Manejo y búsqueda de Información en las Organizaciones

INTRODUCCIÓN

Existe hoy en día un gran conjunto de información que se genera a cada instante, basta con ver como las redes sociales influyen en muchos lados al ver la información que hay en ellas, de igual forma esta información fluye por las organizaciones las cuales también generan gran cantidad de información y a su vez están en constante búsqueda de mas información tanto para la toma de sus decisiones así como para la mejora de su recurso humano y demás elementos que la conforman.

Sin embargo al igual que la información que viaja por internet y por las redes sociales, esta información que generan las organizaciones no toda es de gran peso y de mucha utilidad, es por esto que es importante saber distinguir entre la información real, veraz y profunda de la información que carece de todo lo anterior.

El termino información difusa no es un término acuñado aun, pero aun así podemos decir que es de lo que tratamos de hablar en este articulo de como hay información difusa la cual nos sesga a la hora de poder realizar una sabia toma de decisiones o a la hora de interpretar datos importantes.

En este articulo podremos ir desenvolviendo poco a poco como se maneja la información y como surge este termino de información difusa y la importancia que tiene a la hora de realizar toma de decisiones en las organizaciones.

Definición

El termino en sí de información difusa no se encuentra aun estipulado en la RAE o en algún lugar que nos lo defina tal cual, sin embargo haciendo un juego de palabras con lo que es la palabra información y lo que es la palabra difuso podemos crear nuestro propio concepto para partir de ello y analizar el resto de su contenido.

Información

De acuerdo con (significados.com) información significa lo siguiente.

“Conjunto de datos, ya procesados y ordenados para su comprensión, que aportan nuevos conocimientos a un individuo o sistema sobre un asunto, materia, fenómeno o ente determinado. La palabra, como tal, proviene del

latín informatĭo, informatiōnis, que significa ‘acción y efecto de informar’.”

Difusa

Así mismo buscamos el significado de la palabra difuso para poder darnos una idea de cómo sería en conjunto con la palabra información. De acuerdo con (google.com, 2018) la palabra difuso significa lo siguiente.

“Que carece de claridad o precisión o se percibe de esta forma, generalmente por estar lejos o por ser muy extenso”.

Información Difusa.

Una vez teniendo los dos termino que necesitamos para poder definir nuestra palabra podemos decir entonces con nuestras propias ideas que la información difusa es el conjunto de datos o conocimientos los cuales carecen de claridad o precisión sobre un asunto determinado.

Tipos de información

La calidad de la información reside en que se puedan solucionar problemas, se haga una toma de decisiones correcta la cual sirva para satisfacer las necesidades que tenemos. El beneficio que tengamos de la información, es la base legítima del discernimiento.

La objetivo principal de la información es poder cambiar el estado de conocimiento  o la forma de pensar de un individuo con respecto a determinado fenómeno o cuestión, todo lo que influirá en sus acciones, actitudes o decisiones que se tomen a partir de la obtención de la nueva información. Por ejemplo si queremos saber la cultura de algún lugar al que vamos a ir investigamos primero, nos informamos para que al llegar no sintamos el cambio drástico por que desconocimiento de ello.

Parte de las características fundamentales de la información es que debe ser útil, debido a que, con base en ella un individuo u organización determinará su forma de percibir una situación. La información debe tener vigencia o actualidad, también deberá de ser confiable pues debe poder ser confirmada.

Podemos clasificar la información de la siguiente manera.

Clasificación de la Información
Clasificación de la Información
  • Se conoce la información que se hace para perpetua memoria, es decir, para que conste en lo sucesivo en las acciones judiciales que tengan lugar.
  • Conjunto de datos relativos a la situación económica de una persona, una entidad, un mercado o un país, y que se emplea con la finalidad de analizar su solidez y liquidez, y establecer parámetros que permitan tomar decisiones relativas a operaciones comerciales o inversiones financiera.
  • Se denomina el conjunto de datos organizados y procesados que funcionan como mensajes, instrucciones y operaciones o cualquier otro tipo de actividad que tenga lugar en una computadora.

en Informática

  • Aquella que es exclusiva de un grupo de personas o empresas, y que proporciona ciertas ventajas competitivas a quienes la posean. Común en los ámbitos empresariales y bursátiles, y debe ser manejada con cuidado y ética, pues es susceptible de ser utilizada en provecho propio privilegiada o ajeno.

Proceso del manejo de la información difusa

Si las organizaciones desean aumentar su competitividad en el mercado y poder ser unos contendientes fuertes en el mismo deben de obtener información que les permita obtener cierta ventaja competitiva, sin embargo durante esa obtención de información también se da la obtención de información difusa, es por esto que las organizaciones deben de saber cómo manejar este tipo de información.

A continuación se muestra un esquema del proceso del manejo de la información difusa.

Manejo de Información Difusa
Manejo de Información Difusa

Este  proceso  se debe de establecer desde la alta dirección de la organización, debido a que es ahí donde surgen las necesidades de  información  y  de  conocimiento,  dichas  necesidades  nacen  del  cubrir  algún interés o meta.

Necesidad de la información

La información interna y externa es importante para las organizaciones, donde las personas interaccionan tratando todo tipo de datos; por ello, las organizaciones han de facilitar el acceso a la información ineludible para el progreso de sus funciones oportunas.

Así, sólo las organizaciones que tengan una información de calidad, repartida de manera rápida y eficaz a través de canales de comunicación serios, conseguirán dar un mejor producto o servicio final.

Búsqueda de la información.

Respecto con la necesidad que se tenga en la organización de información,  se hace la búsqueda de la misma. Para hacer esta búsqueda, es preferible hacerlo de manera organizada determinando con anticipación que es lo que se desea alcanzar, los medios por los cuales se llevará a cabo la búsqueda y el tiempo establecido para la misma.

Obtención de la información difusa.

Como hemos visto en el proceso del manejo de la información difusa, una vez realizada la búsqueda de la información, dos cosas son seguras, la primera es que obtengamos exactamente toda la información que se ha estado buscando y requiriendo para llevar a cabo los planes que tenga la organización, sin embargo la otra cosa que es segura es el detalle de obtener información la cual carece de sentido o de orden en los temas que precisa la organización a pesar de ello se puede llevar aun así acabo la recopilación de información aun que esta parezca desorganizada y sin sentido.

Uso de herramientas para obtener la información clara y precisa.

Cuando se hace la búsqueda de la información es necesario determinar qué tipo de información es, si es la que requerimos o si es una especie de información difusa, para poder hacer esto es necesario usar algunas herramientas que facilitan esta clasificación de la información.

Análisis  de  datos  cuantitativos.

A través de datos numéricos se puede obtener valiosa información, dicha medición y análisis se puede realizar a través de diversos softwares que pueden facilitar dicho análisis. (Zamora, 2016)

Análisis de datos cualitativos.

En los datos cualitativos es donde la información se torna más difusa debido a que su medición se lleva a cabo en base a conceptos subjetivos. A pesar del uso de  heurísticas y software se proponen algunas soluciones con la información planteada. (Zamora, 2016)

Lógica  difusa.

Es una técnica de inteligencia computacional que proporciona una forma simple  de obtener conclusiones en base a información vaga o difusa. A través de esta herramienta se emula las características de una persona al tomar decisiones. Así  mismo cuando se lleva a cabo el manejo de una gran cantidad de información que necesita ser comprendida, se pueden utilizar algunas técnicas como:

  • Uso de palabras clave
  • Técnicas de lectura rápida
  • Resaltar ideas principales
  • Uso de buscadores especializados
  • Solicitar ayuda a personas expertas en el tema
  • Designar a personas que se encarguen de la gestión de la información.
  • Llevar a cabo un análisis de la confiabilidad de las fuentes de información.
  • Tener la capacidad de poder identificar las fuentes de información y el contenido que manejan.
  • Tener conocimientos acerca de recopilación de información. (Zamora, 2016)

La importancia de la lógica difusa proviene de que gran parte de la forma de razonar de los seres humanos son aproximadas, lo que quiere decir que llevan consigo incertidumbre y precisión.

Evaluación de la información.

En esta etapa es muy importante debido a que se debe de definir de qué manera se contesta o reacciona ante los objetivos o necesidades de información.

Para implementar la evaluación es necesario:

  • Instaurar objetivos de estimación.
  • Distinguir de lo general a lo particular de la información
  • Aplicar los criterios adecuados para captar, seleccionar, integrar y organizar
  • Proporcionar coherencia a la información
  • Distinguir hechos de opiniones
  • Encontrar diferentes puntos de vista sobre la información y discutirlos
  • Retroalimentar las acciones que se van realizando
  • Ser capaz de ver la evolución del trabajo de la información
  • Distinguir entre fuentes primarias y secundarias

Motivos para la implementación de la evaluación.

  • Porque un alto directivo así lo requiere.
  • Para poder realizar modificaciones.
  • Es parte de la planeación.
  • Para documentar resultados sobre la organización.
  • Para la aportación de opiniones que den perspectivas nuevas a la organización. (Escobar, 2013)

Procesamiento y producción de la información.

En esta etapa, se realiza este proceso con el fin de sintetizar, organizar y representar la información, la organización debe de ser capaz de poder llevar adelante un análisis y síntesis de la información obtenida, para poderla reflexionar y sacar sus conclusiones. Todo lo anterior con la idea de generar instrumentos de comunicación oportuna y clara que puedan atender a los requerimientos de información y comunicación.

Toma de decisiones.

Con respecto a la toma de decisiones podemos decir lo siguiente de acuerdo con (Wikipedia):

“La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre diferentes opciones o formas posibles para resolver diferentes situaciones en la vida en diferentes contextos: empresarial, laboral, económico, familiar, personal,

social, etc.(utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración). La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aun cuando no se evidencie un conflicto latente).”

“En términos básicos la toma de decisiones es el proceso de definición de problemas, recopilación de datos, generación de alternativas y selección de un curso de acción y se define como el proceso para identificar y solucionar un curso de acción para resolver un problema específico.”

Por lo tanto de acuerdo con lo señalado nos damos la idea de que a la hora de realizar la toma de decisiones es necesario contar con información relevante, veraz y útil para llevar a cabo la una correcta toma de decisiones y llevar a la organización hacia el punto optimo que deseamos.

Es por esto que es necesario que todas las organizaciones sepan diferenciar entre la información que les sirve realmente y la información difusa ya que al recibir una gran cantidad de información proveniente tanto de macro entorno como del micro entorno los volúmenes de información sean tanto que sea necesario usar las herramientas administrativas necesarias para poder filtrar y poder separar toda la información difusa que se absorbe de estos entornos.

Al final todas las organizaciones lo que buscan es irse por el mejor camino sin embargo no debemos olvidar que la toma de decisiones es una parte fundamental y que no siempre la decisión tomada es la correcta pero es ahí donde debe caer y pesar el liderazgo de los CEOs para poder tomar la mejor de las decisiones.

Conclusión

De acuerdo con lo leído durante este articulo podemos concluir que la información difusa es algo que siempre va a estar presente en todos lados, tanto en las personas como en las organizaciones, los volúmenes de información que se generan hoy en día son a niveles industriales y las organizaciones necesitan saber cómo procesar esta información, existen estrategias para poder hacerlo de una mejor manera y poder separar la información difusa de la información veraz y autentica. Lo más importante de todo esto es que las organizaciones sepan que la toma de decisiones no se puede hacer sin haber antes filtrado toda esa información difusa pues caerían en un sesgo y la decisión no sería la optima.

Propuesta de Tesis.

Aplicar herramientas para filtrar la información difusa que hay en las redes sociales de la empresa X.

Objetivo General.

Analizar las redes sociales de la empresa X para filtrar toda la información obtenida en ellas y poder darle uso a la información útil y generar propuestas de mejora en la organización.

Agradecimientos.

Agradezco a mi madre que es la fuerza para seguir cada día y quien me ha hecho llegar hasta donde estoy, a mis profesores que me han aportado su tiempo y su conocimiento para poder seguir adelante en mis estudios, al Doctor Fernando Aguirre y Hernández ya que nos ha brindado toda su experiencia y conocimiento en esta materia de Fundamentos de Ingeniería Administrativa, así mismo a CONACYT ya que nos da su apoyo para motivarnos a salir adelante en nuestra aventura por la maestría.

Bibliografía.

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Pedraza Boza Aldo Carlos. (2018, marzo 29). Manejo y búsqueda de Información en las Organizaciones. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/manejo-y-busqueda-de-informacion-en-las-organizaciones/
Pedraza Boza, Aldo Carlos. "Manejo y búsqueda de Información en las Organizaciones". GestioPolis. 29 marzo 2018. Web. <https://www.gestiopolis.com/manejo-y-busqueda-de-informacion-en-las-organizaciones/>.
Pedraza Boza, Aldo Carlos. "Manejo y búsqueda de Información en las Organizaciones". GestioPolis. marzo 29, 2018. Consultado el 23 de Abril de 2018. https://www.gestiopolis.com/manejo-y-busqueda-de-informacion-en-las-organizaciones/.
Pedraza Boza, Aldo Carlos. Manejo y búsqueda de Información en las Organizaciones [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/manejo-y-busqueda-de-informacion-en-las-organizaciones/> [Citado el 23 de Abril de 2018].
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