trazar su estrategia, pero ¿qué pasa cuando esta información se torna difusa? La información difusa es una complicación para la toma de decisiones en las empresas por lo que se requiere de un manejo eficiente para conseguir la utilidad de esta información.

Palabras clave: Datos, decisiones, información difusa, información.

Introducción

La recopilación de datos es una actividad muy usual dentro de las organizaciones y mucho más aun la toma de decisiones a partir de la interpretación de estos, pero cuando la información obtenida desde estos no cuenta con una estructura y empieza a presentar vaguedad e incertidumbre, se torna caótico lograr una correcta interpretación y mucho más saber cómo utilizarla, es entonces cuando se crea la información difusa, un reto para las organizaciones en su toma de decisiones, dejando la pregunta ¿Qué se puede hacer?

¿Qué es la información?

La información es el conjunto de datos ordenados y previamente procesados para su compresión con el fin de generar un conocimiento nuevo sobre algún fenómeno, asunto, materia o ente en particular, que través de la construcción de un mensaje direccionado, ayuda al individuo a comprender sobre el fenómeno específico para la solución de problemas, toma de decisiones, etc., dentro de su vida cotidiana, siendo esto la base racional del conocimiento. Por lo tanto, la información es un recurso intangible muy valioso para las personas pues le otorga significado a la realidad. Por otra parte, las características fundamentales presentes se centran en la utilidad que le puede proveer al individuo, la vigencia con la que se presenten para tomar medidas y la confiabilidad para poder disponer de esta en la serie de acciones a tomar.

A causa de sus características se puede considerar que la información persigue los siguientes objetivos:

  • Aumentar el conocimiento al reducir la incertidumbre de un conjunto de alternativas lógicamente posibles.
  • Proporcionar la materia prima al individuo para la solución de problemas y toma de decisiones.

La información se puede clasificar de acuerdo a la fuente de donde provenga, siendo:

  • Primarias: La información contenida de este tipo de fuente es original, producto inmediato de un estudio o investigación.
  • Secundarias: La fuente que ha procesado la información a través de realizar una interpretación, análisis o reorganización de la información primaria.
  • Terciarias: Es una fuente recopilatoria de las fuentes primarias y secundarias, son utilizadas para la búsqueda de datos en concreto o para hacerse una idea general del tema.

Según sea la fuente donde proviene, la manera de darla a conocer y el área específica donde se generó la información puede clasificarse en varios tipos, como son algunos:

  • Información pública. Es aquel tipo que se pone a disposición de la sociedad en todo momento por parte de un organismo público.
  • Información privada. Es aquella a la cual solo algunos individuos tienen acceso a ella, no puede ser divulgada sin el consentimiento del propietario de la información
  • Información interna.Es aquella que circula exclusivamente dentro de las empresas con la finalidad de llevar algún mensaje entre departamentos.
  • Información financiera. Es el conjunto de datos que explican la situación económica de una persona, empresa, mercado, etc.

Adicionalmente, de acuerdo al diccionario de la Real Academia Española, el vocablo “difuso o difusa” es utilizado para describir algo que es impreciso o vago, también el concepto se refiere a algo que carece de claridad o precisión o se llega a percibir de esta forma, generalmente por encontrarse lejos o ser muy extenso. De modo que, al hablar de información difusa, nos referimos a la clase de información que es poco clara e imprecisa, por lo que presenta cierto grado de incertidumbre sobre su mensaje a transmitir debido a su gran tamaño o su falta de organización, representando una obstrucción para la toma de decisiones y solución de problemas, pues el mensaje contenido no se entrega adecuadamente al individuo.

Manejo de la información difusa

El lograr manejar la información difusa dentro de las organizaciones es de gran importancia por la gran cantidad de datos que almacenan, pues si no son procesados de maneras eficientes no ayudan a los gerentes y departamentos a solucionar un problema o tomar buenas decisiones, de este modo el proceso para el manejo de la información difusa consta de las siguientes acciones:

  • Necesidad de información: Surge a partir de la inquietud por el conocimiento sobre fenómenos entorno a la organización, abarcando factores del ambiente interno y externo, objetivos, clientes, procesos de producción, tecnología, etc., cualquier elemento que siembre duda en la cabeza de la empresa o de los departamentos a manera de reconocer que se tiene la necesidad de adquirir conocimiento nuevo.
  • Búsqueda de información: Es la acción que surge a partir de identificar las necesidades de información a partir de definir estrategias, armar mapas de prioridad y tácticas de búsqueda para no trabajar de más y ahorrar todo el tiempo posible. Es necesario reconocer las fuentes que manejan la información buscada.
  • Obtención de la información difusa: A partir de la información obtenida de diversas fuentes, se requiere determinar si es útil realmente o no haciéndonos las siguientes preguntas: ¿está en sintonía con las necesidades de la organización?,¿es precisa y completa?, ¿es confiable?, ¿se encuentra vigente?, al darle respuesta a estas preguntas se puede determinar si la información obtenida realmente es relevante para el fin deseado.
  • Uso de herramientas para localizar y obtener información clara: Según sea la naturaleza de la información se puede obtener a partir de diversas fuentes directas o indirectas, empleando técnicas tan simples como identificar algún concepto o palabra clave, sinónimos, determinar la base de datos característica, etc. Por otro lado, la información obtenida debe tratarse para darle claridad y facilitar su compresión. Algunas herramientas utilizadas para este fin son:
  • Análisis de datos cuantitativos: Esta clase de información por si sola es mucho más clara pues se da de forma numérica, por lo tanto, su análisis resulta más sencillo, emplea el uso de software especializado para el análisis de bases de datos.
  • Análisis de datos cualitativos: a diferencia de los cuantitativos, los datos cualitativos son más complejos de analizar ya que abarcan cuestiones subjetivas provocando que la información se torne difusa, a través del uso de métodos heurísticos se proponen soluciones y en algunos casos se puede hacer uso de algún software especializado.
  • Lógica difusa: Es un método analítico el cual permite representar matemáticamente la incertidumbre y la vaguedad, proporcionando herramientas formales para su tratamiento con el fin de procesar la información para representarla de forma simple.
  • Evaluación de la información. A partir de la información tratada, se debe evaluar su relevancia sobre como cubre la necesidad de información, esta etapa es crítica pues determina la manera en que se responde y reacciona ante los objetivos planteados, para lo cual se deben llevar acabo las siguientes acciones:
    • Establecer objetivos.
    • Distinguir de lo general a lo particular de la información.
    • Aplicar los criterios adecuados para captar, seleccionar, integrar y organizar.
    • Proporcionar coherencia a la información.
    • Distinguir hechos de opiniones.
    • Encontrar diferentes puntos de vista sobre la información y discutirlos.
    • Retroalimentar las acciones que se van realizando.
    • Ser capaz de ver la evolución del trabajo de la información.
    • Distinguir entre fuentes primarias y secundarias.
  • Procesamiento: En esta etapa finalmente se procesa la información que realmente es importante y aporta al objetivo indicado para posteriormente usarla en su cumplimiento.  Las actividades de procesamiento se realizan con el fin de generar un canal de comunicación eficiente y oportuno que satisfaga a la necesidad de conocimiento. Algunas de las acciones tomadas son:
    • Sintetizar, organizar y presentar la información obtenida.
    • Analizar y sintetizar los resultados obtenidos de la información procesada.
    • Reflexionar y concluir a partir de los resultados.
    • Expresar de manera simple los resultados.
    • Utilizar medios visuales para la representación de los resultados obtenidos.
  • Toma de decisiones: La información es el activo más importante en el proceso de toma de decisiones, pues ésta es un elemento crítico para obtener resultados veraces y efectivos, por lo tanto, de acuerdo a la calidad de información presentada será la calidad del resultado obtenido en la toma de decisiones. En base al conocimiento generado se tomarán las acciones que determinen el rumbo de la organización, por lo tanto, el proceso de toma de decisiones debe ser rápido, oportuno y fundamentado en información concreta.

Información en las organizaciones

El conocimiento dentro de las organizaciones es considerado el recurso más valioso que pueden adquirir, pues a través de su gestión puede representar el éxito o fracaso para la empresa. Para que la información pueda considerarse como un recurso en las organizaciones debe ser:

  • Relevante: Su utilidad debe ser importante para el cumplimiento del objetivo.
  • Actualizada: Debe representar situaciones actuales al momento de generarla.
  • Comparable: Que permita su manipulación para confrontarla con datos similares.
  • Rápida: La consulta de la información debe poder realizarse de manera rápida y sencilla.
  • De Calidad: La información debe ser altamente fundamentada, que carezca de errores.
  • Objetiva: El fenómeno que representa debe ser absoluto.
  • Aplicable: Deber ser adecuada su utilización en la toma de decisiones.

El acceso a la información en las organizaciones ayuda a facilitar el proceso de toma de decisiones, representa una guía para la solución de problemas, sienta las bases para la mejora de los procesos internos, por lo tanto, el valor que puede tener esta para las organizaciones es muy diverso, ejemplos son:

  • Valor administrativo: La información permite a los altos mandos de la organización a efectuar toma de decisiones certeras y efectivas.
  • Valor operacional: Contribuye a las actividades de la organización al representar detalladamente el proceso.
  • Valor documental: Evidencia acontecimientos ocurridos con anterioridad.
  • Valor histórico: Documenta hechos pasados sobre la organización.

Según sea la razón para obtener información dentro de las organizaciones, esta genera nuevos factores de competitividad dentro de sus filas, al incrementar el entendimiento sobre su entorno externo e interno.

Conclusión

La información difusa es el conjunto de datos desordenados e imprecisos que presentan un factor de incertidumbre para su interpretación a causa del gran tamaño de su volumen lo que resulta en una desventaja dentro de los procesos de las organizaciones ya que, al no contar con información confiable, las acciones basadas en esta no logran cumplir con sus objetivos.

En consecuencia, para que la información difusa llegue a representar un activo de gran valor, debe pasar por un proceso para su tratado, donde se codifique el mensaje contenido.

El uso de información de calidad en las organizaciones es imprescindible para la obtención de resultados, pues, dentro del proceso de toma de decisiones el producto obtenido siempre será de la misma calidad que la información utilizada para llegar a él.

En conclusión, la sabiduría de una organización es la habilidad que tiene para asimilar la información obtenida a modo de poder juzgar cuándo, cómo, dónde y con qué objetivo se debe de emplear el conocimiento adquirido.

Abstract

The knowledge generated from information in organizations is the most valuable resource they can count on to map their strategy, but what happens when this information becomes diffuse? Diffuse information is a complication for decision-making in the companies for what is required of an efficient manipulation to obtain the utility of this information.

Keywords: Data, decisions, fuzzy information, information.

Referencias

Cita esta página

Miranda Osorio Mauricio Alfredo. (2020, abril 15). Proceso para el manejo de información difusa en la organización. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/proceso-para-el-manejo-de-informacion-difusa-en-la-organizacion/
Miranda Osorio Mauricio Alfredo. "Proceso para el manejo de información difusa en la organización". GestioPolis. 15 abril 2020. Web. <https://www.gestiopolis.com/proceso-para-el-manejo-de-informacion-difusa-en-la-organizacion/>.
Miranda Osorio Mauricio Alfredo. "Proceso para el manejo de información difusa en la organización". GestioPolis. abril 15, 2020. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/proceso-para-el-manejo-de-informacion-difusa-en-la-organizacion/.
Miranda Osorio Mauricio Alfredo. Proceso para el manejo de información difusa en la organización [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/proceso-para-el-manejo-de-informacion-difusa-en-la-organizacion/> [Citado el ].
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